Laskutus, perintä ja pääoman sitoutuminen Case: Laskutus- ja reskontraohjelman käyttöönotto maaseutuyrityksessä

Transkriptio

1 Laskutus, perintä ja pääoman sitoutuminen Case: Laskutus- ja reskontraohjelman käyttöönotto maaseutuyrityksessä Mäkipelkola, Elina 2010 Hyvinkää

2 Laurea-ammattikorkeakoulu Laurea Hyvinkää Laskutus, saatavien perintä ja pääoman sitoutuminen Case: Laskutus- ja reskontraohjelman käyttöönotto maaseutuyrityksessä Elina Mäkipelkola Liiketalouden koulutusohjelma Opinnäytetyö Toukokuu, 2010

3 Laurea-ammattikorkeakoulu Laurea Hyvinkää Liiketalouden koulutusohjelma Laskentatoimi Tiivistelmä Elina Mäkipelkola Laskutus, saatavien perintä ja pääoman sitoutuminen Case: Laskutus- ja reskontraohjelman käyttöönotto Vuosi 2010 Sivumäärä 32 Työn tarkoituksena oli selvittää millaisilla keinoilla yritys voi laskutuksen kautta nopeuttaa saatavien kertymistä yrityksen kassaan sekä millaisia perintäkeinoja yrityksellä on käytettävissään, jos saatavien kertyminen viivästyy niin, että perintä on aiheellista. Saatavien kertyminen yrityksen kassaan mahdollisimman nopeasti on tärkeää siksi, että niihin sitoutuu paljon pääomaa, joka on poissa yrityksen omasta käytöstä. Opinnäytetyön tavoitteena oli käyttöönottaa maataloutta harjoittavalle yritykselle laskutusja reskontraohjelma. Yrityksellä on ollut vaikeuksia kotiuttaa saataviaan, joten yrityksen kanssa yhteistyössä päätettiin käyttöönottaa sille laskutus- ja reskontraohjelma. Käyttöönoton ohella mietittiin keinoja, joita ohjelma tarjoaa siihen, että saatavat ovat yrityksen käytössä mahdollisimman nopeasti. Työssä käsitellään laskutusta, reskontraa, perintää ja sitä miten nämä vaikuttavat pääoman sitoutumiseen. Ohjelman käyttöönoton yhteydessä on selvitetty minkälaisia toimenpiteitä käyttöönotto aiheutti, ja minkälainen yrityksen aikaisempi käytäntö on ollut. Tiedonkeruumenetelmänä on käytetty haastatteluja sekä osallistuvaa havainnointia. Haastatteluista on saatu tietoa yrityksen aiemmasta talouden hoidosta ja laskutusohjelman käytöstä, jonka pohjalta on voitu aloittaa ohjelman käyttöönotto. Osallistuva havainnointi tarkoittaa tässä tapauksessa sitä, että olen itse ollut mukana käyttöönotossa. Pienillä muutoksilla yrityksen laskutuskäytänteissä saadaan aikaan kehitystä, joilla voidaan nopeuttaa saatavien tuloa yrityksen kassaan. Laskutuksessa tulisi kiinnittää huomiota siihen, että yrityksellä on oikeat ja riittävät tiedot niin asiakkaasta kuin toimituksestakin. Myyntireskontran avulla taas voidaan seurata saamisten tuloa ja tarttua ajoissa niihin saataviin, jotka eivät ole tulleet ajallaan yrityksen kassaan. Luottohallinnon rooli nousee myös esiin, sillä on tärkeää ottaa selville asiakkaan maksukyky ja tällä tavoin pyrkiä estämään mahdollisten luottotappioiden synty. Kuitenkaan ei aina voida edes näillä keinoilla taata sitä, että yritys saa saatavansa silloin kuin pitäisi. Tällaisia tilanteita varten tulisi yrityksellä olla systemaattinen ja tehokas perintäprosessi. Asiasanat: laskutus, reskontra, luottohallinto, pääoman sitoutuminen

4 Laurea University of Applied Sciences Laurea Hyvinkää Degree programme in Business management Financial management Abstract Elina Mäkipelkola Invoicing, collecting the debts and commitment of capital Case: Putting use the invoice and ledger software Year 2010 Pages 32 The aim of this research was to find out how companies through billing can speed up the collection of the debts and what kinds of actions can be taken in a situation where the debts have been delayed so badly that the collecting of the debts is required. Collecting the debts as quickly as possible and getting money back to company s account is very vital from company s point of view because the debts commit a lot of company s capital which is unavailable for company s own use. The aim of the study was start up the use of the billing and ledger software in a small agricultural company. The company has had difficulties in collecting the debts and in cooperation with the company we decided to start using the billing and ledger software in that company. During the start of the software s use we tried to find out what kind of ways does the software offer to speed up the collection of the debts. This study deals invoicing, ledger, collecting the debts and how these matters affect the capital commitment. While the software was put in use, the required actions and company s former system has been clarified. The data was collected by interviewing and observation. Via interviewing I got the information concerning company s former financial process and use of the billing program. Based on that information we could start the use of the billing and ledger software. Participating observation in this study means that I have participated in starting the use of new software. Small changes in company s invoicing can achieve development which can fasten money coming to the company s account. In invoicing the company should have enough information about the customer and the delivery. The ledger helps company to follow income on the payed debts and also to be aware of delayed debt payments. It is also very important to check out customers ability to pay and that way try to prevent credit losses. However even by these ways it is not definite that company can get its money of the debts when it is supposed. For these kinds of situations the company should have an effective way to collect the debts. Key words: Invoicing, ledger, credit management, commitment of capital

