Seinäjoen kaupungin kaupunginkanslian toimintasääntö

Transkriptio

1 Seinäjoen kaupungin kaupunginkanslian toimintasääntö Kaupunginhallitus hyväksynyt voimaan Toimintasäännön perusteet Valtuusto on hyväksynyt kaupunginkanslian johtosäännön, jonka mukaan tulosalueiden välisestä työnjaosta, sisäisestä vastuualuejaosta sekä organisaatiosta ja johtamisesta päättää muilta osin kaupunginhallitus. Tarkempia määräyksiä tulosalueiden toiminnasta annetaan toimintasäännöllä, jonka vahvistaa kaupunginhallitus. 2 Kaupunginjohtajan alaisuudessa toimivat viranhaltijat Suoraan kaupunginjohtajan alaisuudessa toimivat seuraavat viranhaltijat: kansliapäällikkötoimialajohtaja, kehittämisjohtaja, rahoitusjohtaja ja lakiasiain- ja omistusohjauksen johtaja. 3 Tulosalueet, tulosaluejohtajat ja tulosalueiden tulosyksiköt Kaupunginkanslia muodostuu seuraavista tulosalueista: - hallintopalvelut - kehittämispalvelut - talouspalvelut Hallintopalvelujen tulosaluejohtajana toimii lakiasiain ja omistajaohjauksen johtaja, kehittämispalvelujen tulosaluejohtajana kehittämisjohtaja ja talouspalvelujen tulosaluejohtajana rahoitusjohtaja. Tulosaluejohtajan tehtävänä on toiminta-ajatuksen mukaisesti johtaa tulosalueen toimintaa vahvistettujen tulosaluetta koskevien tavoitteiden saavuttamiseksi. Tulosaluejohtaja ratkaisee kaupunginkanslian johtosäännön 5 :ssä määrätyt asiat. Hallintopalvelut tulosalue jakaantuu seuraaviin tulosyksiköihin: päätösvalmistelu, henkilöstöhallinto, palvelutoimistot, kansainvälisyyskeskus ja maaseututoimi. Kehittämispalvelut tulosalue jakaantuu seuraaviin tulosyksiköihin: kaupunkikehittäminen, aluekehitysrahoitus ja kaupunkisuunnittelu, markkinointiviestintä ja asukaslautakuntatoiminta. Talouspalvelut tulosalue jakaantuu seuraaviin tulosyksiköihin: taloushallinto, tietohallinto ja materiaalihallinto. 1

2 4 Tulosalueiden ja tulosyksiköiden tehtävät Hallintopalvelujen tulosalueen tulosyksiköiden tehtävät Päätösvalmistelu - valtuuston ja kaupunginhallituksen yleiset kokoustoiminnan valmistelutehtävät ja pöytäkirjanpitäjän tehtävät - asianhallinta - yleishallinnon ja päätösvalmistelun talousarvioehdotuksen valmistelu ja talousarvion toteutumisen - kaupungin ja kaupunkikonsernin päätösvalmisteluun liittyvät toimistopalvelut - kaupungin ja kaupunkikonsernin painatus-, postitus- ja puhelinvaihdepalvelut - muihin hallintopalvelujen tulosyksiköihin kuulumattomien asioiden valmistelu ja toimeenpano - kaupungin ja kaupunkikonsernin lakiasioiden hoitaminen - tulosalueiden avustaminen juridisissa tehtävissä - päätösten laillisuusvalvonta - muut asiantuntijatehtävät - vaalien ja kansanäänestysten hoitaminen Tulosyksikön päällikkönä toimii lakiasiain ja omistajaohjauksen johtaja, varahenkilönä kansliapäällikkö-toimialajohtaja. Henkilöstöhallinto - henkilöstöjaoston asioiden valmistelu, esittely ja pöytäkirjanpitäjän tehtävät - kaupungin ja kaupunkikonsernin henkilöstöpolitiikan koordinointi - henkilöstöhallinnon talousarvioehdotuksen valmistelu ja talousarvion toteutumisen - henkilöstösuunnittelu - virka- ja työehtosopimusten edellyttämä paikallinen