PROJEKTISUUNNITELMA. Projektimuotoisen tutkimustoiminnan hallinnoinnin kehittäminen RAKE

Transkriptio

1 Markus Melin Projektipäällikkö, etkk Projektisuunnitelma RAKE Luotu: Muokattu: Tulostettu: Sivu: 1/14 PROJEKTISUUNNITELMA Projektimuotoisen tutkimustoiminnan hallinnoinnin kehittäminen RAKE

2 Sivu: 2/14 Sisällys 1 PROJEKTIN KUVAUS PROJEKTIN TAVOITTEET TAVOITTEIDEN PERUSTELUT TALOUDELLISET VAIKUTUKSET ORGANISAATIO JA HENKILÖSTÖVAIKUTUKSET YHTEISKUNNALLISET VAIKUTUKSET MAHDOLLISET MUUT VAIKUTUKSET RISKIT PROJEKTIN VAIHEET JA AIKATAULU TEHTÄVÄJAKO RESURSSIT JA PROJEKTIN ORGANISAATIO PROJEKTIN ORGNISAATIO MAHDOLLISET ALIHANKKIJAT TYÖKALUT JA LAITTEISTO PROJEKTIN JOHTAMINEN LAADUNHALLINTA MITTARIT JA SEURANTA DOKUMENTTIEN HALLINTA SIDOSRYHMÄT, RAPORTOINTI JA VIESTINTÄ PROJEKTIN RAPORTOINTI SISÄINEN VIESTINTÄ ULKOINEN VIESTINTÄ PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN HYVÄKSYMIS JA LOPETUSKRITEERIT PÄÄTTÄMISTOIMENPITEET...11 Liitteet Liite A: Projektin aikataulu Liite B: Top 10 riskit

3 Sivu: 3/14 1 Projektin kuvaus Tämä on projektisuunnitelma Opetusministeriön rahoittamaan Projektimuotoisen tutkimustoiminnan hallinnoinnin kehittäminen projektiin. Projektin tavoitteena on saada kolmen yliopiston välinen pilotti erilaisten tutkimustoiminnan hallinnollisten käytäntöjen ja järjestelmien toimintatapojen yhdistämisestä käytännön tasolle. Projektimuotoista tutkimustoimintaa kehitetään kaikissa osallistuvissa yliopistoissa hankkimalla ja ottamalla käyttöön projektihallinnon tietojärjestelmä yliopistojen koko organisaatiossa. Hanke toteutetaan nopeasti ja joustavasti kolmen yliopiston yhteistyönä. Hanke toimii pilottina, jonka tulokset ovat kaikkien yliopistojen vapaasti hyödynnettävissä. Tietojärjestelmä tukee seuraavia tutkimusprojektien toimintoja: Projektien suunnittelu ja budjetointi Resurssien suunnittelu ja seuranta Projektien suoritteiden ja budjetin seuranta Työajan kohdentaminen Raportointi eri rahoittajien edellyttämässä muodossa Yliopiston yksiköiden ja keskushallinnon tarvitsema koko projektikannan hallinta ja yksiköiden kokonaisbudjetoinnin edellyttämä raportointi 2 Projektin tavoitteet tukea ja kehittää erityisesti ulkopuolisen rahoituksen projektien hallinnan laatua ja käytäntöjä mahdollistaa työajan tarkka ja totuudenmukainen hinnoittelu sekä kohdentaminen projekteille parantaa kokonaiskustannuskertoimen laskentaa, hallittavuutta ja vertailukelpoisuutta tuottaa rahoittajien edellyttämiä kokonaiskustannuksia ja työajan käyttöä koskevaa raportointia vähentää projektien hallintaan käytettyä henkilötyöpanosta yliopisto organisaation kaikilla tasoilla tehostaa kustannusten aiheuttamisperusteen mukaista kohdentamista kehittää ja tehostaa yliopistojen sisäistä tutkimusprojektien raportointia 2.1 Tavoitteiden perustelut Tutkimusprojektien toimintaympäristön ja tukipalvelujen kehittäminen on yliopistolle strategisesti merkittävä asia. Tutkimus on yksi yliopistojen päätehtävistä ja tutkimusprojektien laadukas hallinta on välttämätöntä tehokkaalle toiminnalle. Tukipalvelujen tehtävänä on tukea ulkoisen rahoituksen projekteja ja korkeatasoisen tutkimustyön etenemistä. Tavoitteena on ottaa käyttöön koko yliopiston organisaation kattava tietojärjestelmä, joka palvelee yksittäisen projektin, yliopiston yksiköiden projektikannan sekä yliopistotason johtamisen tarpeita. Järjestelmän avulla automatisoidaan rahoittajille tehtävä määrämuotoinen raportointi, parannetaan tiedon saatavuutta eri organisaatiotasoilla, poistetaan päällekkäisiä työvaiheita ja kehitetään riskien hallintaa. Tutkijalle järjestelmä tarjoaa helpon ja turvallisen tavan jakaa tietoa ja projektin dokumentteja tutkimusryhmän kesken. Järjestelmään sisällytetään myös työajan kohdentaminen, jolla korvataan nykyisin käytössä olevat eri rahoittajien vaatimuksiin perustuvat manuaaliset seurantajärjestelyt. Työajan kattavalla kohdentamisella saadaan kaikki yliopistoissa tehty työ todennettua ja yhteisrahoitteisten projektien osuus laskutettua rahoittajilta kokonaiskustannusmallin mukaisesti. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa virkatyön osuuden palkkakustannuksista todentamisen valtiontalouden tarkastusviraston yliopistoilta edellyttämällä tavalla. Tarkoituksena on, että henkilöstön projektihallinnassa ja projektien tekemisessä tarvitsema tieto löytyy yhdestä tietojärjestelmästä. Järjestelmään siirretään automaattisesti ja ajantasaisesti tiedot talous ja henkilöstöhallinnosta ja se linkitetään asiahallintajärjestelmään. Järjestelmä kerää projektiin liittyvän tiedon yhteen ja tuo sen haluttujen henkilöiden saataville.

4 Sivu: 4/14 Yhteistyö järjestelmän määrittelyssä ja käyttöönotossa tuottaa selkeitä kustannushyötyjä sekä hallinnollisen työn tehostumisena että ulkopuolisen rahoituksen projektien todellisten kustannusten laskuttamisena. Tavoitteena on lisäksi löytää yhteisiä toimintatapoja projektien hallinnointiin. Valmista, yliopistojen toimintaympäristöön sellaisenaan soveltuvaa ja vaatimukset täyttävää järjestelmää ei markkinoilla ole, vaan käyttöönotto vaatii sovittamista. Tulokset ovat vapaasti käytettävissä myös kaikissa muissa yliopistoissa nopealla aikataululla. 2.2 Taloudelliset vaikutukset Aiheuttamisperiaatteen mukainen kustannusten kohdistaminen mahdollistaa tutkimuksen todellisten kustannusten mukaisen laskutuksen ja tehostaa yliopistojen kustannuslaskentaa. Järjestelmän käyttöönotto tehostaa projektikohtaista budjetointia, hinnoittelua sekä budjetin seurantaa ja raportointia. Hallinnossa se vähentää tarvetta yhteisten palvelujen, kuten tukipalvelut tai taloushallinto, käyttöön. Investoinnin kokonaiskustannukset yliopistoissa vaihtelevat välillä (TaY, TTY) euroa (TKK). Projektien hallinnointiin käytetyn työpanoksen arvioitu määrä on 30 htv (TaY, TTY) 77 htv (TKK). Näistä aiheutuvat kustannukset ovat 1,1 Meur (TaY, TTY) 2,8 Meur (TKK) vuodessa. Jos työn tuottavuuden lisäykseksi arvioidaan noin 15 %, investoinnin takaisinmaksuaika on noin 1,4 vuotta (TKK) 3,3 vuotta (TaY, TTY). 2.3 Organisaatio ja henkilöstövaikutukset Projektien hallinnointi muodostaa huomattavan osuuden yliopistoissa tehtävästä hallintotyöstä. Manuaalisen työn osuus projektien raportoinnissa ja seurannassa on tällä hetkellä suuri. Yksiköissä on käytössä erilaisia itse kehitettyjä seurantajärjestelmiä, jotka ovat osittain päällekkäisiä virallisen kirjanpidon kanssa. Yliopistoissa tarvitaan ulkopuolisella rahoituksella toteutettujen hankkeiden valmisteluun, raportointiin ja hallinnointiin useita eri alojen erityisosaamista vaativia tukipalveluja. Järjestelmän avulla voidaan vähentää erillisen ohjeistuksen ja henkilökohtaisen neuvonnan tarvetta. Aiheuttamisperiaatteen mukaiseen kustannusten kohdentamiseen ja kokonaiskustannusmallin mukainen hankkeiden budjetointi ja raportointi tuovat muutosta yliopistojen projektienhallintaan. Määrämuotoinen, mahdollisimman pitkälle automatisoitu raportointi rahoittajille toteutetaan käyttämällä järjestelmään luotavia valmisraporttipohjia. Järjestelmään rakennettava automatiikka vähentää hallinnollista työtä rahoittajakohtaisten ehtojen täyttämisessä ja ohjaa raportin laatijaa paljon asiantuntemusta vaativissa työvaiheissa. Reaaliaikaisen tiedonkulun parantuessa hallintotehtäviä voidaan keskittää tehokkaisiin ammattimaisiin yksiköihin. Järjestelmän käyttö vähentää projektien hallintaan liittyvää työpanosta yliopistojen hallinnossa sekä lisäksi vapauttaa merkittävän osan tutkijoiden ja projektinjohtajien hallinnointiin käyttämästä työpanoksesta tutkimustyöhön. Tämä parantaa tutkimuksen laatua ja lisää työtyytyväisyyttä. 2.4 Yhteiskunnalliset vaikutukset Hankkeen toteuttaminen yhteistyössä TTY:n, TKK:n ja TaY:n kesken tarjoaa mahdollisuuden yhtenäistää tutkimusja projektihallintoon liittyviä käytäntöjä yliopistojen välillä. Yhtenäiset käytännöt helpottavat tutkimuksen rahoittajien toimintaa ja nopeuttavat yliopistojen ja rahoittajien välillä käytäviä neuvotteluja. Lisäksi yhteishankkeiden valmistelu, tutkijoiden liikkuvuus ja tutkimuksen yhteistyöverkostojen toiminta helpottuu. Hankkeen lopputulokset edesauttavat siten tehokkaasti yliopistojen välistä verkottumista tutkimus ja innovaatiosektorilla. Yliopistojen toiminnalle on tyypillistä ulkopuolisen rahoituksen suuri osuus kokonaisrahoituksesta sekä erilaisten rahoittajien suuri määrä ja rahoitusehtojen moninaisuus. Yhteistyöhankkeeseen osallistuvien TKK:n, TaY:n ja TTY:n osuus yliopistojen kokonaisrahoituksesta ulkopuolisen rahan osalta on yhteensä 26%, (vuonna 2005, yht 179 Meur) joten hanke on pilottimuotoisenakin suuruusluokaltaan merkittävä. Hallittavan kokoinen pilottiorganisaatiomäärä helpottaa hankkeen toteuttamista. Ulkopuolisella rahoituksella tehtävän tutkimuksen hallinnoinnin ja kustannustietoisuuden parantaminen tukee yliopistojen kolmatta tehtävää ja nostaa alueellista innovaatio ja kilpailukykyä. 2.5 Mahdolliset muut vaikutukset Projektihallinnan menettelytapojen yhtenäistäminen parantaa riskien hallintaa ulkopuolisen rahoituksen hallinnoinnissa. Hankkeeseen liittyvä ohjeistuksen uudistaminen muodostaa osan yliopiston laatujärjestelmää. Yliopistojen siirtyminen rahoittajien (esimerkiksi EU 7.puiteohjelma ja Tekes) vaatimusten mukaiseen kokonaiskustannusten budjetointiin ja raportointiin, toteutetaan keräämällä ja kohdistamalla projektikohtaisesti ns. tehollisen työajan työaikatietoa. Kokonaiskustannusmallin mukaisen budjetoinnin ja raportoinnin vaatimuksia,

5 Sivu: 5/14 periaatteita rahoittajien suuntaan sekä yliopistojen henkilöstön ohjeistusta ja koulutusta valmistellaan hankkeen osapuolien yhteistyönä. 3 Riskit Projektin riskitekijöitä seurataan säännöllisesti ja järjestelmällisesti. Riskien tunnistamisessa otetaan huomioon projektitilanne, tavoitteet ja tarkistuslistat. Riskeistä analysoidaan viisiportaisella asteikolla niiden todennäköisyys ja vakavuus, sekä todetaan kontrollitaso jolla riskiin voidaan vaikuttaa. Toimenpiteet suunnitellaan sekä riskin ehkäisemiseksi että tilanteen korjaamiseksi riskin toteutuessa. Riskit arvioidaan uudelleen kahden kuukauden välein ja ylläpidetään listaa 10 suurimmasta riskistä vakavuuden ja todennäköisyyden perusteella. Tämä lista saatetaan ohjausryhmän tietoon. Riskinhallinta on jatkuva prosessi, 10 suurinta riskiä projektisuunnitelmaa laadittaessa ovat liitteessä B. 4 Projektin vaiheet ja aikataulu Projektissa käytetään prosessia, jossa toteutus on jaettu osiin. Toteutus tapahtuu iteratiivisesti siten, että toteutusvaiheita on neljä, kukin kestoltaan kuusi kuukautta. Iteratiivisuus seuraa siitä, että joka vaiheessa tarkennetaan määrityksiä sitä mukaan kun asioista saadaan sovittua yhteisesti. Taulukko 1: Projektin vaiheet Vaihe Alkaa Loppuu Aloitusseminaari I vaihe II vaihe III vaihe IV vaihe Loppuseminaari Marraskuu 2008 Loppuraportti Tehtäväjako Tarkennetut tehtävät Tarkennetut tehtävät on määritelty Opetusministeriölle toimitetun hakemuksen pohjalta konsortion kokouksessa. Tärkeimmiksi tehtäviksi tunnistettiin, tavoitteet huomioiden: Projektisuunnittelu Tutkimushallinnon prosessit Kokonaiskustannuslaskennan parantaminen Yhtenäisyydet järjestelmien välillä Työajan kohdentaminen Tutkimushankkeiden kustannusraportoinnin periaatteiden selvittäminen ja yhtenäistämisen mahdollisuuksien kartoittaminen Koulutusten suunnittelu Koska projekti on suunniteltu toteutettavaksi kaksivuotisena, päätettiin aloitusseminaarissa pilkkoa projektin tehtävät vaiheisiin aikataulukriittisyyden ja tehtävien loogisen toteutusjärjestyksen mukaan. Seuraavassa on käyty vaiheet ja vaiheiden tehtävät läpi yleisellä tasolla. Jokaisen vaiheen vaihtuessa pidetään seminaaripäivä, jossa käydään läpi edellisen vaiheen tehtävät ja niiden valmiustaso sekä tarkennetaan seuraavan vaiheen aikataulut ja sovitaan tehtävien toteuttamisesta. Osiosta vastuullinen taho vastaa omien tehtäviensä aikataulutuksesta yhteisesti sovittujen kehysten sisällä I vaihe Projektisuunnittelu o Projektisuunnitelman koostaminen o Budjetointi o Riskienhallinta

6 Sivu: 6/14 o Projektin tavoitteet ja laadulliset tavoitteet o Projektin tiedottamiskanavat ja työvälineet Tutkimushallinnon prosessit o Yhtenäisen lähtökohdan määrittely Notaatioiden yhtenäistäminen, mahdolliset eroavaisuudet Tutkimushallinnon prosessien tunnistaminen Mallinnettavien prosessien valinta tunnistetuista prosesseista Prosessien mallintaminen yhtenäisesti o Eri korkeakoulujen eroavaisuuksien ja yhteneväisyyksien selvittäminen o Määritetään tavoitetila tutkimuksen tukiprosessien osalta o Järjestelmätuki: Miten prosessit saadaan toimimaan halutulla tavalla, eli Miten nykytilasta siirrytään hallitusti tavoitetilaan? Kustannuslaskennan kehittäminen o Yhteistyömahdollisuuksien selvittäminen Oulun, Joensuun, Kuopion ja Lapin yliopistojen kokonaiskustannusmallin yleiskustannuskertoimen määrittämiseen rahoitusmyönnön mukaisesti o Kustannuslaskennan periaatteiden yhteneväisyyden selvittäminen o Yhteisten kustannuslaskennan kehityskohteiden valinta ja toteuttaminen Työajan kohdentaminen o Työajan kohdentamisen haasteiden selvittäminen yhteisesti o Työajan kohdentaminen pilotointi/tuotantokäytössä II vaihe Tutkimushallinnon prosessit o Järjestelmätuen selvittämistä jatketaan teknisten järjestelmien käyttöönottoprojektien edetessä o Raportointi yhteisesti: Tutkittujen prosessien esittely Yhtenäistäminen ja sillä saavutetut asiat Järjestelmien sovittaminen, pilotti Kokonaiskustannusten budjetoinnin mahdollistaminen yliopistoissa o Kustannuslaskennan tehostaminen jatkuu o Työajan kohdentamisen parhaiden käytäntöjen kartoitus ja taltiointi Työajan kohdentaminen o Hankkeen toteutus tietojärjestelmän avulla, kokemusten vertailu ja parhaiden käytänteiden taltiointi Järjestelmän yhtenäisyyksien parantaminen o Järjestelmien budjetointimallien yhtenäistäminen o Järjestelmien yhteneväisyyksien ja erojen selvittäminen Koulutuksen osalta Käyttöohjeistuksen osalta Projektiohjeistuksen osalta Järjestelmäliityntöjen / siirrettävien tietojen osalta Käytettävien tietueiden osalta Raportoinnin osalta Tiedottaminen o Tehdään tarkempi tiedotussuunnitelma projektin etenemisen ja tulosten julkaisemisen osalta III vaihe (tarkennetaan myöhemmin) Kustannusraportoinnin selvittäminen ja yhtenäistäminen Koulutusten suunnittelu Jalkauttaminen organisaatioihin IV vaihe (tarkennetaan myöhemmin) Vaiheiden valmistuminen Loppuraportin tuottaminen

7 5 Resurssit ja Projektin organisaatio JULKINEN Sivu: 7/14 Projektille on osoitettu TAY:n, TTY:n ja TKK:n sekä Opetusministeriön tahoilta riittävät taloudelliset ja henkilölliset resurssit sekä tarvittava välineinfrastruktuuri. Projektin budjetti on luottamuksellinen ja toimitetaan asianosaisille tämän suunnitelman liitteenä. Projekti on organisoitu siten, että TKK vastaa projektin koordinoinnista, TAY ja TTY ovat projektin osapuolet. Kustakin yliopistosta on oma vastuuhenkilö 5.1 Projektin orgnisaatio Projektin organisaatio muodostuu TAY:n, TTY:n ja TKK:n organisaatioista, projektin ohjausryhmästä ja muista projektiin kiinnitetyistä resursseista TAY Projektista vastuullisena henkilönä toimii Päivi Mäntysaari. Muita osallistuvia henkilöitä ovat: Jorma Viikki Jaana Hanhonen Helenius Susanna Airila Tiina Salminen Arja Niemi Pasi Kytöharju Hilkka Kankaanpää Sari Nieminen Juho Jussi Renvall TTY Projektista vastuullisena henkilönä toimii Ville Kenttä. Muita osallistuvia henkilöitä ovat: Juha Liinavuori Alpo Värri Ilkka Virtanen Pirjo Kuhanen Maire Hietamäki TKK Projektista vastuullisena henkilönä toimii Markus Melin. Muita osallistuvia henkilöitä ovat: Lotta Koivula Ilari Lähteenmäki Mirja Tuominen Hemmo Ripatti Tiina Raivio Juha Laine Sirkka Klint Elise Kovanen Kirsi Eulenberger Karvetti Ohjausryhmä Projektin ohjausryhmän asettaa Opetusministeriö. Tätä kirjoitettaessa yhteyshenkilö Opetusministeriössä on Jorma Karhu. Projektin ohjausryhmän tehtävänä on valvoa projektin tavoitteiden täyttymistä ja toimia rahoittajan edustajina projektin organisaatiossa. Ohjausryhmä välittää osaltaan tietoa projektista yhteistyötahojen välillä ja vastaa projektisuunnitelman toteutuksesta ja muutostenhallinnasta.

8 Sivu: 8/14 Projektin ohjausryhmä tukee ja avustaa projektiorganisaatiota sekä tekee ylimmät päätökset projektin suhteen. Ohjausryhmä mm. hyväksyy projektisuunnitelman ja loppuraportoinnin. Projektin aikatauluihin, budjettiin ja määrittelyihin vaikuttavat muutokset vaativat ohjausryhmän hyväksynnän Muut toimijat Projektista tiedotetaan myös muille yliopistoille ja sen tuotoksia pyritään tarjoamaan muiden käytettäväksi mahdollisimman nopealla aikataululla. Projektin vaiheita käydään esittelemässä myös tarvittaessa muille yliopistoille sekä muille julkishallinnon toimijoille (esim. ammattikorkeakoulut). 5.2 Mahdolliset alihankkijat Projektissa mahdollisesti tarvittavat alihankkijat valitaan julkisia hankintoja säätelevän lainsäädännön nojalla tarjouskilpailun perusteella. Arvoltaan vähäisissä hankinnoissa voidaan käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita ilman tarjouskilpailua, projektin kannalta kyseeseen tulevat lähinnä erilaiset konsulttipalvelut. 5.3 Työkalut ja laitteisto Projektin työntekijöillä on käytettävissään henkilökohtaiset työasemat. Ohjelmistoresurssit ovat riittävät sisältäen mm. Microsoft Office paketin mukaan lukien ohjelmat MS Project ja MS Visio, SVN versionhallintajärjestelmän ynnä muita tarvittavia ohjelmia. Projektissa hankittavia järjestelmiä varten tullaan pystyttämään vaadittavat laiteympäristöt. Kukin yliopisto vastaa omien järjestelmiensä lisensseistä. TKK vastaa koordinaattorin ominaisuudessa yhteisistä laitteista / ohjelmistoista ja niiden lisensseistä. 6 Projektin johtaminen Projekti on osallistuvien yliopistojen näkökulmasta asiantuntijatyötä, eikä siihen liity suoraan johdettavia resursseja. Projektia koordinoi TKK:lta Markus Melin. Kaikki tehtävät jaetaan erikseen muodostettaville työryhmille, joiden tavoitteiden osalta työryhmän vetäjä vastaa tehtävien suorittamisesta. Jokaisessa yliopistossa on projektivastaava, joka vastaa viime kädessä yliopiston työpanoksen toteutumisesta. Merkittävimmät päätökset projektin osalta tekee ja hyväksyy viime kädessä projektin ohjausryhmä. Projektisuunnitelmaa tarkennetaan projektin aikana ja muutokset, jotka vaikuttavat aikatauluihin, vaativat ohjausryhmän hyväksynnän. Projektivastaava voi tehdä tarvittaessa muutoksia liittyen käytännön projektityöhön ja menetelmiin. 7 Laadunhallinta Laadunvarmistusta varten ei ole erillistä organisaatiota, vaan laatua ylläpidetään mittaamalla laatutekijöitä ja katselmoimalla dokumentteja. Esimerkkinä dokumenttien laadun varmistamisesta on niiden hyväksyttäminen ohjausryhmällä. 7.1 Mittarit ja seuranta Hankkeen tuottavuustavoitteiden seuraaminen on mahdollista, kun yliopistoille hankittavaan järjestelmään sisältyvä työajan kohdentaminen on otettu käyttöön. Laatu on rakennettava toimintaan sisään projektin kautta alusta lähtien. Aiheuttamisperiaatteen mukaista kustannusten kohdentumista voidaan tällöin analysoida kirjanpidosta. Henkilöstön kokemaa toiminnan tehostumista ja hallinnollisten tehtävien muutosta voidaan mitata myös käyttäjäkunnalle tehtävällä kyselyllä. Projektin tavoitteiden täyttymistä voidaan yrittää mitata eri tavoin. Suuri osa projektin tavoitteista liittyy tutkimusprojektien hallinnollisen prosessin parantamiseen ja kehittämiseen, sekä työn helpottamiseen. Nämä tekijät ovat pitkälti laadullisia, joten niitä mitattaessa on tyydyttävä subjektiivisiin mielipiteisiin. Mittarivaihtoehdot ovat:

9 Sivu: 9/14 Tavoite Projektipäällikön työn helpottaminen Byrokratian helpottaminen, hallinnon työn helpottaminen Raportoinnin helpottaminen Käytäntöjen yhtenäistäminen Käyttäjätyytyväisyys Mittarit Hallinnollisen työn ja suunnittelutyön osuus projektista Käyttäjäkysely / analysointi tietojärjestelmistä Projektien aiheuttama työmäärä yliopistojen kirjanpitoyksiköissä ja tutkimuksen tukiyksiköissä Käyttäjäkysely Raportointiin käytetty työaika projektissa Sisäisten raporttien määrä Yhteisten käytäntöjen ja muiden yliopistojen saataville toimitettavan materiaalin hyödyntäminen. Projektiin osallistuvissa yliopistoissa mitattavissa projektin päättyessä, muiden yliopistojen osalta vasta myöhemmin. Käyttäjäkysely yliopistojen kesken Analyysi helpdesk taltioinneista ja mahdollinen käyttäjäkysely Työn ja raportoinnin osuutta sekä määrää kuvaavat mittarit perustuvat prosessissa tapahtuvan muutoksen todentamiseen. Mittarit on laskettava samoin perustein nykytilanteesta sekä 6 kk ja 12 kk järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Käyttäjäkyselyllä selvitetään käyttäjien kokemukset ja henkilökohtaiset näkemykset projektin tavoitteiden täyttymisestä. 8 Dokumenttien hallinta TKK vastaa projektiin liittyvän dokumentaation hallitsemisesta. Kukin yliopisto tuottaa, ylläpitää ja hallitsee omaan prosessiinsa kuuluvat dokumentit. Kaikki projektin dokumentaatio liitetään projektin yhteiseen versionhallintaan (SVN) jossa se on koko projektiorganisaation saatavilla. Työvaiheessa dokumenttien tyypiksi merkitään luonnos. Suunnitelmien ja määrittelydokumenttien kansisivuille merkitään dokumentin versiohistoria, johon kuuluu dokumentin versionumero, numero versionhallinnassa (SVN), päivämäärä, tekijä ja versioon tehdyt muutokset ja lisäykset. Luonnoksiin, esitysmateriaaliin, muistioihin ja muuhun taustamateriaaliin ei merkitä versiohistoriaa. Pääasialliset työkalut dokumenttien tuottamiseen ovat MS Office toimistosovellukset. Valmiit dokumentit, joille ei ole enää välitöntä muokkaustarvetta, käännetään myös Adobe PDF muotoon. Ohjausryhmän ja muun organisaation kohdalla dokumenttien jakelu tapahtuu sähköpostitse tai tarvittaessa myöntämällä lukuoikeus työtilaan (SVN). Sähköpostin liitteinä suositaan PDF muotoisia tiedostoja, jolleivät muokkaustarve tai muut seikat toisin vaadi. Projektin määrittelyvaiheessa luodaan seuraavat dokumentit: Projektisuunnitelma Markus Melin laatii ja projektiryhmä tarkentaa, ohjausryhmä hyväksyy Toimii projektin perustana ja ohjaa toimintaa Muut projektissa tuotettavat dokumentit: Muistiot ja kokouspöytäkirjat Luonnokset Ohjeistukset ja parhaat käytänteet Esittelymateriaali Koulutussuunnitelma Loppuraportti

10 9 Sidosryhmät, raportointi ja viestintä JULKINEN Sivu: 10/14 Projektin pääasiallisina sidosryhminä voidaan pitää muita yliopistoja sekä tietyiltä osin ammattikorkeakouluja, joiden tarpeet ja tavoitteet projektin suhteen vaihtelevat. Sidosryhmien laajuus ja heterogeenisuus tekevät viestinnästä haasteellista. Projektilla on julkiset www sivut osana TKK:n sivustoa osoitteessa Sivusto esittelee projektin yleisesti ja sisältää myös ajankohtaista tietoa projektin kulusta. Tavoitteena on viikoittainen päivitystahti, edellyttäen että projektissa on uutta kerrottavaa. 9.1 Projektin raportointi TKK seuraa koordinaattorin ominaisuudessa projektin resurssien työskentelyä. Projektipäällikkö ja projektivastaavat (yksi henkilö kustakin kolmesta yliopistosta) raportoivat projektin kulusta projektin ohjausryhmälle (Opetusministeriön asettama ohjausryhmä). Muodollisen raportoinnin sijaan keskitytään jatkuvaan viestintään ja tehokkaaseen henkilökohtaiseen kommunikointiin, niin että edellä mainituilla tahoilla on realistinen käsitys projektin tilanteesta ja oleellisilla sidosryhmillä on mahdollisuus saada tarvittava informaatio. 9.2 Sisäinen viestintä Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä yhteydessä projektiorganisaation ja sidosryhmien sisällä tapahtuvaa viestintää. Pääasialliset viestintävälineet ovat sähköposti, puhelin ja palaverit. Tärkeimmät tahot ovat osallistuvat yliopistot. Projektin seminaarit pidetään 6 kk välein ja niihin osallistuvat kaikki projektin kanssa tekemisissä olevat tahot. Näissä seminaareissa on tarkoitus saada kartoitettua sisäinen tilanne, menneiden tehtävien valmiusaste ja tarvittavat toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi käydään läpi seuraavan puolivuotiskauden tavoitteet ja tehtävät ja organisoidaan osatehtävät. Ohjausryhmälle tiedotetaan projektin edistymisestä säännöllisesti sähköpostilla. Ensisijaisesti kerrotaan projektissa tapahtuneista selvistä edistysaskeleista, mutta myös riskit tuodaan tiettäväksi riskinhallintapolitiikan (ks. kohta Riskit, sivu 5) mukaisesti. Ohjausryhmän kokouksia pidetään projektin vaiheiden päättyessä ja muulloin tilanteen niin vaatiessa. Kokoukset pidetään vähintään vuoden välein. Projektin sisäisesti tullaan lähettämään sähköpostikirje joka toinen kuukausi. Kirjeeseen kootaan kaikkien työryhmien eteneminen ja seuraavat haasteet. Tiedon toimittamisesta vastaa kunkin työryhmän vastuullinen henkilö ja kirjeen lähettämisestä kootusti TKK. Sidosryhmien kanssa kommunikoidaan tarpeen mukaan heidän etunsa huomioon ottaen. Heiltä saadaan projektiin tärkeimmät toiveet ja vaatimukset, joita noudattamalla voidaan parhaiten saavuttaa projektille asetetut tavoitteet. Kommunikointi tapahtuu ottamalla suoraan yhteyttä kulloinkin tarvittaviin henkilöihin. 9.3 Ulkoinen viestintä Ulkoinen viestintä käsittää projektin ulkopuolisten tahojen, kuten muiden yliopistojen tai Opetusministeriön, kanssa tapahtuvan viestinnän. Tietosisältönsä puolesta projektin julkiset www sivut on katsottava ulkopuoliseksi viestinnäksi ja ne onkin suunniteltava palvelemaan mahdollisimman montaa osapuolta. 10 Projektin päättäminen Projekti päättyy vuoden 2008 lopussa kun projektin onnistuminen ja tulokset ovat arvioitavissa. Ohessa syntyvien tietojärjestelmän jatkokehitys, ylläpito ja käyttäjien koulutus eivät kuulu projektiin. Projekti voidaan erittäin painavista syistä päättää myös käytännössä milloin tahansa projektin aikana. Projektin ohjausryhmä hyväksyy projektin ja tekee päätöksen projektin keskeyttämisestä tai päättämisestä Hyväksymis ja lopetuskriteerit Projektin hyväksymisen kriteereinä on, että toteutettavan yhtenäistämisen kaikki tunnistetut osa alueet on käyty läpi ja yhtenäistämisen toimenpiteet, siltä osin, kun se todetaan mahdolliseksi, on toteutettu. Projektin tavoitteet tulee olla täytetty tyydyttävällä tasolla. Projekti on onnistunut, mikäli tavoitteet ovat täyttyneet hyvin tai kiitettävästi. Projektin päättämiskriteereinä ovat projektin ja siitä tehdyn loppuraportin hyväksyminen. Projekti voidaan ohjausryhmän harkinnan mukaan päättää painavista syistä ilman että sitä hyväksytään. Esimerkkinä näistä ovat hallinnolliset tai taloudelliset perusteet.

11 Sivu: 11/ Päättämistoimenpiteet Projektista laaditaan loppuraportti, jossa kuvataan projektin eteneminen, noudatettu prosessi ja analysoidaan projektin tulokset. Tavoitteiden täyttymistä arvioidaan seuraamalla valittujen laatumittarien toteutumista. Projektimateriaali arkistoidaan ja projektista saadut kokemukset tiivistetään ja talletetaan myöhempää hyödyntämistä varten. Loppuraportin hyväksyy projektin ohjausryhmä.

12 Sivu: 12/14 Liite A: Budjetti Rahoituspäätös: Projektimuotoisen tutkimustoiminnan hallinnoinnin kehittäminen TKK:n tulossopimus Jakautuminen yliopistoittain: TAY Laskutetaan vuosittain TKK:lta TTY Laskutetaan vuosittain TKK:lta TKK tulossopimus

13 LIITE B: TOP 10 Riskit IV KÄYTTÖ RAJATTU Liite Sivu: 13/14 Riskien luokittelu: Todennäköisyys (to) Skaala Kuvaus 5 Äärimmäisen suuri todennäköisyys 4 Todennäköinen esiintyminen 3 Mahdollinen esiintyminen 2 Epätodennäköinen esiintyminen 1 Erittäin epätodennäköinen esiintyminen Vakavuus (vak) Skaala Kuvaus 5 Kriittinen vaikutus, uhkaa koko projektia 4 Suuri vaikutus projektin kustannuksiin,aikatauluun tai tuotoksiin. 3 Keskinkertainen vaikutus projektin kustannuksiin aikatauluun tai tuotoksiin. 2 Kohtalainen vaikutus; vähän lisätyötä tarvitaan tilanteen normalisoimiseksi 1 Marginaalinen vaikutus; seuraukset vähäisiä Kontrollitaso (ko) Skaala Kuvaus 3 Ei kontrollia 2 Jaettu kontrolli 1 Totaalinen kontrolli

14 TOP 10 Riskit RAKE Tilanne (tarkistetaan kuuden kuukauden välein) sijoitus edellinen riski vaikutukset ehkäiseminen korjaavat toimenpiteet Toivottua yhtenäisyyttä ei saavuteta, yliopistot joutuvat edelleen selvittämään Aktivoidaan tarpelliset toimijat, pidetään aktiivisesti yhteyttä, yliopistojen erilaisten 1 Projekti ei tuota toivottuja tuloksia toimintansa itsenäisesti toimintatapojen huomiointi alusta lähtien. 2 Hanke havaitaan alibudjetoiduksi 3 Yliopistojen rakenteelliset ja tieteelliset eroavaisuudet estävät yhtenäistämisen Projektia ei voida tehdä suunnitellussa laajuudessa Toivottua yhtenäisyyttä ei saavuteta, yliopistot joutuvat edelleen selvittämään toimintansa itsenäisesti aikataulussa ei pysytä, kiire aiheuttaa laatuongelmia Tarpeeksi tarkka projektisuunnittelu Tehdään alusta alkaen tarkka ero toimintatavan ja rakenteen välille. Koetetaan etsiä kaikkia hyödyttäviä ratkaisuita. Seurataan edistymistä tarkasti, selvitetään myöhästymiset heti kun niitä havaitaan. Projektisuunnitelman tarkentaminen projektin edetessä, joidenkin osien lyhentäminen/vähentäminen Pidetään eri yliopistojen sidosryhmät tarkasti informoituna projektin etenemisestä ja pyydetään kommentteja, jotta mahdolliset ongelmat havaittaisiin riittävän aikaisessa vaiheessa. Projektisuunnitelman tarkentaminen projektin edetessä 4 Aikataulu on epärealistinen Tarpeeksi tarkka projektisuunnittelu 5 Henkilöstömuutokset aikataulussa ei pysytä Oikea resursointi Riittävä dokumentaatio aikataulussa ei pysytä, jokin osa jää tekemättä, kiire aiheuttaa Projektin sisäinen kommunikointi ja riittävä 6 Epäselvä vastuunjako laatuongelmia ohjeistus Riittävä dokumentaatio 7 "Kaupallinen" riski Tehdyt ratkaisut eivät myy. Käyttäjät eivät koe palvelu ja omikseen, ratkaisut eivät ota kentällä tuulta alleen Käyttäjien kuuleminen jo määrittelyn yhteydessä, pilotointi, riittävän hyvä ohjeistus Viestinnän ja tiedotusmateriaalien ja muu materiaali tehostaminen 8 Ajankäyttöriski Projektihenkilöillä ei ole aikaa projektille. Viivästyminen, tulosten heikentyminen Oikea resursointi Resurssien lisääminen tai työmäärän tarkentaminen projektisuunnitelmassa 9 Järjestelmien erilaisuuden aiheuttamat ongelmat projektille Projekti viivästyy, ei voida sopia yhteisistä toimintamalleista tai ohjeista Riittävä projektin sisäinen kommunikaatio järjestelmien ominaisuuksista ja halutuista toiminnoista Mietitään yhdessä oikeat toimintatavat ja edellytykset yhtenäisyyden saavuttamiselle