5 SISÄLLYS 1. Johdanto Taloushallinto ja laskutusprosessi Laskutusprosessi Laskutus Laskut ja toimitukset Toimitusehdot Toimitustapa ja aika Maksuehdot Reklamaatiot Viivästyskorko Asiakastiedot ja tuoterekisteri Myynti- ja ostoreskontra Saamiset, luottohallinto ja perintä Saamisten analysointi Luottohallinto Perintä Yritys, ohjelman käyttöönoton tausta, tavoitteet ja lähtötilanne Käyttöönotto Tavoitteet ja odotukset Laskutus ja perintäprosessi Käyttöönoton käytännön toteutus Laskutusohjelman käyttöönotto Laskutuksen keinot vaikuttaa saatavien kertymiseen Reskontran käyttöönotto Päätelmät Lähteet Kuviot ja taulukot... 33

6 1. Johdanto Menestyvän yritystoiminnan taustalla on yrityksen ydinosaamisen lisäksi monia muita tärkeitä asioita. Näistä ehkä suurin ydinosaamisen jälkeen on talouden oikeanlainen hoitaminen, sillä ilman ei suju muukaan toiminta. Riippuen yrityksen koosta on talouden hoito joko hoidettu itse tai ulkoistettu sen hallitsevalle yritykselle. Suurilla yrityksillä on usein omat osastonsa, jotka käsittelevät talousasiat, mutta pienet yritykset hoitavat usein talouden itse. Pienissä yrityksissä hämärtyy usein tilitoimiston ja yrityksen välinen työnjako, joka tulee yritykselle pahimmassa tapauksessa erittäin kalliiksi. Yksinkertaisimmillaan työnjako on se, että yritys hoitaa itse laskutuksen, reskontran, ostolaskujen maksamisen ja kuukauden lopussa toimittaa tiliotteet, tositteet, kuukauden laskutuksen ja avoimen reskontran. Tämän jälkeen tilitoimisto suorittaa loput eli tekee kirjanpidon, laskee arvonlisäverot ja palkkaperusteiset työnantajasuoritukset. Varsinkin huonona taloudellisena aikana on yrityksen kannalta tärkeää, että saatavat asiakkailta tulevat sovittuna aikana ja oikeanmääräisinä. Saatavien erääntyminen ja niiden periminen ovat erittäin kallista yritykselle ottaen huomioon pääoman sitoutumisen ja perimistoiminnan kulut. Kohdeyrityksenä on maataloutta harjoittava yritys. Valitsin tämän yrityksen työni kohteeksi, sillä yrityksellä on hallussaan sen ydinosaaminen mutta taloudenhoidossa on paljon kehitettävää. Pääasiassa vaikeudet suoritusten kerryttämisessä kassaan oli syy, jonka vuoksi yrityksen valitsin työni kohteeksi. Tiedonkeruumenetelmänä on käytetty keskusteluja sekä osallistuvaa havainnointia. Keskusteluista on saatu tietoa yrityksen aiemmasta talouden hoidosta ja laskutusohjelman käytöstä, jonka pohjalta on voitu aloittaa ohjelman käyttöönotto. Osallistuva havainnointi tarkoittaa tässä tapauksessa sitä, että olen itse ollut mukana käyttöönotossa. Työn tavoitteena on selvittää, millaisilla keinoilla yritys voi laskutuksen kautta nopeuttaa saatavien kertymistä kassaan sekä millaisia perintäkeinoja yrityksellä on käytettävissään, jos saatavien tulo viivästyy niin, että perintä on aiheellista. Saatavien kertyminen yrityksen kassaan mahdollisimman nopeasti on tärkeää siksi, että niihin sitoutuu paljon pääomaa, joka on poissa yrityksen omasta käytöstä.

7 7 2. Taloushallinto ja laskutusprosessi Taloushallinnon tehtävänä on tuottaa yrityksen johtamista avustavia ja taloutta kuvaavia raportteja sekä osallistua yrityksen talouden johtamiseen ja valvontaan. Liikeyrityksen taloushallinnon päätehtäväksi on perinteisesti ymmärretty yrityksen taloutta kuvaavien raporttien laatiminen. Tämän perusteella on taloushallinnon tehtävien katsottu kohdistuvan lähinnä laskentatoimen alueelle. (Neilimo & Uusi-Rauva 2005, ) Laskentatoimen tehtävä voidaan määritellä seuraavasti: kerätä ja rekisteröidä toimintaa ja taloutta koskevia tietoja sekä niiden perusteella laatia laskelmia ja raportteja sidosryhmille. Siitä voidaan erottaa kaksi osa-aluetta hyväksikäytön näkökulmasta. (Neilimo & Uusi-Rauva 2005, 139.) Nämä osa-alueet ovat: Rahoittajien laskentatoimi Johdon laskentatoimi Rahoittajien laskentatoimen muodostaa liikekirjanpito ja tilinpäätös. Näistä kahdesta kertyvä informaatio palvelee erityisesti yrityksen ulkoisia sidosryhmiä, kuten lainanantajia. Rahoittajien laskentatoimesta kertyvä tieto on lakisääteistä ja se perustuu menneisyyteen. (Neilimo & Uusi-Rauva 2005, 139.) Päädokumenttina voidaan pitää tilinpäätöstä, johon kuuluvat tuloslaskelma ja tase. Tase on pitkävaikutteisten menojen, rahavarojen ja saatavien sekä pääomarahoituserien laskelma. (Neilimo & Uusi-Rauva 2005, ) Tuloslaskelmasta käy ilmi yrityksen tulot ja menot sekä yrityksen tilikauden tulos. Johdon laskentatoimi tuottaa informaatioita yrityksen johdolle ja henkilöstölle. Tämä informaatio on avuksi asioissa, jotka koskevat yrityksen toiminnan ohjaamista ja siihen liittyvää päätöksentekoa. Se on toisin kuin rahoittajien laskentatoimi tulevaisuuteen suuntautuvaa ja usein ennusteisiin perustuvaa. (Neilimo & Uusi-Rauva 2005, 139.)

