MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULUYHTYMÄ PROJEKTIOHJE
|
|
- Ritva Hänninen
- 8 vuotta sitten
- Katselukertoja:
Transkriptio
1 MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULUYHTYMÄ PROJEKTIOHJE Yleinen osa 2005
2 SISÄLTÖ 1. PROJEKTITOIMINTA MIKKELIN AMMATTI- KORKEAKOULUSSA PROJEKTITOIMINNAN PERIAATTEET PROJEKTI PROSESSINA Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä PROJEKTIOHJE 4. PROJEKTIN SUUNNITTELU Projektin lähtökohta Projektisuunnitelman laatiminen Projektisuunnitelman sisältö Projektisuunnitelman käsittely MAMK:n johtoryhmässä 4.5 Rahoitushakemuksen laatiminen MAMK:n projektisopimusten yleiset periaatteet PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN Projektiasiakirjojen jakelu Projektipäätöksiin ja niiden liitteisiin tutustuminen Projektin avaaminen Käytännön toimintasuunnitelman tarkastaminen Hankintojen kilpailuttaminen Projektin hankinnat Projektin valvonta ja ohjaus Ohjausryhmä Projektiryhmä Projektihenkilöstön työnjako ja vastuut Projektin talous Projektin arviointi Muutokset hyväksyttyihin suunnitelmiin Tiedottaminen ja julkisuus Yleiset periaatteet Viestintäsuunnitelma Projektin perusmateriaali MAMK:n viestintäkanavia SEURANTA JA RAPORTOINTI Projektienhallintaohjelmisto Raportointi Projektien asiakirjat PROJEKTITARKASTUKSET PROJEKTIEN PÄÄTTÄMINEN JA ARKISTOINTI Päättökokous Arkistonmuodostus Asiakirjojen säilyttäminen Asiakirjojen luovuttaminen projektin päätyttyä... 19
3 3 1. PROJEKTITOIMINTA MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULUSSA 2. PROJEKTITOIMINNAN PERIAATTEET Ulkoisen hankerahoituksen osuus Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän toiminnassa on kasvanut tasaisesti ja vakiintunut noin 30%:iin kuntayhtymän budjetista. Hankkeiden vaikutus MAMKY:n tulorahoitukseen ja maksuvalmiuteen on olennainen ja siksi hankkeiden sujuva hoito on varmistettava ohjeistuksella. Tällä toimintaohjeella linjataan projektien toteuttamiseen ja hallintoon liittyvät asiat erityisesti niissä Mikkelin ammattikorkeakoulun hankkeissa, joihin tulee ulkoista projektirahoitusta. Ohjeiden tavoite on selkiyttää työnjaot, vastuunjaot ja tiedonkulku, varmistaa rahoittajien määräysten kitkaton noudattaminen sekä varmistaa laillisuus- ja oikeusturvakysymykset. Projektiohje toimii MAMK:n laatujärjestelmässä projektihallinnan ohjeistuksena. Projektiohje muodostuu yleisestä osasta, EU:n suorahakuohjeista sekä maksullisen palvelutoiminnan ohjeista. Toimintaohjetta sovelletaan kaikissa ulkoista rahoitusta saavissa hankkeissa, joissa Mikkelin ammattikorkeakoulu on vastuullinen projektiorganisaatio, hallinnoija, koordinaattori, projektin päätoteuttaja tai partneri. Uusi ammattikorkeakoululaki (351/2003) lisää ammattikorkeakoulun tehtäviin soveltavan tutkimusja kehitystoiminnan, joka ei ole pelkkä muodollisuus vaan oleellinen osa Mikkelin ammattikorkeakoulun toimintaa. Lain mukaan ammattikorkeakoulun tehtävänä on opetuksen lisäksi soveltava tutkimus- ja kehitystoiminta, joka palvelee opetusta sekä tukee työelämää ja aluekehitystä ottaen huomioon alueen elinkeinorakenteen. EU-ohjelmien avulla Mikkelin ammattikorkeakoulu pyrkii vahvistamaan erityisesti alueellista vaikutustaan elinkeinoelämää ja rakennemuutosta tukevan tutkimustiedon tuottamisessa ja t&k -palvelujen sekä koulutusjärjestelmien kehittämisessä. Mikkelin ammattikorkeakoulun hanketyön keskeisiä periaatteita ovat: Hanketoiminta muodostaa kiinteän osan ammattikorkeakoulun kokonaisstrategiasta. Hanketoiminta tukee Mikkelin ammattikorkeakoulussa annettavaa opetusta. Hanketoiminnalla edistetään ammattikorkeakoulun alueellisen vaikuttavuuden lisäämistä. Hanketoiminnalla vahvistetaan ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehitys- ja yhteistyöympäristöjen luomista. Hanketoiminta keskitetään Mikkelin ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystoiminnan strategiassa määritellyille keskeisille avainosaamisalueille. Ammattikorkeakoulun hankkeet toteutetaan laadukkaasti, luottamuksellisesti, puolueettomasti ja sopimuksen mukaisesti. Hanketoiminnassa otetaan huomioon maakunnan osaamiskeskusten sekä aluekeskusohjelmien painoalat. Hankkeet edistävät yhteistyötä alueen muiden oppilaitosten, tutkimuslaitosten, työelämän ja elinkeinoelämän kanssa. Hankkeissa pyritään laaja-alaisesti hyödyntämään Tavoite 1 -ohjelman lisäksi muita kansallisia ja kansainvälisiä rahoitusmuotoja. MAMK:n omarahoitusta käytetään hankkeisiin, jotka: - edesauttavat opiskelijarekrytointia ja opetuksen kehittämistä koko ammattikorkeakoulun tasolla - ylläpitävät ja kehittävät tutkimus- ja kehitystyön perusrakenteita - muutoin kuuluvat maakuntaa oleellisesti kehittäviin hankekokonaisuuksiin.
4 4 3. PROJEKTI PROSESSINA Projektin lähtökohta Tarve, idea, ongelma, tehtävä, tarjouspyyntö MAMK:n kehittämissuunnitelma 2010, tutkimus- ja kehittämistoiminnan strategia, laatupolitiikka, MAMK:n ja yksiköiden tavoitteet Ei Projekti-idean arviointi yksikössä Esiselvitys, yhteissuunnittelu, jatkojalostus, rahoituslähteiden kartoitus, riskit Projektisuunnittelman laatiminen/ tarjousvalmistelu Aiesopimukset, resurssien kartoitus, yhteistyökumppanit, toteuttajien roolit Hallintopalvelukeskus Talous- ja hankepäällikkö Rahoittajien ohjeet, MAMK:n ohjeet Ei Käsittely Jory:ssä Rahoitushakemus/tarjous Rahoittajan vaatimukset, määräajat, yksikön johtajan ja MAMK:n allekirjoitukset hankepäällikön esittelystä Projektitietojen vieminen projektienhallintaohjelmistoon Ei Rahoituspäätös/ tilaus Päätös projektin aloittamisesta Projektiorganisaatio, henkilöstö- ja laiteresurssit, varsinaiset sopimukset, projektipäätöksiin tutustuminen, tarkastaminen, aloituskokous, yksityiskohtainen toimenpidesuunnitelma Päätöstietojen vieminen projektienhallintaohjelmistoon, päätöksen jakelu Projektin toteutus Toiminnan käynnistäminen ja seuranta, johtoryhmätyöskentely, talousseuranta, raportointi, maksatushakemukset, toteutuksen aikainen arviointi Projektin päättäminen Loppuraportointi ja talousraportointi, tiedotus, dokumentointi ja tulosten levitys, päättämiskokous, asiapapereiden arkistointi, jatkotoimenpiteet, tilintarkastus
5 5 4. PROJEKTIN SUUNNITTELU Projektin kulku Mikkelin ammattikorkeakoulussa voidaan kaavamaisesti esittää edellisen sivun kuvan mukaisella vuokaaviolla. Se, miten projekti käytännössä hoidetaan, riippuu projektin koosta, tyypistä ja luonteesta. Pienissä hankkeissa monta vaihetta voidaan hoitaa kerralla. 4.1 Projektin lähtökohta Projekti-idea voi saada alkunsa monella eri tavalla. Oleellista projektin uskottavuuden ja toteuttamisen kannalta on, että projektille on olemassa selkeä tarve. Tarve voi olla peräisin esim. MAMK:n sidosryhmiltä (työelämä, yritykset, kehittäjäorganisaatiot), MAMK:sta (oman toiminnan kehittäminen, laajentaminen, yhteistyön lisääminen jne.) tai rahoittajalta (maakunnallinen kehittäminen, verkostoituminen, yhteistyö). Hankkeen suunnittelija esittää projekti-idean yksikön johtajalle tai tutkimusjohtajalle ja hankepäällikölle MAMK:n intranetissä ( olevalla projektiesityslomakkeella tai vapaamuotoisena suunnitelmana. Projekti-idea arvioidaan tulosyksikössä. Projektin suunnittelua varten nimetään vastuuhenkilö ja tarvittaessa suunnitteluryhmä, jossa on riittävä edustus koulutusaloilta ja yhteisistä keskuksista. Tavoitteena on hyödyntää koko MAMK:n laajaalainen osaaminen projektisuunnittelussa, välttää päällekkäisten projektien suunnittelu MAMK:n sisällä ja varmistaa, ettei vastaavaa projektia jo toteuteta/ole toteutettu tai suunnitella toisen organisaation toimesta. 4.2 Projektisuunnitelman laatiminen Kun projekti-idea on todettu kehittämiskelpoiseksi ja yhteissuunnitteluprosessi on edennyt riittävästi, projektisuunnitelman laatiminen voi alkaa. Projektisuunnitelma tehdään päätöksenteon pohjaksi sekä projektin toimeenpanon työkaluksi. Projektisuunnitelman avulla pyritään resurssien käytön tehokkuuteen ja hallintaan sekä aikataulujen ja kustannusarvion pitävyyteen. Projektisuunnitelman laatimisessa on huomioitava: Projektisuunnitelman ja rahoitushakemuksen valmisteluun on varattava riittävästi aikaa ja resursseja. Valmistelukuluja ei voi laskuttaa projektista jälkikäteen. Rahoitusohjelman tavoitteisiin, vaatimuksiin, rajoituksiin ja rahoituksen luonteeseen on tutustuttava huolellisesti. Projektisuunnitelmalla on vastattava tarkasti ohjelma-asiakirjassa asetettuihin kriteereihin ja vaatimuksiin. Projektisuunnitelmassa määritellään eri toteuttajatahojen rooli ja vastuut. Projektisuunnitelman tulee olla selkeä, konkreettinen ja perusteltu yksityiskohtia myöten. Suunnitelman tulee antaa arvioijalle kuva, että idea on kestävä ja helposti ymmärretävissä ja suunnitelma tasapainossa kustannusarvion kanssa. Projektin tavoitteet on asetettava realistiselle tasolle. Projektin onnistumista arvioidaan saavutuksilla suhteessa suunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin ja projektin resursseihin. Suunnitelma on viimeisteltävä hyvin. Viimeistelemätön, huolimaton ulkoasu heikentää suunnitelman luettavuutta ja läpimenomahdollisuuksia. Projektisuunnitelma liitetään rahoitushakemuksen liitteeksi. On mahdollista, että projektisuunnitelma kuvaa laajaa hankekokonaisuutta, johon haetaan rahoitusta useammasta rahoituslähteestä. 4.3 Projektisuunnitelman sisältö Eri rahoittajilla on omat ohjeensa projektisuunnitelmien laatimiseksi. Koulutus- ja t&k-projektien sisällöt ja toiminnan painotukset voivat olla hyvinkin erilaisia, mutta seuraavat tiedot ovat olennaisia erityyppisissä hankkeissa: projektin nimi, yhteyshenkilö, vastuuhenkilö ja toteutusaika tausta, tarve, lähtötilanne, ohjelmakytkennät tavoite, tulokset, vaikutukset kohderyhmä ja hyödynsaajat keskeinen sisältö ja toiminta kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma yhteistyötahot ja verkostoituminen projektin organisointi ja ohjausryhmän kokoonpano tiedotus ja markkinointi seuranta ja raportointi projektin arviointi
6 6 4.4 Projektisuunnitelman käsittely MAMK:n johtoryhmässä Kehitysjohtaja/hankepäällikkö vie hankkeet Mikkelin ammattikorkeakoulun johtoryhmään yksiköiden esityksen pohjalta. Johtoryhmä käsittelee projektisuunnitelmat ja rahoitushakemukset ja päättää rahoittajille MAMKY:n nimissä jätettävistä hankkeista. 4.5 Rahoitushakemuksen laatiminen Projektisuunnitelman tiedot siirretään hakemuslomakkeelle. Projektisuunnitelman ja hakemuslomakkeen tietojen on vastattava toisiaan. Rahoitushakemuksen laatimisessa noudatetaan rahoittajan antamia täyttöohjeita ja varmistetaan, että täytettävänä on rahoitushakemuslomakkeen viimeisin versio. Rahoittajakohtaiset rahoitushakemukset löytyvät MAMK:n projektienhallintaohjelmistosta sekä rahoittajien internetsivuilta. Rahoitushakemuksessa hakijaksi merkitään aina Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä. Hakijan osoitteeksi merkitään kuntayhtymän virallinen osoite; Tarkk ampujankuja 1, PL 181, Mikkeli. Näin päätökset saapuvat suoraan asiakirjavastaavalle. Ennen hakemuksen allekirjoittamista hankepäällikkö käy hakemuksen läpi yhdessä projektin suunnittelijan tai vastuuhenkilön kanssa. Rahoitushakemuksen allekirjoittaa hallinto- ja talousjohtaja tai rehtori hankepäällikön esittelystä ja varmentaa yksikön johtaja. 4.6 MAMK:n projektisopimusten yleiset periaatteet Rahoittajalle lähetettävään rahoitushakemukseen liitetään yritysten, kuntien ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa solmitut aiesopimukset ja Tekesprojekteissa alustava ilmoitus/vahvistus projektiin osallistumisesta. Aiesopimukset eivät korvaa varsinaisia yhteistyösopimuksia. Mikäli rahoittajan rahoituspäätöksen mukainen rahoitussuunnitelma sisältää yksityistä- tai kuntarahoitusta on siitä laadittava sopimus hankkeen toteuttamiseen osallistuvien tahojen kanssa. Yhteistyösopimukset tulee laatia mahdollisimman pian sen jälkeen kun rahoittajalta on saatu virallinen rahoituspäätös, mutta kuitenkin ennen hankkeen toteuttamisen aloittamista. Yhteistyökumppaneiden kanssa, jotka tulevat mukaan hankkeen toteuttamiseen sen aloittamisen jälkeen, tulee laatia aina erilliset tilanteen mukaiset sopimukset. Projektiohjeen liitteenä 1 esitetään aiesopimusmalli, liitteenä 2 tutkimus-/yhteistyösopimusmalli, liitteenä 3 tutkimussopimusmalli ja liitteenä 4 salassapitosopimusmalli. Mikkelin ammattikorkeakoulun projekti- ja tutkimussopimusten tarkistuslista esitetään liitteenä 5. Sopimusmallit ovat ohjeellisia, eikä niissä voi ottaa huomioon käytännön tapauksissa yksittäisiä sopimusten laadintaan vaikuttavia seikkoja. Mikkelin ammattikorkeakoulussa noudatetaan seuraavia periaatteita laadittaessa projektitoimintaan liittyviä sopimuksia Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän nimissä: 1. Sopimus Sopimuksista ja toimeksiannoista sovitaan aina kirjallisesti. Sopimukset laaditaan mm. yhteistyöstä muiden projektia rahoittavien ja toteuttavien osapuolten kanssa. 2. Sopijaosapuolet ja allekirjoittajat Sopimuksen osapuolina ovat aina Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä ja projektin yhteistyökumppani. MAMKY ei vastaa sopimuksista, jotka tehdään henkilökunnan omiin nimiin tai henkilöstön omistamien yritysten nimiin. Hankesopimusten allekirjoittaminen ohjeistetaan Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän taloudenhoidossa ja hallinnoinnissa noudatettavissa ohjeissa. Ohjeet löytyvät Staffista kohdasta hallinto/säännöt ja ohjeet/talous. 3. Sopimuksen kohde ja tarkoitus Sopimuksessa yksilöidään riittävän tarkasti se, mitä sovitaan tehtäväksi, sopimusosapuolten velvollisuudet ja oikeudet. Sopimukseen liitetään projektisuunnitelma. 4. Projektin kustannusarvio ja rahaliikenne Jokaiselle hankkeelle laaditaan kustannusarvio, jossa esitetään kaikki hankkeen toteuttamisen liittyvät kustannukset. Sopimuksessa määritellään osapuolten kustannusosuudet. Tekes-, ESR-, EAKR-, EMOTR- sekä muissa EUhankkeissa ja muiden vastaavien rahoittajien hankkeissa noudatetaan rahoittajien edellyttämiä kustannuslaskentaperiaatteita. Projektisuunnitelman kustannusrakenne rakennetaan MAMK:n kirjanpidon mukaiseksi. Jos rahoitushakemuksen kustannusrakenne poikkeaa siitä, kustannukset kootaan rahoitushakemukseen MAMK:n tilikartalta. Näin kustannusten kertymistä voi seurata suoraan kirjanpidosta.
