TAPAHTUMA- TUOTANTO LÄPIVALAISUSSA. alihankkijaverkosto tapahtumaorganisaation tukena

Transkriptio

1 TAPAHTUMA- TUOTANTO LÄPIVALAISUSSA alihankkijaverkosto tapahtumaorganisaation tukena

2 Toimittajat: Noora Kumpulainen Anu Lähteenmäki Petteri Lehtola Pekko Hokkanen Avustavat toimittajat: Juha Koivisto Satu Kokkoniemi Eeva-Liisa Vaivila Tuomas Kotovuori Martti Ijäs Taija Holm Mika Lindberg Kirsi Kivisaari Heidi Välkkilä Valokuvaajat: J-P Niemelä Markku Katajamäki Tuomas Kotovuori Aake Kinnunen Lauri Rantanen Maria Kokljuschkin Kieliasun tarkastus: Sanatarkka Mediapalvelu Outi Rantala Ulkoasu ja taitto: Jarkko Ruonakoski / Hiottu Oy Paino: Erweko Oy, Oulu 2015 ISBN (nid.) ISBN (PDF) Massa-hankeessa mukana olleet yritykset, organisaatiot ja tapahtumat: Ahola Mixing Service Oy Lakeus Sound Oy Ilmajoen Putkirakentajat Oy SOL Palvelut Oy SITA Finland Oy Suomen Moottoripyöräpalvelu Oy Mainostoimisto Santala Oy Crosshill Timo Ristimäki Kauhavan Seudun Järjestyksenvalvojat ry Hahkaway Oy Härmän Liikenne Oy Esa Rintamäki Oy Etelä-Pohjanmaan Matkailu Oy Suomen Turvahemmot Oy NY Quality Service Oy Lakeuden Ympäristöhuolto Oy Opsec Oy Ramirent Oy Nummirock Ilmajoen Musiikkijuhlat ProAgria Vauhtiajot Provinssirock Tangomarkkinat Kiitokset: Pohjanmaan ELY-keskus Seinäjoen elävän musiikin yhdistys ry Seinäjoen ammattikorkeakoulu Hiottu Oy Nummirock Ilmajoen Musiikkijuhlat ProAgria Vauhtiajot Provinssirock Tangomarkkinat Ahola Mixing Service Oy Lakeus Sound Oy Ilmajoen Putkirakentajat Oy SOL Palvelut Oy SITA Finland Oy Suomen Moottoripyöräpalvelu Oy Mainostoimisto Santala Oy Crosshill Timo Ristimäki Kauhavan Seudun Järjestyksenvalvojat ry Hahkaway Oy Härmän Liikenne Oy Esa Rintamäki Oy Etelä-Pohjanmaan Matkailu Oy Suomen Turvahemmot Oy NY Quality Service Oy Lakeuden Ympäristöhuolto Oy Opsec Oy Ramirent Oy Sanatarkka Mediapalvelu

3 SISÄLTÖ JOHDANTO 4 TAPAHTUMA-ALUE 6 Tapahtumapaikan valinta 6 Tapahtuma-alueen suunnittelu 8 ALIHANKINTA 17 OHJELMA 21 INFRASTRUKTUURI 25 Sähkö 26 It-järjestelmät 28 Kassat, maksupäätteet ja rahaliikenne 31 Vesi ja viemäröinti 35 Esiintymislavat 36 Teltat 38 Opasteet 40 Tapahtuma-alueen rajaaminen 42 TUOTANNON AIKATAULUTUS JA SUUNNITTELU 44 YMPÄRISTÖPALVELUT 50 Jätehuolto 52 Saniteettipalvelut 54 Siivous 56 YHTEISTYÖKUMPPANEIDEN NÄKYVYYS JA PROMOOTIOT 59 TAPAHTUMAN YLEISÖPALVELUT 61 Lipunmyynti 64 Anniskelutoiminta 65 Ulosvuokratut myyntipaikat 71 Narikka 74 Ensihoito 76 Majoitukset 78 Paikoitus 82 Kuljetukset 83 YLEISÖVIESTINTÄ 86 HENKILÖSTÖ 89 Akkreditointi 91 Talkootyö 92 Ostohenkilökunta 95 Alihankkijoiden henkilökunta 95 Urheiluseurojen ja yhdistysten henkilökunta 96 Henkilöstön vakuutukset 97 TURVALLISUUS 98 Suunnitelmat 103 Järjestyksenvalvonta 105 LAIT, VIRANOMAISYHTEISTYÖ JA LUVAT 108 LIITTEET 112 3

4 JOHDANTO Tämä julkaisu pyrkii läpivalaisemaan ja antamaan vastauksia tapahtumatuotantoon liittyviin osa-alueisiin ja toisaalta kehittämään tapahtumanjärjestäjän ja alihankkijoiden välistä yhteistyötä. Tapahtuman järjestäminen on jatkuvassa murroksessa. Toimintaympäristö muuttuu koko ajan kiihtyvällä vauhdilla. Viranomaiset kiristävät säädöksiä, yleisön odotukset ja vaatimustaso nousevat jatkuvasti, ja ilmastonmuutoksen aiheuttamat ääriolosuhteet pakottavat tarkistamaan turvallisuus- ja riskikartoituksia. Hyväksi havaittuja käytäntöjä on tästä syystä koko ajan tarkennettava ja vastattava muuttuneisiin säädöksiin. Nykyisessä tilanteessa tapahtumanjärjestäjä ei enää välttämättä pysty tai halua itse tuottaa kaikkia palvelujaan. Tästä syystä massatapahtumien ympärille on syntynyt runsaasti yrityksiä, joiden avulla tapahtuman järjestäjän on helpompi vastata nykypäivän haasteisiin. Toisaalta samalla tapahtumien täytyy yhä enemmän tilaajana osata ohjata palvelujen tuottamista esimerkiksi sopimusteknisin kannustein, valvonnalla ynnä muulla, koska loppujen lopuksi mahdollinen huonolaatuinen palvelu koituu lopulta aina tapahtuman imagotappioksi. Lisää haasteellisuutta tapahtumajohtamiseen ja sen kehittämiseen tuo useiden palveluyritysten pieni koko. Monesti palveluyrityksen toimitusjohtaja on mukana operatiivisessa toiminnassa, eikä aika yksinkertaisesti riitä toiminnan johtamisen kehittämiseen. Tästä syystä laadukkaiden palvelukokonaisuuksien aikaansaamiseksi tarvitaan uudenlaisia strategisia kumppanuuksia ja uudenlaista ajattelu- ja johtamistapaa. Tämä julkaisu pyrkii läpivalaisemaan ja antamaan vastauksia tapahtumatuotantoon liittyviin osa-alueisiin ja toisaalta kehittämään tapahtumanjärjestäjän ja alihankkijoiden välistä yhteistyötä. Siksi olemme pyrkineet hankkeen aikana eri tavoin kehittelemään ja jakamaan hyviä käytänteitä tiiviisti yhdessä hankkeessa mukana olevien palveluyrittäjien kanssa, jotta hankkeesta saatavat tulokset myös palvelisivat yhtälailla molempia osapuolia. Toivomme myös, että viranomaistaho saisi selkeän läpivalaisun tapahtumatuotannon arkipäivään ja sen haasteisiin. Lisääntyvät säädökset osaltaan vaikuttavat siihen, että avoin ja rakentava dialogi viranomaisportaan kanssa on entisestään tärkeämpää ja suotavaa onnistuneen massatapahtuman aikaansaamiseksi. Julkaisu on suunnattu alihankkijoille, tapahtumanjärjestäjille, viranomaisille, alan opiskelijoille massatapahtumaa suunnittelemassa oleville, urheiluseuroille, yhteisöille, vapaa-ehtoistyötä tekeville ja muille alasta kiinnostuneille tahoille. Toivomme, että tämän julkaisun avulla saatte monipuolisen kuvan tapahtumatuotannosta ja sen problematiikasta. Massatapahtuma? Kirjoittaessamme tätä julkaisua olemme pyrkineet yleistämään asiat niin, että ne olisivat käytettävissä kaikissa massatapahtumissa, liittyivät ne sitten musiikkiin, urheiluun jne. Tapahtuman järjestämiseen liittyvät haasteet ovat kuitenkin yhteneväisiä riippumatta tapahtuman ydinsisällöstä. Esimerkiksi suurten joukkojen liikkuminen, syöminen, yöpyminen ja hygieniatarpeista huolehtiminen tuottavat aina samat haasteet. 4