8 Laskutusprosessi Yrityksen taloushallinto koostuu useista eri osatoiminnoista. Jokaisen yrityksen talousprosessiin liittyy kuitenkin tietyt perustoiminnot. Nämä toiminnot ja niiden suoritustapa riippuvat kuitenkin yrityksen toimialasta ja koosta. Toiminnot voidaan tehdä joko manuaalisesti tai käyttäen apuna ATK-järjestelmiä. (Viitala 2006, 29.) Tässä työssä keskitytään yrityksen laskutus- ja perintäprosessiin, jotka ovat osa alla olevaa yrityksen taloushallinnon toteutusta. Kuvio 1 kuvaa tyypillistä yrityksen taloushallinnon toteutusta. YHTIÖKOKOUS SIDOSRYHMÄ BUDJETTI TULOS- JA RAHOITUSENNUSTE KASSA KIRJANPITO HALLITUS / TJ TILINPÄÄTÖS KÄYTTÖOMAISUUS- KIRJANPITO (sumu-poistot) VASTUUKIRJANPITO TOSITTEET PANKKI LASKUTUS OSTOT VARASTO PALKAT TYÖSUHTEET rajapinta TUOTANNONTEKIJÄ MARKKINAT ASIAKKAAT Kuvio 1: Taloushallinnon prosessit ja informaation siirtyminen (Viitala 2006, 30.)

9 9 Kuviosta käyvät ilmi taloushallinnon rutiinit, kuten laskutus, reskontra, palkkahallinto, pankkitapahtumat ja kassa. Näistä koostuu yrityksen kirjanpito, jonka tuloksena saadaan tuotettua erilaisia raportteja niin yrityksen tulevaisuuden ennusteiden tekoon kuin yrityksen sidosryhmille. Esimerkkinä sidosryhmästä mainittakoon lainanantajat. Raportteja, joista näitä ennusteita voidaan tehdä, ovat esimerkiksi yrityksen tilinpäätös, joka koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta. Esimerkkinä tällaisista ennusteista on talouden ennustelaskelmat kuten rahoituksen ja investointien suunnittelu. (Viitala 2006, 52.) Laskutus on erittäin tärkeä hoitaa mahdollisimman nopeasti, sillä käyttöpääoma, joka on sitoutuneena myyntisaamisiin, on poissa yrityksen käytöstä. Käyttöpääoma on se osa yrityksen pääomasta, joka tarvitaan päivittäisen toiminnan kattamiseen. Sillä tarkoitetaan sellaista liiketoiminnan rahoitustarvetta, joka on katettava joko korollisella vieraalla pääomalla tai omalla pääomalla. Käyttöpääoma saadaan laskettua seuraavasti: myyntisaamiset + vaihto-omaisuus + vaihto-omaisuudesta maksetut ennakkomaksut - ostovelat - saadut ennakot =käyttöpääoma (Talponen 2002, 16.) Pääoman sitoutumisesta kertoo käyttöpääomaprosentti. Se kertoo kuinka paljon pääomaa on sitoutunut yrityksen toimintaan suhteessa liiketoiminnanlaajuuteen. Käyttöpääomaprosentti lasketaan seuraavasti: 100 X (käyttöpääoma/liikevaihto (12 kk)) ( Alla oleva taulukko esittää, miten pääoman korkokulut syövät saavutetun voiton. Pääoman hinta vuodessa Voittomarginaali % 10% 8% 6% 4% 2% 5 % 24 19,2 14,4 9,6 4,8 6 % % 15 9,6 7,2 6 2,4 10 % 12 9,6 7,2 4,8 2,4 12 % ,4 15 % 8 6,4 4,8 3,2 1,6 Taulukko 1 Pääoman korkokulut suhteessa voittoon (Talponen 2002, 16.)

10 10 Taulukosta käy ilmi miten pääoman korkokulut syövät saavutetun voiton. Esimerkiksi lainan koron ollessa 15 % ja voittomarginaalin ollessa 2 % voitto menetetään 1,6 kuukauden aikana. Lainan koron taas ollessa 6 % ja voittomarginaalin ollessa 4 % menetetään voitto 8 kuukaudessa. Tästä huomataan, että mitä korkeampi on lainan korkoprosentti vuodessa ja mitä matalampi voittomarginaali sitä tärkeämpää on, että rahat saadaan kassaan nopeasti. (Talponen 2002, 16.) 2.2 Laskutus Asiakkaat, joille myydään laskulla ja myönnetään maksuaikaa, myydään käytännössä velaksi. Koska kyseessä voi olla suurikin summa, on tärkeää, että laskutus tapahtuu nopeasti ja saatava on mahdollisimman nopeasti yrityksen kassassa. Reskontra, korkolaskutus, saatavien perintä, asiakasrekisterit, tuoterekisterit, myyjärekisterit ja tilastot ovat esimerkkejä oheistoiminnoista, jotka ovat seurausta laskutuksesta. Laskutuksesta tiedot siirretään kirjanpitoon. Kirjanpitotietoja ovat muun muassa kuukauden laskutus verokannoittain, kuukauden aikana kertyneet suoritukset ja avoimien laskujen määrä. (Mäkinen & Söderström 2002,11; Viitala 2006, 42.) Tapahtumaketju, jonka tuloksena on lasku: Asiakas tekee tilauksen Tavara lähetetään asiakkaalle Asiakkaalle lähetetään lasku Asiakas maksaa laskun Kuvio 2: Laskutusprosessi (Mäkinen & Söderström 2002, 11.)

