Projektitoiminta ja johtaminen

Transkriptio

1 Projektitoiminta ja johtaminen Kehittämissuunnitelma Aura Street Market yhdistykselle Elina Tamminen Kulttuurituotanto Iina-Maria Piilinen 8. maaliskuuta 2012

2 5 SISÄLLYS 1 Aura Street Market Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 1.1 Tausta Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 1.2 Tapahtumat Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 2 Markkinointi Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 2.1 Markkinointimateriaalit Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 2.2 Aura Street Market- tuotteet Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 2.3 Tiedoitus ja mainonta Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 3 Yhdistyksen toiminta Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 3.1 Jäsenten motivointi Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 3.2 Hallituksen toiminta ja jakautuminenvirhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty.

3 6 Aura Street Market 1.1 Tausta Aura Street Market- yhdistys on perustettu Yhdistys toimii mahdollisuutena luovien alojen tekijöille tuoda taiteensa ulos ovista ja ikkunoista ihmisten nähtäväksi ja koettavaksi. Yhdistyksen tarkoituksena on myös tuoda yhteen alan tekijöitä, jotta he voisivat verkostoitua keskenään. Yhdistys toimii apurahojen ja jäsenmaksujen avulla. Pysyviä apurahoja ei ole, mutta yhdistys saa vuosittain hyvän summan apurahoja mm. Turun seudun kehittämiskeskukselta. Vuonna 2011 yhdistys sai apurahoja myös Konstsamfundetilta, Turun taidetoimikunnalta, Taiteen keskustoimikunnalta ja Svenska kulturfondetilta. Aura Street market- yhdistys on täysin kaksikielinen yhdistys. Kaikki markkinointi materiaali tehdään sekä suomen, että ruotsin kielellä. Kaksikielisyyden ansioista yhdistys voi hakea apurahoja myös ruotsinkielisiltä säätiöiltä. Kaksikielisyydellä pyritään korostamaan sitä, että design ja kulttuuri ovat kaikille kielestä riippumatta. ASM haluaa tarjota mahdollisuuden ruotsinkielisille osallistua tapahtumaan äidinkielellään. Tapahtumissa pyritään aina käyttämään, jotakin ruotsinsuomalaista esiintyjää tai muuta toimijaa. Myös kaikki myyjille toimitettu materiaali lähetetään myös Ruotsiksi ja yhdistys pyrkii siihen, että jokaisessa tapahtumassa on myös suomenruotsalaisia myyjiä. 1.2 Tapahtumat Aura Street Market- päätapahtuma on pieni poikkitaiteellinen urbaani markkinatapahtuma designtuotteille, taiteille ja käsitöille, sekä muille eettisille ja korkealaatuisille tuotteille. Tapahtumissa on aina mukana myös muunlaista kulttuuri tarjontaa, kuten lyhytelokuva, elävää musiikkia tai jopa sirkustaiteilijoita. Vuonna 2011 päätapahtuma

