Toivakka, liiketoiminta/palvelukuvaus

Transkriptio

1 Ville Hasa, Mitro Kivinen, Tero Laitinen Toivakka, liiketoiminta/palvelukuvaus Tietojärjestelmätieteen Harjoitustyö Jyväskylän yliopisto Tietojenkäsittelytieteiden laitos Jyväskylä, 2011

2 1 TOIVAKKA: LIIKETOIMINTA-ARKKITEHTUURI Liiketoiminta-arkkitehtuurin tarkoituksena on kuvata organisaation pohja-arkkitehtuurin (baseline) nykytila (as-is) sellaisena kuin se on, sekä tuottaa tavoitearkkitehtuuri, jossa on kuvattuna organisaation palvelustrategia ja liiketoimintaympäristö organisaation, toimintojen, prosessien, tietojen ja maantieteellisten näkökulmien osalta. Muodostettava tavoitearkkitehtuuri perustuu organisaation toiminnan periaatteisiiin, mitattaviin tavoitteisiin ja strategisiin muutosajureihin. (1) Liiketoiminta-arkkitehtuurissa kuvataan pohja-arkkitehtuurin ja tavoitearkkitehtuurin välinen kuilu (gap). Kuiluanalyysi toimii tulevien tietojärjestelmien kähittämisehankkeiden lähtökohtana. Liikentoiminta-arkkitehtuuria luotaessa on tästä syystä tärkeää valita organisaation kannalta olennaiset näkökulmat, jotta arkkitehti pystyy osoittamaan kuinka tietojärjestelmät vastaavat niiden tarvitsijoiden tarpeisiin ja kuinka eri tarpeet on otettu huomioon tietojärjestelmissä. Lisäksi liiketoimintaarkkitehtuuria käytetään eri näkökulmia varten tarvittavien työkalujen ja tekniikoiden valintaan. (1)

3 3 2 TOIVAKAN TIETOJÄRJESTELMÄSTRATEGIASTA JOHDETUT MUUTOSAJURIT Keski-Suomen vastavalmistunut ICT strategia kertoo, että kuntien tulojen nousua nopeampi kustannusten nousu luo erityistä painetta tietojärjestelmien nykyistä tehokkaampaan hyödyntämiseen alueellisella tasolla. Kunnissa ICT:n kulujen osuus on vain 0,92% budjetista, kun valtiolla luku on 1,8% ja yksityissekotrilla tyypillisesti 4-5% liikevaihdosta. Tämä luku osoittaa, että kunnallisella puolella voidaan parantaa tietojärjestelmien hyödyntämistä ja täten tehostaa kuntien palvelutuotantoa. (2) Kuntatasolla kehittämiseen käytetään suhteessa vähemmän rahaa vain 15% kuin valtiohallinnossa 25%. Suurin osa budjetista menee palvelutuotannon pyörittämiseen. Toisaalta nykyiseen tilanteeseen ollaan melko tyytyväisiä. Suurin osa ICT-budjetista menee hankintoihin 70%. Kunnat tekevät hankintojen osalta yhteistyötä. Silti yksi yksittäinen muutos, esimerkiksi SEPA-kyvykkyys nielee pienempien kuntien kehitysmäärärahat lähes kokonaan. (2) Keskeisenä riskinä voidaan nähdä kunnissa olevan ICT-osaamisen ohuus. Asiat ovat usein kiinni vain yhdestä ihmisestä. Osaamisen kenttä on kuitenkin niin laaja, että sitä ei voi yksi ihminen kattaa. Samoin mm. lomat aiheuttavat ongelmia. Kunnissa on useita osaamistarpeita, joista yhtenä keskeisimmistä nostaisimme hankintaosaamisen tarpeen. (2) Infrastruktuurin osalta kunnat ovat tehneet jonkin verran yhteistyötä, lähinnä verkoissa ja palvelimissa pohjoisessa Keski-Suomessa. Suurin osa kunnista hankkii kuitenkin perusinfrastruktiirinsa itse. Yhteinen laajakaistastrategia alueella on vuodelta 2004, mutta se on edennyt hitaasti. Tarvetta laajakaistakehitykselle on, mutta halukkuus vaihtelee suuresti. ICT-tukipalvelut toimivat hyvin, ja suurin osa peruspalveluista samoin. Kuntalaisille suunnattu sähköinen palvelu saa kuitenkin heikoimmat arvosanat. (2) Palveluprosessit ovat kunnissa samat ja useat kunnat tekevät jo paljon yhteistyötä mm. hankintojen osalta. Synergiaetuja olisi paljon saatavissa. Useissa kunnissa on jo nyt käytössä samat järjestelmät, vaikka niitä hallinnoidaankin itsenäisesti. Kunta-IT ja KPK-ICT Oy:n tuomat mallit herättävät kiinnostusta ja muutos- ja yhteistyöhalukkuutta alueen kunnissa on ainakin jonkin verran. Lisäksi kuntien kasvavat velvoitteet ja tiukentuva talous ajaa kuntia ICT-yhtiestyöhön. (2)

