LOUNAIS HÄMEEN AMMATILLISEN KOULUTUKSEN KUNTAYHTYMÄN VUODEN 2008 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO OHJEET

Transkriptio

1 LIITE 3 Kyha LOUNAIS HÄMEEN AMMATILLISEN KOULUTUKSEN KUNTAYHTYMÄN VUODEN 2008 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO OHJEET 1 YLEISTÄ Kuntayhtymän talousarvio kuntayhtymätasoisena vuodelle 2008 on käsitelty ja hyväksytty yhtymävaltuuston kokouksessa Talousarviovuosi on ensimmäinen vuosi vuosille hyväksytyssä taloussuunnitelmassa. Kuntalain mukaan kuntayhtymän toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Talousarvio ja suunnitelma sitovat toimielimiä ja henkilöstöä ja ovat samalla näiden sisäisen valvonnan välineitä. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää yhtymävaltuusto. Hyväksytyn talousarvion pohjalta yhtymähallitus antaa nämä täytäntöönpano ohjeet vuodelle 2008, joissa määrärahojen käyttösuunnitelmien, hallintosäännön ja sisäisen valvonnan suunnitelman ohella ohjeistetaan viranhaltijoiden päätösvaltaa ja vastuuta. Kuntalain 67 :n mukaan kuntayhtymän kirjanpitovelvollisuudesta, kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä on sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään soveltuvin osin voimassa, mitä kirjanpitolaissa (655/73) säädetään. Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto antaa ohjeita ja lausuntoja kirjanpitolain ja kuntalain soveltamisesta. 2 MÄÄRÄLLISET, LAADULLISET JA TALOUDELLISUUSTAVOITTEET Kuntayhtymän tavoitteet on asetettu yhtymävaltuuston hyväksymässä talousarviossa. 3 TALOUSARVION RAKENNE Kuntayhtymän talousarvio on laadittu uuden kuntalain 65 :n ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamien yleisohjeiden mukaisesti. Käytetty tulosaluekohtainen perusrakenne on seuraava: yleishallinto tukipalvelut Saksankatu 27 29:n toimipiste Saksankatu 46:n toimipiste (sis. kosmetologit v. 2008) Tammelan toimipiste Liesjärven toimipiste oppisopimuskoulutus opetuksen kehittäminen

2 2 3 MÄÄRÄRAHOJEN SISÄLTÖ JA KÄYTTÖVASTUU Talousarvion määrärahat on kohdistettu eräitä keskitettyjä toimintoja lukuun ottamatta sille tulosalueelle, joka vastaa toiminnasta ja jonka rahoittamiseen määräraha on tarkoitettu. Tulosalueen johtajalla ja muilla laskujen hyväksyjillä on velvollisuus seurata määrärahojen käyttöä. Talousarvion vahvistettuja määrärahoja ei saa ylittää eikä käyttää muuhun kuin sille osoitettuun tarkoitukseen. Tulosalueen johtaja voi kuitenkin päättää oman tulosalueensa menojen ja tulojen ylityksistä ehdolla, että noudatetaan valtuuston sitoviksi hyväksymiä tavoitteita. Jos määräraha ei riitä tai jos asetettujen toiminnallisten tavoitteiden määrälliset tai muut tavoitteet eivät näytä toteutuvan, tulosalueen johtajalla tai muilla laskujen hyväksyjillä on velvollisuus tehdä ensi tilassa esitys talouspäällikölle tarvittavista muutostoimenpiteistä. Muutosesitys viedään tarvittavaan hallinnolliseen käsittelyyn ensin yhtymähallituksessa. Palkkausmäärärahat Harkinnanvaraiset palkan tarkistukset päättää yhtymähallitus Harkinnanvaraisista sopimuksiin perustuvista palkanosista ja palkkioista päättää annettujen ohjeiden rajoissa tulosalueen esimies yhteistyössä palkka asiamiehen kanssa. sivuosisidonnaisista osista päättää kuitenkin keskitetysti talouspäällikkö. Kannustavaan palkkausjärjestelmään voidaan käyttää 0,4 % palkkamenoista yhtymähallituksen hyväksymien perusteiden mukaisesti. Sopimusten noudattamisen seuranta on palkka asiamiehen tehtävä. Palkkauspäätöksen tekevä viranhaltija määrittelee valittavalle henkilölle voimassa olevan sopimuksen mukaisen palkan sekä koulutus ja työkokemuksen puuttumisen aiheuttaman mahdollisen epäpätevyysalennuksen, jotka merkitään ko. valintapäätökseen. Palkkamäärärahoilla ei saa perustaa uusia toimia/työsuhteita ilman yhtymähallituksen erillispäätöstä. Poikkeuksen muodostavat