Yhteistyö yksityisen palveluntuottajan kanssa

Transkriptio

1 Yhteistyö yksityisen palveluntuottajan kanssa Askola, Westendinpuiston koulu, Espoon sairaala Joensuu Liiketoimintayksikön johtaja Jukka Tuominen

2 Sisältö Coor Service Management Askola Teknisen ylläpidon palvelut Westendinpuiston koulu Rakentamisen ja ylläpidon yhdistäminen Espoon sairaala Elinkaarihanke Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

3 Coor Service Management lyhyesti Pohjoismaiden johtava kokonaispalveluratkaisuja toimittava yritys, joka johtaa, kehittää ja tehostaa palvelutoimintoja Markkinoiden laajin palvelutarjonta Kattava asiakaskunta, joka koostuu eri aloilla toimivista asiakkaista Ammattitaitoinen henkilöstö, jolla kokemusta ja osaamista eri aloilta (4 600 työntekijää) Liikevaihto noin 640 milj. euroa Perustettiin osaksi Skanskaa vuonna 1998, nykyinen omistaja Cinven Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

4 Coorilla on markkinoiden laajin palvelutarjonta Coor tuottaa, johtaa, kehittää ja tehostaa räätälöityjä palvelutoimintoja asiakkailleen Käyttäjäpalvelut Vastaanotto/aulapalvelu (help desk) Turvapalvelut Siivous Puhelinvaihde Postitus-, kopiointi- ja lähettipalvelut Monitoimilaitteet Toimistotarvikkeet Skannaus ja arkistointi Kokoustilojen ylläpito Viherkasvien hoito Juoma- ja tuoteautomaatit Muuttopalvelut Kiinteistöpalvelut Isännöinti Kiinteistönhoito Kunnossapitopalvelut Energiahallinnointi PTS-hallinnointi Jätehuolto Ulkoalue- ja vihertyöt Projektinhallinta Turvallisuuspalvelut Tuotantopalvelut Korjaava ja ennalta ehkäisevä kunnossapito Korjaavat ja ennalta ehkäisevät huolto-, parannus- ja muutospalvelut Tietokoneavusteinen suunnittelu ja valmistus Jätehuolto, puhdistus ja puhdistaminen radioaktiivisesta saasteesta Tuotantoon liittyvä hallinnointi Tuotannon tuki -> Asiakkaiden pysyvyys yli 95% ja henkilökunnan vaihtuvuus alle 5 % Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

5 Sisältö Coor Service Management Askola Teknisen ylläpidon palvelut Westendinpuiston koulu Rakentamisen ja ylläpidon yhdistäminen Espoon sairaala Elinkaarihanke Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

6 Askolan kunnan lähtökohdat ja tavoitteet Teknisen toimen organisaatiomuutos Tervehdyttämistoimissa 2000-luvun alussa ei vältytty irtisanomisilta, joiden seurauksena laatu kärsi Jako ydin- ja tukipalveluihin Tilaaja/tuottaja malli selkeyttämään rooleja Palvelujen laadun parantaminen Keskeisenä strategisena ajatuksena selkiyttää palvelutuotantoprosesseja Tarkat palvelukuvaukset Toimintojen modernisointi Palvelujen saatavuus Arvoina asiakaslähtöisyys, kustannustietoisuus ja yhteistyö Eri mallien ja raja-aitojen tarkastelu sekä toimintojen että työtapojen uudistaminen ja yhtenäistäminen Kustannustehokkuuden tavoittelu Tervehdyttämistoimilla kustannukset alhaisella tasolla Kustannusten hallinta ja lisäsäästöt Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

7 Kunnan roolin muuttaminen palvelujen tuottajasta tilaajaksi Informaatio Tilanne aiemmin Kunnanjohtaja Kunnaninsinööri Kuntalaiset, tilojen käyttäjät Ylläpito Uudisrakentaminen Kiinteistöt Tiet ja kadut Ulkoalueet Vesi ja viemäri Kaavoitus Kiinteistöt Tiet ja kadut Virkistysalueet 6 taajamaa 80 rakennusta, m2 Kiinteistöpäivystys 17 km kaavateitä Liikunta-alueet, ladut Vesi- ja viemärilaitos Verkostot Kasvavan kunnan kasvavat tarpeet Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