neuvottelutoiminta ja sopiminen - tulosalueiden avustaminen ja neuvonta henkilöstöhallinnon toimialaan kuluvissa asioissa - henkilöstön kehittämisen koordinointi ja ohjaus - tulosalueiden sisäisten kehittämishankkeiden tukeminen - yhteistoimintajärjestelmät - keskitetyt palkkalaskentapalvelut ja eläkeasioiden hoito sekä niihin liittyvät tilitykset, ilmoitukset ja tilastot - henkilöstöhallintoon liittyvän tiedon ylläpito - henkilöstöpalvelut - työllistämisasiat Tulosyksikön päällikkönä toimii kansliapäällikkö-toimialajohtaja, varahenkilönä henkilöstöpäällikkö. Palvelutoimistot Vastaavat palvelutoimistojen toiminnasta ja toimintaedellytyksistä: - palvelutoimistojen päätösvalmisteluun liittyvät toimistopalvelut - palvelutoimistojen talousarvioehdotuksen valmistelu ja talousarvion toteutumisen - alueellinen asiakaspalvelu ja neuvonta - palveluihin liittyvien lomakkeiden toimittaminen ja täyttöapu - alueellinen erityistiedottaminen - aluesivujen ylläpito kaupungin internetsivuilla - kaupungin omistamien, palvelutoimistojen hallinnassa olevien edustus- ja kokoustilojen tilapäinen vuokraaminen / luovuttaminen ulkopuolisille käyttäjille 2

3 Tulosyksikön päällikkönä toimii lakiasiain ja omistajaohjauksen johtaja, varahenkilönä palvelutoimistojen nimetyt toimistosihteerit. Kansainvälisyyskeskus - kaupunginhallitukselle tehtävien kansainvälisyyttä koskevien esitysten valmistelu ja toimeenpano - kansainvälisyyskeskuksen talousarvioehdotuksen valmistelu ja talousarvion toteutumisen - kaupungin kansainvälisen toiminnan ja -yhteyksien suunnittelu, edistäminen, kehittäminen - kansainvälisyystoimikunnan päätösten esittely ja toimeenpano - kaupungin kansainvälisen toiminnan ystävyyskuntien välisen yhteistyön ylläpito ja kehittäminen - kaupungista ystävyyskaupunkeihin lähetettävien delegaatioiden ja kaupunkiin saapuvien ystävyyskaupunkien delegaatioiden matkojen järjesteleminen, ohjelman suunnitteleminen ja vieraiden vastaanottaminen - kansainvälisyyskeskuksen toiminnasta tiedottaminen - kansainvälisyysstrategian ja kotouttamisohjelman päivittäminen - maahanmuuttajien neuvonta ja ohjaus - maahanmuuttajien suomenkielen ja suomalaisen kulttuurin omaksumisen edistäminen - maahanmuuttajien omien juurien, kielen ja kulttuurin säilyttäminen edistäminen - maahanmuuttajia koskeviin hankkeisiin osallistuminen ja verkostotapaamisten järjestäminen - maahanmuuttajia koskevien koulutusten, seminaarien ja luentojen järjestäminen ja organisointi Tulosyksikön vastuuhenkilönä toimii yhteyspäällikkö-kansainväliset asiat, varahenkilönä lakiasiain ja omistajaohjauksen johtaja. Maaseututoimi - palveleminen maatalouden EU- ja kansallisten tukien haussa, hakemusten käsittely ja maksatus - neuvonta maatilatalouden rahoitus- ja luopumistukiasioissa - tilakohtaiset sato-, hirvi- ja tulvavahinkoasiat Tulosyksikön päällikkönä toimii maaseutupäällikkö (Seinäjoki) ja varahenkilönä maaseutupäällikkö (Lapua). Kehittämispalvelujen tulosalueen tulosyksiköiden tehtävät Kaupunkikehittäminen - kaupungin strategiatyö ja arviointi - kaupunkisuunnittelujaoston valmistelu- ja