11 11 Laskutus tapahtuu esimerkiksi siten, että laskut tulostetaan atk-ohjelmasta tai käyttämällä tekstinkäsittelyohjelmaa. Laskut voidaan nykyään myös toimittaa sähköisesti asiakkaalle, joko sähköpostiin tai verkkolaskuna. Laskutusohjelmaa käytettäessä ohjelma numeroi ja laskee viitenumerot automaattisesti. Laskutusohjelma laatii erilaisia myyntiraportteja, myyntitilastoja, laskujen erääntymisluetteloita jne. Se seuraa tehokkaasti yrityksen saatavia ja tehostaa niiden perintää. (Mäkinen & Söderström 2002, 17.) Tavallisesti yhdessä laskussa laskutetaan vain yhdestä toimituksesta, mutta on myös mahdollista laskuttaa samassa laskussa esimerkiksi kuukauden toimitukset, jolloin kyseessä on koontilasku. Tavaran tai toimituksen ollessa virheellinen lähetetään asiakkaalle hyvityslasku. Maksun saamiseksi asiakkaalta tulisi laskun olla mahdollisimman informatiivinen, sillä tällä pystytään ohjaamaan asiakkaan maksukäyttäytymistä. Informatiivisen laskun avulla saadaan nopeampi käsittely, joka johtaa nopeampaan maksuun. (Hedman 1992, 43 44; Mäkinen ja Söderström 2002, 12.) Myyjää koskevia tietoja laskussa tulisi olla ainakin nimi-, osoite- ja yhteystiedot sekä y- tunnus. Asiakasta koskevia tietoja ovat yrityksen virallinen nimi, laskutusosoite ja toimitusosoite. Laskutusosoite ja toimitusosoite voivat olla eri osoitteita, joten ne tulisi molemmat merkitä laskuun. Tämän lisäksi laskuun tulisi merkitä asiakasnumero. (Mäkinen & Söderström 2002, 13.) Laskut ja toimitukset Toimitusten yhteydessä tulee valvoa sitä, milloin toimitus tapahtuu ja milloin sen oletetaan olevan asiakkaalla. Valvontaa tulisi tehdä siksi, että osataan laskuttaa asiakasta oikeaan aikaan. Tällä tarkoitetaan sitä, että laskua tehtäessä otetaan huomioon muut asiat, jotka voivat vaikuttaa siihen milloin maksu saadaan. Toimitusten seuranta ja reklamaatioiden käsittelyrutiineilla voidaan estää mahdottomia saamisia päätymästä reskontraan. Reskontrassa työskentely voi vaikeutua huomattavastikin, jos toimituksia seurataan huonosti ja reklamaatioiden käsittelyssä on puutteita. (Hedman 1992, 51.) Toimitusehdot Toimitusehdot liittyvät kiinteästi tavaroiden toimittamiseen ja ne ovat melko lailla vakioituja. Toimitusehdot vaihtelevat kuitenkin sen mukaan, onko kyseessä tavara, palvelu vai näiden yhdistelmä. (Hedman 1992, 35.) Tavaroiden toimittamisessa käytettäviä ehtoja on erilaisia. Esimerkkeinä voidaan ottaa toimitusehdot, joissa joko ostaja tai vaihtoehtoisesti myyjä maksaa rahdin ja lastauksen. Palveluita koskevien toimitusehtojen sopiminen on hieman puutteellisempaa kuin tavaratoimituksissa. Tämä johtuu pääosin siitä, että ei ole olemassa vakiosääntöjä niin kuin tavaroiden kohdalla.

12 12 Palvelujen tuottaminen on jatkuva toiminto, joka kuluu samanaikaisesti, kun sitä tuotetaan. Siksi olisikin tärkeää, että säädellään sitä, missä, miten ja milloin palvelua toimitetaan. Tällaisesta palvelun toimittamisesta voidaan ottaa esimerkiksi tilanne, jossa asiakkaalle ollaan asentamassa jotain konetta. On tärkeää, että asiakkaan kanssa sovitaan milloin (ajankohta) asennus aloitetaan ja milloin sen tulisi olla valmis. Missä kone asennetaan (toimituspaikka)? Miten tiloihin päästään sisään sekä miten palvelun lopputulos esitellään (toimitustapa)? Nämä tiedot ovat sen vuoksi tärkeitä, että erilaisten myöhästymisten takia sitoutunut pääoma kasvaa ja kassavirrassa saattaa syntyä häiriöitä, kuten kalliimpi rahoitus tai tuoton heikentyminen. (Hedman 1992, ) Tavaran ja palvelun yhdistelmässä kannattaa ottaa huomioon toimitusehdot vieläkin tarkemmin kuin pelkässä tavarassa tai palvelussa, sillä tavaran ja palvelun yhdistelmässä on riski joutua kantamaan suuria pääomakustannuksia loppuvaiheessa. Kannattaa siis sopia esimerkiksi ennakkomaksuista tai osamaksuista. Vaikka asiakas saattaakin vaatia jonkinlaista hinnan alennusta niiden vuoksi, kannattaa siihen suostua, sillä siten vähennetään epävarman ja myöhästyneen kassavirran riskiä. (Hedman 1992, ) Toimitusehdosta käy myös ilmi se, kenen vastuulla tavarat siirtyvät asiakkaalle. Vastuun ollessa myyjällä on ostajalla oikeus uusiin tavaroihin, jos niille tapahtuu jotain kuljetuksen aikana. (Mäkinen & Söderström 2002, 13.) Toimitustapa ja aika Toimitustavalla tarkoitetaan sitä, miten tavara asiakkaalle kuljetetaan. Toimitustapoja on monia ja sen valintaan vaikuttavat muun muassa asiakkaan toiveet, toimituskustannukset ja tavaran koostumus. Toimitustapaa valitessa tulisi ottaa huomioon toimitustäsmällisyys, toimitustavan ja maksuehtojen yhteensopivuus sekä se, että asiakas pystyy hoitamaan saapuvat toimitukset. Toimitustäsmällisyys on tärkeää siksi, että se saattaa vaikuttaa asiakkaan maksuhalukkuuteen ja nopeuteen. Tällä tarkoitetaan sitä, että jos lasku on ennen tavaraa asiakkaalla, voi sillä olla negatiivinen vaikutus asiakkaaseen. Toimitustavan ja maksuehtojen yhteensopivuus on siis tärkeää, että ei tule eteen tilanteita, joissa toimitustapa ei kohtaa maksuehtojen kanssa. (Hedman 1992, )