kuitenkin opetuksen kehittämisen tulosalue ja eri tulosalueiden palvelutoiminnat, joille asetetun tulostavoitteen ja hallintosäännön määräysten rajoissa tulosalueen johtaja voi palkata tilapäistä henkilöstöä Kaikkiin koulutusalajohtajia, osastonjohtajia ja opinto ohjausta koskeviin järjestelyihin ja opetusvelvollisuuksien huojennuksiin lukuvuosina ja on oltava yhtymähallituksen tekemä päätös Materiaalin, erilaisten palvelujen sekä koneiden ja laitteiden hankinta Hankintaperiaatteista, varastoinnista ja omaisuusrekistereistä on määräykset sisäisen valvonnan suunnitelmassa. Yhtymähallitus päättää euroa ylittävistä hankinnoista tai hankintakokonaisuuksista, mikäli täytäntöönpano ohjeissa ei toisin ole määrätty Talouspäällikkö päättää hankintojen ajoituksesta ja siitä, mitkä hankinnat suoritetaan kuntayhtymän sisäisinä yhteishankintoina ja tekee niitä koskevat päätökset. Talous

3 3 päällikkö päättää myös yli euroa maksavien hankintojen hankintamenettelystä ja on mukana hankintaprosessissa, jotta varmistetaan hankintalain noudattaminen kaikilta osin. Muutoin tulosalueen hankinnoista päättää kuntayhtymän hankintaohjeita noudattaen tulosalueen johtaja. Henkilöstökoulutus Henkilöstökoulutusmääräraha on 2,0 % palkkamenoista vv Opetushenkilöstön koulutusmäärärahasta 0,2 % käytetään kansainvälistymisprojektiin. Opetushenkilöstön täydennyskoulutusajan sijaisuuspalkkoihin (tili 4010) voidaan tulosalueittain käyttää enintään 1,8 % tuntikehykseen varatuista palkoista. Työtoiminta Työtoiminnassa noudatetaan Forssan ammatti instituutin erillisiä oppilastyöohjeita, jotka on viimeksi tarkistettu lukien. Opiskelijatöiden hinnoittelussa otetaan huomioon Kilpailuviraston suositus Työtoiminta on normaalin tuotevastuulainsäädännön alaista toimintaa ja se on myös arvonlisäverollista. Osastojen tulee kiinnittää erityistä huomiota työtoiminnan laatuun, asiakaspalveluun ja työtoiminnan tuloksellisuuteen. Erityisesti on huomattava, että kaikki oppilastyötoimintaan liittyvät harjoitustyöt on kirjattava harjoitustyötilille (tili 4597). Tulosalueen johtaja päättää harjoitustyömäärärahojen suuruuden. Yhtymävaltuuston ja hallituksen käyttövarat Oikeus em. määrärahojen käyttöön on yhtymävaltuuston tai hallituksen puheenjohtajalla sekä johtavalla rehtorilla. Yhtymähallitus vastaa pääsääntöisesti virallisista huomionosoituksista luottamushenkilöille, henkilöstölle ja kuntayhtymän sidosryhmille. Muutoin huomionosoituksissa noudatetaan johtavan rehtorin antamia ohjeita. Kuntayhtymä ei suorita huomionosoituksia ent. luottamushenkilöille tai eläkkeelle siirtyneelle henkilöstölle, jollei yhtymähallitus tai johtava rehtori tapauskohtaisesti toisin päätä. Johtavien viranhaltijoiden harkinnan mukaan ja määrärahojen puitteissa voidaan instituutin vieraille ja sidosryhmien edustajille osoittaa kohtuullista vieraanvaraisuutta johtavan rehtorin yleispäätöksen mukaisesti. TPD menot Talousarviossa on kuntayhtymän henkilöstön vapaa ajan ja virkistystoiminnan sekä harrastustoiminnan tukemiseen varattu euroa v Määrärahan käytöstä vastaa kuntayhtymän yhteistoimintaryhmä. Määräraha on koko kuntayhtymän henkilöstöä koskeva ja sen jaossa on noudatettava tasapuolisuutta eri tulosalueiden ja henkilöstöryhmien kesken. Muilta menokohdilta vastaaviin tarkoituksiin ei käytetä määrärahoja. Oman auton käyttöoikeus Oman auton käyttöoikeus on myönnetty Forssan ammatti instituutin johtavalle rehtorille ja tarkastusmatkojen osalta koulutustarkastajalle. Tulosalueen johtajat voivat myöntää oman auton käyttöoikeuksia yksittäistapauksissa johtavan rehtorin antamien ohjeiden mukaisesti. Koulujen loma aikoina on tarkoituksenmukaista käyttää kuntayhtymän omia ajoneuvoja. Opetuksen kehittämisprojektit Kehittämisprojekteissa tulee noudattaa sisäisen valvonnan suunnitelman mukaista projektityön ohjeistamista.

4 4 Opettajapalkkojen seurannan tehostaminen ja palkkamenokirjaukset tilille 4000 kirjataan tuntikehykseen kuuluvista tunneista johtuvat palkkamenot tilille 4010 kirjataan palkallisen koulutuksen aiheuttamat sijaiskulut tilille 4020 kirjataan sairauslomasijaisten palkat (myös mahdolliset oto korvaukset) tilille 4050 kirjataan muista kuin tuntikehykseen sisältyvistä tunneista aiheutuvat palkkamenot (esim. osastonjohtajakorvaukset, urakointilisät, OVTES:n C osion 10 :n tarkoittamat muut kuin luokanopetustehtävät). 4 TILIKARTTA JA TILIMERKINTÖJEN TEKEMINEN Menojen ja tulojen kirjaamisessa noudatetaan tämän ohjeen liitteenä olevaa tiliöintiohjetta. Tilimerkintöjen oikeellisuudesta vastaa kunkin talousarviokohdan vastuuhenkilö. 5 LASKUJEN ASIATARKASTUS JA HYVÄKSYNTÄ Laskujen sähköinen käsittely Laskujen sähköiseen käsittelyyn siirryttiin lukien. Forssan ammatti instituutissa laskut skannataan yhdessä pisteessä ja alun alkaen on otettu vastaan myös verkkolaskuja. Laskuille asetettavat sisältövaatimukset on ohjeistettu Vastaanottaja Vastaanottaja on se henkilö, joka toteaa ja todistaa työn suoritetuksi taikka tavaran tai muun palvelun saaduksi sellaisena kuin se on sovittu tai tarkoitettu. Vastaanottomerkinnän voi tehdä vain se henkilö, jolla on edellytykset reaalitapahtuman toteamiseen. Vastaanottajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu ja että määrä on rahtikirjan, kuormakirjan tai muun lähetysilmoituksen mukainen ja tavaran laatu hankintaehdon mukainen. Ellei tositteesta ilmene mm. tavaran käyttötarkoitus tai sijoituspaikka, on vastaanottajan tehtävä siitä tositteeseen merkintä. Vastaanottajan on varustettava tosite tilikohtamerkinnällä, päivämäärällä ja nimikirjoituksellaan. Omaisuusrekisteriä varten merkitään koneen tai laitteen tunniste ja sijaintitiedot. Asiatarkastus Laskujen asiatarkastus tapahtuu WM Datan IP järjestelmän avulla, jolloin asiatarkastajat voivat olla myös ns. vastaanottajia: Tulosalue Asiatarkastaja Nimike IP järjestelmän käyttäjä Yleishallinto Kari Aalto talouspäällikkö kyllä Emmi Ranta taloussuunnittelija kyllä Tarja Kujala palkkasihteeri kyllä Forssan toimipiste/opetus ja palvelutoim. Kaj Hagman varastonhoitaja kyllä Merja Salminen toimistosihteeri kyllä Minna Jussila toimistosihteeri kyllä Juha Helin atk vastaava kyllä Kari Aalto Marja Leena Korpela osastonjohtaja kyllä Pirkko Liisa Orelma osastonjohtaja kyllä Vesa Talikka osastonjohtaja kyllä Marjaleena Salminen tuntiopettaja kyllä

5 Jaana Wikström lehtori kyllä 5 Forssan toimipiste/tukipalvelut Merja Salminen Minna Jussila Merja Koski ruokapalv.esimies kyllä Hellin Hoppula rh varastonhoitaja kyllä Leena Junttila siivoustyönohjaaja kyllä Antti Niemelä kiinteistöesimies kyllä Tammelan toimipiste Tuulikki Lähde toimistosihteeri kyllä Liesjärven toimipiste Eila Lautanen osastonjohtaja kyllä Eija Savolainen toimistosihteeri kyllä Terttu Rantanen toimistosihteeri kyllä Maija Ihamäki suurtalouskokki kyllä Oppisopimuskoulutus Anna Liisa Ojala koulutussihteeri kyllä Rahoitus/investoinnit Emmi Ranta Opetuksen kehittäminen Kaisu Elden kirjastonhoitaja kyllä Pekka Santakivi koulutusalajohtaja kyllä Arto Mäki Kerttula koulutusalajohtaja kyllä Sirpa Järvenpää koulutusalajohtaja kyllä Eila Lautanen koulutusalajohtaja kyllä Kari Aalto Tarja Kujala Vastaanottajan/asiatarkastajan on toimitettava tositteet viipymättä hyväksyjälle. Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Hyväksyminen Hyväksyjän on tarkastettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, tositteessa on oikea tilimerkintä arvonlisäveromerkintöineen ja menon suorittamiseen on käytettävissä määrärahaa ja meno perustuu asianmukaiseen päätökseen. Tilimerkinnät seuraavat talousarvion mukaista jaottelua. Hyväksyjä merkitsee laskuun talousarvion mukaisen tilimerkinnän ja tarkistaa, että suoritukseen on käytettävissä määräraha. Samoin hyväksyjän on tarkistettava, että palvelun myyjä on esittänyt ennakkoperintärekisteriotteen verotuksen selvittämiseksi. Samoin hyväksyjän on tarkistettava, että tositteessa on merkintä irtaimistoluetteloon viennistä, mikäli tosite sisältää omaisuusesineitä. Hyväksyjä vastaa laskun oikeellisuudesta ja siitä, että hyväksytty lasku toimitetaan viipymättä edelleen maksettavaksi. Kuntayhtymää varten on laadittu alv laskennan menetelmäkuvaus. Laskun hyväksymisoikeudet v. 2008: Tulosalue Taso Tulosalueen Varalla Kp Muu hyväksyjä johtaja Yleishallinto 10 Tuula Koivula Arto Mäki Kerttula Tukipalvelut 290 Kari Aalto Tuula Koivula 2907 Pekka Santakivi Saksankatu ja 210 Arto Mäki Kerttula Tuula Koivula Saksankatu , 230 ja Pekka Santakivi Tuula Koivula 2401 Tammelan toimipiste 2402 Sirpa Järvenpää Tuula Koivula Liesjärven toimipiste 250 Tuula Koivula Arto Mäki Kerttula Oppisopimuskoulutus 30 Jouko Kivelä Tuula Koivula

6 Opetuksen kehittäminen 260 Tuula Koivula Arto Mäki Kerttula 6 Investointiosa 90 Kari Aalto Tuula Koivula Rahoitusosa 60 Kari Aalto Tuula Koivula Silloin kun lasku koskee hyväksyjää itseään, laskun hyväksyy johtava rehtori. Johtavaa rehtoria koskevat laskut hyväksyy yhtymähallituksen puheenjohtaja. 6 SISÄINEN VALVONNAN SUUNNITELMA MÄÄRITELMÄ JA STANDARDIT Sisäisen valvonnan suunnitelma on organisaation sisäinen suunnitelma, joka sisältää johdon suhtautumistavan, menetelmät, menettelytavat ja muut toimenpiteet, jotka antavat kohtuullisen varmuuden siitä, että seuraavat yleiset tavoitteet saavutetaan: edistetään organisaation tehtävän mukaisesti toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä tuotteiden ja palvelujen laatua turvataan resurssit menetyksiltä, jotka aiheutuvat tuhlauksesta, väärinkäytöstä, huonosta hoidosta, virheistä ja petoksista sekä muista epäsäännönmukaisuuksista noudatetaan lakeja, säännöksiä ja johdon ohjeita kehitetään ja ylläpidetään luotettavia tietoja taloudesta ja hallinnosta ja esitetään ne rehellisesti määräaikaisissa raporteissa. Yleiset standardit: kohtuullinen varmuus tukea antava asenne rehellisyys ja pätevyys valvontatavoitteet kontrollien tarkkailu. Yksityiskohtaiset standardit: dokumentointi liiketoimien ja tapahtumien viivytyksetön ja oikea kirjaaminen valtuuttaminen liiketoimiin ja niiden toteuttamiseen tehtävien eriyttäminen työnjohto resurssien käyttöoikeus rekisterien käyttöoikeus vastuuvelvollisuus. Ohjeistamisen lähtökohtana voidaan pitää seuraavia periaatteita: 1. Tulostietoisuuden periaate eli tavoitteita pyritään asettamaan mitattavien tulosten muodossa sekä korostamaan tulosten mittaamisen ohella saavuttamiseen kohdistuvaa valvontaa 2. Keskittymisen periaate eli keskitytään toiminnan tuloksellisuuden kannalta oleellisimpiin seikkoihin eli ns. avainalueisiin ja avaintehtäviin. 3. Osallistumisen ja sitoutumisen periaate eli yksittäisen esimiehen ja alaisen osallistumista ja sitoutumista lisäämällä voidaan parantaa hänen motivaatiotaan ja lisätä itsekontrollien osuutta työssä.

