Palvelusetelisääntökirjan liite vaatimustasot Ikäihmisten asumispalvelut

Transkriptio

1 Yhtymähallitus , tarkennukset hyväksynyt Ikäihmisten toimialuejohtaja voimassa alkaen Palvelusetelisääntökirjan liite vaatimustasot Ikäihmisten asumispalvelut Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä

2 2(47) Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Vaatimustasot... 3 Siivouspalvelujen vähimmäisvaatimustaso... 3 Ateriapalvelun vaatimustaso... 4 Hoitotarvikkeiden ilmaisjakelu... 6 Hoitotarvikkeiden noutamatta jättäminen Taustatietolomake ja sen täyttöohje Arkistointiohje Vainajien kuljettaminen kuoleman toteamiseen Hygieniatoimintaan liittyvä ohje Veritapaturmien ehkäisy Yskimishygienia Kosketusvarotoimet Tavanomaiset varotoimet Käsihygieniaohje Riskijäteasiat Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely... 34

3 3(47) Vaatimustasot Siivouspalvelujen vähimmäisvaatimustaso

4 4(47) Ateriapalvelun vaatimustaso Ateriapalvelujen kriteerit ikääntyneiden asumispalveluissa. Tarjouksen edellytyksenä on näiden kriteereiden täyttyminen. Palveluun tulee sisällyttää vähintään seuraavat ateriat: aamiainen lounas päiväkahvi/välipala päivällinen iltapala (tarvittaessa yöpalan) Ruoka-ajoissa pyritään mahdollisuuden mukaan joustavuuteen. Aamuaterian ajankohta voi vaihdella yksilöllisesti heräämisajan vuoksi. Iltapala tarjotaan riittävän myöhään niin, että yöllinen paasto on alle 11 tuntia. Välipaloja tarjotaan aktiivisesti. Tärkeää on kunnioittaa ikääntyneen omaa ateriarytmiä ja turvata tarvetta vastaava energian saanti. Ateriasuunnittelun ja ravitsemushoidon pohjana tulisi olla VRN:n ravitsemushoitosuositukset ositus/~/link/f5520d d38ad805a72984cb291.aspx sekä ikääntyneiden ravitsemussuositukset Ikääntyneille tarjotaan selkeitä, helposti purtavaa, perinteistä kotiruokaa. Ruokalistasuunnittelussa huomioidaan myös sesongit ja juhlapyhät. Pyhä- ja juhlapäivien aterioiden tulee erota arkiruuasta. Myös ympäristö- ja kestävän kehityksen näkökohdat tulee huomioida ruokalistasuunnittelussa. Riittävän vaihtelevuuden varmistamiseksi ruokalistan sopiva pituus on 5-8 viikkoa. Ruokalistan tulee olla myös asiakkaiden ja omaisten nähtävillä. Palvelun tuottaja toimittaa pyydettäessä tilaajan nähtäväksi ravintoainelaskelmat (suunnitelma ja toteuma) ruokalistan mukaisella aikajänteellä. Ikääntyneiden ruokamieltymyksiä ja ruokailutottumuksia kuunnellaan ja niitä pyritään toteuttamaan, varsinkin vajaaravitsemustilassa tai riskissä olevien ikääntyneiden ja saattohoitopotilaiden toiveet. Leipä, juoma- ja levitevaihtoehdoissa on huomioitava asiakkaiden tottumukset. Ikääntyneiden ateriat on oltava monipuolisia sekä ravitsevia. Ruoka-aineita käytetään monipuolisesti ja vaihtelevasti. Mitään ruoka-ainetta ei jätetä ruokavaliosta pois, ellei siihen ole lääketieteellistä syytä tai sairautta. Lääkärin diagnosoimat erityisruokavaliot ja syömiseen liittyvät ongelmat tulee ottaa huomioon ateriasuunnittelussa ja -toteutuksessa ilman eri kustannuksia. Apteekista ostettavat kliiniset täydennysravintoainevalmisteet asiakas kustantaa kuitenkin itse. Rakennemuunnetun ruoan monipuolisuuteen ja esteettisyyteen tulee kiinnittää huomiota. Ruokavaliossa tärkeää on ruoan riittävä määrä. Fyysisen aktiivisuuden ja lihaskudoksen väheneminen pienentävät ikääntyneillä hieman energiantarvetta. Vitamiinien ja kivennäisaineiden tarve pysyy ennallaan tai jopa suurenee ikääntyessä, minkä vuoksi ruoan pitää olla ravintoainetiheää.

5 5(47) Ikääntyneiden ruokavaliossa rasvan määrän ja laadun ei tarvitse täyttää perusruokavalion vaatimuksia. Rasvaa käytetään tavanomaista runsaammin ruoanvalmistuksessa ja valitaan runsasrasvaisempia elintarvikkeita. Juoksevan margariinin ja öljyn käyttö ruoanvalmistuksessa ja salaatinkastikkeessa mahdollistaa rasvan laadun huomioon ottamisen. Proteiinin tarve on aikuisväestöä merkittävästi suurempi, 1,5 g/kg (15 20 E %). Aamuaterian, lounaan ja päivällisen suositeltava proteiinimäärä on vähintään g. Näiden lisäksi tarjotaan proteiinipitoinen välija iltapala. Maitovalmisteita käytetään monipuolisesti ja leikkeleitä tarjotaan joka pääaterialla ja iltapalalla. Kasvikset tarjotaan keitettyinä tai riittävän hienoksi raastettuina. Marjoja tarjotaan marja-viljapuuroina ja marjaisina kiisseleinä. Riittävä nesteensaannista tulee myös huolehtia. Juotavaa tulisi tarjota vähintään 5-6 lasillista päivittäin. Asukkaiden ravitsemusta seurataan punnitsemalla heidät säännöllisesti. Lisäksi seurataan asukkaan painoindeksiä ja tehdään säännöllisesti ravitsemustilan MNA testi. Ravitsemustilassa tulleisiin poikkeamiin puututaan välittömästi. Vajaaravitsemuksen hoidossa on oleellista runsas energian ja proteiinin saanti (1,5 g/kg). Tehostetun ruokavalion pohjana on ruokapalvelun perusruokavalio. Proteiinin saantia lisätään tarjoamalla aterioilla ja välipaloilla liha- ja maitovalmisteita. Tehostetussa ruokavaliossa tulee huomioida, että ruuan annoskoko ruokailukertaa kohti on pieni, siksi tarjotaan ylimääräisiä proteiinipitoisia välipaloja. Toiveruoat huomioidaan. Tehostetun ruokavalion tulee sisältää riittävän ravintosisällön saavuttamiseen tarvittavat välipalat ruokavalion hintaan sisältyen. Tarvittaessa tarjotaan myös runsasproteiinisia täydennysravintovalmisteita. Ruokailutilanteen tulee olla kotoinen ja miellyttävä. Siinä tuetaan asukkaiden omatoimista selviytymistä ja sosiaalista kanssakäymistä. Päivittäinen ruokailu järjestetään yhteisissä tiloissa. Ateriointiin varataan riittävästi aikaa ja asukasta avustetaan tarvittaessa. Asiakkaalla tulee olla mahdollisuus ruokailla omassa huoneessa hoito- ja palvelusuunnitelmansa mukaisesti. Palvelun tuottaja hankkii yhteiskeittiöihin ruokailu-, valmistus- ja tarjoiluastiat, aterimet, pöytäliinat, ym. tarpeellisen ateriointia avustavan ja elävöittävän materiaalin. Tuottaja huolehtii ruuan raaka-aineiden, ruuanvalmistuksen ja ruuan tarjoilun sekä ruokakuljetusten laadusta ja turvallisuudesta. Palveluntuottajalla on kokonaisvastuu ateriapalvelun järjestämisestä joko omana työnä tai alihankintana. Tuottajan omavalvontakäytäntöjen tulee olla minimissään lakisääteisellä tasolla. Omavalvontasuunnitelmassa määritellään myös aterioiden mahdollinen kuljetus toisesta yksiköstä huomioiden elintarvikelain mukaiset ilmoitukset. Tuottajan omavalvontasuunnitelma ja omavalvontakirjaukset tulee esittää tilaajalle pyydettäessä. Tilaajan edustaja voi käydä tiloissa seurantakäynnillä milloin tahansa. Ruoan valmistuksessa mukana olevalla ja helposti pilaantuvia elintarvikkeita käsittelevällä henkilöstöllä on hyväksytty hygieniapassi. Ateriapalvelun ja ravitsemushoidon toteuttamista tulee arvioida ja kehittää asiakaspalautteiden mukaan yhteistyössä hankkijan ja aterian tuottajan kanssa.

6 6(47) Hoitotarvikkeiden ilmaisjakelu ASIAKKAALLE MAKSUTON HOITOTARVIKEJAKELU - OHJE SIUN SOTEN TYÖNTEKIJÖILLE SEKÄ YKSITYISILLE PALVELUNTARJOAJILLE Yleiset periaatteet Asiakkaalle maksuttoman hoitotarvikejakelun avulla tuetaan ja edistetään pitkäaikaissairauksien hoitoa sekä asiakkaiden selviytymistä ja elämänlaatua kotona tai kotihoitoon rinnastettavissa asumisyksiköissä (palveluasuminen, tehostettu palveluasuminen). Sairauden hoitoon kuuluvien hoitotarvikkeiden jakelu perustuu aina terveydenhuollon ammattihenkilön suorittamaan arviointiin ja hoidon tarpeen arvioon sekä hoito- ja palvelusuunnitelmaan, joka on kirjattu potilastietojärjestelmään. Pitkäaikaissairauden hoitoon tarkoitetut hoitotarvikkeet luovutetaan maksutta eikä niistä peritä omavastuuta, toimitusmaksua tai muita maksuja. Hoitotarvikkeiden jakelu ei ole ainoastaan hoitotarvikkeiden jakamista, vaan se on osa asiakkaan sairauden kokonaishoitoa. Maksuttomiin hoitotarvikkeisiin ovat oikeutettuja Siun soten asiakkaat, joilla on todettu pitkäaikainen sairaus tai vamma, jonka hoito on kestänyt tai arvioidaan kestävän yli kolme kuukautta. Tilanteissa, joissa tarve arvioidaan lääketieteellisesti pitkäaikaiseksi, hoitotarvikejakelu voidaan aloittaa heti tarpeen ilmaannuttua. Tarvittavien hoitotarvikkeiden määrä perustuu aina yksilölliseen, terveydenhuollon ammattilaisen arvioimaan tarpeeseen. Terveydenhuollon ammattilaisen tekemä tarvearvio saattaa poiketa asiakkaan tai omaisen tekemästä tarvearviosta. Asiakasta ja omaista tulee ohjata hoitotarvikkeiden oikeasta ja asianmukaisesta käytöstä. Terveydenhuollon ammattilainen tekee ja kirjaa arvion hoitotarvikkeiden tarpeesta potilaan sairauskertomusjärjestelmään (Mediatri). Maksuttomien hoitotarvikkeiden saaminen edellyttää säännöllistä kontrollia, hoidon seurantaa ja hoitotarviketietojen pitämistä ajan tasalla. Palveluasumisen ja tehostetun palveluasumisen yksiköissä hoitotarvikkeita jaetaan vain asiakkaan henkilökohtaiseen tarpeeseen, ei toimintayksikön muuhun käyttöön. Laitoshoidossa asiakkaan hoidossa käytetyt hoitotarvikkeet kuuluvat hoitopäivän hintaan ja ne maksaa hoitava yksikkö. Asiakkaalle maksuttomaan hoitotarvikejakeluun kuuluvat tuotteet, joihin ei tarvita lääkärin reseptiä ja joita tarvitaan asiakkaan pitkäaikaissairauden hoidossa. Puhtauteen ja henkilökohtaisen hygienian hoitoon tarvittavat tarvikkeet asiakas hankkii itse. Tarvikkeita annetaan asiakkaan yksilöllisen tarpeen mukaan, enintään kolmen kuukauden tarve kerrallaan. Tilanteissa, joissa hoito ei ole vakiintunut ja hoitomuotoa joudutaan muuttamaan, luovutetaan hoitotarvikkeita terveydenhuollon ammattilaisen arvioimaksi ajaksi. Hoitotarvikkeiden tarvearvio kirjataan Mediatriin hoitotarvikelähetteeseen. Pysyviä lähetteitä ei ole, vaan lähete on määräaikainen ja perustuu asiakkaan hoidon tarpeeseen (vrt. reseptilääkkeet). Lähetetietoja tulee tarkistaa vähintään kahden vuoden välein sekä aina asiakkaan tilanteen muuttuessa. Asiakkaan muuttunut hoitotarvikkeen tarve edellyttää uutta lähetettä. Asiakkaan tulee tilata hoitotarvikkeet valitsemastaan hoitotarvikejakelusta hyvissä ajoin, mielellään kaksi (2) viikkoa ennen haluamaansa haku- tai toimituspäivää. Näin voidaan turvata hoitotarvikkeiden katkeamaton

7 7(47) saanti. Hoitotarvikejakelupisteet luovuttavat asiakkaille ennakkoon tilattuja tuotteita. Hoitotarvikkeet noudetaan erikseen sovituista jakelupisteistä. Käytettävät tuotteet Hoitotarvikejakelussa käytetään voimassaolevia, Siun soten hankintapäätösten mukaisia hoitotarvikkeita (sopimustuotteita). Tuotteet valitaan Mediatrin hoitotarvikelähetteeseen avautuvasta nimikevalikosta. Kaikki hoitotarvikejakelun kautta annettavat hoitotarvikkeet ja niiden arvioitu käyttömäärä kirjataan asiakkaan sairauskertomukseen (Mediatri) hoitotarvikelähetteeseen. Laitteisiin (kuten insuliinipumput, imulaitteet ym.) tarvittavat kertakäyttöiset tarvikkeet kuuluvat hoitotarvikejakelun piiriin, mutta varsinaiset laitteet hankitaan hoitavan yksikön kautta. Sopimustuotteista voidaan poiketa ainoastaan hoidollisin perustein. Mikäli sopimustuotevalikoimasta on tarpeen poiketa, tulee konsultoida tuoteryhmän vastaavaa tai Hoitotarvikeyksikköä erilaisista vaihtoehdoista. Ensisijaisesti vaihtoehto tulee etsiä sopimustoimittajan valikoimista. Hoidosta vastaavan tahon tulee kirjata hoidolliset perustelut ei-sopimustuotteen käytöstä asiakkaan sairauskertomukseen. Sopimustuotevalikoimaan kuulumattomat tuotteet kirjataan asiakkaan hoitotarvikelähetteeseen (nimike, ref, kulutusmäärä). Hoitotarvikelähetteet, joissa asiakkaalle on määrätty ei-sopimustuotteita, lähetetään Tiedoksi-PTH otsikolla Hoitotarvikeyksikköön sekä asiakkaan valitsemaan hoitotarvikejakelupisteeseen. Tuoteryhmä AVANNE- TARVIKKEET DIABETES- TARVIKKEET Hoitotarvikejakelussa huomioitavaa Avannetarvikkeet (mm. avannepussit, -levyt, tiivisteet, pastat) jaetaan erikoissairaanhoidon avannehoitajan laatiman yksilöllisen hoitosuunnitelman ja lähetteen mukaan. Suolihuuhtelujärjestelmä ja siihen liittyvät tarvikkeet kuuluvat maksuttomaan hoitotarvikejakeluun vain erikoislääkärin määräyksellä. Iho-ongelmissa, sidoksen toimintahäiriöissä tai avannetarvikkeiden kulutusmäärän lisääntyessä asiakasta ohjataan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ottamaan yhteyttä kotisairaanhoidon sairaanhoitajaan, terveyskeskuksen vastaanoton sairaanhoitajaan tai keskussairaalan avannehoitajaan. Tuoteryhmän vastaava: keskussairaala vatsakeskus avannehoitaja Diabeteksen hoidossa tarvittavat hoitotarvikkeet (mm. monikäyttöiset insuliinikynät, - ruiskut, kertakäyttöneulat, lansetit, ketoaineliuskat) jaetaan yksilöllisen hoitosuunnitelman mukaan. Laitteet (verensokerimittarit, sensorointilaitteet, insuliinipumput) annetaan hoitavasta yksiköstä. Libre-mittarit ja sensorit erillisen ohjeen mukaan tyypin 1. diabeetikoille hoitavan lääkärin määräyksestä. Verensokeritestiliuskojen määrää voi arvioida Käypä hoito- suosituksen mukaan. Määrät ovat ohjeellisia, määrä arvioidaan asiakkaan tarpeen mukaan. Tuoteryhmän vastaava: keskussairaala diabetes pkl (aikuiset)/lasten pkl (lapset)

8 8(47) DIALYYSI- TARVIKKEET HAAVANHOITO- TUOTTEET HENGITYSTÄ TUKEVAT LAITTEET (C-PAP maskit ym.) JA IMUJEN TARVIKKEET Yksilöllisen hoitosuunnitelman mukaan. Kotihemodialyysitarvikkeet jaetaan erikoissairaanhoidon hemodialyysiyksikön kautta noin kuukauden tarve kerrallaan. Peritoneaalidialyysitarvikkeet jaetaan hoitotarvikejakelun kautta dialyysihoitajan lähetteen perusteella, noin kuukauden tarve kerrallaan. Yhteys keskussairaalan dialyysiyksikköön epäselvissä tilanteissa ja hoitotarvikemäärän muuttuessa. Tuoteryhmän vastaava: keskussairaala hemodialyysiyksikkö (kotihemodialyysi) ja os3k nefrologinen tiimi (peritoneaalidialyysi) Hoitava lääkäri/hoitaja määrittelee käytettävät haavanhoitotuotteet (mm. imevät, peittävät, kiinnittävät sidokset, teipit, rasvaverkot) ja niiden määrän. Haava ja hoito tulee arvioida säännöllisesti terveydenhuollon ammattihenkilön toimesta, koska haavan paranemisessa saattaa tapahtua muutoksia ja sen myötä hoitoa voi olla tarve muuttaa. Asianmukaisten hoitotarvikkeiden käyttö nopeuttaa haavan paranemista tai estää niiden pahenemista. Vaikuttavaa ainetta sisältävät (hopea, hunaja ym.) tai kehittyneet haavasidokset vain haavahoitoon erikoistuneen lääkärin/hoitajan lähetteen tai konsultaation perusteella. Asiantuntijaa on konsultoitava myös, mikäli haavatarvikkeiden kulutusmäärä lisääntyy huomattavasti. Konsultaatiovastaus kirjataan hoitotarvikelähetteeseen kohtaan Peruste hoitotarvikkeelle. Asiakas maksaa itse lyhytaikaisessa (alle 3 kk) haavanhoidossa kaikki haavanhoitotarvikkeet, lukuunottamatta vastaanottokäyntejä, joissa haavanhoitotuotteet sisältyvät vastaanottokäynnin hintaan. Pitkäaikaiseksi todetussa haavanhoidossa voidaan myös vastaanotolla hyödyntää asiakkaan hoitotarvikejakelun kautta saatuja tuotteita. Asiakas maksaa aina itse reseptillä hankittavat haavanhoitotuotteet. Juomakelpoinen vesi riittää kotioloissa useimmiten haavan puhdistamiseen. Steriiliä keittosuolaa myönnetään terveydenhuollon ammattihenkilön arvioiman tarpeen mukaan (onkalohaava, luuhun ulottuva haava, juomakelpoista vettä ei saatavilla). Perustelu kirjataan hoitotarvikelähetteeseen kohtaan Peruste hoitotarvikkeelle. Haavanhoidossa tarvittavat haavanhoitotarvikkeet (kyretit, suonikanyylit, kertakäyttökatetrit) hankitaan hoitoa toteuttavaan yksikköön (esim. kotihoitoon), sillä ovat työntekijän työssään käyttämiä välineitä (vrt. atulat, saksit). Painehaavojen ennaltaehkäisyyn tarvittavat tuotteet annetaan Mediatriin kirjatun Braden-riskiarvion sekä terveydenhuollon ammattilaisen tekemän kliinisen arvion perusteella keskisuuren, korkean ja erittäin korkean painehaavariskin asiakkaille. Braden-arvion tulos kirjataan hoitotarvikelähetteeseen (peruste hoitotarvikkeelle). Tuoteryhmän vastaava: keskussairaala kirpkl haavanhoitaja Hengitykseen liittyvien apuvälineiden tarvearvion ja päätöksen niiden käyttöön otosta tekee esh:n erikoislääkäri. Varsinaiset laitteet hankitaan aina apuvälineenä ja ne hallinnoidaan Effectorissa. Asiakkaalle luovutetaan myös laitteen käyttöön liittyvät lisävarusteet (letkut, maskit jne.) ns. apuvälineen lisävarusteena vielä esh:ssa tapahtuvassa 1 vuoden kontrollissa tai kunnes toimiva hoitolinja on löytynyt. Sen jälkeen laitteiden lisävarusteet hankitaan hoitotarvikejakelun kautta. Sopimustuotteet löytyvät Mediatrin tuotelistauksesta.

9 9(47) IMMUNOGLOBULIIN I PUMPPUTARVIKKEE T INKONTINENSSITAR VIKKEET (VAIPAT) Imulaitteisiin tarvittavat hoitotarvikkeet (mm. imukatetrit, imuletkut) jaetaan hoitotarvikejakelun kautta. Ensimmäinen PEF-mittari kuuluu asiakkaalle maksuttoman hoitotarvikejakelun piiriin (kun sairaus arvioidaan pitkäaikaiseksi (yli 3 kk)). Tuoteryhmän vastaava: keskussairaala keuhkopkl Immunoglobuliinipumput hankkii hoitava yksikkö. Pumppuihin tarvittavat kertakäyttöiset hoitotarvikkeet yksilöllisen hoitosuunnitelman mukaan maksuttoman hoitotarvikejakelun kautta Tuoteryhmän vastaava: keskussairaala reumakeskus/infektiopkl Inkontinenssituotteet (vaipat, hygieniahousut, tippasuojat) toimitetaan asiakkaille kotiinkuljetuksena 3 kk tarvetta vastaava määrä kerralla. Hoitotarvikejakeluun kuuluvat tuotteet keskivaikeasta, vaikeasta tai erittäin vaikeasta uloste- ja/tai virtsainkontinenssista kärsiville potilaille, joilla on virtsankarkailuun vaikuttava diagnoosi ja vaippojen tarve arvioidaan pitkäaikaiseksi (yli 3 kk). Asiakas maksaa itse: lievään virtsankarkailuun tarkoitetut inkontinenssituotteet (virtsaa karkaa pieniä määriä harvoin/ponnisteltaessa). Jos asiakas tarvitsee vain yhden vaipan vuorokaudessa, ei kyseessä välttämättä ole keskivaikeaksi tai vaikeaksi luokiteltava sairaus. Tällöin asiakas kustantaa vaipat itse. Inkontinenssituotteiden määrä lasketaan asiakkaan päivittäisen tarpeen mukaisesti. Yksilöllisen tarpeen määrittelee hoitava lääkäri/hoitaja. Tarve kuvataan hoitotarvikelähetteeseen. Mikäli tarvikkeiden kulutusmäärä lisääntyy, tulee arvioida imukyvyn riittävyys (tuotteen vaihto). Ultima -imukykyisen suojan saa vain erityistapauksissa, kun mikään muu suoja ei riitä (yksi kpl/vrk yöksi). Inkontinenssituotteista erillinen ohje. RAVINTO-AVANNE (PEG)-TARVIKKEET TRAKEOSTMIA- TARVIKKEET Vuodesuojat (kroonikkovaippa, lehtivaippa, Tena Bed, kertakäyttöpoikkilakanat) ja tuplavaipat eivät kuulu hoitotarvikejakeluun. Tuoteryhmän vastaava: Siun sote hoitotarvikeyksikkö Ravintoavanne (PEG)-tarvikkeet (mm. syöttönapit, gastrostomialetkut, ruiskut) jaetaan erikoissairaanhoidon PEG-hoitajan laatiman yksilöllisen hoitosuunnitelman ja lähetteen mukaan. Toimintahäiriöissä tai tarvikkeiden kulutusmäärän lisääntyessä asiakasta ohjataan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ottamaan yhteyttä kotisairaanhoidon sairaanhoitajaan, terveyskeskuksen vastaanoton sairaanhoitajaan tai keskussairaalan PEG-hoitajaan. Tuoteryhmän vastaava: keskussairaala vatsakeskus PEG-hoitaja Henkitorviavannetarvikkeet (mm. trakeostomiakanyylit, suodattimet, suihkusuojat) jaetaan erikoissairaanhoidon korvapoliklinikan laatiman yksilöllisen hoitosuunnitelman ja lähetteen mukaan. Toimintahäiriöissä asiakasta ohjataan ottamaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa yhteyttä korvapoliklinikalle. Tuoteryhmän vastaava: keskussairaala, korvapoliklinikka

10 10(47) UROLOGISET TARVIKKEET EIVÄT KUULU HOITOTARVIKEJAKE LUUN ERITYISESTÄ SYYSTÄ MAKSUTTOMAAN HOITOTARVIKEJAKE LUUN KUULUVAT (TARVE PERUSTELTAVA) Urologiset tarvikkeet (mm. kerta- ja kestokatetrit, virtsapussit, virtsanohjaimet) yksilöllisen hoitosuunnitelman ja lähetteen mukaan. Toimintahäiriöissä tai tarvikkeiden kulutusmäärän lisääntyessä asiakasta ohjataan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ottamaan yhteyttä kotisairaan-hoidon sairaanhoitajaan, terveyskeskuksen vastaanoton sairaanhoitajaan tai keskussairaalan uroterapeuttiin Tuoteryhmän vastaava: keskussairaala kirpkl uroterapeutti Hygieniaan ja perushoitoon kuuluvat tuotteet (pesuvoiteet, pesulaput, vuodesuojat), kaarimaljat, vanupuikot, mehupillit, ruokaliinat, nenäliinat, juomamukit, virtsapullot, atulat, sakset, pumpulikäsineet, laastarit, lääkinnälliset hoito-/tukisukat, lääkelasin kannet Ravintovalmisteet, lääkevalmisteet, perusvoiteet, käsihuuhde Työntekijän suojaamiseen tarvittavat suojaimet (työnantaja kustantaa) Epäselvissä asioissa hoitotarvikkeiden kuulumisesta hoitotarvikejakeluun voi kysyä Hoitotarvikeyksiköstä. Hoitotarvikeohjeesta on mahdollista poiketa asiakkaan hoitosuunnitelman perusteella. Näissä tapauksissa tulee ottaa yhteys Hoitotarvikeyksikköön. Kertakäyttökäsineet eivät tavanomaisesti kuulu hoitotarvikejakeluun. Näitä voidaan kuitenkin antaa asiakkaan tai omaisen käyttöön suolihuuhtelutarvikkeiden käytön tai imulaitteiden käytön yhteydessä (työntekijöiden suojaimet hankkii työnantaja). Käsihuuhde ja ihon desinfektiopyyhkeet eivät kuulu tavanomaisesti hoitotarvikejakeluun, muuten kuin tarkkaa aseptiikkaa vaativissa tilanteissa (esim. dialyysihoito). Saattohoitopäätöksellä omassa kotona olevan asiakkaan hoitoon voidaan antaa myös tarvikkeita, jotka eivät tavanomaisesti kuulu hoitotarvikejakeluun (myös vuodesuojat, poikkilakanat, pesulaput, suun kostutustikut), mikäli ilman hoitotarvikkeita asiakas siirtyisi laitoshoitoon tai tehostettuun palveluasumiseen (ja asiakkaan toive on olla kotona). Tarve tulee perustella ja tuotteet kirjata Mediatriin muiden hoitotarvikkeiden tapaan (lähete ja jakelu). Tuotteet, jotka kuuluvat hoitotarvikejakeluun vain erityisesti perustellusta syystä, löytyvät otsikon Erityisestä syystä maksuttomaan hoitotarvikejakeluun kuuluvat alta. Kun tästä ryhmästä valitaan tuotteita asiakkaan käyttöön, tulee lähete aina laittaa tiedoksi Hoitotarvikeyksikköön (Tiedoksi-PTH otsikko ja vastaanottajana Hoitotarvikeyksikkö). Tarve voi olla lyhytaikainen ja tuotteita tarvitaan yleensä nopeasti. Yksi tapa on tilata pienin mahdollinen määrä tuotteita yksikköön (kustannuspaikaksi hoitotarvikeyksikkö). Tuotteita annetaan pienissä erissä asiakkaalle tarpeen mukaan. Tuotteiden luovutus kirjataan Mediatriin (Hoitotarv.JAKELU). Epäselvissä asioissa hoitotarvikkeiden kuulumisesta hoitotarvikejakeluun voi kysyä Hoitotarvikeyksiköstä.

11 11(47) EI-SOPIMUSTUOTE (TARVE PERUSTELTAVA) Hoitava taho määrittää tarpeen sopimustuotevalikoimaan kuulumattoman tuotteen käytölle. Perusteluissa on tuotava ilmi, miksi sopimustuote ei käy. Edeltäviä tuotekokeiluja sopimusvalikoiman tuotteilla voi käyttää perustelun tukena. Tuoteryhmän asiantuntijoita/hoitotarvikeyksikköä tulee hyödyntää korvaavaa tuotetta etsittäessä. Hoitotarvikeyksikkö täydentää Ei-sopimustuotteiden luetteloa Mediatriin sitä mukaa, kun sopimustuotevalikoimaan kuulumattomia, hoidollisin syin perusteltuja tuotteita tulee vastaan. Kun sopimustuotevalikoiman tuotteet eivät sovellu asiakkaan hoitoon, lisätään ei-sopimustuote Mediatrin nimikkeistöön otsikkoon EI SOPIMUSTUOTE. Kun tästä ryhmästä valitaan tuotteita asiakkaan käyttöön, tulee lähete aina laittaa tiedoksi hoitotarvikejakelun lisäksi myös Hoitotarvikeyksikköön (Tiedoksi-PTH otsikko ja vastaanottajana Hoitotarvikeyksikkö). Ennen ei-sopimustuotteen lisäämistä Mediatriin, tulee selvittää tuotteen nimi, ref-koodi, pakkauskoko, pienin toimitettava määrä, tuotteen valmistaja, tavarantoimittaja, tuotteen hinta (yksittäisen kappaleen hinta) sekä muut tuotteen tilaamiseen liittyvät kustannukset (esim. rahtikulut, pientoimituslisä, laskutuslisä). Hoitotarvikelähete ja hoitotarvikejakelu Mediatriin Hoitotarvikelähete ja hoitotarvikkeiden luovutus (jakelu) kirjataan aina Mediatriin niissä yksiköissä, joissa Mediatri on käytössä. Lähetteeseen kirjataan jokaisen hoitotarvikkeen kohdalle erikseen arvioitu tarvikkeen kulutus (esim. kpl/pvä, kpl/vko, pkt/kk). Näiden tietojen perusteella arvioidaan asiakkaalle tilattavien tuotteiden määrä. Lähetteeseen on myös hyvä kirjata asiakkaan kanssa sovittu jatkosuunnitelma (esim. tuleeko tuotteet tilata heti vai vasta asiakkaan yhteydenoton perusteella). Kun tuotteet luovutetaan asiakkaalle tai hänen asioitaan hoitavalle taholle, kirjataan tuotteiden luovutus Mediatriin. Kotijakelun piirissä olevien asiakkaiden hoitotarvikkeet kirjataan luovutetuiksi toimittajien laskutustietojen perusteella Siun soten Hoitotarvikeyksikössä. Lisätietoja ohjeissa Hoitotarvikelähetteen tekeminen Mediatriin ja Hoitotarvikejakelun kirjaaminen Mediatriin. Yksityiset toimijat Siun sote kustantaa hoitotarvikkeet henkilöille, joiden kotikunta on Siun soten alueella. Tohmajärven ja Rääkkylän palvelut tuottaa Attendo, joka myös kustantaa asiakkaiden pitkäaikaissairauksien hoitoon tarkoitetut hoitotarvikkeet. Myös Tohmajärven ja Rääkkylän asukkaiden hoidossa käytetään sopimustuotevalikoiman tuotteita. Hoitotarvikelähete ja jakelu kirjataan Mediatriin yksiköissä, joissa Mediatri on käytössä. Mikäli hoitotarvikkeita edellyttävä pitkäaikaissairaus on todettu yksityisessä hoitolaitoksessa, tulee yksityisen toimijan laatima paperinen hoitotarvikelähete toimittaa Siun soten hoitotarvikeyksikköön tarkistettavaksi ja Mediatriin kirjattavaksi. Tarvittaessa Hoitotarvikeyksikkö pyytää lisäselvitystä hoitotarvikkeiden tarpeeseen

12 12(47) vaikuttavista seikoista. Paperiseen lähetteeseen kirjataan tuotteen nimi, tuotekoodi eli ref, arvioitu kulutus sekä hoitotarvikkeiden jakeluun oikeuttavan pitkäaikaissairauden diagnoosi. Siun soten Hoitotarvikeyksikkö lisää yksityisille toimijoille (myös asiakas tai hänen asioitaan hoitava henkilö) jatkotilausoikeuden toimittajien tilausjärjestelmiin (esim. inkontinenssituotetilaus). Uusien asiakkaiden lisääminen sekä tilattavien tuotteiden tai niiden määrän muuttaminen tapahtuu Hoitotarvikeyksikössä ja edellyttää uutta lähetettä. Hoitotarvikkeet valitaan Siun soten sopimustuotevalikoimasta, ellei ole lääketietellisesti perusteltua syytä käyttää muuta tuotetta. Mikäli sopimustuotevalikoimasta on tarpeen poiketa hoidollisesta syystä, tulee konsultoida hoitotarvikeyksikköä tai tuoteryhmien asiantuntijoita erilaisista vaihtoehdoista (ks. sopimustuotevalikoimaan kuulumattomat tuotteet). Sopimustuotteista poikkeaminen edellyttää aina hoidollista perustetta. Yksityinen hoitolaitos tai asiakas maksaa tuotteet, jotka eivät kuulu asiakkaalle maksuttoman hoitotarvikejakelun piiriin. Toimitustavat Asiakkaat joko noutavat itse tuotteet hoitotarvikejakelupisteistä tai tuotteet toimitetaan kotijakeluna (mm. inkontinenssituotteet). Toimittajien kotijakeluun sisältyy neljä maksutonta toimitusta vuodessa eli yhdellä kerralla toimitetaan noin kolmen kuukauden hoitotarvikkeet. Kotijakeluun voi siirtyä vain asiakkaat, joiden hoidon tarve on vakiintunut. Ylimääräiset toimitukset maksaa asiakas itse (kotona olevat asiakkaat) tai yksikkö (palveluasuminen, tehostettu palveluasuminen). Kotisairaanhoito voi myös viedä kunnan hoitotarvikejakelupisteeseen tilattuja tuotteita omille asiakkailleen hoitokäynnin yhteydessä. Hoidon katkeamattomuuden turvaamiseksi asiakkaan on tehtävä tilaus kaksi (2) viikkoa ennen haluamaansa haku- tai toimituspäivää. Lähetteen teon yhteydessä asiakkaan kanssa sovitaan, mitä jakelupistettä asiakas käyttää. Valittu jakelupiste kirjataan hoitotarvikelähetteeseen. Siun soten hoitotarvikejakelupisteiden yhteystiedot ja aukioloajat löytyvät osoitteesta Hoitotarvikejakelupisteiden esimiehet (terveysaseman esimies) vastaavat, että hoitotarvikejakelupiste toimii asiakkaille ilmoitettuina aikoina. Hoitotarvikeyksikkö päivittää hoitotarvikejakelun aukiolo- ja yhteystietoja Siun soten verkkosivuille ja intraan terveysasemien esimiesten ilmoitusten perusteella. Hoitotarvikejakelupisteissä hoitotarvikkeiden ulkopakkauksissa saa olla näkyvissä vain asiakkaan Mediatrinumero, ei muita tietoja (ei nimeä, osoite, tarviketieto tms.). Käytännön taustalla on keväällä 2018 voimaan astunut EU:n tietosuoja-asetus. Asiakkaille tulee antaa oma Mediatrinumero lähetteen teon yhteydessä ja ohjattava numeron käyttöön. Lisätietoja Potilasohjeessa. Hoitotarvikkeiden noutamatta jättäminen Asiakkaan tulee noutaa tuotteet kahden viikon sisällä noutoilmoituksesta, ellei asiakas ilmoita ettei pysty tuotteita tässä ajassa noutamaan. Mikäli asiakkaalta ei tule ilmoitusta, sovitaan tuotteiden palautuksesta keskusvaraston/tavaran toimittajan kanssa. Asiakkaalta palautuneita steriilejä tuotteita ei voi siirtää toisen asiakkaan käyttöön. Näitä tuotteita voi hyödyntää esimerkiksi henkilökunnan koulutuksessa. Avaamattomia ja siistikuntoisia, tehdaspuhtaita tuotteita voi käyttää muilla asiakkailla.

13 13(47) Hoitokotiin/kotiin siirtyvät asiakkaat akuutti hoitotarvikkeen tarve Mikäli asiakkaan pitkäaikaisen sairauden hoitoon tarvitaan hoitotarvikkeita välittömästi, annetaan hoitotarvikkeet asiakkaalle suoraan hoitavasta yksiköstä/kotiuttavasta yksiköstä siihen saakka, että asiakas saa tuotteet hoitotarvikejakelun kautta. Hoitotarvikkeiden puute ei saa johtaa hoidon katkeamiseen. Tarvittaessa asiakas voi noutaa tuotteet hoitavasta yksiköstä (viime kädessä hoitotarvikkeet maksaa joka tapauksessa Siun sote). TC-VATI varasto-ohjelmaa käyttävät yksiköt voivat tilata hoitotarvikkeet asiakkaalle hoitotarvikejakeluun hoitotarvikeyksikön kustannuspaikalle (9229) samalla, kun hoitotarvikkeiden tarve todetaan. Tämä nopeuttaa hoitotarvikejakelun käynnistymistä ja vähentää yksiköstä mukaan annettavien tarvikkeiden määrää. Asiakkaalle mukaan annetut hoitotarvikkeet sekä mahdolliset tehdyt tilaukset kirjataan hoitotarvikelähetteeseen (Jatkosuunnitelma). Lähete tulee laittaa tiedoksi asiakkaan valitsemaan hoitotarvikejakelupisteeseen (Hoitotarvikelähete otsikko Tiedoksi-PTH). Hoitotarvikeyksikön kustannuspaikalta ei saa tilata tuotteita yksikön omaan käyttöön. Tuotteiden tilaus ja tuotekokeilut Akuutin vaiheen aikana hoitotarvikkeiden tarve voi muuttua nopeasti ja ennen toimivan hoitolinjan löytymistä saatetaan kokeilla useita erilaisia tuotteita. Myös tuotekokeiluista tehdään hoitotarvikelähete Mediatriin, mutta jatkosuunnitelma kohtaan kuvataan, että kyseessä on tuotekokeilu. Kokeilun kesto tulee määrittää lähetteeseen ja asiakkaalle luovutetaan tuotteita vain kokeilun ajaksi. Näin vähennetään hukkaan menevien hoitotarvikkeiden osuutta. Tuotteiden vaihtamiseen johtaneet syyt tulee kirjata sairauskertomukseen tarkasti. Maksut Hoitotarvikkeet luovutetaan asiakkaalle maksutta. Niistä ei peritä omavastuuosuuksia tai toimitusmaksuja. Toimittajien kotijakeluun kuuluu neljä maksutonta toimitusta vuodessa. Tiheämmät toimitukset maksaa asiakas/asumisyksikkö. Hoitotarvikkeiden jakelua ja kustannuksia seurataan yksilö- ja yksikkökohtaisesti Mediatri-raporttien avulla. Mediatriraportit perustuvat kirjattuihin lähetteisiin sekä jakelutietoihin. Lisäksi hoitotarvikekustannuksia seurataan laskutustietojen perusteella. Hoitotarviketilauksissa tulee ilmoittaa asiakkaan Mediatrinumero ja kotikunta, jotta laskut voidaan kohdistaa kuuluvaksi hoitotarvikejakeluun. Lisätietoja ohjeessa Hoitotarvikeyksikön kustannuspaikan käyttö tilauksissa ja laskujen tiliöinti. Mikäli asiakas ei ole oikeutettu maksuttomiin hoitotarvikkeisiin (ei hoidollista perustetta/todettua pitkäaikaissairautta) ja hänellä ei ole varaa ostaa hoidossaan tarvitsemiaan tuotteita, on ensisijaisena ratkaisuna hakea KELA:n toimeentulotukea. Siun soten erikoissairaanhoidon (Tikkamäki) somaattisen hoidon sosiaalityöntekijät (puhelin ) antavat konsultaatioapua Siun soten työntekijöille ja ohjausta tarvittaessa mm. asiakkaan kokonaistilanteen selvittämiseksi ja mahdollisten muiden tukien hakemiseksi. Asiakas saa tarvittaessa apua sosiaalityön päivystyksestä ympäri vuorokauden.

14 14(47) Ulkopaikkakuntalaiset Ulkopaikkakuntalaisilta (Siun soten ulkopuoliset kunnat) edellytetään omassa kunnassa tehtyä maksusitoumusta tai hoitosuunnitelmaa, josta käy ilmi käytettävät hoitotarvikkeet. Jos henkilö asuu tai oleskelee säännönmukaisesti tai pitempiaikaisesti kotikuntansa ulkopuolella työn, opiskelun, vapaa-ajan vieton, lähiomaisen tai muun läheisen asumisen tai muun vastaavan syyn vuoksi, hän voi käyttää hoitosuunnitelmansa mukaisen hoidon toteuttamiseen myös muun kuin kotikuntansa perusterveydenhuollon palveluja hoidosta vastaavan terveyskeskuksen muuttumatta. Tilapäisestä oleskelusta on kuitenkin tehtävä tilapäinen terveysaseman vaihto. Terveysaseman vaihtamisesta on tehtävä kirjallinen ilmoitus sekä nykyiselle että tulevalle terveysasemalle. Tällöin henkilö saa hoitosuunnitelman mukaisesti pitkäaikaishoitoon tarvitsemansa hoitotarvikkeet sen paikkakunnan terveysasemalta, jossa hän säännönmukaisesti tai pitempiaikaisesti oleskelee. Ulkopaikkakuntalaisten osalta laskutetaan asiakkaan kotipaikkakuntaa luovutetuista tuotteista. Laskutus tehdään Mediatrin kautta samassa yhteydessä, kun kirjataan hoitotarvikkeiden jakelu. Ulkopaikkakuntalaisten hoitotarvikkeiden jakelu tilastoidaan Muu- tapahtuman kautta. Tarkka ohje ulkopaikkakuntalaisten laskutuksesta ohjeessa Hoitotarvikejakelun kirjaaminen Mediatriin. Vakuutusten korvaamat hoitotarvikkeet Asiakkaan hoidon ja hoitotarvikkeiden tarve kirjataan asiakkaan sairauskertomukseen tavanomaiseen tapaan. Vakuutusten korvaamista hoitotarvikkeista, niiden määristä sekä tilaus- ja maksukäytännöistä sovitaan kunkin asiakkaan osalta erikseen. Sopijaosapuolet ovat asiakas, Siun sote ja asiakkaan vakuutusyhtiö. Sovitut asiat kirjataan asiakkaan tietoihin Mediatriin muiden asiakkaalle maksutonta hoitotarvikejakelua koskevien tietojen kanssa. Siun soten Hoitotarvikeyksikön yhteystiedot Tikkamäentie 16, talo 8/ Joensuu p Lähteet ja lakiperusteet Laki sosiaali - ja terveydenhuollon asiakasmaksuista 734/ Terveydenhuoltolaki 1326/ , 47 Sosiaali- ja terveysministeriön Kuntainfo 4/2013 Sosiaali- ja terveysministeriön selvitys kuntien hoitotarvikejakelusta, Sosiaali- ja terveysministeriön raportteja ja muistioita 2014:28

15 15(47) Taustatietolomake ja sen täyttöohje

16 16(47)

17 17(47)

18 18(47) Arkistointiohje

19 19(47)

20 20(47) Vainajien kuljettaminen kuoleman toteamiseen

21 21(47)

22 22(47) Hygieniatoimintaan liittyvä ohje Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymässä (Siun sotessa) hygieniatoiminnan ohjeistuksesta ja valvonnasta vastaa infektioiden torjuntayksikkö. Hygieniaohjeita tulee noudattaa myös Siun soten ostopalveluissa. Palveluntuottajien tulee ilmoittaa sähköposti, johon infektioiden torjuntayksikkö voi lähettää tiedotteita, ohjeita ja tietoa koulutuksista. Osa palveluntuottajista on jo ollut edellä mainitulla jakelulistalla. Näidenkin palveluntuottajien tulee ilmoitta sähköpostiosoitteensa, jolla varmistetaan, että kaikille menee tiedotteet oikeaan osoitteeseen. Sähköpostiosoitteet tulee ilmoittaa Palveluntuottajat voivat myös ottaa yhteyttä suoraan infektioiden torjuntayksikköön, josta voi kysyä lisäohjeistusta. Tavoitteena on saada palveluntuottajille yhteinen sähköinen tiedostopaikka, jonne voidaan tallentaa kaikki uudet ohjeet. Kun tämä mahdollistuu, ilmoitetaan siitä palveluntuottajille.

23 23(47) Veritapaturmien ehkäisy

24 24(47) Yskimishygienia

25 25(47) Kosketusvarotoimet

26 26(47)

27 27(47) Tavanomaiset varotoimet

28 28(47)

29 29(47) Käsihygieniaohje

30 30(47)

31 31(47) Riskijäteasiat

32 32(47)

33 33(47)

34 34(47) Johdanto Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely Tämä ohje koskee Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän (jäljempänä Siun sote) sosiaalihuollon asiakasrekistereitä käyttäviä henkilöitä. Asiakkaiden yksityisyyden ja heidän oikeuksiensa huomioiminen edistää luottamuksellisten asiakassuhteiden syntymistä. Asiakastietojen laadukas kirjaaminen ja niiden lainmukainen käsittely kuuluu olennaisena osana hyvään palveluun. Myös työntekijöiden oman oikeusturvan kannalta on tärkeää tuntea ja noudattaa henkilötietolain, julkisuuslain sekä sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä koskevien erityislakien asiakastietojen käsittelyä koskevia säännöksiä. Henkilötietolaki (523/1999) edellyttää, että henkilötietoja käsitellään laillisesti, huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen sekä siten, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa tai muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Henkilötietolakia sovelletaan asiakkaiden tietojen käsittelyyn julkisen ja yksityisen palvelunjärjestäjän järjestämässä tai tuottamassa sosiaalihuollossa. Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) perusteella viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen sekä tietojärjestelmien ja niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta, sekä eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Asiakastietojen käsittelyssä tulee ottaa huomioon myös sosiaalihuoltoa koskeva erityislainsäädäntö, millä on olennainen merkitys asiakastietojen lainmukaisessa käsittelyssä. Tällaisia lakeja ovat mm. laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015, jäljempänä asiakasasiakirjalaki), sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskeva laki (812/2000, jäljempänä asiakaslaki) sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007, jäljempänä asiakastietolaki). Lisäksi Siun soten omat ohjeet ja määräykset auttavat henkilöstöä ylläpitämään laadukasta, luottamuksellista ja lainmukaista asiakastietojen käsittelyä. Sosiaalihuollon asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii palvelunjärjestäjä Sosiaalihuollossa rekisterinpitäjänä toimii sellainen palvelunantaja, jolla on viranomaisena velvollisuus huolehtia siitä, että asiakas saa hänelle lain tai viranomaisen päätöksen mukaan kuuluvan sosiaalihuollon palvelun. Siun sote toimii rekisterinpitäjänä oman järjestämisvelvollisuutensa piiriin kuuluvan sosiaalihuollon palvelujen osalta. Siun sote on rekisterinpitäjä myös silloin, kun yksityinen palveluntuottaja tuottaa palvelut Siun soten kanssa tehdyn sopimuksen perusteella tai palveluseteleillä järjestettävissä palveluissa. Yksityinen palvelunantaja toimii rekisterinpitäjänä silloin, kun asiakas on itse hakeutunut ja sopinut yksityisen palveluntuottajan kanssa annettavasta palvelusta ja itse maksaa saamansa palvelun. Asiakasasiakirjalaissa on säädetty palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä vastuista.

35 35(47) Siun sote rekisterinpitäjänä toimivana palvelunjärjestäjänä vastaa ostopalveluiden osalta: henkilötietolaissa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvoitteista asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä ja hävittämisestä sen varmistamisesta, että palveluntuottaja käsittelee asiakastietoja lainsäädännön ja sopimuksen mukaisesti henkilötietolain mukaisten asiakkaan oikeuksien toteuttamisesta yhdessä palveluntuottajan kanssa sekä niihin liittyvistä päätöksistä julkisuuslaissa viranomaiselle säädetyistä velvoitteista sekä asiakirjojen tiedonsaantiin liittyvistä. Palveluntuottaja, joka toimii palveluntuottajana tai sen alihankkijana vastaa: asiakastietojen kirjaamisesta ja tallentamisesta palvelunjärjestäjän lukuun käyttöoikeuksien antamisesta asiakastietoihin omassa organisaatiossaan henkilötietojen käsittelyn aktiivisesta ohjauksesta ja valvonnasta omassa organisaatiossaan alkuperäisten asiakirjojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle siten kuin on sovittu, kuitenkin viipymättä asiakassuhteen päätyttyä sekä henkilötietolaissa ja julkisuuslaissa säädettyjen asiakkaan oikeuksien toteuttamisesta yhdessä palvelunjärjestäjän kanssa. Asiakastietojen käsittelyn tarkoituksen määrittely ja sosiaalihuollon rekisterit Henkilötietolain mukaan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään. Asiakasta koskevia tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty (käyttötarkoitussidonnaisuus). Käyttö muuhun tarkoitukseen edellyttää lainsäädännöstä löytyvää oikeutusta tai henkilön suostumusta. Esimerkiksi vammaispalvelujen järjestämistä ja myöntämistä varten kerättyjä tietoja ei lähtökohtaisesti saa käyttää muuhun tarkoitukseen ilman asiakkaan suostumusta tai lainsäädännöstä johtuvia perusteita. Toiseen käyttötarkoitukseen perustetun asiakasrekisterin tietoja saa käyttää (esim. katsella) vain asiakkaan suostumuksella tai sosiaalihuollon erityslainsäädännössä olevien säännösten mukaisesti, ja jos se on tarpeellista tehtävien hoitamiseksi. Kullakin työtekijällä saa olla oikeus päästä vain sellaisiin tietoihin, joita hän työtehtävässään tarvitsee. Työntekijän työtehtävistä riippuen hän saattaa tarvita työtehtävissään useankin reksiterin tietoja. Omien tietojen katselu asiakas- ja potilastietojärjestelmistä on kielletty, sillä tietojen käsittelyoikeus perustuu asiakas- tai hoitosuhteeseen. Henkilökunnalla ei ole oikeutta käsitellä myöskään perheenjäsenten, sukulaisten tai muiden henkilöiden tietoja muuten kuin asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Henkilötietojen käsittely opinnäytetöitä, historiallista tutkimusta tai tieteellistä tai tilastointitarkoitusta varten on mahdollista rekisterinpitäjän omassa toiminnassa Siun soten sosiaalihuollon rekisteristä vastaavan toimialuejohtajan päätöksellä.

36 36(47) Tietosuojaseloste Siun sotessa kustakin eri asiakasrekisteristä tulee laatia yhdistetty rekisteriseloste ja asiakkaan informointiasiakirja eli tietosuojaseloste. Perhe- ja sosiaalipalvelujen toimialuejohtaja hyväksyy rekisterit ja toimii perhe- ja sosiaalipalvelujen rekisterien vastuuhenkilönä, ikäihmisten toimialuejohtaja toimii oman toimialueensa vastuuhenkilönä. Vastuuhenkilö huolehtii muutokset rekisteriselosteisiin toiminnan muuttuessa. Tietosuojaselosteesta kuka tahansa voi saada selville perustiedot näiden rekistereiden tietosisällöstä, tietojen käyttötarkoituksesta, säännönmukaisista luovutuksista ja rekisteröidyn oikeuksista. Tietosuojaseloste tulee pitää asiakkaiden saatavilla ilmoitustauluilla, tietosuojaselosteet löytyvät myös Siun soten nettisivuilta Tietosuoja- ja rekisteriselosteet. Siun sote palvelunjärjestäjänä vastaa tietosuojaselosteen laatimisesta niissäkin tilanteissa, kun yksityinen palvelunantaja tuottaa palvelut ostopalvelusopimuksen perusteella. Tietosuojaseloste tulee saattaa yksityisen palvelunantajan luokse asiakkaiden nähtäville esimerkiksi Siun soten nettisivun kautta. Asiakastietojen käsittelyn informointivelvollisuus Sosiaalihuollon asiakaslain mukaan asiakkaalle tulee antaa informaatiota asiakastietojen käsittelystä. Ennen kuin asiakas tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollon järjestäjälle ja toteuttajalle tietoja, hänellä on oikeus saada tietää seuraavat asiat. Jokaisen sosiaalihuollon palvelunantajan on annettava asiakkaalle seuraavat tiedot: miksi hänen antamiaan tietoja tarvitaan, mihin tarkoitukseen niitä käytetään, mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan, hänen oikeudestaan tarkastaa omat tietonsa ja vaatia tiedon korjaamista ja näissä yhteydessä noudatettavista menettelytavoista, minkä rekisterinpitäjän rekisteriin tiedot tallennetaan tarvittaessa tulee kertoa myös rekisterinpitäjän edustajan nimi ja yhteystiedot. Lisäksi sosiaaliviranomaisen on annettava asiakkaalle myös seuraavat tiedot: mistä muualta ja mitä häntä koskevia tietoja voidaan suostumuksesta riippumatta hankkia, ennen kuin tietoja pyydetään rahalaitokselta sosiaalihuollon asiakaslain 20 :n 2 momentin nojalla siitä, jos asiakasta koskevia tietoja voidaan saada maksun määräämistä ja tietojen tarkistamista varten teknisen käyttöyhteyden avulla veroviranomaisilta ja kansaneläkelaitokselta. Edellä mainitut tiedot voidaan antaa asiakkaalle tai hänen edustajalleen suullisesti tai kirjallisesti. Olennaista on, että ennen kuin asiakas itse tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollon palvelunantajalle tietoja, asiakkaalle tai hänen edustajalleen kerrotaan edellä mainitut tiedot tai hänellä on mahdollisuus saada ne. Edellä mainitut asiakkaan informointitiedot tulee olla tietosuojaselosteessa. Asiakkaalle annetaan tarvittaessa kopio tietosuojaselosteesta. Informointivelvollisuus koskee sekä julkista että yksityistä sosiaalihuollon palvelunantajaa.

37 37(47) Asiakastietojen kirjaaminen Sosiaalihuollon kirjaamista ja siihen liittyviä velvoitteita säännellään voimaan tulleessa Laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015. Lain tarkoituksena on toteuttaa yhdenmukaisia menettelytapoja sosiaalihuollon asiakasta koskevien tietojen käsittelyssä, mikä edistää sosiaalihuollon tehtävien asianmukaista hoitamista. Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot ja tallettamaan ne. Velvollisuus kirjata asiakastiedot alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua. Myös tieto asiakkuuden päättymisestä on kirjattava asiakasasiakirjaan. Kirjaukset on tehtävä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty. Asiakasasiakirjoissa käytettävän kielen on oltava selkeää ja ymmärrettävää, ja niissä saa käyttää vain yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä käsitteitä ja lyhenteitä. Sosiaalihuollon yksikössä kokonaan tai osittain työskentelevän terveydenhuollon ammattihenkilön tekemät kirjaukset ovat sosiaalihuollon asiakastietoja. Lain potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992, jäljempänä potilaslain) ja Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009, jäljempänä potilasasiakirja-asetuksen) mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön tekemät merkinnät ovat potilastietoja silloin kun hän antaa tutkimusta tai hoitoa riippumatta siitä, missä organisaatiossa hän työskentelee. Monialaiseen yhteistyöhön osallistuvat henkilöt voivat kirjata oman organisaationsa asiakirjoihin sellaiset yhteistyössä saamansa sosiaalihuollon asiakastiedot, jotka ovat tarpeellisia yhteisen asiakkaan asian hoitamiseksi kyseisessä organisaatiossa. Lisäksi he voivat tallettaa yhteistyön perusteella laaditun asiakassuunnitelman, muistion tai vastaavan asiakirjan omassa organisaatiossaan, jos se on asiakkaan kannalta tarpeellista siinä asiassa, jonka hoitamiseksi asiakirja on laadittu. Asiakasta koskevat muistutukset ja kantelut eivät kuulu asiakaskertomukseen, asiakirjat säilytetään erillään asiakasrekisteristä. Asiakkaan tai hänen läheisensä tekemään kanteluun tai muistutukseen liittyviä tietoja saa kirjata asiakastietoihin vain silloin ja siltä osin kuin tiedot ovat tarpeellisia palvelun järjestämisen, suunnittelun tai toteuttamisen kannalta. Asiakkaan asiakirjoihin kirjataan vain asiakkaan asioiden hoitoon liittyviä asioita. Näin ollen asiakastietoihin ei kirjata esimerkiksi niitä tilanteita, kun työntekijä on vahingossa avannut väärän asiakkaan tiedot tai hän muutoin on vahingossa virheellisesti käsitellyt asiakkaan tietoja. Asiakkaan asian hoitamisen kannalta tarpeelliset asiakastiedot on kirjattava asiakkaan omiin asiakirjoihin. Asiakastietoihin ei kirjata muiden asiakkaiden nimiä, esim. lastensuojeluilmoitus useammasta nuoresta kirjataan jokaisen nuoren omiin asiakastietoihin erikseen. Jos asiakkaan palvelun selvittämiseksi kuullaan hänen läheistään tai muuta yksityishenkilöä ja sosiaalihuollon kannalta on tarpeen kirjata kuultavan itsestään tai muista yksityishenkilöistä kertomia arkaluonteisia tietoja, niin nämä tiedot kirjataan erilliseksi salassa pidettäväksi asiakirjaksi (esim. valmisteluasiakirja käräjäoikeuden lausuntoon lapsen huollosta, omaishoitajan ilmoitus omasta toimintakyvyttömyydestään).

38 38(47) Tietojen tarpeellisuusvaatimus Tiedot saadaan ja hankitaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan hankkia myös muilta tahoilta. Lisäksi sosiaaliviranomaisella voi olla laissa säädetyn tiedonsaantioikeuden nojalla oikeus hankkia ja saada tietoja esimerkiksi muilta viranomaisilta. Henkilötietolain mukaisen tarpeellisuusvaatimuksen mukaan käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia. Asiakkaan palvelun kannalta tarpeettomia tietoja ei tule kerätä. Harkittaessa sitä, minkälaisia tietoja missäkin yhteydessä on tarpeen pyytää asiakkailta tai muualta, tulee ottaa huomioon asiaa koskeva erityislainsäädäntö. Sosiaalihuollon viranomaisilla on oikeus saada tehtävissään tarpeellisia tietoja muilta viranomaisilta ja muilta tahoilta myös sen mukaisesti, kun sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 :ssä säädetään. Pyydettyjen tietojen ja selvitysten tulee olla sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavia ja viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Jos tietoja on pyydetty ja saatu ulkopuolisilta, tulee tästä tehdä merkintä asiakaskertomukseen. Tietoja pyydettäessä tulee esittää selvitys tietojensaantioikeuksien perusteista eli tietojen saantiin oikeuttavan lainsäännöksen sisältö tai se, että tietojen saantiin on saatu asiakkaan suostumus. Edellä mainittu asiakaslain tiedonsaantioikeussäännös ei koske ollenkaan yksityistä sosiaalihuollon palvelunantajaa, joka voi saada asiakasta koskevia tietoja sivullisilta vain asiakkaan antamalla nimenomaisella suostumuksella. Arkaluontoisten tietojen käsittelyrajoitukset Henkilötietolain mukaan henkilön sosiaalihuollon tarve sekä hänen saamansa sosiaalihuollon palvelut, tukitoimet ja muut sosiaaliset etuudet ovat sellaisia arkaluontoisia tietoja, joiden käsittely on kielletty. Sosiaalihuollossa syntyvien henkilötietojen käsittelyn tulee olla rekisterinpitäjän toiminnan kannalta asiallisesti perusteltua sekä käyttötarkoitussidonnaista. Henkilötietolain 11 :n tarkoittamia arkaluonteisia henkilötietoja ei pääsääntöisesti saa kirjata asiakkaan tietoihin. Arkaluonteisia tietoja ovat mm. terveydentilaa koskevat tiedot sekä tiedot, jotka koskevat henkilön etnistä alkuperää, rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikosten seuraamusta, henkilön seksuaalista käyttäytymistä sekä henkilön saamia sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia koskevat tiedot. Henkilötietolain 12 :n mukaan sosiaalihuollossa saa kuitenkin kirjata asiakastietoihin edellä mainittuja asiakkaan huollon kannalta välttämättömiä tietoja. Tällaisten tietojen tallettamiselle tulee olla esitettävissä tehtävien hoidon kannalta asianmukainen ja hyväksyttävä syy. Sosiaaliviranomainen voi joutua pyytämään tietoja esim. terveyskeskuksesta tai sairaalasta ja käsittelemään muualta saatuja, arkaluonteisia terveydentilaa ja sairautta koskevia tietoja. Tietoja pyydettäessä pitää tietopyynnössä rajata pyydettävät tiedot niin, ettei tietoja luovutettaisi tarpeettoman laajasti, vaan vain siinä määrin kun tietoja tarvitaan tehtävän toteuttamiseksi.