ONNISTU OHJAUSRYHMÄN KANSSA!

Transkriptio

1 ONNISTU OHJAUSRYHMÄN KANSSA! VTT, Timo Aro

2 SISÄLTÖ: I Ohjausryhmän viralliset tehtävät ja ohjausryhmänarinan ABC III Ohjausryhmän aktivoiminen

3 I Ohjausryhmän tehtävät, roolit ja sudenkuopat

4 Minkä arvosanan annatte asteikolla 1-10 a) ohjausryhmänne aktiivisuudelle ja vuorovaikutukselle b) oman projektihenkilöstönne aktiivisuudelle ja vuorovaikutukselle

5 Jos teillä olisi projektinne ensimmäinen ohjausryhmä viikon kuluttua, mitä tekisitte toisin kuin tähän saakka?

6 7 314 EAKR-projektia ja ESR-projektia helmikuussa 2012

7 15320 Jos jokaisessa ohjausryhmässä on keskimäärin 8 jäsentä eri organisaatioista

8 Ohjausryhmän viralliset tehtävät Ensimmäisessä kokouksessa tulee sopia työskentelytavoista ja aikataulusta Kokoontumiset vähintään 2-3 kertaa vuodessa ohjaus- ja seurantavelvoitteen toteuttamiseksi Kokouskutsu ja aineisto on lähetettävä hyvissä ajoin Käsitellään hankkeen toteuttamiseen liittyviä asioita (hanke- ja rahoitussuunnitelman toteutuminen suhteessa tavoitteisiin, toiminnan itsearviointi ja kokonaisarviointi, hankesuunnitelman muuttaminen, seurantatiedot, palautteet, tiedottaminen, väli- ja loppuraportit) Hyvien käytäntöjen levittäminen ja juurruttaminen osaksi normaalia toimintaa Lähde: Hallintoviranomaisen ohje 2/2010

9 Ohjausryhmänarinan tunnistaminen 1 (4) 1. Konkretian paradoksi - Ohjausryhmien jäsenet edellyttävät projektilta konkretiaa ja konkreettisia toimenpiteitä, mutta kukaan ei esitä täsmällisesti mitä konkreettisesti odotetaan - Konkreettisuus on kaikkien yhteinen intressi, mutta se voi toteutua vain suhteessa projektisuunnitelman tavoitteisiin ja puitteisiin 2. Resurssointi - Päivitellään projektin isoja resursseja ja projektihenkilöstön määrää suhteessa ns. normaalitoimintaan. - Projekteilla on runsaasti resursseja yhtä aloittajaa, osallistujaa, yritystä jne. kohden eli on kyettävä osoittamaan lisäarvo ja perustelemaan se uudelleen ja uudelleen kerta toisensa jälkeen

10 Ohjausryhmänarinan tunnistaminen 2 (4) 3. Osaoptimointi - Oman kunnan / seutukunnan /alueen / TE-toimiston jne. resurssien tai toiminnan volyymien varmistaminen ja vahtiminen projektikokonaisuuden sijaan. Jos kunta A on laittanut projektiin omarahoitusosuutta xx euroa ja kunta B xx euroa, niin asiakkaiden halutaan tulevan samassa suhteessa riippumatta projektisuunnitelman määrittelemästä asiakastarpeesta tai projektin isoista tavoitteista - Tyydytään projektin tuotoksiin ja tuloksiin, jos omalta alueelta on xx osallistujaa tai xx yritystä riippumatta lisäarvosta, sisällöistä tai vaikuttavuudesta 4. Jatkuva huoli päällekkäisyyksistä - Projektin toiminnan ja tavoitteiden päällekkäisyys a) pysyvien organisaatioiden kanssa ja b) muiden projektien kanssa

11 Ohjausryhmänarinan tunnistaminen 3 (4) 5. Aktiivisuus - Projektit koetaan suhteessa toimintaympäristöön joko liian aktiivisina tai liian passiivisina 6. Roskapankki arvo- ja asennemallit - - Projektin oletetaan lähtökohtaisesti paikkaavan normaalitoiminnasta puuttuvia resursseja tai palvelutuotannon aukkoja - - Projektille ulkoistetaan vastuu kaikista niistä asiakkaista, joille ei ole löydetty aikaisemmin ratkaisua poikkihallinnollisen viranomaisyhteistyön tai moniammatillisen yhteistyön kautta - -Projektin odotetaan muuttavan omistajien (kuntien ja muiden toimijoiden) yhteistyöprosesseja moniammatillisiksi, saumattomiksi ja asiakaslähtöisiksi samalla kun projekti itse tekee vaativaa asiakas- ja tuotekehitystyötä

12 Ohjausryhmänarinan tunnistaminen 4 (4) 7. Omistajuus- ja kehittämisvastuu - Projektin ja taustaorganisaatioiden roolit epäselviä - Ohjausryhmien passiivisuus ja vähäinen kunnianhimon aste: tyydytään liian vähään - Kahvikuppiohjaus eli kuullaan projektin tilannekatsaus, mutta ei kysellä tai kyseenalaisteta rakentavalla tavalla tavoitteiden saavuttamista tai tuotosten käyttöönottamisen toteuttamiskelpoisuutta 8. Byrokratianarina - Onko pakko kilpailuttaa?, Miksi ei voi suosia oman alueen yrityksiä?, Miksi on tehtävä niin tai näin EU-projekteissa?, Miksi pitää kerätä erikseen näitä erikseen raportoivia kustannuksia? Jne.

13 Pariporina 1. Mitä projekti (projektihenkilöstö) odottaa ohjausryhmältään? 2. Mitä ohjausryhmä odottaa projektilta ja projektihenkilöstöltä?

14 Mitä projekti(henkilöstö) odottaa omalta ohjausryhmältään? - Aitoa kiinnostusta - Rakentavaa vuoropuhelua - Tukea - Omistajuuutta - Johtajuutta

15 Mitä ohjausryhmä odottaa projektilta ja projektihenkilöstöltä? 1) Tuotoksia ja tuloksia 2) Konkretiaa 3) Lisäarvoa ns. normaalitoimintaan 4) Näkyvyyttä 5) Uutta osaamista, asiantuntijuutta, verkostoja, yhteyksiä jne. 6) Vahvaa kehittämisorientaatiota

16 II Ohjausryhmän aktivoiminen

17 Miten ohjausryhmään saadaan enemmän tehoa? Valmisteluun panostaminen Roolitus Aktivoiminen, aidon kiinnostuksen herättäminen Vastuuttaminen Sitouttaminen ja sitoutuminen: yhteiset tavoitteet Tukeminen Kriittisyys

18 Millainen on tehokas ohjausryhmän kokous? - Kesto max. 90 minuuttia 1) Lämmittely, epämuodollinen kahvikeskustelu 5-10 min 2) Avaus: esityslistan tavoitteet, päivän agendan terävöittäminen, kiinnostuksen herättäminen & sitouttaminen 10 min 3) Ohjausryhmän asialistan läpikäynti 60 minuuttia 4) (L)opetus: ohryn tavoitteiden, sovittujen asioiden, kokouksen tuotoksen läpikäynti, motivointi jatkon osalta minuuttia

19 Mennään sieltä yli missä aita on matalin -versio Kokouksen avaus Laillisuus ja päätösvaltaisuus Hyvä ja huono esityslista? Edellisen kokouksen pöytäkirja Projektin tilannekatsaus Muut asiat Kokouksen päättäminen Kunnianhimoisempi versio Kokouksen avaus Esityslistan hyväksyminen Tutustuminen nuorten työpajaan ja sen toimintaan (ohry vierailee aina eri paikassa) Ehdotukset hankesuunnitelman muuttamiseksi Seurantatiedot Hankkeen tilannekatsaus ja ajankohtaiset kuulumiset Hankkeen itsearviointi Pajayhteistyö Ohjausryhmän seuraava kokous Muut asiat

20 Työkaluja ohjausryhmän aktivoimiseksi A) Projektin oma tavoitteellinen valmistelu ja toiminta ohjausryhmätyöskentelyn aktivoimiseksi 4D periaatteet 3x3x3 malli Kohinasäädin B) Verkostoanalyysit jne. C) Itsearviointi: kevyet ja raskaat menetelmät

21 Projektin oma valmistelu: 4D -periaate 1.Havainnot: Mitä hyvää omassa ohjausryhmässä on? 2. Tavoite Millainen olisi ihanneohjausryhmä, tavoitetila? 3. Suunnitelma Priorisointi 4. Toiminta Miten arvioidaan?

22 Projektin oma valmistelu: 3x3x3 malli ohjausryhmän tärkeimmistä tehtävistä 1. Mitkä ovat ohjausryhmän kolme tärkeintä tehtävää projektin näkökulmasta? 2. Mitkä konkreettista projektin pitää tehdä, jotta em. kolme tehtävää voisivat toteutua? 3. Mitkä mittarit voidaan asettaa kolmelle toimenpiteelle onnistumisen arvioimiseksi?

23 3x3x3 malli yhden tavoitteen osalta Ohjausryhmän tärkeimmät tehtävät Konkreettiset toimenpiteet A3 Mittarit A3 A A2 A2 A1 A1

24 Projektin oma valmistelu Kohinasäädin eli puhutaanko ohjausryhmässä oikeista asioista? Puhutaan paljon Puhutaan vähän, mutta olisi tärkeää puhua enemmän Ei puhuta, ei saa puhua

25 Esimerkki verkostoanalyysistä: Mitkä ovat projektin avainkohderyhmät tai avainsidosryhmät jne.? Ei toimenpiteitä Ei toimenpiteitä??? Saatava lähemmäksi?????? Pidettävä lähellä Pitää lähellä Projekti??? Saatava lähemmäksi??? Ei toimenpiteitä??? Ei toimenpiteitä

26 Itsearviointi

27 Satakunnan ELY-keskuksen ylimääräinen ohjeistus ESR-projekteille ohjausryhmien aktivoimiseksi 1. Ohjausryhmän jäsenten on osallistuttava aktiivisesti hankkeen toiminnan säännölliseen, kriittiseen ja systemaattiseen itsearviointiin 2. Itsearviointi sisällytetään jokaisen ohjausryhmän asialistalle yhdeksi asiakohdaksi 3. Ohjausryhmän jäsenten esittämät näkemykset dokumentoidaan pöytäkirjaan tai erilliseen muistioon ja niitä hyödynnetään toiminnan jatkuvassa kehittämisessä

28 Mitä on itsearviointi ohjausryhmässä? Hankehenkilöstö, hallinnoijan taustaorganisaatio, ohjausryhmä jne. arvioivat itse subjektiivisesti omaa toimintaansa ja sen toteutumista Itsearvioinnissa korostuvat paikallinen tietämys ja oppiminen Tarkoituksena on lisätä ymmärrystä projektin tavoitteista, ominaispiirteistä ja painopisteistä Tulosten on oltava helposti ja nopeasti hankkeen hyödynnettävissä Ohjaavana periaatteena oppimis- ja kehittämismotiivi

29 Miten toteuttaa itsearviointi ohjausryhmässä? Hanke määrittää avainkysymykset sekä tilanne- ja tarvekohtaisesti käytettävät menetelmät Itsearviointi voi tapahtua siten, että puheenjohtaja tai projektipäällikkö esittää valitut avainkysymykset ja jäsenten vastaukset kirjataan ylös. Kysymykset ja vastaukset voidaan esittää myös kirjallisesti etu- tai jälkikäteen Vastaamiseen kannattaa varata vähintään minuuttia kokouksen ajasta

30 Itsearvioinnin kevyet menetelmät ohjausryhmätyöskentelyn tehostamiseksi Kevyet menetelmät: SWOT -analyysit, muutoskorimallit, Sinisen Valtameren logiikka, Dialogimenetelmät, aivoriihet Palvelevat ensisijaisesti projektin sisäistä kehittämistyötä tiettyyn pisteeseen tai kehitysvaiheeseen saakka Tuottavat nopeaa, ajantasaista ja korjaavaa tietoa projektin etenemisestä toimeenpanon tueksi Auttavat päivittäisten päätösten teossa Pitävät projektihenkilötön ja ohjausryhmän jäsenet jatkuvasti kosketuksissa hankkeen eri osien ja toteuttajien kanssa Eivät edellytä raskaita palaute-, seuranta- ja dokumentointijärjestelmien luomista

31 Muutoskori Näihin voimme itse vaikuttaa Näihin emme voi itse vaikuttaa

32 Sinisen valtameren logiikka Mitä voidaan vähentää? - Mitä pitää vahvistaa? - Mistä voidaan luopua? - Mitä uutta pitää luoda? - Lähde: Blue Ocean Strategy 2005)

33 Mitä pitää vähentää, vahvistaa, luopua tai luoda? Selite: Vähentäminen voi liittyä: - Arvoihin tai periaatteisiin - Konkreettisiin tavoitteisiin - Toimintatapoihin - Organisaation rakenteeseen Mitä toiminta voidaan vähentää? Mitä olemassa olevaa pitää vahvistaa? Selite: Vahvistaminen voi liittyä: - Arvoihin tai periaatteisiin - Konkreettisiin tavoitteisiin - Toimintatapoihin - Organisaation rakenteeseen Selite: Luopuminen voi liittyä: - Arvoihin tai periaatteisiin - Konkreettisiin tavoitteisiin - Toimintatapoihin - Organisaation rakenteeseen Mistä voidaan luopua kokonaan? Lähde: Kim ja Mauborgne; Sinisen valtameren logiikka Mitä uutta pitää luoda? Selite: Uuden luominen voi liittyä: - Arvoihin tai periaatteisiin - Konkreettisiin tavoitteisiin - Toimintatapoihin - Organisaation rakenteeseen OBS! Potentiaalisten uusien asiakasryhmien tarpeet ja preferenssit

34 Itsearvioinnin raskaat menetelmät ohjausryhmätyöskentelyn tehostamiseksi Raskaat menetelmät: Käyttö edellyttää huolellista ennakkosuunnittelua ja menetelmän kaikkien käyttövaiheiden huolellista dokumentaatiota Perustuvat järjestelmällisyyteen ja toistettavuuteen Esimerkkejä: Looginen viitekehys (LogFrame), CAF, EFQM, BSC, ja erilaiset tulevaisuusorientoituneet skenaariotekniikat (mm. Delfoi, heikot signaalit, PESTE -analyysit, Villit kortit jne.)

35 Hyviä esimerkkejä itsearviointikysymyksistä ohjausryhmän jäsenille Eteneekö hanke asetettujen tavoitteiden mukaisesti? Jos hanke alkaisi nyt, mitä toivoisitte tehtävän toisella tavalla ja miksi? Ovatko tavoitteet edelleen tarkoituksenmukaiset? Missä asioissa on ollut ongelmia? Mikä on ollut hankkeen tärkein anti tähän mennessä? Onko hankkeen toimintaympäristössä tapahtunut muutoksia? Jos on, miten niihin pitäisi reagoida? Miten toimintaa tulisi muuttaa, jotta tavoitteet saavutettaisiin? Hankkeen onnistuneisuuden, vaikuttavuuden, laadun ja näkyvyyden arvioiminen Kehittämissuositukset jatkototeuttamisen osalta Miten ohjausryhmän jäsen voi tukea hankkeen tavoitteiden ja toiminnan toteutumista Jne ja jne.

36 Case 1: Vastuullisen liiketoiminnan kehitysohjelma - Hankkeen eteneminen yleisesti (asteikko 1-5) - Tehdyt toimenpiteet tukevat vastuullisen liiketoiminnan kehittymistä (asteikko1-5) - Parasta (avovastaus) - Ongelmakohtia (avovastaus) - Kehittämisehdotuksia (avovastaus)

37 Case 2: Opinpolut - Hanke etenee asetettujen tavoitteiden mukaisesti (asteikko 1-4) - Mikä on ollut hankkeen tärkein anti tähän mennessä (avovastaus) - Hanke on onnistunut toiminnassaan (asteikko 1-4) - Onko hankkeen toimintaympäristössä tapahtunut merkittäviä muutoksia? Mitä? (avovastaus) - Jos hanke alkaisi nyt, mitä toivoisitte tehtävän toisella tavalla (avovastaus) - Miksi? (avovastaus) - Millaisia kehittämissuosituksia haluatte antaa jatkototeuttamisen osalta?

38 Tämä on kuin armeijan johtamista: kenraali sanoo everstille joka sanoo kapteenille joka sanoo luutnantille joka sanoo alikersantille joka sanoo korpraalille joka sanoo sotamiehelle, että sulake pitää vaihtaa - Kirjailija Ian McEwan

39 Lisätietoja: http: Puh Kuvat: www. istockphoto.com