7 TULOKSELLISUUDEN VALVONTA 7 Kuntayhtymän tehtävät on hoidettava taloudellisesti ja järjestettävä siten, että vastuu tavoitteiden toteuttamisesta sekä toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä. Tilivelvolliset Tilivelvollisia ovat yhtymähallituksen jäsenten lisäksi tulosalueiden johtajat. Vastuunjako Sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaa koko kuntayhtymän tasolla yhtymähallitus ja sen kokonaisvalvontavastuu on johtavalla rehtorilla. Myös tulosalueiden johtajilla on keskeinen vastuu oman tulosalueensa osalta. Talousarviossa määrärahajaon on vastattava organisaatiorakennetta niin, että jokaiselle määrärahalle voidaan määrätä siitä vastaava tilivelvollinen viranhaltija. RAPORTOINTI JA INFORMOINTIJÄRJESTELMÄ Riskikartoitukset Kuntayhtymässä tehdään riskikartoituksia ja ja niiden perusteella riskien hallintasuunnitelmia, joista ensimmäinen vahinkoriskeistä yhteistyössä vakuutusyhtiön kanssa. Sisäistä tarkkailua tehostetaan lisäämällä kirjallisten menetelmäkuvausten käyttöä. Niiden avulla voidaan osoittaa toiminta ja työketjuihin sisältyviä riskitekijöitä. Tietoturvallisuusohjeet Tietoturvallisuudella tarkoitetaan tietojen, järjestelmien ja palvelujen asianmukaista suojaamista sekä normaali että poikkeusoloissa säännöin ja muiden toimenpiteiden avulla. Tietojen luottamuksellisuutta, eheyttä ja käytettävyyttä suojataan laitteisto ja ohjelmistovikojen, luonnontapahtumien tai tahallisten, tuottamuksellisten ja tapaturmaisten inhimillisten tekojen aiheuttamilta uhilta ja vahingoilta. Turvallisuuspolitiikan periaatteet hyväksytään yhtymähallituksen antamalla erillisohjeella. Peruslähtökohtana on, että käytössä olevien tietojärjestelmien toimivuus on varmistettava sekä fyysisen turvallisuuden että tietoturvallisuuden osalta. Fyysisen turvallisuuden alueella keskeisiä ovat rakenteellinen turvallisuus, materiaalit yms., LVIS järjestelmät, UPS, palo, savu, kosteusilmaisimet ja hälytyksen siirrot, kulunvalvonta sekä tietojen fyysinen varmistaminen, päivävarmistukset, viikkovarmistukset, turvakopiot ja niiden säilytys. Luettelo järjestelmän käyttöoikeuksista on pidettävä ajan tasalla. Kullekin järjestelmälle esimies nimeää viranhaltijapäätöksellä vastuuhenkilön, jonka tehtävänä on huolehtia järjestelmän atk turvallisuuteen liittyvistä riskeistä suorittaa sisäisen valvonnan edellyttämät tarkistukset ja täsmäytykset raportoida järjestelmän toimivuudesta ja mahdollisista tietoriskeistä esimiehelleen. Taloushallinnon ohjelmiston vastuuhenkilöitä ja käyttöoikeuksia koskevat viranhaltijapäätökset tekee talouspäällikkö. Oppilaitoksen yhteisen oppilashallinto ohjelman vastuuhenkilöitä ja käyttöoikeuksia koskevat viranhaltijapäätökset tekee johtava rehtori. Atk järjestelmät Atk järjestelmien sopimuksista, vastuuhenkilöistä ja dokumentoinneista on laadittu erillinen selvitys.

8 8 Tarkastukset Kaikki tarkastustoimenpiteet pyritään dokumentoimaan. Tässä suunnitelmassa edellytetyistä tarkastuksista on laadittava tarkastajien allekirjoittama tarkastuskertomus, joka on annettava yhtymähallitukselle tiedoksi, mikäli tarkastuksessa havaitaan huomautettavaa. Talousarvion toteutuminen Talousarvion toteutumisraportti toimitetaan tulosalueiden johtajille vähintään neljännesvuosittain ja yhtymähallitukselle puolivuosittain. MATERIAALIHALLINNON JÄRJESTÄMINEN Varastot Erillistä nettohintaista varastokirjanpitoa pidetään keskusvarastossa, jonka suuruus saa oppilastyö, toimisto ja opetustarvikkeiden osalta olla enintään euroa ja siivousaineiden ja tarvikkeiden osalta enintään euroa. Seuraavat varastot katsotaan kulutusvarastoiksi, joista on kuitenkin erilliset tilinsä kirjanpidossa ja joihin sidottujen varojen ohjeelliset enimmäismäärät ovat seuraavat: auto ja kuljetustekniikka e LVI tekniikka e tietotekniikka e sähköosasto e rakennustekniikka e (sis. 3 kpl omakotitalotontteja) puutekniikka e kosmetologit e opetuskeittiöt ja lounasravintola e laitoskeittiö e Tammelan toimipisteen puutyö e Tammelan toimipisteen savityö e Tammelan toimipisteen kudonta e Tammelan toimipisteen tekstiilityö e mol:n keittiö ja siivous e myytävät oppikirjat e Em. varastoarvot saavat olla yhteensä enintään euroa v Tulosalueen johtajan nimeämien vastuuhenkilöiden on suoritettava varastoinventointi puolivuosittain ja tilanteiden mukaisesti. Inventointiryhmään tulee vastuuhenkilön lisäksi kuulua kaksi muuta henkilöä. Hankintaperiaatteet Kuntayhtymän hankinnat toteutetaan yhtymähallituksen hyväksymien kuntayhtymän uusien hankintaohjeiden mukaisesti. Yhtymähallitus päättää ensisijaisesti hankinnoista, jotka koskevat investointiosaan kirjattavaa käyttöomaisuutta (aktivointiraja e). Vuoden 2008 investointiosassa on seuraavat hankinnat: E hallin peruskorjaus e majoitustilojen rakentaminen Saksankatu 44:n tontille e pienehköt muutostyö ja peruskorjaushankkeet e pienois CNC sorvi e kärkisorvi, esim. TOS Trens (poistettavan tilalle) e

9 jyrsinkone, esim. Milko e atk luokan koneiden uusiminen e tasohöylä, työstöleveys 630 mm e kiinteistötraktori e. 9 Yhtymähallitus voi perustellusta syystä oikeuttaa talouspäällikön päättämään joistakin em. hankinnoista. Yli euroa maksavista palveluhankinnoista ja vuokrasopimuksista päättää talouspäällikkö v. 2008, jollei yhtymähallitus toisin päätä. Yhtymähallitus voi päättää, mitkä hankinnat suoritetaan hankintayhteistyönä seutukunnan kuntien ja kuntayhtymien kanssa ja tekee silloin hankintaa koskevan päätöksen. Tulosalueen johtaja suorittaa tulosalueensa hankintojen valmistelun ja toteutuksen yhteistyössä talouspäällikön kanssa. Talouspäällikkö päättää yli euroa maksavien hankintojen hankintamenettelystä ja on mukana hankintaprosessissa, jotta varmistetaan hankintalain noudattaminen kaikilta osin. Talouspäällikkö tekee myös yhteishankintoja koskevat päätökset ja antaa hankintatoimeen liittyvää tarpeellista ohjeistusta. Vuotuisen määrärahan käyttö on pyrittävä ajoittamaan tasapainoisesti puolivuosittain. Varaston hinnoitteluperiaatteet Varastot arvostetaan hankintahintaan. MENOJEN JA TULOJEN VALVONTA Tulojen perinnän tehokkuus ja tarkkailu Jokainen on osaltaan velvollinen huolehtimaan sitä, että kuntayhtymälle peritään kaikki voimassa olevien säännösten ja ohjeiden mukaiset maksut ja korvaukset ja että asianomaiset vastuuhenkilöt saattavat tämän tarpeelliseksi katsomassaan laajuudessaan tulosyksikkönsä henkilökunnan tietoon. Saamisten valvonta Saamisten perimiseksi on ryhdyttävä välittömästi asianmukaisiin toimenpiteisiin. Talouspäälliköllä on oikeus poistaa tileistä ne saamiset, joita ei ole ulosottomenettelylläkään pystytty perimään tai joiden periminen muista syistä ei ole mahdollista tai perusteltua. Poistetut saatavat annetaan perusteluineen yhtymähallitukselle tiedoksi. Tileistä poistettu saaminen on perittävä, jos olosuhteissa tapahtuu muutos, joka mahdollistaa perimisen. Sen vuoksi tileiltä poistetuista saamisista pidetään erillistä luetteloa. OMAISUUSREKISTEREIDEN PITÄMINEN Kiinteistörekisteriä on pidetty TietoEconoma käyttöomaisuuskirjanpito ohjelmalla, mutta syksyllä 2008 siirrytään ProEconomica ohjelmaan.

10 10 Taloustoimistossa pidettävään windows pohjaiseen kalustokortistoon merkitään hankintaarvoltaan 150 euroa maksavat irtaimistoesineet, atk ohjelmat yms., joita ei katsota kulutusluontoiseksi ja jotka käyttöikä on yli 3 vuotta. Käsikirjastoon hankittavista lähdekirjoista, videoista yms. on tulosalueiden johtajien pidettävä yksilöityä erillistä luetteloa. Forssan toimipisteessä em. hankinnat tekee kirjastonhoitaja, joka hoitaa luetteloinnin huonetiloittain/osastoittain/koulutusaloittain. Kaikista irtaimistoesineistä, joiden hankintahinta on vähintään 30 euroa, mutta jotka eivät sisälly windows pohjaiseen kalustokortistoon, on tulosalueen johtajan antamien ohjeiden mukaan pidettävä sijaintipaikoittain yksilöityä luetteloa. Omaisuusesineisiin on tehtävä tunnistamismerkinnät. Irtaimiston poistoesitykset on tehtävä ainakin kerran kahdessa vuodessa. Poistojen hyväksymisestä päättää yhtymähallitus, kuitenkin sillä poikkeuksella, että talouspäällikkö voi hyväksyä alle 150 euroa maksaneen irtaimiston poistoista. Kaikista poistoista on laadittava perusteltu poistoluettelo. TEHTÄVIEN JAKAMINEN JA TEHTÄVIEN VAIHTO Sijaisuusjärjestelyt Varahenkilöjärjestelmä pyritään luomaan ja järjestämään siellä, missä se on mahdollista toteuttaa. Mahdollisia keinoja tämän toteuttamiseen on työtehtävien vaihtaminen, työn sisällön laajentaminen sekä tiimi ja parityöskentely. Johtavan rehtorin sijaisena toimii tarvittaessa v koulutusalajohtaja Arto Mäki Kerttula. Ns. vaaralliset työyhdistelmät Tehtäviä järjestettäessä ei saa muodostua ns. vaarallisia työyhdistelmiä. Pyritään siihen, että esim. maksuliikenteen hoidossa ostoreskontran asiakasrekisteriä ylläpitävä ei voi osallistua laskujen varsinaiseen maksamiseen. Projektityön ohjeistaminen Merkittävissä hankkeissa ja/tai kehittämiskohteissa projektityön menettelytavat toteuttavat hyvin myös sisäisen valvonnan. Sen toteuttamisen kannalta keskeisiä ovat suunnitelmallisuus, vastuunjako, aikataulut, kustannusarviot ja raportointimenettelyt. Projektityötä käynnistettäessä sen hallinnoinnin osalta on Audiator Oy:n mukaan ohjeistettava ainakin 1) projektisuunnitelman valmistelu ja käsittely, 2) projektisuunnitelman vähimmäissisältö, 3) vastuu projektin eri vaiheista, 4) mahdolliset sopimukset projektin muiden osanottajien ja rahoittajien kesken, 5) projekti ja avustushakemusten tekeminen ja allekirjoittaminen, 6) projektisuunnitelman hyväksyminen/rahoituspäätöksen tekeminen, sisältö ja aikataulu, 7) talousarvion brutto vai nettositovuus, 8) käyttösuunnitelmien vahvistaminen ja sitominen kustannusarvioihin, 9) kirjanpidon ja muun talousseurannan järjestäminen (projektikirjanpito), 10) tositteiden ja muun aineiston säilyttäminen, 11) muun seurannan järjestäminen eli kenelle raportoidaan ja mistä sekä 12) tilitysten ja seurantatietojen tekeminen ja allekirjoittaminen. Kaikkien projekti ja avustushakemukset ja tilitykset tehdään virallisesti yhtymähallituksen nimissä, mikäli yhtymähallitus ei toisin päätä.