8 Resurssien lisääminen suunnitteluun ja johtoon Kuntalaiset, tilojen käyttäjät Hyödyt Informaatio Käyttäjäpalaverit Coor Help Desk Sopimuspäällikkö Kiinteistönhoitajat Vesihuollon työnt. Toimittajat Aliurakoitsijat Nykytilanne Palvelutoiminnan kehitys Työnjohtaja Tekninen johtaja Uudisrakentaminen Kaavoitus Kiinteistöt Tiet ja kadut Virkistysalueet Enemmän resursseja töiden suunnitteluun ja johtamiseen, hankintatoimeen sekä systemaattiseen kohteiden kunnon valvontaan Systemaattinen palaverikäytäntö on parantanut myös työntekijöiden työmotivaatiota Palvelutaso on noussut töiden suunnitelmallisuuden ja toimitusvarmuuden parantuessa Viranhaltijoiden resurssit vapautuvat päivittäisten asioiden hoitamisesta kasvavan kunnan kehittämiseen Määrämuotoinen sisällöltään yhdessä sovittu raportointi Kiinteähintainen sopimus on 10 % aikaisempaa toimintatapaa edullisempi Sisältö on tarkkaan määritelty palvelukuvauksin - kuitenkin joustava muutoksille Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

9 Palvelukokonaisuuden kehitys Haasteet Tiedonkulun ongelmat tilojen käyttäjien ja ja ylläpito-organisaation välillä Työnjohtoresurssien puutteellisuus Työntekijät jakautuneita tiukasti eri eri tehtäväkenttiin, kuitenkin työnkuvat osittain epäselkeitä Hankinnat Kehitystoimenpide Säännöllinen palaverikäytäntö käyttäjäryhmien ja ja eri eri viranhaltijoiden kanssa, Help desk Riittävät työnjohto- ja ja tuotantoinsinööriresurssit, Help desk, sähköinen huoltokirja Työtehtävien määrittely, sovittujen töiden valvonta viikkopalaverissa, tiimityöskentelyn hyödyntäminen Alihankintasopimuksien määrän karsinta, yhteistyön tiivistäminen, hankintojen kilpailuttaminen Tulokset Palvelutaso ja ja -nopeus parantunut, saadun palautteen pohjalta on on toimintaa pystytty kehittämään Töiden suunnitelmallisuus ja ja sitä sitäkautta työmotivaatio parantunut Työmotivaation paraneminen, työn tuottavuus parantunut Sovitun laatutason täyttyminen, kustannussäästöt Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

10 Palvelujen saatavuuden parantaminen Coor Help Deskillä Palaute voi olla ilmoitus korjaustarpeesta tai yleinen palaute Vastaamme kaikkiin palautteisiin kotisivujen kautta ja ohjaamme ne vastuulliselle henkilölle Omaa ilmoitustaan voi seurata kotisivujen kautta ja siitä saa halutessaan tietoa myös sähköpostiin Palautteen jättö - linkki Askolan kotisivuilta - soitto nroon palautteen jättö Coorilaiselle Kyseisiä palautteita käsitellään viikoittain sisäisissä työpalavereissa ja niiden avulla toimintaa kehitetään Kunnalle raportoidaan merkittävimmistä palautteista ja niiden pohjalta tapahtuvista kehittämistoimenpiteistä ja vasteajoista Hyödyt Palvelutaso on noussut reaktionopeuden parantuessa ja palvelujen saatavuuden helpottuessa Toimintaa on pystytty kehittämään saadun palautteen pohjalta Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

11 Help Desk ilmoitusten vastaanotto Ilmoitukset käsitellään liikennevalokoodein Vihreä: työ valmis Keltainen: työn alla Punainen: ei tehty mitään Kaikkiin ilmoituksiin vastataan Tarvittaessa ilmoitus ohjataan kolmannelle taholle Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

12 Coor Help Desk ilmoitusten käsittely (1/2) Sähköisesti jätettyjen ilmoitusten käsittelyä voi asiakas seurata reaaliaikaisesti Ilmoituksen sisällöstä voidaan käydä tarkentavaa keskustelua sähköisesti Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

13 Coor Help Desk ilmoitusten käsittely (2/2) Ilmoituksen valmistuttua asiakas saa kuittauksen, mikäli jätetty sähköisesti Asiakas näkee ilmoituksen valmistumisajankohdan, tekijän ja tehdyt toimenpiteet Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

14 Palveluntuotannon varmistaminen huoltokirjan avulla Huoltokirja Kiinteistöjen hoito ja huoltotehtävät määritetty kiinteistökohtaisesti Työt aikataulutettu Käyttöpäiväkirja Energiankulutuksen seuranta Kiinteistökortit Perustiedot Mahdollisuus liittää tiedostoja, esim. raportit, todistukset, piirustukset Hyödyt Palveluntuotannon varmistaminen ja raportointi Asiakkaalla oikeudet järjestelmään ja mahdollisuus jatkuvaan seurantaan Kaikki kiinteistökohtainen data samassa järjestelmässä Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

15 Kiinteistön käyttöpäiväkirja Kiinteistökohtaiset toimenpiteet Poikkeuksien kirjaaminen Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

16 Kiinteistökortit Kiinteistöjen perustiedot Kiinteistöihin liittyvät asiakirjat Mahdollisuus liittää tiedostoja, esim. raportit, todistukset, piirustukset Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

