erp tehokkuus vahvuus erp N:o 3/Maaliskuu 2009

Transkriptio

1 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ilmoitusliite N:o 3/Maaliskuu 2009 Tämä julkaisu on Mediaplanetin tuottama teemalehti. erp N:o 3. Maaliskuu 2009 Integroitavuus Toiminnanohjausjärjestelmien yhteensovittamisesta selkeä kilpailuvaltti kuva: Peter Forsgård Sähköistäminen Välitöntä hyötyä ERP:iin Photo: xxxxxx xxxxxxxx Mobiili-ERP Liikkuvan ihmisen hyötyratkaisu 5 viisi askelta onnistuneeseen erppiin tehokkuus vahvuus erp Marjukka Mäki-Hokkonen: ERP-ratkaisut tukevat innovointia ja markkinatilanteiden ennakointia auttaen saavuttamaan etulyöntiaseman suhteessa kilpailijoihin.

2 2 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti pääkirjoitus Globaali kilpailu on tosiasia. ERP:stä löytyy voimia verkoston kilpailukykyiseksi valjastamiseen Ryhdytään toimeen suosittelemme Marjukka Mäki-Hokkonen Toimitusjohtaja, NorthgateArinso Oy. 1 Martti From Tuotepäällikkö, Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry (Tieke) parhaat vinkkini Ota ERP mukaan suunnitteluun Käytä ERP:n avulla saatavaa tietoa hyödyksi 1 suunnittelussa Jaa informaatiota Suurimman hyödyn saa yritys, joka lähtee informaation 2 jakamisen linjalle Kilpailukykyä Katso asioita pintaa syvemmälle. Tehostat 3 kilpailukykyäsi Keskity olennaiseen Anna ERP-järjestelmän tehdä työ ja keskity olennaiseen 3 eli tuloksen tekemiseen Monelle yritykselle ERP:n käyttö on arkipäivää. ERP:n avulla saatavaa tietoa osataan jo käyttää hyväksi myös suunnittelussa. Reaaliaikainen tiedonsaanti on ehdoton vaatimus monessa yrityksessä. Tämä on ollut riittävä tilanne jo vuosien ajan, eikä kertynyttä informaatiota ole totuttu jakamaan yrityksen ulkopuolelle. Miksi tiedonjakamisen tärkeys unohdetaan eikä sen tuomia etuja tulevaisuuden suunnittelussa nähdä? Olemmeko jollain tapaa jääneet menneeseen ja ehkä liiankin pitkään tuudittauduttu siihen oman yrityksen hyvinvointiin, unohtaen hyvinvoinnin perustan jakautuvan hyvinkin laajalle yrityksen verkostoon. Yrityksen tulokseen vaikuttaa toki eniten olemassa olevien prosessien hiominen sekä niistä saatavan tiedon hyödyntäminen kehityksessä. Maailman muutokset eivät ole ennen EU:ta vaikuttaneet suuresti kotimarkkinoiden toimintaan, lukuun ottamatta vienti-yrityksiä. Nyt olemme olleet jo vuosia EU:ssa ja yritykset ovat törmänneet useasti erilaisiin EU-lähtöisiin haasteisiin. Monet asiat ovat muuttuneet joko direktiivien tai muiden pakollisten asioiden johdosta. Olemme huomioineet muutokset yritysten omassa toiminnassa kotimarkkinoilla, eivätkä pakon edessä tehdyt ratkaisut ole olleet ehkä niitä mukavimpia. Näillä toimilla on kuitenkin koko ajan luotu kestävämpää pohjaa koko EU:n sisämarkkina-alueen toiminnalle. Tosin, usein kuulee sanottavan, että eiväthän nuo asiat meitä koske, koska toimimme vain Suomessa. Unohdetaan, että EU:n sisämarkkinoiden toiminnan parantuminen lisää kilpailua myös Suomessa. Onko meillä enää varaa ajatella, että olemme vain pelkkä saareke jossain EU:n laitamilla? Ajatus siitä, että olemme niin pieni markkina-alue ettei tänne kukaan halua, on osoittautunut vääräksi jo aikoja sitten. 2 Olet mukana globaalissa kilpailussa halusit tai et Mihin olemme unohtaneet kokonaisuuden, verkoston, joka on elintärkeä jokaiselle yritykselle: jostain tilaamme raaka-aineita, jostain palveluita ja niin edelleen. Kuinka hyvin verkostoon kuuluvat yritykset ovat perillä omista ajallisista tarpeistaan? Saavutamme säästöjä omiin prosesseihimme, kun luomme prosessin reaaliaikaisen informaation jakamisesta verkostoomme kuuluvien yritysten kesken. Ketkä hyötyvät, jos verkostomme voisikin suunnitella omia prosessejaan yrityksemme aikatauluihin pohjaten reaaliajassa? Hyötyjinä ovat kaikki verkostoon kuuluvat yritykset. Suurimman hyödyn saa se yritys, joka lähtee informaation jakamisen linjalle. 3 Miten yritys voisi tehostaa omaa kilpailukykyään parantamalla verkoston tehokkuutta? Yrityksen tulevaisuuteen vaikuttaa yhä enemmän koko verkoston yhdenmukainen toiminta. Voimmeko valjastaa yrityksen ERP-järjestelmän hyödyntämään verkoston kehitystä? Hyvänä esimerkkinä toimii verkkolasku. Painimme verkkolaskun kanssa, emmekä havaitse mihin sillä tähdätään. Hyvin usein verkkolaskutus otetaan käyttöön päämiehen pakottamana, eikä sähköisen informaation jakamisen tärkeyttä nähdä. Kysymys ei ole pelkästään nykyisen paperilaskun muuttamisesta sähköiseksi, vaan laskun sisältämän informaation jakamisesta verkostossa. Kuinka niin? 4 Tieto saadaan perille nopeammin. Tieto on jo valmiiksi ERP-järjestelmään imaistavissa: heti käytettävissä. Huomionarvoista on, että verkkolaskulla yritys vasta avaa väylän muun informaation jakamiseen. Miksi ei samalla hyödynnettäisi mahdollisuutta muidenkin tilaus-sanomien sähköisesti välittämiseen. Kenenkään ei enää tarvitse tarkistaa manuaalisesti tarjousten, tilausten ja tilausvahvistusten täsmäämistä toisiinsa. Annetaan ERPjärjestelmän tehdä työ puolestamme ja keskitytään olennaiseen eli tuloksen tekemiseen yrityksessä. Mitä tehokkaammin hyödynnämme ERPjärjestelmän mahdollisuuksia tiedon tuottamiseen koko verkostolle, sitä nopeammin yritys viilaa oman verkostonsa kilpailukyvyn vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin. Ei enää ihmetellä vaan ryhdytään toimeen ja otetaan meille se maailman kärkipaikka, jolle meiltä löytyvät kaikki