Tietotekniikan seuraava haaste: Dokumenttiyhteistyön ja dokumenttien vaihdon kolme päätrendiä

Transkriptio

1 Adobe Acrobat White Paper Tietotekniikan seuraava haaste: Dokumenttiyhteistyön ja dokumenttien vaihdon kolme päätrendiä Tietotyöntekijöiden vaatimusten täyttäminen vuonna 2011 ja sen jälkeen Sisällysluettelo 1: Globaalit yhteistyökumppanit ovat jakaantuneet eri puolille yrityksen sisällä ja ulkopuolella 2: Dynaamisten dokumenttien kysyntä kasvaa 3: Tietotekniikkaan kohdistuu jatkuvaa painetta kustannusten pienentämiseen parantuneen tehokkuuden kautta. 4: Taloudellinen tulos Yritysten nykyisin käytettävissä olevat viestintämuodot ovat lisääntyneet. Niitä ovat muun muassa pikaviestit, blogit ja wiki-sivustot sekä perinteisemmät muodot, kuten sähköposti ja sisäiset web-sivut. Kuitenkin dokumentit, kuten tarjoukset, vaatimukset, suunnitelmat, sopimukset ja raportit, ovat edelleen liiketoiminnassa keskeisessä asemassa, ja dokumenttiyhteistyö on tietotyöntekijöiden pääasiallinen toiminto arkipäivän työssä. Sen vuoksi tietotyöntekijät ovat vaativia. He tarvitsevat tehokkaampia ja vaikuttavampia työkaluja dokumenttiyhteistyöhön ja dokumenttien vaihtoon. Kun tietotekniikkaorganisaatiot hakevat tapoja, joilla voi parantaa tai laajentaa yrityksen yhteistyötaitoja, niiden on otettava huomioon kolme tärkeää trendiä ja näiden vaikutukset: Kolmansia osapuolia sisältävistä projektitiimeistä on tulossa standardi, joten tarve tietoturvan ylläpitoon palomuurin ulkopuolella kasvaa koko ajan. Tehokkaamman ja vaikuttavamman viestinnän mahdollistavien dynaamisten dokumenttien tarve kasvaa. Johtajien työjärjestyksessä tärkeimpänä säilyy kustannusten vähennys parantuneen tehokkuuden kautta. "Adobe-ohjelmisto säästi satoja tuhansia dollareita koulutusmanuaalien jakelukuluissa, ja samalla pystyimme valvomaan dokumenttien käyttöä." Ken Knitter Web-pohjaisen koulutuksen ja opetuksen päällikkö Globaalit yhteistyökumppanit ovat jakaantuneet eri puolille yrityksen sisällä ja ulkopuolella. Yhä useammin yritykset muodostuvat eri puolille jakaantuneista työryhmistä. Forrester Consultingin Adoben toimeksiannosta tekemän tutkimuksen, "Building the Future of Collaboration", mukaan 73 % tietotyöntekijöistä työskentelee säännöllisesti toisissa aikavyöhykkeissä tai paikoissa sijaitsevien ihmisten kanssa. Näitä erilaisia työryhmiä ei ole pelkästään yrityksen sisällä: 67 % työntekijöistä ilmoittaa työskentelevänsä toisten yritysten työntekijöiden kanssa ainakin kuukausittain. "Kun tietotyössä yhteistyöstä tulee tärkeämpää, käytettyjen työkalujen on mukauduttava työtapoihin ja kehitettävä niitä edelleen. Työkalujen on tehtävä mahdolliseksi samanaikaisesti muutos kohti tehokkaampaa viestintää ja yhteistyötä," raportoi Forrester Consulting. Jakaantuneet työryhmät ohjaavat epäilemättä parempien yhteistyökalujen tarvetta erityisesti kun on kyse dokumenttien vaihdosta. Työntekijät tekevät usein yhteistyötä ja vaihtavat dokumentteja yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa, kuten toimittajat, yhteistyökumppanit, edustajat ja asiakkaat. Tämä on lisääntyvä käytäntö, joka voi olla tehotonta ja aiheuttaa turvallisuusriskejä. Jos luottamuksellisia tietoja pääsee vuotamaan, useimmille yrityksille on siitä selkeitä taloudellisia seurauksia. Tämän vuoksi tietotekniikkaosaston on tarjottava dokumenttiyhteistyön työkalu, jonka avulla työntekijät voivat suojata yrityksen tietoja, vaikka dokumentit siirtyvät dokumenttien hallintajärjestelmän ja yrityksen palomuurin ulkopuolelle. Tässä kuvataan esimerkkinä Bombardier, maailman suurin siviilikäyttöön tarkoitettu lentotukialus Yrityksen on tarjottava ulkopuolisille lentäjille ja teknikoille kattavat koulutuskäsikirjat. "Vaikka haluammekin, että nämä dokumentit ovat valtuutettujen käyttäjien saatavilla helposti, ymmärrämme, että materiaalit sisältävät valtavat määrät aineetonta omaisuutta, joka on suojattava", sanoo Ken Knitter, yrityksen web-pohjaisen koulutuksen ja opetuksen päällikkö. Sen jälkeen kun Bombardier siirtyi PDF:n ja Adobe-ratkaisun käyttöön, se on säästänyt satoja tuhansia dollareita dokumenttien jakelukustannuksissa. Lisäksi se pystyy valvomaan paremmin eri osapuolten pääsyä arkaluonteisiin tietoihin.

