Tapahtuman kaupallisen tuotannon teemoja

Transkriptio

1 Tapahtuman kaupallisen tuotannon teemoja Nilsiä CreaMentors Oy 2011 Jouni Kärkkäinen

2 Huomioita tapahtumien nykytilasta tapahtumia enemmän kuin koskaan mennyt? taantuma ei vaikuttanut kävijämääriin - tapahtumien kiinnostavuus isot ja tunnetut tapahtumat sekä yksittäiset suurtuotannon kiinnostavat ihmisiä erittäin paljon silti ainutlaatuisille uniikeille tapahtumille on sijaa oman tapahtuman kiinnostavaksi tekeminen, pelkkä ydinsisältö ei enää riitä tapahtuman toinen elämä verkossa - tapahtumien talous tapahtumien talouden hallintaan ja johtamiseen ei kiinnitetä tarpeeksi huomioita tulot usein pääosin lipunmyynnin varassa > tapahtumat eivät tuotteista osaamistaan eri palveluiksi, tuotteiksi eivätkä varsinkaan myy! tuotantokulut (esiintyjät, tekniset ratkaisut) kasvavat koko ajan

3 Tapahtumatuotannon osa-alueet

4 TUOTE/ PALVELU TAPA TOIMIA Sisäinen tuotteistaminen Ulkoinen kaupallistaminen

5 Yhtä hyvä & vähän parempi ei enää oikein riitä! Jokaisen tapahtuman tulisi olla ydinkilpailijoitaan* selvästi parempi jossakin valitsemilleen asiakkaille ratkaisevan tärkeässä asiassa!** * Huomioi kaikki kilpailevat toiminnot ja palvelut jotka kilpailevat kanssasi ihmisten ajasta ** Ketkä ovatkaan tapahtumasi asiakkaita, segmentointi & mitkä ovat heidän tarpeet!

6 YLIVOIMAINEN ASIAKASHYÖTY = missä tapahtuma kilpailijoitaan, muita tarjolla olevia aktiviteetteja ja palveluja selvästi parempi asiakkaan/osallistujan/ kannalta = syy miksi asiakas saapuu tapahtumaamme, kuluttaa tuottamiamme palveluja, haluaa olla osa tapahtumamme yhteisöä = tärkein myyntiargumentti = menestyksen perusta Mukaillen Toivo S. Äijö 2010 = tapahtumatoimintamme suunnittelun ja johtamisen (strategian) ydin

7 Tapahtumakonseptin pääelementit 1. Tapahtuman tarkoitus ja tehtävä - miksi tapahtuma järjestetään? mitä sillä tavoitellaan? 2. Tapahtuman asiakaslähtöinen palvelukokonaisuus - ydin, oheis- ja tukipalvelut - missä olemme parempia kuin muut, miten erilaistumme 3. Tapahtuman sidosryhmät - sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät 4. Tapahtuman ajankohta - aikataulut, ajankohta ja asiakkaiden tarpeet, sääolosuhteet 5. Tapahtumapaikka - tuotannon tarpeet, asiakkaat, saavutettavuus, hinta

8 Tapahtuman talouden hallinta

9 Tapahtuman taloudellisen hallinnan lähtökohtia Tapahtuman taloudellinen tavoite - Ylijäämä > miten ja minne - Alijäämä > mistä ja miten Vastuullinen taho - Kansallinen organisaatio vs. kv-organisaatio - Tilit, kirjanpito, rahaliikenne - Vrt. alijäämä > päätettävä kuka vastaa! Tapahtuman budjetoinnin perusteet - Kulut ja tulot > mistä muodostuvat - Kassavirta suunnittelun aikana > mistä?

10 Budjetoinnista Budjetin muodostaminen Mistä liikkeelle? Kustannukset idean konkretisointi tapahtumaksi ja syntyvät kustannukset > miten katetaan? Vetovoima tapahtuman kiinnostuvuus, tarve Kapasiteetti/resurssit käytettävissä olevat tilat vs. osallistujamäärä Taloudellinen (voitto)tavoite

11 Budjetoinnista Budjetin muodostaminen Autourheilutapahtuman osalta ydin ainakin seuraavissa asioissa: 1. Tapahtuman promoottorimaksu - Tapahtuman järjestämisoikeuksien hankinta 2. Kilpailijoiden osanottomaksut - Mitä sisältää? (kuljetus, majoitus, muut palvelut?) - Mitä eri hintaan? (milloin myynti tapahtuu, rahaliikenne?) - Hinnoittelumekanismit? (aikataulut, ryhmämyynti - Peruutusehdot ja laskutus?

12 Budjetoinnista Budjetin muodostaminen KIINTEÄT KULUT Toteutuvat tapahtuman osallistujamäärästä riippumatta! - Tapahtumapaikan vuokra - Palkinnot - Markkinointi - Painatuskulut - Palo ja pelastustyö/ensihoito - kuulutus, tuomaristo - Hallinto ja johtaminen - Vakuutukset - Lehdistö ja mediayhteistyö - Lupa-asiat - Muut kiinteät kulut

13 Budjetoinnista Budjetin muodostaminen MUUTTUVAT KULUT Osallistujamäärä vaikuttaa budjetointiin! - Huolto/rata/varikkojärjestelyt - Tuloslaskenta - Järjestyksenvalvonta - Liikenteenohjaus - Tapahtuman oheisohjelmat - Kuljetukset - Ravitsemispalveluiden ostot - Pankkikulut - Muut muuttuvat kulut - Muuta, mitä

14 Budjetoinnista Budjetin muodostaminen TULOT Voivat olla sekä muuttuvia että kiinteitä tuloja, riippuvaisuus osallistujamäärästä ja omasta myyntityöstäsi! - Osanottomaksut - Lipputulot - Palveluiden myynti (vip, oheisohjelma, julkaisut, retket ) - Ilmoitustulot, mainostulot - Näytteilleasettajat - Sponsoriyhteistyö - Mahdolliset peruutusmaksut (porrastaminen) - Tuet ja avustukset - Muut tulot

15 Taloudellisen suunnittelun johtaminen Edellisten tuotantojen seuranta ja huomiointi suunnittelussa Tulojen maksimointi > oma myyntityö Laadi budjetti Tee talouden seurantaa ja arviointia > kirjanpito Selvitä mahdolliset tuki- ja avustuskanavat

16 Tapahtuman markkinoinnista

17 Huomioita yhteiskunnan menosta vrt. markkinointi -markkinoiden pirstaloituminen > segmentit > yksilö täsmämarkkinoinnin haaste erilaistumisen tarve -maapallon pienentyminen globalisaatio internet yhteisöt vaikuttamisen mahdollisuus, mielipiteiden vaihto kaiken saavutettavuus tieto toisaalta paikallisuuden arvostuksen kasvu > globaali <-> lokaali - kaiken ylitarjonta mikään ei tunnu miltään -markkinat ovat kypsät slow-ilmiöt pienille puhutteleville sisällöille aitoudelle, tarinoille -mediassa monimedia vahvistuva tuotesijoittelu mainonnan uudet muodot -kiristyvä kilpailu, suoran hyödyn tarve

18 Tapahtuman kohderyhmämäärittelystä Tuottajana sinun tulee tunnistaa ne ryhmät, joita tapahtumasi teema ja sisältö erityisesti puhuttelevat! yrityksiä, kuluttajia, muita organisaatiota, viiteryhmä johon kuuluvat autourheilutapahtuman osalta kilpailijat ja kävijät mistä he saapuvat/voivat saapua tapahtumaasi? Tämän lisäksi on tunnistettava myös heidän tottumuksensa, tarpeet, odotukset ja vaatimukset tapahtumaasi liittyen. onko tapahtumasi tarjonta riittävän laadukasta/kattavaa em. ryhmille? miksi he tulisivat juuri sinun tapahtumaasi? mitä asioita he varmuudella odottavat saavansa tapahtumastasi mitä erityistä hyötyä, uutuusarvoa, kokemuksia, elämyksiä voit tarjota Onko valitsemasi kohderyhmä(t) realistisesti saatavissa asiakkaiksi? Onko heidän tavoittaminen helppoa?

19 TÄSMÄ/SUORA posti /newsletter mobiili Jalosta klubiajatteluksi, kanta-asiakasmarkkinoinniksi INTERNET MARKKINOINTI TAPAHTUMA- MARKKINOINTI 1. Omat tapahtumat Ennakkotapahtumat, klubit, kiertueet, promot 2. Tapahtuma muualla Messut, näyttelyt yms. TAPAHTUMAN MARKKINOINNIN KEINOJA SÄHKÖINEN MEDIA mainokset/jutut TV (spotti.fi) radio Web screenit PRINTTI lehdet (oma liite/ansainta) käsiohjelma Google Facebook YouTube Twitter Vimeo MySpace LinkedIn blogit yms SUHDE 1. Ulkoinen Asiakkaat, paikallinen yhteisö, media, yhteistyökumppanit, kilpailijat AGENTTI ulkopuolinen organisaatio street team AMBIENT yllätyksellisyys siellä missä ihmiset Sissimarkkinointi 2. Sisäinen Henkilöstö, vapaaehtoiset

20 Valmennusillan jatkoksi- Jalosta oman tapahtumasi markkinoinnin suunnittelua Tapahtuman markkinointisuunnittelu rakenteena: Tapahtuman toiminta-ajatus/liikeidea Toimintaympäristön pohdinta Kohderyhmien määrittely Tavoitteet Markkinoinnin keinot, välineet, viestit & aikataulut Resursointi Riskien arviointi Seuranta, mittarit

21 Valmennusillan jatkoksi- Jalosta oman tapahtumasi markkinoinnin suunnittelua Tapahtuman markkinointisuunnittelu käytänteinä: Tapahtuman toiminta-ajatus Toimintaympäristön pohdinta Kohderyhmien määrittely Tavoitteet Markkinoinnin keinot, välineet, viestit & aikataulut Resursointi Riskien arviointi Seuranta, mittarit Keitä olemme, mitä teemme ja kenelle? Mikä on tilanne ympärillämme juuri nyt ja miksi näin on? (meidän oma tulkintamme) Miten aiomme tilannettamme parantaa/kehittää? Miten aiomme asiakkaamme (?) pitää, niitä lisätä ja heitä kohdella Mitä palveluita/tuotteita tarjoamalla ja miten hinnoittelemalla ja jakelemalla sekä viestimällä tuon tavoitteen aiomme saavuttaa Kuka tekee, milloin tekee, miten johdetaan? Mikä voi mennä pieleen ja miksi, miten otamme nuo asiat suunnittelussamme huomioon?

22 Tapahtuman rahoitus - tuottajan myyntityö

23 Tapahtuman hakuprosessi = kiinnostavan tarjouksen laadinta kattojärjestölle tms. tapahtumaoikeudet omaavalle taholle! Kohteen kiinnostavaksi tekeminen, erilaistavat tekijät? Selvitä mihin asioihin päätöksessä kiinnitetään huomioita? Mitä hyötyjä voit erityisesti tarjota oikeudet omaavalle taholle? Verkostot ja kumppanit (paikallinen, valtakunnallinen, kv) Yritysyhteistyö Matkailutoimialan kanssa tehtävä yhteistyö o Myynnin tukimateriaalit (esitteet, videot, kuvat, web) o Henkilökohtaiset suhteet o Lobbaus

24 Myyntityö tapahtumassa Myyntityö tapahtumassa liittyy seuraaviin asioihin: -kilpailijoiden hankintaan > olemmeko kiinnostavia? -tapahtuman osallistujien / yleisön hankkimiseen -tapahtuman sponsoreiden hankintaan -oheis- ja tukipalveluiden myymiseen ilmoittautumisen tai muiden kohtaamisten yhteydessä (majoitus, ruoka, oheisohjelmat, kuljetus, jne.) -lisäpalveluiden myymiseen tapahtuman aikana (oheispalvelut, retket, elämykset, tapahtuman teemaan liittyvät asiantuntija- ja tietomateriaalit, jne.)

25 Keinoja, joilla tuottaja voi vaikuttaa omarahoituksen kasvuun ja kassavirtaan 1. LIPUNMYYNTI TEHOKKAAKSI - ennakkomyynti korostuu - ammattimaisten jakelijoiden kanssa tehtävä yhteistyö - jakelijan myynnin lisäksi myös omaa myyntiä - lippujen hinnoittelun porrastukset ajallisesti - paketointi yhdessä (matkailu)yritysten kanssa (lippu, majoitus, kuljetus, ruoka, ohjelmapalvelut yms.)

26 Keinoja, joilla tuottaja voi vaikuttaa omarahoituksen kasvuun ja kassavirtaan 2. SPONSORIHANKINTA/YRITYSYHTEISTYÖ - suunnittelun alkuvaiheessa jo pohdintaa siitä millä yrityksellä looginen kytkös tapahtumamme teemaan - mikä yritys on kiinnostunut tapahtumamme kohderyhmistä - miten voimme tapahtumamme avulla edistää yrityksen toimintaa - tuottajan ja median välinen yhteistyö, media sponsorina - sponsorituottojen laskutuksesta sopiminen ennen tapahtuma - laskukierron nopeus

27 Keinoja, joilla tuottaja voi vaikuttaa omarahoituksen kasvuun ja kassavirtaan 3. TAPAHTUMAAN LIITTYVÄT OHEISTUOTTEET - mitä kaupallistettavia ja erikseen myytäviä tuotteita tapahtumasi oheen voidaan luoda? tapahtumasisältöjen jakelu eri medioissa? tapahtuman nimenkäyttöoikeudet? tallenteet ja niiden jakelu? tapahtuman oheistavarat?

28 Tapahtuman sponsoroinnista

29 Sponsorihankinnan ja yhteistyön hahmotusta sponsori 1. näkyvyyttä valitussa (tapahtuma) kohderyhmässä 2. haluaa hyötyä tapahtumasta taloudellisesti KOHDE (tapahtuma) tapahtumajärjestäjä 1. haluaa taloudellisia resursseja tapahtumatuotantoon 2. haluaa lisää osaamista tapahtumatuotantoon 3. haluaa luoda uusia tapahtumapalveluja

30 Yhteistyö Myynti Sisäinen markkinointi - henkilöstön ja kumppaneiden sitouttaminen Suora myynnin pohjustaminen - mahdollistetaan tapahtuman jälkeinen myynti (kontaktointi) Kohtaamisalusta - mahdollistetaan sponsoreille uusien asiakassuhteiden ja kumppanuuksiensyntyminen elämykset asiakkaat Suhdetoiminta - sidosryhmien sitouttaminen elämykset asiakkaat Suora myynti - tuotteiden tai palveluiden suora myynti tapahtuma-asiakkaille SPONSORI TAPAHTUMA arvot tunnettuus imago Ydinidea, ydinsisältö Yhteiskuntavastuu - osallistutaan tapahtuman avulla yhteiskunnan kehittämiseen yhteiskuntaa kehittävä toiminta Erilaistaminen - tapahtuman sisällön hyödyntäminen mainonnan teemana asiakkaat, sisältö asiakkaat, sisältö Tuotetason tunnettuuden ja imagon kehittäminen -sidosryhmien tavoittaminen -tunnettuuden lisääminen -mielikuvien kehittäminen Yhteiskunta Rekrytointi - osallistutaan tapahtuman avulla työllistämisen edistämiseen Yritystason tunnettuuden ja imagon kehittäminen -sidosryhmien tavoittaminen -tunnettuuden lisääminen -mielikuvien kehittäminen Markkinointi

31 Sponsoroitavia kohteita autourheilutapahtuman kontekstissa mm. Tapahtuman oikeuksien vuokraaminen/pääsponsori - Tapahtumasi sisältöön, kohderyhmiin ja teemaan soveltuva Tapahtuman tilat ja niihin liittyvät nimenkäyttö - rata/radat, ravintolat, mediatilat, muut tapahtumasi tilat Kilpailijat, kuskit > nimikkotukija tms. Tapahtumaan liittyvät palvelut - palkintojen jaot (podium), oheispalvelut, illalliset, vastaanotot, tauot, kuljetukset, huolto/varikko jne. Näyttelytoiminta, standit yms. muut esittelypisteet Tapahtuman oheismateriaali - julkaisut, muistitikut, dvd, muut tuotteet jne. Media sponsorina ja muun sponsorihankinnan apuna

32 Sponsorihankinnan prosessi

33 Suunnittelu Aluksi määrittele ja avaa kaikki tapahtumasi sponsorimyynnin mahdollisuudet, mitkä voisivat kiinnostaa eri sponsoreita mm. tapahtuman nimenkäyttöön liittyvät oikeudet, tapahtuman alueet, lavat, teltat, tilat, tiimit, palvelut jne. Mitä tapahtumallasi siis olisi tarjolla mahdolliselle sponsorille Huomioi em. sponsorin hakemat hyödyt yhteistyöhön liittyen

34 Suunnittelu Mahdollisten sponsoritahojen kartoittaminen Jaottele toimialoittain (kaupan alan yritykset, rahoituslaitokset, teknologiayritykset, virvoitusjuomateollisuus, vakuutusyhtiöt, viestintälaitokset jne.) Listaa alueesi merkittävimmät toimijat/ mainostajat, jotka mahdollisesti jo tukevat jotain tapahtumaa Selvitä myös tahot, jotka sponsoroivat samankaltaisia tapahtumia toisilla markkina-alueilla

35 Suunnittelu Määrittelyn ja toimijakartoituksen jälkeen hae tarkkaa tietoa potentiaalisista sponsoriehdokkaista, joita tulet lähestymään Tutustu yrityksen toimintaan, kulttuuriin, yrityksen edustamaan toimialaan yleensä, yrityksen arvoihin sekä erityisesti tunnista keitä ovat ko. tahon asiakkaat Selvitä onko yrityksellä sponsorointiin liittyvää strategiaa ja kuka vastaa henkilötasolla sponsorointiin liittyvistä päätöksistä Käytä apuna; yrityksen nettisivuja ja web yleensä, vuosikatsauksia, seuraa medioita, haastattele yrityksen edustajia mikäli mahdollista

36 Sponsoripalvelun kehittäminen Missä yhteydessä mm.? Näkyvyys markkinoinnissa (tapahtuma ja sähköinen ympäristö) Tapahtumatilat Esiintyjän (sisällöntuottajan) omistaminen Oheispalvelut, oheistapahtumat Kuljetukset Osallistujille jaettavat lahjat Kaavio: Sponsoroinnin ulottuvuudet

37 Sponsoripalvelun kehittäminen Luo erilaisia ja hintaisia sponsorointitasoja Pyri tuotteistamiaan sellaisia kokonaisuuksia/tarjontaa, joita ei voi muutoin saada tai ostaa erillisinä tuotteina Tarjoa sponsorille yksilöllisiä/eksklusiivisia sponsoroinnin mahdollisuuksia > sponsorin mahdollisuus erilaistua kilpailijoistaan

38 Sponsoripalvelun kehittäminen Tarjonnan tuotteistamisen perustaksi Luo tarkka kuvaus kunkin sponsorituotteen sisällöstä Hinnoittelun osalta älä hinnoittele vain oman tarpeesi mukaan vaan sponsoriyhteistyön arvon mukaan! Luo jo tässä vaiheessa suhteita median edustajiin ennen sponsorimyynnin aloitusta > median avulla sponsorimyyntisi helpottuu + median oma ansainta

39 Sponsoriyhteistyöehdotus- myynnin työkalu 1. Sisältää ja mahdollistaa sponsorin näkökulmasta sellaisen hyödyn ja edun saavuttamisen, joita ei muutoin välttämättä saisi ja on linjassa yrityksen markkinoinnin suhteen 2. Sisältää tietoa tapahtumasi kohderyhmistä ja heidän kulutustottumuksista sekä on linjassa sponsorin kohderyhmiin 3. Tarjoaa sponsorille erottavan tekijän kilpailijoista > eksklusiivisuus 4. Tarjoaa sponsorille laajaa näkyvyyttä tapahtuman (kaikissa) medioissa ja markkinoinnissa Kts. malli yhteistyöehdotuksesta

40 Myynti Sponsorimyynti on ennen kaikkea henkilökohtaista myyntityötä henkilökohtaisen tapaamisen kautta Ajoitus, yritysten budjetit markkinointiin, sponsorointiin liittyen Näyttäydyt myös potentiaaliselle sponsorille uskottavampana!! Tee konkreettinen yhteistyöehdotus Myyntivaiheessa pyydä päätöstä yhteistyöstä Voimmeko luottaa että yrityksenne toimii tapahtumamme sponsorina? Kirjallinen sopimus Optiona useamman vuoden mittainen yhteistyösopimus

41 Toteutus Luo sponsorille mielikuva tapahtuman omistamisesta Sponsorin työntekijä(t) osana tapahtumaorganisaatiota, osana toiminnan suunnittelua ja kehittämistä Pidä yhteyttä tasaisin väliajoin, pyri huomioimaan silloin kun sitä vähiten odotetaan, puutu nopeasti epäkohtiin! Dokumentoi sponsorin näkyvyyttä tapahtumassasi, erityisesti heidän työntekijöiden kautta Organisoitumisen näkökulmasta määrittele kullekin sponsorille oma yhteyshenkilö ennen tapahtuma/tapahtuman aikana

42 Toteutuksen raportointi Luo sponsorille raportti/yhteenveto yhteistyöstä - Tilastoja, näkyvyyttä, median kommentit, kuvia - Mahdolliset asiakaskyselyiden tulokset - Pyri näyttämään toteen erityisesi ne kohdat, joissa olet pystynyt ylittämään lupauksesi

43 Kiitos & menestystä tapahtumatuotantoihin! CreaMentors Oy Jouni Kärkkäinen Kilpisenkatu JYVÄSKYLÄ