sihteeritehtävät - rakennepolitiikkaan ja palvelutuotantoon liittyvät kehittämishankkeet yhteistyössä palvelukeskusten kanssa - kilpailukykyyn ja edunvalvontaan liittyvät suunnittelutehtävät - verkostoyhteistyö ja kaupunkipolitiikka - tilastotuotanto - kestävään yhdyskuntarakenteeseen liittyvä toimintojen sijoittelu Tulosyksikön päällikkönä toimii kehittämisjohtaja ja varahenkilönä kehittämispäällikkö. Aluekehitysrahoitus ja kaupunkisuunnittelu - innovaatiopolitiikka ja osaamisrakenteen vahvistaminen - yleiskaavoituksen ja kaupunkirakenteen suunnittelun tukeminen - kaupungin aluekehitysrahoitus ja hanketoiminta - tutkimustoiminta ja selvitykset, EU-asiat - aluekehittäminen 3

4 Tulosyksikön päällikkönä toimii kehittämisjohtaja ja varahenkilöinä kehittämispäällikkö ja kaavoitusjohtaja (kaupunkisuunnittelu) Markkinointiviestintä - markkinointiviestinnän talousarvioehdotuksen valmistelu ja talousarvion toteutumisen Tiedotus ja asukasviestintä - tiedotuslehden toteutus - henkilöstölehti Alvarin toteutus - henkilökunnan koulutus ja neuvonta viestintäasioissa - mediayhteydet - tiedotusesitetuotannon koordinointi - internetsivustojen koordinointi ja kehittäminen Markkinointi - markkinointitoimenpiteiden koordinointi yhdessä Seinäjoen Seudun Elinkeinokeskuksen kanssa - suhdetoiminnan ja yhteistyökumppanuuksien koordinointi - markkinointiesitetuotannon koordinointi - lahjavarasto ja kaupunkituotteet - kuvapankin kehittäminen ja ylläpito - kaupungin viestintästrategian ja kriisiviestintäsuunnitelman laatiminen ja päivittäminen Tulosyksikön päällikkönä toimii viestintäpäällikkö, varahenkilönä kehittämisjohtaja. Asukaslautakuntatoiminta - kaupunkilaisten osallisuuden ja vaikutusmahdollisuuksien edistäminen - asukaslautakuntatoiminnan asioiden valmistelu ja toimeenpano - - alueellinen erityistiedottaminen - alueiden asukkaiden esitysten vastaanotto ja välittäminen edelleen asianomaisille toimielimille - alueellisten stipendirahastojen hakemuskäsittely - alueellisten erityispiirteiden ja perinteiden vaaliminen - kyläyhdistysten ja eri yhteisöjen kanssa tehtävä yhteistyö Tulosyksikön päällikkönä toimii kehittämisjohtaja, varahenkilönä kehittämispäällikkö Talouspalvelujen tulosalueen tulosyksiköiden tehtävät Taloushallinto - yleisen talouskehityksen - kaupungin ja kaupunkikonsernin talousohjaus ja taloussuunnittelu - kaupungin taloushallinnon ja laskentatoimen kehittäminen ja soveltaminen - talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelu - kaupungin kirjanpito, rahastojen kirjanpito, tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen sekä toimintakertomuksen valmistelu - kaupungin riskienhallintaan ja vakuuttamiseen liittyvät tehtävät - kaupungin rahoitus, maksuvalmiussuunnittelu ja maksuliikenne sekä kassavarojen sijoittaminen - kaupungin lainoitusperiaatteet - kaupungin omistajapolitiikka 4

