YHDISTYKSEN ROOLI HANKKEEN JOHTAMISESSA

Transkriptio

1 Niina Rantala YHDISTYKSEN ROOLI HANKKEEN JOHTAMISESSA Hankkeen suunnittelijan -opas Oulun Yrittäjät ry:lle

2 YHDISTYKSEN ROOLI HANKKEEN JOHTAMISESSA Hankkeen suunnittelijan -opas Oulun Yrittäjät ry:lle Niina Rantala Opinnäytetyö Syksy 2008 Liiketalouden koulutusohjelma Oulun seudun ammattikorkeakoulu 2

3 TIIVISTELMÄ Oulun seudun ammattikorkeakoulu Koulutusohjelma: Liiketalouden koulutusohjelma Tekijä: Niina Rantala Opinnäytetyön nimi: Yhdistyksen rooli hankkeen johtamisessa Hankkeen suunnittelijan -opas Oulun Yrittäjät ry:lle Työn valmistumisvuosi: 2008 Sivumäärä + liitteet: TIIVISTELMÄ Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia hankesuunnitelma Oulun Yrittäjät ry:lle sekä kartoittaa yhdistyksen mahdolliset roolivaihtoehdot hankkeessa. Mallin avulla yhdistyksen on helpompi lähteä toteuttamaan tulevia hankkeita ja löytää paikkansa hankeorganisaatiossa. Käsittelen työssäni muun muassa EU rahoitteisten hankkeiden käytäntöjä, sillä niiden suunnittelussa ja toteutuksessa organisaatiot kohtaavat useimmiten haasteita. Puutteellisen toteutuksen vuoksi epäonnistuneita hankkeita kohdataan liian usein. Tietoperustan tärkeimmiksi osa-alueiksi yhdistyksen hankeroolin kartoituksessa nousivat käsitteet yhdistys, johtaminen, hanke/projekti ja laatu. Toteutin opinnäytetyön toiminnallisena prosessina ja menetelmänä siinä käytin laadullisen tutkimuksen teemahaastattelua. Haastattelin yhdistyksen hankkeen mahdollisia sidosryhmätahoja sekä toimialan asiantuntijoita, joiden lausuntoja olen käyttänyt tukemaan tekemääni tietoperustaa sekä omia ratkaisujani. Yhdistyksen hankeroolin kartoittamisessa sovellan Sydänmaanlakan älykkään organisaation ja ihmiskeskeisen johtajuuden määritelmiä, joiden avulla hankkeen strategisen johtamisen linjaukset määrittyvät. Strategisen johtamisen välineenä toimii operatiivinen johtaminen. Hankkeen suunnittelijan -oppaan olen rakentanut EURA2007-järjestelmää hyödyntäen. Mahdollisina rooleina yhdistyksellä on välittäjäorganisaatiomuotoinen toiminta, hankkeen hallinnoijan rooli, johtoryhmän rooli, ohjausryhmän rooli tai projektipäällikön rooli. Hankkeen tarve tulee jäsenyrityksiltä ja tätä kautta yhdistys kokoaa itselleen hankkeen tarpeita vastaavan sidosryhmäverkoston ja valitsee oman roolinsa hankkeessa. Kehittämistehtävän raportti ja tuotos luovutetaan toimeksiantajan käyttöön sekä kirjallisessa että sähköisessä muodossa. Hankesuunnitelman ja roolikartoituksen toimivuutta on vielä tässä vaiheessa vaikea arvioida, mutta tulevaisuudessa käytäntö kertoo sen toimivuuden. Kehittämisehdotuksena toimeksiantajalle on työn joidenkin osaalueiden syventäminen. Asiasanat: yhdistys, laatu, projekti, johtaminen, projekti suunnittelu 3

4 ABSTRACT Oulu University of Applied Sciences Degree Programme: Business Economics Author: Niina Rantala Title of thesis: Role of associations in project management Project planning -guide Year: 2008 Number of pages + appendices: 56 pages and 18 pages appendices ABSTRACT The aim of this thesis was to make a project plan for an enterprise association in the Oulun Yrittäjät ry, and also to survey the association potential roles of the association in projects. With the help of the project model, it will be easier for the union to execute future undertakings and to find their place in project organisations. In my report I discuss EU- financed project conventions, because organisations face difficulties while planning and executing them, because of the lacking execution projects. The subtext focuses on association, leadership, project and quality. The thesis is project-based and as a method I used qualitative theme interview. I interviewed relevant interest groups and also field experts. I used the collected data as a support for my subtext and my own decisions. I applied the definitions of the intelligent organization and people-centred leadership. With the help of such definitions, the project strategy of leadership was determined. The tool for strategic leadership was the operational leadership. The association possible roles are: middleman-organization type of operation, project administration role, management group role, guidance group role or project manager role. The need for a project comes from the member companies and through this the association gather up an interest group network, which matches with the needs. After this the Union can choose their own role in the project. The present development report and the output will be given to the employer, both in written and in electrical forms. Further development will require a more in-depth analysis of some sections of the work. Indexing terms: association, quality, project, leadership, project planning. 4

5 SISÄLLYS 1 JOHDANTO Yhdistyksen nykytilanteen kuvaus ja lähtökohdat Työn tarkoitus ja tavoitteet OPINNÄYTETYÖ PROSESSIN KUVAUS Kehittämistehtävän toteuttaminen Kehittämistehtävän menetelmät TOIMINTAYMPÄRISTÖ Yhdistys Asiakkaat Sidosryhmät Yhteiskuntavastuu Lainsäädäntö KOKONAISVALTAINEN LAADUNHALLINTA HANKKEESSA HANKKEEN JOHTAMINEN Hanke Johtaminen Strateginen johtaminen Rooli operatiivisessa johtamisessa Vuorovaikutus ja roolit sekä niiden merkitys hankkeessa Hankkeen toteutus projektina Hankkeen luonne Hankkeen rahoitus Hankkeen suunnittelu Hankkeen suunnittelijan opas JOHTOPÄÄTÖKSET POHDINTA LÄHTEET LIITTEET

6 1 JOHDANTO Opinnäytetyöni tavoitteena oli luoda yhdistykselle hankkeen johtamiseen malli, josta yhdistyksen mahdolliset roolivaihtoehdot hankkeessa selviävät ja joka auttaa yhdistyksen luottamushenkilöitä hankesuunnittelussa. Opinnäytetyössä olen kartoittanut hankkeen toimintaympäristön, laadun ja hanketoiminnan perusteiden kautta hankkeen strategisen johtamisen linjaukset. Strategisen johtamisen välineenä toimii operatiivinen johtaminen, mitä kautta hankeroolit on kuvattu. Roolikartoituksen lisäksi opinnäytetyön tuotoksena on Hankkeen suunnittelijan -opas, jonka olen rakentanut opinnäytetyön raportin mukaisesti. Oppaan tavoitteena on antaa välineet yhdistyksen luottamushenkilöille hanketoiminnan suunnittelussa. Oppaaseen olen koonnut hanketoiminnan periaatteet, hankkeen toimintaympäristön merkityksen sekä hankesuunnittelun vaiheet. Hankesuunnitelma on koottu sähköisen EURA2007-järjestelmän pohjalta, jotta hankkeen suunnittelu olisi yhtenäinen EU-hankelinjausten ja säädösten kanssa. Opinnäytetyöni toimeksiantajana on Oulun Yrittäjät ry. Oulun Yrittäjät ry:stä puhuessani käytän käsitteitä organisaatio ja yhdistys. Hankeorganisaatiosta puhuessani tarkoitan hankkeen sidosryhmien muodostamaa ryhmää, missä Oulun Yrittäjät on valitsemassaan roolissa mukana. Yhdistys on laatinut Laatukäsikirjan ja Työkirjan, jotka määrittelevät toiminnan keskeisiä suuntaviivoja ja periaatteita. Samat periaatteet ovat myös opinnäytetyöni tietoperustan pohjana. Opinnäytetyössäni hankkeen toimintaperiaatteet pohjautuvat yhdistyksen laatukäsikirjaan. 1.1 Yhdistyksen nykytilanteen kuvaus ja lähtökohdat Oulun Yrittäjät ry on Oulun kaupungin alueella toimiva yrittäjien etujärjestö. Oulun Yrittäjät ry:n toimintaperusta muodostuu yhdistyksen toiminta- 6

7 ajatuksesta, säännöistä, jäsenistön odotuksista, Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien ja Suomen Yrittäjien antamista ja määrittelemistä tavoitteista sekä yhteiskunnan asettamista haasteista. Yhdistys toimii eri alan yrittäjien kuntakohtaisena yhteistyöverkostona. (Oulun Yrittäjät Työkirja 2008, hakupäivä ) Yhdistyksen organisaation hallintorakenne muodostuu Suomen Yrittäjistä, Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjistä ja Oulun Yrittäjistä. Suomen Yrittäjillä on kolmiportainen organisaatiorakenne, jossa ylimpänä (valtakunnallisesti) toimii Suomen Yrittäjät, seuraavana ovat aluejärjestöt ja niiden alla paikallisyhdistykset. Oulun alueella aluejärjestönä toimii Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjät ja paikallisyhdistyksenä Oulun Yrittäjät ry. Suomen Yrittäjissä on noin yritystä jäsenenä, aluejärjestöjä on 21 ja paikallisyhdistyksiä 412. Suomen Yrittäjien tehtävänä on ohjata aluejärjestöjen sekä paikallisyhdistyksien toimintaa, luomalla toiminnalle painopisteet ja suuntaviivat sekä säätelemällä ja auttamalla edunvalvontaa yrittäjien hyväksi. (Suomen Yrittäjät 2008, hakupäivä ) Toiminta-ajatuksena Oulun Yrittäjillä on toimia Oulun kaupungin alueella yrittäjien etujärjestönä, vaikuttaen muun muassa yrittäjien yrittäjä-, elinkeino, edunvalvonta- ja työnantajapoliittisiin asioihin. Toimintastrategiana yhdistyksellä on mahdollistaa yrittäjien aktiivista yhteistoimintaa kunnalliseen päätöksentekoon. Yhdistyksen painopistealue on toiminnan suuntaaminen suoraan kuntaorganisaatioon. Strategian saavuttamiseksi Oulun Yrittäjät ry suuntaa toimintansa jäseniin, mutta myös potentiaalisiin jäseniin, eri sidosryhmiin sekä koululaitoksiin. (Oulun Yrittäjät Työkirja 2008, hakupäivä ) Oulun Yrittäjien organisaatio muodostuu hallituksesta ja puheenjohtajasta. Hallitukseen kuuluu tällä hetkellä kymmenen jäsentä puheenjohtajan lisäksi. Hallitus on Oulun Yrittäjät ry:n toimeenpanevaelin, joka on myös oikeudellisesti vastuussa yhdistyksen toiminnasta. Keskeisimpiä tehtäviä hallituksella on yhdistyksen edustaminen sekä yhdistyksen asioiden hoitaminen. Yhdistyksen asioiden hoitamisella tarkoitetaan muun muassa jäsenkuntansa edustamista 7