7 7 5. PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN Hinnoitteluun liittyviä asioita tarkennetaan Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän taloudenhoidossa ja hallinnoinnissa noudatettavissa ohjeissa sekä ohjeissa tilojen, laitteiden, välineiden ja työn hinnoittelusta. Rahaliikenne kaikissa hankkeissa kulkee aina MAMK:n taloushallinnon kautta. 5. Julkaisut ja opinnäytteet Julkisella rahoituksella rahoitetuissa hankkeissa tulee turvata tulosten julkaisuoikeudet. Sopimuksella ei saa estää tai lykätä julkaisemista ilman perusteltua syytä. Toimeksiantona tehtävien opinnäytetöiden omistusja tekijänoikeuskysymyksistä sovitaan toimeksiantajan, MAMK:n ja opiskelijan välisessä sopimuksessa. Mikkelin ammattikorkeakoulun opinnäytetyöt ovat aina julkisia asiakirjoja. 6. Salassapitovelvoitteet Tietyin ehdoin projektien tuloksia voidaan edellyttää salassa pidettäviksi, esim. liike-, ammatti- tai yrityssalaisuuksien turvaaminen, patentoinnin turvaaminen. Projektien salassapitoa koskevat sopimukset on otettava huomioon, kun projektien tuloksia hyödynnetään opetuksessa. 7. Projektin tulosten käyttö- ja omistusoikeudet Projektin tulosten omistusoikeus on aina erikseen sovittava. Mikkelin ammattikorkeakoulussa on otettu käyttöön keksintöjärjestelmä, joka perustuu lakiin oikeudesta työntekijöiden tekemiin keksintöihin 656/1967. Kuvaus Mikkelin ammattikorkeakoulun menettelytavoista työsuhdekeksintöjen käsittelyyn löytyy staffista kohdasta projektit/työsuhdekeksinnöt. 8. Vahingonkorvausvastuuta koskevat ehdot Sopimuksissa kiinnitetään huomiota vahingonkorvausvastuuta koskeviin ehtoihin. Mikkelin ammattikorkeakoulu ei vastaa toiselle sopimusosapuolelle syntyneistä välillisistä vahingoista. 9. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaisu Sopimuksissa pyritään neuvottelemaan riidat ratkaistaviksi suomalaisessa tuomioistuimessa, ensisijaisesti Mikkelin käräjäoikeudessa. Kaikissa tapauksissa erimielisyydet on pyrittävä ratkaisemaan neuvotteluin. 5.1 Projektiasiakirjojen jakelu Projektin rahoituspäätös liitteineen, hylkäyspäätös tai vastaava asiakirja kopioidaan kehitysjohtajalle, talouspäällikölle ja hankepäällikölle. Alkuperäiset asiakirjat säilyttää hanketta toteuttava yksikkö. Projektin toteuttajat ottavat itselleen ja tukihenkilöille tarvittavat työkopiot. 5.2 Projektipäätöksiin ja niiden liitteisiin tutustuminen Varsinaisen toteuttamisluvan projektille antaa rahoittajan päätös EU:n ja valtionosuuksien myöntämisestä ns. rahoituspäätös. Tavoite 1-ohjelmassa rahoituspäätös voidaan tehdä vasta sen jälkeen, kun hanke on saanut puoltavan lausunnon maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä ja isojen sekä ylimaakunnallisten hankkeiden osalta myös yhteistyöryhmässä (MYR). Rahoituspäätös on hallinnollinen asiakirja, joka sisältää keskeiset projektin toteuttamisen ehdot. Ensimmäisessä rahoituspäätöksessä hyväksytään projektisuunnitelma kustannus- ja rahoitussuunnitelmineen koko projektin toteutusajalle, mutta usein rahoitus myönnetään vuodelle kerrallaan. Seuraavien vuosien rahoituksesta tehdään jatkorahoituspäätökset. Tulosyksikön johtaja tai tutkimusjohtaja ja hankkeen projektipäällikkö tarkastavat, että projektin rahoituspäätös on hakemuksen mukainen. Mikäli niissä on eroavaisuuksia MAMK käsittelee myöntöpäätöstä vastatarjouksena ja päätöksen hankkeen toteuttamisesta tekee tulosalueen johtaja. Myönnettyä rahoitusta verrataan suhteessa rahoituksen perusteena olevaan projektisuunnitelmaan ja rahoitushakemukseen: eri rahoitusosuudet (EU-, julkinen, yksityinen, ym. mahdollinen rahoitus ) rahoitusosuuksien toteutumistapa rahoituksen ehdot (eri osapuolten ehdot) Muiden kuin päärahoittajan rahoituspäätösten varmistaminen: sopimukset kuntien kanssa sopimukset yritysten kanssa muut tarvittavat sopimukset ja rahoituspäätökset, mm. yhteistyökumppanit Lisäksi tarkistetaan: raportointiaikataulut ja raportoinnin sisältö maksatusaikataulut ja maksatuksen ehdot projektin toteutusaika ohjausryhmätyöskentely ja hankkeen valvonta
8 8 5.3 Projektin avaaminen Aloituskokous on edellytys MAMK:n sisäisen projektinumeron saamiselle. Aloituskokouksen kutsuu koolle tulosyksikön johtaja tai hankkeesta vastaava henkilö. Aloituskokoukseen osallistuvat ainakin tulosyksikön johtaja tai tutkimusjohtaja, projektin projektipäällikkö, MAMK:n talouspäällikkö tai taloussihteeri, yksikön taloussihteeri, hankepäällikkö ja MAMK:n tiedottaja. Aloituskokoukseen voidaan kutsua myös rahoittajan edustaja. Projektin avaaminen vaatii lisäksi yksikön johtajan päätöspöytäkirjan projektin aloittamisesta (projektiilmoitus/päätös, liite 6), jonka perusteella projektinumero varataan. Projektipäätöksessä on esitettävä rahoittajan projektipäätöksen mukaiset tiedot. Mikäli projektin suunnitelmaa tarkistetaan sen edetessä, myös projektipäätöstä on tarkistettava ja tehtävä siihen tarvittavat muutokset. Aloituskokouksessa käydään läpi seuraavat asiat: 1. Projektin lyhyt kuvaus 2. Tiedottaminen rahoittajan tiedotusohjeet, näkyvyys (EU-lippu, logot jne.) MAMK:n tiedotusohjeet 3. Rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman merkitys rahoituspäätöstä ja hyväksyttyä projektisuunnitelmaa on noudatettava, mahdollisista muutoksista on keskusteltava hankepäällikön ja rahoittajan nimeämän valvojan kanssa projektissa toteutetaan vain projektipäätöksessä hyväksyttyä toimintaa 4. Projektipäätösten läpikäynti toteutusaika, kustannusjaottelu, rahoitussuunnitelma, maksatukset sopimukset projektipäätösten liitteet 5. Kustannukset kirjanpito matkustusasiat (ulkomaanmatkat) tukikelpoiset kustannukset päätöksen mukaiset rahoitusosuudet 8. Mahdolliset erikseen raportoitavat (virtuaali) kustannukset todennettavuus kustannusten on perustuttava todellisiin palkkoihin 9. Osallistujat koulutuksiin yms. tapahtumiin osallistujat todennettava, osallistujalistat projektista palkkaa saavan työpanosta ei voi käyttää virtuaalirahoituksena projekteissa 10. Projektin henkilökunta tuntikirjanpito kaikilta osa-aikaisilta henkilölista, selvitys työajasta ja maksetuista palkoista 11. Ohjausryhmä todetaan ohjausryhmän neuvoa antava rooli ohjausryhmän kokoonpano ohjausryhmän kokouspalkkiot 12. Seuranta, raportointi sisäinen raportointi ja seuranta: projektienhallintaohjelmisto rahoittajalle tehtävä raportointi projektikansio 13. Projektin päättäminen päätöskokous asiakirjojen arkistoiminen arkistonmuodostussuunnitelma Projektin avauskokouksesta tehdään muistio, joka liitetään projektimappiin. 5.4 Käytännön toimintasuunnitelman tarkistaminen Määritellään projektin käytännön toiminnan sisältö ja aikataulutus sekä yhteistyötahojen sitominen käytännön toimintaan. Määritellään käytännön vastuut ja työnjako: MAMK:n sisäinen työnjako, hankkeeseen liittyvät muut projektit, muut yhteistyötahot ja MAMK:n ulkopuoliset hankkeet. 6. Kilpailuttaminen hankintojen kilpailuttaminen kilpailuttamisen dokumentointi 7. Maksatushakemuksen tekeminen milloin maksatus tehdään, minne lähetetään
9 9 5.5 Hankintojen kilpailuttaminen Projektin on hankinnoissaan aina noudatettava lakia julkisista hankinnoista. Tämä tarkoittaa sitä, että pääsääntöisesti projektien on kilpailutettava kaikki hankintansa. Niihin sisältyvät kone-, laite- ja kalustehankinnat sekä ostettavat palvelut. Julkisista hankinnoista annetun lain tarkoituksena on aikaansaada kilpailua ja kohdella tarjousmenettelyyn osallistuvia tasapuolisesti. Kilpailuttamisessa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatetta. Hankinta on kilpailutettava sen arvosta riippumatta. Menettelytapa valitaan siten, että kilpailutus ei maksa enempää kuin siitä saatava hyöty. Tarjouksia on pyydettävä riittävä määrä hankinnan kokoon ja laatuun nähden. Pienien hankintojen osalta riittää, että kilpailutetaan pyytämällä suullisesti tarjoukset muutamalta toimittajalta. Tarjoukset ja tehty päätös dokumentoidaan eli kirjoitetaan vapaamuotoinen raportti, jossa kerrotaan kuka tarjosi, mitä tarjosi, mihin hintaan, mitä valittiin ja miksi. Suuremmista hankinnoista järjestetään tarjouskilpailu kirjallisin dokumentein. Hankinta on tehtävä mahdollisimman edullisesti. Tarjouksista tulee siksi hyväksyä se, joka on joko halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat mm. hinta, toimitusaika, valmistumisaika, käyttökustannukset, laatu, tekniset tukipalvelut, toimintavarmuus, tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet. Kun valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus, on tarjouspyynnössä mainittava kaikki ne arviointiperusteet, joita sovelletaan tarjousta hyväksyttäessä. Hankintaprosessi: 1. Hankintamenettelyn valinta 2. Tarjouspyyntö tai ilmoitus, jossa hankinta ja tarjouksen arviointiperusteet on riittävän tarkasti yksilöity 3. Tarjousten vastaanotto, avaus ja vertailu 4. Hankintapäätös 5. Hankintasopimuksen tai tilauksen tekeminen Hankintamenettelyt: 1. Avoin menettely, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksia 2. Rajoitettu menettely, jossa tarjous pyydetään muutamilta valituilta toimittajilta (3-6 kpl) 3. Neuvottelumenettely, jossa hankintayksikkö ottaa yhteyttä valitsemiinsa toimittajiin ja neuvottelee yhden tai useamman kanssa sopimuksen ehdoista Projekti voi käyttää myös MAMK:n valmiiksi kilpailuttamia kanavia. Suuret hankinnat (esim. 10 tietokonetta) on aina kilpailutettava erikseen. Tarjouspyyntö: Kilpailuttamisen tärkein asiakirja, jonka laatimiseen kannattaa paneutua huolella. Yksilöidään hankittavan tuotteen tai palvelun valintaan vaikuttavat tekijät (kuten tuotteen tai palvelun määrä ja laatu, toimitusaika ja paikka, hinta ja käyttökustannukset). Laadittava niin selkeäksi, että siihen perustuvat tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia. Tarjouspyynnössä esitettyjä valintaperusteita on käytettävä toimittajaa valittaessa. Valinta ei siis saa perustua muihin kriteereihin, sillä tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa. Tarjouksen tekemiseen on annettava kohtuullinen aika. Tarjousta ei tarvitse käsitellä, jos se selkeästä tarjouspyynnöstä huolimatta on puutteellinen, saapuu myöhässä tai on perusteltu syy olettaa, että tarjoajalla ei teknisiä tai taloudellisia mahdollisuuksia tuotteen tai palvelun toimittamiseen. Hankinta voidaan tehdä ilman tarjouskilpailua seuraavissa tapauksissa: Tuotteella tai palvelulla on vain yksi toimittaja. Huolto, varaosa tai muut tekniset syyt vaativat määrätynlaisen tavaran tai palvelun toimittamista. Kilpailuttaminen tulee kalliimmaksi kuin siitä saatava hyöty. Projektien tarkemmat hankintaohjeet liitteenä 7. Kilpailuttamiseen ja hankintapäätökseen liittyvät asiakirjat on säilytettävä projektimapissa ja voitava esittää tarvittaessa valvojalle ja tarkastajille. Hankintalainsäädäntö ja muuta tarpeellista tietoa kilpailuttamisesta on saatavilla kauppa ja teollisuusministeriön internetsivuilla osoitteesta Projektin hankinnat Projektin hankintojen on oltava hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia. Vain se, että hankintoihin varattua rahaa jää käyttämättä ylimitoitetun budjetin takia, ei oikeuta lisähankintoihin. Muutoksista ja lisäyksistä neuvotellaan aina rahoittajan kanssa. Hankinnoista on oltava luettelo, joka vastaa maksatukseen esitettyjä. Luettelossa kerrotaan myös koneen tai laitteen sijoituspaikka. Hankintoja on käytettävä hyväksytyn suunnitelman mukaiseen tarkoitukseen, myös siinä tapauksessa, että omistaja vaihtuu. Hankinnat on merkittävä EU-tunnuksin ja ne on pystyttävä yksilöimään projektin hankinnoiksi. Mikäli kone tai laite rikkoutuu, tuhoutuu tai häviää, dokumentoidaan toimenpiteet. Ohje investointien tukikelpoisuudesta ESRhankkeessa liitteenä 8.
10 Projektin valvonta ja ohjaus Päätösvalta ja vastuu projektin toteutuksesta on hallinnoijalla (MAMKY), joka tekee päätökset projektia koskevista merkittävistä taloudellisista ja toiminnallisista muutoksista ohjausryhmän esityksestä. Rahoittaja valvoo ja ohjaa projektin toimintaa oman hallinnonalansa säädösten ja näkökulman mukaisesti Ohjausryhmä Ohjausryhmä toimii projektin tukena, kehittää sen toimintaa ja tarjoaa projektin toteutukseen osallistuville eri osapuolille mahdollisuuden vaikuttaa projektin toimintaan, tuoda projektin toteutukseen laajaa osaamista, arvioida projektia, käyttää hyödykseen hankkeen tuottamaa tietoa ja levittää sitä omalla toiminta-alueellaan. Tekes hankkeissa ohjausryhmää kutsutaan johtoryhmäksi. Ohjausryhmällä on neuvoa antava rooli, sillä ei ole virallista päätösvaltaa eikä juridista tai taloudellista vastuuta projektista. Ohjausryhmä tekee esityksen hallinnoijalle (MAMKY) projektia koskevista merkittävistä muutoksista sen rahoitusrakenteessa ja toiminnassa. Hallinnoija päättää muutosesitysten hyväksyttävyydestä ja toimittamisesta rahoittajalle. Ohjausryhmä perustetaan aina MAMKY:n hallinnoimille julkisrahoitteisille hankkeille. Ohjausryhmän työskentelyä ohjaa sekä rahoittajan että MAMK:n ohjeistus. Ohjausryhmän kokoonpano määritellään projektisuunnitelmassa ja rahoitushakemuksessa. Ohjausryhmän ohjeellinen kokoonpano: päärahoittajan edustaja. Hänet on mahdollisesti nimetty päätöksessä ja hän toimii ryhmässä yleensä asiantuntijana tai valvojana, ei jäsenenä. Rahoittaja itse määrittelee ohjausryhmästatuksensa. muiden mahdollisten rahoittajien edustajat hankkeen kohderyhmän edustaja yhteistyötahojen edustajat MAMK:n koulutusalan edustaja projektipäällikön esimies/projektin vastuullinen johtaja ja/tai kehitysjohtaja ja/tai talousjohtaja tai rehtori projektipäällikkö (toimii esittelijänä) tarvittaessa ohjausryhmän kokouksiin voidaan kutsua myös ulkopuolisia asiantuntijoita hankepäällikkö osallistuu tarvittaessa ohjausryhmän kokouksiin ja nimetään tarvittaessa ohjausryhmän jäseneksi Ohjausryhmä järjestäytyy ensimmäisessä kokouksessaan ja nimeää ohjausryhmälle puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin. Puheenjohtajaksi nimetään ensisijaisesti muu kuin rahoittajan tai Mikkelin ammattikorkeakoulun edustaja, sihteeriksi ensisijaisesti projektipäällikkö. Ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat: valitaan ohjausryhmän puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri todetaan ohjausryhmän neuvoa-antava rooli sovitaan ohjausryhmän kokousten pöytäkirjojen tarkastustavoista käydään läpi projektisuunnitelma ja projektin toteuttamissuunnitelma käydään läpi rahoituspäätös/-päätökset sovitaan kokouspalkkiokäytännöstä Jatkuvaluonteisesti: käydään läpi projektin toiminnallinen tilannekatsaus käsitellään poikkeamat suunnitelmiin nähden käsitellään projektin budjetti ja kulutoteumat keskustellaan ja sovitaan toimivaltuuksien puitteissa jatkotoimenpiteistä käydään läpi väli- ja loppuraportit arvioidaan projektin etenemistä käsitellään jatkoaika- ja jatkorahoitushakemukset Ohjausryhmä kokoontuu projektipäätösten edellyttämällä tavalla, mutta lisäksi aina tarpeen mukaan, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa. Ohjausryhmän kutsuu koolle projektipäällikkö tai hänen valtuuttamansa henkilö. Kokousaika sovitaan edellisessä kokouksessa. Kokouskutsu, asialista ja kokousmateriaali lähetetään viikkoa etukäteen ohjausryhmän jäsenille. Sihteeri laatii ohjausryhmän kokouspöytäkirjan ja lähettää sen puheenjohtajan allekirjoituksella varustettuna ohjausryhmän jäsenille ja asiantuntijoille viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta. Ohjausryhmän jäsenten mahdollisissa kokouspalkkioissa noudatetaan MAMKY:n ohjeistusta sekä rahoittajan ohjeita EU-hankkeissa hyväksyttävistä kustannuksista. Useammalle projektille voidaan rahoittajan suostumuksella perustaa yhteinen ohjausryhmä, mikäli se tuo synergiaetuja hankekokonaisuudelle, jonka osa yksittäinen projekti on. Ohjausryhmän kokousajankohdat ja kokouspöytäkirjat saatetaan hankepäällikön tietoon
11 Projektiryhmä Projektiryhmä perustetaan tarvittaessa ja se toimii projektin operatiivisella tasolla projektin käytännön toteutuksessa. Projektiryhmä suunnittelee hankkeen toteutusta käytännön tasolla ja toteuttaa suunniteltuja toimenpiteitä yhdessä projektipäällikön kanssa. Projektiryhmä raportoi projektin etenemisestä ohjausryhmälle. Projektipäällikkö osallistuu sekä projektiryhmän että ohjausryhmän kokouksiin Projektihenkilöstön työnjako ja vastuut Projektipäällikkö on vastuussa hankkeen käytännön toteutuksesta kokonaisuutena: hankkeen toiminnallisesta toteuttamisesta projektisuunnitelman ja projektipäätösten edellyttämällä tavalla projektin tietojen syöttämisestä ja tietojen päivittämisestä projektienhallintaohjelmistoon rahoittajan ja MAMK:n edellyttämästä seurannasta ja raportoinnista arvioinnin toteutumisesta hankkeen taloudesta yhteistyösopimusten laatimisesta hankkeen maksatushakemusten laatimisesta projektin asiakirjojen säilyttämisestä (projektikansio) projektikansion toimittamisesta hallintopalvelukeskukseen projektin päätyttyä ohjaus- ja projektiryhmätyöskentelyn toteutumisesta Projektisihteeri vastaa hankkeen toteutuksessa hänelle määritellyistä sihteeritehtävistä ja toimii yhteistyössä projektipäällikön kanssa Projektin talous Yksityiskohtaisia ohjeita ja neuvoja projektitoiminnan talousasioista antavat MAMK:n talouspäällikkö, taloussihteeri tai yksikön taloussihteeri. Talousarvio EU-projektin talouteen sovelletaan yhtymän Talouden hoidosta ja hallinnoinnista annettuja ohjeita. Tiedossa olevat EU-projektit budjetoidaan tulosyksikölle menojen ja tulojen osalta. Kirjanpito Projektisuunnitelman kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma laaditaan yhtymän kirjanpidon tilikartan mukaiseksi, josta sitten kootaan rahoittajan vaatima ryhmittely eri kustannuslajeille. Ohessa (liite 9) MAMK:n tilikartta. Kirjausmenettely on suunniteltava siten, että rahoittajan vaatimat tilitykset on mahdollista tehdä kirjanpitoraporttien mukaan. EU-projektien menoja ja tuloja seurataan kirjanpidossa projektinumerolla, organisaationumerolla, toiminnolla ja tileillä. Tarpeen mukaan voidaan lisäerittelyjä saada käyttämällä kirjanpitojärjestelmän kustannuserittely-koodia. Tulot ja menot kirjataan kassaperusteisesti ja oikaistaan tilinpäätöksessä suoriteperusteiseksi. Tulot kirjataan sen vuoden tuloiksi, jolloin vastaavat menot ovat syntyneet ja menot kuluiksi sille vuodelle, jolloin palvelu/tavara on vastaanotettu. Projektien EU-rahoitus maksetaan vuoden aikana erillisten maksatushakemusten/tilitysten perusteella pääsääntöisesti jälkikäteen. Tilinpäätösvaiheessa projektin tulot jaksotetaan oikealle tilikaudelle kirjaamalla ne projektin saataviksi. Projektinumero Projektinumero on avattava AdeEko-kirjanpitojärjestelmään ennen kuin projektille alkaa tulla menoja tai tuloja. Projektin avauskokouksessa annetaan projektin vastuuhenkilölle projektin yksilöivä projektinumero, jota on käytettävä kaikissa kirjanpitoon tulevissa tilivienneissä kuten palkoissa, ostolaskuissa, matkalaskuissa jne. Maksuliikenne EU-projektien ostolaskut ym. menot maksetaan yhtymän maksuliikenteen yhteydessä ao. taloushallinnon järjestelmiä hyväksikäyttäen. Ostolaskut skannataan tai otetaan vastaan elektronisessa muodossa keskitetysti Hallintopalvelukeskuksessa. Laskun osoite tulee aina olla Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä, PL 181, Mikkeli. Viitetietona tulee näkyä laskulla projektin ja projektipäällikön nimi. Laskujen tarkastus ja hyväksyntä tapahtuu Rondossa hyvissä ajoin ennen eräpäivää. Laskujen viivästyskorot eivät ole EU-projektille hyväksyttäviä kustannuksia. Laskuille tulee merkitä miten ne liittyvät projektiin jollei se käy selvästi jo laskusta ilmi. Kilpailutusasiakirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta tulee aina liittää sellaiseen laskuun, joka edellyttää kilpailutusta. Tulot ja avustukset ohjataan yhtymän pankkitilille; Osuuspankki Projektille tai sen osalle ei saa avata omaa pankkitiliä. Maksatushakemukset ja tilitykset on tehtävä viivytyksettä, etteivät projektin menot rasittaisi yhtymän maksuvalmiutta. Hallintopalvelukeskukseen on toimitettava aina kopio maksatushakemuksista, tilityksistä ja sellaisista tuloista, joita ei ole laskutettu myyntireskontran kautta.
12 12 Palkat Henkilöstön palkkauksessa noudatetaan yhtymän hallituksen hyväksymiä Taloudenhoidossa ja hallinnoinnissa noudatettavat ohjeet -määräyksiä. Työajan palkka ja siitä aiheutuva laskennallinen loma-ajan palkka sekä lomaraha kirjautuvat projektille kuluksi kuukausittain. Kun henkilö on lomalla loma-ajan palkka ei kirjaudu projektille kuluksi vaan se kuitataan lomapalkkavarauksesta taseesta. Loma-ajat tulee ilmoittaa tästä syystä etukäteen palkanlaskentaan, jotta vältytään turhilta korjauksilta. Sivukulut Palkkaohjelma tuottaa palkkojen sivukulut (stm-, eläkevakuutus-, tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksut) sekä laskee lomapalkkavarauksen ja siihen liittyvät sivukulut. Tuntikirjanpito Tuntikirjanpitoa on pidettävä henkilöittäin kunkin EU-projektin osalta käyttäen projektienhallintaohjelmiston lomaketta tai rahoittajan antamaa lomaketta. Työajanseurantalomakemalli projektiohjeen liitteenä 10. Tuntikirjanpitoa tulee pitää ainakin kaikkien osa-aikaisesti projektille työskentelevien. Tehtyjen tuntien osuus henkilön kokonaistyöajasta pitää täsmätä projektille kirjattujen palkkakustannusten osuuteen henkilön kokonaispalkasta. Myös partnerien laskutuksen kautta tulevat palkkakustannukset on pystyttävä yksilöimään ja täsmäämään kirjanpidon kustannuksiin tuntikirjanpidoilla. Jos henkilön projektille tekemän työn osuus vaihtelee kuukausittain, on palkanlaskentaan tehtävä ilmoitus heti seuraavan kuukauden alussa Staffista löytyvällä lomakkeella. Sisäiset kulut Kaikki projektille kohdistettavat sisäiset kulut tulee perustua todellisiin (esim. kirjanpidosta todennettaviin) kustannuksiin. Sisäiset laskut tehdään toistaiseksi Staffissa löytyvälle lomakkeelle, joka lähetetään liitteineen Hallintopalvelukeskukseen skannattavaksi Rondoon. Liitteestä tulee käydä selville laskentaperuste kustannuksille. Laskun tarkastus ja hyväksyntä tapahtuu Rondossa. Arvonlisävero Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä on arvonlisäverovelvollinen. Projekteilla palvelujen ostoihin sisältyvä arvonlisävero on myös kustannus (palautusjärjestelmästä huolimatta). Tämä tulee ottaa huomioon jo kustannusarviota laadittaessa. Projekteilla saattaa olla myös tuloja, joihin tulee lisätä arvonlisävero. Yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksia laadittaessa tulee ottaa kantaa arvonlisäveroon (+ ALV 22 % tai ALV 0 %). Hintaa ei pitäisi määritellä niin, että se sisältää arvonlisäveron, koska se ei ole koskaan projektille tuloa. Laskutus Projektien laskutus tapahtuu keskitetysti Hallintopalvelukeskuksessa pl. YTI-tutkimuskeskus, joka hoitaa laskutuksen itse. Laskutuspyynnöt tehdään toistaiseksi Staffissa olevalle lomakkeelle. Laskuihin tulevat liitteet toimitetaan HPK:een postitusta ja Rondoon skannausta varten. Maksumuistutukset tulostetaan keskitetysti ja perintää hoidetaan yhteistyössä projektihenkilöstön kanssa. Projektin hyväksyttävät kustannukset Rahoittaja määrittelee projektipäätöksessä tai sen liitteissä hankkeen hyväksyttävät kustannukset. Epävarmoissa tapauksissa projektipäällikön tulee ennen hankintoja kysyä hanke- tai talouspäälliköltä tai rahoittajalta lisäohjeita. Projektipäällikkö vastaa siitä, että hankkeelle syntyvät kustannukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia. Rahoittajan kanssa keskusteltaessa on tärkeää dokumentoida vastaus kirjallisesti ja säilyttää dokumentti projektikansiossa. EU projekteissa on yleisiä ehtoja, jotka ovat yhteisiä kaikille rahastoille. Projektin kustannusten on oltava: hyväksyttäviä kustannuksia hankkeen toteuttamisen ja toteutumisen kannalta olennaisia kustannuksia toteutuneita kustannuksia ajoituttava ja kirjauduttava kirjanpitoon hankkeen keston ajalle kustannuksia aiheuttavien hankintojen/toimintojen on tuotettava lisäarvoa (huom. alihankinnat) suoraan projektille kohdennettavissa olevia kustannuksia Kaikkien projektin kustannusten on oltava hyväksyttäviä. Projektiin sisältyvällä yksityisellä rahoitusosuudella, kuntien rahoitusosuudella tai muulla hankkeeseen sisältyvällä rahoitusosuudella ei voi kustantaa muita kuin hyväksyttäviä kustannuksia. Hyväksyttävien kustannusten säännöt koskevat myös projektin alihankintoja, sillä EU- ja kansallisilla tarkastajilla on oikeus tarkastaa myös alihankkijoiden kirjanpitoa. Lisäksi projektia toteuttavilta yhteistyökumppaneilta vaaditaan auktorisoidun tilintarkastajan lausunto projektin kuluista liitteeksi hallinnoijan laatimaan projektin lopputilitykseen. Asia on huomioitava alihankinta- ja yhteistyösopimuksia laadittaessa.
13 13 EU- ja kansallisten säännösten mukaan hankinnat on kilpailutettava. Tästä voi poiketa ainoastaan, mikäli projektisuunnitelmaan on kirjattu ennalta sovitut tahot hankinnan tuottajaksi. Tällöin maksu tapahtuu toteutuneiden kustannusten mukaan. Ohessa komission asetus (EY) N:o 448/2004 neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä rakennerahastoista yhteisrahoitettujen toimien tukikelpoisuuden osalta (liitteet 11 ja 12). Liitteessä 13 esitetään ESR -projektien tukikelpoiset kustannukset. Projektin maksatukset Projektin maksatusaikataulu määritellään projektin rahoituspäätöksissä. Rahoittajien ohjeita on noudatettava maksatuksen määräaikojen suhteen, sillä rahoittajalla ei ole velvollisuutta suorittaa myöhästynyttä maksatuspyyntöä. Rahoituksen maksamisen edellytyksenä on, että projektissa toteutetaan hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja rahoituspäätöksen ehtoja. Rahan käytössä on noudatettava hyväksyttyä kustannusarviota ja rahoitussuunnitelmaa sekä toimittava tarkoituksenmukaisesti ja taloudellisesti. Rahoitus maksetaan jälkikäteen toteutuneita kustannuksia vastaan: MAMKY rahoittaa hankkeet niiden toteutusaikana. Viimeinen maksatus maksetaan loppuraportin hyväksymisen jälkeen. Rahoittajan harkinta kustannusten hyväksymisessä: Noudattaako projekti ja sen kustannukset hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja kustannusarviota? Onko kustannuksen välttämättömyys riittävästi osoitettu? Raportointi projektin edistymisestä: Raportointi kertoo projektin toiminnasta, vastaako toiminta hyväksyttyä suunnitelmaa. Raportointi on edellytys tuen maksamiselle. Valvonta ja tarkastukset kohdistuvat sekä projektin toimintaan että hallintoon ja talouteen. Tuen maksamisen keskeyttäminen: Rahoittaja voi keskeyttää tuen maksamisen, jos projektin toiminnassa ja taloudessa on epäselvyyksiä ja väärinkäytöksiä, tai jos projektihenkilöstö ei toimita seuranta-, ym. vaadittuja raportteja määräajassa rahoittajalle. Takaisinperintä: Myönnetty tuki voidaan takaisinperiä joko kokonaan tai osittain ja peruuttaa vielä maksamattomalta osaltaan, jos projektin hallinnoija - on rahoitusta tai maksatusta hakiessaan antanut harhaan johtavia tai vääriä tietoja - on salannut tietoja ja salaamisella on ollut vaikutusta tuen saamiseen ja tehtyjen päätösten sisältöön - on kieltäytynyt antamasta rahoituksen maksamista ja seurantaa varten tarvittavia tietoja tai asiakirjoja - on käyttänyt tukea muuhun kuin hyväksytyssä projektisuunnitelmassa esitettyyn tarkoitukseen. Projektin budjetin suunniteltu toteutuminen vaatii kaikkien projektille määriteltyjen maksuosuuksien toteutumisen vuositasolla. Projektipäällikön/sihteerin on pyydettävä maksatuksiin liitettävät kirjanpidon raportit hallintopalvelukeskuksesta riittävän ajoissa, jotta maksatus toteutuu annetussa määräajassa. Hallintopalvelukeskus avustaa maksatushakemusten laatimisessa. Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän puolesta kaikki maksatushakemukset ja niiden liitteet allekirjoittaa hallinto- ja talousjohtaja. MAMK:n sisäisen käytännön mukaisesti myös yksikön johtaja allekirjoittaa yksikön maksatushakemukset Projektien arviointi Projektin toteuttamiseen kuuluu olennaisena osana arviointi koko hankkeen keston ajan. Parhaimmillaan arviointia tapahtuu sekä ulkoisesti, hankkeen ulkopuolisten arvioimana, että sisäisesti, toteuttajien, ohjausryhmän ja hankkeessa mukana olijoiden tekemänä. Ulkoisen arvioinnin tehtävänä on tarkistaa hankkeen tavoitteiden toteutumista ja onnistumista, hyötyä kohderyhmälleen ja yhteiskunnalle. Projektin suunnitteluvaiheessa arvioidaan mm: projektin tarpeellisuus onko projekti työmenetelmänä pätevä todetun kehittämistarpeen ratkaisemiseen projektin sopivuus rahoittajan ohjelma-asiakirjoihin yhteistyökumppaniverkoston tarkoituksenmukaisuus yhteistyökumppanien vahvuudet ja osaaminen yhteistyökumppanien sitoutuminen projektiin aikataulun realistisuus rahoitusmahdollisuudet ja eri rahoittajien ehdot taloudelliset riskit ja muut mahdolliset riskit Yksittäisten projektien toiminnan arviointi tapahtuu lähinnä projektin ohjaus- tai johtoryhmätoiminnan puitteissa. Seuraavan sivun kuvassa on esitetty arviointiprosessin yleinen kulku.
14 14 PROJEKTITOIMINTA Päätökset Talousseuranta Projektin ohjaus- tai johtoryhmä Asiakastyytyväisyyden mittaus Projektikysely Rahoittajan tekemät kyselyt Vaikuttavuuden arviointi PROJEKTITOIMINNAN ARVIOINTI ARVIOINNIN TULOKSET - sanalliset arvioinnit suunnitelmien toteutumisesta (päätökset, pöytäkirjat, muistiot) - projektien vaikuttavuusarvioinnit - asiakastyytyväisyysmittaukset, projektikyselyt - rahoittajan laatimat arviointitulokset Tulosyksiköiden johto ja projektihenkilöstö TULOSTEN KÄSITTELY Sidosryhmät (yritykset, rahoittajat jne.) TOIMINNAN PARANTAMINEN MAMK:n laatujärjestelmä Kehitystarpeet, kehityskohteet ja suunnitelmat MAMK:n t&k-strategia Projektitoiminnan arviointitoimenpiteet tulosyksikkötasolla: Projektin budjetti- ja aikataulusuunnitelmien sekä muiden suunnitelmien toteutuminen projektin ohjaus- ja johtoryhmän seuranta (kokousten pöytäkirjat) talouskeskuksen kustannusseuranta (projektienhallintaohjelmisto ja kuukausiraportit) Vaikuttavuusarviointi tulosyksikön projektien vaikuttavuustietojen kokoaminen vuosittain (mm. syntyneet työpaikat ja yritykset, julkaisut ja artikkelit, keksinnöt, tuotteet, patentit yms.) Projektitoiminnan ja opetuksen linkittäminen tehdään vuosittain arviointi siitä, miten projektitoiminta ja opetus ovat linkittyneet (mm. harjoittelupaikkojen ja lopputöiden määrä, laboratorioiden käyttö, opettajien projekteissa tekemät työtunnit) Asiakastyytyväisyys mittaus suoritetaan asiakastyytyväisyyden mittaus tulosyksiköittäin joka toinen vuosi tulokset kirjallisena raporttina Projektikysely jokaisen projektin päätyttyä internetkyselynä tai paperiversiona osoitetaan projektiin osallistuneille tulokset käsitellään projektikohtaisesti projektipäällikön ja yksikön johtajan tai tutkimusjohtajan toimesta tulosyksikön tulokset kootaan vuosittain ja käsitellään yksikössä Projektipäälliköiden mahdolliset omat arviointimenettelyt.
15 Muutokset hyväksyttyihin suunnitelmiin Oleellisista muutoksista tehdään rahoittajalle muutoshakemus, jonka muoto riippuu siitä, mihin seikkaan suunnitelmassa muutosta haetaan. Jos muutos kohdistuu keskeisten projektitoimien toteutukseen ja/tai rahoitukseen liittyviin asioihin, tarvitaan uusi projektisuunnitelma ja hakemuslomake kokonaan täytettynä ja asianmukaisesti allekirjoitettuna. Rahoitushakemuksen lisäksi muutoshakemukseen liitetään saate, jossa kerrotaan, mitä suunnitelmassa on muutettu ja miksi muutokset ovat tarpeen. Rahoittaja ei hyväksy muutoksia ilman perusteltuja syitä. Muutokset hyväksytetään aina etukäteen ennen niiden toteutumista. Rahoitusta koskevia muutoksia on haettava sinä vuonna, jonka myöntövaltuudesta rahoituspäätös on tehty. Yleisimpiä muutoksen kohteita ovat toteutusaika, kustannuslajien väliset muutokset, rahoitukseen esitettävät muutokset sekä merkittävät muutokset toteutettavissa toimenpiteissä ja projektin sisällössä. Muutoshakemus tehdään heti, kun muutokset ovat tiedossa tai esim. jatkorahoitushakemuksen yhteydessä, jolloin voidaan tarkentaa alkavan vuoden suunnitelmia. Hakemuksessa tulee olla ainakin seuraavat tiedot: kuvaus haetuista muutoksista perusteluineen, mihin asiaan haetaan muutosta ja miksi toteutuma projektin kuluista hakuhetkellä rahoitushakemus täytettynä ja korjattuna muuttuneen tilanteen mukaiseksi hallinto- ja talousjohtajan tai rehtorin allekirjoitus ja yksikönjohtajan varmennus. Keskeiset tiedotusohjeet: Tiedotuksessa EU:n ja muiden rahoittajien osuus tuodaan selkeästi esille. Rahastoista käytetään koko nimeä silloin, kun se on mahdollista (ESR = Euroopan sosiaalirahasto tai EAKR = Euroopan aluekehitysrahasto, EMOTR = Euroopan maatalouden ohjaus ja tukirahasto). Tähtilippu on yleinen ja kansainvälinen, kaikille rahastoille yhteinen tunnus. Tähtilipun yhteydessä käytetään tekstiä Euroopan Yhteisö, Rakennerahastot. Rahastojen omia logoja käytetään ESR ja EMOTR - hankkeissa. EU:n tunnus esille kaikkiin yhteyksiin ja tuotteisiin; tilaisuudet, tiedotteet, esitteet, käyntikortit, wwwsivut, kalvot, todistukset, julisteet, rakennuskohteisiin esim. laatta. Vaikka EU-tunnuksen käyttö onkin pakollista, tulee materiaalia suunniteltaessa muistaa, että aineisto on aina ensisijaisesti projektin ja Mikkelin ammattikorkeakoulun aineistoa. Näkyvimmälle paikalle tulee projektin tunnus, mikäli projekti on saanut luvan käyttää omaa tunnusta. Muutoin käytetään Mikkelin ammattikorkeakoulun tunnusta tai palvelutunnusta. Materiaali ei saa näyttää rahoittajan esitteeltä vaan projektin ja ammattikorkeakoulun materiaalilta. Silloin kun värien käyttö ei ole välttämätöntä, voidaan käyttää mustavalkoisia logoja. Mustavalkoiset tunnukset sopivat käytettäviksi esim. sisäisissä raporteissa, pöytäkirjoissa ja lomakkeissa. Projektien viestinnässä päävastuu on projektipäälliköllä. Apua viestinnän toteuttamiseen saa ammattikorkeakoulun viestintäpalveluista, joissa työskentelee markkinointisuunnittelija, tiedottaja ja viestintäassistentti Tiedottaminen ja julkisuus Yleiset periaatteet Mikkelin ammattikorkeakoulun viestintää ohjaa viestintästrategia. Siinä on määritelty MAMK:n viestinnän tavoitteet ja tavat toimia. Lisäksi ammattikorkeakoululle on määritelty graafinen/visuaalinen ilme, eli talotyyli, jota pääsääntöisesti noudatetaan kaikessa ammattikorkeakoulun viestinnässä, myös projekteissa. Talotyylissä on määritelty mm. värit, fontit, logon käyttötavat ja muut graafiset elementit. Viestintästrategia, -suunnitelma sekä graafiset ohjeet löytyvät Staffista kohdasta viestintä. Tiedottamisessa noudatetaan EU:n komission tiedottamista koskevia ohjeita ja rahoittajien antamia tiedotusohjeita, jotka löytyvät kansallisten rahoittajien internet sivulta Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelman laajuus riippuu hankkeen laajuudesta, vähimmillään riittää yksi A4:nen, isommat hankekokonaisuudet vaativat myös enemmän viestintäsuunnittelua. Hankkeen oman viestintäsuunnitelman taustaksi otetaan rahoittajan ja MAMK:n viestinnän linjaukset. Viestintäsuunnitelmassa tulee määritellä ainakin viestinnän tavoitteet, resurssit, vastuut, kohderyhmät, keskeisimmät viestintäkeinot ja kanavat sekä viestintätoimenpiteiden alustava aikataulu. Tavoitteet, keinot ja kanavat kannattaa pohtia erikseen kohderyhmittäin. Myös tavoitteiden toteutumisen seurantaan kannattaa kiinnittää huomiota. Projektissa, jossa mukana on MAMK:n lisäksi muita tahoja, on sovittava, kuka vastaa viestinnän mistäkin osa-alueesta, jotta ei synny päällekkäisyyksiä tai ristiriitoja. Suunnitelman laatimisessa ovat apuna MAMK:n markkinointisuunnittelija ja tiedottaja.