17 Eri näkökulmia teknisen toimen ylläpidon ulkoistamisesta - Mikko Komulainen (Askolan kunnanjohtaja 1/2007 asti), Kuntamarkkinat 2006 Kuntalaiset Palvelujen saatavuus Informaation kulku Yhteydenottojen ja viestien käsittely ja mahdollinen dokumentointi Kunnanjohdon näkökulmia Aikaa vapautunut suunnitteluun ja valvontaan Roolien ja rajapintojen selkeytyminen Lähellä tilaaja/tuottajamallia Kausivaihtelut Luottamushenkilöt Kiinteähintainen sopimus selkeyttää päättäjien roolia Lautakunnan roolin muutos Kiinteistöjen käyttäjät Palvelujen saatavuus Tavoitettavuus parantunut Informaation kulku Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

18 Askolan ylläpitopalvelun ulkoistus ja seuraava kilpailukierros "Modernin yhteiskunnan paras toimintamalli perustuu litteisiin organisaatioihin, verkostomaisuuteen ja läpinäkyvyyteen. Nämä tekijät yhdessä aikaansaavat paitsi taloudellista tehokkuutta niin myös päätöksenteon osalta demokraattista kehitystä. Uskon, että kunnan tekemät ratkaisut ylläpitotoimen osalta ovat tältä osin olleet erinomaisen hyviä ja tulevaisuuteen katsovia." Esko Rautiainen, Kunnanjohtaja / /03 12/03 3/05 4/05 3/11 4/11 6/14 7/14 Ulkoistuksen valmistelu Alustava kilpailutus Kilpailutus ja päätös Sopimuksen teko 1. sopimus 4+2 v 12/10 3/11 2. sopimus Kilpailutus ja 3 v 3 kk päätös 2. sopimus toistaiseksi voimassa Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

19 Sisältö Coor Service Management Askola Teknisen ylläpidon palvelut Westendinpuiston koulu Rakentamisen ja ylläpidon yhdistäminen Espoon sairaala Elinkaarihanke Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

20 Westendinpuiston koulu, Espoo Osana uusien toteutusmuotojen kehittämistä Espoon kaupunki kilpailutti kyseisen koulun rakentamisen ja kuuden vuoden ylläpitojakson yhtenä kokonaisuutena. Skanska Talonrakennus ja Coor Service Management voittivat kilpailun. Koulun laajuus on br-m 2 ja sitä käy noin 400 koululaista. Sisältyvät palvelut ovat siivous, turvapalvelut, ulkoaluetyöt sekä kiinteistön hoito ja huolto, sisältäen myös kaikki huoltokorjaukset (myös ilkivallan). Kohde toteutettiin Espoon teettämillä suunnitelmilla, joita kehitettiin elinkaariystävällisempään suuntaan toteutuksen aikana, mm. käytönaikaisen kulutusseurannan tehostamiseen panostettiin. Hankkeelle oli määritetty suunnittelussa energiankulutuksen maksimi. Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

21 Westendinpuiston koulu, Espoo Suunnitellun mukaisten olosuhteiden ja ylläpidon varmistamiseksi on kohteessa hyödynnetty VTT:n kanssa kehitettyä käyttöönottovaiheen toimivuudenvarmistussuunnitelmaa (TOVA), jolla hallittiin kohteen virheetöntä käyttöönottoa. Huoltokirjaan on liitetty myös kiinteistön reaaliaikainen sähköinen seuranta sekä Coor Help Desk, jolla varmistetaan Coorin, omistajan ja käyttäjän välinen informaatiokulku. Asiakatyytyväisyys ollut läpi sopimuksen erittäin korkealla tasolla (vuonna 2010: 98/100) ja tästä syystä palveluntoimitusta jatketaan sopimuksen mahdollistamalla tavalla toistaiseksi voimassaolevana alkaen "Joulun ja uuden vuoden kynnyksellä haluan kiittää Coor Service Managementiä ensiluokkaisista palveluista ja hyvästä yhteistyöstä! Me olemme olleet valtavan tyytyväisiä sekä siivoukseen että kiinteistönhoitoon, niin työn jälkeen ja tasoon kuin itse tekijöihin." Marja Perkkiö, Rehtori /2003 2/2004 5/2004 6/2005 6/2005 6/2011 6/2011 Suunnittelu Kilpailutus Rakentaminen Palveluajanjakso, kiinteä 6 vuotta Palvelut, toistaiseksi voimassa oleva Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa

22 Sisältö Coor Service Management Askola Teknisen ylläpidon palvelut Westendinpuiston koulu Rakentamisen ja ylläpidon yhdistäminen Espoon sairaala Elinkaarihanke

23 Kiitos! