Idean toteuttajille 4 Rohkeasti kohti unelmaa Projektin työkirjan käyttöohje

Transkriptio

1 Projektin työkirja

2 Idean toteuttajille 4 Rohkeasti kohti unelmaa Projektin työkirjan käyttöohje 1. Tästä se lähtee! 8 Ryhmähengen ja pelisääntöjen luominen Ryhmän ohjaajan valinta Nuorten Akatemia on valtakunnallinen järjestö, joka tukee nuorten omaa toimintaa ja siinä oppimista. Nuorten maailmassa Nuorten Akatemia on nuorten aktiivisuuden ja omien projektien tukija. Aikuisten maailmassa Nuorten Akatemia kanavoi varoja ja osaamistaan nuorten ja yhteiskunnan tulevaisuuden hyväksi sekä viestii nuorten maailman kuulumisista. Teksti: Saara Kallio-Kokko, Marja Kiijärvi-Pihkala, Terhi Koskelainen, Susanna Winter Taitto: Adplus Oy Kannen kuva: Antti Ahtiluoto Nuorten Akatemia ISBN Paino: Oy Trio-Offset Ab, Helsinki painos, 1. painos Mihin tähdätään? 12 Tavoitteen asettaminen 3. Hyvin suunniteltu! 14 Projektisuunnitelman tekeminen 4. Riittävätkö rahat? 16 Budjetin laatiminen 5. Kuka tekee ja mitä? 20 Organisointi ja työnjako 6. Ja sitten hommiin! 24 Projektin toteuttaminen ja arviointi Rahoituksen hankinta Miten lähestyä yhteistyötahoja Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä ja markkinointi 7. Me teimme sen! 38 Loppuarviointi Oman ja ryhmän toiminnan arviointi 8. Juhlat pystyyn! 43 Projektin päättäminen Projektin vaiheet 46 Lähteet ja lisämateriaalit 48

3 IDEAN TOTEUTTAJILLE Meidän oma homma: Varo mistä unelmoit se voi toteutua Haaveiletteko lomareissusta tai omasta valokuvanäyttelystä? Pitäisikö oppilaskuntanne järjestää tempaus? Aiotteko kunnostaa nuorisotilan uuteen uskoon? Ottakaa homma omiin käsiinne ja toteuttakaa unelmanne Meidän oma homma -työkirjan avulla. Seuraamalla työkirjan vinkkejä olette kohta kuin huomaamattanne tehneet projektinne alusta loppuun aivan itse. Aloittakaa kokoontumalla porukalla mukavaan paikkaan miettimään ja haaveilemaan yhteisestä jutustanne. Antakaa ajatuksille tilaa, ideoikaa vapaasti ja fiilistelkää. Minkä asioiden yhdessä tekeminen houkuttaa? Mikä tulee olemaan yhteinen projektinne? Kirjatkaa ideat paperille ja valitkaa niistä se projekti, jota nyt lähdette yhdessä toteuttamaan. Kertokaa projekti-ideastanne viereisellä sivulla. 4 Idean toteuttajille 5

4 Mallitehtäväsivu Tehtäväsivuilla on tilaa annetuille tehtäville sekä ryhmän omille pohdinnoille. Erikseen on varattu sivuja myös projektin dokumentointiin: voitte liimata sivuille ottamianne valokuvia, piirtämiänne kuvia, tekemiänne tekstejä, logonne, suunnitelmanne, talousarvionne, pääsylippunne tai muuta sellaista. Projektin työkirja auttaa ideanne käytännön toteuttamisessa: tavoitteiden asettamisessa, suunnittelussa, toteutuksessa ja arvioinnissa. Lisäksi työkirja auttaa ryhmää toimimaan yhdessä niin, että jokainen saa olla mielekkäällä tavalla mukana toteuttamassa yhteistä suunnitelmaa. Ryhmällä on yhteisessä käytössä yksi työkirja, johon dokumentoidaan tehtyjä asioita ja jota käytetään päiväkirjana. Voitte käyttää työkirjaa valikoidusti ryhmänne ja projektinne tarpeiden mukaan. Työkirjaa täytetään yhdessä, mutta on hyvä valita yksi ryhmän jäsenistä työkirjavastaavaksi huolehtimaan siitä, että työkirja kulkee mukana ja sitä tulee hyödynnettyä ja täytettyä. Näin ryhmälle jää muisto yhdessä toteutetusta jutusta. Työkirjaan on hyvä taltioida kaikki toimintaan liittyvä materiaali: projektisuunnitelma, kokouspöytäkirjat, projektiraportit, talousarvioon liittyvät asiat, mahdolliset lehtileikkeet ja niin edelleen. Taltioinnista huolehtii työkirjavastaava, jonka ryhmä valitsee työnjakoa suorittaessaan. Tallettakaa projektiinne liittyvät materiaalit toimintanne edetessä työkirjan lopussa oleville sivuille ja vaikka projektinne nettisivuille. Työkirjassa oman idean toteutusta kutsutaan projektiksi. Työkirja on jaettu lukuihin, jotka sisältävät tietoa ja tehtäviä toimintanne eri vaiheisiin liittyen. Annetuille tehtäville sekä ryhmän omille teksteille ja tuotoksille on tilaa tehtäväsivuilla. Työkirjassa ehdotetut tehtävät voi tehdä joko suoraan niille varatuille sivuille tai erillisille papereille, jotka sitten liitetään työkirjaan. Huutomerkkien aiheet on tarkoitettu yhdessä mietittäviksi, kun taas ajatuskuplien aiheet on tarkoitettu jokaisen itsensä pohdittavaksi. Ajatuskuplapohdinnat voi toteuttaa esimerkiksi niin, että työkirjavastaava lukee ääneen kysymykset ja kukin miettii niitä itsekseen. Sen jälkeen voidaan kysymyksistä vielä keskustella yhdessä. Ennen toimeen ryhtymistä tutustukaa työkirjaan yhdessä huolellisesti. Näin tiedätte, mitä asioita kirjasta löytyy ja saatte siitä mahdollisimman paljon irti. Tarttukaa työkirjaan rohkeasti ja hyödyntäkää sitä sopivaksi katsomallanne tavalla. Parhaassa tapauksessa työkirjasta muodostuu yksi ryhmänne jäsen. Eikä olisi hullumpaa, jos unelmanne saavutettuanne huomaisitte projektin eri vaiheissa tarvittavien taitojen kuten yhteistyö-, vuorovaikutus-, suunnittelu-, arviointi- ja viestintätaitojen vahvistuneen. Projektin vaiheet löytyvät tiivistettyinä sivulta 46. Huutomerkki kertoo ajankohtaisista asioista, joita ryhmänne on hyvä miettiä projektin senhetkisessä vaiheessa. Ajatuskupla antaa ryhmän jokaiselle jäsenelle henkilökohtaista pohdittavaa. Lopuksi voitte keskustella asioista myös yhdessä. 6 Idean toteuttajille Meidän oma homma projektin työkirja 7

5 1 TÄSTÄ SE LÄHTEE! Ryhmämme pelisäännöt: Missä ja milloin tavataan? Kenelle ilmoitetaan poissaoloista? Kun yhteinen, toteutettava idea on selvillä, ryhmän on hyvä kokoontua sopimaan asioista. Tapaamisen aikana varmistetaan, että jokainen ryhmän jäsen tietää, mitä ollaan tekemässä ja minkä takia. Samalla myös tutustutaan toinen toisiin ja pyritään luomaan hyvä ryhmähenki, sillä se helpottaa yhteistyön tekemistä. Tavoitteena on yhteinen tunne siitä, että meidän porukka haluaa tehdä tämän jutun! Mä en usko moottoreihin, mä en usko tietokoneisiin, mä en usko rokkareihin ei, mä uskon meihin Hyvä ryhmähenki koostuu halusta olla ja toimia yhdessä, yhteisistä kokemuksista, taidoista toimia yhdessä sekä mahdollisuudesta oppia toiminnasta. Jotta ryhmä kokee olevansa yhtä porukkaa, kaikkien jäsenten pitää tietää yhteiset päämäärät ja tavoitteet. Yhteisten tavoitteiden lisäksi ryhmän kaikilla jäsenillä on aina myös omia tavoitteita. Sekä yhteisistä että omista tavoitteista on hyvä jutella, jotta ryhmäläiset voivat auttaa toisiaan niiden saavuttamisessa. Ihmisillä on erilaisia näkemyksiä asioista, joten ryhmässä saattaa olla yhtä monta mielipidettä kuin jäsentäkin. Jotta ryhmässä olisi avoin ja hyvä henki, kannattaa kysyä, kuunnella, antaa palautetta ja pyrkiä eläytymään toisten tunteisiin. Ajatuksia ei kukaan pysty lukemaan, joten keskusteleminen on tärkeää. Ryhmän jäsenten yhdessä toimimisen taidot eli vuorovaikutustaidot sekä yhdessä laaditut pelisäännöt auttavat yhteistyön onnistumisessa. Pelisäännöt on hyvä laatia ensimmäisen tapaamisen yhteydessä. Pelisääntöjä luotaessa kannattaa huomioida, että jokainen ryhmän jäsen on sen kävelevä käyntikortti. Hyvä henki välittyy näin myös ulkopuolisille. Kokemus meidän porukastamme luo yhteenkuuluvuuden tunnetta, niin sanottua me-henkeä. Esimerkiksi urheilijoilla ja partiolaisilla on usein viiri, logo, tunnusväri, yhtenäinen asu, tunnuslaulu, -lause tai jokin muu symboli, joka kertoo muille, millainen ryhmä on kyseessä. Tunnukset erottavat ryhmän muista ja kertovat ryhmän yhteisistä arvoista ja kokemuksista. Me-henki ja kyky toimia yhdessä vahvistuvat yhteisten kokemusten myötä. TEHKÄÄ NÄIN: Miettikää itseksenne tai yhdessä, mitä tulee mieleen sanaparista ryhmän pelisäännöt. Kirjoittakaa ylös mieleenne tulleet asiat. Miettikää kirjoitettujen asioiden pohjalta, miksi yhteisiä sääntöjä tarvitaan. Sopikaa oman projektinne osalta ainakin seuraavalla sivulla olevista asioista ja kirjatkaa sopimanne asiat ryhmänne pelisäännöiksi. Mitä itse toivon ryhmän toiminnalta? Olenko tyytyväinen ryhmämme pelisääntöihin? Miten suhtaudutaan tupakointiin ja muihin päihteisiin? Voidaanko ottaa uusia jäseniä mukaan kesken projektin? Mitä asioita ei kerrota ryhmän ulkopuolisille ihmisille? Miten pidetään kaikki ryhmän jäsenet koko ajan tietoisina asioiden kulusta ja tehtävien hoidosta? Muut haluamanne asiat. Valitkaa ryhmällenne nimi, logo, laulu tai muu yhteinen tunnus. Tunnenko jokaisen? Saako ryhmämme jokainen jäsen äänensä kuuluviin? Miten varmistamme, että jokaisen mielipidettä kuunnellaan? 9

6 LICENCE TO GUIDE LUPA OHJATA Ideaa toteuttaessanne valta ja vastuu ovat ryhmällä eli teillä itsellänne. Ryhmä suunnittelee, toteuttaa ja arvioi toimintaansa. Projektinne tukena on hyvä olla mukana myös aikuinen, joka toimii ryhmän ohjaajana. Jos ryhmä hakee esimerkiksi Nuorten Akatemian Hommarahaa (ks. ), sillä tulee olla suosittelija ja vastuuaikuinen. Ryhmän aikuisohjaaja voi olla vaikka opettaja, valmentaja tai nuorisotyöntekijä. Aikuisen tehtävänä on kannustaa, kuunnella ja auttaa ryhmää tarvittaessa. Jos ryhmällänne ei vielä ole ohjaajaa, voitte yhdessä miettiä sopivaa aikuista lähipiiristänne. Mieleenne saattaa tulla huipputyyppi, joka on esimerkiksi jonkun ryhmässä olevan harrastusohjaaja, opettaja, kummisetä, äiti, ukki tai isosisko tai vaikkapa urheilukaupan hauska myyjä tai nuorisopoliisi. Häntä kannattaa rohkeasti pyytää ohjaajaksi. Pyyntö on helppo tehdä esimerkiksi seuraavalla sivulla olevan mallin mukaan. Licence to Guide -valtakirjalla annatte aikuiselle valtuudet toimia ohjaajananne. Ohjaajana toimimisen avuksi Nuorten Akatemialta löytyy aikuisille koulutusta ja kirjallista materiaalia (ks. kirjan lopusta Lähteet ja lisämateriaalit). Mitä minä toivon ohjaajaltamme? Miten ohjaaja voi auttaa minua? TEHKÄÄ NÄIN: Kokoontukaa yhteen miettimään ohjaajan valintaa. Miettikää ensin kukin itseksenne tai pareittain, minkälainen olisi unelmaohjaajanne. Keskustelkaa hyvän ohjaajan ominaisuuksista. Miettikää, kenet tuntemanne aikuisen haluaisitte pyytää ohjaajaksenne. Jos vaihtoehtoja on useita, perustelkaa jokaista ehdotusta ja tarvittaessa äänestäkää. Täyttäkää viereisen sivun Licence to Guide -valtakirja ja menkää rohkeasti pyytämään valitsemaanne aikuista ohjaajaksenne. Pyytäkää ohjaajaanne tutustumaan Meidän oma homma Projektin työkirjaan. Valitsemaksenne tuleminen on aikuiselle kunnia-asia! Kuka olisi meille hyvä ohjaaja? Missä asioissa tarvitsemme aikuisen tukea ja apua? Miten varmistamme, että kannamme itse vastuun projektista? Me haluamme sinut, Olemme tekemässä projektia, jossa Haluamme sinut ohjaajaksemme, koska olet Toivomme, että autat meitä, ohjaajaksi projektiimme. Me kannamme projektistamme vastuun ja suunnittelemme, toteutamme ja arvioimme toimintaamme. Sinut ohjaajana haluamme tukihenkilöksemme, joka kannustaa, tukee, kuuntelee ja auttaa tarvittaessa. Päivämäärä Allekirjoitukset 10 Tästä se lähtee! 11

7 2MIHIN TÄHDÄTÄÄN? Kun on saatu aikaan toimiva ryhmä, jolla on innostava idea, lähdetään suunnittelemaan yhteisen idean toteuttamista käytännössä. Ensimmäiseksi täytyy määritellä ryhmän toiminnalle tavoitteet. Ne määräävät, mitä jatkossa tullaan tekemään ja miten. Ryhmän tavoitteiden lisäksi jokaisen kannattaa asettaa myös omat tavoitteensa miettimällä, mitä itse haluaa projektissa saavuttaa, kokeilla ja oppia. I m gonna roll til nobody s lonely I m gonna roll! Tavoite antaa toiminnalle tarkoituksen, ja tarkoitus on kuin moottori, joka pitää toiminnan käynnissä. Tarkasti määritelty tavoite ohjaa ryhmän toimintaa ja auttaa saavuttamaan uskomattomiakin asioita. Kun tiedetään mihin pyritään, on helpompi valita toimenpiteet, joiden avulla pyrkimykset saavutetaan. Tavoitteen asettelussa ja sen saavuttamisessa on muutamia perusasioita, jotka kannattaa pitää mielessä: a) Päätavoitteen on oltava selvä ja riittävän korkealla, mutta silti tavoitettavissa. b) Matkalla päätavoitteeseen tarvitaan pienempiä välitavoitteita, jotka ovat konkreettisia ja helposti saavutettavissa olevia. c) Kehut itselle ja ryhmälle ovat paikallaan aina, kun välitavoitteita saavutetaan. päätavoite = se, mitä lopulta halutaan saavuttaa välitavoitteet = ne asiat, joiden kautta päätavoite saavutetaan Ryhmämme tavoitteet: Meidän projektimme on Ryhmäämme kuuluvat Päätavoitteenamme on, että Välitavoitteinamme ovat Kun lähestymme päätavoitettamme, Kun olemme saavuttaneet päätavoitteemme, TEHKÄÄ NÄIN: 1 2 Palauttakaa mieliinne alkuperäinen ideanne, joka on nyt päätavoitteenne. Miettikää, miten voitte saavuttaa päätavoitteenne. Mitä ryhmänne voi tällä hetkellä tehdä? Mitä muuta haluatte tehdä? Mitä ryhmällänne on jo käytettävissä? (Esimerkiksi ryhmäläisten määrä ja osaaminen, käytettävissä oleva aika sekä tilat, materiaalit ja laitteet.) 3 4 Keskustelkaa päätavoitteen saavuttamisesta alla olevien kysymysten avulla. Mistä tiedätte, että lähestytte päätavoitteen toteutumista? Mistä tiedätte, että päätavoite on saavutettu? Miltä se tuntuu? Pohtikaa päätavoitteen saavuttamisen merkitystä alla olevien kysymysten avulla. Mitä tapahtuu, kun päätavoite saavutetaan? Mitä vaikutuksia päätavoitteen saavuttamisella on ryhmällenne? 5 6 Miettikää edellisten kysymysten avulla, mitä välitavoitteita tarvitsette päätavoitteen saavuttamiseksi. (Jos päätavoite on esimerkiksi bänditapahtuman järjestäminen 100 kuulijalle, välitavoitteita voivat olla sopivan tilan löytäminen, bändien buukkaaminen, markkinoinnin onnistuminen yms.) Kirjoittakaa tavoitteenne viereiselle tehtäväsivulle selkeästi ja lyhyesti, mutta riittävän yksityiskohtaisesti. Mikä on oma tavoitteeni tässä projektissa? Haluanko oppia jonkin uuden asian tai kokeilla uusia juttuja? Miten voin saavuttaa omat tavoitteeni tämän projektin yhteydessä? Olimmehan kaikki mukana asettamassa tavoitteita? Mistä tiedämme, että jokainen on tyytyväinen ja sitoutunut tavoitteisiin? 13

8 3 HYVIN SUUNNITELTU! ESIMERKKI ROAD MAPISTA: Elämä voi olla kuin valaistu tie, joka turvallisesti perille vie, olen käynyt sivuteilläkin, koska sydän sanoi niin Ryhmän tavoitteiden määrittelyn jälkeen on aika suunnitella toimenpiteet, joiden avulla tavoitteet toteutuvat. On siis suunniteltava, mitä pitää tehdä ja milloin, jotta saavutetaan päätavoite, eli laadittava projektisuunnitelma. Suunnitelmaa tehdessä kannattaa mahdollisimman tarkkaan ja selvästi täsmentää, mitä tehdään ja miksi tehdään. Aikataulun laatiminen Tärkeä osa suunnittelua on aikataulun laatiminen. Aika taulua varten mietitään, miten kauan kunkin tehtävän hoitaminen vie aikaa ja missä järjestyksessä eri tehtävät on suoritettava. Esimerkiksi nuorisotalon kunnostuksessa voi seinien maalaus myöhästyä, jos maaleja ei hankita tarpeeksi ajoissa. Teatteriesitystä suunniteltaessa voi halutun tilan käyttöluvan saaminen kestää kauan, jolloin esityksen mainoksiakaan ei vielä pystytä viimeistelemään. Aikataulut on syytä tehdä riittävän väljiksi. On tärkeää miettiä realistisesti, minkä verran kunkin tehtävän suorittamiseen menee aikaa, ja varautua jo tässä vaiheessa mahdollisiin itsestä riippumattomiin viivästyksiin. Erityi- TEHKÄÄ NÄIN: 1 2 Laittakaa kartonki tai paperi vaakasuoraan. Kirjoittakaa otsikoksi projektinne nimi tai aihe. 3 4 sen tärkeää on, että jokainen projektissa mukana oleva sitoutuu noudattamaan yhdessä sovittuja aikatauluja. Projektin etenemiselle on myös hyvä asettaa tarkistusaikoja ja deadlineja, joihin mennessä tietyt toimenpiteet on tehtävä. Kannattaa varautua siihen, että aikataulua joudutaan muuttamaan viivästysten takia. Road Map suunnittelun apuna Yksi hyvä suunnittelun ja aikatauluttamisen apuväline on Road Map eli suunnittelukartta. Se auttaa hahmottamaan projektin työmäärää ja tehtäviä sekä varmistamaan aikataulun toimivuuden ja siinä pysymisen. Road Mapin ideana on löytää asioille tärkeysjärjestys eli se, missä järjestyksessä tehtävät on järkevä hoitaa. Lisäksi sen tekeminen on hauskaa! Road Map on helpointa tehdä isolle kartongille. Tekoa helpottaa, jos kartongin kiinnittää seinälle. Road Mapin tekemiseen tarvitaan myös kyniä ja liimalappuja (tai pieniä lappuja ja teippiä tai sinitarraa). Road Mapin voi tallentaa tietokoneelle, esimerkiksi Excel-tiedostona. Viereisellä sivulla on esimerkki Road Mapista. Kirjoittakaa projektin isot työt paperin vasempaan reunaan allekkain. Kirjoittakaa kaikki mahdolliset isoihin töihin liittyvät yksittäiset tehtävät omille lapuilleen. 5 6 Piirtäkää paperin alalaitaan aikajana kuukausien, viikkojen tai päivien tarkkuudella projektinne kestosta riippuen. Kiinnittäkää tehtävät paperille isojen töiden kohdalle riviin vasemmalta oikealle siihen järjestykseen, jossa ne tehdään. esitystila esiintyjät laitteet viestintä talous buffetti muuta 7 8 Tilan etsiminen ja varaaminen (huom. pystytys ja purkuajat) Bändien buukkaus Kun kaikki tehtävät ovat kartalla, keskustelkaa ryhmän kanssa ja arvioikaa tehtävien paikkaa, sijoitelkaa niitä uudelleen, karsikaa turhia pois ja lisätkää uusia tarpeen mukaan. Pyrkimyksenä on tehdä kattava mutta yksinkertainen kartta. Voitte lisätä paperille myös arviointipisteitä tarpeen mukaan. Juontajien buukkaus Äänentoisto- ja valolaitteiden vuokraus + työntekijät Suunnittelu Budjetin laatiminen Työnjako Yhteydenotto poliisiin, Teostoon ja Gramexiin lupa-asioista Skene-x.net Yhteydenotot mahdollisiin rahoittajiin Esiintymisjärjestyksen laatiminen Arpajaisvoittojen ja arpajaislippujen hankkiminen Yhteydenotto paikallislehteen ja -radioon Homma- / Mahis-rahan haku viikko Muokattu teoksesta Tukiainen, Leppänen & Leppänen: Matkaopas projektiseikkailijoille, Nuorten Akatemia Leipomistarvikkeiden ja juomien hankinta 9 Tilan jakaminen (esiintyjät, yleisö, varasto) Järjestysmiesten hankkiminen Mainokset ja julisteet Yhteydenpito rahoittajiin Soundcheck Laitteiden asennus Leipominen Pääsylippujen teko Tarkistakaa lopuksi, että tehtävien keskinäinen ajoitus toimii myös isojen töiden osalta. Miettikää, mitkä tehtävät tietyn rivin töistä on tehtävä, ennen kuin jonkin muun rivin ensimmäistä tehtävää voi edes aloittaa (esimerkiksi bändien buukkaaminen ennen mainosten tekemistä).

9 4 16 Riittävätkö rahat? RIITTÄVÄTKÖ RAHAT? Rahaa tarvitaan, tehdäänpä melkein mitä vain. Budjetti eli talousarvio on suunnitelma, jonka avulla arvioidaan etukäteen, mihin käytettävissä olevat rahat riittävät. Budjetointi tapahtuu samaan aikaan projektin muun suunnittelun kanssa. Kun on päätetty, mitä tehdään, selvitetään, mitä kuluja tekemisestä aiheutuu. Jos kuluja tuntuu tulevan paljon, on hyvä miettiä, voitaisiinko jotain tehdä toisin, jotta kuluja saataisiin vähennettyä. All the things I could do If I had a little money Budjetissa arvioidaan, mistä rahaa tulee ja kuinka paljon, sekä mihin rahaa kuluu ja kuinka paljon. Jos rahaa näyttää kuluvan enemmän kuin tulevan, mietitään, mistä voidaan säästää. Budjetoinnissa sääntönä voisi pitää sitä, että tulot kannattaa aina arvioida hiukan alakanttiin ja menot taas hiukan yläkanttiin. Näin varmistetaan, että tulot ovat vähintään yhtä suuret kuin menot. Budjettia varten on hyvä valita ryhmäläisistä talousvastaava, joka vastaa raha-asioiden hoitamisesta eli esimerkiksi maksaa laskut. Suunniteltua rahankäyttöä seurataan projektin etenemisen aikana koko ryhmän kanssa. Seurannan avulla varmistetaan se, että voidaan tarvittaessa heti miettiä, miten menoja saataisiin vähennettyä tai tuloja lisättyä. Budjetin tekoa varten tarvitaan tieto siitä mitä, missä, milloin ja miten jotakin tehdään sekä kuka tekee. Puuttuvat yksittäistiedot voi täydentää suunnitelmaan projektin edetessä. budjetti = suunnitelma, johon kirjataan arvioidut tulot ja menot TEHKÄÄ NÄIN: Tehkää budjettinne vieressä olevien ohjeiden mukaan seuraavalle aukeamalle. Halutessanne voitte siirtää budjetin tietokoneen taulukkolaskentaohjelmaan (esimerkiksi Excel). Tulojen budjetointi: Miettikää, mistä saatte rahaa. Kirjoittakaa jokainen tulo allekkain. Jos tulot jakaantuvat eri ajankohtiin, arvioikaa ja merkitkää esimerkiksi jokaisen viikon tulot erikseen. Laskekaa tulot yhteen. Näin saatte projektin tulobudjetin. Muokattu Osuuspankin Ajatusta taloudenpitoon opas nuorille -materiaalista. Menojen budjetointi: Miettikää, mihin kaikkeen tarvitsette rahaa. Kirjoittakaa jokainen hankinta ylös työkirjaanne tai taulukkolaskentaohjelmaan. Arvioikaa, paljonko tarvitsette rahaa. Arvioikaa jokainen hankinta erikseen. Tässä vaiheessa kannattaa käyttää aikaa ja selvittää esimerkiksi mikä on edullisin tapa tehdä hankinta voitteko saada tarvikkeita lahjoituksina saatteko alennuksia mitä voitte tehdä itse mitä ette oikeastaan tarvitse lainkaan Pohtikaa, milloin rahaa tarvitaan. Jos projektinne menot jakaantuvat eri ajankohtiin, kannattaa arvioida menot vaikkapa joka viikolta erikseen. Suorittakaa yhteenlasku. Lopputuloksena saatte projektin menobudjetin. Varmistakaa, että tulobudjetti on vähintään yhtä suuri kuin menobudjetti. Jos tulobudjetti on pienempi kuin menobudjetti, miettikää, miten saatte tuloja lisättyä tai menoja vähennettyä. Mahdollisen teille kertyvän rahallisen tuoton saatte selville vähentämällä menot tuloista. MALLIBUDJETTI BÄNDITAPAHTUMASTA Tulot: lipputulot 250 esim. 50 osallistujaa x lipun hinta 5 avustukset 400 eri tahoilta saadut avustukset, esim. kunta 150, koulu 100, Nuorten Akatemian Homma-raha 150 jne. yhteistyökumppanit 160 yritysten kanssa tehdyn yhteistyön kautta saadut tulot muut tulot 190 esim. tapahtumassa voi olla arpajaisia tai myyjäisiä, arvat 50 x 3, myyjäisissä virvoitusjuoma & pulla 20 x 2 Yhteensä Menot: markkinointi 200 mainokset, lehtiset, lehtimainos tilavuokra 50 esiintyjät 350 bändien ja mahdollisten juontajien palkkiot ja matkakulut tarvikkeet 100 buffetti-tuotteet, paperit, sakset, monistukset, muut mahdolliset materiaalit muut kulut 200 esim. äänentoisto- ja valolaitteiden vuokra kutsujen postitus 100 kirjekuoret, postimerkit Yhteensä 1 000

10 Projektimme budjetti: Millä tavoin osallistuin budjetin tekemiseen? Olenko tyytyväinen budjettiimme? Onhan kaikki menot huomioitu? Onko budjetti laskettu oikein? Miten pysymme budjetissa? 18 19

11 5 KUKA TEKEE JA MITÄ? Tässä vaiheessa on jo tiedossa, minkälaisia hommia pitäisi saada tehtyä ja milloin, jotta tavoite toteutuu. Ennen töihin ryhtymistä on tärkeää yhdessä sopia niiden jakamisesta. Työnjaon tarkoituksena on varmistaa, että kaikki tulee tehdyksi ja työt jakautuvat tasaisesti. Työnjaolla huolehditaan myös siitä, että jokainen pääsee tekemään itselle mielekkäitä juttuja. Jos työnjaosta ei ole sovittu, asiat saattavat jäädä hoitamatta. Kun asioita tehdään porukalla, on tärkeää, että jokainen ryhmän jäsen tietää, mitä omiin ja muiden tehtäviin kuuluu. On myös varmistettava yhteispelin sujuminen kaikkien kesken. Tästä huolehtii ryhmän vetäjä, jona voi toimia joku ryhmän jäsenistä tai ryhmän ohjaaja. Hänen tulee huolehtia aikataulussa pysymisestä sekä siitä, että jokainen hoitaa tehtävänsä niin kuin on sovittu. Ryhmän vetäjän lisäksi tarvitaan myös muita vastuuhenkilöitä. Talousvastaavan vastuulla on budjetissa pysyminen ja kaikki käytännön raha-asiat kuten laskujen maksu. Viestintävastaava huolehtii siitä, miten projektista kerrotaan muille ja miten sitä markkinoidaan. Dokumentointivastaava eli sihteeri tallettaa projektiin liittyvät tositteet kuten pöytäkirjat, raportit, lehtileikkeet ja valokuvat. Minä sinä hän, me te he, tämä tuo se, nämä nuo ne, nuo juo ne Työkirjavastaava huolehtii siitä, että projektin työkirjaa tulee projektin aikana hyödynnettyä ja täytettyä. Edellä mainittujen lisäksi saatetaan tarvita muitakin vastuuhenkilöitä projektista ja siihen sisältyvistä tehtävistä riippuen. Homma-rahaa saavilla ryhmillä tulee olla vastuuaikuinen, joka voi olla myös ryhmän täysi-ikäinen jäsen. Vastuuaikuinen täyttää hakemuksen ryhmän kanssa ja vastaa yhdessä ryhmän kanssa projektin raportoinnista ja rahankäytöstä. Lisäksi on valittava ryhmän nuorista se, joka on yhteyshenkilönä Nuorten Akatemiaan. (Ks. ) Tehtäviä jaettaessa kannattaa huomioida jokaisen ryhmäläisen kiinnostuksen kohteet ja osaaminen. Jotkut tehtävät lankeavat luonnostaan tietyille ryhmän jäsenille. Joskus voi olla hyvä ottaa itselleen ihan uudenlaisia tehtäviä, jotta pääsee kokeilemaan ja oppimaan sekä toteuttamaan uusia puolia itsessään. Kaikissa projekteissa on myös tehtäviä, joita ei välttämättä kukaan haluaisi omalle vastuulleen. On tärkeää varmistaa, että nämäkin tehtävät tulevat tehdyiksi ja jakaantuvat oikeudenmukaisesti sekä yhteisvastuullisesti. TEHKÄÄ NÄIN: Miettikää tekemänne Road Mapin (s. 15) pohjalta, mitä asiakokonaisuuksia varten tarvitsette vastuuhenkilön. Jakakaa vastuutehtävät keskenänne sopivuuden ja halukkuuden mukaan. Valitkaa ainakin ryhmän vetäjä sekä talous-, viestintä-, dokumentointi- ja työkirjavastaava. Jakakaa vastuukokonaisuuksiin sisältyvät yksittäiset työtehtävät tasapuolisesti. Jos joihinkin tehtäviin ei löydy halukkaita tekijöitä, keksikää oikeudenmukainen tapa jakaa ne (esim. arvonta). Ovatko luvat kunnossa? Projektia tehdessä on tärkeää huolehtia tekijänoikeuksista. Kuvien käyttämiseen ja näyttämiseen tarvitaan aina kuvaajan lupa. Äänitteiden tai televisio- ja radioohjelmien julkinen esittäminen maksutta ei ole sallittua. Lehteen ei voi kysymättä painaa muiden ottamia kuvia tai kirjoittamia juttuja. Halutun tuotannon voi joskus saada lainaksi tekijältä kysymällä, joskus käytöstä on maksettava. Käyttölupia haetaan yleensä teoksen tekijältä, eri tekijänoikeusjärjestöistä tai maahantuojalta. Luvan tarpeellisuus kannattaa aina varmistaa. Kirjatkaa vastuut ja työtehtävät seuraavalle sivulle. Lisätkää kohtia tarpeen mukaan. Siirtäkää tekemänne Road Map kirjalliseen muotoon, jota täydennätte sopimillanne vastuutehtävillä. Näin saatte projektisuunnitelman, jonka voitte kirjata sivulle luvanhaku musiikin esittämiseen tietoa musiikin tekijänoikeuksista arpajaisluvat rahankeräysluvat ilmoitus yleisötilaisuudesta järjestyksenvalvojat 20 Kuka tekee ja mitä? 21

12 Projektimme vastuuhenkilöt ja työtehtävät Projektisuunnitelmamme: Projektin vastuuhenkilöt koko projektin ajan (nimi ja allekirjoitus): Ryhmän vetäjä: Dokumentointivastaava: Talousvastaava: Viestintävastaava: Työkirjavastaava: Projektiin liittyvät tehtävät (tehtävä, nimi/nimet, aikataulu, allekirjoitus): 22 Olenko muistanut sanoa ääneen omat toivomukseni työnjaon suhteen? Olenko kertonut, mitä tehtäviä haluaisin ja mitä en haluaisi tehdä? Ovatko tehtävät jakaantuneet tasaisesti? Saavatko kaikki mielekkäitä hommia? Tulevatko kaikki työt tehdyksi? Olenko tyytyväinen projektisuunnitelman tekoon ja omaan osuuteeni siinä? Olenko antanut rakentavaa palautetta ja ottanut sitä myös itse vastaan? Onko minulla ollut hauskaa projektia tehdessä? Olemmehan varmistaneet, että kaikki ryhmäläiset ovat tyytyväisiä lopputulokseen? Miten voisimme palkita itseämme tähän asti tehdystä työstä? Voisimmeko tehdä seuraavalla kokoontumiskerralla jotain hauskaa ja innostavaa? 23

13 JA SITTEN HOMMIIN! 6 Enhän ole jäänyt yksin tai jättänyt toisia yksin työtehtävien kanssa? Olenko pyytänyt muilta apua, kun olen sitä tarvinnut? Tiedänkö, miten muiden vastuutehtävät ovat edistyneet? Olemmeko muistaneet aina välillä arvioida projektin etenemistä yhdessä? Ovatko projektisuunnitelma ja aikataulu pitäneet? Pitääkö tavoitteita tarkentaa? Ryhmällä on jo tiedossa, kuka tekee ja mitä tekee eli nyt voidaan ryhtyä hommiin. Huolella tehtyä projektikarttaa seuraamalla työt etenevät kuin itsestään ja tavoitteen saavuttaminen alkaa lähestyä. Sujuuko kaikki niin kuin pitää? Ryhmän edistymistä ja fiilistä on hyvä seurata ja arvioida koko ajan. Jatkuva arviointi on osa toimintaa ja sen avulla selviää, miten on onnistuttu. Arvioinnin myötä selviää myös, onko jokin asia menossa vikasuuntaan ja vaatiiko se korjaamista. Ryhmän toimintaa arvioitaessa kannattaa huomioida seuraavat asiat: TEHKÄÄ NÄIN: Keskustelkaa toiminnastanne ja tehtävien tekemisestä vieressä olevien kysymysten avulla. Kirjatkaa viereiselle sivulle asiat, joissa olette onnistuneet. Keskustelkaa siitä, miksi asiat hoituivat hyvin. Kirjatkaa viereiselle sivulle asiat, joiden hoitaminen on epäonnistunut. Miettikää rakentavassa hengessä, mistä epäonnistuminen johtuu ja sopikaa tehtävistä toimenpiteistä asioiden korjaamiseksi. Toistakaa tämä pohdinta tasaisin väliajoin projektin edetessä. 24 Ja sitten hommiin! Toiminnan sisältö Haluammeko yhä toimia alussa asettamamme päätavoitteen mukaisesti? Ovatko välitavoitteet toimivia? Onko joitain välitavoitteita jo saavutettu? Mitä on tehty oikein, mitä hyvin? Missä tehtiin virhe, mitä tehdään toisin ensi kerralla? Ryhmän toiminta Noudatetaanko yhteisiä pelisääntöjä? Onko tunnelma ryhmässä hyvä, otetaanko kaikkien mielipiteet huomioon? Tukeeko toiminta tavoitteita? Mikä on oma osuuteni, olenko siihen tyytyväinen? Miten muut näkevät osuuteni, ovatko he siihen tyytyväisiä? Get on! Get on, baby, get on! Näin projektimme sujuu: Projektia toteutettaessa on hyvä pitää mielessä pari yksinkertaista asiaa: Kun jokin asia toimii, Jos jokin asia ei toimi, tehkää sitä lisää. älkää muuttako sitä. älkää tehkö sitä lisää. muuttakaa sitä. tehkää jotain muuta. Meidän oma homma projektin työkirja 25

14 Ryhmän suunnitelmien ja toiminnan ei tarvitse olla kovin laajojakaan, kun jo joudutaan miettimään, mistä saadaan niiden toteuttamisessa tarvittavat rahat. Aivan ensimmäiseksi kannattaa kuitenkin harkita, miten suunnitelmat voitaisiin toteuttaa mahdollisimman vähällä rahalla tai ilman sitä. Monia asioita voidaan tehdä talkootyönä ja ryhmän jäsenet voivat mahdollisesti osallistua esimerkiksi matkakuluihin omalla rahallaan. Toimivia tapoja varojen keräämiseen ovat muun muassa myyjäisten järjestäminen, itse tehdyn lehden myynti ja koirien ulkoiluttaminen. Jos rahoitusta kuitenkin tarvitaan, kannattaa kääntyä oman paikkakunnan nuorisotoimen, koulun tai yhteistyökumppanina toimivan järjestön puoleen. Heillä voi olla projektillenne sopivia määrärahoja. Nuorten Akatemialta voi hakea Homma-rahaa. Homma-rahaa myönnetään projektille, joka on nuorten suunnittelemaa, toteuttamaa ja arvioimaa. Projektin teema on vapaa. Lisätietoja Homma-rahasta on osoitteessa Jos tulot eivät vieläkään peitä menoja, kannattaa kääntyä yritysten puoleen. Yritykset ovat kiinnostuneita nuorten tavoittamisesta ja mahdollisuus tähän voi syntyä teidän projektinne kautta. Yritykselle kannattaa kertoa mahdollisimman tarkasti, miten ja keitä he voivat tavoittaa projektinne avulla. 26 Ja sitten hommiin! Yrityksiä voi myös pyytää silkan rahan sijaan sponsoroimaan projektia siihen tarvittavien tavaroiden avulla: painotalot voivat avustaa tekemällä mainokset ja rautakauppa antamalla rakennustarvikkeita. Kun peliin pistää koko ryhmän luovuuden, tuloksena on mitä kekseliäimpiä ideoita tarvittavien varojen ja materiaalien hankkimiseksi. Ideoita yhteistyöhön Ulkopuolisten tahojen kanssa tehtävän yhteistyön lähtökohta on, että molemmat osapuolet hyötyvät siitä. Tärkeintä omassa projektissa on ryhmä itse. Yhteistyökumppani saattaa olla tyytyväinen jo ollessaan tukemassa ryhmän hienoa toimintaa. Jos yhteistyökumppani haluaa näkyvyyttä yhteistyöstä, voidaan yrityksen logo laittaa tapahtuman nettisivuille, pääsylippuihin tai mainoksiin. Mahdollista on myös järjestää esimerkiksi arvonta tai kilpailu, jossa yhteistyökumppani on mukana. Tässä on muutama esimerkki siitä, mitä nuorten projektiryhmä voi tarjota yhteistyökumppaneille. Esimerkki: Oppilaskunta järjestää koululla harrastuskahvilan, jossa koulun oppilaat esittelevät harrastuksiaan ja ryhmä myy juotavaa ja leivonnaisia. Tapahtumassa ovat paikalla myös paikkakunnan seurat ja järjestöt kertomassa, miten uudet harrastajat voivat tulla mukaan toimintaan. Paikallislehti tekee harrastuskahvilasta jutun seuraavaan numeroonsa. Paikallinen urheilukauppias tukee tapahtumaa antamalla harrastusten esittelijöille t-paidat ja ruokakauppa lahjoittaa elintarvikkeita kahvilaa varten. Vastineena kauppiaat saavat logonsa tapahtuman mainoksiin ja koululehden harrastusteemanumeroon sekä mainoskuulutuksia tapahtumassa. Joulun alla ryhmä on urheilukaupassa paketoimassa lahjoja ja ruokakaupassa pakkaamassa asiakkaiden ostoksia. Esimerkki: Ryhmä ideoi nuorten kesäleirin paikkakunnalla, jossa on kesällä hyvin vähän toimintaa yläkouluikäisille. Koska kunnan nuorisotoimi pitää nuorten viihtymistä paikkakunnalla tärkeänä, se tarjoaa leirikeskuksen nuorten käyttöön ilmaiseksi ja järjestää leirille aikuisohjaajat. Ruokakulut katetaan leirimaksuilla. Nuoret innostuvat toimimaan syksyllä kerho-ohjaajina nuorisotalolla. Esimerkki: Ranskaa opiskelevien lukiolaisten ryhmä kerää rahaa ulkomaan leirikoulua varten. Ryhmän jäsenet jakavat ranskalaisia tuotteita maahantuovan yrityksen esitteitä. Yritys maksaa korvauksen nuorten tekemästä työstä. Ryhmä ja yritys ideoivat, että jatkossa nuoret voivat työskennellä narikassa ja siivota yrityksen järjestämissä tilaisuuksissa. Ryhmä pääsee tutustumaan yritykseen ja kuulee sen tarjoamista kesätyöpaikkamahdollisuuksista. Ryhmä lähettää leirikoulusta kirjeen yritykselle. TEHKÄÄ NÄIN: Suunnitelkaa oman projektinne varainhankintaa vastaamalla alla oleviin kysymyksiin. Kirjatkaa vastauksenne seuraaville sivuille ja päättäkää niiden pohjalta yhteistyötahot, joita aiotte lähestyä. Miksi projektinne tarvitsee tukea? Mitä olette tekemässä ja kuinka paljon tarvitsette tukea? Voiko teitä tukea muutenkin kuin rahallisesti, esim. antamalla materiaaleja käyttöönne? Mitä olette tarjoamassa yhteistyökumppaneillenne? Miten yhteistyökumppaninne hyötyvät tukemisestanne? Mitkä yritykset tai muut tahot voisivat toimia tukijoinanne? Miksi nämä tahot haluaisivat lähteä mukaan? Ketkä tekevät yhteistyötahon päätökset eli keitä tahon henkilöitä kannattaisi lähestyä? Meidän oma homma projektin työkirja 27

15 Projektimme rahoitussuunnitelma: Mahdollisia yhteistyötahoja: Seuraavat tahot saattaisivat olla kiinnostuneita nuorten kanssa tehtävästä yhteistyöstä. Pohtikaa yhdessä alla olevia kysymyksiä. Nuorten tuotteita myyvät kaupat: Oppilaitokset: Urheiluliikkeet, nuorten vaatekaupat, musiikkiliikkeet, harrastuspaikat ja autokoulut ovat tahoja, jotka haluavat tavoittaa nuoria. Oppilaitosten kanssa voi toimia samalla tavalla kuin yritysten. Monet nuoret ovat ammattioppilaitosten ja lukioiden opiskelijoita tai tulevia sellaisia. Miten ja millaisen määrän nuoria yritys voi tavoittaa projektinne kautta? Miten voitte olla avuksi yrityksen markkinoinnissa? Paikkakunnan valtayritykset: Suurilla yrityksillä on usein halu kehittää sijaintikuntiensa toimintaa. Nuorten ryhmän toiminta voi olla yksi kiinnostuksen kohde. Voiko projektinne kautta välittää tietoa kiinnostavista opiskelumahdollisuuksista? Järjestöt ja yhdistykset: Monet järjestöt tukevat hyödylliseksi katsomaansa nuorten ryhmien toimintaa esimerkiksi myöntämällä tukirahaa hyville ideoille, antamalla materiaaleja tai osallistumalla tekemiseen. Mitä ainutlaatuista teidän ryhmänne voi tarjota? Mitä iloa yritykselle voisi olla ryhmänne tukemisesta? Työvoimaa tarvitsevat yritykset: Nuoret ovat yritysten tulevaisuuden työntekijöitä. Voiko projektinne kautta välittää tietoa ja yrityksen viestiä nuorille? 28 Ja sitten hommiin! Voisiko jokin järjestö kiinnostua projektistanne? Muuten nuorista kiinnostuneet tahot: Useille yrityksille nuoret ovat merkittäviä tulevaisuuden asiakkaita. Esimerkiksi pankit ja vakuutusyhtiöt saattavat olla hyvinkin kiinnostuneita nuorista. Mitä muita tahoja paikkakunnallanne on? Onko jollakulla ryhmästänne yhteyksiä johonkin yritykseen esimerkiksi sukulaisten kautta? Mitä muita varainhankintakeinoja voisi olla? Onko minulla tuttuja, jotka olisivat halukkaita tukemaan projektiamme? Olemmeko miettineet kaikki mahdolliset varainhankinnan keinot? Pistäisimmekö vielä kerran ideat liikkeelle? Olisiko ohjaajallamme hyviä ideoita? 29

16 Ennen ensimmäistä yhteydenottoa on hyvä ottaa selvää mahdollisista yhteistyötahoista esimerkiksi vierailemalla niiden internetsivuilla. Tilanteisiin kannattaa valmistautua etukäteen harjoittelemalla projektista kertomista. Tärkeää on myös selvittää, ketä asiassa kannattaa lähestyä. Varsinaisen asian esittäminen saattaa hoitua puhelimitsekin, mutta useimmiten on hyvä sopia tapaaminen. Puhelimessa ja tapaamisessa on tärkeää esittää asiat omin sanoin vakuuttavasti ja luottamusta herättävästi, mutta niin, että unelma ja innostus toimintaan näkyvät. Kannattaa myös kertoa, mitä tavoitteen eteen aiotaan tehdä. Varma asenne helpottaa idean myönteistä vastaanottoa. Meidän oma homma -työkirjan voi ottaa tapaamiseen mukaan tukemaan idean esittelyä. Projektin luotettavuutta ja arvovaltaa kannattaa lisätä etsimällä suosittelijoita. Suosittelijoina voivat toimia esimerkiksi vanhemmat, opettajat, ohjaajat ja muut lähipiirinne aikuiset sekä viranomaiset ja liikeyritykset. Varainhankintatilanteessa kannattaa kuunnella mahdollista tukijaa. Kysyminen on hyvä tapa kuunnella. Jos tukija kieltäytyy yhteistyöstä, kannattaa pyytää perustelut kieltäytymiselle. Kysymyksen voi muotoilla eri tavoin, esimerkiksi Ettekö halua tukea tällaista nuorten toimintaa? Voimmeko tulla uudelleen? On hyvä muistaa, että vaikka jokin yksi yritys ei haluaisikaan yhteistyötä, se ei tarkoita, etteikö jokin toinen yritys haluaisi tukea projektianne. Kun saatte ensimmäisen yrityksen yhteistyöhön kanssanne, muut yritykset saattavat lähteä helpommin mukaan. Kannattaa siis kertoa, mitkä yritykset teitä jo tukevat. Olenko saanut riittävästi vaikuttaa yhteistyökumppanisuunnitelmaan? Haluaisinko vielä lisätä siihen jotain? Suunnitelmamme yhteistyökumppania varten: Muistammehan kirjata ylös yhteistyökumppanin kanssa sovitut asiat sekä muut tapaamisessa tai puhelinkeskustelussa esille tulleet tärkeät asiat? TEHKÄÄ NÄIN: Suunnitelkaa tapaamiskäynti toivotun yhteistyökumppanin luokse. Sopikaa, kuka ottaa yhteyttä yhteistyötahoon ja sopii tapaamispäivän. Miettikää, mitä tässä vaiheessa on syytä ly- 1 hyesti kertoa tapaamisen tarkoituksesta ja projektistanne. Sopikaa, ketkä ryhmästä lähtevät tapaamiseen 2 (1 3 henkeä on sopiva määrä). Miettikää, mitä tapaamisen aikana on hyvä kertoa itses- 3 tänne ja toiminnastanne. Kirjoittakaa kerrottavat asiat viereiselle sivulle Ideoikaa yhdessä valmis ehdotus yhteistyön pohjaksi (mitä te tarjoatte yhteistyökumppanille ja miten sekä mitä yhteistyökumppani voisi antaa teille ja miten) ja viimeistelkää se yhteistyökumppanille annettavaan kirjalliseen muotoon. Jos ryhmästänne lähtee tapaamiseen usea, sopikaa, kuka puhuu mistäkin asiasta. Yrittäkää keksiä valmiiksi hankalia kysymyksiä, joita yhteistyökumppani saattaa esittää. Miettikää yhdessä niihin vastaukset. Harjoitelkaa asian esittämistä joko mielessänne tai muille ryhmäläisille. 30 Ja sitten hommiin! 31

17 Ryhmän pelisäännöissä on jo sovittu, miten tieto kulkee ryhmän sisällä. Kaikkien mukanaolijoiden tulee tietää, missä vaiheessa ollaan menossa ja miten jatketaan. Sisäisen viestinnän tapoja on monia. Yksi hyvä tapa on kokoontua tasaisin väliajoin ja käydä läpi, mitä kukin on tehnyt, mitä on tekeillä ja mitä on vielä tekemättä. Samalla nähdään projekti kokonaisuutena ja yhdessä voidaan tarvittaessa muuttaa suunnitelmia. Kaikesta tekeillä olevasta kannattaa puhua mahdollisimman paljon. Muita keinoja yhteydenpitoon ovat esimerkiksi sähköposti, tekstiviestit, ilmoitustaulu ja puhelinsoitot. Projektiryhmä päättää, mitä keinoja käytetään ja keksii niitä ehkä lisää. Aina, kun jokin oma tehtävä tulee hoidettua tai saa uutta tietoa projektiin liittyen, kannattaa kertoa siitä muille, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla. Jos projekti toteutetaan jonkin taustatahon, esimerkiksi järjestön tai koulun yhteydessä, on tärkeää muistaa informoida myös taustatahon muita jäseniä. Taustatahon sisällä tapahtuvan viestinnän on hyvä olla kiinnostavaa ja innostavaa, jotta muiden nuorten ja aikuisten mielenkiinto herää. Tiedotuksen avulla voidaan saada järjestelyihin mukaan tarvittavia lisävoimia omasta piiristä. TEHKÄÄ NÄIN: Sopikaa säännölliset ajankohdat, jolloin käytte läpi tehdyt, tekeillä olevat ja tekemistä odottavat asiat. Keksikää kasvokkaisen keskustelun lisäksi käytettäviä muita viestintäkanavia (sähköposti, ilmoitustaulu jne.). Onko projektissanne mukana jokin taustataho (järjestö, koulu, urheiluseura tms.)? Miettikää, miten kerrotte tekemisistänne taustatahon ihmisille. Kirjatkaa sopimanne asiat viereiselle sivulle. Ryhmämme sisäinen viestintä: Mitä, milloin, miten ja kenelle? Voisimmeko vielä jotenkin parantaa sisäistä tiedonkulkua? Olemmeko pohtineet, miksi eri asioista on hyvä muistaa kertoa myös muille ryhmäläisille? 32 Olenko muistanut kertoa muille ryhmäläisille, mitä jo olen tehnyt ja mitä nyt olen tekemässä? Mistä eri asioista haluaisin saada aina välillä tietoa muilta? 33

18 Ryhmän loistava idea ja siihen liittyvä toiminta kiinnostavat myös ulkopuolisia. Niinpä kannattaa tehdä heidätkin tietoisiksi meneillään olevasta upeasta projektista. Tiedottamisen myötä saatu julkisuus nostaa toiminnan arvostusta ja on hienoa lukea omasta hommasta lehden sivuilta! Viestintä ja markkinointi saattavat olla avainasemassa myös projektin toteutumisen kannalta. Pitkään suunniteltu leiri voi jäädä toteutumatta, jos siitä unohdetaan kertoa mahdollisille osallistujille ja bänditapahtuma jää ilman yleisöä, ellei tapahtumasta tiedoteta. Juttu paikallisessa lehdessä tai radiossa antaa toiminnalle potkua ja se voi poikia järjestelyihin mukaan tarvittavia lisävoimia sekä uusia yhteistyökumppaneita. Esimerkki voi myös innostaa muita nuoria toteuttamaan porukalla omia ideoitaan. Kannattaa siis laittaa sana kiertämään. Kun halutaan kertoa ulkopuolisille ryhmän ideasta ja toiminnasta, on hyvä miettiä, mikä siinä kiinnostaa itseä ja sitä kautta pohtia, mikä voisi kiinnostaa ulkopuolisia. On myös tärkeää miettiä sitä, missä ja kenelle projektista kannattaa tiedottaa. Onko tiedotuksen ja markkinoinnin kohderyhmä nuoret, vanhemmat, opettajat vai ketkä? Viestinnän sisältö vaihtelee kohderyhmän mukaan. Päätavoitteena tiedottamisessa voi pitää sitä, ettei mikään tieto saa tulla perille liian myöhään. Tapahtumien kohdalla tiedottamisen voi aloittaa hyvinkin aikaisin, kunhan sitä jatketaan aktiivisesti itse tapahtumaan asti. Joskus myös yllätyshyökkäys saattaa olla oikea strategia. Toimiva tiedottaminen vaatii mielikuvitusta. Omia mainoksia ja ilmoituksia voi projektista riippuen laittaa esimerkiksi paikallislehteen ja -radioon, nettiin, yleisille ilmoitustauluille (kouluissa, kirjastoissa ja kaupoissa) sekä puhelintolppiin tai ne voi jakaa itse suoraan ihmisille. Homma-rahaa saaneet ryhmät pääsevät esittelemään projektiaan myös SKENE-Xnettipalvelussa ( Tiedotattepa missä tahansa, on mainoksen, jutun tai ilmoituksen oltava huolellisesti laadittu ja kiinnostusta herättävä. Tärkein viestintäkanava kautta aikojen on ollut suusta suuhun -menetelmällä toimiva puskaradio. Ryhmän toiminnasta kannattaa jokaisen kertoa aina, kun siihen tarjoutuu mahdollisuus. Kannattaa muistaa, että puskaradio levittää yhtä tehokkaasti niin myönteiset kuin kielteisetkin asiat. TEHKÄÄ NÄIN: Miettikää pareittain, miksi itse haluatte olla toteuttamassa yhteistä ideaanne eli mikä siinä on erityisen hyvää. Keskustelkaa ryhmän kesken mieleenne tulleista asioista. Kirjatkaa niitä ylös. Pohtikaa, kenelle haluatte välittää tietoa projektistanne. Miettikää, onko kirjaamienne hyvien asioiden joukossa sellaisia, jotka saattaisivat kiinnostaa tai hyödyttää myös niitä ulkopuolisia, joille haluatte tiedottaa. Kirjoittakaa asiat paperille. Jos ulkopuolisia kiinnostavia asioita ei heti nouse esiin, yrittäkää ensin pareittain ja sitten koko ryhmän kesken keksiä kiinnostuksen aiheita. Eläytykää kohderyhmienne ajatusmaailmaan. Valitkaa yhdessä kirjatuista asioista tärkeimmät, joista haluatte kertoa. Ideoikaa erilaisia tapoja ja paikkoja kertoa valituista asioista. Päästäkää mielikuvituksenne valloilleen. Sopikaa, millä aikataululla asioista tiedotetaan. Kirjatkaa sopimanne asiat seuraavalle aukeamalle viestintäsuunnitelmaksenne. Muistakaa, että valitsemallanne viestintävastaavalla on päävastuu tiedonkulusta hän pitää huolta siitä, että sovituista asioista tiedotetaan sovittuina ajankohtina ja että kaikki hoitavat omat viestintätehtävänsä. 34 Ja sitten hommiin! 35

19 Paikallislehdet ja -radiot Paikallislehti on ensisijainen taho, johon kannattaa ottaa yhteyttä, kun aloittaa projektista tiedottamisen suurelle yleisölle. Paikalliset tiedotusvälineet ovat kiinnostuneita siitä, mitä omalla paikkakunnalla tapahtuu. Jutunteosta hyötyy kumpikin osapuoli: ryhmä saa julkisuutta ja tiedotusväline hyvän jutun. Projektimme ulkoinen viestintä ja markkinointi: Mitä, milloin, miten ja kenelle? Paikallislehdillä ja -radioilla on usein pula jutuista ja kerran uutiskynnyksen ylitettyään on projektin entistä helpompi saada julkisuutta. Lehti tai radio saattaa olla kiinnostunut seuraamaan projektin toteutusta ja tekemään juttuja sen eri vaiheista. Mikään ei estä kokeilemasta myös valtakunnallista mediaa. Projekti saattaa päästä vaikka television uutisaiheeksi. Kun otetaan yhteyttä paikallisiin tiedotusvälineisiin, kannattaa miettiä tarjota mikä projektissa on mielenkiintoista ja miksi itse kukin on siinä mukana. juttuideoita: toimittajan voi kutsua seuraamaan projektin toimintaa ja tekemään siitä jutun. miten asia kerrotaan niin innostuneesti, että toimittajakin innostuu. kerrotaanko projektista kokonaisuutena vai onko jutun pääaiheena joku projektissa mukana oleva nuori. sopivia haastateltavia projektista valokuvia itse tehtyä tiedotetta tai lehtijuttua muistaa keneen tiedotusvälineessä kannattaa ottaa yhteyttä (esimerkiksi toimitussihteerit). onko projektin toiminta osa valtakunnallista toimintaa (esimerkiksi Nuorten Akatemian Hommaa tai Note- tai Mahis-toimintaa) ja mitä koko toiminnasta kannattaisi kertoa. kertoa toimittajille mahdollisista rahoittajista ja yhteistyökumppaneista. pyytää valmis juttu luettavaksi ennen sen julkaisemista. olla sinnikäs jos ensimmäisellä soitolla ei tärppää, voi kokeilla toista toimittajaa tai käydä toimituksessa paikan päällä. Olenko muistanut kertoa ryhmämme toiminnasta tapaamilleni ihmisille? Kenelle vielä voisin kertoa? Mikä muiden mielestä on ollut projektissa kiinnostavinta? Mitä hauskoja tiedotusmenetelmiä voisimme vielä keksiä? Miten voisimme mainostaa projektiamme esimerkiksi Facebookissa, IRC-Galleriassa tai YouTubessa? 36 Ja sitten hommiin! 37

20 ME TEIMME SEN! And if I had a chance, yeah, I would always be there. Those were the best days of my life Paljon on nyt yhdessä tehty ja koettu ja on aika katsoa hieman taaksepäin. Mitä suunniteltiin tehtäväksi ja miten? Mitä käytännössä tehtiin ja miten? Toteutuiko alkuperäinen idea ja unelma? Olipa vastaus kysymyksiin mikä hyvänsä, kannattaa ryhmän toiminta ja kokemukset käydä huolella arvioiden läpi ja kirjoittaa ylös tulevia yhteisiä suunnitelmia varten. Toimiviksi koetut asiat ovat suureksi avuksi tulevissa projekteissa, eikä kerran tehtyjä virheitä kannata toistaa. Toimintaa arvioidessa on hyvä muistaa, ettei aina tärkeintä ole se, millainen lopputulos on, vaan merkittävintä on itse toiminta sekä yhdessä tekeminen! Loppuraportti Matkan varrella tehdyt asiat kootaan lopuksi kirjallisen raportin muotoon. Raportti on tiivis yhteenveto, jossa avainasiat tulevat selvästi esiin. Raportin avulla selvennetään itselle ja yhteistyökumppaneille, mitä on tehty. Raporttia kirjoitettaessa arvioidaan ryhmän toimintaa. Ajan tasalla pidetty Meidän oma homma -työkirja on tässä vaiheessa arvokas apu. Jos projekti kestää pitkään, voi olla tarpeen kirjoittaa myös väliraportteja. 38 Me teimme sen! 7 TEHKÄÄ NÄIN: Laatikaa yhdessä loppuraportti käyttämällä Meidän oma homma -työkirjaa apuna. Kirjatkaa ylös muun muassa seuraavia asioita: Millainen oli alkuperäinen ideanne ja suunnitelmanne sen toteuttamiseksi? Ketkä kaikki kuuluivat ryhmään eli olivat mukana toteuttamassa ideaa? Miten onnistuitte eri vaiheiden (aloitus, ideointi ja suunnittelu, työnjako, pelisäännöt, toteutus, arviointi ja päättäminen) toteutuksessa? Mitkä asiat onnistuivat hyvin? Oliko ongelmia? Kuinka hyvin laatimanne budjetti toteutui? Ketkä rahoittivat tai muuten tukivat toimintaanne? Mitkä asiat olivat ryhmän jäsenten vastuulla? Mitkä asiat olivat ohjaajanne ja muiden aikuisten vastuulla? Miten ja kenelle tiedotitte toiminnastanne? Onko ryhmällänne jatkosuunnitelmia? Muistakaa liittää raporttiin myös mahdolliset pöytäkirjat, lehtileikkeet ynnä muut sellaiset. Lähettäkää loppuraportti kaikille yhteistyökumppaneillenne. Olenko miettinyt ja tuonut esille kaikki omiin vastuutehtäviini liittyvät asiat? Käykö raportista ilmi oma työpanokseni eli saanko ansaitsemani kiitoksen tekemistäni asioista? Olemmeko muistaneet miettiä raporttia varten kaikki olennaiset asiat? Onko vielä jotain, mitä voisimme mainita? 39

21 Toiminnan arviointi: Kun ryhmä tekee projektia, opitaan monenlaisia sosiaalisia taitoja. Arvioikaa, miten ryhmänne toimi yhdessä. Arvioi, millainen sinä olet ryhmässä. Vielä on tarpeen yhdessä pohtia ja arvioida omaa ja ryhmän toimintaa sekä toiminnan yhteydessä opittuja asioita. Hyvänä apuna arvioinnissa ovat matkan varrella talletetut dokumentit sekä yhdessä laadittu loppuraportti. Arvioinnissa on tärkeää, että jokainen saa mahdollisuuden kertoa omista ajatuksistaan ja kokemuksistaan. Miten kuuntelimme ryhmässä toisiamme? Miten kuuntelin toisia ryhmäläisiä? TEHKÄÄ NÄIN: 1 Kirjoittakaa alla olevat kysymykset otsikoiksi isoille papereille, esimerkiksi fläpeille. Laittakaa kullekin paperille yksi kysymys ja paperit pöytien päälle tai seinälle. Mikä projektissa oli parasta? Miksi? Mikä projektissa oli ikävää? Miksi? Missä ryhmä onnistui erinomaisesti projektin aikana? Mitä ryhmä olisi voinut tehdä vielä paremmin? Toimintaa arvioitaessa on hyvä muistaa myönteinen ja rakentava tapa antaa palautetta. Palautetta annetaan toiminnasta, ei henkilöstä tai hänen luonteestaan. Palautetta annettaessa ollaan rehellisiä ja keskitytään olennaiseen. Tärkeää on myös kehua yrittämistä, oppimista ja edistymistä. Palautteen tavoitteena on auttaa tekemään asiat seuraavalla kerralla vielä paremmin. Palaute on lahja sen saajalle. Luotimmeko toisiimme? Miten ryhmässä annettiin palautetta ryhmän jäsenille? Pystyimmekö näyttämään tunteitamme ryhmässä? Pystyimmekö puhumaan erilaisista tunteista? Luotinko muihin ryhmän jäseniin? Miten suhtauduin itseäni koskevaan palautteeseen? Pystyinkö näyttämään tunteitani ryhmässä? Pystyinkö ymmärtämään, miltä muista tuntuu? Mitä opin itsestäni projektin aikana? Missä onnistuin erinomaisesti projektin aikana? Missä voisin vielä kehittyä? Mitä opin ryhmästä projektin aikana? Mitä tietoja ja taitoja opin projektin aikana tai osana ryhmää? Mitä muuta haluan sanoa projektista? Laittakaa itsellenne mieluisaa tunnelmamusiikkia soimaan ja kulkekaa itseksenne kirjoittamassa papereille omat kommenttinne. Keskustelkaa lopuksi papereille kirjoitetuista asioista ja jatkakaa pohdintaa keskustelemalla vielä mahdollisesti mieleen tulleista asioista. Kirjatkaa ylös tärkeimmät esille tulleet asiat. Ilahduttakaa vielä toisianne myönteisellä palautteella. Kirjoittakaa jokaisen ryhmän jäsenen nimi omalle paperille ja kierrättäkää papereita niin, että jokainen teistä kirjaa jokaisen muun paperiin ainakin yhden asian, jossa kyseinen ryhmäläinen on projektinne aikana erityisesti onnistunut. Muistakaa tehdä oma paperi myös ohjaajallenne. Jokainen saa lukea palautepaperinsa vasta kotona. Oma palautepaperi jää jokaiselle kannustavaksi muistoksi onnistuneesta yhteistoiminnasta! Kuinka toimimme, kun ryhmässä syntyi riita? Mitä olen oppinut projektia tehdessä? Miten voisin kertoa osaamistani asioista esimerkiksi kesätyöpaikan työhönottohaastattelussa? Kuinka toimin, kun ryhmässä syntyi riita? Olemmehan antaneet toisillemme myönteistä palautetta projektissa toimimisesta? Missä eri asioissa kukin on onnistunut erityisen hienosti, miten kehittynyt projektin myötä ja mitä juttuja oppinut? 41