16 Projektin perusmateriaali Projektin tiedottamista varten kannattaa laatia jo alussa välineistö, jolla projektia voidaan esitellä eri tilanteissa ja eri kohderyhmille. Esittelytilanteeseen voi joutua hyvinkin lyhyellä varoitusajalla. Siksi on tärkeää, että materiaali on selkeä ja löydettävissä vaivatta. Seuraavassa esitellään muutamia tiedottamisen perusvälineitä. Esite projektista kuvaa projektin toimintaa ja esittelee lyhyesti ainakin seuraavat asiat: projektin tavoite osallistujat toiminta ydinasia kansantajuisesti kaikki rahoittajat projektin yhteystiedot Lehdistötiedotteen pohja antaa jäntevyyttä ja määrämuotoisuutta lehdistölle tapahtuvaan tiedottamiseen. MAMK:ssa on käytössä vakiomuotoinen lehdistötiedotteen pohja. Siihen lisätään vain tarvittavat EU:n ja rahoittajien tunnukset, kun kyseessä on EU-osarahoitteinen projekti. Esittelykalvot. Projektista kannattaa laatia selkeät esittelykalvot, joiden tekstien pohjaksi soveltuu hyvin projektin esite. Kalvosarja on helpommin ajan tasalla pidettävissä kuin kirjallinen esite. Kalvo tai diasarja tulee olla mahdollisimman katsojaystävällinen, pedagoginen ja didaktiikan hyvien sääntöjen mukainen. Julisteet ovat hyödyllisiä messuilla ym. tilaisuuksissa projektia esille tuotaessa. Kannattaa harkita tarkkaan, tarvitaanko julisteita. Kannattaa siis kysyä ainakin seuraavat kysymykset ensin: Sisältyykö projektin tiedotussuunnitelmaan esittäytyminen messuilla ym. julkisella foorumilla? Onko projekti liian lyhyt kestoltaan, että kannattaisi laatia julisteita? Millä tekniikalla julisteita laaditaan; hinta laatu suhde verrattuna käyttöön; monistus, tietokonetuloste vai painatus? MAMK:n viestintäkanavia Hankkeiden viestinnässä käytetään apuna muun muassa seuraavia MAMK:n olemassaolevia viestintäkanavia. Www-sivut. Projektien tietoja haetaan yleensä ensimmäisenä MAMK:n internetsivuilta. Se on luonnollinen lähden esim. lisätietoja tai verkottumista hakeville kumppaneille. Mikkelin ammattikorkeakoulussa projektisivustot erotetaan omiksi hallituiksi ja ulkoasultaan selkeästi samaan perheeseen tunnistettaviksi kokonaisuuksiksi. Domain-nimiä ylläpidetään vain rajattu määrä: ja sen variaatiot. Www-sivujen sijoituksesta, toteutuksesta ja ylläpidosta on jo sivujen suunnitteluvaiheessa keskusteltava MAMK:n viestintäpalveluiden kanssa. MAMK:n projektien www-sivustojen perustamisessa sekä www-palvelun toiminnallisuuden ja sisällön määrittelyssä avustavat MAMK:n viestintäpalvelut ja tietohallintopalvelut. Ennen sivuston suunnittelua on hyvä olla yhteydessä joko MAMK:n markkinointisuunnittelijaan tai sivujen webmasteriin. Sivuston käyttöliittymäsuunnittelussa ja visuaalisen ilmeen suunnittelussa käytetään mainonnan suunnittelutoimisto Taktumia. Sivuston teknisenä alustana ja julkaisujärjestelmänä on Enfo Share -informaationhallintajärjestelmä. Sivuston perustamiskustannukset (ilman alv:tä): Sivuston perustaminen Enfo Share-julkaisualustalle 720. Sisältää mm. graafisen ilmeen taiton, domainohjauksen, kuvakansiot. Perusulkoasun suunnittelu Perusilme: visuaalinen suunnittelu, värimääritykset ja yleisilme, luonnos pääsivusta ja pääkuvaehdotus, luonnos alasivun perusasettelusta ja kuvatyylistä, ulkoasun viimeistely ja hyväksyttyjen pohjaaineistojen toimitus PhotoShop-tiedoistoina. Mahdollinen kuvankäsittely ja valokuvat veloitetaan erikseen. Aktivaattori on MAMK:n oma tiedotuslehti, joka ilmestyy 2-3 kertaa vuodessa. Lehti postitetaan mm. Etelä-Savon, Heinolan ja Varkauden alueiden julkisorganisaatioille ja yli 5 hengen yrityksille sekä MAMK:n alumneille, luottamushenkilöille, muille ammattikorkeakouluille ja yliopistolle ja monille muille yhteistyökumppaneille. Aktivaattorin tarkoituksena on tiedottaa sidosryhmille muun muassa MAMK:n tutkimus- ja kehittämistoiminnasta, yritysja työelämäpalveluista ja koulutus- ja osaamisalueista. Lehden tarkoituksena on myös lisätä vuorovaikutusta ammattikorkeakoulun ja sidosryhmien välillä, markkinoida uusia palveluja ja hankkeita. Lehden sisällöstä päättää Aktivaattorin toimituskunta, päätoimittajana ja lehden uutisten kokoajana toimii tiedottaja. Staff ja Student ovat MAMK:n intranet-palveluita, jotka sopivat hyvin sisäisen viestinnän kanaviksi myös hankkeille. Hankkeista ja niihin liittyvistä tapahtumista voi tiedottaa henkilöstölle Staffin uutispalstalla ja opiskelijoille Studentin uutispalstalla. Lyhyet ja selkeät tiedotetekstit voi toimittaa intranetiin joko MAMK:n tiedottajan tai yksiköiden sisäisten tiedottajien kautta.
17 17 6. SEURANTA JA RAPORTOINTI Projekteissa toteutetaan sekä rahoittajan että MAMK:n määrittelemää seurantaa ja raportointia. Hankkeen rahoittajat edellyttävät projektipäätöksissä tietyn seurannan ja raportoinnin toteutumista tietyssä aikataulussa. Se on yleensä maksatuksen toteutumisen edellytys. Ensisijaisena ohjeena projektin seurannassa ja raportoinnissa toimii rahoittajan ohjeistus. 6.1 Projektienhallintaohjelmisto Projektien seurantaa ja valvontaa varten ylläpidetään projektienhallintaohjelmistoa, johon päivitetään tiedot MAMK:n käynnissä olevista hankkeista. Ohjelmistoon tallennetaan kaikki MAMK:ssa toteutettavat ulkopuolista rahoitusta saavat projektit. Rekisteriin päivitetään tiedot projektien edistymisestä sekä projektien toiminnallisista ja taloudellisista tuloksista projektin aikana. Projektienhallintaohjelmiston käyttäjän opas on luettavissa Staffissa kohdassa toimintaympäristö/projektitoiminta. 6.2 Raportointi Raportoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa projektin tuloksista ja tehdyistä toimenpiteistä Mikkelin ammattikorkeakoululle, rahoittajalle ja yhteistyökumppaneille. Raportoinnin tulee olla säännöllistä ja riittävän tarkkaa. Rahoittaja on kiinnostunut erityisesti siitä, kuinka hyvin projektin tavoitteet ovat toteutuneet ja millaisia tuloksia ja vaikutuksia projektilla on saavutettu. Vuosi- ja loppuraportin laatijan onkin verrattava syntyneitä tuloksia hyväksytyssä suunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin ja arvioitava myös onnistumisen astetta. Jos tavoitteisiin ei päästä on tärkeää selvittää miksi. 6.3 Projektien asiakirjat Projektipäällikkö ylläpitää projektista projektikansiota, johon kootaan arkistoitavat asiakirjat. Projektikansiota on ylläpidettävä koko projektin keston ajan. Projektikansion tarkoitus on varmistaa projektipäällikön oikeusturva, varmistaa projektin aukoton hoito mahdollisissa henkilönvaihdoksissa sekä varmistaa tarkastusten sujuvuus. Projektikansion sisältö: projektin suunnittelun ja valmistelun aineisto projektisuunnitelma ja sen liitteet rahoituspäätökset ja niiden liitteet erilliset ohjeet ja ehdot (esim. muut kuin päärahoittajan) yhteistyö-/projektisopimukset muiden projektia toteuttavien tahojen kanssa ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat tarjouspyynnöt, tarjoukset päätökset hankinnoista muut sopimukset (hankinnat jne.) kopiot maksatuksista, tilityksistä ja niiden taustalaskelmista (mm. työaikaseurannat) kirjanpitoaineisto tositteineen kirjeenvaihto, sähköpostit (mm. rahoittajan ja yhteistyökumppaneiden kanssa sovitut asiat kirjattuna) tiedot projektin toimenpiteistä tiedot projektin toimenpiteisiin osallistuneista tarkastuslausunnot muu materiaali, jolla on merkitystä projektin oikeellisuuden osoittamisen kannalta.
18 18 7. PROJEKTITARKASTUKSET 8. PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN JA ARKISTOINTI Suurin osa projekteihin kohdistuvista tarkastuksista on paikan päällä tapahtuvaa projektikohtaista tarkastusta, jonka suorittaa EU:n tarkastuksesta vastaavat toimielimet, asianomainen ministeriö, rahoittaja ja rahoittajan tilintarkastaja tai MAMK:n tilintarkastaja. Tarkastuksista ilmoitetaan tavallisesti etukäteen; periaatteessa tarkastajilla on oikeus tulla suorittamaan tarkastusta yhden päivän varoitusajalla. Projektin on varattava tarkastuspaikalle ainakin seuraavat asiakirjat: hyväksytty, asianmukaisesti allekirjoitettu projektisuunnitelma ja mahdolliset muutokset projektia koskevat päätökset ja sopimukset mahdollisine muutoksineen asianmukaisesti allekirjoitettuna projektin tositteet. Projektin tositteet löytyvät Rondosta, josta tarkastaja käy ne tarkastamassa tilintarkastuskertomukset väliraportti ja mahdollinen loppuraportti maksatushakemukset liitteineen seurantaraportit liitteineen selvitykset yksityisen ja julkisen erikseen raportoitavan osarahoituksen laskentaperusteista projektin koulutuksiin jne. osallistuneiden osanottajien osanottajalistat, osanottajien tuntilistat jos projektin palveluksessa työskentelee muita kuin päätoimisia työntekijöitä, selvitys tunneista, tuntipalkoista ja lisäkustannuksista alkuperäiset ja allekirjoitetut ohjausryhmän kokousten pöytäkirjat. Tarkastuksessa on läsnä projektin vastuuhenkilö/ projektipäällikkö sekä projektin taloushallintoa hoitava henkilö. Talouspäällikkö ja hankepäällikkö osallistuvat tarvittaessa tarkastuksiin. Euroopan komission suorittamassa tarkastuksessa on oltava läsnä sellainen henkilö, joka pystyy kertomaan projektin keskeiset toimenpiteet myös englannin kielellä. Projekteihin kohdistuvan tarkastustoiminnan vaatimista toimenpiteistä vastaa projektia toteuttava tulosyksikkö. Tarkastuksesta tulee ilmoittaa välittömästi talouspäällikölle ja hankepäällikölle. Projektin toimenpiteet ajetaan alas kuukautta ennen sen virallista päättymistä. Viimeisen kuukauden aikana on mm. laadittava projektin loppuraportit, arvioitava projektia ja sen vaikutuksia, valmisteltava lopputilitykset ja aineisto tilintarkastusta varten, laadittava lehdistötiedotteet (muu mahdollinen julkisuus projektille) ja viimeisteltävä projektikansio arkistoitavaan kuntoon. 8.1 Päätöskokous Projekti päättyy päätöskokoukseen, jossa keskitytään projektin kokonaisarviointiin, tulosten arviointiin, loppuraportin ja toteutuneen kustannusarvion hyväksymiseen ja jatkotoimenpiteistä päättämiseen. Jatkotoimenpiteiden tavoitteena on projektin tulosten käyttöönotto tai edelleen kehittäminen sekä tehtävien ja vastuiden siirto projektilta perusorganisaatiolle. Päätöskokous pidetään viimeisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen ja siihen osallistuvat ainakin yksikön johtaja, projektin projektipäällikkö, talouspäällikkö, yksikön talousvastaava ja hankepäällikkö. 8.2 Arkistonmuodostus Projektin arkistonmuodostuksesta vastaa projektipäällikkö ellei asiasta ole toisin sovittu. Projektin aloituskokouksessa käydään läpi arkistonmuodostussuunnitelma sekä projektiasiakirjojen arkistointiin liittyvät toimenpiteet. Arkistonmuodostussuunnitelma liitteenä Asiakirjojen säilyttäminen Projektin kaikki asiakirjat säilytetään projektikansiossa/-kansioissa. Asiakirjat jaotellaan kansioon/ -kansioihin ryhmiin, välilehdillä erottaen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti eri pituiset säilytysajat huomioonottaen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat kuten projektin toimintaa ja sen tuloksia koskevat väli- ja loppuraportit sekä projektiarviointiin liittyvät arviointiraportit, -selvitykset tai vastaavat yhteenvetoasiakirjat kootaan omaan kansioonsa päätearkistosäilytystä varten. Arkistonmuodostussuunnitelmasta puuttuvien asiakirjojen osalta on otettava yhteyttä ammattikorkeakouluyhtymän arkistonhoitajaan, joka vastaa arkistonmuodostussuunnitelmaan tulevista muutoksista. Yli 10 vuotta tai pysyvästi säilytettävät sähköiset asiakirjat on tulostettava paperille.
19 Asiakirjojen luovuttaminen projektin päätyttyä Asiakirjat siirretään muovikansioista arkistokoteloihin. Arkistokotelon selkään merkitään lyijykynällä projektin nimi, asiakirjasarjojen nimet ja vuodet sekä hävittämisvuosi. Projektin asiakirjojen luovuttamisesta projektin päätyttyä vastaa projektipäällikkö. Asiakirjat luovutetaan yhtymän arkistonhoitajalle projektin lopputarkastuksen jälkeen. Asiakirjoista tehdään luovutusluettelo, josta ilmenee asiakirjasarjojen nimet, vuodet ja arkistoyksiköiden (kansioiden) lukumäärä. Luovutusluettelon allekirjoittavat asiakirjojen luovuttaja ja asiakirjat vastaanottava yhtymän arkistonhoitaja. Asiakirjojen siirrosta arkistoon vastaa yhtymän arkistonhoitaja. LIITTEET Liite 1. Aiesopimusmalli Liite 2. Tutkimus-/yhteistyösopimusmalli Liite 3. Tutkimussopimusmalli Liite 4. Salassapitosopimusmalli Liite 5. Projekti- tai tutkimussopimuksen tarkistuslista Liite 6. Projekti-ilmoitus/päätös Liite 7. Projektien hankintaohjeet Liite 8. Ohje investointien tukikelpoisuudesta ESR -toiminnassa Liite 9. MAMK:n tilikartta Liite 10. Työajanseurantalomake Liite 11. Komission asetus 448/2004 Liite 12. Neuvoston asetus 1260/1999 Liite 13. Tukikelpoiset kustannukset ESR projekteissa Liite 14. Arkistonmuodostussuunnitelma
Hankkeen toiminta. ESR-koordinaattori Sanna Laiho. Uudenmaan ELY-keskus
Hankkeen toiminta ESR-koordinaattori Sanna Laiho Uudenmaan ELY-keskus 28.5.2013 Ohjausryhmä tai erillinen asiantuntijaryhmä (1) Lump Sum hankkeen neuvotteluvaiheessa harkitaan tapauskohtaisesti, tullaanko
Lisätiedotmuutokset on saatettava PROJEKTIOHJEET 1. SOVELTAMISALA
1 PROJEKTIOHJEET 1. SOVELTAMISALA Projektiohjeita sovelletaan kaikkiin sellaisiin kehittämishankkeisiin ja projekteihin, joiden toteuttamisesta vastaa sitä varten erikseen perustettu organisaatio ja joille
LisätiedotRaahen kaupunki Projektiohjeet luonnos 30.11.2004
Raahen kaupunki Projektiohjeet luonnos 30.11.2004 Vastine Kari Pietilän SDP:n valtuustoryhmän aloitteeseen Raahen kaupungin projektiohjeista (KV 25.2.2004) Pertti Malkki (FT, YTM) Kehittämiskonsultti pertti.malkki@yritystaito.fi
LisätiedotPIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS TAPAHTUMA. Joensuun KAKE -hanke
PIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS TAPAHTUMA Joensuun KAKE -hanke Aloituspalaverin tarkoitus Aloituspalaverissa käydään läpi hankesuunnitelma ja rahoituspäätös sekä rahoittajan sekä Joensuun kaupungin ohjeistus
LisätiedotHankehallinnointikoulutus
Hankehallinnointikoulutus Kankaanpää 16.4.2010 Maija Saari EU-koordinaattori Yleiset edellytykset, VN asetus Menojen tulee olla: - hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeellisia - määrältään kohtuullisia
LisätiedotPOP MAAKUNNAN ICT-VALMISTELU SOPIMUS PROJEKTIN TOTEUTTAMISESTA
POP MAAKUNNAN ICT-VALMISTELU SOPIMUS PROJEKTIN TOTEUTTAMISESTA 1. SOPIMUSOSAPUOLET Projektin toteuttaja: Y-tunnus: Osoite: Projektin tilaaja: Pohjois-Pohjanmaan liitto Y-tunnus: 0922484-4 Osoite: Sepänkatu
LisätiedotMaksatus Lump sum -hankkeissa
Maksatus Lump sum -hankkeissa Uudenmaan ELY-keskuksen Lump sum -koulutus 28.5.2013 Mikael Posti Uudenmaan ELY-keskus Maksatushakemus 1 Maksatushakemukset EURA:ssa rahoituspäätöksen mukaisessa aikataulussa
LisätiedotOhjausryhmä. EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja
Ohjausryhmä EAKR-hankkeiden starttikoulutus 2.10. ja 4.10.2018 Ohjausryhmä Pääsääntöisesti rahoittaja edellyttää hankkeelle ohjausryhmää Tarkista hankepäätöksestä edellytetäänkö hankkeeltasi ohjausryhmää
LisätiedotPIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS
PIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS Joensuun KAKE -hanke Aloituspalaverin tarkoitus Aloituspalaverissa käydään läpi hankesuunnitelma ja rahoituspäätös sekä rahoittajan sekä Joensuun kaupungin ohjeistus osahankkeen
LisätiedotMAKSATUSPROSESSIKOULUTUS ESR-HANKETOIMIJOILLE
Tuija Nikkari Etelä-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus MAKSATUSPROSESSIKOULUTUS ESR-HANKETOIMIJOILLE Seinäjoki 24.5.2011 Rahoituspäätös ja projektisuunnitelma Rahoituspäätös sisältää päätösasiakirjan
LisätiedotTempo! De minimis -rahoitus
Tempo! De minimis -rahoitus Kustannusseurannan keventämisen pilotti 1.6.2017 31.5.2018 Miten projektin tavoitteita seurataan ja miten eteneminen raportoidaan Tekesille? Aluksi Lue rahoituspäätös sekä rahoitusehdot
LisätiedotMaaseuturahaston hankkeiden toteuttaminen ELY-keskuksesta rahoitettujen kehittämishankkeiden toteuttajille
Maaseuturahaston hankkeiden toteuttaminen ELY-keskuksesta rahoitettujen kehittämishankkeiden toteuttajille Kukka Kukkonen ja Pirjo Onkalo Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus Päivitetty 2.2.2017 Sivu 1 3.2.2017
LisätiedotEAKR-hankkeiden aloituspalaveri
EAKR-hankkeiden aloituspalaveri Tosiasiallisesti aiheutuneiden suorien kustannusten malli - EAKR 14.6.2016 Tosiasiallisesti aiheutuneiden suorien kustannusten malli Toteutetaan kokonaan investointina tai
LisätiedotSISÄÄN - JA ULOS OPIN OVESTA
31.8.2012 SISÄÄN - JA ULOS OPIN OVESTA Hankkeen hallittu päättäminen Rahoituskoordinaattori Merja Rossi Kaakkois-Suomen ELY-keskus HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN Päättäminen on osa hankkeen suunnitelmaa ja toteuttamista
LisätiedotPROJEKTITOIMIN N A N O HJE
RANUAN KUNTA Aapiskuja 6 B 97700 Ranua X 1 PROJEKTITOIMIN N A N O HJE HISTORIA Pvm. Versio Tekijä Hy väks y j ä / p vm 5.5. 2014 0. 1 Kunnanhallitus 1 Johdanto Projektitoiminnan ohje on suunnitelma toimintatavasta,
LisätiedotKansallisarkiston digitointihankkeen kilpailutus. Tuomas Riihivaara 29.10.2009
Kansallisarkiston digitointihankkeen kilpailutus Tuomas Riihivaara 29.10.2009 Laki julkisista hankinnoista (348/2007) Kansallisarkiston on valtion viranomaisena kilpailutettava hankintansa hankintalaissa
LisätiedotPoPSTer Viestintäsuunnitelma
PoPSTer Viestintäsuunnitelma PoPSTer POHJOIS-POHJANMAAN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLTO OSANA TULEVAISUUDEN MAAKUNTAA Viestintäsuunnitelma 1. Viestinnän lähtökohdat ja periaatteet Sosiaali ja terveydenhuollon
LisätiedotPois syrjästä hankkeen toteuttamisaika on 1.1.2014 31.10.2016.
Tiedote 4.9.2014 1(5) Kehittämisosioiden vastuuhenkilöille Hanketyöntekijöille Kehittämisosion taloudesta vastaavat MAKSATUSHAKEMUSTEN TOIMITTAMINEN JA RAPORTOINTI 1. AIKATAULU Pois syrjästä hankkeen toteuttamisaika
LisätiedotLattiasta kattoon, pihalta luontoon - teemahanke
Lattiasta kattoon, pihalta luontoon - teemahanke Info toimenpiteiden toteuttajille 29.10.2018 Leader Varsin Hyvä Eeva Mettala-Willberg Toimenpiteen aloittaminen Toimenpiteen toteuttamisen on saanut aloittaa
LisätiedotYRITYSTEN TOIMINTAYMPÄRISTÖN KEHITTÄMIS- AVUSTUKSEN MAKSATUKSEN HAKEMISTA KOSKEVIA OHJEITA
1 YRITYSTEN TOIMINTAYMPÄRISTÖN KEHITTÄMIS- AVUSTUKSEN MAKSATUKSEN HAKEMISTA KOSKEVIA OHJEITA Maksatuksen yleisiä edellytyksiä... 1 Hakemuksen täyttöohjeita... 2 Hakijan perustiedot... 3 Maksatuksen tiedot...