5 Lähteet, liitteet ja nettisivut Tässä julkaisussa on mainittu useita tapahtumajärjestämiseen liittyviä oppaita, käsikirjoja, nettisivustoja ja niin edelleen, jotka olemme katsoneet merkittävästi tukevan tämän julkaisun kokonaisuutta tai tuovan sille selkeää lisäarvoa. Toivomme, että mainittujen aineistojen avulla saatte vielä laaja-alaisemman kuvan tapahtumatuotantoon liittyvistä osa-alueista. Lisäksi julkaisun tueksi on valmistettu lukuisa määrä erilaisia tapahtumatuotannossa tarvittavia sähköisiä työkaluja. Nämä liitteet on erikseen mainittu jokaisen osa-alueen yhteydessä ja manuaalin lopusta ne löytyvät vielä kootusti. Näiden sähköisten työkalujen tarkoituksena on helpottaa tapahtuman järjestämistä, projektin hallintaa, sopimusten tekemistä ja niin edelleen. Olemme tarkoituksella jättäneet pois tiettyjä tapahtumanjärjestämiseen liittyviä osa-alueita. Fokus on tarkoituksellisesti ollut niissä, joihin muuttuvat käytänteet ja säädökset eniten mielestämme vaikuttavat. Koska alan säädökset, lait ja normit päivittyvät todella kiivaaseen tahtiin, olemme julkaisemassa keväällä 2015 internetsovellusta, johon liitämme näillä näkymin myös kommentointiosion. Siihen toivomme teiltä lisää ajatuksia, kritiikkiä ja tapahtuman järjestämisen hyviä käytänteitä. Vaikka tapahtumat osaltaan kilpailevat toistensa kanssa, ei tuotannollisissa asioissa ajatusten ja kokemusten vaihto varmastikaan ketään haittaa. Massa-hanke Tapahtumamanuaalia on kirjoitettu ESR-rahoitteisessa Massatapahtumien kehittämishankkeessa (MASSA), jota hallinnoi Seinäjoen Elävän Musiikin Yhdistys Selmu ry. Hankkeen työntekijät ja projektipäällikkö ovat hanketyönsä ohessa olleet tiiviisti tekemisissä Provinssirockin järjestämisessä ja sen kehittämisessä. Monet manuaalissa esitettävät havainnot pohjaavat pitkälti Provinssirockissa saatuihin kokemuksiin ja oivalluksiin. Ydintiimimme lisäksi kirjoittajina, asiantuntijoina ja sparraajina ovat toimineet useat tapahtuma- ja kulttuurialan ammattilaiset. Tämä on auttanut meitä syventämään tekstiä ja omia ajatuksiamme. Olemme keränneet tapahtumamanuaaliin myös paljon tapahtuman järjestämiseen liittyvää hiljaista tietoa. Useat tapahtumakonkarit, nuoret ja vanhat, ovat valaisseet meille tuotannollisiin prosesseihin liittyviä nippelitietoja ja ajatuksiaan. Lisäksi vielä kerran mainitsen hankkeessa mukana olleet yritykset, joiden sitoutuminen aikaa vieviin keskusteluihin ja workshoppeihin on ollut meille ensiarvoisen tärkeää. Ilman näiden kaikkien osapuolten vapaaehtoista sitoutumistaan moni sisältö olisi jäänyt torsoksi. Teille kaikille suuri kiitos! Tapahtuman tuotantoprosessien kuvaaminen ja niiden auki kirjoittaminen ei ole ollut aina helppoa. Takaraivossa jyskyttää pelko siitä, että joku olennainen asia on jäänyt huomioimatta tai että sitä ei osaa kirjoittaa ymmärrettävästi. Tämän asian kanssa työryhmä on tullut prosessin myötä sinuiksi. Työryhmä on onnellinen aikaansaannoksestaan ja toivoo, että tästä julkaisusta olisi teille lukijoille konkreettista hyötyä omassa massatapahtumassanne. Lisäksi suuri käsi ja kiitos Massa-hankkeen projektityöntekijöille Nooralle, Anulle ja Petterille sekä Harrille ja muulle Selmu Ry:n väelle. Tie on ollut pitkä, ja sanotaan, että moni-ilmeinen. Massa-hankkeen työryhmän puolesta Seinäjoella Pekko Hokkanen projektipäällikkö, Massa-hanke 5

6 TAPAHTUMA-ALUE TAPAHTUMAPAIKAN VALINTA Suurta yleisötapahtumaa suunniteltaessa sopivan tapahtumapaikan valinta ja löytäminen voi olla haastavaa. Valintaan vaikuttavat suunnitellun tapahtuman ajankohta, sijainti, ydinsisältö ja mahdolliset erityispiirteet, tapahtumasta ympäristöön mahdollisesti syntyvät meluhaitat, kohderyhmät sekä tapahtuman luonne. Sijainti ja ajankohta Tapahtumapaikan valintaan vaikuttavat tapahtuman suunniteltu ajankohta ja sen maantieteellinen sijainti. Suuria ja sisällöltään samankaltaisia tapahtumia ei ole järkevää järjestää sijainniltaan ja ajankohdaltaan kovin lähekkäin. Sijainnilla voi olla myös merkittävä vaikutus, kun tarkastellaan mahdollisia liikenneyhteyksiä, joita asiakkailla on mahdollisuus käyttää saapuakseen tapahtumaan. Kuinka autoilevat ihmiset saapuvat paikalle ja mihin on mahdollista sijoittaa parkkialueita? Miten julkinen liikenne tukee ihmisten saapumista paikalle? Onko alueelle mahdollista tulla pyöräillen? Ydinsisältö Suunnitellun tapahtuman ydinsisältö ohjaa tapahtumapaikan valintaa tehokkaasti ja määrittää alueelta vaadittavat puitteet. Onko tapahtumassa elävää musiikkia, urheilijoita, eläimiä vai jotain ihan muuta erityistä, mikä täytyy pystyä huomioimaan sopivaa paikkaa valittaessa? Millaisella alueella suunniteltu tapahtuma toimisi parhaiten ja onko alueelle mahdollista tehdä tarvittaessa muutostöitä? Tapahtuman päätoimintojen sijainteja tulee hahmotella alueelle jo sopivia alueita kartoittaessa. 6

7 Kohderyhmä Tapahtuman kohderyhmän mahdollisimman tarkka profiloiminen vaikuttaa myös paikan valintaan. Järjestäjällä tulee olla mahdollisimman tarkka näkemys tapahtumaan saapuvista asiakkaista. Tarkasteltavia asioita suunnitellun tapahtuman ja käytettävissä olevan alueen suhteen ovat asiakkaiden tarpeet, käyttäytyminen, sukupuolijakauma, ikärakenne ja päihteiden käyttö. Vanhusten ja lapsiperheiden tilantarve mahdollisine rollaattoreineen sekä lastenvaunuineen on huomattavasti suurempi kuin nuorilla ja perheettömillä asiakkailla. Mitä tarkemmin pystyt kohderyhmän profiloimaan, sitä helpompi heidän tarpeensa on määritellä. Yleisökapasiteetti Yleisömäärän arviointi asettaa tapahtuma-alueelle omat vaatimuksensa, sillä rajatun alueen yleisökapasiteetti täytyy määritellä jo yleisön turvallisuuden takia. Yleisökapasiteetti voidaan määritellä laskennallisesti hyvinkin tarkasti. Laskennallisia malleja sekä tarkempia määritelmiä kapasiteetin laskentaan löytyy Johde-hankkeen oppaasta Tapahtumaturvallisuus: tiedottaminen, kapasiteetit ja kulkuväylät. Karkea laskentamalli annetaan myös Opas pienen yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laadintaan -julkaisussa. Esimerkiksi jälkimmäisen oppaan määritelmässä yhdelle neliömetrille voidaan mitoittaa yksi henkilö. Tapahtuma-alueen kapasiteetin määrittämisessä täytyy jättää pois laskuista ne alueet, jotka ovat huoltoalueita tai muita alueita, joihin yleisöllä ei ole mahdollisuutta päästä. Olemassa olevat yleisöpalvelut Tapahtuma-alue on itsessään todella tärkeä, mutta myös alueen ulkopuolisilla ominaisuuksilla on vaikutuksia valintaa tehtäessä. Alueen läheisyydestä voi löytyä valmiita palvelukokonaisuuksia, jotka ovat tapahtuman kannalta erittäin tervetulleita. Tällaisia palveluita ovat esimerkiksi erilaiset ravintolat, kaupat tai majoituspalvelut, joilla täydennetään asiakkaiden perustarpeet. TÄRKEIMMÄT POINTIT TAPAHTUMA-ALUETTA VALITTAESSA: Sijainti Tapahtuman ydinsisältö Tapahtuman ajankohta Tapahtumapaikan koko ja yleisökapasiteetti Tapahtumapaikan turvallisuus Tapahtumasta mahdollisesti aiheutuvat meluhaitat Alueen kiinteä infrastruktuuri: - rakennukset - tiet ja kulkuväylät - mahdolliset yleisöalueet ja niiden maaperä - sähkö - vesi - viemäröinti - ympäröivä luonto 7

8 TAPAHTUMA-ALUEEN SUUNNITTELU Sopivan tapahtumapaikan löydyttyä tulee tapahtuman eri toiminnot rakenteineen suunnitella ja sijoittaa mahdollisimman tarkasti alueelle. Suunnittelun apuna kannattaa käyttää pohjakarttaa alueesta. Mikäli mahdollista, niin alueen toiminnot tulee mitoittaa karttaan mittakaavassa, eli piirtää niiden tarvitsema tila oikeassa suhteessa pohjakarttaan nähden. Tämä helpottaa käytännön toteutusta ja rakentamista todella paljon ja näin toimien vältytään käytettävissä olevan tilan ali- tai ylimitoituksesta. Suunnittelutyökaluna voi käyttää paperista pohjakarttaa, johon piirretään tarkka suunnitelma alueesta. On myös olemassa ilmaisia suunnitteluohjelmia, joilla aluesuunnittelua voi tehdä tietokoneelle. Eräs tällainen ilmaisohjelma on DraftSight. Tämä ohjelma tosin vaatii hieman CADohjelmien osaamista, mutta on erittäin toimiva ja tarkka työkalu alueen suunnitteluun. Aluesuunnittelun haasteena on löytää parhaat ratkaisut, jotka palvelevat alueen kaikkia käyttäjiä. Suunnittelun aikana täytyy tehdä paljon kompromisseja, mutta myös ratkaisuja, jotka eivät kaikkia osapuolia miellytä. Ratkaisevinta on tehdä päätöksiä, jotka aiheuttavat vähiten ongelmia kokonaisuutta ajatellen. Asiakkaille täytyy pystyä takaamaan turvallinen tapahtumaympäristö. Aluesuunnitelmaa tehtäessä kannattaa jokaista päätöstä tarkastella myös turvallisuuden kannalta. Turvallisuuden suhteen järjestäjä ei voi tehdä kompromisseja, mikäli haluaa tapahtumia myös tulevaisuudessa järjestää. 8

9 Suunnittelun vaikutus kustannuksiin Alueen valmis infrastruktuuri voi jonkin verran vaikuttaa myös aluesuunnitteluun, koska esimerkiksi sähkön ja veden rakentaminen tiettyihin pisteisiin on työläämpää ja kalliimpaa kuin toisaalle. Näkökulmia alueen rakenteiden sijoittelussa on useita. Tapahtuman arvot vaikuttavat myös asiaan. Joissakin tapahtumissa voidaan painottaa vahvasti taiteellista näkökulmaa, jolloin teknis-taloudellisilla vaikutuksilla ei ole juurikaan merkitystä. Toisaalta taas erilaiset ekologiset ratkaisut sekä toimintamallit ovat joillekin tapahtumille suurimmassa roolissa ja vaikuttavat tehtäviin ratkaisuihin myös aluesuunnittelun saralla. Erilaisissa ratkaisuissa kannattaa niin ikään pohtia monivuotisia malleja yksivuotisen sijaan. Tuotantokuluja on mahdollista säästää hyvällä ja kustannustehokkaalla suunnittelulla, kuitenkin tapahtuman arvoja ja ydinsisältöä kunnioittaen. Tapahtuma-alueen dynamiikka Tapahtuma-alueen dynamiikka ja erilaisten palveluiden sijoittaminen alueelle tulee suunnitella erityisen huolellisesti. Alueen dynamiikalla tarkoitetaan alueen toimivuutta tapahtuman eri vaiheissa. Kuinka yleisömassat liikkuvat alueella ja miten massan liikkeitä voidaan ohjailla? Miten yleisö saapuu alueelle? Mitkä asiat aiheuttavat yleisön liikkumista alueella? Mitkä alueet ovat suurimmalla käytöllä ja missä vaiheessa? Suunnittelun avuksi erilaiset toiminnat voidaan jakaa karkeasti kolmeen kokonaisuuteen: yleisö, yleisöpalvelut ja esiintyjät, alihankkijat ja työntekijät. 9

10 Yleisön liikkuminen tapahtuma-alueella Yleisön kulkureitit Suurissa yleisötapahtumissa yleisön kulkureittien tulee olla selkeitä ja riittävän leveitä. Kulkureitit on hyvä sijoittaa valmiiksi kantaville alustoille, kuten teille. Valmiita rakenteita hyödyntämällä taataan reittien vetoisuus ja kunnossa pysyvyys huonoissakin olosuhteissa, kuten sateella. Järjestäjän on hyvä varautua kulkureittien kulumiseen jo ennakkoon ja selvittää erilaiset mahdollisuudet niiden huoltamiseksi tapahtuman aikana. Mitä voi tehdä esimerkiksi mutaisiksi muuttuneille kulkuväylille, ja mistä siihen löytyy tarvittaessa apuja? Portit Tapahtuman sisääntulo- ja uloskäyntiportit muodostavat yleensä alueen suurimmat pullonkaulat. Tästä syystä niissä on myös suurimmat riskitekijät turvallisuuden näkökulmasta. Hyvällä esisuunnittelulla näiden pullonkaulojen vetoisuutta ja riittävyyttä voidaan parantaa. Sisääntulo- ja uloskäyntiportit tulee sijoittaa muista huomiota kiinnittävistä kohteista riittävän kauas. Porttien välittömään läheisyyteen ei tule sijoittaa mitään, mikä pysäyttää asiakkaiden liikkeen. Lyhytkin pysähdys hidastaa suuren yleisömassan liikkumista huomattavasti. Porttien vetoisuutta voidaan laskennallisesti arvioida. Täytyy kuitenkin huomioida, että porttien vetoisuuteen vaikuttavat tapahtuman luonne, asiakastyypit sekä porteilla tehtävät toimenpiteet. Onko portilla turvatarkastusta ja jos näin on, niin kuinka tarkka tarkastus tehdään? Täytyykö portilla tehdä mahdollisesti lipputarkastus? Nämä toimenpiteet hidastavat porttien vetoisuutta, ja erilaisille porteille on määritelty erilaisia sisääntulonopeuksia. Portti, jolla suoritetaan lippu- ja turvatarkastuksia, vetää seitsemän henkilöä minuutissa. Portti, jolla ei suoriteta tarkastuksia, vetää ideaalitilanteessa 40 henkilöä minuutissa, mutta kenttätutkimuksissa on päästy 20 henkilön minuuttivauhtiin. Näillä määrillä päästään karkeaan arvioon porttien vetoisuudesta, mutta näissäkin laskennallisissa arvioissa täytyy muistaa, että pienikin viivästys portilla pienentää lopullista vetoisuutta. Porttimäärät tulee arvioida riittävän suuriksi, jotta mahdolliset ruuhkahuiput ovat myös hallittavissa. 10

11 Kulkureittien leveydet Kulkureittien leveyksiä mitoitettaessa voidaan käyttää apuna Keski-Uudenmaan Pelastuslaitoksen Suurten yleisötilaisuuksien opasta ja siinä määriteltyä kulkureittien leveyttä. Riittävä leveys oppaan ohjeistuksen mukaan on noin puolet esiintymislavan edustalla olevan yleisömassan leveydestä. Tämä ohje on tosin vaikeasti sovellettavissa esimerkiksi urheilutapahtumaan, missä esiintymislavaa ei ole. Leveyden määrittely täytyy kuitenkin tehdä aina tapauskohtaisesti ja huomioida tapahtuman erikoispiirteet sekä olemassa olevat rakenteet. Yleisön liikkumista voidaan edesauttaa riittävällä määrällä opasteita, joilla asiakkaat ohjataan oikeille väylille. Jonotusalueilla voi tarvittaessa käyttää kulunohjausta, jotta jonottavat ihmiset tietävät, mihin jonottavat, ja että jonotus tapahtuu asiallisesti. Jonotusalueella työskentelevät järjestyksenvalvojat voivat edesauttaa yleisömassa liikettä ohjaamalla ihmisiä oikeaan suuntaan. Jonotusväylän tulee olla leveydeltään tasainen, jotta siihen ei muodostu pullonkaulaa. Pullonkaulat hidastavat jonon liikettä ja voivat aiheuttaa vakaviakin turvallisuusriskejä, kuten Saksan Duisburgissa kävi vuonna Tuolloin tapahtuman sisääntulo- ja uloskäyntiportit ruuhkautuivat katastrofaalisin seurauksin: 21 henkilöä kuoli ja yli 500 loukkaantui yleisön jouduttua paniikkiin. Yleisön kulkureittejä ja turvallisuutta tapahtumissa on käsitelty yksityiskohtaisemmin Johde-hankkeen julkaisussa Tapahtumaturvallisuus: tiedottaminen, kapasiteetti ja kulkuväylät. 11

12 Yleisöpalveluiden sijoittaminen tapahtuma-alueelle Palveluiden ja rakenteiden sijoittelun alueelle voi aloittaa fyysisesti isoimmista ja tärkeimmistä toiminnoista ja siirtyä sen jälkeen pienempiin kokonaisuuksiin. Suurimmat palvelut vaativat toimiakseen myös kunnolliset yleisön kulkureitit, joten suunnittelussa voi tulla vastaan tiettyjä rajoitteita alueen fyysisten ominaisuuksien takia. Yleisöpalveluista suurimmat ja keskeisimmät palvelut keskittyvät yleensä ruokaan, juomaan, saniteettipalveluihin, majoitukseen ja hygieniaan. Nämä ovat ihmisten perustarpeita, jotka tulisi erilaisin palveluin täyttää. Ravintolapalvelut vaativat paljon yleisö- sekä huoltotilaa tapahtuma-alueelta, ja ne tulisi sijoittaa siten, että asiakkaiden on sinne vaivatonta saapua. Saniteettipalveluiden sijoittamisessa huomiota kannattaa kiinnittää sijaintiin, mistä vessat ovat helposti löydettävissä, mutta sopivasti syrjässä. Mieti myös vessojen mahdolliset huoltoreitit etukäteen. Leirintäalueet ovat fyysisesti suuria kokonaisuuksia. Niissä on yleensä mukana näitä edellä mainittuja palveluita. Leirintäalueet sijoittuvat yleensä myös varsinaiselta tapahtuma-alueelta hieman etäämmälle, jolloin niitä voidaan ajatella jopa omana kokonaisuutenaan. Eri palveluiden sijoittamiselle on erilaiset periaatteet. Tulee miettiä, miksi asiakas kyseistä palvelua käyttää ja missä vaiheessa sitä mahdollisesti käytetään. Mistä asiakas palvelun fyysiselle paikalle saapuu ja johtaako palvelupaikalle looginen reitti? Onko palvelupaikan kapasiteetti oikeassa suhteessa yleisökapasiteettiin? Mitä kaikkea tapahtuma haluaa asiakkailleen ydinsisällön lisäksi tarjota ja mihin nämä palvelut sijoitetaan? Näihin vastauksiin tulisi aluesuunnittelun tässä vaiheessa pyrkiä vastaamaan. TAPAHTUMA-ALUEEN PALVELUIDEN JA TOIMINTOJEN RAKENTAMISTA, SISÄLTÖÄ, SEKÄ VAATI- MUKSIA ON KÄSITELTY TARKEMMIN LUVUSSA TAPAHTUMAN YLEISÖPALVELUT [S ]. Esiintyjien, alihankkijoiden ja työntekijöiden liikkuminen tapahtuma-alueella Esiintyjien näkökulmasta aluesuunnittelussa on tärkeää huomioida turvalliset kulkureitit esiintymispaikoille sekä niiden läheisille huolto- ja esiintymislavojen taka-alueille. Turvallinen kulkureitti ei kulje yleisöalueiden läpi tai niiden välittömässä läheisyydessä. Kulkureitillä on myös mahdollista ajaa isoilla ajoneuvolla tai kuorma-autolla. Myös esiintyjien ajoneuvoille tulee osoittaa pysäköintialueet. Tapahtuman alihankkijoille (myyjät, muut palvelut) voi olla tärkeää päästä toimipisteilleen huoltoreittejä pitkin myös tapahtuman aukioloaikoina. Alihankkijoillekin tulee pystyä osoittamaan pysäköintialueet toimipisteen läheisyydestä. Tapahtumassa työskentelevien ihmisten määrä on tapahtuman aikana suuri. Henkilökunnan palveluiden järjestäminen vaatii myös fyysistä tilaa, johon kuuluvat vastaanottoalue tai henkilöstöpiste, saniteettipalvelut ja ruokailu. Työntekijöiden keskeisimmät tarpeet liittyvät ruokailuun ja mahdollisuuteen pitää taukoa rauhallisessa paikassa. Aluesuunnittelun haasteena on löytää hyvä ja rauhallinen paikka työntekijäruokailun sekä taukopaikan sijoittamiseen. Myös työntekijöiden pysäköintialueet alueen läheisyydestä tulee pystyä huomioimaan. 12

13 Viihtyisyys Aluesuunnittelussa on hyvä kiinnittää huomioita alueen viihtyisyyteen. Tapahtuma-alueen parhaita puolia ja persoonallisuutta kannattaa korostaa ja nostaa mahdollisuuksien mukaan esille. Yleisön kokemukset tapahtumasta ovat positiivisia, jos viihtyisyyteen on panostettu ja asiakkaalla on tapahtuma-alueella turvallista olla. Viihtyisässä ympäristössä on myös viihtyisiä asiakkaita. Voidaan myös hyvin pohtia viihtyisyyden avulla saavutettua tunnetta turvallisuusnäkökulmasta. Viihtyisässä ympäristössä ihmisellä on helpompi rentoutua ja hurjimmat mielenilmaukset saattavat jäädä tekemättä. Viihtyisyyteen voi panostaa yksinkertaisilla asioilla, kuten aitalinjojen sijoittelulla sekä niiden korkeuksia mahdollisuuksien mukaan madaltamalla. Alueen somistuksella vaikutetaan myös viihtyisyyteen. SOMISTUSTA ON KÄSITELTY TARKEMMIN SEURAAVASSA KAPPALEESSA. Tapahtuma-alueen selkeys voi myös parantaa asiakkaiden viihtyvyyttä. Selkeällä alueella asiakkaan on helppo suunnistaa, ja tarvittavat palvelut löytyvät vaivattomasti. Aluesomistus Tapahtuma-alueen somistus on osa tapahtuman ilmettä tai imagoa, jota somistuksella voidaan tukea. Somistuksella voidaan vaikuttaa myös alueen viihtyisyyteen ja luoda alueelle persoonallista ilmettä. Tapahtumajärjestäjä määrittelee somistuksen tason tapahtumaan sopivaksi. Somistamista voidaan tehdä todella minimalistisesti tai massiivisesti isojen kokonaisuuksien avulla. Suurimmillaan somistuksella voidaan luoda tapahtumaympäristöstä täysin erilainen miljöö alkuperäiseen alueeseen verrattuna. Tällä tavalla saadaan tapahtumaan muodostettua omaperäinen leima. Pienimmillään somistus antaa kevyen lisämausteen asiakkaan tapahtumakokemukseen ja voi sillä tavalla olla varsin riittävä ratkaisu kokonaisuuden kannalta. Somistuksen suunnitteluvaiheessa järjestäjän kannattaa pohtia, mitä tapahtumalla haluaa yleisölle viestittää tai tarjota, ja miltä haluaa tapahtuman näyttävän. Somistuksella voi olla suuri merkitys siihen, minkälaisen mielikuvan asiakas tapahtumasta saa. Tapahtuma-alueen valaistuksella on mahdollista myös somistaa aluetta. Tällöin elementtinä käytetään erilaisia valoja. Valaistuksen avulla pystytään esimerkiksi korostamaan alueelta tiettyjä elementtejä tai rakenteita ja luomaan tietynlaista tunnelmaa valaistaville alueille. Valaistuksen suunnittelussa tulee huomioida valaistuksen vaatimat sähkötarpeet. Aluesomistus käynnistyy yleensä suunnittelulla, missä määritellään somistuksen taso ja tapahtuma-alueen kohteet, mihin somisteita halutaan. Myös somisteiden kokoluokkaa ja taiteellista sisältöä voidaan pohdiskella jo tässä vaiheessa. Mitä tarkemmin suunnitelmat saadaan tehtyä etukäteen, sitä helpommin se on toteutettavissa. Aikataulun suunnitteleminen on myös tärkeää, jotta kaikki somisteet saadaan tehtyä ja somisteille löydetään tekijät. Joissakin tapauksissa erilaisilla yritysyhteistyökuvioilla voidaan vaikuttaa merkittävästi alueen näyttävyyteen. Suurin osa somisteista tulisi tehdä tai hankkia valmiiksi jo ennen tapahtumaa, jotta kaikki työt eivät kasaannu tapahtumaa edeltäville päiville. Tässäkin asiassa töiden jaksottaminen pidemmälle aikajänteelle on suositeltavaa. Tapahtumaa edeltäville 13

14 4. päiville jäisi näin enää somisteiden kiinnittäminen ja viimeistely sekä niiden asentaminen paikoilleen. Somisteiden kiinnittämisessä on pidettävä huoli siitä, että kiinnitystapa kestää kappaleen oman painon, tuulikuorman sekä rankkasateet ja muut poikkeukselliset olosuhteet. Kappaleessa tai esineessä olevien kiinnityspisteiden tulee myös kestää edellä mainitut kuormat. Varsinkin yleisön yläpuolelle kiinnitettyjen kappaleiden kanssa tulee olla erityisen huolellinen. Ylimääräistä kuormaa saattaa aiheutua myös yleisön liikkeistä ja käyttäytymisestä, mikäli somisteisiin on mahdollisuus koskea. Yleisimpiä kiinnitystapoja ovat nippusiteet, teipit, teräsvaijerit, liinat ja narut. Valmistaja on määritellyt nippusiteille, vaijereille, liinoille ja naruille omat kestävyydet sekä lujuudet, jotka tulee huomioida suunnittelu- ja asennusvaiheessa. Somisteen kiinnittäjän tulee varmistaa kyseisen kappaleen paikallaan pysyvyys. Varsinkin isojen somisteiden kohdalla täytyy niiden paino laskea ja kiinnitystavat mitoittaa riittäväksi, jotta somisteen mahdollinen putoaminen ei aiheuta turvallisuusriskejä. Huolto- ja pelastustiet Tapahtuma-alueen huolto- ja pelastustiet ovat turvallisuuden sekä tapahtumaaikaisen liikennöinnin kannalta todella tärkeitä. lava 1. e 4 urella 350 m2. Inva m Tsto V 79. Zanzibar-lava V 6. kkäribaari V V JV Kestilä m V V Koskibaari 1700 m V 87. Sakkolava Skutsipubi Inva 3500 m2 Valhalla Service Gate V Eurolava Saarilava 107. V V Ruokaravintola Paviljonki m Designcorner JV V V Silent 'n Green V Service Gate 6 C Itäportti A B D E F G Service Gate 1 H I Huolto- ja pelastusreiteistä piirrettävät kartat kannattaa toimittaa mahdollisim- monelle tapahtumassa mukana olevalle toimijalle, kuten tavarantoimittajille Parking Gate 1man Camp Provinssin noutopiste Ensihoitopiste J ja ruokamyyjille. Myös tapahtuman ulkopuolisille toimijoille, kuten sairaaloille ja terveyskeskuksille tulee tapahtuman pelastusteistä tiedottaa. Camp Provinssi sisäänkäynti 76. K Tapahtuman huoltotie on alueen palvelupisteiden huoltoon tarkoitettu väylä, jota pitkin pääsee kulkemaan ajoneuvolla tai muulla huoltoon tarkoitetulla kulkuneuvolla. Huoltotiet tulee sijoittaa siten, että ne eivät kulje yleisöalueiden läpi ja niitä voidaan käyttää turvallisesti myös tapahtuman aukioloaikoina. Pelastustiellä tarkoitetaan reittiä, jota palo- ja pelastusviranomainen voi käyttää tapahtuman aikana. Tällä reitillä ei saa olla väliaikaisia esteitä, ja sen tulee olla vähintään neljän metrin levyinen, jotta hälytysajoneuvot pystyvät sitä käyttämään. Tien kantavuuden tulee olla vähintään 16 tonnia, jotta raskaat pelastusajoneuvot pystyvät teitä tai reittiä käyttämään. Reittejä voi olla useita, ja reiteiltä tulee päästä hyvin kulkemaan alueen jokaiseen kiinteään pisteeseen. Mikäli reittejä on useampia, ne tulee numeroida tai merkitä selvästi karttaan, jotta niiden käyttö olisi mahdollisimman helppoa ja yksinkertaista. Reitit tulee hyväksyttää pelastusviranomaisilla. Aluekarttaan on myös hyvä määritellä ensisijainen ambulanssireitti. Huolto- ja pelastusreitit voivat olla suljettavia, mutta ne täytyy olla aukaistavissa ilman työkaluja tarpeen tullessa. Aitaan on mahdollista rakentaa portti tai se voidaan sulkea riittävän kevyesti esimerkiksi nippusitein, jotka menevät poikki pienellä voimankäytöllä. Porttien ja väliaikaisesti suljettujen väylien läheisyyteen on hyvä sijoittaa kiinteä järjestyksenvalvontapiste, jotta niiden avaaminen ja sulkeminen on joustavaa V L

15 Hätäpoistumisreitit Hätäpoistumisreittejä käytetään tapahtuma-alueen nopeaan tyhjentämiseen äkillisen vaaran tai uhan sattuessa. Vaaraa tai uhkaa voi aiheutua sään äkillisistä muutoksista, tulipaloista tai esimerkiksi aseistautuneesta henkilöstä. Hätäpoistumisreittejä tulee olla tapahtuma-alueella useita ja ne tulee sijoittaa eri puolille aluetta. Alue täytyy pystyä tyhjentämään vaarasta tai uhasta poispäin, joten tietyissä tapauksissa kaikkien reittien käyttäminen ei ole mahdollista. Reitit voidaan myös merkitä etukäteen. Hätäpoistumisreitit tulee suunnitella siten, että ne ovat helposti avattavissa. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi rakentamalla aita hätäpoistumisreitin kohdalta siten, että sen saa auki ilman työkaluja ja nopeasti. Alue tulee olla tyhjennettävissä 5-10 minuutin aikana. Alueelta poistettava yleisö täytyy ohjata kokoamispaikalle, joka on määritelty etukäteen myös pelastussuunnitelmaan. Kokoamispaikalle täytyy mahtua tapahtuman koko yleisömäärä. Tarkempia ja yksityiskohtaisempia tietoja hätäpoistumisreittien suunnittelusta, mitoittamisesta ja sijoittamisesta löytyy Sibelius-Akatemian julkaisusta Tapahtumaturvallisuus: tiedottaminen, kapasiteetti ja kulkuväylät. Esteettömyyden huomioiminen Tapahtumien ja niiden sisältämien palveluiden tulisi olla tasapuolisesti kaikkien saavutettavissa. Näin ollen tapahtuman suunnittelussa ja tuotannossa tulee huomioida esteettömyyden näkökulma. Suomen esteettömyystiedonkeskus määrittelee esteettömyyden seuraavalla tavalla: Ympäristö tai yksittäinen rakennus on esteetön silloin, kun se on kaikille käyttäjille toimiva, turvallinen ja miellyttävä, ja kun rakennuksen kaikkiin tiloihin ja kerrostasoihin on helppo päästä. Lisäksi tilat ja niissä olevat toiminnot ovat mahdollisimman helppokäyttöisiä ja loogisia. Keväällä 2014 julkaistiin Tapahtumia Kaikille -opas, jossa käsitellään tapahtumajärjestämistä laaja-alaisesti esteettömyyden näkökulmasta. Opas painottuu kulttuurifestivaalien järjestämiseen, mutta oppaan esille nostamat huomiot ovat sovellettavissa myös muihin tapahtumakonsepteihin. Tapahtumamanuaaliin olemme listanneet niin sanotut perusasiat, jotka esteettömässä tapahtumatuottamisessa on huomioitava. 15

16 Esteettömyyden huomioiminen VIESTINTÄ Anna tapahtumastasi kattavasti ennakkoon informaatiota myös esteettömyyden näkökulmasta, ja helpota näin tapahtumasi lähestymistä. Kerro myös, mitä kanavia pitkin on mahdollista tiedustella asiasta lisää, mikäli kaikki tieto ei löydy esimerkiksi tapahtuman verkkosivuilta. SAAPUMINEN Tapahtuma-alueen suunnittelussa tulee huomioida esimerkiksi liikuntarajoitteisten saapuminen. Viesti ennakkoon ja merkitse aluekarttaan, mikä sisääntuloväylä palvelee ominaisuuksiltaan heitä parhaiten. Sisääntulon tai porttien tulee sisältää leveämpi kulkukaista, josta kulku esimerkiksi pyörätuolilla onnistuu sujuvasti. KULKUVÄYLÄT Kerro ennakkoon, millaisia kulkuväyliä tapahtuma-alueella on. Millainen on kulkuväylien arvioitu leveys ja millaista maamateriaalia ne ovat? INVAPARKKIPAIKAT Muista huomioida parkkialueita suunniteltaessa myös invaparkit. Invaparkkipaikkojen tulisi olla hieman yleisiä parkkiruutuja leveämpiä, ja niiden sivuille tulisi jättää tilaa. Invaparkit olisi suositeltavaa sijoittaa mahdollisimman lähelle tapahtuman sisääntuloa. AVUSTAJAT Määritä ennakkoon käytännöt avustajien suhteen. Yleinen ja aika lailla vakiintunut toimintatapa on, että avustettava ostaa lipun sekä saa rannekkeen, mutta avustaja pääsee tapahtumaan maksutta. Avustaja ei kuitenkaan saa omaa ranneketta, eikä näin ollen pääse kulkemaan tapahtumaan tai tapahtuma-alueella ilman avustettavaa. INVAKATSOMOT Mikäli tapahtuma-alueella on esiintymislavoja, tulisi yleisöalueelle toteuttaa erilliset pyörätuolikatsomot. Näillä katsomoilla taataan katsojien turvallisuus ja näköyhteys esiintymislavalle. TÄRKEIMMÄT POINTIT TAPAHTUMA- ALUETTA SUUNNITELTAESSA: Turvallisuus Tapahtuma-alueen dynamiikka Rakenteiden ja palveluiden sijoittaminen Yleisön kulkureitit ja leveydet Esteettömyyden huomioiminen INVARAMPIT Huolehdi, että tapahtuma-alue on kokonaisuudessaan myös pyörätuoliasiakkaan saavutettavissa. Tarvittaessa kulkua voidaan helpottaa väliaikaisten ramppien avulla. Huomioi myös palvelupisteiden korkeudet, ja niistä aiheutuvat mahdolliset haasteet. INVAVESSAT Sijoita eri puolille tapahtuma-aluetta ja eri palvelupisteiden läheisyyteen tarvittava määrä invavessoja. Invavessojen sijainti on hyvä merkitä yleisölle suunnattuun palvelukarttaan ja mobiilisovellukseen. VALOT Huolehdi, että tapahtuma-alue on valaistu niin, että siellä kulkeminen on turvallista koko tapahtuman ajan, myös yöaikaan. Riittävästi valaistu alue helpottaa myös järjestyksenvalvonnan suorittamista. KÄYTÄNNÖT LÄÄKKEIDEN, OMIEN EVÄIDEN jne. SUHTEEN Tiedota etukäteen käytännöistä pakollisten lääkkeiden tai omien eväiden tuomiseksi tapahtumaan, jotta tapahtuman asiakas pystyy ennalta varautumaan ja ottamaan mukaan esimerkiksi tarvittavat lääketodistukset. 16

17 ALIHANKINTA Alihankinta on erilaisten palveluiden tai materiaalin tilaamista tapahtumatuotantoorganisaation ulkopuolelta. Alihankinnan tarkoituksena on jakaa tapahtuman kokonaistyömäärää eri alojen osaajille tai palveluntarjoajille. Alihankinnan perusosapuolet ovat palvelun tilaaja ja palvelun tuottaja. Tilaaja tilaa tarvittavan palvelun ja tuottaja tuottaa tämän palvelun. Palvelun tuottajalla voi olla myös omia alihankintayrityksiä, jolloin palvelu tulee usean eri toimijan toteuttamana, mutta yhden osapuolen, palvelun tuottajan, kautta. Tapahtumaympäristössä alihankinta on hyvin yleistä, koska tapahtumajärjestäminen on kausiluontoista, ja palveluiden sekä tavaroiden tarve voi olla hetkellisesti erittäin suuri. Tapahtumaa järjestävällä organisaatiolla ei välttämättä ole resursseja tai tarvetta omistaa ja ylläpitää tapahtumassa tarvittavia palveluita sekä materiaaleja, joten on perusteltua toteuttaa nämä asiat alihankinnan kautta. Tapahtumajärjestäjä ei myöskään ole jokaisen alan asiantuntija, näin ollen tapahtumatuotannossa palveluita ostetaan alan ammattilaisilta ja eri alojen yrittäjiltä. Tapahtumassa voi olla samanaikaisesti suurikin määrä alihankkijoita, jotka tuottavat tapahtumaan palveluita tai vuokraavat tavaraa. Kaikkien alihankkijoiden keskinäinen koordinointi on tilaajan eli tapahtumajärjestäjän vastuulla. Alihankkijoille on hyvä tehdä selväksi tapahtuman hektinen luonne, ja syy-seuraus-suhteet. Ulkopuolisen toimijan ei ole aina helppo hahmottaa, kuinka paljon tapahtumatuotannossa pienilläkin seikoilla on kokonaisuuden kannalta merkitystä. Esimerkiksi tavarakuorman saapumisen tulee ehdottomasti toteutua annetussa aikataulussa, koska työkoneet on varattu juuri tietylle ajalle kuorman purkamista varten. Näin ollen pyri antamaan alihankkijalle tarpeeksi tietoa tapahtumasi luonteesta, ja kokonaisuudesta, jonka osa hänen toimintansa on. Alihankkijalle tapahtuma-alue saattaa myös olla tuntematon, minkä vuoksi suositeltavaa on joko järjestää tapahtuma-alueella tutustumiskierros jo rakennusvaiheessa tai lähettää heille ennakkoon kartta alueeseen perehtymistä varten. Ilmoita alihankkijoille myös ennakkoon, keneen kannattaa toimitusvaiheessa olla yhteydessä, mikäli kysyttävää ilmenee. Aina tilaaja ja tavaran vastaanottaja eivät ole sama henkilö. Mitä tarkemmat tiedot tapahtumajärjestäjä voi tilauksen ja toimituksen osalta antaa alihankkijalle, sen helpompi alihankkijan on toimia ja tuottaa palvelu laadukkaasti. Tässä luvussa käsitellään alihankinnan yleiset perusteet aina kilpailutuksesta sopimuksen solmimiseen sekä yhteistyön jälkiarviointiin asti. 17

18 Tarjouspyyntö ja kilpailutus Tapahtuman järjestäjä laatii tarjouspyynnön, jossa määritellään tarvittava tuote tai palvelu mahdollisimman tarkasti. Tätä tarjouspyyntöä voi lähettää useammalle toimijalle, jotta hintojen vertaileminen eri toimittajien kesken on mahdollista. Kilpailutuksen avulla eri toimitusten sisältöä ja hintaa voidaan verrata toisiinsa. Mitä tarkempi ja yksityiskohtaisempi tarjouspyyntö on, sitä helpompaa vastineeksi saatujen tarjousten vertaileminen on, ja selviää, onko palvelun tarjoajan mahdollista tarjota haluttua palvelua juuri niin kuin tapahtumajärjestäjä sen haluaa ja tarvitsee. Tarjouksesta pystytään kartoittamaan palvelun hintaa, kokonaisuuden laajuutta sekä palvelun laatua. Toimittajilta voi halutessaan pyytää yksikköhintoja eri palveluista ja materiaaleista jo tarjouspyynnössä. Tarjouspyynnössä on hyvä mainita aikatauluista, mitkä palvelun tuottamiseen liittyvät sekä muista mahdollisista tarpeista, kuten päivystyksestä ja varakalustosta. Mikäli haluat tietää käyttääkö kyseinen alihankkija itse muita alihankkijoita kyseisen palvelun tuottamiseksi, voit vaatia tätä tietoa jo tarjouspyynnössä. Mikäli laatuun täytyy kiinnittää erityistä huomiota, se tulisi tuoda selvästi esille tarjouspyynnössä. Mihin laadussa tulee kiinnittää huomiota ja miksi sitä halutaan korostaa? Tarjouksessa tulee myös antaa perustiedot tapahtumasta, sen luonteesta, kapasiteetista, sijainnista, jne., jotta palvelun tarjoaja pystyy hahmottamaan kokonaisuuden, johon palvelu tuotetaan. Muista myös lisätä aikataulu, milloin tarvitset vastauksen tarjouspyyntöön. Kattava ja hyvin tehty tarjouspyyntö on pohja toimivalle ja laadukkaalle tilaajatuottaja-suhteelle. Mitä tarkemmin eri asiat on huomioitu jo tarjouspyyntöä tehtäessä, sitä pienempi on taloudellisten yllätysten riski. Tehtyyn tarjouspyyntöön toimijat vastaavat tarjouksella, jossa he vastaavat tilaajan asettamiin kysymyksiin ja tarpeisiin palvelusta tai tuotteesta. YLEISIMPIÄ TAPAHTUMIEN TAVARAN- JA PALVELUNTARJOAJIA VARTEN ON LAADITTU VALMIIKSI KÄYTÄNNÖLLISIÄ TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJOJA, JOTKA LÖYTYVÄT LIITTEISTÄ. NIIDEN SISÄLTÖ TOIMII SAMALLA MYÖS MUISTILISTANA TARJOUKSEN PYYTÄJÄLLE. 18

19 Tarjous Palvelun tuottaja antaa tarjouspyyntöön vastikkeen eli tarjouksen. Tarjous sisältää yleensä lopullisen hinnan pyydetyistä tavaroista tai palveluista sekä toimitustavan tarkemmalla sisällöllä. Tarjouksessa voivat olla myös yksikköhinnat sekä mahdollisia lisäpalveluita, joita palvelun tuottaja haluaa tapahtumaan tarjota. Mikäli tarjouspyynnössä on painotettu palvelun laatua, tulisi siitä olla selventävät asiakirjat tarjouksen mukana. Tarjous on voimassa tarjouksessa annettuun päivämäärään saakka tai kohtuullisen ajan, mikä on aina tapauskohtainen. Annettu tarjous on tarjouksen antajalle sitova, mikäli siitä ei ole erikseen muuta mainittu. Tilaajan hyväksyttyä tarjouksen toimittajan tulee pystyä toimittamaan tilattu palvelu tai tavara tarjouksessa määritellyin ehdoin. Mikäli tilaaja ei tarjouksessa mainittuun päivämäärään mennessä ole tarjousta vahvistanut, tarjous raukeaa. Tarjouspyynnön lähettäjän olisi hyvä ilmoittaa vahvistetusta tarjouksesta välittömästi palvelun tarjoajalle, jotta palvelun tarjoaja voi viedä tilauksen käytäntöön ja tehdä tarkemmat suunnitelmat ajoissa. Myös muille tarjouksen jättäneille olisi hyvä ilmoittaa toteutumattomista yhteistyökuvioista, jotta he pystyvät keskittämään voimavaransa uusiin projekteihin. Näiden hyvien käytäntöjen avulla tilaajien ja tuottajien väliset suhteet pysyvät avoimina. Luottamus ja avoimuus eri toimijoiden välillä ovat äärimmäisen arvokkaita ja mahdollistavat yhteistyökuviot myös tulevaisuudessa. Sopimukset SOPIMUKSESTA ILMENEVÄT AINAKIN SEURAAVAT ASIAT: Hinta Sopimuksen osapuolet, yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa Vastuualueet Voimassaoloaika Kuinka sopimus voidaan purkaa ja mitä siitä seuraa Viittaus yleisiin sopimusehtoihin, mikäli niitä sopimuksessa noudatetaan Tarvittaessa sopimuksen liitteenä yllä mainitut yleiset sopimusehdot Laskujen eräpäivät Saatujen tarjousten pohjalta parhaaksi koetun toimittajan kanssa tulee tehdä sopimus. Sopimukset olisi hyvä tehdä aina kirjallisena. Kirjallisesti tehty sopimus helpottaa sovittujen asioiden ja hintojen tarkastamista jälkikäteen. Kirjallisesta sopimuksesta jää myös konkreettinen todiste tilatusta työstä, mikä voi helpottaa seuraavan vuoden tai seuraavan kerran urakkaa huomattavasti. Sähköposti tai tekstiviesti toimii hyvin kirjallisena sopimuksena. Suullisesti tehty sopimus on yhtä sitova kuin kirjallinen, mutta suullisesti tehdyn sopimuksen sisältö voi helposti unohtua tai muuttua ajan kuluessa. Sopimuksen sisältöä on mahdollista muuttaa sopimuksen voimassaoloaikana, mutta muutoksiin tulee kummankin sopimuksen osapuolen suostua. Muutokset on hyvä liittää sopimuksen liitteeksi. Sopimusta voi muuttaa myös suullisesti. Ulkopuolista työvoimaa käytettäessä tilaaja on tilaajavastuulain mukaan velvollinen selvittämään, että hänen sopimuskumppaninsa on hoitanut lainmukaiset velvoitteensa. Sopimuskumppanin tulee toimittaa asiakirjat ja selvitykset, jotka ovat enintään kolme kuukautta vanhoja. Niitä ovat: Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, kaupparekisteriote, todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty ja todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Tilaaja voi tarkistaa tilaajavastuutiedot myös osoitteesta: LIITTEISTÄ LÖYTYY ERILAISIA SOPIMUSMALLIEN POHJIA. 19