11 RAKENNUSTILIEN HYVÄKSYMINEN 11 Merkittävimpien rakennushankkeiden toteuttaminen organisoidaan kuntayhtymässä yhtymähallituksen päättämällä tavalla. SISÄINEN TARKASTUS Rahoitusomaisuuden ja vakuuksien tarkastus Yhtymähallituksen keskuudestaan valitseman kahden jäsenen on vähintään kerran vuodessa ennalta ilmoittamatta suoritettava kuntayhtymän kassoihin ja pankkitilien varoihin sekä kuntayhtymän hallussa oleviin arvopapereihin ja vakuuksiin kohdistuva tarkastus. Talouspäällikön on tarkastettava tai tarkastutettava tarvittaessa, kuitenkin vähintään vuosittain kuntayhtymän kassojen rahavarat. Kassanhoitajan tai alitilittäjän asemassa olevan henkilön vaihtuessa on aina toimitettava kassantarkastus. Vaihto omaisuuden tarkastus Yhtymähallituksen keskuudestaan valitseman kahden jäsenen on vähintään kerran vuodessa suoritettava kuntayhtymän varastoihin kohdistuva tarkastus. Käyttöomaisuuden tarkastus Yhtymähallituksen keskuudestaan valitseman kahden jäsenen on vähintään kerran vuodessa tarkastettava kuntayhtymän irtaimistoluettelot. Talouspäällikön on vuosittain suoritettava yksikköhinnaltaan alle 30 euroa maksaviin esineisiin kohdistuvia tarkastuksia. KASSANHALLINTA Maksuvalmiussuunnittelu Maksuvalmius ennakoidaan maksuvalmiussuunnittelulla. Talousarvion toteutuminen ja maksuvalmiustilanne raportoidaan vähintään puolivuosittain yhtymähallitukselle. Kassabudjetointi Kuntayhtymällä on seuraavat käteiskassat: Forssan toimipisteen käteiskassa, Tammelan toimipisteen käteiskassa ja Liesjärven toimipisteen käteiskassa sekä kosmetologilinjan ja opiskelijaravintolan pohjakassat. Talouspäällikkö nimeää kullekin kassalle alitilittäjän ja päättää, missä laajuudessa menoja suoritetaan käteiskassasta. Alitilittäjän on pidettävä käteiskassojen menoista ja tuloista kirjaa ensikassakirjalla (Printel no 4101). Alitilittäjän on tapahtumapäivittäin tehtävä pohjakassasta kassaraportti ja tilitettävä pohjakassan tuotto pankkitilille vähintään kerran viikossa. Maksuliikenteen hoito Maksuliikenne hoidetaan keskitetysti talouspäällikön ohjeiden mukaisesti.

12 12 Tulojen perintä Tulojen perintä käteiskassoihin tapahtuu vain numeroiduilla tulotositesarjoilla (Printel no 5011), mikäli käytettävissä ei ole kassakonetta. Taloussuunnittelijan on pidettävä luetteloa numeroiduista tulotositesarjoista sekä tositteiden luovutuksista. Luovutukset tapahtuvat kuittausta vastaan. Rahavarojen ja arvopapereiden säilyttäminen Rahavarat ja arvopaperit sekä muut tärkeät asiakirjat on säilytettävä kassaholvissa tai kassakaapissa. Alitilittäjän hallussa olevat rahavarat, arvopaperit ja tositteet on säilytettävä varmassa säilytyspaikassa erillään muista varoista. Tilin käyttövaltuudet Pankki ja postisiirtotilien avaamisesta ja lopettamisesta, tileiltä otoista ja niille siirroista päättää talouspäällikkö ja hänen estyneenä ollessaan johtava rehtori. Valtuutus allekirjoittaa pankkisiirtomääräykset ja hyväksyä maksumääräykset talouspäälliköllä, taloussuunnittelijalla ja johtavalla rehtorilla, aina kaksi yhdessä. Heidän estyneenä ollessaan valtuutus koskee yhtymähallituksen nimeämää viransijaista. Arvopostin vastaanottajat Valtuutus kuitata kuntayhtymälle osoitettu arvoposti ja muut arvolähetykset on johtavalla rehtorilla, talouspäälliköllä ja kirjanpitäjällä sekä johtavan rehtorin valtuuttamalla muulla viranhaltijalla. Kassojen enimmäismarkkamäärät Käteiskassojen enimmäismäärä on euroa.