5 Tulosyksikön päällikkönä toimii rahoitusjohtaja, varahenkilönä pääkirjanpitäjä. Tietohallinto - kaupungin tietohallinnon, tietotekniikan, tieto- ja teleliikenteen, tietoturvan kehittäminen, koordinointi ja sekä niiden palvelu- ja laatutasoon liittyvien tekijöiden määrittäminen ja toimialan strategisten linjausten mukaisesti. - kaupungin ja kaupunkikonsernin sekä kuntia ja kuntayhteisöjä koskeva alueellinen yhteistyö tietohallinnon osalta. - kaupungin strategiseen suunnitteluun osallistuminen tietohallinnon toimialaan liittyen. - tulosalueiden opastaminen ja ohjaus tietojenkäsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja tuettujen järjestelmien käyttökoulutuksen organisoiminen - kaupungin tietokonekeskuksen toiminta - tietohallinnon toimialaan liittyvien keskitettyjen taloussuunnitelmaa, talousarviota ja muuta suunnittelua sekä tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskevien esityksien asianmukainen valmistelu Tietohallinnon ohjausryhmä Kaupunginjohtaja nimittää kaupunkikonsernin tietohallinnon ohjausryhmän, jonka tehtävänä on valvoa tietohallintostrategioiden valmistelua ja noudattamista sekä määritellä kaupunkikonsernin tietohallinnon keskeisimmät tavoitteet budjettia varten. Tulosyksikön päällikkönä toimii tietohallintojohtaja, varahenkilönä tietohallintojohtajan nimeämä henkilö. Materiaalihallinto - materiaalihallinnon ja materiaalitoimintojen kehittäminen, koordinointi ja - materiaalihallinnon talousarvioehdotuksen valmistelu ja talousarvion toteutumisen - kaupunkikonsernin ja seudullisen hankintatoimen kehittäminen. - kaupungin ja seudulliseen kuntien väliseen hankintayhteistyösopimukseen perustuvien tavara- ja palveluhankintojen suorittaminen. - varastoinnin järjestäminen. - tulosalueiden opastaminen ja avustaminen tavara- ja palveluhankintojen suunnitteluun ja valmisteluun liittyvissä kysymyksissä Tulosyksikön päällikkönä toimii hankintajohtaja, varahenkilönä hankinta- ja varastopäällikkö. 5 Tulosyksikön päällikön tehtävät ja ratkaisuvalta Tulosyksikön päällikön tehtävänä on 1. Johtaa ja kehittää tulosyksikön toimintaa ja taloutta sekä valmistella ja panna täytäntöön tulosyksikköä koskevat asiat. 2. Vastata tulosyksikölle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Tulosyksikön päällikkö ratkaisee seuraavat asiat: 5

6 1. Hyväksyy tulosyksikköä koskevat laskut. 2. Tekee tulosyksikköä koskevat sopimukset ja sitoumukset. 3. Hyväksyy tulosyksikön henkilökunnan tehtäväkuvaukset ja vuosittaiset tulostavoitteet. 4. Myöntää tulosyksikön henkilökunnan vuosilomat, virka- ja työvapaat ellei niiden palkallisuus ole harkinnassa ja määrää tarvittaessa sijaiset sekä antaa kotimaan matkustusmääräykset. 5. Päättää toimitilojen, alueiden, välineiden ja laitteiden luovuttamisesta tilapäiseen käyttöön vahvistettujen vuokrausperiaatteiden mukaisesti. Tulosyksikön päälliköllä on oikeus siirtää hänelle tämän toimintasäännön mukaan kuuluvia asioita alaisensa viranhaltijan ratkaistavaksi. 6 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta Se, mitä muutoin on määrätty tulosaluejohtajan ja tulosyksikön päällikön ratkaisuvallasta, yksittäisten viranhaltijoiden ratkaisuvallasta todetaan seuraavaa: Hallintopalvelut Kansliapäällikkö-toimialajohtaja 1. Päättää henkilökohtaisesta palkkauksesta, joka ei ole harkinnanvaraista. 