LisätiedotOhjausryhmä. Petri Veijalainen
Ohjausryhmä Petri Veijalainen 1 Ohjausryhmä Ohjausryhmä asetetaan, jos tuensaaja tai rahoittaja katsoo sen tarpeelliseksi Edellytetään esim. kun toiminta ulottuu useammalle alueelle tai on muuten laaja-alaista,
LisätiedotPIKKU KAKE HANKKEEN ALOITUSKOKOUS TALOUS /FLAT RATE 17%
PIKKU KAKE HANKKEEN ALOITUSKOKOUS TALOUS /FLAT RATE 17% YLEISTÄ Joensuun KAKE hankkeen budjetti 1 274 914 Pikku KAKE Palkkakustannukset Ostopalvelut Muut kustannukset Joensuun kaupungin rahoitus Kaupunki
LisätiedotKansainväliset hankkeet käytännössä Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmassa
Kansainväliset hankkeet käytännössä Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmassa 2014-2020 Kansainvälisten hankkeiden koulutus Susanna Ollila, Maaseutuvirasto susanna.ollila@mavi.fi Kansainväliset yhteistyöhankkeet
LisätiedotValtionavustuksen asianmukainen käyttö. Opetustoimen henkilöstökoulutuksen Tiedotustilaisuus 10.11.2014, Opetushallitus
Valtionavustuksen asianmukainen käyttö Opetustoimen henkilöstökoulutuksen Tiedotustilaisuus 10.11.2014, Opetushallitus Valtionavustuslaki (688/2001) Valtionavustuslaki on yleislaki, jossa säädetään niistä
LisätiedotPEJ/TTa 6.1.2015 STANDARDISOINTIA EDISTÄVÄN PROJEKTITOIMINNAN RAHOITUS YLEISET EHDOT VUONNA 2015
1(5) STANDARDISOINTIA EDISTÄVÄN PROJEKTITOIMINNAN RAHOITUS YLEISET EHDOT VUONNA 2015 Näitä ehtoja sovelletaan projektirahoitukseen, jota SFS on myöntänyt standardisointia edistävän projektitoiminnan rahoitusta
LisätiedotTiedotusohje EU-hankkeiden toteuttajille
Euroopan unionin rakennerahastojen ohjelmakausi 2007-2013 Tämä ohje on päivitetty komission asetuksen 846/2009 sisältämillä muutoksilla 1.3.2010 Tiedotusohje EU-hankkeiden toteuttajille EU-rahoitus velvoittaa
LisätiedotVARSINAIS-SUOMEN ELY-KESKUKSEN OHJE ESR- JA EAKR RAHOITUKSEN HAKIJOILLE
VARSINAIS-SUOMEN ELY-KESKUKSEN OHJE ESR- JA EAKR RAHOITUKSEN HAKIJOILLE 1.2.2012 Hyvin toteutettu ja tavoitteiltaan kohderyhmää hyvin palveleva hanke saa aikaan monenlaista positiivista kehitystä. Hyvä
LisätiedotKESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TULOSALUEIDEN HANKINTASÄÄNTÖ. Hyväksytty 20.2.2014 16 yhtymähallitus
KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TULOSALUEIDEN HANKINTASÄÄNTÖ Hyväksytty 20.2.2014 16 yhtymähallitus KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄ Hyväksytty 20.2.2014 16 yhtymähallitus HANKINTASÄÄNTÖ 1 1 Soveltamisala
LisätiedotHanketoiminnan tutkimuseettiset kysymykset ja uudistuvan tietosuojalainsäädännön vaikutus tutkimustiedon hallintaan
Hanketoiminnan tutkimuseettiset kysymykset ja uudistuvan tietosuojalainsäädännön vaikutus tutkimustiedon hallintaan Hankkeiden ja kumppanien arvioinnista ja hankkeista yleisemmin 1 Sisältö 1. Hanketoiminnan
LisätiedotProjekti on kuntayhtymän hallinnoima ja toteuttajana on yksi tai useampi kuntayhtymän
1(6) Hallitus 16.12.2013 Voimaan 1.1.2014 PROJEKTI-/HANKEOHJE 1. Projektityypit Projekti on kertaluonteinen toimenpide tai hanke, jolla on tietty organisaatio ja resurssit. Projektissa pyritään toteuttamaan
LisätiedotAlueelliset työkokoukset, syksy 2011 Prosenttipäätökset ja rahoituserien käsittely (kysymyksiin ja havaintoihin perustuen)
Alueelliset työkokoukset, syksy 2011 Prosenttipäätökset ja rahoituserien käsittely (kysymyksiin ja havaintoihin perustuen) Ylitarkastaja Jenni Hyvärinen TEM/AKY/RAHA Rahoituspäätökset EURA 2007 -järjestelmässä
LisätiedotHankinnat ja kilpailuttaminen. Leena Karjalainen 27.4.2016
Hankinnat ja kilpailuttaminen Leena Karjalainen 27.4.2016 Sivu 1 27.4.2016 Hanki huolella Nämä ohjeet koskevat maaseuturahastosta ohjelmakaudella 2014-2020 rahoitettavia hankkeita Muutoksia voi tulla,
LisätiedotEAKR-hankkeiden aloituspalaveri
EAKR-hankkeiden aloituspalaveri Flat rate 24% - EAKR 24.8.2016 Yksinkertaistettu kustannusmalli Flat rate 24% Hankkeen välilliset kustannukset korvataan prosenttimääräisenä hyväksyttävistä välittömistä
LisätiedotKansainvälisten hankkeiden ajankohtaisia asioita Mavista Susanna Ollila ja Merja Uusi-Laurila
27.3.2018 Kansainvälisten hankkeiden ajankohtaisia asioita Mavista Susanna Ollila ja Merja Uusi-Laurila Kansainvälisen toiminnan muodot Manner- Suomen maaseudun kehittämisohjelmassa 1. Varsinaiset kansainväliset
LisätiedotHanketukien maksatus 2014-2020
Hanketukien maksatus 2014-2020 Yksinkertaistetut kustannusmallit ja maksatuksen hakeminen Anette Mäkelä 18.3.2015 Yksinkertaistetut kustannusmallit 2014-2020 Käytetään pääsääntöisesti Perustuvat EU:n yleisasetuksen
LisätiedotTeamFinland Explorer-rahoitus Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta
TeamFinland Explorer-rahoitus Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta Rahoitusehdot: Yritysten de minimis -avustus 30.8.2017 DM 1817112 v.2 Copyright Tekes Projektin vastuullinen johtaja: Lue rahoituspäätös
LisätiedotLiikkumisen ohjauksen valtionavustukset Jenni Eskola
Liikkumisen ohjauksen valtionavustukset Jenni Eskola 27.3.2015 Avustuksen tausta: lainsäädäntö ja valvonta Avustuksen taustaa Avustuksella on tarkoitus tukea kestävien liikkumisen muotojen edistämiseen
LisätiedotValtionavustuksen asianmukainen käyttö. Opetustoimen henkilöstökoulutuksen Kick off , Opetushallitus
Valtionavustuksen asianmukainen käyttö Opetustoimen henkilöstökoulutuksen Kick off 12.5.2014, Opetushallitus Valtionavustuslaki (688/2001) Valtionavustuslaki on yleislaki, jossa säädetään niistä perusteista
LisätiedotKirjanpito ja kustannukset. Jarmo Heikkilä
Kirjanpito ja kustannukset Jarmo Heikkilä Kirjanpito Kirjanpitoon hankkeelle oma kustannuspaikka tai tili Kirjanpito on järjestettävä osaksi tuensaajan kirjanpitoa Tuettavan toimepiteen kirjanpito tulee
LisätiedotPOLTTOPUIDEN HANKINTA
TARJOUSPYYNTÖ sivu 1 (5) 09.07.2015 1 POLTTOPUIDEN HANKINTA Hankinnan kohde Nokiankaupunkipyytäätarjoustatoimeentulotukiasiakkaiden polttopuista. Vuosittainenhankintamäärävaihtelee,arviolta10-30 irtokuutiometriävuodessa.
LisätiedotRahoittajien työkokoukset, maaliskuu 2011 Rahoituspäätökset: ajankohtaista, havaintoja, kysymyksiä ja esimerkkejä
Rahoittajien työkokoukset, maaliskuu 2011 Rahoituspäätökset: ajankohtaista, havaintoja, kysymyksiä ja esimerkkejä Ylitarkastaja Jenni Hyvärinen TEM/AKY/RAHA Muutoksia EURA -järjestelmässä Rahoituspäätösten
LisätiedotTuen myöntäminen rakennerahastohankkeissa - rahoituspäätökset EURA 2007 järjestelmässä. Ylitarkastaja Jenni Hyvärinen TEM/AKY/RAHA
Tuen myöntäminen rakennerahastohankkeissa - rahoituspäätökset EURA 2007 järjestelmässä Ylitarkastaja Jenni Hyvärinen TEM/AKY/RAHA EURA 2007 järjestelmän rahoituspäätösmallit 2010 ESR:ssa käytössä seuraavat
LisätiedotKansainväliset hankkeet käytännössä Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmassa
Kansainväliset hankkeet käytännössä Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmassa 2014-2020 Kansainvälisten hankkeiden koulutus Susanna Ollila, Maaseutuvirasto susanna.ollila@mavi.fi Kansainväliset yhteistyöhankkeet
LisätiedotTÄYDELLINEN PROSESSI
14.11.2017 2 1 14.11.2017 3 TÄYDELLINEN PROSESSI Tarjouspyynnön läpikäynti Aiempiin tarjouksiin tutustuminen Analysointi Resurssien kartoitus Tarjouksen teko Tarjouksen lähettäminen Päätöspalaveri ja analysointi
LisätiedotTempo-projektin raportointi
Tempo-projektin raportointi Aloituspalaveriohje: Näin raportoit projektista ja seuraat tavoitteiden saavuttamista 15.10.2018 (DM 2091936 v.1) Aluksi Lue rahoituspäätös sekä rahoitusehdot huolellisesti
LisätiedotTARKASTUSAUTON HANKINTA
1 TARKASTUSAUTON HANKINTA Itä-Uudenmaan pelastuslaitos pyytää tarjoustanne tarkastusautosta, jäljempänä olevan tarjouspyynnön mukaisesti: Hankintamenettely Osatarjous Vaihtoehtotarjous Tarjoajan kelpoisuus
LisätiedotKIRJASTOAUTON KORITYÖN HANKINTA
KIRJASTOAUTON KORITYÖN HANKINTA Inarin kunta pyytää tarjoustanne kirjastoauton korityöstä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kirjastoauto hankitaan Inarin kunnankirjaston käyttöön (www.inari.fi/kirjasto).
LisätiedotLoppuraporttiohjeistus Innovaation siirto -hankkeille
Loppuraporttiohjeistus Innovaation siirto -hankkeille Päivitetty 13.3.2015 Yleistä sisällön raportoinnista Jokainen hanke toimittaa vain yhden väli- ja loppuraportin. Koordinaattori on vastuussa tietojen
LisätiedotPYHÄJÄRVEN KAUPUNGIN HANKINTAOHJEET
PYHÄJÄRVEN KAUPUNKI PYHÄJÄRVEN KAUPUNGIN HANKINTAOHJEET Kaupunginhallitus 16.6.2003 280 Paavo Leskinen Puheenjohtaja Kirsi-Tiina Ikonen Pöytäkirjanpitäjä Unto Matilainen Mauno Tuoriniemi 2 HANKINTAOHJEET
LisätiedotHanke- ja yritystukien toimeenpano Yksinkertaistetut kustannusmallit Mieslahti
Hanke- ja yritystukien toimeenpano 2014-2020 Yksinkertaistetut kustannusmallit Mieslahti 10.02.2015 Sivu 1 9.2.2015 Yksinkertaistetut kustannusmallit Tavoitteena on, että ohjelmakaudella 2014-2020 käytetään
LisätiedotValtionavustuksen asianmukainen käyttö. Opetustoimen henkilöstökoulutuksen Tiedotustilaisuus 7.5.2015, Opetushallitus
Valtionavustuksen asianmukainen käyttö Opetustoimen henkilöstökoulutuksen Tiedotustilaisuus 7.5.2015, Opetushallitus Valtionavustuslaki (688/2001) Valtionavustuslaki on yleislaki, jossa säädetään niistä
LisätiedotPois syrjästä hankkeen toteuttamisaika on 1.1.2014 31.10.2016. Hankkeen hallinnoijan Satakunnan sairaanhoitopiirin esittämä maksatusaikataulu:
Tiedote 10.8.2015 1(5) Kehittämisosioiden vastuuhenkilöille Hanketyöntekijöille Kehittämisosion taloudesta vastaavat MAKSATUSHAKEMUSTEN TOIMITTAMINEN JA RAPORTOINTI 1. AIKATAULU Pois syrjästä hankkeen
LisätiedotFiDiPro -hankkeen projektinhallintahyvät. Hanna Rantala FiDiPro info 17.12. 2014
FiDiPro -hankkeen projektinhallintahyvät käytännöt Hanna Rantala FiDiPro info 17.12. 2014 FiDiPro hankkeen käynnistäminen FiDiPro hankkeissa noudatetaan kaikilta osin Tekesin normaaleita julkisen tutkimuksen
LisätiedotPäiväys 58200 KERIMÄKI 3.2.2009 1. Viite: KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUT
58200 KERIMÄKI 3.2.2009 1. Viite: KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUT Asia: TARJOUSPYYNTÖ KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUS- PALVELUISTA Tarjous pyydetään kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon
LisätiedotHankekoulutus. Interreg IV A Pohjoinen Kemi 13.10.2010 TALOUSHALLINTO. Marja-Leena Miettinen
Hankekoulutus Interreg IV A Pohjoinen Kemi 13.10.2010 TALOUSHALLINTO Marja-Leena Miettinen Kansallinen tarkastaja Suomalaiset toimijat anovat TEM:ltä ( Työ-ja elinkeinoministeriö) sertifikaatin kansalliselle
LisätiedotVÄLI- JA LOPPURAPORTOINTI
Tuija Nikkari 2012 VÄLI- JA LOPPURAPORTOINTI Raportointikoulutus 23.8.12 Raportoinnin tarkoitus Raportoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa projektin etenemisestä ja tuloksista rahoittajalle, yhteistyökumppaneille
LisätiedotEAKR-hankkeiden aloituspalaveri
EAKR-hankkeiden aloituspalaveri Flat rate 15% - EAKR 24.8.2016 Yksinkertaistettu kustannusmalli Flat rate 15% Käytössä perustelluissa rahoittajan hyväksymissä poikkeustapauksissa, joissa hankkeen sisällöstä
LisätiedotTarjouspyyntö 1 (5) TARJOUSPYYNTÖ TIEDOTUSLEHDESTÄ. 1 Hankinnan kohde
Tarjouspyyntö 1 (5) 16.11.2017 TARJOUSPYYNTÖ TIEDOTUSLEHDESTÄ 1 Hankinnan kohde Kaarinan kaupunki (tilaaja) pyytää tarjousta kaikkiin Kaarinan kaupungin kotitalouksiin jaettavan tiedotuslehden julkaisemista,
LisätiedotValtionavustuksen asianmukainen käyttö
Jaana Airaksinen, asiantuntija Valtionavustuksen asianmukainen käyttö Opetustoimen henkilöstökoulutus vuonna 2014 tiedotustilaisuus 1.11.2013, Opetushallitus Valtionavustuslaki (688/2001) Valtionavustuslaki
LisätiedotSUOMEN SULKAPALLOLIITTO RY:N TALOUSSÄÄNTÖ Hyväksytty SSuL:n hallituksen kokouksessa 6.5.2015
SUOMEN SULKAPALLOLIITTO RY:N TALOUSSÄÄNTÖ Hyväksytty SSuL:n hallituksen kokouksessa 6.5.2015 1. YLEISTÄ SSuL:n hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan yhdistyslain,
LisätiedotKUUMA seutu liikelaitos (y tunnus 0127485-5) Kauppakaari 1-3 C 04200 Kerava
1 SOPIMUS KUUMA -seutu liikelaitos tilaajana ja Oy toimittajana ovat tehneet seuraavan sopimuksen koskien Paikallisen kehittämisen ja lähidemokratian toimintamalli projektia. 1. SOPIJAPUOLET 1.1 Tilaaja:
LisätiedotYksinkertaistetut kustannusmallit
Yksinkertaistetut kustannusmallit Jukka Kotro 25.5.2015 Savonlinna 27.5.2015 Mikkeli Sivu 1 28.5.2015 Hankkeiden kustannusmallit Tuen hakija valitsee ja perustelee hakuvaiheessa, minkä kustannusmallin
LisätiedotVALMISTELURAHOITUKSEN MAKSATUKSEN HAKEMISTA KOSKEVIA OHJEITA
1.2.2012 1 VALMISTELURAHOITUKSEN MAKSATUKSEN HAKEMISTA KOSKEVIA OHJEITA VALMISTELURAHOITUKSEN MAKSATUKSEN HAKEMISTA KOSKEVIA OHJEITA... 1 Maksatuksen yleisiä edellytyksiä... 1 Hakemuksen täyttöohjeita...