13 Maksuehdot Maksuehdosta käy ilmi, milloin tavara tai palvelu on maksettava. Maksuehdoilla voi olla suurikin merkitys kaupan syntyyn, ja siksi ne tulee harkita asiakaskohtaisesti. Maksuehdot tulee harkita senkin vuoksi tarkasti, että varmasti saadaan maksu tavarasta tai palvelusta. Varsinkin ulkomaille suuntautuvan kaupan kannalta tulisi miettiä ehtoja tarkasti ja pyrkiä saamaan esimerkiksi ennakkomaksua tai muu vastaava vakuusmaksulle. (Hedman 1992, 30.) Maksuehdoissa tulee miettiä, millaista luottoa annetaan, halutaanko esimerkiksi avoin maksu. Maksutavan kannalta tulisi miettiä, mikä on halvin ja varmin maksutapa. Maksuehdoilla saavutetaan molemminpuolisia etuja; ostaja saa alennuksen maksaessaan nopeasti, kun taas myyjä saa rahat kassaansa aiemmin antamalla alennusta, ja rahat ovat yrityksen käytössä nopeammin. Usein kuitenkin yritykset jättävät käyttämättä tämän alennuksen ajatellen sitä niin pieneksi. Mikäli yrityksessä on maksuvalmius kunnossa, kannattasi sen hyödyntää nämä alennukset, sillä tällä tavoin yritys voi säästää vuosien aikana paljonkin rahaa. (Hedman 1992, 30.) Reklamaatiot Reklamaatioita eli valituksia ja palautetta tavarasta ja palvelusta tulee aina, mutta kuitenkaan yrityksillä ei ole rutiineja niiden käsittelyä varten. Reklamaatioiden käsittely mielletään usein laatuasiaksi, vaikka se on myös suuremmissa määrin kassanhallinta-asia. Kassanhallintaan reklamaatiot vaikuttavat siten, että niiden vuoksi maksut joko myöhästyvät tai niihin tulee muutoksia. Kuten edellä on mainittu, tulisi toimituksia seurata, jotta vältyttäisiin reklamaatioilta. (Hedman 1992, 47.) Reklamaatioiden käsittely voidaan jakaa kolmeen osaan: aiheeseen, syyllisyyteen sekä korvaukseen ja toimenpiteisiin. Aiheet voidaan taasen jakaa seuraavasti: virhe (tavarassa tai palvelussa), virheellinen toimitusosoite tai määrä, väärät asiakirjat sekä asiakirjojen virheellinen sisältö. Jako aiheisiin on tärkeää, että voidaan selvittää, mistä virhe johtuu. Virheen löytymisen jälkeen voidaan selvittää syyllisyys ja, korvauskysymykset ja ryhtyä toimenpiteisiin. Virheen löytymisen jälkeen etsitään syyllinen virheeseen, usein se on sisäisessä viestinnässä tai asiakasviestinnässä. Virhe toimituksessa tai tavarassa voi johtua niin toimittajasta kuin asiakkaastakin. Tärkeintä on kuitenkin selvittää syy virheeseen, että vahinko voidaan korvata ja oikaista oikealla tavalla. On myös tärkeää tarkkailla sitä, millainen vaikutus reklamaatiolla ja sen käsittelyllä on saamiseen. Aika on olennainen asia reklamaatioiden käsittelyssä, jotta saaminen saadaan kassaan nopeasti. (Hedman 1992, )

14 Viivästyskorko Korkolaissa määritellään, paljonko ja mistä alkaen viivästyskorkoa saa veloittaa. Viivästyskoron voi kuitenkin liikesuhteissa sopia vapaasti, kun taas kuluttajakaupassa se ei saa ylittää lain määräämää viivästyskorkoa, joka on ajalle %. Viivästyskoron veloittaminen saattaa myös auttaa siinä, että asiakkaat maksavat nopeammin, kuin jos ei perittäisi viivästyskorkoa. ( Korkolain 6 mukaan viivästyskorkoa saa periä laskuun merkitystä eräpäivästä alkaen. On kuitenkin myös tapauksia, joissa eräpäivää ei ole määrätty, jolloin se on yhden kuukauden kuluttua maksuvaatimuksesta. ( 2.3 Asiakastiedot ja tuoterekisteri Yrityksen kannalta on erittäin tärkeää, että asiakkaasta otetaan kaikki tiedot selville asiakassuhteen alusta alkaen. Näistä tiedoista voidaan tehdä jako tuotetietoihin, asiakasseurannan edellyttämin tietoihin sekä tietoihin, joiden avulla asiakasta koskevat hallinnolliset asiat hoidetaan. Kassanhallinnan kannalta yritetään välttää ajan haaskausta virheellisten ja puutteellisten tietojen vuoksi. Tuotetietojen kohdalla tämä tarkoittaa, että virheet havaitaan ajoissa. Esimerkki tällaisesta tilanteesta on, että asiakas tilaa tuotteita, joita ei ole tai jotka ovat loppuunmyyty. (Hedman 1992, 32.) Asiakasseurannan edellyttämiin tietoihin lukeutuvat ne tiedot, jotka auttavat luomaan ensikuvan asiakkaasta. Asiakkaalta suoraan saataviin tietoihin lukeutuvat muun muassa tilinpäätökset, markkinatiedot ja osavuosikatsaukset. Myös muilta saatavat tiedot ovat tarpeellisia, esimerkiksi muilta asiakkaan yhteistyökumppaneilta saatavat tiedot voivat olla erittäin käyttökelpoisia. (Hedman 1992, 32.) Asiakastiedot hallintoa varten ovat sellaisia tietoja, joita tarvitaan tilauksiin, toimituksiin, laskutukseen ja luottotietojen hankintaan. Näitä tietoja ovat esimerkiksi Y-tunnus ja yrityksen osoite. Tuoterekisteriin voidaan kerätä tietoa yrityksen eri tuotteista ja niihin liittyvistä tiedoista. (Hedman 1992, 33.) 2.4 Myynti- ja ostoreskontra Reskontrassa seurataan myyntisaamisia ja ostovelkoja. Myyntireskontrassa seurannassa on myyntisaamiset asiakkaittain, kun taas ostoreskontrassa seurataan ostovelkoja toimittajakohtaisesti. (Mäkinen & Söderström 2002, 90.) Myyntireskontraan kirjataan kaikki saamiset, kuten laskut ja hyvityslaskut. Sen avulla voidaan tehdä esimerkiksi huomioita asiakkaan ostokäyttäytymisestä.