2 Tietotekniikan seuraava vaihe Tarkastele dokumenttiyhteistyötä orgnisaatiossasi. Kuinka tietotyöntekijät tekevät yhteistyötä ja vaihtavat dokumentteja tällä hetkellä, ja mitä työkaluja he käyttävät? Kuinka taloudellinen nykyinen prosessi on? Missä tämän prosessin kohdassa tietotekniikka voi parantaa dokumenttiyhteistyötä erillisten tiimien välillä tuloksen parantamiseksi? Onko organisaatio vaarassa altistaa luottamuksellisia tietoja, kun dokumentit pääsevät suojaamattomina palomuurin ulkopuolelle? Dynaamisten dokumenttien kysyntä asvaa Dokumenteille asetetut odotukset ovat muuttumassa. Laitteistot ja ohjelmistot, joilla voi tuottaa monipuolista sisältöä, ovat lisääntyneet. Tietotyöntekijät haluavat toimittaa tietojen lisäksi enemmän taustatietoja sekä tuottaa valloittavaa ja innostavaa sisältöä monipuolisen median avulla. Tämä edistää siirtymistä staattisista dokumenteista dynaamisiin dokumentteihin. Perinteisistä staattisista dokumenteista poiketen dynaamiset dokumentit ovat vuorovaikutteisia. Niihin voi sisältyä linkkejä, painikkeita, upotettuja laskelmia ja monipuolista sisältöä, kuten piirustuksia, kuvia, videoita, upotettuja web-sivuja ja lomakkeita. Dynaamiset dokumentit näyttävät ja käyttäytyvät aiotulla tavalla eri käyttöympäristöissä. Niiden luonti on vaivatonta, ne voidaan jakaa toisten kanssa käyttämällä nykyisiä tapoja sekä ne voidaan suojata ja integroida nopeasti olemassa oleviin dokumenttiprosesseihin tai dokumenttien hallintajärjestelmiin. Vuonna 2009 tehdyn Forrester Consultingin tutkimuksen mukaan useimmat tietotyöntekijät eri puolilla yritystä sanovat, että heidän on luotava vaikuttavaa viestintää ainakin kerran kuukaudessa. 76 %:lla tietotyöntekijöistä on tarve yhdistää useita tiedostotyyppejä, kuten tekstiä, kuvia, videota ja lomakkeita. Tietotyöntekijät voivat suorittaa työnsä kätevämmin ja tehokkaammin dynaamisten dokumenttien avulla. Monimutkaisten prosessien tai käsitteiden viestintä Dynaamiset dokumentit yksinkertaistavat ja selkeyttävät monimutkaisten ideoiden kommunikointia. Ne voivat nopeuttaa sisällön ymmärtämistä ja päätöksentekoa, kun ne antavat työntekijöille mahdollisuuden yhdistää kätevästi piirustuksia, kuvia ja videota kirjoitettuihin dokumentteihin esimerkiksi tuotekehityksessä, koulutuksessa tai toimitusketjun ostotoimintojen yhteydessä. Esimerkiksi Sundt Construction, joka on yksi Yhdysvaltain suurimmista pääurakoitsijoista, valvoo kymmeniä miljoonia Yhdysvaltain dollareita maksavia rakennusprojekteja, joissa on mukana satoja aliurakoitsijoita ja toimittajia. Kun käytössä ovat vuorovaikutteiset suunnitelmat PDF-muodossa, rakennustyön valvojat ja muut työntekijät voivat napsauttaa tiettyä suunnitelman osaa ja linkittyä välittömästi asianmukaiselle sivulle tai yksityiskohtaan. Pikalinkit tietyille sivuille ja yksityiskohtaisiin näkymiin tekevät kysymyksiin vastaamisen nopeaksi ja suoraviivaiseksi. Monipuolisen sisällön tehokas vastaanotto ja käsittely Monipuolisen sisällön räjähdysmäisen lisääntymisen myötä työntekijöiden on pystyttävä yhä useammin vastaanottamaan, tarkistamaan ja hyväksymään sisältöä, joka sisältää valokuvia, äänitallenteita