LisätiedotRahoituskelpoinen ESR-hakemus Keski-Suomen ELY-keskus
Rahoituskelpoinen ESR-hakemus Keski-Suomen ELY-keskus Rahoituskelpoisen ESR-hankkeen suunnittelussa huomioon otettavat seikat 1. Hyvä ESR-hanke vastaa johonkin havaittuun alueelliseen tarpeeseen tai ongelmaan
LisätiedotValtakunnallisen romanihankkeen toteuttamisesta
1 SOPIMUS Valtakunnallisen romanihankkeen toteuttamisesta 1. Sopijaosapuolet Hankkeen päätoteuttaja: Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy PL 12 00551 Helsinki 0115776-3 Vararehtori Pirjo Hakala yliopettaja Marjo
LisätiedotRAHOITUSHAKEMUS BOTNIA-ATLANTICA-OHJELMA
1(6) RAHOITUSHAKEMUS BOTNIA-ATLANTICA-OHJELMA HUOM! Hakemus tulee täyttää suomeksi tai ruotsiksi. Lue täyttöohjeet ennen lomakkeen täyttämistä! Uusi hakemus 1. Viranomainen, jolle hanke-esitys osoitetaan
LisätiedotINKOON KUNNAN HANKINTASÄÄNTÖ Voimaantulo Kunnanhallitus
INKOON KUNNAN HANKINTASÄÄNTÖ Voimaantulo 1.7.2019 Kunnanhallitus 10.6.2019 Hankintoja ohjaavat: - olemassa oleva lainsäädäntö, EU:n hankintadirektiivi (2014/24/EU) hankintalaki (1397/2016) kuntalaki (410/2015)
LisätiedotHYDRAULISEN PELASTUSVÄLINESARJAN HANKINTA
1 HYDRAULISEN PELASTUSVÄLINESARJAN HANKINTA Itä-Uudenmaan pelastuslaitos pyytää tarjoustanne hydraulisesta pelastusvälinesarjasta. Hankintamenettely Osatarjous Vaihtoehtotarjous Tarjoajan kelpoisuus Hankintamenettely
LisätiedotValtionavustushankkeiden talouden hallinta
Valtionavustushankkeiden talouden hallinta 7.11.2016 Hankeryhmät: Osaamisperusteisuuden ja asiakaslähtöisyyden edistäminen ja Ammatillisen koulutuksen kansainvälistyminen Marja Savilepo taloustarkastaja
LisätiedotPyydämme tarjoustanne midikaivukoneesta. myyjän toimipaikassa Suomessa, käyttö- ja huoltokoulutus ostajan ilmoittama paikka Kotikyläntie 254, IISALMI
TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) MIDIKAIVUKONEEN HANKINTA Pyydämme tarjoustanne midikaivukoneesta. Hankintamenettely Avoin. Tarjouspyyntö on julkaistu kuntayhtymän internetsivuilla osoitteessa http:///hankinnat. Hankintailmoitus
LisätiedotTEMin hallinnonalan itse toteuttamien rakennerahastohankkeiden hallinnointi koulutus Artikla 13 tarkastukset ja niiden havainnot
TEMin hallinnonalan itse toteuttamien rakennerahastohankkeiden hallinnointi koulutus 31.8.-1.9.2010 Artikla 13 tarkastukset ja niiden havainnot Riitta Mensalo Neuvotteleva virkamies Työ- ja elinkeinoministeriö
LisätiedotHankejohtaminen on keino organisoida, tukea organisaation perustehtävän toteutumista ja saada aikaan merkittäviä muutoksia. Visio Hanke.
Tarkastuslautakunta 21.10.2014 LIITE 1 Ongelma johtaminen on keino organisoida, tukea organisaation perustehtävän toteutumista ja saada aikaan merkittäviä muutoksia RKK Strategian kriittiset menestystekijät
LisätiedotTAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) 4.3.2009
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) METSÄKONESIMULAATTORI Pyydämme tarjoustanne Tampereen ammattikorkeakoulun metsäja konetekniikan opetukseen tulevasta a) metsäkonesimulaattorista ja b) puunkorjuuketjun toimintojen
LisätiedotTarjouspyyntö Perusturvakuntayhtymä Karviaisen hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista sekä tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta
1 (5) Tarjouspyyntö Perusturvakuntayhtymä Karviaisen hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista sekä tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta Tarjous pyydetään kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden
LisätiedotTekesin rahoittaman julkisen tutkimusprojektin ohjausryhmä
Tekesin rahoittaman julkisen tutkimusprojektin ohjausryhmä Periaatteet ja käytännöt Elinkeinoelämän kanssa verkottunut julkinen tutkimus Sisältö Tekesin rahoittaman tutkimusprojektin roolit ja tehtävät
LisätiedotTarjouspyyntö kertakäyttötuotteiden hankinnasta Viitasaaren kaupungin ja Pihtiputaan kunnan ruoanvalmistusyksiköille
TARJOUSPYYN TÖ 29.5.2015 Tarjouspyyntö kertakäyttötuotteiden hankinnasta Viitasaaren kaupungin ja Pihtiputaan kunnan ruoanvalmistusyksiköille 1. Yleistä Viitasaaren kaupunki ja Pihtiputaan kunta toteuttavat
LisätiedotKIRKON ELÄKERAHASTON TALOUSSÄÄNTÖ. I Yleisiä säännöksiä. 1 Taloussäännön soveltaminen
KIRKON KESKUSHALLINNON SÄÄNTÖKOKOELMA KIRKON ELÄKERAHASTON TALOUSSÄÄNTÖ I Yleisiä säännöksiä 1 Taloussäännön soveltaminen Kirkon eläkerahaston talouden hoidosta säädetään tarkemmin kirkkojärjestyksessä,
LisätiedotValtionavustuspäätös, avustuksen käyttö ja raportointi. Ohjeistus on suuntaa-antava. Tarkista tulkinta ollessasi epävarma valtiovarainministeriöstä.
Valtionavustuspäätös, avustuksen käyttö ja raportointi Ohjeistus on suuntaa-antava. Tarkista tulkinta ollessasi epävarma valtiovarainministeriöstä. Valtionavustuspäätös Valtiovarainministeriö tekee kirjallisen
LisätiedotTUUSULAN PALLOSEURAN TALOUSOHJESÄÄNTÖ
TUUSULAN PALLOSEURAN TALOUSOHJESÄÄNTÖ 1 SISÄLLYS 1 JOHDANTO... 3 2 VASTUUNJAKO TALOUSASIOISSA... 3 2.1 Seuran vuosikokoukset... 3 2.2 Seuran johtokunta... 3 2.3 Seuran joukkueet... 4 2.3.1 Joukkueen taloudenhoitajan
LisätiedotMaksatushakemusklinikka EU:n sisäasioiden rahastot. Artsi Alanne, Riikka Karlsson, Tuure Lehtinen ja
Maksatushakemusklinikka EU:n sisäasioiden rahastot Artsi Alanne, Riikka Karlsson, Tuure Lehtinen 7.2.2018 ja 12.2.2018 Raportointijaksot Vakioidut raportointijaksot: Kustannukset jaksolta 1.1.-30.6.N 1.7.-31.12.N
LisätiedotETELÄ-SUOMEN EAKR-OHJELMA www.etela-suomeneakr.fi
ETELÄ-SUOMEN EAKR-OHJELMA www.etela-suomeneakr.fi Teemahankkeiden avoin haku 15.9. 31.10.2011 MILLAISIA HANKKEITA? Eteläsuomalaisten osaamiskeskittymien kehittäminen ja verkostoituminen Laajoja hankekokonaisuuksia
LisätiedotTARJOUSPYYNTÖ: LOIMAAN KAUPUNGIN MAANKÄYTÖN SUUNNITTELUPALVE- LUT PUITEJÄRJESTELYNÄ
TARJOUSPYYNTÖ: LOIMAAN KAUPUNGIN MAANKÄYTÖN SUUNNITTELUPALVE- LUT PUITEJÄRJESTELYNÄ Pyydämme tarjoustanne Loimaan kaupungin maankäytön suunnittelupalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteenä olevien
LisätiedotHankinnan sisällön määrittely
Hankinnan sisällön määrittely lakimies Rasmus Ingman Markkinakartoitus sekä ehdokkaan tai tarjoajan osallistuminen hankinnan valmisteluun Ennen hankintamenettelyn aloittamista voi tehdä markkinakartoituksen
LisätiedotTyöllisyyspoliittinen avustus Lapin TE-toimisto
Työllisyyspoliittinen avustus 1 Työllisyyspoliittisen avustuksen tarkoitus Työttömien työnhakijoiden työllistymisen edistäminen * parannetaan yleisiä työmarkkinavalmiuksia ja ammatillista osaamista Erityisesti
LisätiedotSOLID-hankkeiden neuvontatilaisuus
SOLID-hankkeiden neuvontatilaisuus Kristiina Mauriala, Iikka Saunamäki Helsinki, 5.2.2014 Neuvontatilaisuuden sisältö Rahastojen tilannekatsaus Rahoituspäätös ja muutokset Hankkeen hallinnointi Hankeraportointi
LisätiedotValtionavustushankkeen taloushallinto - ohjaus ja seuranta
Valtionavustushankkeen taloushallinto - ohjaus ja seuranta Yleistä avustusten myönnöstä Valtionavustuspäätös Avustuksen käyttötarkoitus/hyväksyttävät kokonaismenot/ valtionavustus Avustuksen maksu, käyttöaika
LisätiedotKaarinan kaupunki KAARINAN KAUPUNGIN HANKINTASÄÄNTÖ
Kaarinan kaupunki KAARINAN KAUPUNGIN HANKINTASÄÄNTÖ SISÄLLYSLUETTELO 1 Johtosäännön tarkoitus...1 2 Hankintakeskuksen tehtävä...1 3 Hankintojen toteutustapa...1 4 Hankintojen toteuttaminen kansallisen
LisätiedotPäätös harkinnanvaraisen valtionavustuksen myöntämiseksi [hallituksen kärkihankkeeseen ]
Avustuspäätös, MALLI Päätös harkinnanvaraisen valtionavustuksen myöntämiseksi [hallituksen kärkihankkeeseen ] Päähakija Yhteistyökumppanit Avustushakemus Päätös (liite 1.) Ympäristöministeriö on valtionavustuslain
Lisätiedottp wilkk peruskorjaus.doc Tarjouspyyntö F-luokan öljyntorjunta-aluksen peruskorjaus ja modernisointi
tp wilkk peruskorjaus.doc Tarjouspyyntö F-luokan öljyntorjunta-aluksen peruskorjaus ja modernisointi 2012 F-LUOKAN ÖLJYNTORJUNTA-ALUKSEN PERUSKORJAUS JA MODERNISOINTI Tarjouspyynnön sisältö Satakunnan
LisätiedotJÄRVENPÄÄN KAUPUNGIN SISÄISEN TARKASTUKSEN OHJE
JÄRVENPÄÄN KAUPUNGIN SISÄISEN TARKASTUKSEN OHJE Hallitus 4.2.2019 1 Järvenpään kaupungin sisäisen tarkastuksen ohje Järvenpään kaupunki ja Keravan kaupunki ovat järjestäneet sisäisen tarkastuksen yhteistyösopimuksella
LisätiedotLiikkumisen ohjauksen valtionavustukset Jenni Eskola
Liikkumisen ohjauksen valtionavustukset Jenni Eskola 21.5.2014 Avustuksen tausta: lainsäädäntö Avustuksen taustaa Avustuksella on tarkoitus tukea kestävien liikkumisen muotojen edistämiseen tähtääviä hankkeita
LisätiedotSuurkäyttäjien hoito- ja palveluketjujen rakentaminen Oulunkaarella HUCCO
Suurkäyttäjien hoito- ja palveluketjujen rakentaminen Oulunkaarella HUCCO Heavy Users Care Chains in OuluArc Tiedotussuunnitelma OULUNKAAREN SEUTUKUNTA Ii Pudasjärvi Utajärvi Vaala Yli-Ii Piisilta 1, 91100
LisätiedotSUUN TERVEYDENHUOLLON LAITEHANKINTA 2010 (Dno 539/531/2010) Kirkkonummen kunnan perusturva pyytää tarjoustanne suun terveydenhuollon laitteista.
KIRKKONUMMEN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 1(6) SUUN TERVEYDENHUOLLON LAITEHANKINTA 2010 (Dno 539/531/2010) Kirkkonummen kunnan perusturva pyytää tarjoustanne suun terveydenhuollon laitteista. Hankitaan kaksi hoitokonetta
LisätiedotIdeasta hankkeeksi Pori 3.10.2011 Hannu Sulin
Ideasta hankkeeksi Pori 3.10.2011 Hannu Sulin Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta 1.1.2010 (1705/2009) ja Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1766/2009) Yleiset kirjastot:
LisätiedotOPETUSHALLITUKSEN RAHOITTAMIEN ESR-HANKKEIDEN MAKSATUSHAKEMUSTEN LAADINTA
OPETUSHALLITUKSEN RAHOITTAMIEN ESR-HANKKEIDEN MAKSATUSHAKEMUSTEN LAADINTA Yleistä maksaa hankkeelle rahoituksen maksatushakemuksen perusteella rahoituspäätöksen mukaisin ehdoin toteutuneisiin tukikelpoisiin
LisätiedotPoPSTer Viestintäsuunnitelma
PoPSTer Viestintäsuunnitelma Pvm Mitä tehty Kuka Missä käsitelty 21.3.2016 Suunnitelman luonnos Johanna PoPSTer 19.5.2016 Suunnitelman täydennys ja päivitys Johanna & Kirsi 1.6.2016 poliittinen ohjausryhmä
LisätiedotTyöllisyyden edistämisen ESR-hankkeen hakemisesta ja toteuttamisesta
1 SOPIMUS Työllisyyden edistämisen ESR-hankkeen hakemisesta ja toteuttamisesta 1. Sopijaosapuolet Hankkeen päätoteuttaia: Diakonia -ammattikorkeakoulu Oy PL 12 00551 Helsinki Y-tunnus: 0115776-3 Johtaja
LisätiedotHyvä hankehallinto Kieltenopetuksen varhentaminen, kehittäminen ja lisääminen Aloitustapaaminen
Hyvä hankehallinto Kieltenopetuksen varhentaminen, kehittäminen ja lisääminen Aloitustapaaminen 15.5.2017 Eeva-Kaisa Linna Opetushallitus valtionapuviranomaisena Prosessivastuu Päätöksenteko Valvontavastuu
Lisätiedot