edellytykset. Jaetaan informaatiota ja viilataan verkostomme yritykset yhteistyössä kilpailukykyisemmiksi. TIEKEn verkkolaskufoorumi edistää kaikkien Suomalaisten yritysten kilpailukykyä. Yhdessä olemme enemmän. sivu 4-5 ERP on kokonaisvaltainen tietojärjestelmä kaikille toimialoille. ERP:n etu on integroitavuus E-laskutus tehostaa s Virheettömyys, kustannussäästöt ja tehokkuus ovat verkkolaskutuksen välittömiä hyötyjä. Langattomuus yleistyy s Mobiili toiminnanohjausjärjestelmä kaikkien ulottuvilla. Autamme lukijoitamme onnistumaan! erp N:O maaliskuuta 2009 Julkaisija: Suomi Mediaplanet Oy Unioninkatu 18, Helsinki Aslak de Silva, Toimituspäällikkö: Jarmo Perälä Puhelin: jarmo.perala@mediaplanet.com Projektipäällikkö: Terhi Backman Puhelin: terhi.backman@mediaplanet.com Jaetaan Kauppalehden liitteenä info@mediaplanet.fi Mediaplanetin liikeidea on luoda yhteistyökumppaneilleen uusia asiakkaita. Konseptimme perustuu korkealaatuiseen toimitukselliseen sisältöön, joka saa lukijamme toimimaan. TEHOKKUUTTA MYYNTITYÖHÖN Summium-myyntikonfiguraattori Summium on myynnin integroitu työkalukokonaisuus. Se sisältää keskeisimmät myyntiorganisaation tarvitsemat työkalut: myyntikonfiguraattorin 3D-konfigurointi työkalun tilaus- ja tarjoustyökalun Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV sisältää talouden ja toiminnanohjauksen kokonaisjärjestelmän, jossa on ohjelmistotyökalut mm. tuotannonohjaukseen, materiaalinohjaukseen, logistiikkaan, toimitusketjun hallintaan, asiakkuudenhallintaan sekä liiketoiminnan analysointiin. OHJELMOINNIN AMMATTILAISET Teollisuuden ohjelmistokumppani Wapice Oy on nopeasti kasvava ohjelmistoyritys, jonka liiketoiminta perustuu pitkäaikaisiin asiakassuhteisiin ja teollisuuden toimialaosaamiseen. Yritys työllistää yli 120 työntekijää eri puolilla Suomea. Palveluihin kuuluu muun muassa ohjelmistosuunnittelua, ERP-konsultointia ja tuotannonohjausratkaisuja. Summium ja Dynamics NAV kuuluvat Wapicen Business Solutions - tuotteisiin. SOFTWARE EXPERTS VAASA Yliopistonranta 5 (3. krs) Vaasa Yrittäjänkatu Vaasa Puh Fax TAMPERE Hermiankatu 3A Tampere Puh Fax HYVINKÄÄ Kankurinkatu Hyvinkää OULU PL Oulu SEINÄJOKI Vapaudentie Seinäjoki info@wapice.com info@summium.com etunimi.sukunimi@wapice.com

3 tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ilmoitusliite 3 Vesimyllyajasta Epicor 9:ään Epicor 9 nostaa ERP-järjestelmän liiketoiminnan tasolle. Mitä ERP-jäRjEstElMältä vaaditaan maail man muuttuessa yhä nopeammissa sykleissä? Kestämään rakennetut, perinteiset ERP-järjestelmät eivät yksinkertaisesti pysy mukana liiketoiminta ympäristön jatkuvissa, ennakoimattomissakin muutoksissa. Uuden teknologian Epicor 9 on puolestaan suunniteltu muuttumaan ja joustamaan. Epicor 9:ää voisi verrata aiempiin ERPjärjestelmiin ajattelemalla siirtymää vesirattaalla toimivasta tehtaasta sähkömoottoreilla toimiviin koneisiin. Kun koko tehtaan laitteet olivat yhdistettyjä vesirattaaseen, oli toiminnan uudelleenorganisointi vaikeaa ja kallista. vasta kun koneisiin kytkettiin omat sähkömoottorit, mahdollistui niiden mahdollisimman tehokas sijoittelu, kuvailee Matti Pulla Epicor software Finland Oy:stä. Jokaisen ERP Epicor 9 läpäisee koko yritysorganisaation niin järjestelmä- kuin käyttäjätasollakin. Epicorin liiketoimintaprosessien hallinnan (BPM) avulla jokainen käyttäjä voi helppojen, visuaalisten työkalujen avulla luoda ERP:lle oman tehtävänsä mukaiset parametrit ja työskennellä juuri oikean tiedon kanssa, juuri oikeassa muodossa. Yhtä helppoa on toiminnan muuttaminen, tapauskohtaisestikin. Perinteisessä ERP:ssä jonkin yksittäisen toimintamallin muuttaminen tai poikkeamien hallinta on aina oma projektinsa. Epicor 9:ssä riittää, että muuttaa juuri tarvittavaa ominaisuutta, ja muu järjestelmä ottaa sen huomioon. samoin erillisiä liiketoimintasovelluksia voi yhdistellä juuri yrityksen tarpeita vastaaviksi yhdistelmäsovelluksiksi, Pulla kertoo. Epicor 9 on luotu kehittyneen, palvelukeskeisen arkkitehtuurin (soa) perustalle. Ennennäkemättömän joustavuuden lisäksi Epicor 9:n uutuus on sosiaalisten medioiden sisällyttämisen ERP-järjestelmään. tiedonhaku muuttuu ratkaisevasti, kun tarvittava tieto voidaan hakea tuttuja hakukoneita muistuttavalla yrityshakuratkaisulla riippumatta siitä, mihin ja missä muodossa tieto on varastoitu. Reaaliaikaisesta verkkoyhteistyöstä tulee entistä toimivampaa, ja samoilla tarvittava tieto avautuu myös yrityksen sidosryhmille ilman turhaa työpanosta, Pulla selittää. Tuotteet lennosta Epicor 9 siirtyy vesimyllyajasta kohti yhä vapaampaa konfiguroitavuutta. Kun muokattavat toimintamallit ja poikkeamien hallinta annetaan ERP:n tehtäväksi, ei ihmisten tarvitse keskittyä itse järjestelmään, vaan liiketoimintaan. jos vanhojen järjestelmien kanssa halutaan esimerkiksi tarjota juuri asiakkaan toiveiden mukaista ratkaisua, on tietokantaan perustettava uusi tuote. Resursseja kuluu tuotantomenetelmien ja kustannusten selvittämiseen. Epicor 9:n avulla yritys voi ikään kuin lennosta tehdä tarjouksia tuotteista, joita sillä ei vielä ole. tietoisuus kustannuksista ja kuluvista resursseista seuraa koko ajan mukana, kun esimerkiksi olemassaolevia tuotantomenetelmiä voi järjestelmän tasolla kopioida ja muokata tarpeen mukaan. Epicor 9:ssä on uutuutena sisäänrakennettu, kehittynyt konfiguraattori, joka mallintaa järjestelmän tarjous-, tuotanto- ja toimituskelpoiseksi ratkaisuksi asiakkaille, Pulla kertoo. liiketoiminta on todella joustavaa vasta, kun prosessien ymmärtämistä tukee todellinen mahdollisuus muuttaa niitä. Yrityksen liiketoimintaprosessien hallinta nousee Epicor 9:n myötä pois järjestelmätasolta tukemaan itse liiketoimintaa. tämä on mielestäni uuden teknologian ratkaisun tunnusmerkki: toimitaan bisneksen ehdoilla, Pulla tiivistää. Epicor Software Finland Oy Metsänneidonkuja 10, Espoo Puh: +358 (0) Fax: +358 (0) info.finland@epicor.com

4 4 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti inspiraatio ERP-tietojärjestelmän tärkeimpiä hyötyjä on, että tiedetään joka hetki miten yrityksellä menee. Voidaan ennakoida tulevaisuutta sekä ohjata yrityksen toimintaa oikeaan suuntaan. Kustannukset kuriin ERP-tietojärjestelmällä KUSTANNUSTENHALLINTA Kilpailukykynsä säilyttääkseen yritysten on haastavassakin taloudellisessa tilanteessa voitava valita liiketoimintaansa parhaiten sopiva, joustava tietojärjestelmäratkaisu. Yhä useammin toimintoja hallinnoidaan ja kehitetään valtiollisten rajojen yli. Tällöin teknologiaan kohdistuvat odotukset edellyttävät järjestelmän soveltuvan kansainväliseenkin toimintaympäristöön. ERPratkaisut tukevat myös kansainvälistä liiketoimintaa ja mahdollistavat yhdenmukaisen ohjausmallin ja seurannan globaalisti. ERP-ratkaisut tukevat innovointia, markkinatilanteiden ja kysynnän ennakointia sekä analytiikkaa, joiden avulla on mahdollista saavuttaa etulyöntiasema kilpailijoihin. Uuteen siirryttäessä organisaation tulisi määritellä tavoitteet aikaisemmin ja paremmin. Mika Jantunen Toimitusjohtaja Aara Finland Oy ERP:n valtteja ERP-ratkaisun teknologiset ominaisuudet mahdollistavat skaalautumisen eri prosesseihin, kuten talous- tai henkilöstöhallintoon. ERP:n etu on integroitavuus eli teknologiaa hyödyntämällä voidaan tukea ja hallita esimerkiksi eri henkilöstöhallinnon prosessien välistä luontaista integraatiota, vakuuttaa Pohjoismaiden toimitusjohtaja Marjukka Mäki- Hokkonen NorthgateArinsosta. Tilanteiden ja tarpeiden muuttuessa myös ERP:n toimintamallia voidaan joustavasti muuttaa. Suosiotaan kasvattavat ulkoistamisen ohella palveluna toimitetut ratkaisut. Organisaatiot voivat valita liiketoimintatavoitteidensa pohjalta kullekin prosessille parhaan toimitustavan. Verkkopohjainen, palveluna toimitettava tietojärjestelmäratkaisu on uusimman internet-teknologian ansiosta joustavasti laajennettavissa. Se myös mukautuu vaivattomasti käyttäjämääriin. Sen käyttöliittymä on selkeä ja helppo eikä sitä varten tarvita erillisiä laite- tai ohjelmistoasennuksia. Yhteisen alustan ansiosta ratkaisu on Mäki-Hokkosen mukaan sulautettavissa yrityksen jo olemassa olevaan SAP-toiminnanohjausympäristöön (ERP) tai se voidaan yhdistää myös kokonaan ulkoistettuun SAP-ERP-HCM -kokonaisuuteen. ERP:n teknologinen ratkaisu yksinkertaistaa ja helpottaa työprosessin sujuvuutta oman organisaation ja yhteistyökumppanin kanssa. Molemmilla on käytössä yhteinen teknologinen alusta ja samat järjestelmät, mikä mahdollistaa esimerkiksi suoritusten ja tavoiteasetannan reaaliaikaisen seurannan sekä prosessien optimoinnin. ERP-järjestelmien käyttöliittymän helppokäyttöisyyttä kehitetään jatkuvasti. Mäki-Hokkosen mukaan tulevaisuudessa tähän liittyvää koulutusta voidaankin vähentää. Panostetaan enemmän prosessien sisältöön ja tehokkuuteen sekä näihin liittyyviin joustaviin palveluihin ja liiketoimintajohtoa palvelevaan raportointiin. Oikea ratkaisu Uuteen tietojärjestelmään siirryttäessä organisaation tulisi määritellä tavoitteet huomattavasti aikaisemmin ja paremmin kuin usein tehdään, analysoi toimitusjohtaja Mika Jantunen Aara Finlandin teettämän markkinatutkimuksen tuloksia. Tietojärjestelmän myyjällä on oltava riittävän selkeä kuva organisaation tavoiteprosesseista hankkeeseen lähdettäessä, jotta voidaan toimittaa oikea tuote. Puutteellisen informaation varassa hankittu tietojärjestelmä ei palvele organisaation tavoitteita maksimaalisesti, vaan se voi tulla kalliiksi. Toinen haaste järjestelmän optimaaliseen hyödyntämiseen on käyttäjien puutteellinen koulutus. Organisaatio saattaa olla muutoksessa jo muutenkin, jolloin uuteen tietojärjestelmään siirtyminen lisää muutostunnetta. Liiketoimintaprosessin uudistuessa Jantunen näkee koulutuksen merkityksen korostuvan entisestään, mutta hänen mukaansa siitä ollaan usein kuitenkin valmiita tinkimään. Tämänhetkinen taloustilanne vaikuttaa useiden organisaatioiden rakenteeseen ja sitä kautta myös päätökseen hankkia uusi tietojärjestelmä. Vaikka potentiaalinen kysyntä on säilynyt, lopullinen päätöksenteko on hidastunut ja siirtynyt ylimmän johdon suuntaan. Reaalikysyntää on vaikea arvioida. Näyttää siltä, että organisaatioissa pyritään nyt kehittämään ja hyödyntämään olemassa olevia järjestelmiä, ennemmin kuin lähdetään hankkimaan kokonaan uutta. Eli jonkin verran taantumalla on vaikutusta, Jantunen arvioi. Tästä huolimatta kolmannes suurista ja keskisuurista suomalaisista yrityksistä ennakoi ICT-kokonaishankintojen edelleen kasvavan, mikä tarkoittaa ERPtietojärjestelmälle markkinoiden nousevaa kehitystä myös tulevaisuudessa. tarja rannisto

5 tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ilmoitusliite 5 4 mäki-hokkosen vinkit ratkaisu Palveluna toimitetut erpratkaisut kasvattavat suosiotaan, arvioi Marjukka Mäki-Hokkonen. kuva: Peter Forsgård ERP Kokonaisvaltainen tietojärjestelmä 1 on ratkaisu kaikille toimialoille Parantaa strategioiden ja toimintojen mukauttamista 1 Henkilöstöhallinnon rooli ja arvo muuttuu integroidun, kaiken kokoisille organisaatioille ja kaikille toimialoille suunnatun ratkaisun avulla. Kohentaa talous- ja yrityshallintoa 2 Organisaation taloudellinen näkemys syvenee yrityksen kaikilla tasoilla ja taloudellinen valvonta tiukentuu. Vähentää kuluja paremman joustavuuden ansiosta 3 ERP auttaa hallitsemaan kokonaisvaltaista hankintaketjua ja logistiikkaa hankintapyynnöistä joustavaan laskutukseen. Kehittää tuottavuutta ja näkemyksellisyyttä 4 Resursseja vapautuu innovointiin, kun liiketoimintaprosessit järkevöityvät ja hallintoprosessit tehostuvat. Jopa 75 % työajan säästö mittatilausohjelmistolla? Automatisoitu ostotilausjärjestelmä säästi asiakkaamme yrityksessä työaikaa 75 % verrattuna entiseen järjestelmään. Katso muita kustannuksia säästäviä esimerkkejä verkkosivultamme e-ngine oy valmistaa mittatilaustyönä toiminnanohjausjärjestelmiä kaupan alan yrityksille. Mittatilausohjelmisto säästää merkittävästi yrityksen työaikaa ja kustannuksia verrattuna valmisohjelmistoon. Mittatilausohjelmisto on pitkäikäinen kumppani, joka kasvaa ja kehittyy yrityksen mukana. The engine of your business Pyydä tarjous: puh palvelu@e-ngine.fi Onnistu ERP-projektissasi Project-TOP-työkaluilla Yhdellä lisenssillä työkalu kaikille projektin osapuolille. Helppo käyttöönotto - vaikka kesken projektin. Kustannussäästöt Vaatimusten määrittely Aikataulut Tehtävät Resurssit Muutoksenhallinta Testaus Virheidenhallinta Laadunvarmistus e-ngine oy Tykistökatu 4 D Turku More than a project management tool

6 6 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ajassa no problems, 2askel toimi reaaliajassa erp toimii Kysymys: Miten ERP-järjestelmää voidaan kehittää? Vastaus: ERP-ohjausjärjestelmän jatkuva kehittäminen on paljolti asiakaslähtöistä. ERP on helposti räätälöitävissä eri toimijoiden tarpeisiin. ERP hoitaa kokonaisvaltaisesti varastojen hallinnan ja työn johtamisen myös silloin, kun työ tapahtuu toimistotilojen ulkopuolella. Työskentely ja ajankäyttö tehostuvat, kun logistiikkaa ja varastotilannetta tarkistaakseen ei tarvitse ajaa toimistoon, vaan muuttuvia tilanteita voidaan seurata suoraan paikasta, jossa työ tehdään. Hyötypaperi Oy otti käyttöönsä ERP-toiminnanohjausjärjestelmän kaksi vuotta sitten. Liikkuvan, useissa paikoissa tapahtuvan työn, eri toimijoiden ja urakoitsijoiden sekä tavarahallinnan sujuva yhdistäminen oli koettu haasteena. Tilanteen selkeyttämiseen haettiin apuvälineitä ja päädyttiin hankkimaan ERP-järjestelmä. Kun toimijoita on useita ja esimerkiksi varastotietoja päivitetään useilta tahoilta, on ERP erinomainen ratkaisu. Metsätavaran hallinnassa varastomäärien seuraamisen ja logistiikan on oltava ajanmukaisia. ERP-järjestelmän myötä ne ovat parantuneet huomattavasti, kiittelee hankintapäällikkö Mikko Keisa ohjausjärjestelmää. ERP on suunniteltu käyttäjäystävälliseksi. Myös käyttöönotto sujui Keisan mukaan vaivattomasti: - Yhdellä, omissa tiloissamme järjestetyllä koulutuskerralla saimme riittävät tiedot ja taidot ohjelman käyttämiseen. Oli hyvä, ettei tarvinnut käydä pitkiä koulutusjaksoja. Koulutus järjestetään myös yhteistyökumppaneille, joten pääkäyttäjän lisäksi kaikkien toimijoiden on helppo lähteä mukaan. Lisäkoulutusta järjestetään aina tarvittaessa, kun järjestelmään tulee päivityksiä. Optimoitua logistiikkaa Hyötypaperi Oy käyttää erityisesti energia-, metsäteollisuus- ja metsäpalveluyritysten käyttöön kehitettyä Bionergy ERP:iä jatkuvasti muun muassa metsävaraston paikkatietohallintaan sekä tavaramäärien kokonaisuuden hallintaan. Koska myös yhteistyökumppanit ja urakoitsijat voivat tehdä omia varaston hallintaa koskevia päivityksiä, kaikki toimijat ovat ajan tasalla fyysisestä sijainnistaan huolimatta. Käytämme ERP:iä tehokkaasti myös materiaalikuljetuksen reitin suunnitteluun. Tämä säästää aikaa, kertoo Keisa vakuuttavasti. Lisäksi työmääräysten anto tapahtuu sujuvasti ERP:in kautta esimerkiksi haketusyksikön tai konttiauton käyttäjille. Keisa on tyytyväinen nykyiseen järjestelmäänsä ja huomaa sen vaikuttaneen materiaalien saatavuuteen ja laatuun. Myös tehokkuus on parantunut silminnähtävästi. Ongelmaton järjestelmä Työskentelyä haittaavia ongelmia Keisa ei ole järjestelmässä havainnut. Järjestelmässä tapahtuvista päivityksistä ja mahdollisista käyttökatkoista tiedotetaan hyvissä ajoin, joten asiakas voi varautua niihin etukäteen. ERP-ohjausjärjestelmän jatkuvassa kehittämisessä huomioidaan käyttäjien kokemukset, ja erityisen hyvänä pidetään tuotteen räätälöimistä eri toimijoiden tarpeisiin: Kehitystyö lähtee usein meiltä käyttäjiltä itseltämme. Annamme tietoa tarpeistamme, mikä huomioidaan tuotekehittelyssä nopeasti, kertoo Keisa tyytyväisenä omiin kokemuksiinsa. tarja rannisto toimitus@mediaplanet.com MHG Bioenergy ERP Bioenergia-alan toiminnanohjausjärjestelmä MHG Bioenergy ERP on sähkö-, lämpö-, pelletti-, metsätalous- ja metsäpalveluyritysten käyttöön kehitetty internet-selaimilla ja mobiililaitteilla käytettävä palvelu, todellinen operatiivinen työkalu. Se on bioenergia-alan toiminnanohjausjärjestelmä ja karttapalvelukokonaisuus, josta ammennetaan tietoa liiketoiminnan kehittämiseen.

7 tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ilmoitusliite 7 ERP integroituna e-laskutukseen: Hyödyt heti ja halvemmalla Kun laskutus on integroitu ERP:iin, saadaan myös taloushallintoon ja asiakkuuden hallintaan uutta tehokkuutta. Virheettömyys, nopeus ja kustannusten säästö ovat verkkolaskutuksen välittömiä hyötyjä. verkkolaskutus Verkkolaskun vastaanottajalle hyödyt ovat taloudellisesti suuremmat. Hyödyt syntyvät siitä, ettei verkkolaskussa tarvita manuaalista käsittelyä, kun laskun sisäänkirjaus taloushallinnon järjestelmiin tapahtuu automaattisesti. Mikäli yrityksen ERP pystyy automaattisesti täsmäyttämään laskun tilaus- tai sopimuskantaan eikä laskua tarvitse kierrättää, ovat säästöt vielä suuremmat. Valtiokonttorin laskelmien mukaan he säästävät verkkolaskujen vastaanotossa vähintään 20 euroa laskulta, kehityspäällikkö Pirjo Ilola Finanssialan Keskusliitosta toteaa. Verkkolaskuissa virheitä ei synny, kun manuaalinen tallennus- ja käsittelyvaihe jäävät väliin. Se nopeuttaa myös laskun kiertoa ja helpottaa arkistointia. Verkkolaskut voidaan säilyttää sähköisessä arkistossa, joten paperitulosteita ei tarvita. Pirjo Ilola Kehityspäällikkö, Finanssialan keskusliitto. Taloushallinnon työn luonne muuttuu mielekkäämmäksi ja ammattitaitoa voidaan hyödyntää tehokkaammin, kun päästään aikaa vievistä rutiinitallennuksista, Pirjo Ilola huomauttaa. Verkkolaskutuksessa liikkeelle pääsee myös pienin askelin. Heti ei tarvitse investoida uutta ERP-järjestelmää tai lähteä päivittämään vanhaa. Yritys voi aluksi hankkia kokemusta e-laskumaailmasta pankkien tai operaattoreiden verkkopankkiratkaisuilla. Sen jälkeen voi päivittää oman järjestelmänsä. Ja kun siirtyy verkkolaskutukseen, kannattaa myös kuluttajille tarjota e-laskua, jolloin yritys voi hoitaa laskutuksen samalla tavalla kaikille laskunsaajille. Pankkien tekemien kuluttajatutkimusten mukaan kuluttajat maksavat e-laskut jopa viisi päivää ennen eräpäivää. Sisäinen raportointi ajan tasalle Taloushallinnon kannalta oleellista on, että tieto on nopeammin käytettävissä ja oikeaa. Se helpottaa esimerkiksi yrityksen kassasuunnittelua. Mitä paremmin ERP on sisäisesti integroitu, sen suurempi hyöty siitä on sisäisessä raportoinnissa, toimitusjohtaja, KTL Vuokko Mäkinen Hawcon Oy:stä toteaa. Hyvin linkitetyssä ERP:ssä myös myynti, tuotekehitys tai projektinjohto voi seurata asiakkuuden tai projektin kehitystä reaaliajassa. Kun laskut eivät seiso hyväksyjien pöydillä ja reskontra, kirjanpi- Vuokko Mäkinen KTL, toimitusjohtaja, Hawcon Oy to ja sisäinen laskenta on integroitu hyvin, nähdään tulokset heti. Kirjanpidossa ja sisäisessä laskennassa on kuitenkin edelleen tarpeetonta manuaalityötä, jonka tietotekniikka voisi hoitaa. Verkkolaskun tiedoista käytetään vain noin 10 % hyödyksi. Verkkolaskuissa on valmiina elementit tiliöintietoja varten, mutta niitä ei vielä ole pystytty hyödyntämään, sillä myyntilaskujärjestelmät eivät ole sitä mahdollistaneet, Vuokko Mäkinen kertoo. Ohjelmistotaloille tämä ei ole iso asia. Se pitää vain nostaa esille ja luoda tarpeelliset standardit. Verkkolaskujen mukana kulkevaa tiliöintiviitettä ja yhtenäistä tilikoodistoa tutkitaan tarkemmin Tiedon, Aditron ja Helsingin Kauppakorkeakoulun käynnistämässä Fully Integrated Accounting-yhteishankkeessa, jossa Vuokko Mäkinenkin on mukana. Verkkolaskujen käytön lisääntyminen on tuonut mukanaan uusia mahdollisuuksia taloushallinnon prosessien kehittämiselle ja automatisoinnille kirjanpidon suuntaan, Vuokko Mäkinen toteaa. tiina åhlgren toimitus@mediaplanet.com esimerkki erp auttaa alasta riippumatta. Globaali perspektiivi - Globaali ERP-järjestelmämme on SAP. Se toimii juuri niin hyvin, kuin millaiseksi sen olemme suunnitelleet ja kustomoineet. Olemme kehittäneet ja innovoineet ratkaisuja myös käyttöönoton jälkeen järjestelmätoimittajan puolesta. Suurimpia haasteita globaalissa konsernissa on ollut jämäkän järjestelmän, liiketoimintaprosessien ja muutosjohtamisen yhtäaikainen jalkauttaminen. Teemme jatkuvaa kehitystyötä kaikilla kolmella osa-alueella. Järjestelmän hyödyt näkyvät esimerkiksi tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessissa, jossa globaalin ERP:in ansiosta lasku- ja tilaustiedot täsmäytetään automaattisesti. Tämä nopeuttaa esimerkiksi käsittelyprosessia ja maksujen oikeaaikaisuutta. Vaikka ERP on hyvästä, ei saa unohtaa sen luojan eli ihmisen ja yhteisön arvoa: yhdessä voimme tehdä enemmän ja paremmin. Masood Arai Manager, Accounts Payable Wärtsilä Shared Service Center

8 8 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemaliite haasteita 3askel Integroitavuus nousee kilpailuvaltiksi Kysymys: Korvaako ERP yrityksen kaikki muut järjestelmät? Vastaus: Menestyvä yritys tarvitsee useita järjestelmiä jotka ovat integroitavissa. Käsitys siitä, että ERP-järjestelmä korvaa kaikki yrityksen muut järjestelmät on toiminnanohjausjärjestelmiä tutkineen Inka Vilpolan mukaan vanhanaikainen. Käytännössä yritys tarvitsee useita järjestelmiä ja sovelluksia, joita pitää pystyä liittämään toisiinsa nopeasti ja kustannustehokkaasti. tiedon laatu on tärkeintä. Inka Vilpola on väitellyt ERP-järjestelmien käyttäjäkeskeisestä käyttöönotosta. Yritykset hakevat nykyään toiminnanohjausjärjestelmiltään nopeaa käyttöönottoa sekä ketteryyttä eli muuntautumiskykyä. Niin suuret kuin pienetkin yritykset haluavat nopeasti käyttöön järjestelmän hyödyt erityisesti materiaalien ja kustannusten hallinnassa. Toiminnanohjausjärjestelmää käyttöön otettaessa täytyy ottaa huomioon yrityksessä jo käytössä olevat järjestelmät, joita ei voida sulkea kertarysäyksellä. Tällöin ERPjärjestelmän liittäminen muihin järjestelmiin eli integrointi nousee kilpailuvaltiksi. ERP-rintamalla ei voi enää kilpailla ominaisuuksilla, sillä kaikissa järjestelmissä on keskeiset ominaisuudet. Sävyeroja toki on esimerkiksi tietylle toimialalle erikoistuneissa järjestelmissä, Wärtsilän tietohallinnon yritysarkkitehtina työskentelevä Inka Vilpola sanoo. Integroitavuus lisää myös tuotteen käyttöikää. Nykytuotteelle ei riitä, että se on käyttöönottohetkellä hyvä, vaan järjestelmää täytyy pystyä mukauttamaan yrityksen liiketoiminnan muutosten tahdissa. Hyvätkään ominaisuudet eivät kestää aikaa loputtomasti. Erityisesti pk-yrityksillä pitäisi pitää huoli siitä, ettei käyttöönottoprojekti veny liian pitkäksi. Jos projektin pituus on yli vuosi, bisnes on jo muuttunut siinä ajassa. Tuotteen jatkuvuutta eli elinkaarta voidaan lisätä myös modulaarisuudella ja rajapintojen lisäämisellä, Vilpola sanoo. Kaikki ominaisuudet käyttöön ERP-järjestelmien käyttöönottoprojektit ovat usein pitkiä ja sitovat resursseja. Siksi osa järjestelmien ominaisuuksista saattaa jäädä ottamatta käyttöön. Aliarvostettuja ovat erityisesti ERP-järjestelmän käyttöä ja työntekijän työkuormaa helpottavat ominaisuudet. Esimerkiksi hälytykset, automaattiset työnkulut ja askeltyyppinen ohjaus ovat olleet olemassa jo pitkään, mutta niitä ei käytetä kuitenkaan tarpeeksi. Lisäksi voitaisiin lisätä erilaisten t u o t a n n o n mittareiden näkyvyyttä myös lattiatason työntekijöille. Näitä integroi kannattavasti varten usein tarvitaan erillinen sisäinen kehitysprojekti ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeen, Vilpola kertoo. Tiedon laatu seurantaan Business intelligence -sovellukset ovat kasvattaneet markkinaosuuksiaan merkittävästi viime vuosina. ERP-järjestelmästä saatavan tiedon jatkojalostamisessa tärkeintä on Vilpolan mukaan laatu: järjestelmästä saa ulos sitä, mitä sinne laittaa. Tiedon laatu on sen eheyttä ja turvallisuutta. Tietoa pitäisi tarkkailla ihan kenttätason tarkistuksella: onko esimerkiksi tiedon suuruusluokka järkevää. Isoimmissa yrityksissä on omat osastonsa ylläpitämässä tietoa, mutta myös pk-yrityksessä tiedon tarkkailu on BI-sovellusten kannalta välttämätöntä. päivi piispa toimitus@mediaplanet.com Name Surname name.surname@mediaplanet.com ajankohtaista erp-maailmassa Eri ERP-järjestelmien ominaisuudet ovat niin samankaltaisia, että integroitavuus toisiin järjestelmiin nousee tärkeimmäksi kilpailueduksi. Integroitavuus pidentää järjestelmän käyttöikää, kun ERP-järjestelmää voidaan helposti muokata yrityksen toiminnan muuttuessa. Integroitavuus myös lyhentää käyttöönottoprojektia. Osa ERP-järjestelmän ominaisuuksista on aliarvostettuja. Nämä ominaisuudet ovat usein työntekijän työkuormaa helpottavia ratkaisuja. ERP-järjestelmän kommunikaatiotyökalut ovat nousemassa keskeiseksi puheenaiheeksi. ERP-järjestelmille tyypillisestä sanomakommunikaatiosta ollaan siirtymässä liitteiden, linkkien ja huomautusten käyttöön. Kommunikaationkin täytyy olla ketterää. Monet käyttävät ERP-järjestelmästä saatavaa tietoa erilaisissa business intelligence -sovelluksissa. Näissä tiedon laatu nousee tärkeäksi seikaksi. Laatu ei pysy itsestään yllä vaan sitä täytyy tarkkailla jatkuvasti.! Lue lisää: Name Surname name.surname@mediaplanet.com

9 ajassa 4avain mobilisoi liiketoimintasi tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti kuva: Dave Pilibosian ilmoitusliite 9 esimerkki Roskilde Festival on Euroopan suurin musiikkifesti-! vaali: kävijää kahdeksan päivän aikana jättävät jälkeensä valtavan määrän roskaa ja korjattavia kohteita mobiilityöntekijää vastaa tilaisuuden toimivuudesta. Kun jäteröykkiöitä havaitaan vapaaehtoiset ottavat niistä kännykkäkameralla kuvan. Kuva sekä kohteen sijainti siirtyy karttapohjalle ERP:iin toimenpiteitä varten. Ratkaisu on erittäin helppokäyttöinen ja hyödyt ovat selvät. Esben Danielsen, yksi Roskilden festivaalin järjestäjistä. joustavaa tuottavuutta Mobiili varaston käyttöliittymä ja mobiili myyjän käyttöliittymä.! Lue lisää netistä: Mobiili ERP asiakasvideo osoitteessa: details/026b05f3-a adf91aede9dc Langaton ERP yleistyy 5 Kysymys: Sopiiko liikkuva ERP juuri minulle? Vastaus: Langaton ERP on hyödyllinen ja tuottoisa ratkaisu kaikille liikkuvaa työtä tekeville. case Langaton toiminnanohjausjärjestelmä on tullut yhä useamman yrityksen saataville uuden teknologian tuoman kustannusten laskun, älypuhelinten ja 3G-verkon myötä. Mobiilin ERP:n käytöstä on hyötyä liikkuvassa työssä, kuten kenttämyynnissä tai -huollossa, mutta myös monissa tuotannon lattiatason töissä tai varastoissa. Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöliittymien kehityksessä on edetty pitkälle. Uusinta uutta ovat langattomat ratkaisut. Kukaan ei ota uutta teknologiaa käyttöön yrityksessä vain uutuudenviehätyksen takia, vaan sen täytyy hyödyttää liiketoimintaa. Langattoman ERP:n käytöstä on kolme merkittävää hyötyä: asiakaspalvelun tehostuminen, tilaus-toimitus-laskutus -ketjun nopeutuminen sekä työntekijän henkilökohtaisen tuottavuuden paraneminen. Tehokasta asiakaspalvelua Asiakaspalvelu nopeutuu, kun asiakkaalle saadaan mobiililaitteen avulla nopeasti tieto tavaran Mobiililaitteen avulla asiat voidaan hoitaa entistä kätevämmin. tai palvelun saatavuudesta - liikkuipa yrityksen edustaja missä vain. Myyntityön toimijat ovatkin olleet ensimmäisiä langattoman ERP:in käyttäjiä. Tilaus voidaan tehdä toiminnanohjausjärjestelmään jo asiakaskäynnillä. Se siirtyy samalla laskutusjärjestelmiin. Näin tilaus-toimitus-laskutus -ketju nopeutuu ja parantaa yrityksen kassavirtaa, kun sähköinen lasku voi parhaimmillaan olla asiakkaalla jo muutaman minuutin päästä tilauksesta. Jani Liukkonen Tuotepäällikkö, Microsoft Dynamics Huoltosektori on toinen ryhmä, joka tarvitsee langattomasti toimivaa ERP-järjestelmää. Huoltotehtävissä toimivat voivat saada langattoman ERP:n kautta huoltokutsun, kuitata työn vastaanotetuksi ja huoltotöiden yhteydessä päivittää varastosaldoon käytetyt osat. Aikaisemmin nämä käyttäjäryhmät ovat olleet kannettavan tietokoneen ja nettiyhteyden varassa, mutta mobiililaitteen avulla asiat voidaan hoitaa entistä kätevämmin. Käyttöliittymä on mahdollisimman yksinkertainen ja tieto, jota päätelaitteesta saa, on käyttäjälle oleellista, Microsoftin Dynamics -tuotepäällikkö Jani Liukkonen kertoo. Tuotantoon ja etätöihin Langaton ERP sopii liikkuvien työntekijöiden lisäksi hyvin myös varastotöissä oleville työntekijöille ja tuotannon lattiatasolle. Varastossa viivakoodilukijalla varustettu kestävä mobiililaite voi korvata ison kasan tulosteita, tai trukkien tietokoneet. Kaikille työntekijäryhmille langaton ERP ei sovi - en usko esimerkiksi kirjanpitäjän hyötyvän mobiililaitteen käytöstä. Kuitenkin niille, jotka tekevät liikkuvaa työtä, langaton ERP voi tuoda henkilökohtaista tuottavuutta, Liukkonen sanoo. Aikaisemmin langaton ERP on ollut vain suurien ja varakkaiden yritysten käytössä, sillä sen käyttöönotto on vaatinut raskaita integrointiprojekteja. Microsoftin tämän vuoden alussa lanseeraaman uuden alustan avulla langaton ERP tulee saataville niin kustannuksiltaan kuin käyttöönottoprojekteiltaan kaikille sitä tarvitseville yrityksille. päivi piispa toimitus@mediaplanet.com mobiili erp: viisi vinkkiä 1 Viimeisen puolen vuoden aikana lanseeratut älypuhelimet sopivat hyvin langattoman ERP:n käyttöön: ne ovat pienikokoisia, mutta niissä on suuri näyttö sekä hyvät tietoliikenneyhteydet. 2 Langatonta ERP:iä ovat käyttäneet ensimmäisenä myynti- ja huoltotehtävissä työskentelevät henkilöt. Paitsi liikkuvaan työhön, langaton ERP voi sopia myös varastotöihin ja tuotannon lattiatason tehtäviin. Etätöissä se parantaa työntekijän tuottavuutta. 3 ERP:n langaton käyttö tulee kasvamaan, koska sen tekninen toteuttaminen on helpottunut huomattavasti. Sähköpostin ja kalenterin jälkeen tämä on seuraava askel älypuhelinten hyödyntämisessä 4 Suuret yritykset kulkevat etunenässä mobiilin ERP:n käyttöönotossa, mutta myös pienemmät voivat ottaa kustannuksiltaan yhä edullisemman langattoman ERP:n käyttöön. 5 Langattoman ERP:n käyttöliittymä on joustava ja sitä voidaan muokata toimialan ja työntekijän roolin vaatimuksiin sopivaksi.

10 10 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti näkökulma Alkuun haluan ilmaista kannanottoni. Tein henkilökohtaisen päätöksen olla puhumatta lamasta ja yleisestä taloudellisesta tilanteesta. Kyse ei ole pelkästään kyllästymisestä, vaan tämän negatiivisen energian hengittämisestä aivokoppaan ja siten koneistoomme, eli aivojemme on vaarana lamaantua. Informaatiovirrat prosessien tehostamisessa Hyvät lukijat, vetoan teihin, eli välttäkää tarpeettomia keskusteluja lamasta. Niitä on jo käyty riittävästi, eikä niillä keskusteluilla ole mitään enää erityisen oleellista merkitystä. Jos talous on nyt ns. pohjalla, niin tästä noustaan vain yrittämällä ja tekemällä. Hoidetaan nykyiset työt hyvin, panostetaan tulevaan ja kehitetään huomisen asioita. Paras lamalääke on keskittyminen tekemiseen ja välttää lamasta puhuminen. Puhutaan prosessien tehostamisesta ja muutoshallinnasta P2P tarkoittaa muutakin kuin vertaisverkko. Kansainvälisesti jo useamman vuoden tuttu termi: Purchase to Pay (P2P) on prosessin tehostamiseen tähtäävää toimintojen automatisointia sähköistämällä toimitusketjun tietovirtoja sekä prosesseja ns. hankinnasta maksuun. Tähän pyrkivät omissa hankkeissaan niin yritykset kuin myös julkishallinto, jossa paineet tehostaa toimintoja ovat ilmeiset ja yksi ratkaisu on sähköistää prosesseja hankinnoista maksamiseen saakka. Teknisiä esimerkkejä varmasti löytyy jo runsaslukuisesti, mutta useinkaan ei puhuta prosessien todellisesta uudistamisesta ja siihen liittyvistä muutoshallinnasta. Usein johto kokee muutoshallinnan suurimmaksi haasteeksi, koska muutokset vaikuttavat aina henkilöstöön. Prosessimuutoksiin liittyy aina henkilöstöä sekä heidän toimintatapoihinsa kohdistuvia toimenpiteitä. Muutoksessa kannattaa huomioida myös sidosryhmän valmiudet, kyky ja mahdollisuudet tehdä tarvittavia muutoksia. Muutoshallintaprosessi ja sen valmistelu teknisemmän prosessien tehostamishankkeen rinnalla auttaa todellisen muutoksen aikaansaamista. Tehosta sähköistämällä informaatiovirrat Yleisesti ottaen yrityksissä on toimivat materiaali- sekä rahavirrat, mutta valitettavan usein informaatiovirrat ovat puolitiessä, eli näiden kehittämisessä on lähdetty liikkeelle, mutta arvioitua suuremmiksi paisuneet työmäärät sekä toteutuskustannukset muodostavat esteen laajemmalle ja kokonaisvaltaiselle toiminnan kehittämiselle. Toisin sanoen puolustuspuheessa todetaan, että järkisyistä hanke Asiaa Hoidetaan nykyiset työt hyvin, panostetaan tulevaan ja kehitetään huomisen asioita. Ari Pulkkinen Toimitusjohtaja, AgentIT Finland Oy jäädytetään nykyisiin kokemuksiin, muutamaan sähköistettyyn informaatiovirtaan. Miksi? Onko informaatiovirtojen toteutus liian monimutkaista, kallista ja työlästä? Teknisesti hyvin haasteellinen prosessi, jossa käyttöönottojen tehostaminen monistamisella on käytännössä mahdotonta. Poikkeuksia ovat ne, jotka suunnittelulla, asiantuntemuksella, resursseilla tai suurilla volyymeilla pystyvät määrätietoisesti viemään läpi informaatiovirtojen sähköistämisen ja siten ovat tehostavat toimintojaan tavoitteiden mukaisesti. Informaatiovirtojen sähköistäminen ei ole yksinkertaista, koska on otettava huomioon koko toimitusketju ja sen tarpeet. Lisäksi on käytävä perusteellisesti läpi verkoston tarpeet ja siinä ilmenneet poikkeavuudet. Yleensä unohdetaan poikkeavuudet ja huomioidaan kaikki mahdolliset tietotarpeet, jolloin määrittelyistä tulee liian laaja, monimutkainen ja siten teknisesti haasteellinen toteuttaa kaikille sopivaksi. Yksinkertaistaminen ja suoraviivaistettu menettely taas jättää monet ulkopuolelle, jolloin tietovirtojen sähköistäminen ei hyödytä kaikkia osapuolia. Mikä ratkaisuksi? Ei ole olemassa yhtä toimivaa