2. Päättää vanhan eläkesäännön mukaisten eläkkeiden ja leskieläkkeiden myöntämisestä, mikäli se ei ole harkinnanvaraista. 3. Päättää sairausajan harkinnanvaraisen palkan maksamisesta virka- ja työehtosopimusten perusteella henkilöstöjaoston hyväksymien periaatteiden mukaisesti. 4. Päättää viranhaltijoille ja työntekijöille pääsopijajärjestöjen ylimpien päättävien elinten kokouksiin osallistumista varten myönnettävistä virka- ja työvapaista. 5. Päättää virka- ja työvapaan kuntoutukseen osallistumista varten. 6.. Päättää työllisyysvaroin palkatun henkilökunnan ottamisesta. 7. Päättää yhdistyksille myönnettävästä palkkatuen tuesta kaupunginhallituksen hyväksymän työllisyyssuunnitelman mukaisesti. 8. Päättää henkilöstöpankin kautta tapahtuvista siirroista. 9. Päättää työhyvinvointia ylläpitävästä toiminnasta. Lakiasiain ja omistajaohjauksen johtaja 1. Päättää yhdistysten projektiluonteisista avustuksista. 2. Päättää sellaisten huonetilojen ja alueiden luovuttamisesta tilapäiskäyttöön, jotka ovat valtuuston, kaupunginhallituksen ja kaupunginkanslian käytössä ja joiden luovuttamisesta kaupunginhallitus on erikseen vahvistanut yleiset periaatteet. 3. Päättää luvan myöntämisestä kaupungin ja Seinäjoen maalaiskunnan vaakunan käyttöön kaupunginhallituksen hyväksymien perusteiden mukaisesti. 4. Päättää kaupungin käyttöomaisuuden osalta asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden myynnistä sekä muun käyttöomaisuuden, arvoltaan enintään , myynnistä ja käytettäväksi luovuttamisesta ellei ratkaisuvaltaa ole annettu johtosäännöllä muulle viranomaiselle. 5. Päättää vapautuksen myöntämisestä kunnallisverosta ja sairausvakuutusmaksusta (sis. sairaanhoitomaksun ja päivähoitomaksun). 6

7 6. Päättää kaupungin vahingonkorvausvaatimuksista ja rangaistusvaatimuksista sekä muista asianomistajalle kuuluvista oikeuksista rikosasioissa ja päättää kaupungin kannasta sovittelumenettelyssä ja hyväksyy tai valtuuttaa jonkun henkilön hyväksymään kaupungin puolesta sovittelusopimukset, ellei ratkaisuvaltaa ole annettu muulle viranomaiselle. 7. Päättää helpotuksen tai vapautuksen myöntämisestä yksittäistapauksessa kaupungille tulevan yksityisoikeudellisen tai julkisoikeudellisen maksun, korvauksen tai saatavan suorittamisesta ellei päätösvaltaa ole annettu muulle viranomaiselle. 8. Päättää kaupungin lausuntojen sisällöstä koskien verotusta ja henkikirjoitusta. 9. Päättää sellaisen (muun kuin vastuuvakuutuksen omavastuuosuutena maksettavan) korvauksen suorittamisesta vahingon kärsineelle vahingonkorvausrahastosta, jonka kaupungin viranhaltija/työntekijä on tahallaan tai tuottamuksellaan aiheuttanut, mikäli vahingon määrästä tai muusta syystä johtuen korvausta ei vastuuvakuutuksen perusteella korvata, ellei päätösvaltaa ole annettu muulle viranomaiselle. 10. Päättää kaupungin henkilökuntaan kuuluvan oikeudesta saada korvaus työnteon yhteydessä vahingoittuneesta henkilökohtaisesta omaisuudesta, mikäli vahingon kärsineellä ei ole oikeutta saada korvausta muualta ja mikäli asiasta päättäminen ei kuulu muulle viranomaiselle. 