tai videota. Tämän tietojen vaihdon on oltava tehokasta myös vähemmän teknisille osapuolille. Kanadalainen henkirikosten tutkimusryhmä, Ontario Homicide Investigator s Association (OHIA), on joutunut vastaamaan tähän haasteesen käsitellessään rikostapausten tietoja, joihin voi sisältyä kuvia rikospaikalta, äänitettyjä todistajien haastatteluita ja paperidokumentteja. Tietojen koonti tapauksen viemiseksi oikeuteen oli ennen manuaalista ja aikaavievää. Lisäksi informaation käsittely oli erittäin vaikeaa. OHIA ratkaisi tämän ongelman luomalla elektronisen tiedonannon hyödyntämällä PDF-muotoa ja PDF-portfolioita. Ontarion provinssin poliisiviranomaiset ovat omaksuneet tämän elektronisen tiedonantoprosessin. Tutkijat ja tapausten käsittelijät voivat nyt koota elektronisen tiedonannon päivissä aiemman kuukausia kestäneen tietojen valmistelun sijasta. Etsivillä on enemmän aikaa tutkimuksiin. Oikeusistuimiin, puolustusasianajille ja syyttäjille toimitetun materiaalin laatu ja saatavuus on parantunut. Poliisilaitokset säästävät merkittävästi paperi- ja toimituskustannuksissa, mikä suurissa oikeustapauksissa voi tarkoittaa kymmeniä tuhansia Kanadan dollareita. Toimi vakuuttavammin Tietotyöntekijät voivat toimittaa vaikuttavampia esityksiä ja tarjouksia dynaamisten dokumenttien avulla. Niitä käyttämällä esimerkiksi myyntiedustajat voivat yhdistää tyylikkäästi myynti- ja markkinointimateriaaleja, mukaan lukien videopohjaisia asiakaslausuntoja ja itsetoimivia tuotedemonstraatioita, joilla he voivat vakuuttaa asiakkaat tarjoamansa ratkaisun hyödyistä. Adobe Acrobat White Paper 2

3 "Adobe Acrobatin käyttö videon, audion ja muiden digitaalisten resurssien yhdistämiseen ja esitykseen monipuolista mediaa sisältävissä PDF-tiedostoissa lisää liiketoiminnan viestinnän kokonaisvaikutusta, joten työt erottuvat." Harry Hemus Perustaja, Dividi Projects "Adobe-ohjelmisto on nyt integroitu osa päivittäisiä työnkulkujamme. Ilman sitä työ tuntuu melkein mahdottomalta." Bill Rue Tietohallintojohtaja, Hassell Dividi Projects on isobritannialainen markkinointikommunikaatioyritys, joka luo vuorovaikutteista monipuolista mediaa sisältäviä esityksiä yrityksille ja organisaatioille. Käyttämällä vuorovaikutteisia PDF-dokumentteja Dividi varmistaa, että asiakkaat säilyttävät brändin ja graafisen suunnittelun ilmeen kommunikoidessaan tehokkaammin kohdeyleisönsä kanssa. Maksuttoman Adobe Reader -ohjelmiston yleisyyden ansiosta sisältöä voidaan katsella riippumatta käyttöympäristöstä. Tietotekniikan seuraava vaihe Arvioi dynaamisten dokumenttien tämänhetkiset ja tulevat vaatimukset organisaatiossasi. Kuinka tietotekniikan infrastruktuuri voi tukea paremmin dokumenttien monipuolisen median lisääntymistä ja tehdä sen tehokkaasti? Voiko PDF-dokumenttien lisääntynyt käyttö tehostaa dynaamista kommunikaatiota ja vähentää yrityksen tietotekniikan kustannuksia? Tietotekniikkaan kohdistuu jatkuvaa painetta kustannusten pienentämiseen parantuneen tehokkuuden kautta. Liiketoimintaprosessien ja työntekijöiden tehokkuuden parantaminen ovat useiden johtajien tärkeimpiä tehtäviä. Standardoimalla oikeisiin tuottavuussovelluksiin