8 suhteessa kunnanhallintoon päin. (Oulun Yrittäjien Työkirja 2008, hakupäivä ) Puheenjohtajan rooli korostuu yhdistyksen toiminnassa. Puheenjohtaja on yhdistyksen vastuullisin henkilö ja kantaa viimekädessä vastuun yhdistyksen toimintapolitiikasta. Puheenjohtaja on toisin sanoen Oulun Yrittäjien käyntikortti muihin sidosryhmiin päin. (Oulun Yrittäjät Työkirja 2008, hakupäivä ) Opinnäytetyössäni puheenjohtaja toimii Oulun Yrittäjien yhteyshenkilönä. Puheenjohtajan rooli korostuu myös haastattelujen ja lausuntojen osalta. Puheenjohtajaa haastattelemalla kartoitin puheenjohtajan empiirisen tiedon, joka on tärkeä osa työtäni. Opinnäytetyöni lähtökohtana on kesällä 2008 suorittamani ammatinharjoittelu, jonka suoritin Oulun Yrittäjillä. Tuotoksena ammatinharjoittelussa oli Laatukäsikirjan Työkirja-osio. Työkirja toimii Oulun Yrittäjillä ohjenuorana toiminnan perusajatuksista ja tehtävistä. Työkirjaan on koottu haastattelujen ja muun materiaalin perusteella luottamushenkilöiden toimenkuvat, yhdistyksen toiminta-ajatus sekä käytännön työtehtävät. Toiminnanprosessit on kirjoitettu työohjeiksi ja kuvattu prosessikaavioina sähköiseen muotoon. Opinnäytetyön tuotos eli hankejohtamisen roolikartoitus tulee osaksi Laatukäsikirjan Työkirjaa. Laatukäsikirja antaa näin ollen lähtökohdat työlleni. 1.2 Työn tarkoitus ja tavoitteet Opinnäytetyön tavoitteena on rakentaa malli Oulun Yrittäjät ry:lle, minkä avulla yhdistyksen on helpompi lähteä toteuttamaan tulevia hankkeita. Yhdistyksen roolin kartoittamisen lähtökohtana on yhdistyksen toimijoiden tehtävänkuvien keventäminen, yhtenäistäminen sekä täsmentäminen. Tulostavoitteet: Kartoittaa Oulun Yrittäjien rooli hankkeessa ja luoda opas hankkeen suunnitteluun. 8

9 Täydentää Laatukäsikirjaa hankkeen suunnittelun osalta ja olla ohjenuorana Oulun Yrittäjien hallituksen toiminnassa. Toiminnalliset tavoitteet: Kehittää toimintaa ja säästää resursseja. Palvella yhdistyksen toiminnallisia tavoitteita, helpottaa hankkeen suunnittelua ja sen etenemistä. Yhdistyksen roolin kartoittaminen ja täsmentäminen hankkeessa on ensisijaisen tärkeää Oulun Yrittäjille. Yhdistyksen toiminnan lähtökohtana on luottamushenkilöorganisaatio ja tämän vuoksi luottamushenkilöiden resurssien säästäminen on toiminnan jatkuvuuden yhtenä edellytyksenä. Luottamushenkilöllä tässä työssä tarkoitan yhdistykseen valtuutettua rivijäsentä, jolle on määritelty tehtävä yhdistyksen toiminnassa. Voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen ja yhdistyskäytänteiden mukaisesti luottamushenkilöiden nopea vaihtuvuus tarvitsee tuekseen dokumentoituja ohjeita eri toimintamalleista. Toimintamallit kertovat, miten toimitaan eri tilanteissa. Ne tulevat yhdistyksen strategisten valintojen kautta. Toimintamallit helpottavat toimijoiden rooleja eri tilanteissa. Oulun Yrittäjien puheenjohtaja Jorma Ketola ( , haastattelu) toteaa, että malli on tärkeä muun muassa yhdistykseen tuleville uusille toimijoille ja nimenomaan sellaisille henkilöille, joilla ei ole aikaisempaa kokemusta hanketoiminnasta ja hankkeessa mukana olosta. 9

10 2 OPINNÄYTETYÖ PROSESSIN KUVAUS 2.1 Kehittämistehtävän toteuttaminen Tärkeimmiksi osa-alueiksi hankkeen johtamisen roolikartoituksessa nousivat käsitteet yhdistys, johtaminen, hanke/projekti ja laatu. Tässä työssä tarkastelen käsitteitä roolikartoittamisen ja hankkeen suunnittelun näkökulmasta. Johtamisroolin valintaa tarkasteltaessa itse johtamiskäsitettä on hyvä avata. Yhdistyskäsitettä tarkasteltaessa huomioin hankkeen toimijan roolissa olevan yhdistyksen. Hanke/projekti kertoo, minkä tarkastelusta on kysymys ja laatu ohjaa sekä työtä että yhdistyksen hanketoimintaa. Puheenjohtajan kanssa käymien keskustelujen pohjalta rahoitus nousi erääksi pääkohdaksi, mutta päädyimme ratkaisuun, että tarkastelen hankerahoitusta yleisellä tasolla. Hankerahoituksessa tarkastelen pääasiallisesti Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) hankemalleja. Opinnäytetyö koostuu kahdesta osiosta. Ensimmäinen osio on opinnäytetyön raportti, jossa kerron tietoperustan kautta tekemiäni valintoja ja ratkaisuja yhdistyksen roolin kartoittamiseen hankkeessa ja hankkeen suunnittelun kulkua. Toinen osio on hankkeen suunnittelijan opas, mikä on liitteenä opinnäytetyössä. Oppaaseen kokoan kaiken yhdistyksen kannalta tarpeellisen tiedon hankesuunnitteluun. Opinnäytetyö koostuu siis näistä kahdesta osiosta, jotka yhdessä tarkasteltuna antavat kokonaisvaltaisen käsityksen roolikartoituksesta ja hankkeen suunnittelusta. Näiden kahden osion lisäksi pidän koko prosessin ajan päiväkirjaa, joka tukee opinnäytetyöni tekemistä, jota ei julkaista opinnäytetyön mukana. Opinnäytetyöpäiväkirjan pohjalta olen esittänyt opinnäytetyöprosessin kaaviona (ks. liite 1). Hankkeen suunnittelijan oppaaseen olen koonnut tietoperustan pohjalta hankesuunnitteluun vaikuttavia asioita. Oppaassa kerron muun muassa hanketoiminnan kulun projektitoiminnan kautta, hankkeen toimintaympäristön kuvauksen ja sen merkityksen sekä hankkeen suunnittelun vaiheet EURA2007-järjestelmän 10

11 mukaisesti. Oppaan loppuun olen koonnut hankkeessa mahdollisesti toimivien tahojen yhteystiedot helpottamaan hankkeen toimijoiden kartoittamisessa. Opinnäytetyö on sekä paperiversiona että cd-levykkeenä. Sähköisestä versiosta lukija voi tarkastella hyperlinkkien kautta lähemmin muun muassa lainsäädäntöä, yhdistyksen sääntöjä sekä jäsentiedotetta. Myös liitteet avautuvat hyperlinkkien kautta vaivattomammin. Käytännön syistä en ole liittänyt edellä mainittuja Internet-sivustoja työhön liitteiksi, sillä työn sisällön ymmärtämiseksi ne eivät ole pakollisia osia mutta antavat kuitenkin lisäarvoa ja väriä työlle. 2.2 Kehittämistehtävän menetelmät Valitsin työni raportointiasuksi vetoketjumallin. Mielestäni vetoketjumalli sopii toiminnalliseen opinnäytetyöhön erinomaisesti, sillä siinä tietoperusta ja tulokset kulkevat rintarinnan aina johtopäätöksiin asti. Vetoketjumallista ei ole vakiintunutta ohjeistusta, joten sovellan mallia työhöni sopivaksi. Kerron ennen tietoperustaa tiedonkeruumenetelmät haastattelujen suunnittelusta aina niiden toteutumiseen asti, sillä haastatteluista tulleita lausuntoja olen kuljettanut tietoperustan mukana tulosten ja valintojeni tukemiseksi. Tämän opinnäytetyön toteutus on toiminnallinen ja menetelmänä käytän laadullisen tutkimuksen teemahaastattelua. Vilkka määrittelee toiminnallisen opinnäytetyön prosessiksi, jossa opiskelija tuottaa fyysisen tuotoksen tai kehittää jotakin toiminnallista osa-aluetta. Toiminnallisessa opinnäytetyössä opiskelija kirjoittaa raporttia, minkä avulla osoittaa oman ammatillisen osaamisensa, tiedot ja taidot. (2006, 76.) Toimintatutkimuksen ja toiminnallisen opinnäytetyön raja on ajoittain häilyvä. Jalava ja Virtanen (1996, 83) määrittelevät toimintatutkimuksen prosessiksi, jossa hankitaan tietoa kohdeilmiöstä, mutta myös yritetään saada aikaiseksi muutosta organisaatiossa uusien tulosten ja toimintatapojen valossa. Työni tarkoitus on Oulun Yrittäjille parhaan toimintatavan löytäminen. Opinnäytetyöni poikkeaa varsinaisesta 11

12 toimintatutkimuksesta, sillä yhdistys ei vielä ole toteuttanut hankkeita, joiden toimintamalleihin opinnäytetyöstäni syntyviä tuloksia voisi peilata. Vilkan ja Airaksisen (2003, 63 64) mukaan toiminnallisen opinnäytetyön tiedon keräämiseen teemahaastattelu on menetelmä, jolla haastateltavilta pyritään saamaan suuntaa antavaa tietoa, jota parhaimmillaan voidaan käyttää opinnäytetyön tietoperustan tukemisessa. Teemahaastattelu on puolistrukturoitu haastattelumenetelmä, jossa haastattelutilannetta viedään eteenpäin teemojen avulla. Teemojen avulla etenevä haastattelu ei sido haastattelutilannetta liiaksi tiettyjen kysymysten varjoon, mutta teemat kuitenkin pitävät haastattelutilannetta tiettyjen asiakokonaisuuksien sisällä. Tässä menetelmässä tutkittavien kokemukset ja näkemykset pääsevät vapaammin esille kuin esimerkiksi strukturoidussa haastattelussa. (Hirsjärvi & Hurme 2000, ) Ensimmäinen palaveri Oulun Yrittäjien hallituksen puheenjohtajan kanssa pidettiin viikolla 41. Keskustelimme muun muassa siitä, mitä tahoja kannattaisi haastatella ja mitä odotuksia yhdistyksellä on työlle. Toinen palaveri pidettiin kun tietoperusta ja teemahaastattelurunko olivat alustavasti valmiina. Viikolla 44 pidetyssä palaverissa pohdimme hallituksen puheenjohtajan kanssa ideariihen muodossa työn etenemistä sekä sidosryhmien haastatteluja. Työni tietoperustan tueksi haastattelin Oulun Yrittäjien yhteistyötahoja sekä yhdistyksen puheenjohtajaa Jorma Ketolaa, lisäksi haastattelin yhdistysnäkökulman löytämiseksi toisen yhdistyksen luottamushenkilöä, jolla on kokemusta hanketoiminnasta. Aineistonkeräämiseen käytin laadullisen tutkimuksen teemahaastattelumenetelmää. Tarkoituksena ei kuitenkaan ollut litteroida haastatteluja sanasta sanaan vaan käytin haastatteluista tulleita tuloksia tutkimusaineistona työstämäni tietoperustan ja omien työssä tekemieni valintojeni tukemiseksi. Yhteistyötahojen haastatteluja varten tein teemahaastattelurungon (ks. liite 2). Haastattelurungon teemat mukailevat opinnäytetyörakenteen otsikointia. Pääteemat tulevat pääotsikoiden mukaan, joiden alle olen koonnut alateemoja työstämäni tietoperustan pohjalta. Suoritin haastattelut viikolla 46. Otin ensin yhteyttä haastateltaviin puhelimitse ja varmistin suostumisen haastatteluun. 12

13 Puhelimessa kerroin haastateltaville haastattelun tarkoituksen ja sovimme yhdessä haastateltavan kanssa haastattelun ajankohdan ja paikan. Haastattelin Oulun Yrittäjien aluejärjestön Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien yhteyspäällikköä Sari Reinikainen-Lainetta, Oulun seudun yrittäjänaiset ry:n puheenjohtajaa Sirpa Tulimaata ja Ouluseutu Yrityspalvelun johtajaa Esa Riippaa. Haastateltavien lausuntoja ja mietintöjä kuljetan tietoperustan mukana. Haastattelut etenivät teemahaastattelurungon mukaisesti ja kestivät puolesta tunnista puoleentoista tuntiin. Haastateltavat kertoivat näkemyksiään hanketoiminnasta ja yhdistyskäytänteistä hankkeeseen vaikuttavilta osilta. Kysyin haastateltavilta alkuun oman hankehistoriansa ja hankemuodot, joissa haastateltavat ovat olleet mukana. Haastateltavien asiantuntijuuden sekä omien käytäntöjen kokemuksiensa kautta pyrin tuomaan opinnäytetyössäni esille kerätyn aineiston luotettavuuden sekä ajankohtaisuuden. Haastateltavilla on kokemusta EU-rahoitteisista hankkeista, joten myös opinnäytetyössä esille nousseiden rakennerahastojen näkökulmia on helpompi tarkastella. Laatimani haastattelurungon teemat sopivat hyvin haastattelutilanteisiin ja haastateltavien taustoihin. Teemat etenivät loogisesti ja alateemat tulivat esille useasti ilman, että edes esitin kysymystä. Aineiston keräämiseen vaikutti haastateltavien sitoutuminen haastatteluun ja avoin asenne kertoa kokemiaan ja tietämiään asioita hankesuunnittelusta ja hanketoiminnasta. Kuuntelin nauhoittamani haastattelut ja poimin teemojen mukaan asiakohtia, joihin haastattelujen avulla pyrin löytämään vastauksia tai tukemaan tietoperustaani. Liitin haastatteluista tulleet asiat tietoperustan tueksi. Lisäsin myös omat tulkintani asiakohdista ja kirjoitin työn tietoperustan tuloksineen valmiiksi. Lähetin vielä haastateltaville työn luettavaksi ennen sen luovuttamista ohjaavalle opettajalle. Haastateltavien hyväksynnän jälkeen työstin johtopäätökset ja pohdinnan samoin kuin valmistelin liitteenä olevan tuotoksen loppuun. Tämän jälkeen luovutin työn viikkoa ennen esitysseminaaria ohjaavalle opettajalle ja opponenteille arvioitavaksi. 13

14 3 TOIMINTAYMPÄRISTÖ Edellä olen kertonut Oulun Yrittäjien toiminta-ajatuksen ja yhdistyksen asettamat lähtökohdat työlle, nyt tarkastelen yhdistyskäyttäytymistä yleisellä tasolla ja ympäristöä, missä yhdistys toimii ja millä periaatteilla. Yhdistyksen roolin löytäminen hankkeen johtamisessa sisältää muun muassa yhdistyksen toimintaperiaatteet ja sidosryhmien odotukset. Tarkastelen myös yhdistyksen yhteiskuntavastuun ja toimintaa säätelevän lainsäädännön merkitystä hankkeessa. Yhdistystä koskeva laki on hyvin laaja, eikä työn tavoitteiden kannalta ole tarpeellista tarkastella kaikkia yhdistykseen vaikuttavia lainsäädännöllisiä kohtia, joten tarkastelen juridista puolta vain hankkeeseen vaikuttavien tekijöiden osalta. 3.1 Yhdistys Yhdistys on voittoa tavoittelematon luottamushenkilöorganisaatio, jonka toimintaa ohjaa luottamushenkilöiden arvot, visiot sekä omasta halusta sitoutuminen niin yhdistyksen toimintaan kuin tavoitteisiinkin (Drucker 2008, 8). Yhdistystoiminnan ero yritystoimintaan on kiteytetysti sen suhtautuminen voiton tuottamiseen. Yhdistyksestä käytetään monesti sanaa non-profit, mikä nimensä mukaisesti tarkoittaa voittoa tavoittelematonta. Toiminnan taloudellisen ajattelun perustana on, että kulut ja tuotot ovat yhtä suuret. Voittoa ei siis tavoitella, eikä sitä pidäkään jäädä. (Rönnberg 1999, 79.) Yhdistyksen taloudellinen perusta ohjaa toimintaa muun muassa siten, että niukat resurssit on kohdistettava oikeisiin asioihin ja tehtäviin. Toiminnan linjaukset tulevat pitkälti asiakkaiden eli jäsenyritysten tarpeiden ja odotuksien kautta. Drucker (2008, 63) toteaa, että yleishyödyllinen instituutio ei ole vain palveluja tarjoava taho vaan sen perimmäisenä tarkoituksena on tarjota asiakkailleen palveluja, joille se saa niissä aikaan haluttua muutosta. 14

15 Yhdistyksen on syytä tiedostaa asiakkaan tarpeet ja odotukset. Tämän vuoksi on tärkeä tuntea asiakkaat. Tietää, mitä asiakkaat haluavat eikä, mitä organisaatio haluaa tarjota. (Drucker 2008, 65.) Vaikka Drucker puhuu yleisesti yleishyödyllisen yhteisön toiminnan periaatteista ja toiminnan linjauksista sekä asiakkaan kuuntelemisen tärkeydestä, sopivat mielestäni kaikki Druckerin edellä mainitsemat asiat myös yhdistyksen hanketoiminnan periaatteisiin. Yhdistyksen ryhtyessä hankkeeseen on toiminnan linjaukset huomioitava sellaisenaan kuin ne on yleisesti yhdistyksen toiminnalle asetettu, myös linjaukset on nähtävä samoin periaattein hanketoiminnan osalta. Yhdistyksen itsetarkoituksena ei ole hanketoiminnan pyörittäminen ja hankkeisiin ryhtyminen, mutta hyvien tavoitteiden pohjalta niihin kannattaa lähteä. Yhdistyksille on luotu hyvät mahdollisuudet lähteä hankkeisiin mukaan. Roolin ja panoksen suuruuden yhdistys päättää itse. (Reinikainen-Laine , haastattelu.) 3.2 Asiakkaat Oulun Yrittäjillä on tällä hetkellä noin 1300 jäsenyritystä. Jäsenyritykset ovat eri toimialoilta ja yritysten henkilöstömäärät vaihtelevat yhdenhengen toiminimistä aina tuhannen hengen yrityksiin asti. Jäsenyritysten määrä on ollut huimassa kasvussa jo yhdistyksen alkuvaiheista alkaen. (Oulun Yrittäjien jäsenrekisteri 2008, hakupäivä ) Kesällä ammatinharjoittelussa suorittamassani kyselyssä Oulun Yrittäjien jäsenet kertoivat muun muassa odotuksistaan yhdistykseltä. Päällimmäiseksi nousivat verkostoituminen, turvaverkon luoma turvallisuuden tunne, tieto yrittäjyydestä ja yrittämiseen liittyvistä asioista sekä paikallinen toiminta. Vaikka kesällä jäsenlehteen suorittamani kysely ei varsinaisesti liittynyt opinnäytetyöni aiheeseen, on sieltä saamien vastausten pohjalta nähtävissä, että jäsenyrityksen odottavat yhdistykseltä muun muassa keinoja ja apuja oman yritystoimintansa edistämiseksi. (Jäsentiedotteen voit lukea tästä). 15

16 Jäsenyritysten rooli hankkeessa on ensisijainen. Hankeidea tulee asiakkailta, joten tarve hankkeelle on todellinen. Kartoitus jäsenyritysten hanketarpeelle voidaan tehdä monella tavalla. Yhdistys voi tehdä kyselyn, jonka pohjalta voidaan kartoittaa asiakkaiden tämän hetkinen tarve. Mitä yrittäjät haluavat kehittää, esimerkiksi jonkin tietyn toiminnan osa-alueen tai koulutuksen järjestäminen? Hankkeen käynnistämisen tarve tulee asiakkaalta. Ketola ( , haastattelu) näkee jäsenyritysten tarpeiden kartoittamisen tärkeänä. Hankkeesta pyritään saamaan mahdollisimman suuri hyöty asiakkaalle, joka olisi niin sanottua pysyvää hyötyä. 3.3 Sidosryhmät Sidosryhmien esittely, kartoitus ja huomioiminen hankkeen suunnittelussa ja yhdistyksen roolin löytämisessä on tarpeellista, jotta niiden merkitys tulee esille hankkeessa. Hankkeeseen tarvitaan yleensä useita eri toimijoita, jotta sen onnistuminen voitaisiin taata. Toimijoiden roolit vaihtelevat hankkeessa mutta kaikkien toimijoiden roolit ovat yhtä tärkeitä hankkeen onnistumisen kannalta. Sidosryhmät kattavat kaikki ne eri tahot, joiden toiminta on jollain tapaa yhteyksissä organisaation toimintaan. Suhde voi pohjautua omistajuuteen, asiakassuhteisiin, lainsäädännön velvoitteisiin kuten viranomaistahoihin tai yhteistyökumppaneihin kuten rahoittajiin tai esimerkiksi muihin hankkeessa mukana oleviin tahoihin. Sidosryhmälähtöinen toimintamalli on joukko eri toimijatahoja, missä organisaatio on vain yksi taho muiden joukossa kokonaisvaltaisen toimintaympäristön tarkastelussa. (Talvio & Välimaa 2004, 49.) Vaikka sidosryhmälähtöinen toimintamalli on toimiva, on siinä muistettava vuorovaikutuksellisuuden toimivuus yhteistyötä tehostavana ja edistävä. Talvio ja Välimaa (2004, 53) kuvailevat yhteistyössä syntyvää sidosryhmäväsymystä, jota ilmenee kun sidosryhmiltä odotetaan jatkuvaa vuorovaikutuksellisuutta ja näin ollen kuormitetaan tahoja ehkä hieman turhillakin yhteydenotoilla. Talvion 16

17 ja Välimaan kuvaileman sidosryhmäväsymyksen ehkäisemiseksi hankkeen sidosryhmien roolit ja toimijoiden tehtävät on hyvä tiedostaa. Roolikartoitus osoittaa eri toimijoiden paikat ja toiminnot hankkeessa, joiden avulla hanketoiminnasta tehdään mahdollisimman joustavaa ja tehokasta sidosryhmien välille. Reinikainen-Laine on Talvion ja Välimaan kanssa samaa mieltä. Yhteistyö hankkeessa on tärkeää ja sen toimivuus yhtenä onnistumisen edellytyksenä, mutta sidosryhmiä ei kuitenkaan saa rasittaa niin sanotuilla turhilla toimintamalleilla tai paisuttaa yhteistyötä liian raskaaksi. ( , haastattelu.) Toiminnan tarkastelussa on tärkeää yhteistyövaatimusten analysointi. Yhteistyötilanteiden määrittely työprosessin eri vaiheissa parantaa toimintojen onnistumismahdollisuuksia. Myös toisen työvaiheiden tiedostaminen antaa paremmat mahdollisuudet yhteisen päämäärän saavuttamisessa. (Leppänen 2000, ) Yleishyödyllisen yhteisön toimintaa säätelee myös velvollisuus. Velvollisuus asiakkaita, lahjoittajia sekä omaa luottamushenkilörivistöään kohtaan. Resurssien kohdistaminen oikeisiin toimintoihin ja oikeiden asioiden tekemiseen nousee ensisijaisen tärkeäksi yleishyödyllisen instituution toiminnassa. (Drucker 2008, 114.) Tämän vuoksi hankemallin tarkastelu ja sen tietoperustan mallintaminen ovat Oulun Yrittäjien toiminnan kannalta tärkeitä. Hankkeen eri vaiheet ja sidosryhmätahojen toiminnot on hyvä tiedostaa, vaikka yhdistyksen panos ei varsinaisesti olisikaan sidottu toiminnan kaikkiin vaiheisiin. Jalava ja Virtanen kuvaavat organisaation toimintojen kuten projektien tarvitsevan verkostoja. Olipa kyseessä sitten formaali tai informaali verkostorakenne on se välttämätön toiminnan onnistumisen ja toimivuuden kannalta. Nämä verkostot rakentavat hankkeen toimijajoukon, jotka omalta osaltaan sitoutuvat työhön ja yhdessä edustavat kokonaisvaltaista ajattelua. (1996, ) Formaali verkosto hankkeessa käsittää muodolliset sidosryhmät, eli viranomaisten ja asiantuntijoiden yhteistyöverkoston. Informaali verkosto tarkoittaa tässä epävirallisia verkostoja, kuten toimijoiden omia sosiaalisia kontakteja. 17

18 Ketola toteaa, että hankkeeseen on pienempi kynnys ryhtyä kun verkostot on jo valmiiksi luotu. Hän sanookin, että valmiiksi luotujen verkostojen avulla on helpompi toimia kun sidosryhmät ovat entuudestaan tuttuja. ( , haastattelu.) Myös Tulimaa kertoo etukäteen luotujen verkostojen tärkeyden korostuvan hankkeessa. Yhteistyötoiminta taustalla auttaa myös hankkeen aikana. ( , haastattelu.) Seuraavaksi esittelen Oulun Yrittäjät ry:n hankkeen mahdolliset sidosryhmät. Toimijatahot olen jakanut neljään ryhmään: hankkeesta tulevan hyödyn saajat, hankkeen tuki ja ohjaustahot, rahoitustahot ja muut ryhmät. (Ryhmiin kootut tahot ovat vain esimerkkejä ja suuntaa antavia.) Hankkeesta tuleva hyöty voidaan jakaa suoraan jäsenyrityksille (asiakkaille) ja välillisesti jäsenyritysten asiakkaille eli loppuasiakkaille. Tukea ja ohjausta on saatavilla muun muassa Suomen Yrittäjiltä, Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjiltä, sekä Ouluseutu Yrityspalvelulta. Kolmiportaisen yrittäjäorganisaation kaksi ylempää porrasta toimivat hankkeen rakenteesta ja tavoitteista riippuen Oulun Yrittäjien hankkeessa hanketta tukevana tahona. Ouluseutu Yrityspalvelut taas on Oulun alueen yritysten ja toimialojen apuna muun muassa kehittämässä EUrahoitteisia hankkeita. Oulunseutu Yrityspalvelut auttaa hankkeen toiminnoissa ja hankkeen kulun suunnittelussa. (Ouluseutu Yrityspalvelut 2008, hakupäivä ) Rahoitus lähteitä hankkeeseen ovat esimerkiksi Oulun lääninhallitus, joka antaa EU:n rakennerahastoja koskevissa asioissa neuvontaa ja ohjausta (Lääninhallitus 2008, hakupäivä ). Työvoima- ja elinkeinokeskus tukee yhdistysten työllisyysperusteisia hankkeita. TE-keskuksen hanketoiminta perustuu EU:n rakennerahastojen sekä kotimaisen julkisen ja yksityisen rahoituksen apuun. (Työvoima- ja elinkeinokeskus 2007, hakupäivä ) Tekes puolestaan rahoittaa ja antaa asiantuntijapalveluita yritysten, oppilaitosten sekä muiden yhteisöjen tutkimus- ja kehitysprojektien mahdollistamiseksi (Tekes 2008, hakupäivä ). Muita rahoittajia/rahoituskanavia ovat Finnvera, Maakunnanliitto, Opetusministeriö, Raha-automaattiyhdistys RAY, Sosiaali- ja terveysministeriö, Suomen 18