4 7 järjestettiin vanhalla raatihuoneella teemanaan Uusi vanha suurtori. Kaksipäiväisessä tapahtumassa kävi noin 4000 kävijää katselemassa 30 eri muotoilijan töitä. Aura street market- yhdistys järjestää päätapahtuman lisäksi nykyään myös nykyaikaisia joulumarkkinoita. Nykyaikaiset joulumarkkinat sisältävät pienemmässä määrin design ja taidetuotteiden tekijöitä jouluisessa tunnelmassa. Näiden kahden tapahtuman lisäksi Aura street market järjestää tai on mukana mahdollisimman monissa muotoilua tukevissa tapahtumissa. Kevään ja kesän 2011 aikana Aura street market- yhdistys oli mukana mm. Turku design- festivaaleilla sekä EuroCultured tapahtumassa. Markkinointi 2.1 Markkinointimateriaali Ensimmäiseksi kehityksen kohteeksi Aura street market- yhdistyksen toiminnassa otin markkinoinnin. Aura street marketin markkinointi on tällä hetkellä todella alkeellisella tasolla. Tapahtumien markkinointi täytyisi organisoida tapahtumaan nähden paremmin. Markkinointi tapahtuu liian myöhään ja liian epäjärjestelmällisesti vapaaehtoisten toimiessa oman mielensä mukaisesti. Ensimmäisenä tekona täytyisi olla päättää yhdistykselle markkinoinnista vastaava henkilö, jonka vastuulla olisi markkinoinnin aikatauluttaminen ja markkinointisuunnitelman luominen yhdistykselle. Markkinoinnin täytyisi keskittyä oikeisiin kohderyhmiin. Yhdistyksen markkinointi keskittyy tällä hetkellä kavereihin ja kavereiden kavereihin. Yhdistyksen täytyisi löytää oma markkinointi segmenttinsä ja keskittyä sen markkinointiin. Resurssit markkinointiin ovat rajalliset, koska yhdistyksellä ei ole paljonkaan varallisuutta, joten tämän vuoksi kaikki markkinointiin käytettävä varallisuus olisi ohjattava oikein. Oikein ohjattu

5 8 markkinointi voi tuoda kävijöitä huomattavasti enemmän kuin hajanaisesti ympäriinsä toteutettu markkinointi. Facebook markkinointia täytyisi kehittää ja kasvattaa suurempiin mittasuhteisiin, sillä facebook markkinoinnin toimiessa se saattaa tuoda enemmän näkyvyyttä kuin mikään ostettu markkinointivoima. Yhdistyksen painomateriaalit ovat tyylikkäästi suunniteltuja ja yhdistyksen eettiseen kantaan sopivia. Materiaalien ongelmana on ainoastaan niiden informaation vähyys. Tuntemattomasta yhdistyksestä flyerissa ja julisteessa lukee perustamisvuosia ja aatteita enemmän, kuin itse tapahtuman sisällöstä. Tapahtuma flyerin tulisi sisältää ytimekäs ja innostava informaatio tulevasta tapahtumasta. Aura street marketin nettisivut ovat nykyisessä olomuodossaan aivan hirveät. Ensimmäinen suuri rahasumma yhdistyksen tuloista kannattaisin ehdottomasti käyttää nettisivujen uusimiseen. Nettisivut ovat hankalasti luettavat, niistä ei löydä tarvittavaa tietoa tarpeeksi helposti, eikä niistä päivitetä mitään muuta kuin ajankohtaista palstaa. Tänään, kun kävin katsomassa ajankohtaista palstaa, huomasin, ettei ajankohtaista palstaakaan ole päivitetty joulukuun jälkeen. Nettisivujen päivittämiseen ja uusimiseen menisi n euroa tutun tai opiskelijan nettisivujen tekijän kanssa, ja ne antaisivat ehdottomasti valtavasti paremman mielikuvan yhdistyksestä. Sen lisäksi myyjien ja asiakkaiden olisi helpompaa löytää virallista tietoa yhdistyksestä ja sen toiminnasta. Hyvien ja selkeiden nettisivujen myötä myös yritykset voisivat kiinnostua kannattamaan yhdistystä sponsorointi sopimuksilla. Monet yritykset saattavat hylätä sponsorointi hakemukset jo sen perusteella, että nettisivut antavat epäammattimaisen ja hutiloidun kuvan yhdistyksestä. 2.2 Tuotteet Aura street market myy tuotteita, joiden tarkoitus on tukea yhdistyksen toimintaa. Tällä hetkellä yhdistyksen tuotteita myydään vasemmalla kädellä yhdistyksen tapahtumissa. Tuotteiden myyntiä täytyisi ehdottomasti tehostaa ja tuotteiden määrää kasvattaa. Aura street market myy tänä vuonna ainoastaan ASM- kangaskasseja, jotka ovat tehty kierrätys materiaaleista, joten ne toteuttavat hienolla tavalla yhdistyksen eettisiä periaatteita.

6 9 Ensinnäkin tuotteiden määrä pitäisi kasvattaa yhdestä kangaskassista muihin tuotteisiin, esimerkiksi ASM- meikkipusseihin tai vaikkapa kukkaroihin. Sen jälkeen tuotteiden myynti pitäisi siirtyä myös nettisivuille. Näin yhdistys saisi tuloja läpi vuoden ja myös yhdistyksen kannattajilla olisi mahdollista myös tukea yhdistystä, koska tahansa ostamalla tuotteita. 2.3 Tiedotus ja mainonta Yhdistyksen markkinointi keskittyy tällä hetkellä yhden tiedotteen lähettämiseen kahdella kielellä. Tiedote on pohjaltaan täysin samanlainen, jokaisessa ASM tapahtumassa vain muutamilla pienillä eroilla. Tiedottaminen kannattaisi jakaa useammalle henkilölle, jotta voitaisiin kehittää keskitettyjä juttuaiheita tietyille lehdille, jotta toimittajat jaksaisivat vuosittain kiinnostua tapahtumasta. Yhden tiedotteen kirjoittaminen aiheesta, että tapahtuma tulee jälleen kiinnostaa vain harvoja toimittajia. Nykyinen tiedote kertoo enimmäkseen ASM- yhdistyksen historiaa, mikä ei ole toimittajia kiinnostava aihe, koska se ei ole lukijoita kiinnostava aihe. Tiedotteiden kirjoittaminen pitäisi jakaa useammalle henkilölle, ei pelkästään siksi, että yhdelle henkilölle ei tulisi niin suurta työmäärää, vaan myös, koska useammalta henkilöltä on mahdollisuus löytyä useampia erilaisia juttu huuppeja. Toiset silmäparit aina auttavat luomisprosessissa. Mainonta näin pienen yhdistyksen kesken pitäisi keskittää hyvin halpoihin pieniin mainospaikkoihin. Mainonnasta Turun sanomissa tai vastaavassa isossa sanomalehdessä maksaisi niin paljon, että siihen kuluisi lähes koko markkinointi budjetti. Kannattaa kuitenkin aina yrittää saada mahdollisimman paljon yhteistyökumppaneita mediasta, jotta olisi mahdollista mainostaa myös isoimmissa medioissa. Yhteistyökumppanuuksista median kanssa on yleensä hyvinkin paljon hyötyä, joten kaikki suhteet niiden suuntaan kannattaa aina hyödyntää.

7 10 3. Yhdistyksen toiminta 3.1 Jäsenten motivointi Yhdistyksen toiminnassa on paljon puutteita, koska se on vielä niin nuori ja järjestelemätön yhdistys, mutta suurimpia sen ongelmia on aktiivijäsenten motivointi. Aktiivi jäseniä on olemassa noin kymmenen, mutta niistä oikeasti aktiivisia on ehkä viisi. Yhdistys ei tarjoa aktiiveilleen oikeastaan mitään hyödykkeitä tai motivaation lähteitä ja yhdistyksen sisäiset välit ovat osittain tämänkin takia tulehtuneet. Positiivinen asenne, jäätelöt tai kahvit yhteisissä talkoissa tai yhteiset illanistujaiset olisivat yhdistykselle varmasti positiivista mielikuvaa luovia. Kannattavaa olisi myös jatkuvasti yrittää rekrytoida lisää aktiivijäseniä yhdistyksen toimintaan. Suurien tapahtumien järjestäminen pienellä samalla porukalla syö ihmisten jaksamista ja näin myös tapahtumien laatu kärsii. Mitä suurempi porukka aktiivisia jäseniä olisi tekemässä tapahtumaa, sitä paremmin työt varmasti tulisi tehtyä. 3.2 Hallituksen toiminta ja jakautuminen Hallituksen ja yhdistys aktiivien toiminta yhdistyksessä on melko järjestämätöntä ja hallitsematonta. Kenelläkään ei ole selkeitä työtehtäviä yhdistyksen kehittämiseksi ja tapahtumien järjestämisen helpottamiseksi vaan kaikki tekevät sekalaisesti kaikkea. Yhdistyksen pitäisi ensisijaisesti nimittää tietyt henkilöt tiettyihin yhdistyksen tehtäviin. Tehtävät täytyy olla hyvin jaoteltu niin, että montaa ryhmää tai henkilöä ei tee samaa työtä, jolloin yhdistyksen työllinen panos olisi suurempaa kuin tehty työ.

8 11 Mielestäni tehtäviä pitäisi olla esimerkiksi, jo aikaisemmin mainittu, markkinointivastaava. Hänen työnkuvaansa kuuluisi markkinointimateriaalien aikatauluttaminen niin, että painomateriaalit kaikista tapahtumista on graafikoilla, painossa, painosta ja levitettynä tarpeeksi ajoissa. Tämän lisäksi täytyisi olla ulkoinen markkinointi vastaava tai jos vapaaehtoisia näin löytyy niin henkilö voi olla myös sama, kuin oli markkinointivastaava. Ulkoisen markkinointivastaavan työntehtävänä olisi keskittyä juuri tiedotteisiin, maksettujen mainosten miettimiseen ja kaikkeen yleiseen Pr- työhön yhdistyksen hyväksi. Myös sponsoreiden hakeminen kuuluisi tälle henkilölle. Tietysti sponsoreiden hakeminen lisää työnmäärää, joten mikäli harjoittelijoita tai vapaaehtoisia löytyy, tämä työ olisi myös hyvä siirtää kolmannelle henkilölle. Apurahojen varassa toimiva Aura street market voisi hakea myös apurahaa tuottajan tai projektikoordinaattorin palkkaamiseen yritykselle. Yhdistys silti jatkaisi toimintaansa muuten talkootoimintana, mutta toiminta saisi järjestyneemmän ulkomuodon. Tuottaja voisi pelkästään vuoden tai kahden aikana luoda yhdistykselle kontaktit niin, että sponsoreiden ja yhteistyökumppanien toimiminen yhdistykselle sen jälkeen olisi huomattavasti helpompaa. Tietysti ideaalia olisi, että tuottaja voisi jatkaa yhdistyksessä niin kauan, kuin yhdistys on pystyssä, mutta rahoituksen nojalla se ei välttämättä käytännössä ole mahdollista. Tuottaja pystyisi pienemmässäkin ajassa järjestämään yhdistyksen asiat siihen kuntoon, että tapahtumien järjestämisestä tulisi järjestäytyneempää ja näin ollen myös ammattimaisempaa. 4. Yhteenveto Yhdistyksen suurimpia ongelmia tällä hetkellä on sen sekavuus kaikella tavalla. Millään osa-alueella ei ole selkeitä vuosivuodesta tekijöitä tai raportteja miten asiat on tehty. Kaikki aktiivijäsenet tekevät kaikkea, hallituksen puheenjohtaja vaihtuu vuosittain ilman minkäänlaista perehdytystä seuraajalleen. Yhdistys aloittaa, joka vuosi tapahtumajärjestämisen alusta sen sijaan, että yrittäisi kehittää tapahtumaa eteenpäin. Hallituksen tehtävien muodostuminen täytyy selkeyttää senkin vuoksi, että löydettäisiin ihminen, joka pitäisi kirjaa siitä miten asiat tehdään tänä vuonna ja kaivaisi ne seuraavana vuonna esiin, kun tapahtumaa aletaan järjestää. Yhdistyksen täytyisi

9 12 saada tittelit kuntoon niin toiminta voisi aloittaa uudelleen järjestelmällisempänä kuin koskaan.

10 13