tietotekniikka voi nostaa tuottavuutta ja tehostaa tietotyöntekijöiden työtä monilla eri tavoilla: Sisällön tarkistuksen nopeutus Useimmille tietotyöntekijöille sisällön tarkistukset ovat osa viikoittaista tai jopa päivittäistä työtä. Samanaikaisesti dokumenttien tarkistuskierrokset yrityksen ja sen toimittajien, alihankkijoiden ja asiakkaiden välillä voivat lisätä päiviä jopa kuukausia projektiaikatauluihin. Työntekijät eivät halua jatkaa esimerkiksi manuaalista kommentointiprosessia, jossa kommentit viedään useille tarkistajille, lähetään sähköpostilla ja tuodaan useilta tarkistajilta. Organisaation työntekijät tarvitsevat työkalun, jonka avulla he voivat paremmin hallita ja nopeuttaa sisäisiä ja ulkoisia tarkistuksia. Tämän ansiosta he voivat saada tuotteet markkinoille nopeammin ja lisätä reagoivuutta asiakastarpeisiin. Hyväksyntien nopeutus Sisäinen liiketoimintakäytäntö, sääntöjen noudattaminen tai viranomaisvaatimukset edellyttävät usein selkeää dokumenttien hyväksyntäprosessin seurantaa. Tehokkaat sähköiset hyväksynnät, jotka voidaan arkistoida alkuperäisen dokumentin kanssa, voivat vähentää liiketoiminnan riskiä, kun tulee kysymyksiä tai syntyy riitatapauksia. Hyväksyntäratkaisun on oltava joustava ja skaalautuva yksinkertaisesta sähköisestä hyväksynnästä, kuten leima tai sähköinen allekirjoitus, suojatumpaan ja todennettuun menetelmään, kuten digitaalinen allekirjoitus. Sisällön kätevä uusiokäyttö Tietojen ja median uudelleenmuotoilu ja -organisointi uuden dokumentin tai esityksen laatimiseksi vähentää useiden työntekijöiden tuottavuutta. Adoben markkinointitutkimuksen mukaan 40 % tietotyöntekijöistä sanoo, että he haluaisivat mahdollisuuden muokata tai käyttää uudelleen PDF-sisältöä siirtymättä takaisin alkuperäiseen lähdetiedostoon. Heillä on myös tarve PDF-tiedoston sisällön käyttöön muissa muodoissa. Informaation nopeampi haku Työntekijät hukkaavat huomattavan paljon aikaa sekä paperimuotoisten että digitaalisten tietojen hakuun. Vuonna 2009 julkaistun IDC:n raportin, "Hidden Costs of Information Work (Doc.# )", mukaan tietojen hakuun kuluu keskimäärin 8,8 tuntia viikossa ja sen kustannus on keskimäärin Yhdysvaltain dollaria vuodessa työntekijää kohden. Tämän ajan lyhentäminen voi nostaa tuottavuutta huomattavasti. Lomakkeiden tehokkaampi luonti ja käsittely Vaikka yrityksen ja osastojen lomakkeet ovat usein sähköisessä muodossa, kuten Microsoft Word, Excel tai staattinen PDF, ne käsitellään usein manuaalisesti. Näiden lomakkeiden automatisoinnin prioriteetti on usein hyvin alhainen, koska siihen kuluu paljon IT-osaston aikaa ja resursseja. Kätevä ja omatoiminen lomakeratkaisu, jonka avulla tietotyöntekijät voivat automatisoida sisäiset lomakkeet, voi kuitenkin keventää IT-osaston työtaakkaa. Tämän ratkaisun on oltava intuitiivinen lomakkeiden laadinnasta jakeluun ja datan keruuseen. Tietotyöntekijöiden tuottavuusohjelmisto, joka jo yhdistää nämä toiminnot, voi vähentää kustannuksia ja pienentää IT-tuen tarvetta lisäsovelluksille. Tavallisten tehtävien automatisointi Työntekijöiltä saatetaan vaatia usein tiettyjen dokumentteihin liittyvien tehtävien suoritusta osana sisäisiä prosesseja tai yrityksen toimintaperiaatteiden noudattamista. Esimerkiksi dokumentin julkaisu yrityksen web-sivustossa saattaa vaatia, että käyttäjät noudattavat ohjeita siitä, kuinka dokumentti suojataan, mitä metatietoja sisällytetään ja kuinka tiedostokoko optimoidaan. Kun nämä tehtävät automatisoidaan, yritys parantaa työn tuottavuutta sekä varmistaa yhtenäisyyden ja menettelytapojen noudattamisen. Adobe Acrobat White Paper 3