20 Tilaajan ja tuottajan välinen yhteistyö Tilaajan ja tuottajan välinen yhteistyö voi alkaa jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Tuottajalta saattaa löytyä sellaista informaatiota tapahtumasta ja käytännön toteuttamisesta, mitä järjestäjä ei osaa huomioida. Parhaimmassa tapauksessa tilaaja ja tuottaja suunnittelevat tapahtumaa yhdessä. Tällaiseen tilanteeseen pääseminen voi vaatia useamman vuoden yhteistyöhistorian ja mahdollisesti myös olemassa olevan sopimussuhteen tai lupauksen siitä. Tapahtuman järjestäjä vastaa tilaajana kaikkien eri alihankintapalveluiden aikataulutuksesta sekä töiden limittämisestä eri toimijoiden kesken. Tilaajan täytyy aikatauluttaa eri alihankkijoiden toimet riittävän tarkasti, jotta tuotannon kokonaisuus pysyy hallinnassa ja tavoiteltuun päämäärään päästään. Alihankkijoiden töiden aikataulutuksessa pitää selvittää mahdolliset riippuvuudet muiden toimijoiden töistä. Täytyykö jokin työvaihe saattaa päätökseen ennen toisen työvaiheen aloittamista? Onko näillä työvaiheilla eri toteuttajaorganisaatiot? Tilaajan vastuulla on myös järjestää kommunikointiyhteys eri toimittajien kesken. Alihankkijoille on suotavaa antaa mahdollisuus sopia käytännön asioita keskenään, mutta tilaajan täytyy varmistua siitä, että sovitut asiat tulevat koko organisaation tietoon. Tilaajalla eli tapahtumajärjestäjällä täytyy olla koko ajan käsitys projektin etenemisestä sekä sovituista asioista. Varsinaisen toimituksen jälkeen tulee alihankkijan kanssa käydä avoin keskustelu ja arviointi siitä, miten yhteistyö tuotannon aikana sujui. Sekä tilaaja että tuottaja saavat tätä kautta konkreettista palautetta toisiltaan, jotta pystyvät kehittämään sekä omaa että yhteistä toimintaansa jatkossa parempaan suuntaan ja osaaminen organisaatioissa kasvaa. TÄRKEIMMÄT POINTIT: Kilpailutus Selkeät tarjouspyynnöt Kirjalliset sopimukset Sovittavat käytännön asiat Tilaajan ja tuottajan välinen yhteistyö on pääasiassa toiminnan aikatauluttamista sekä sovituista asioista huolehtimista. Liitteenä on muistiopohjia eri toimialojen toimijoiden kanssa sovittavista asioista, jotka tosin vaihtelevat suuresti tapahtumasta riippuen. Nämä asiat on hyvä käydä läpi etukäteen ja selvittää mahdolliset ongelmakohdat myös muiden toimijoiden kanssa. Mitä paremmin asiat ovat sovittuna ennen varsinaista tuotannon rakentamista, sitä helpommin ja jouhevammin asiat paikan päällä sujuvat. TYÖKALUT: Tarjouspyyntölomakkeet Muistiopohjat 20

21 OHJELMA Tässä ohjelma-osiossa käydään läpi erityisesti musiikkitapahtumien tarjous- ja sopimuskäytäntöjä sekä kotimaisten että ulkomaisten artistien osalta. Keneen olla yhteydessä ja millaisiin asioihin tapahtumajärjestäjän tulee varautua esiintyjää hankkiessa? Ohjelma on koko tapahtuman ydin, joten tapahtuman suunnitteluvaiheessa on tapahtumajärjestäjän hyvä ottaa huomioon, että käytännöt voivat olla erilaiset eri ohjelmasisältöjä hankittaessa. Joissakin tapauksissa tarjoukset ja sopimukset ovat monen sivun pituisia ja erittäin yksityiskohtaisia, kun taas joissakin tapauksissa lyhyt sähköpostikeskustelu riittää sopimusneuvotteluksi. Luovien alojen tekijällä on lakisääteinen tekijänoikeus omiin teoksiinsa ja tuotoksiinsa. Tekijänoikeus koskee musiikkia, tekstejä, kirjoituksia, nauhoituksia ja kuvia. Tapahtumajärjestäjän kannattaa tutustua ennakkoon tekijänoikeussäädöksiin hyvin ja hoitaa asiat asetettujen säädösten mukaan, jotta ongelmatilanteita ei aiheudu. Joissakin tapahtumissa on lupa pyydettävä useammalta kuin yhdeltä tekijänoikeusjärjestöltä. Lisäksi yhdellä tekijänoikeusjärjestöllä on useita lupia, joista lupa valitaan tapahtuman luonteesta riippuen. Eri tekijänoikeusjärjestöistä ja heidän valvomistaan luvista löytyy lisää tietoa internetistä -sivuilta, johon on koottu tietoa kaikista järjestöistä. 21

22 Kotimaiset yhtyeet Artistien sopimista esiintymään kutsutaan yhtyeneuvotteluksi. Sopiminen voi tapahtua suullisesti tai kirjallisesti. Ammattimaisia artisteja edustaa usein ohjelmatoimisto. Yleensä artistilla on sopimus tietyn yhden keikkamyyjän eli agentin kanssa (yksin)oikeudesta tehdä artisteja koskevia sitoumuksia. Ohjelmatoimisto toimii artistin työnantajana ja ohjelman ostajalle ei synny työnantajavelvoitteita. Suomalaiset ohjelmatoimistot ovat järjestäytyneet yhteiseen yhdistykseen Suomen ohjelmatoimistot ja agentit ry. Alalle on syntynyt niin sanottu vallitseva kauppatapa, ja yleiset sopimusehdot ovat luettavissa sivustolta Uuden toimijan tullessa ohjelmatoimiston asiakkaaksi hänelle lähetetään yleiset sopimusehdot. Asiakkaan hyväksyessä sopimusehdot niitä ei enää jatkossa lähetetä, vaan yleiset sopimusehdot koskevat myös jatkossa tehtäviä sopimuksia. Uusilla yhtyeillä ja artisteilla ei välttämättä ole ohjelmatoimistoa. Tällöin esiintymistä sovittaessa tulee huomioida laskuttamiseen liittyvät asiat. Maksettaessa palkkioita suoraan artistille saattaa tästä seurata tapahtuman järjestäjälle työnantajavelvoitteita. Ulkomaiset yhtyeet Ohjelmaneuvottelu Suomessa on lukuisia ohjelmatoimistoja, jotka välittävät ulkomaisia artisteja suomalaisille tapahtumajärjestäjille. Sopimusmallista riippuen joko ohjelmatoimisto tai tapahtumajärjestäjä toimii artistin työnantajana Suomessa. Ratkaiseva tekijä on yleensä se, kumpi osapuoli maksaa palkkion ulkomaiselle esiintyjälle. Ulkomaisen artistin esiintymisestä Suomessa tulee maksaa 15 prosentin lähdevero. Mikäli ohjelmaa hankkii itse suoraan ulkomailta, on aina huomioitava lähdevero. Sillä ei ole merkitystä, onko ohjelmaa välittävänä tahona ulkomainen ohjelmatoimisto tai yhtiö. Ohjelmaneuvottelu on normaalia kaupankäyntiä. Sopimus syntyy, kun on tehty tarjous ja siihen on tullut hyväksyvä vastaus. Tarjouksen voi esittää agentti tai ohjelman ostaja. Suomalaiset artistit sovitaan yleensä agenttien kanssa puhelimitse tai sähköpostilla. Ohjelmatoimistot lähettävät myöhemmin varsinaisen kirjallisen dokumentin (sopimuspaperin) tehdystä kaupasta. Osana sopimusta saattaa olla erillinen sopimusliite (rider). Yleensä sopimusliitteessä määritellään artistin tekniset vaatimukset: äänentoisto, lavan koko, sähköntarve, valot, apukädet, yhtyetarjoilut, turvallisuusasiat, oheismyyntitoiminta, jne. Mikäli neuvotteluvaiheessa asioita ei ole käyty kattavasti läpi, tulee näitä sopimusehtoja kommentoida, ja tältä osin jatkaa sopimusneuvotteluja. Passiivisena oleminen tulkitaan näiden sopimusehtojen hyväksymiseksi. Usein ajallinen kesto sopimuksen tekemisestä varsinaisen kirjallisen sopimuksen saapumiseen saattaa olla pitkä. Varsinkin suullinen sopimus on hyvä dokumentoida välittömästi esimerkiksi sähköpostitse lähetettävällä sopimusmuistioilla (deal memo). Useinkaan artistin tulevan kiertueen tekniseen tuotantoon liittyvät asiat eivät ole vielä valmiina sopimusta tehtäessä. Teknisen tuotannon vaatimukset saattavat nostaa tapahtumajärjestäjän kuluja yllättävällä tavalla, mikä on syytä ottaa huomioon sopimusta tehtäessä. Mikäli ohjelmatoimistolla on epäilyksiä ohjelman ostajan maksuvalmiudesta, saatetaan vaatia esiintymispalkkion suorittamista etukäteen. 22