15 15 Kassanhallinnan kannalta tärkeimpiä toimintoja reskontrassa ovat perustiedot saamisten perinnästä ja luottoriskin ohjauksesta. Luottoriskin ohjauksella tarkoitetaan niitä keinoja, joilla voidaan välttää luottotappiot. Vähimmäistietoja, joita reskontrasta tulisi saada, ovat laskun summa, eräpäivä, hyvityslasku, viitenumero, asiakasnumero ja laskunumero. Myyntireskontran avulla voidaan myös kehittää yrityksen pääoman sitoutumisen kehittämistä. Tämä tarkoittaa sitä, että reskontrasta saatua tietoa voidaan jalostaa ja siitä saadusta tiedosta voidaan tehdä erilaisia jakaumia. Esimerkki tällaisesta jakaumasta on maksujen frekvenssijakauma. Frekvenssijakauma osoittaa miten maksut jakautuvat eräpäivän ympärille. Tämän avulla voidaan parantaa yrityksen likviditeettiä. Tämän lisäksi reskontrasta voi olla apua myös maksuvalmiussuunnittelun parantamisessa. (Hedman 1992, 53, 64, 66.) Myyntireskontrasta saadaan esimerkiksi myyntisaamisia koskevat tiedot asiakkaittain ja perintälistat. Saatavien perintää voidaan myös tehostaa huomattavasti reskontran avulla. Myyntireskontra/laskutus ATK-ohjelmassa PANKKI ASIAKKAIDEN MAKSUT LASKUTUS MYYNTIRESKONTRA KIRJANPITO LASKUT RAPORTIT Kuvio 3 Myyntireskontra (Mäkinen & Söderström 2002, 93.) Yllä olevasta kuviosta käy ilmi, että myyntireskontrassa on osana usein laskutus. Tällaisessa tapauksessa, kun laskutus on osana myyntireskontraa, siirretään laskut ja saamisia koskevat tiedot laskutuksesta myyntireskontraan, josta ne edelleen siirtyvät edelleen kirjanpitoon. Tämä säästää aikaa, sillä kun tiedot tallennetaan reskontraan, ei niitä tarvitse tallentaa enää uudestaan kirjanpitoon. Ostoreskontran tarkoituksena on, että yritys voi valvoa ostovelkojaan niin, että ne tulevat ajallaan maksetuksi. Ostoreskontra voidaan jakaa seuraavanlaisiin osiin: ostovelkareskontra, myyjätilastot, tuotetilastot, erääntymislaskelmat ja ennusteet budjettiin sekä maksutositteiden tulostus. Sieltä tulostettavia raportteja on muun muassa reskontraluettelo. (Mäkinen & Söderström 2005, )

16 16 Ostoreskontra ATK-ohjelmassa OSTOLASKUT OSTORESKONTRA KIRJANPITO OSTOLASKUJEN MAKSUT RAPORTIT Kuvio 4: Ostoreskontra(Mäkinen & Söderström 2002, 92.) Yllä olevasta kuviosta käy ilmi, että atk:lla hoidettavassa ostoreskontrassa ostolaskut kirjataan ostoreskontraan, josta voidaan tulostaa erinäisiä raportteja, kuten eräpäivälistoja, joista näkyy milloin laskut on viimeistään maksettava. Ostoreskontrasta laskut siirtyvät edelleen kirjanpitoon. (Mäkinen & Söderström 2005, 92.) 3. Saamiset, luottohallinto ja perintä Epävarmuus saamisen perimisestä johtuu sopimuksien, lainsäädännön ja liiketavoissa olevista epäselvyyksistä. Saamista ei katsota pitäväksi, jos siitä on reklamoitu ja siksi saamisen perimiseksi tulee seuraavien ehtojen täyttyä: saaminen voidaan katsoa erääntyneeksi, sitä ei ole maksettu sekä se, että saaminen ei ole kiistanalainen. Suurimmat ongelmat syntyvät, jos toimittajan ja asiakkaan välillä ei ole yksimielisyyttä tai yrityksen sisäisissä rutiineissa on ongelmia. Tällaisissa tilanteissa tulisi ottaa selvää, mitä laissa sanotaan, mitä sopimuksessa on sovittu, mitä omat järjestelmät kertovat sekä mitä asiakas sanoo. (Hedman 1992, ) 3.1 Saamisten analysointi Saamisia voidaan analysoida reskontran avulla ja sen vuoksi onkin tärkeää, että reskontrassa kaikki saamisia koskevat tiedot ovat oikein niin summat kuin maksuehdotkin. Analyysillä pyritään selvittämään reskontran laatua. Kaksi hyvää analyysiä ovat sisältö ja ikäanalyysit. (Hedman 1992, 54.) Sisältöanalyysi on käytännössä sitä, että pyritään selvittämään, mistä saamiset muodostuvat. Lyhyesti voidaan sanoa, että sen tulee vastata seuraaviin kysymyksiin: mikä on erääntymättömien laskujen määrä ja summa sekä erääntyneiden määrä ja summa, miten saamiset jaotellaan sekä mitkä ovat puhtaita saamisia. Näiden kysymysten vastauksien perusteella voidaan jaotella, se miten tehokkaasti saamisia voidaan periä. Jaottelu voidaan tehdä seuraavasti: maksu matkalla. (maksu maksettu, mutta ei näy vielä reskontraan) maksu selvitettävänä (esimerkiksi reklamaatio tehty ja saaminen erääntynyt selvittelyn aikana) maksu selvitetty (hyvitetään summat, joita on karhuttu)