4 Tietotekniikan seuraava vaihe Työskentele liiketoiminnan vetäjien kanssa tunnistaaksesi organisaatiosi tuottavuuspuutteet. Täyttävätkö nykyiset tuottavuussovellukset käyttäjien tarpeet vai joutuvatko he turvautumaan lisätyökaluihin? Kuinka paljon rahaa ja aikaa voidaan säästää yhdistämällä IT-ympäristö sopiviin tuottavuussovelluksiin? Taloudellinen tulos Tietotekniikan on toimittava ennakoivasti dokumenttiyhteistyön tehostamiseksi ja dynaamisempien viestintämenetelmien käyttöönottamiseksi, jotta se auttaa organisaatiota liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisessa. Tietotyöntekijät hakevat jo näitä ratkaisuja ja joissakin tapauksissa he tuovat nämä työkalut yritykseen, mikä monimutkaistaa IT-ratkaisuja. Tulosten maksimoimiseksi tietotekniikan on toimitettava dokumenttiyhteistyön ja dokumenttien vaihdon ratkaisuja, jotka ovat tarpeeksi laajoja erilaisten tietotyöntekijöiden tarpeisiin, skaalautuvat edullisesti koko orgnisaatioon ja sen ulkopuolelle sekä sisältävät vaaditut dokumenttikontrollit turvallisuuden ja yksityisyyden turvaamiseksi. Lisäksi niiden tulee olla käytettävissä eri kielillä, erilaisissa tietokoneen käyttöympäristöissä ja eritasoisilla tietokoneen käyttötaidoilla. Adobe Systems Nordic AB Box 47, Kista, Sverige Adobe, the Adobe logo, Acrobat, and Reader are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Java is a trademark or registered trademark of Sun Microsystems, Inc. in the United States and other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Finland /11 4

5 Adoben tietopyyntö Kun haluat puhua Adobe-edustajan kanssa ja saada lisätietoja dokumenttiyhteistyön ja dokumenttien vaihdon Adobe-ratkaisuista, täytä ja lähetä alla oleva lomake * Pakolliset kentät YHTEYSTIEDOT Etunimi * Sukunimi * Tehtävänimike * Organisaation nimi * Puhelinnumero * Sähköposti * Maa/alue * Osavaltio tai maakunta Postinumero ORGANISAATION TIEDOT Mikä kuvaa parhaiten sitä toimialaa, jolla työskentelet? * Mikä kuvaa parhaiten pääammattiasi tai työtehtävääsi? * Kuinka moni yrityksesi työntekijä tulee käyttämään tätä tuotetta? * YLEISTIETOJA Kysymyksiä ja kommentteja Tiedotus: Antaessani yhteystietoni annan luvan Adobelle ja sen jälleenmyyjille (jatkossa Adobe ) ottaa minuun yhteyttä (sähköpostilla, puhelimitse ja/tai kirjeitse) koskien Adobea, sen tuotteita ja palveluita, joihin kuuluu esimerkiksi tuotejulkistukset ja -päivitykset, seminaarit, tapahtumat, asiakaskyselyt sekä erikoistarjoukset. Minulla on mahdollisuus kieltäytyä tulevasta kommunikaatiosta. Adobella on oikeus käyttää yhteystietojani Adoben yksityisyydensuojan mukaisesti. Voit lukea Adoben yksityisyyttä koskevan Online-toiminta-ohjelman osoitteesta: