Loppuraportti, versio 1.0, JULKINEN. PR_Keski-Savon (Varkaus, Leppävirta, Joroinen ja Heinävesi) kuntarakenne ICT selvitysprojekti

Transkriptio

1 Loppuraportti, versio 1.0, JULKINEN PR_Keski-Savon (Varkaus, Leppävirta, Joroinen ja Heinävesi) kuntarakenne ICT selvitysprojekti

2 Loppuraportti 2(46) Julkaisuhistoria Versio Päivä Laatija(t) Hyväksyjä Voimassaoloaika ICT-muutostuki ohry alkaen -> Muutoshistoria Versio Päivä Muokkaaja Kuvaus Väliraportin runko käsitelty työpaja 1:ssä Päivitetty kuntien ICT-ympäristön yleiskuvaus: toimintaympäristön tunnusluvut , ja ja ja ja Työpaja2:ssa kunnat täsmentäneet keräämiään tietoja. Päivitetty kuntien tietojen keruun pohjalta. Kuntien korjaukset JHS179 taulukoihin. Lisätty verkkokaavio Analysointivaiheen tietoliikenne tietojen päivitys ja Analysointivaiheen tietojen päivitys. Lisätty johtopäätökset kappale raportin loppuun ja ICT työryhmän muutokset ICT työryhmän täsmennykset kehittämisehdotuksiin ja Kunnilta tulleita muutoksia. Korvattu kappale johtopäätökset yhteenveto kappaleella ja ICT-muutostuki ohry:n hyväksyntä Kuntarakenneselvitys ohry:n hyväksyntä /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

3 Loppuraportti 3(46) Sisällys 1 Projektin yleiskuvaus... 5 Projektin kohde ja taustaa... 5 Projektin tavoitteet ja lopputuotokset... 6 Projektin rajaus... 7 Projektin omistaja ja projektin organisaatio Projektin eteneminen... 9 Projektin aikataulu ja vaiheet... 9 Projektin toteutusvaiheet, työpajat ja tarkistuspisteet Projektin dokumentit Projektin työmäärä ja kustannukset Kuntien ICT -ympäristöjen nykytilan yleiskuvaus Kuntien tietohallinnon edustajien luonnehdinnat kuntien ICT-ympäristöistä ja kuntien talousarvioihin kirjatuttuja kehittämistoimenpiteitä: Heinävesi Joroinen Leppävirta Varkaus Selvitysalueen kuntien ICT-toiminnan volyymit Keski-Savon kuntien ICT-ympäristön nykytila Keski-Savon kuntien yhteiset sidosryhmät Kuntakohtaiset sidosryhmätaulukot Tietohallinto yleisesti, määritelmä ja käsitteet Keski-Savon kuntien tietohallinnot Heinäveden kunnan tietohallinto Heinäveden kunnan tietohallinnon hallintamalli Joroisten kunnan tietohallinto Joroisen kunnan tietohallinnon hallintamalli Leppävirran kunnan tietohallinto Leppävirran kunnan tietohallinnon hallintamalli Varkauden kaupungin tietohallinto Varkauden kaupungin tietohallinnon hallintamalli Keski-Savon kuntien ICT-palveluiden järjestämismallit Keski-Savon kuntien tietojärjestelmäsalkku ja ICT-toimintaan liittyvien ostojen kustannukset ja selvitysalueen kuntien tietojärjestelmäsalkun prosenttiosuudet suurimpien toimittajien kannalta Keski-Savon selvitysalueen kuntien yhteistyö /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

4 Loppuraportti 4(46) 16 Keski-Savon selvitysalueen kuntien sairaanhoitopiirien alueet Keski-Savon selvityskuntien laitekanta Keski-Savon selvityskuntien tietoliikenne ja konesalipalvelut Joroinen Heinävesi Varkaus Leppävirta ICT-kehitystarpeet Kuntien nykytilanteesta esille nousseet ICT-kehitystarpeet Kehittämisestä yleisesti ICT-strategia ja hallinto Esitykset kehitystoimenpiteiksi Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Muiden kehittämisryhmien vaikutukset selvitysalueen kuntien ICT-toimintoihin Sote-ICT Tietoliikenne Palvelimet ja konesalipalvelut ICT-toimintojen yhteistyön tiivistäminen ICT- yhteistyön kehittäminen tiettyjen osa-alueiden osalta ICT-toimintojen yhdistäminen Yhteenveto ICT-muutostuen ohjausryhmän linjaukset Projektissa hyödynnetyt menetelmät ja välineet Liitteet /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

5 Loppuraportti 5(46) 1 Projektin yleiskuvaus Projektin kohde ja taustaa Projektin lähtökohtana on Varkauden seudun kuntien yhdistymisselvityksen toteutukseen liittyvä nykyisten ICT-ympäristöjen kartoitus ja analysointi kuntien palvelutoiminnan kehittämisen ja tulevan päätöksenteon pohjaksi ja projektin kohteena on Keski-Savon kuntien (Varkaus, Joroinen, Heinävesi ja Leppävirta) ICT-ympäristöjen nykytilan kartoitus meneillään olevan kuntarakenneselvitykseen liittyen. Valtiovarainministeriön tekemän päätöksen mukaisesti oli tällä perusteella Joroisten ja Leppävirran kuntien sekä Varkauden kaupungin selvitettävä kuntien yhdistymistä yhdessä. Sittemmin Heinäveden kunta oli ilmoittanut valtiovarainministeriölle, että myös se osallistuu selvitykseen. Varkauden, Leppävirran, Joroisten ja Heinäveden edustajat kokoontuivat kuntarakenneselvittäjä Reijo Vuorennon johdolla Varkaudessa ja käynnistivät kuntien kesken vapaehtoisen kuntarakenneselvityksen. Seitsemän kuntien keskinäistä alatyöryhmää selvittävät oman alansa kokonaisuudet. Tämä projekti on yksi seitsemästä alatyöryhmästä (Talous, elinvoima- ja elinkeinopolitiikka, kilpailukyky, Maankäyttö, asuminen, liikenne, tekniset palvelut, Sosiaali- ja terveyspalvelut, Sivistystoimi (koulutus ja kulttuuri, liikunta), Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut, Demokratiaryhmä, ICT-palvelut) ja projektin kohteena on Keski-Savon kuntien ICT-palvelujen kuvaaminen. ICT -selvitystä varten päätettiin touko-kesäkuun kokouksessa hakea Valtionvarainministeriöltä rahoitusta. Rahoitusta haettiin ennen juhannusta 2014 ja päätös selvitysvaiheen ICT -tuesta saatiin Valtionvarainministeriöltä 3.7. Istekiltä saatiin tarjous asiantuntijatyöstä. ICT-työryhmän ohjausryhmä hyväksyi Istekin tekemän tarjouksen ensimmäisessä kokouksessaan. Projektille saatiin siten sekä Valtionvarainministeriön päätös hankerahoituksesta, että ohjausryhmän tasolla päätös ja hyväksyntä projektille toteutettavasta asiantuntijatyöstä. Projekti toteutettiin yhteistyössä selvitykseen kuuluvien Keski-Savon kuntien (Varkaus, Joroinen, Heinävesi ja Leppävirta) sekä valtiovarainministeriön JulkICT -toiminnon kanssa. Selvitysalueen erityispiirteenä on kuntien kuuluminen kahteen eri maakuntaan (Pohjois- Savo ja Etelä-Savo) sekä kolmeen eri sairaanhoitopiiriin (PSSHP, ESSHP, PKSSK). Joroinen kuuluu Pieksämäen seutukuntaan, Leppävirta Varkauden seutukunta ja Heinävesi Savonlinnan seutukuntaa. /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

6 Loppuraportti 6(46) Kuva 1 Selvitysalueen kuntien sijoittuminen Projektin tavoitteet ja lopputuotokset Projektin tavoitteena on tuottaa Varkauden seudun kunnille palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten tilannekuva kuntien nykyisistä ICT-ympäristöistä ja analysoida ympäristöihin liittyvät kehittämiskohteet. Kartoitus kattaa kuntien ns. konsernirakenteen siltä osin, kuin konsernin osien ICTympäristöt liittyvät ydintoiminnan toteutukseen. Projekti toteutetaan yhteistyössä työhön osallistuvien Varkauden seudun kuntien kanssa. /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

7 Loppuraportti 7(46) Projektin keskeisimmät tavoitteet ovat: Kartoittaa ja kuvata Varkauden seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytila ja ohjausrakenteet Analysoida ICT-ympäristöjen nykytila tulevien kehittämiskohteiden tunnistamiseksi. Yksilöidä ja kuvata analyysin pohjalta tulevaisuuden kehittämiskohteet Suunnitella kuntien palvelutoimintaa tukeva ICT-ympäristön tavoitetila (tämän tavoitteen toteuttamisesta päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin jälkeen). Projektissa suunnitellaan myös kuntien yhteisten uusien toimintamallien toteutusta nykyaikaisen ja yhtenäisen ICT:n sekä uusien sähköisten lähipalveluiden avulla Projektin tuloksia ovat: Varkauden seudun kuntien ICT-ympäristön nykytilan kuvaus: o sovellukset o päätietovirrat o laitteet o tietoliikenne- ja verkkoratkaisut o sopimukset o järjestämismallit (muun muassa johtamismallit, palvelumallit, rakenteet, alueen kuntien nykyinen yhteistyö) o kustannukset o henkilöstömäärä o merkittävimmät kumppanit Väliraportti nykytilasta ( ), loppuraportti ( ) Analyysi nykytilan kehittämiskohteista Suunnitelma tavoitetilasta. Tavoitetilan kuvaavan suunnitelman toteutuksesta, aikataulusta ja resursoinnista päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin valmistuttua. Projektin rajaus Kartoitus kattaa kuntien konsernirakenteen siltä osin kun konsernin osien ICT-ympäristöt liittyvät ydintoiminnan toteutukseen. Kartoituksen laajuus ja kohteet tarkennetaan kunnittain työn käynnistämisen yhteydessä. Rajausta tarkennetaan tarvittaessa vielä projektin aikana. Kuntien em. konsernirakenteen osalta projektityön ulkopuolelle on rajattu alueellinen yhteistyö niiltä osin kuin sen ICT-ympäristön toteuttaminen ei ole ko. kuntien vastuulla. Projektissa rajoituttiin keräämään kunnista kaikki kunnan budjettitalouden piirissä olevat vuotuiset ICT-kustannukset koskien tarkasteluvuotta Kustannusten keräämisen ohessa selvitettiin keskeiset tietojärjestelmät sekä kunnissa käytössä olevat laitekannat ja nykyinen tietoverkkojen tilanne. Projektin omistaja ja projektin organisaatio Projektin toteutuksen läpiviennistä vastaa Varkauden seudun kuntien kunnanjohtajista ja asiantuntijoista koostuva ohjausryhmä. Ryhmän puheenjohtajana toimii Varkauden kaupungin kaupunginjohtaja Hannu Tsupari. /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

8 Loppuraportti 8(46) Projektin organisaatio koostuu ohjausryhmästä ja ICT-työryhmästä. Kunnilla on käynnissä myös sektorikohtaisia kuntarakenneselvitystyöryhmiä, joissa käsitellään myös ICTympäristöä ja sen kehittämistä kohti yhteisiä palveluita. Näiden työryhmien toiminta oli käynnistynyt aiemmin ja osa sektorikohtaisista työryhmistä oli saanut työnsä jo päätökseen ennen kuin ICT-työryhmän toiminta käynnistyi. ICT- työryhmällä ei näin ole ollut mahdollisuutta osallistua muiden sektorikohtaisten työryhmien toimintaan. Jäljellä olevien työryhmien ohjausryhmiin osallistuminen tapahtuu raporttien esittelyn kautta. Työryhmän jäsenet VM:n, Varkauden, Leppävirran, Joroisten, Heinäveden ja Istekin osalta on päätetty pidetyssä ohjausryhmän kokouksessa (ICT Ohryn kokous 1 muistio). Työryhmää on täydennetty toimialojen edustajilla ja tehty työtilanteista johtuvia henkilövaihdoksia. Syksyllä 4.9. pidetyssä kokouksessa päätettiin Varkauden kaupungin tietohallintojohtajan Jarmo Heinosen toimivan työryhmän puheenjohtajana ja :n projektipäällikkö Anita Johanssonin toimivan työryhmän sihteerinä. Kuva 2 Keski-Savon kuntarakenneselvitystyöryhmän organisaatio ICT-muutostuen ohjausryhmä: kaupunginjohtaja Hannu Tsupari, kunnanjohtaja Tenho Hotarinen, kunnanjohtaja Riitta A.Tilus, kunnanjohtaja Matti Raatikainen VM:n edustajaohjelmapäällikkö Ossi Korhonen :n asiakasjohtaja Matti Hakomäki Varkauden tietohallintojohtaja Jarmo Heinonen /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

9 Loppuraportti 9(46) 2 Projektin eteneminen ICT-työryhmä Jarmo Heinonen, Varkaus, puheenjohtaja Petri Kapanen, Varkaus Esa Paakkanen, Varkaus Jukka Airaksinen, Leppävirta Paula Tiihonen, Leppävirta Jari Heiskanen, Heinävesi Jyrki Tiippana, Heinävesi Timo Haikarainen, Joroinen Merja Mikkonen, Joroinen, Hanna Majurinen, Valtionvarainministeriö Matti Hakomäki, Pekka Ruippo,,,, sihteeri Projektin aikataulu ja vaiheet Projektin tavoiteaikataulu: /2014, (hankkeen aikataulu:08-12/2014) Projekti käynnistettiin elokuussa 2014 pidetyssä ohjausryhmän kokouksessa. Projektin toteutuksen tavoitteita, vaiheita, tuotoksia sekä työmenetelmiä tarkennetaan projektin käynnistymisen yhteydessä. Suunnitelmaa ylläpidetään toteutuksen eri vaiheiden käynnistyessä ja vaiheiden päättyessä. Projektin vaiheet: Tehtävä Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Toteutuksen suunnittelu Käynnistys Toteutussuunnitelman tarkentaminen Olemassa olevien tietojen kokoaminen työpaja työpaja Puuttuvien tietojen kerääminen nykytila-dokumentaation katselmointi s-postilla - työpaja 3: Analysointi klo Varkaus Nykytilan dokumentointi väliraportin luovuttaminen (3.11.) Nykytilan analysointi Analysointivaiheen tuotosten läpikäynti Lync klo /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

10 Loppuraportti 10(46) - ICT-palvelu-odotusten läpikäynti väliraportin pohjalta Lync Kehittämiskohteiden kuvaaminen loppuraportin 1. version katselmointi Lync - loppuraportin katselmointi ja luovutus klo 9.00 Lync Projektin päättäminen Projektin toteutusvaiheet, työpajat ja tarkistuspisteet 3 Projektin dokumentit Projektin käynnistyessä ja projektin aikana on syntynyt ja valmistuu seuraavia projektiin vaikuttavia dokumentteja: - Päätökset kuntarakenneselvityksestä kunnittain - Projektin hakemus, toteutussuunnitelma ja rahoituspäätös - Konsultointisopimus :n ja kuntien välille projektin toteuttamista - Ohjausryhmän ja ICT-työryhmän esityslistat ja pöytäkirjat - Väliraportti liitteineen (ICT-ympäristöjen yleiskuvaus, (PowerPoint -kalvot ), kunnista JHS179-lomakkeille kerätyt laite-, tietojärjestelmä-, kustannus- ja hallinnolliset tiedot. - Loppuraportti liitteineen (ICT-ympäristöjen analysointi, kehittämiskohteet ja alustava suunnitelma ympäristöjen yhtenäistämisestä kuntaliitoksen mahdollistamiseksi) /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

11 Loppuraportti 11(46) Dokumentaation hallinnointia varten Valtiovarainministeriö on perustanut wiki-sivuston, jota kautta hoidetaan projektin aikainen dokumentointi ja niiden jakelu. Sivustoon on luotu käyttäjätunnukset jokaiselle projektin ohjaus- ja työryhmiin osallistuville henkilöille. Sivusto löytyy osoitteesta 4 Projektin työmäärä ja kustannukset Varkauden kaupungin ja Istekin välinen konsulttisopimus solmittiin koskien ICTselvitystä ja se sisältää projektille suunnattua työmäärä 330 tuntia, joka tarkoittaa kustannuksina Kuntien kanssa on sovittu, että Istekki laskuttaa Varkauden kaupunkia ja Varkauden kaupunki jyvittää kustannukset selvitystyöhän osallistuvien kuntien kanssa. 5 Kuntien ICT -ympäristöjen nykytilan yleiskuvaus Seuraavissa kappaleissa on koottuna kuntien toimittamista aineistoista koottu ICTtoiminnan nykytila. Kunnista saatujen tietojen perusteella varsinaista tietohallintoa ei selvityksen kohteena olevissa kunnissa ole muuta kuin Varkaudessa. ICT-asioiden hoitaminen perustuu talousarvioon (vastuu valtuusto-hallitus-kunnanjohtaja -akselilla), yksittäisiin ICT-henkilöihin, ostopalveluihin ja hallintokuntien tekemiin hankintapäätöksiin. Myöskään tietohallintostrategiaa, toimintasuunnitelmaa tai vuosikelloa ei ole määritelty muualla kuin Varkaudessa. Selvityksen perusteena on käytetty vuoden 2013 kustannuksia, alv 0 %. Kustannusten selvittäminen oli kireästä aikataulusta johtuen työlästä, eikä kaikkia kustannuksia ole näin ollen voitu selvittää kovin yksityiskohtaisesti. Kerätyt kustannukset ovat siten suuruusluokaltaan suuntaa-antavia. 6 Kuntien tietohallinnon edustajien luonnehdinnat kuntien ICT-ympäristöistä ja kuntien talousarvioihin kirjatuttuja kehittämistoimenpiteitä: Seuraavassa on kuvattu lyhyesti ICT-ympäristöjen nykytilaa kunnittain ja mahdollisia kehittämiskohteita. Heinävesi Heinäveden kunnassa uusittavia laitteita vielä 30 kpl, jotka koostuvat lähinnä XP-laitteista. Ympäristönä työasemissa käytetään Windows 7:aa. Heinäveden kunnan laitekannan kokonaistilanne on kohtuullinen. Tietojärjestelmiin tulee aika ajoin päivityksiä ja palvelimia vaihdetaan, mutta tietojärjestelmien uusimistarpeita ei ole. Tietoliikenneyhteydet tulevat Varkauden kautta Kuopioon. Yhteyksien välillä on välipisteitä turhan paljon esimerkiksi Joensuun yhteydet kulkevat myös Varkauden kautta, joten tietoliikenneyhteyksissä koetaan olevan näiltä osin kehittämistarpeita. /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

12 Loppuraportti 12(46) Varkaus on ottanut käyttöön MPLS-verkon, joten Heinävedellä pitäisi selvittää pystytäänkö MPLS verkkoa hyödyntämään. Tietoliikenneyhteyksiä on hankittu Istekin kautta. Nyt kuntarakenneselvityksen ja tietojen keruun yhteydessä kokonaisarkkitehtuuria on jonkin verran kartoitettu, mutta suuremmassa mittakaavassa kokonaisarkkitehtuurin työstämistä ei ole vielä tehty. Atk-palveluiden tehtävänä on atk-välineiden toimivuudesta ja ajantasaisuudesta huolehtiminen sekä atk-toimintojen ja käytön ohjaaminen ja kehittäminen. Talousarvioon kirjattuna tavoitteena on vuoden 2014 aikana: Tehostetaan tietoliikennepalveluiden käyttöä ja kartoitetaan uusia palveluja. Kunnan atk-ohjelmat ja -laitteet pidetään ajan tasalla. Joroinen Joroisten kunnan laitekanta on suhteellisen uutta, työasemaympäristönä on Windows 7, koulupuolen laitteissa on Linux-käyttöjärjestelmät. Koulupuolella käytetään pääsääntöisesti tyhmiä päätteitä ja Opinsys järjestelmää. Joroinen selvittää verkkotulostimiensa uusimistarpeita. Lexmarkin tulostimet ovat elinkaarensa lopussa. Tietojärjestelmät ovat kunnossa, uusimistarvetta ei ole. Yhteistyötä Joroinen, Rantasalmi ja Juva välillä on toteutettu yhteiskäyttöisten palvelimien osalla. Konesalipalvelut hankitaan MPY:ltä, joka toimittaa myös tietoliikenneyhteydet. Keskeisimpinä riskeinä toiminnan kannalta ovat palvelujen riippuvaisuudet atk-järjestelmien toimivuudesta. Sote:n tietojärjestelmät ja infran tuottaa Varkauden kaupunki. Tietohallinnon asiantuntijapalvelut ja atk-tukipalvelut ostetaan Varkauden kaupungilta. Tukipalvelut vastaavat terveyskeskuksen ja viraston atk-palveluista. Etelä-Savon valmiusharjoituksen yhteydessä vuosi sitten täydennettiin tietojärjestelmien luettelointia, joten kokonaisarkkitehtuurityö aloitettiin jo siinä vaiheessa ja työtä jatketaan nyt kuntarakenneselvitystyön yhteydessä. Työn alla on sekä kunnan nettisivujen, että intran uudistaminen. Intraa Joroisten kunnassa ei aiemmin ole ollut. Intran ja nettisivujen toimitusprojekti on menossa ja vuoden vaihteessa 2015 tapahtuu käyttöönotto. Talousarvioon kirjattuna tavoitteena on vuoden 2014 aikana: Asiakirjahallintoa kehitetään niin, että sähköistä asiointia ja toimintatapaa pystytään lisäämään Nettisivuston uudistaminen ja intranetin uudistaminen Leppävirta Leppävirran koulupuolella on käytössä XP -koneita, jotka uusitaan tämän vuoden loppuun mennessä. Vuoden 2015 alkupuolella uusitaan Windows 2003 palvelimia. Tietojärjestelmis- /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

13 Loppuraportti 13(46) tä AluePegasoksen mobiilikotihoitoliittymä otetaan käyttöön. Muihin tietojärjestelmiin ei ole tulossa päivityksiä. Kesällä on tehty kartoitus tietoverkkojen valokuitujen osalta. Kartoituksessa haluttiin selvittää voidaanko lähiverkkojen Soneran valokuidut korvata omilla valokuiduilla. Valokuituyhteyksiä Leppävirran kunnassa on noin kymmenkunta ja lisäksi kohdetta on kupariyhteydellä. Savon Kuitu teki selvityksen kunnalle. Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen koettiin tärkeäksi, mutta omien töiden lisäksi kehittäminen koettiin haasteelliseksi. Aika ei riitä, tarvitaan lisäresursseja. Kokonaisarkkitehtuurityön kehittämiseen oli anottu investointirahaa, jota ei saatu. Kokonaisarkkitehtuurityötä on nyt toteutettu kuntarakenneselvitystyön yhteydessä. Tietohallinnon tulevia kokonaisratkaisuja sekä valtakunnan että maakunnallisen palvelutarjoajan tasolla seurataan. Tietotekniikan toimivuus ja käyttövarmuus palvelutuotannossa on hyvällä tasolla. Ohjelmistopäivitykset tai muut toimenpiteet eivät ole aiheuttaneet merkittäviä käyttökatkoja. Talousarvioon kirjattuna tavoitteena on vuoden 2014 aikana: Tietohallintopalveluiden järjestämisvaihtoehtojen kartoittaminen ja tulevaisuuden tietohallintostrategiaratkaisu Tietotekniikkapalveluiden hoitaminen niin, että ne tukevat tehokkaasti palvelutuotantoa Tasapainottamistoimikunnan, joka on perustettu vuoden 2013 alusta ja jonka tehtävänä on välittömien kustannuksiin vaikuttavien toimenpiteiden etsiminen (2013 -), rakenteellisten uudistusten aikaansaaminen pitemmällä aikavälillä ( ), yleinen taloudellinen kehitys huomioiden. Taloushallinnon toiminnan kustannustehokkuuden ja toimialojen kustannusseurannan kehittäminen jatkuvana toimintana Tietohallintostrategian noudattaminen ja kumppanuudet Varkaus Varkauden XP - projekti loppusuoralla. Päivitettäviä työasemia oli toista tuhatta. Suurin osa vakiotyöasemista on päivitetty, ainoastaan muutamia erikoisympäristön laitteita on vielä päivittämättä. Varkauden kaupungin laitekanta on hyvässä mallissa ja käytössä on vakioidut työasemat. Työasemat hankitaan periaatteella yksi laitemerkki ja niistä valittavana on muutama vaihtoehto. Palvelimista, joita on yhteensä 40kpl, pitäisi vaihtaa n. 20kpl Windows 2003 Server - palvelinta tuoreempaan versioon. Varkauden kaupungin tietojärjestelmistä on taloushallintojärjestelmän uudistaminen ajankohtaista. Tietojärjestelmän vaihtoa käydään yhdessä läpi Taitoa Oy:n kanssa, joka tuottaa kaupungille talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut. Aromin tilanne on vielä selvityksen alla. Odotetaan päätöksiä muilta Aromi -ratkaisua selvittäviltä ja Aromiin mahdollisesti liittyviltä kunnilta. Ratkaisua siitä, toteutuuko Aromi laajempana ratkaisuna, johon useampi kunta voisi liittyä, ei ole vielä tiedossa. /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

14 Loppuraportti 14(46) Varkaus odottaa Pohjois-Savon liitosta päätöstä sähköisestä tiedonhallinnasta, mikäli Pohjois-Savon liitosta ei tule päätöstä, Varkaus toteuttaa hankkeen omana toteutuksena. Varkaus on liittynyt KYS erva (68 kunnan muodostama sairaanhoidon eritysvastuualue) alueen MPLS-verkkoon. Tietoverkon toiminnallisuus on parempi, koska käytössä on varmistettu verkkoratkaisu. Lähiverkon Soneran vuokrakuitujen korvaaminen omilla kuidulla on kehittämiskohteena. Lisäksi Varkaudessa on vielä useita kymmeniä kupariyhteyksiä. Viime vuosina Varkaus on panostanut kokonaisarkkitehtuurityöhön. Varkaus on ollut mukana Valtionvarainministeriön kokonaisarkkitehtuuri -kehittämistyössä, Karkki hankkeessa. Käyttöön on otettu projektityömalli ja hankkeiden viedään ohjatusti läpi. Hallintamallit on otettu myös käyttöön. Merkittävintä on ollut, että projektityömalli otettu hyvin käyttöön myös muilla toimialoilla ja muissakin kuin ICT-työssä. Kehittämiskohteena tällä hetkellä on kokonaisarkkitehtuurityön tietoisuuden levittäminen ja miksi KA-työtä kannattaa tehdä. Varkaus on myös mukana kokonaisarkkitehtuurin kehittämisessä valtakunnallisella tasolla. Kaupungin toimintaympäristö on tullut yhä enemmän tietojärjestelmäriippuvaiseksi. Tämän myötä tietohallinnon merkitys johtamisessa ja toiminnan järjestämisessä kasvaa yhä suuremmaksi. Kokonaisarkkitehtuurityöllä varmistetaan, että toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologianäkökulmat huomioidaan kehittämistyössä. Talousarvioon kirjattuna tavoitteena on vuoden 2014 aikana: Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Sähköisen asioinnin ja tiedonhallinnan kehittäminen Työasemien WIN7 teknologiauudistus, lähiverkon toimintamallin ajantasaistaminen Taloushallinnon tietojärjestelmäuudistus Sote- ja kuntarakenneuudistus /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

15 Loppuraportti 15(46) 7 Selvitysalueen kuntien ICT-toiminnan volyymit Kuva 3. Keski-Savon kuntien ICT-ympäristön toimintaympäristön yleiskuvaus. Yhteensä selvitysalueen kuntien asukasmäärä vuoden 2013 oli henkilöä ja työntekijöitä kunnissa oli yhteensä 2823 henkilöä. Kunnissa oli yhteensä 12 ICT-henkilöä. 8 Keski-Savon kuntien ICT-ympäristön nykytila Nykytilatietojen keruuseen käytetyn tietojenkeruutaulukoihin kerättiin tiedot kunnan ICTtoiminnan laajuudesta. ICT-ympäristön yleiskuva sekä laitteistoiden ja järjestelmien määrät on kuvattu alla. Selvitysalueen kuntien tietoteknisten laitteiden lukumäärät sekä tietohallintoon käytettävissä olevien henkilöstöresurssien määrä on esitetty seuraavassa taulukossa, josta käyvät ilmi kuntakohtaiset määrät. /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

16 Loppuraportti 16(46) Heinävesi Joroinen Leppävirta Varkaus Yhteensä Asukasluku ( ) Työtekijöiden määrä ICT-henkilöiden määrä Työasemien lukumäärä (pöytäkoneet) Työasemien lukumäärä (kannettavat) Verkkotulostinten lukumäärä Oheistulostimien lukumäärä Palvelinympäristöjen lukumäärä Fyysisten palvelinten lukumäärä Älypuhelimien lukumäärä Matkapuhelimien lukumäärä Lankapuhelimien lukumäärä Tablettien lukumäärä Älytaulujen lukumäärä Videoneuvottelulaitteiden lukumäärä Taulukko 1 Selvitysalueen kuntien tietoteknisten laitteiden lukumäärät sekä tietohallintoon käytettävissä olevien henkilöstöresurssien määrä Työasemia selvitysalueen kunnissa oli yhteensä 2040 kpl, joista pöytäkoneita oli 1488 kpl ja kannettavia 552 kpl. Verkon tulostimia kunnissa oli yhteensä 129 kpl. Palvelinympäristöjä oli 64 kpl, joista fyysisiä palvelimia oli 64 kpl. Fyysisiä palvelimia oli omassa ylläpidossa sekä Leppävirralla, että Heinävedellä ja Varkaudella. Joroinen oli hankkinut palvelinpalvelut ulkoisilta toimittajilta. Älypuhelimia oli yhteensä 451 kpl ja tabletteja oli yhteensä 291 kpl, älytauluja oli 40 kpl ja videoneuvottelulaitteita oli yhteensä 4 kpl. /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

17 Loppuraportti 17(46) Keski-Savon kuntien ICT-toiminnan volyymit Kuva 4 Selvitysalueen ICT-ympäristön yleiskuvaus Yleishallinnon toimialueilla sovelluksia selvitysalueen kunnilla oli käytössä 76 kpl ja yleishallinnon kustannuksien määrä oli yhteensä Lukuun on laskettu mukaan DNA:n ja Soneran tuottamat puhelinpalvelut, sekä vaihdepalvelut, koska ne muodostivat euromääräisesti huomattavan osan selvitysalueen kuntien yleishallinnon kustannuksista. Sovelluksista selvitysalueen kunnissa oli käytössä CGI:n Raindance -järjestelmä, Populus, AdeEko -kirjanpidon järjestelmä sekä CGI:n PRO elaskutus -järjestelmä ja ProEconomica -järjestelmä. Lisäksi käytettiin CGI:n Pegasos henkilöstöhallinnon järjestelmää, kassatoimintojen järjestelmää, matkalaskujärjestelmää ja sähköinen laskujen kiertojärjestelmää, asiahallinnan järjestelmää, Maisa-tilausjärjestelmää ja Halo-Aromi ruokahuollon järjestelmää sekä muita pienempiä yleishallinnon järjestelmiä. Asumisen ja rakentamisen ja maankäytön toimialueilla sovelluksia oli yhteensä 36 kpl, ja yhteismäärältä kustannuksia niistä muodostui Järjestelmistä kunnissa käytettiin AutoCad:ia, FIKSU -kaavasovellusta, -maankäytön suunnittelua ja rakentamista, Haahtelan kiinteistösovellusta, Kuntanettia, Factaa, Tekla GIS:ia ja joitakin pienempiä järjestelmiä. Terveydenhuollon toimialalla sovelluksia oli yhteensä 28 kpl ja kustannuksia niistä muodostui selvitysalueen kunnissa yhteensä Sovelluksista kunnat käyttivät Efficapotilastieto-, vanhustenhuolto- ja suun terveydenhuoltojärjestelmiä. Lisäksi käytettiin Me- /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

18 Loppuraportti 18(46) diatri -järjestelmää, Commitin RISC/PACS -kuvantamisjärjestelmiä, Physiotoolsin järjestelmää ja Titanian työvuorosuunnittelun järjestelmiä. Joroisissa on käytössä Varkauden terveydenhuollon tietojärjestelmiä. Joroinen ja Varkaus kuuluvat yhteiseen sote-alueeseen ja Leppävirta kuuluu Kysteriin. Sosiaalitoimen toimialalla järjestelmiä oli yhteensä 12 kpl, yhteensä Suurimmat kustannukset muodostuivat ProConsona - sosiaalityön, elatusturva, päivähoidon ja lastensuojelun järjestelmistä, SOKY -palveluista ja Kelan (KELMU) etuisuuksien katselu-, kyselyja hakupalveluista. Lisäksi käytettiin Pegasos- ja Titania- järjestelmiä ja joitakin pienempiä sovelluksia sekä Tieran mobiilikotihoitosovellusta. Ympäristötoimen puolella sovelluksia oli käytössä yhteensä viisi järjestelmää. Ympäristötoimessa käytetään jätevesi ja puhdistusvesi käyttöjärjestelmäsovellusta (Tamitech Automation Oy). Varkaudella oli käytössään kaksi ympäristöpuolen järjestelmää, FIKSU- vihersovellus ja JHL-jätehuollon järjestelmä. Ympäristötoimen puolella Leppävirralla on käytössä yksi terveystarkastajien käytössä oleva Tervekuu-järjestelmä. Varhaiskasvatuksen toimialalla sovelluksia oli yhteensä neljä järjestelmää. Joroisilla niistä oli käytössään kaksi CGI:n järjestelmää, päivähoidon ProConsona, laskutuksen ja palkanlaskennan sovellukset ja Facta väestöselailu ja seutuväestö. Heinävedellä ProConsona sovellusta käytettiin varhaiskasvatuksen toimialalla. Varkaudessa käytettiin yhtä ProConsona päivähoidon järjestelmää (CGI). Leppävirta käytti myös yhtä järjestelmää, ProConsona päivähoidon sovellusta (CGI). Kulttuuritoimen toimialalla järjestelmiä oli käytössä yhteensä kolme, joista koostui kustannuksia selvitysalueen kunnille yhteensä Kaikissa kunnissa käytettiin Axiell Oy:ltä hankittuja ATP Origo ja Web Origo kirjastojärjestelmiä. Varkaudessa käytettiin E- kuva museon kokoelmajärjestelmää. Opetuksen toimialalla sovelluksia kunnilla oli yhteensä neljä, yhteismäärältään Lähes kaikki olivat hankkineet Starsoftin Primus, Kurre ja Wilma järjestelmät. Lisäksi yksittäiset kunnat käyttivät muun muassa ruokahuollon Aromi-järjestelmää, Mäntsälän ATK Palvelun kautta hankittua kansalaisopiston hallintojärjestelmää sekä avitamusiikki oppilashallinto-ohjelmistoa. Tietohallinnon järjestelmiä oli käytössä kahdeksan ja kustannuksia niistä muodostui yhteensä Käytetyimmät järjestelmät olivat Microsoft Exchange sähköposti, MS Windows AD käyttäjänhallinnan järjestelmä, DameWare ja Remoteus etähallintasovellukset, HP IMC verkonhallinnan järjestelmä sekä Deltagon SEC@GW suojatun sähköpostijärjestelmän sovellukset. /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

19 Loppuraportti 19(46) Esimerkkinä Varkauden kaupungin tietojärjestelmäsalkun ICT-kulujen rakenne Varkauden kaupungin TOP 10 Tieto Oy CGI Suomi Oy Dna Oy BusinessForum Oy Acute FDS Oy Sonera Oy Call Waves Solutions Finland Oy Data-Enter Ky Kustannukset / Toimittaja Tieto Oy CGI Suomi Oy Dna Oy BusinessForum Oy Acute FDS Oy Sonera Oy Call Waves Solutions Finland Oy Data-Enter Ky Tekla Oy Tekla Oy Kuva 5. Varkauden kaupungin tietojärjestelmäsalkun kymmenen suurinta kustannusta toimittajittain Varkauden kaupungin toimialakohtaiset kustannukset ICT-kustannus / Toimiala Yleishallinto Terveydenhuolto Sosiaalihuolto Opetus Varhaiskasvatus Kulttuuri Liikunta / vapaa-aika Asuminen ja rakentaminen Maankäyttö Ympäristö Elinkeino Tietohallinto/ATK Liikenne Luokittelematta Kuva 6. Varkauden kaupungin tietojärjestelmäsalkun ICT-kustannukset toimialoittain Toimialoittain kustannukset Varkauden kaupungissa jakaantuvat siten, että tietohallinnon ja atk kustannukset ( ) muodostuvat suurimmaksi menoeräksi ja toiseksi suurimman menoerän muodostavat yleishallinnosta ( ) aiheutuvat kustannukset. Kolmanneksi suurimman menoerän muodostavat asumisen ja rakentamisen kustannukset ( ). /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus

20 Loppuraportti 20(46) Luokittelemattomat, kaikkia toimialoja koskevat yhteiset kustannukset, muodostuivat myös kohtuullisen suureksi, yhteensä Luokittelemattomat kustannukset koostuvat sellaisista tietojärjestelmistä ja tietoliikenneyhteyksistä, päätelaitteista, kapasiteettipalveluista ja ICT-henkilöstökuluista, joita ei ole voitu osoittaa minkään toimialan yksittäisiksi kustannuksiksi vaan ovat kaikkia toimialoja koskevia yhteisiä kustannuksia. Varkauden kaupungin tietojärjestelmäsalkun ICT -ympäristön kustannukset ICT -ympäristö / Kustannus Päätelaitteet Palvelimet Asiakassovellukset (toimiala) Asiakassovellukset (hallinto) Ohjelmistolisenssit Tietoliikenne (data) Puhelinkulut Infrastruktuuri ICT-henkilökulut Kapasiteettipalvelu Luokittelematta Kuva 7. Varkauden kaupungin ICT-ympäristöntietojärjestelmäsalkun kustannukset ICT-ympäristön osalta Varkauden kaupungin kustannuksista suurin osa muodostuu toimialakohtaisista asiakassovelluksista ( ). Toiseksi suurimman menoerän ICTympäristön kustannuksista aiheutuu ICT-henkilöstökuluista ( ). Kolmanneksi suurin menoerä aiheutuu puhelinkuluista ( ). Neljäntenä tulevat päätelaitteet ( ) ja viidenneksi tietoliikennekulut ( ). 9 Keski-Savon kuntien yhteiset sidosryhmät Kaikilla Keski-Savon kunnilla oli sekä yhteisiä valtakunnallisia sidosryhmätyyppejä, että paikallisia ja alueellisia kuntakohtaisia sidosryhmiä. Alla olevassa taulukossa on kuvattuna tyypillisimmät kaikille Keski-Savon kunnille yhteiset sidosryhmätyypit: /Lääketieteellinen tekniikka /Lääketieteellinen tekniikka Kuopio Faksi Y-tunnus