17 17 epävarmat saamiset (esimerkiksi riidan vuoksi jäänyt perintäprosessi kesken) perintäkielto (pysäytetään perintä eli merkitään erääntyneet laskut joiden perintä pysäytetään) (Hedman 1992, ) Ikäanalyysiä käyttämällä saadaan selvitettyä lähtötiedot perintää ja luottoriskin selvittelyä varten. Ikäanalyysin avulla saamiset luetteloidaan aikajärjestyksessä kausittain. Esimerkiksi erääntynyt päivää, erääntynyt päivää. (Hedman 1992, 56.) Luottoaikana pidetään niiden päivien lukumäärä, joiden myyntiä ulkona olevat saamiset vastaavat. Tämä on tapa, jolla voidaan kuvata myyntisaamisten määrää. Myyntisaamisten määrän kuvaaminen on tärkeää siksi, että saadaan luotua tehokas saatavien käsittely. (Hedman 1992, 60.) Teoreettisella luottoajalla tarkoitetaan sitä luottoaikaa, joka käy ilmi maksuehdoissa. Myyntisaamisten hoidon tehokkuutta voidaan mitata vertaamalla teoreettista luottoaikaa todelliseen luottoaikaan. Todellinen luottoaika on se, milloin maksu saadaan. Esimerkiksi jos eräpäivä maksulle on 12.2 ja maksu saadaan 12.2, on tällöin teoreettinen ja todellinen luottoaika sama. (Hedman 1992, 62.) Seurantatiheyden ja käytettävissä olevien tietojen perusteella, luottoaikoja voidaan laskea kahdella eri menetelmällä: (Hedman 1992, 60.) yksinkertaisella menetelmällä vaiheittaisella menetelmällä Yksinkertaisessa menetelmässä tehdään arvio laskemalla ulkona olevien saamisten osuus vuotuisesta liikevaihdosta. Liikevaihto voi olla myös ennuste tai budjetoitu liikevaihto, kunhan laskelma tehdään aina samasta luvusta. (Hedman 1992, 60.) Kaavana käytetään: 365*ulkona olevat myyntisaamiset Liikevaihto Tämä menetelmä kertoo miten tärkeitä saamiset ovat pääoman sitoutumiselle. Yksinkertaisen menetelmän heikkous piilee kuitenkin siinä, että myynnin vaihtelut ja maksuehtojen muutokset eivät anna realistista kuvaa, jos on ohjattava juoksevaa toimintaa.( Hedman 1992, 61.)

18 18 Vaiheittainen menetelmä on parempi, jos lasketaan vaiheittain joko päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että otetaan tietyn päivän myyntisaamiset ja vähennetään ne ajanjaksot kerrallaan, kunnes saamiset on laskettu nollaan saakka. (Hedman 1992, 61.) 3.2 Luottohallinto Luottohallinto on käsite luottoriskin hoidolle. Se tarkoittaa tietojen hankkimista sekä luottotappioiden estämistä ja niiden estämiseksi tehtäviä toimenpiteitä. Kassan hallinnan näkökulmasta siihen lisätään myös erääntyneiden saamisten minimointi. Usein luottohallinto tarkoittaa ainoastaan luottotietojen tarkistusta ja toimenpiteitä, kun maksut ovat erääntyneet. Luottohallinto tulisi kuitenkin jakaa ennen ja jälkeen kaupan tehtäviin toimenpiteisiin. Tarpeen on miettiä, tehdäänkö kauppoja, mitä ovat luottopäätökseen vaikuttavat asiat sekä miten kaupan päätyttyä minimoidaan luottotappiot. (Hedman 1992, 67.) Asiakkaan luottotiedot kertovat asiakkaan maksukyvystä. Luottotietojen tulisi olla ajan tasalla koko ajan, että niistä olisi yritykselle hyötyä. Luottotiedot kertovat niin yrityksen maksukäyttäytymisestä kuin taloudellisesta asemasta ja luotettavuudesta. Luottotietojen hankinnalla voidaan vähentää riskejä, joita liittyy toimintaan. (Hedman 1992, 68.) Luottotietoja voi hankkia lukuisista eri kanavista mutta helpoiten niitä saa luottotietopalveluja tarjoavilta yrityksiltä. Näitä on esimerkiksi Dun & Bradstreet Finland Oy ja Suomen asiakastieto Oy. Dun & Bradstreet on ensimmäisenä Suomessa määritellyt melkein jokaisen normaalia liiketoimintaa harjoittavan yrityksen luottokelpoisuuden eli Ratingin. Se perustuu Dun & Bradstreetin kehittämään automaattiseen luottoluokitusjärjestelmään. Sitä päivitetään jatkuvasti ja se koskee yrityksien taloutta, toimintaa, taustaa ja maksutapaa. Rating on siis jatkuva päivitteinen, joten se pysyy parhaiten ajan tasalla koko ajan. ( Itse luottotappiot vaikuttavat yrityksen luotonkäsittelyyn siten, että jos ei tunneta näitä ongelmia, ei niistä yleensä olla myöskään kiinnostuneita. Tällaisilla yrityksillä on yleensä myös suurimmat tappiot. Luottotappioiden kohdalla kannattaa tavoitella niiden optimointia. Optimaalinen piste on se piste, jossa rohkealla riskinotolla saadut lisäkatteet ovat yhtä suuret kuin siitä aiheutuneet luottotappiot. (Hedman 1992, )

19 Perintä Perinnällä tarkoitetaan toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on saada velallinen vapaaehtoisesti suorittamaan erääntynyt velkojan saatava. (Laki saatavien perinnästä /513) Saatavan katsotaan erääntyneen, kun suoritusta saatavasta ei ole tapahtunut sopimusehtojen mukaisena eräpäivänä. (Pönkä & Willman 2004, 22.) Perinnäksi katsotaan kaikki toimenpiteet, joihin ryhdytään eräpäivän jälkeen ja joiden tavoitteena on erääntyneen saatavan suoritus. Perinnän alkuvaiheessa kysymyksessä on yleensä kirje ja puhelinperintä. Näihin liittyen kyseeseen voivat tulla myös maksuohjelmat ja niiden valvonta, vakuusjärjestelyt ja muut toimenpiteet, joilla pyritään varmistamaan saatavan suoritus. (Pönkä & Willman 2004, 24.) Perintää suoritettaessa tulee noudattaa hyvää perintätapaa, josta säädetään laissa. Hyvästä perintätavasta säädetään lain 4 ( /568) seuraavaa: perinnässä ei saa käyttää hyvän perintätavan vastaista tai muutoin velallisen kannalta sopimatonta menettelyä. Perinnässä ei saa: 1) antaa vääriä tai harhaanjohtavia tietoja maksun laiminlyönnin seuraamuksista; 2) aiheuttaa velalliselle kohtuuttomia tai tarpeettomia kuluja taikka tarpeetonta haittaa; eikä 3) vaarantaa velallisen yksityisyyden suojaa. Hyvällä perintätavalla tarkoitetaan siis sitä, että perinnän tulee olla tahdikasta, asiallista ja velallisen yksityisyyttä kunnioittavaa. Tämä koskee kaikkia perintää harjoittavia tahoja niin varsinaista velkojaa kuin toimeksisaajaa. (Pönkä & Willman 2004, 41.) Euro Luottotappio Voitto % ennen veroja 5 % 8% 10 % 12 % Taulukko 2: Perinnän tuotto verrattuna lisämyyntiin (Talponen 2002, 15.)

20 20 Taulukosta käy ilmi, että euron myynnistä luottotappion kattamiseen tarvitaan voittoprosentin ollessa 12 prosenttia lisämyyntiä euron edestä. Voittoprosentin taas ollessa 5 tarvitaan lisämyyntiä eurolla. Myynnin taas ollessa euroa tarvitaan voittoprosentin ollessa 8 prosenttia lisämyyntiä euron edestä. Tästä voidaan tehdä huomio, miten paljon tarvitaan myyntiä, että tappiot saadaan katettua. (Talponen 2002, 15.) Pääoma, joka on sitoutuneena erääntyneisiin saataviin, on poissa yrityksen omasta käytöstä ja saattaa johtaa yrityksen omiin maksuvaikeuksiin. Jo yhdellä päivällä nopeutettu perintä vapauttaa pääomia, joka on hyväksi yritykselle. Alla olevasta taulukosta käy ilmi mikä olisi korkotuotto 15 prosentin korolla: Laskutus (M ) Vapautuva pääoma Vuosituotto 15 % Taulukko 3 Pääoman vapautuminen (Lehtonen 1996, 16.) Taulukosta käy ilmi, miten paljon pääomaa vapautuu, jos yritys lyhentää saatavansa kiertoa yhdellä päivällä. Jos yritys, jonka laskutus on vuosittain noin euroa, pystyy lyhentämään saatavansa kiertoa päivällä, vapauttaa samalla pääomaa eurolla. Jos koron ajatellaan olevan 15 %, olisi vuosituotto tuosta vapautuneesta pääomasta 505 euroa. Varsinkin jos yrityksen laskutus on vuositasolla yli 16 miljoonaa euroa, on vapautuva pääoma yli euroa ja siitä oleva vuosituotto yli euroa. Melko pienellä muutoksella saadaan aikaan huomattavan suuri pääoman vapautuminen. (Lehtonen 1996, 16.) Yrityksillä on käytettävinään monenlaisia perintämenetelmiä, joista esimerkkeinä on kirjeperintä, puhelinperintä ja tratta. Useimmiten käytetty on kirjeperintä, mutta puhelinperinnällä saadaan asiakkaaseen suorempi kontakti ja täten sen teho saattaa olla parempi kuin kirjeperintä. Kirjeperintä on yritykselle edullisin tapa periä saatavia. Aikaisemmin yritykset lähettivät kolmekin maksumuistutusta ennen kuin alkoivat käyttää tehokkaampia keinoja. Näin ei kuitenkaan enää suositella tehtävän, sillä kolmen tai sitä enemmän maksumuistutuksen lähettäminen tekee toimista jo tehottomia. Yleisesti ajatellaan, että yksi muistutus on riittävä. Kuitenkin jos saatavan määrä on pieni ja yrityksen järjestelmät sen mahdollistavat, voidaan pieniin saataviin käyttää useampia maksukehotuksia. Suuriin saataviin ei kannata käyttää useaa maksumuistutusta sen vuoksi, että ne lykkäävät tehokkaampiin perintätoimiin siirtymistä. (Lehtonen 1996, 52; Pönkä ja Willman 2004, 91.)