11. Hyväksyy kiinteistön kauppoihin ja vaihtoihin liittyvät kauppahinnan/välirahan maksamisen. 12. Päättää kaupunkikonserniin kuuluvilta yhteisöiltä ja säätiöiltä lakiasioiden hoidosta perittävistä maksuista. Yhteyspäällikkö 1. Päättää kansainvälisyyskeskuksen organisoinnista ja työnjaosta. 2. Päättää kansainvälisyyskeskuksen töiden järjestelyistä sekä sen sisäisestä työnjaosta ja tiedotustoiminnasta. 3. Päättää kansainvälisyyskeskuksen toimintaa koskevan tutkimusluvan myöntämisestä. 4. Päättää kansainvälisyyskeskusta koskevien lausuntojen antamisesta. 5. Päättää poikkeuksista kansainvälisyyskeskuksen hallinnassa olevien tilojen aukioloajoista sekä käyttösäännöistä. 6. Päättää ostopalvelujen ja materiaalin hankinnasta määrärahojen puitteissa 7. Päättää kansainvälisyyskeskuksen hallinnassa olevien tilojen ja välineiden käytöstä ja luovuttamisesta ulkopuoliseen käyttöön. Maaseutupäällikkö 1. Toimii maaseutuhallinnon järjestämisestä kunnissa annetun lain (210/2010) mukaisena maaseutuelinkeinoviranomaisena. Maaseutusihteeri 1. Toimii maaseutuhallinnon järjestämisestä kunnissa annetun lain (210/2010) mukaisena maaseutuelinkeinoviranomaisena. Kehittämispalvelut Kehittämisjohtaja 1. Päättää aluekehitysrahoituksesta euroon saakka. Viestintäpäällikkö 7

8 1. Päättää kaupungin erillismainonnasta. 2. Päättää kaupungin erillisten lahjaesineiden hankinnasta 3. Päättää suhdetoimintaan liittyvistä vuokravapauksista Talouspalvelut Rahoitusjohtaja 1. Päättää kaupungin kassavarojen sijoittamisesta. 2. Päättää talousarviolainojen nostoajankohdan. 3. Päättää tilapäisluoton ottamisesta kaupungille maksuvalmiuden turvaamiseksi valtuuston määräämään enimmäisrajaan saakka. 4. Päättää kaupungin myöntämien lainojen ja antamien takausten ylivakuutena olevien vakuuksien palauttamisesta. 5. Päättää kaupungin rahoitushuoltoon liittyvien tilien avaamisesta ja lopettamisesta. 6. Päättää saatavien poistoista ja luottotappioiden kirjaamisesta 7. Päättää koiraverosta annetussa laissa kaupunginhallituksen päätettäväksi säädetyt asiat. Tietohallintojohtaja 1. Päättää kaupungin tietohallinnon organisoimisesta, toimintamallista ja järjestelmäympäristön teknisestä toteutuksesta. 2. Päättää tietohallinnon henkilöstön sijoittamisesta, ohjeistamisesta ja kouluttamisesta 3. Päättää tietohallintoa koskevien lausuntojenantamisesta. 4. Tekee äkillisissä ennalta arvaamattomissa tilanteissa tietojärjestelmän toimivuuden varmistamiseksi tarvittavat päätökset koskien esim. henkilöstö-, ohjelmisto-, laite- tai tietoliikenneresursseja. 1. Päättää tietohallinnon hallinnassa olevien tilojen ja välineiden käytöstä ja luovuttamisesta ulkopuoliseen käyttöön. Hankintajohtaja 1. Tekee tavara- ja palveluhankintoja koskevat hankintapäätökset hankinta- säännön antamien hankintavaltuuksien mukaisesti. 2. Allekirjoittaa tavara- ja palveluhankintoja koskevat hankintasopimukset hankintasäännön antamien valtuuksien mukaisesti. 7 Palvelujen tuottaminen kaupunkikonsernille Tulosaluepäälliköt ja tulosyksiköiden päälliköt huolehtivat osaltaan konserniohjeiden mukaan konsernihallintoon liittyvistä asioista ja palvelujen tuottamisesta. 8