kokonaisratkaisua. Edes tietovirtojen ulkoistaminen palveluoperaattorille ei ole ratkaisuvaihtoehto. Siinä tekninen rakentaminen ja ylläpito voidaan ulkoistaa, mutta suunnittelu tai kokonaisvaltainen projektihallinta onkin jo hankalampaa. Suunnittelussa on huomioitava kaupankäynnin eri osapuolten prosessisekä tietosisältötarpeet ja käytävä läpi oman erp-järjestelmätoimittajan kanssa niiden tukeminen tai ratkaistava muutoin poikkeavat käytännöt. tilauksesta usein halutaan laskulla takaisin viitetietoja, jotka helpottavat laskun tarkistusta automaattisesti. Tämä on tuttua EDI- FACT sanomaformaattien käyttäjille, koska kyseisessä formaatissa nämä tarpeet on huomioitu. Tämä ei ole sanomaformaatin ongelma, vaan sen miten formaattia käytetään ja mihin tarkoitukseen. Jos joku erityinen verkkolaskuformaatti soveltuu yleisesti moneen eri tarkoitukseen ja toimialariippumattomasti, niin on kuitenkin muistettava, että prosessin tehostaminen sähköistämällä ja siten automatisoimalla on tehtävissä vain jos tietovirta tukee uudistuvaa prosessia ja taustalla olevaa tietojärjestelmää. Tuotteistuksessa idea on saada asioita monistettaviksi ja monelle sopiviksi. Lisäksi tuotteistuksessa erilaiset ohjeet kuten sanoman soveltamisohjeet auttavat toisen osapuolen sovittamista omiin prosesseihin niin, että tietovirtojen yhteensopivuus on varmistettu. Soveltamisohjeet ja testimateriaalit on hyvä perusta tekniselle tuotteistamiselle. Tämän seurauksena moni tekninen toimenpide lyhenee huomattavasti ja vältytään tarpeettomilta iteraatioilta. Tietovirtojen käyttöönotto voi olla prosessi, jos tähän kuuluvat toimenpiteet on toistettavissa ja hoidettavissa vastuutettujen henkilöiden toimesta, ja että eri prosessiin kuuluvat osapuolet ovat tietoisia ja jopa ohjeistettuja tekemään käyttöönoton toimenpiteet. Rinnakkaisilla vaihtoehdoilla mahdollistetaan laajempi yhteensopivuus ja siten suurempi joukko sidosryhmän osapuolia, jotka yhdessä luovat perustan toimia P2P prosessissa tehokkaasti. Tuotteista ja tue rinnakkaisia vaihtoehtoja Rinnakkaisten vaihtoehtojen käyttö ja tukeminen saattaa aluksi tuntua perustellusti poissuljetun huonolta ratkaisulta, mutta jos tarkastellaan käytännön tilanteita esim. sähköisten laskujen osalta, niin yksi verkkolaskuformaatti ei välttämättä tue tietosisällöllisesti sidosryhmän tarpeita. Verkkolaskun lähettäminen saattaa kuulostaa helpolta ja toimivalta ratkaisulta, mutta tuetaanko sillä asiakkaan sähköistä prosessia ja kuinka hyvin? Tietojärjestelmissä tehdystä On käytävä perusteellisesti läpi verkoston tarpeet ja siinä ilmenneet poikkeavuudet.

11 inspiraatio extra tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ilmoitusliite 11 Keskisuuret yritykset: ERP porskuttaa taantumasta huolimatta Mikä on organisaation tärkein sovellus tai järjestelmä liiketoiminnan näkökulmasta? Loppuvuodesta 2008 liiketoiminnan kannalta kriittisiä sovelluksia tutkittaessa viesti oli hyvin selvä. Yritykset pitävät kaikkein liiketoimintakriittisempänä järjestelmänä toiminnanohjausjärjestelmää. ERP-järjestelmän liiketoimintakriittisyyttä perustellaan poikkeuksetta sen moninaisilla vaikutuksilla yrityksen toimintaan. Jos järjestelmä sisältää esimerkiksi yrityksen kaiken taloushallintotiedon, tuotteiden perustiedot ja asiakasrekisterit, työt seisahtuvat nopeasti järjestelmän kaatuessa. Tärkeä asia etenkin näin yleisen taantuman aikana on ERP-järjestelmän mieltäminen organisaation liiketoiminnan kannalta keskeiseksi. Kuluja karsittaessa myös ITbudjetit otetaan nopeasti suurennuslasin alle. On vaikea kuvitella, että kulujen karsiminen kohdistuisi kovin rankasti liiketoiminnan ytimessä olevaan järjestelmään ja siihen liittyviin resursseihin. Liiketoiminnan perustan täytyy olla kunnossa myös vaikeina aikoina juuri silloin se on kaikkein tärkeintä. Viime aikaisen uutisoinnin perusteella ERPhankkeiden aloittamispäätöksiä tehdään etenkin keskisuurissa yrityksissä. Keskisuurten yritysten lähitulevaisuuden suunnitelmissa ERP-hankkeet ovat selvästi muita IThankkeita yleisempiä. Mika Rajamäki analyytikko Kolmanneksi yleisin hanke Toiseksi yleisin hanke Tuotannon- /toiminnanohjausjärjestelmä käynnissä 2009 tammikuu aloitetaan tai myöhemmin ,5 5 7, , , , , , , ,5 Tutkimus: Keskisuurten yritysten IT-kustannukset / % vastaajista (n=230) 15 6 lähde: market-visio oy ERP-liiketoimintajärjestelmä Ratkaisut strategian johtamiseen ja toimeenpanoon! SÄÄSTÄ it-kustannuksissa NYT Maksa vain ajasta jolloin todella käytät järjestelmää. Ei investointeja koneisiin, ohjelmistoihin tai IT-henkilöstöön. Ongelmatonta käyttöä, ilman asennuksia, päivityksiä ja konsultteja. Uusimmat versiot ja paras teknologia, aina napin painalluksen päässä. Helppoa ja huoletonta tarvitset vain tietokoneen ja internetyhteyden! Productive Business Systems / Puh (0) / info@pbs.fi /

12 12 PLM ILMOITUSLIITE 12 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti Making Sense of PLM PTC:n PLM järjestelmä optimoi, tehostaa ja tukee yrityksen liiketoimintaprosessien hallintaa verkottuneessa toimintaympäristössä. Yhtenäinen PLM järjestelmä antaa yrityksellesi parhaat edellytykset päästä ideasta laadukkaaseen lopputulokseen nopeammin ja kustannustehokkaammin. Preferred Parts Approved Vendors Feasibility Feedback Tooling Designs Work Instructions NC Programs Supplier Distributed Mfg. Procurement Manufacturing Requirements Design Feedback BOM Changes Models Drawings Simulations Engineering Service Custom Configurations Field Notices: Customer Concerns Failure Reports User Service Manuals Marketing Sales Design Partner Customers Concepts Requirements Proposals Customer Requirements Market Requirements Brochures, Data Sheets Your PLM partner in Nordics Content and process management software Dynamic publishing software Engineering calculations software Integrated 3D CAD/CAM/CAE software