4 4 3 STRATEGIATAVOITTEET Alueellinen ICT strategia määrittää X strategista tavoitetta alueen kunnille. Nämä tavoitteet ohjaavat tulevaa ICT arkkitehtuuria myös Toivakassa. Erityisesti piroriteetti 1 toimenpiteet ohjaavat strategista ICT -kehitystä. Osa tavoitteista vaikuttaa suoremmin tavoitearkkitehtuuriin teknisellä tasolla ja osa on yleisempiä, hallintomallin tasolla vaikuttavia asioita. (2) 3.1 Prioriteetin yksi toimenpiteet: Tavoite 5: Keski-Suomi on Suomen johtavia ICT-maakuntia ja ICT-palvelujen saatavuus on tasapuolista koko maakunnassa Toimenpiteet: * Laajakaista kaikille: palveluiden saatavuus varmistettava, valtakunnallinen ohjelma * Palveluprosessien ja niitä tukevien sovellusten kehittäminen: yhteisten järjestelmien ja toimintojen kehittäminen on keskiössä, kun mietitään saavutettavia synergia ja tuottavuusetuja. Tavoite 6: Kunnalliset ICT-palvelut ovat valtakunnan käyttäjäystävällisimmät ja kustannustehokkaimmat Toimenpide: Erikois- ja perussairaanhoidon sekä sosiaalitoimen järjestelmien yhtenäistäminen. Yksi kaikkein suurimmista kunnallisista palveluista on terveydenhuolto. Laki velvoittaa sovittamaan potilastietojärjestelmät yhteen. Tavoite 10: Nostetaan ICT Keski-Suomen kärkiklusteriksi Toimenpiteet: * Perustetaan yhdessä maakunnallisen ICT-strategian ohjausryhmä * Yhteistyön järjestely ja maakunnallisen ICT-kehityksen organisaattorin rekrytointi * Muodostetaan ICT-innovaatiokeskittymä * Liittyminen KPK ICT Oy:n 3.2 Prioriteetin kaksi toimenpiteet: Tavoite 1: Systematisoidaan yritysten, oppilaitosten ja seudun yhteistyö ICT-alueen liiketoiminnan vahvistamiseksi (läpinäkyvät yhteiset tavoitteet, projektit ja ohjelmat)

5 5 Toimenpide: Osaamistarpeiden kartoitus. Tavoite 6: Kunnalliset ICT-palvelut ovat valtakunnan käyttäjäystävällisimmät ja kustannustehokkaimmat Toimenpiteet: * Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien yhtenäistäminen * Palvelimet ja käyttötuen yhtenäistäminen 3.3 Prioriteetin kolme toimenpiteet: Tavoite 1: Systematisoidaan yritysten, oppilaitosten ja seudun yhteistyö ICT-alueen liiketoiminnan vahvistamiseksi (läpinäkyvät yhteiset tavoitteet, projektit ja ohjelmat) Toimenpide 1: Kehitystyön organisointi ICT:tä hyödyntäville yrityksille Tavoite 7: Kaikilla koulutusasteilla päiväkodista yliopistoon on huomioitu 21. vuosisadan tietoyhteiskunnan tarpeet Toimenpide: Sivistystoimen osaamiskeskus Keski-Suomeen (2) Nämä eri tavoitteista johdetut toimenpiteet ovat keskeisiä ajureita, joita vasten liiketoiminta-arkkitehtuurin tavoitearkkitehtuuri muodostetaan. Pohja-arkkitehtuuri Strategiatyössä on käytetty yhtätoista kunnallista toimialaa. Tämä jaottelu toimii myös liiketoiminta-arkkitehtuurin tietojärjestelmien kohderyhminä. Kuntatoimisto Päivähoito Koulutoimi Tekninen toimi Sosiaalitoimi Avoterveydenhuolto Vanhustenpalvelut Kirjasto Palkkahallinto Taloushallinto Julkaisujärjestelmä Osa kuntien käyttämistä järjestelmistä on tiukasti toimialakohtaisia, jotkut taas soveltuvat tai sisältävät toimintoja usealle toimialalle. Toivakan nykyiset tietojärjestelmät ovat keskimääräisen yhteensopivia muiden alueen kuntien kanssa 223/330 (2) Toivakka, pohja-arkkitehtuuri verrattuna tavoitearkkitehtuuriin

6 6 Toivakassa on käytössä seuraavat tietojärjestelmät: (3) Kaava 1 Toivakan tietojärjestelmä kartta Tietojärjestelmien vertailu tavoitetilaan: Vahva näkemykseni on se, että Toivakan (ja muidenkin alueen kuntien) tulee liittyä KPK-ICT Oy:öön, jollei ole jo, ja keskittää mahdollisimman pitkälle tietojärjestelmiensä hankinta, kehitys sekä ylläpito muiden alueen kuntien kanssa. Toivakan tulee hyödyntää Jyväskylän imu ja mahdollistaa mm. tehokas etätyö hyvien laajakaistayhteyksien avulla. Toivakka, varsinaiset kuvaukset eri materiaaleissa on aika paljon kuvattuna noita 11 toimialaa. Niiden nykyiset toiminnot on helppoa syntetisoida annetuista materiaaleista ja muistakaa, että tässä tasolla on tarkoitus kuvata varsin yleisellä tasolla toimijat ja prosessit sekä tarvittavat tiedot. Ei mitään tarkkaa, vaan vain sellainen taso, että saa yleiskuvan, mitä kunnassa tehdään ja miksi.

7 7 Nykytilan kuvaus: Taso 1: Kunta, Taso 2: Toimet: Taso 3: Tietojärjestelmät Toivakan kunnan sidosryhmät.

8 8 Toivakan kunnan tietojärjestelmätoimittajat ja tietojärjestelmät. Prosessit: Toimiala Tietojärjestelmä Prosessi Tärkeys Keskushallinto Vaalitietojärjestelmä Vaalipiirin/Kunnan äänestysaluejaon tiedonhaku 1 Keskushallinto Vaalitietojärjestelmä Vaalipiirin/Kunnan vaaliviranomaisten tiedonhaku 1 Keskushallinto Vaalitietojärjestelmä Ennakkoäänestyspaikkojen tiedonhaku 1 Keskushallinto Vaalitietojärjestelmä Äänioikeusrekisterin tiedonhaku 1 Keskushallinto Vaalitietojärjestelmä Vaaliehdokkaiden listaus 1 Keskushallinto Vaalitietojärjestelmä Realiaikainen vaalitulosten listaus 1 Keskushallinto Dynasty asianhallinta Asioiden hallinta 2 Keskushallinto Dynasty asianhallinta Dokumenttien hallinta 2 Keskushallinto Dynasty asianhallinta Sopimusten hallinta 2 Keskushallinto Dynasty asianhallinta Asiakirjojen julkaisu 2 Keskushallinto Dynasty asianhallinta Päätösten hallinta 2 taloushallinta ProEconomica Kirjanpito 1 taloushallinta ProEconomica Käyttöomaisuuskirjanpito 1 taloushallinta ProEconomica Konsernikirjanpito 1 taloushallinta ProEconomica Sisäinen laskenta 1

9 9 taloushallinta ProEconomica Budjetointi 1 taloushallinta ProEconomica Myynti- ja ostoreskontra 1 taloushallinta Pegasos Palkan maksu 1 taloushallinta Basware Maksuliikenteen suoritus 1 taloushallinta VesikantaPlus Vesi- ja jätevesilaskutus 1 Sivistystoimi PallasPro Kirjojen lainaus 2 Sivistystoimi PallasPro Asiakasrekisterin ylläpito 2 Sivistystoimi PallasPro Kirjojen palautus 2 Sivistystoimi PallasPro Palautusviivästystietojen ylläpito 2 Sivistystoimi Kurre7 Opettajarekisteri ylläpito 3 Sivistystoimi Kurre7 Luokkarekisterin ylläpito 3 Sivistystoimi Kurre7 Ainerekisteri ylläpito 3 Sivistystoimi Kurre7 Oppituntikalenterin ylläpito 3 Sivistystoimi Kurre7 Valvontavuorojen ylläpito 3 Sivistystoimi Kurre7 Ruokailuvuorojen ylläpito 3 Sivistystoimi Primus W4 Opiskelijarekisterin ylläpito 2 Sivistystoimi Primus W4 Opetustarjonnan ylläpito 2 Sivistystoimi Primus W4 Opetuksen suunnittelu 2 Sivistystoimi Primus W4 Oppilaiden suorituksien arviointi 2 Sivistystoimi Primus W4 Todistusten tulostus 2 Sosiaalitoimi ProConsona Toimeentuloturva tietojen ylläpito 2 Sosiaalitoimi ProConsona Lastensuojelutietojen ylläpito 2 Tekninen toimi Jamix Ruoka Ruokaohjeiden hallinta 3 Tekninen toimi Jamix Ruoka Ruokalistojen ja ateriakokonaisuuksien suunnittelu 3 Tekninen toimi Jamix Ruoka Kustannuslaskenta 3 Tekninen toimi Jamix Ruoka Työ- ja tarveaineiden tulostus 3 Tekninen toimi Jamix Ruoka Ravintoarvojen- ja suositusten tarkastus 3

10 10 Tietojärjestelmien teemat kuntatasolla. Nykytila. Nykytilan huomiot:

11 Pirstaloitunut toimittajuus Pirstaloituneet teknologiat Vanhentuneet teknologiat Heikko integroitavuus Kuntien väliset erot Toimialakohtaiset erot 11

12 12 4 TAVOITTEET Laajakaista 2015 mahdollistaa valokuitu yhteyksien saaminen laajaan käyttöön ja palveluiden, ohjelmistojen ja laitteistojen keskittämisen palvelinsaleihin. Suurimmat valmistajat tarjoavat ohjelmiaan etäkäyttöön tai pilvipalveluina jolloin kunnalle jää tehtäväksi palvelutarpeen kartoitus. Hankinta, ylläpito ja koulutus voidaan hoitaa keskitetysti kuntayhtymissä tai maakunnissa. Kustannukset tuskin laskevat mutta laitteiden, energian työvoiman käyttö tehostuu. Pilvipalveluiden käyttö on tuskin kovin yleistä vielä vuonna 2015 mutta siitä eteenpäin laitteet ja ohjelmistot ovat kehittyneet tukemaan tällaisia ratkaisuja toteutettava palvelinten keskittämiseen Toivakka on todennäköisesti ohjelmistojen suhteen hyvin valmistautunut, Logican ja Microsoftin ohjelmat tukevat etäkäyttöä, joten samoilla ohjelmilla voidaan toimia on palvelinratkaisusta riippumatta (Hyvönen, Nieminen, Fagerlund s.24). Toivakan Kunta Muut palvelut Tekninen toimi Sosiaalitoimi Sivistystoimi Henkilöstö ja taloushallinto Keskushallinto Etäyhteys Etäyhteys Jamix Ruoka ProConsona Kurre7 ProEconomica Dynasty Asianhalllinta Etäyhteys KuntaNet Rakennusvalvonta jätehuollonvalvonta Titania Kirjasto Pegasos Facta Väestönosa PallasPro Basware maksuliikenne Primus W4 VesikantaPlus Tavoitetila

13 13 Nykytila Väestö rekisteri keskus Asiakas Aalto-kirjasto Lukiolaiset Koululaiset Rakentajat Sosiaalihuolto Päivähoito KUNTA Henkilöstö hallinto Talous hallinto Sosiaalitoimi Henkilöstö/ Taloushallinto Rakennus valvonta Jätehuolto Ruokahuolto Sivistystoimi Kirjasto Tekninen toimi Sivistystoimi HILMO Kurre7 PrimusW4 PallasPro ProConsona KuntaNet Jamix Facta väestönosa ProEconomica Pegasos Basware Kuntien eläkevakuutus Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Seututerveys keskus Pankit View Client Titania Yhteishaku VesikantaPlus Dynasty Verkkosivut Keskushallinto Tilastotieto Palkat laskut maksut Etäkäyttö Kuntatiedotus Kaavat, luvat Työvuorot Etuuksien maksu Valvonta Väestötiedot Kiinteistötiedot Hallinnointi Tiedot Kurssivalinta Vaalijärjestelmä Maanmittaus laitos Jyväskylä Lainaus palautus

14 14 Tavoitetila Väestö rekisteri keskus Asiakas Aalto-kirjasto Lukiolaiset Koululaiset Rakentajat Sosiaalihuolto Päivähoito KUNTA Henkilöstö hallinto Talous hallinto Sosiaalitoimi Keskushallinto Rakennus valvonta Jätehuolto Ruokahuolto Sivistystoimi Kirjasto Tekninen toimi Sivistystoimi HILMO Kurre7 PrimusW4 PallasPro Jamix Basware Kuntien eläkevakuutus Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Seututerveys keskus Pankit View Client Yhteishaku Dynasty Verkkosivut Maanmittaus laitos Facta väestönosa ProConsona ProEconomica VesikantaPlus Titania Pegasos Henkilöstö/ Taloushallinto KuntaNet Effica Kaavat, luvat Tilastotieto Työvuorot Tiedot Kurssivalinta Väestötiedot Palkat laskut maksut Etäkäyttö Etäkäyttö Kuntatiedotus Asiakastiedot Etuuksien maksu Valvonta Hallinnointi Kiinteistötiedot Jyväskylä Vaalijärjestelmä Lainaus palautus

15 15 LÄHTEET: 1 Heikkilä J, 2011, TJTSE25_11 kurssimateriaali, luento 4, sivut Hyvönen, H, Nieminen, J., Fagerlund, H., 2011, KESKI-SUOMEN MAAKUNNALLINEN ICT-STRATEGIA - KUNTIEN ICT SEKÄ ICT:TÄ HYÖDYNTÄVÄT YRITYKSET, Keskisuomen liitto ja Jyväskylän yliopisto, Toivakan nykyiset tietojärjestelmät kuva (tjkartta.pdf) 4 Toivakan nykyiset tietojärjestelmät (tjlistaus_toivakka.pdf) x Heikkilä J, 2011, TJTSE25_11 kurssimateriaali, luento 5, sivu 21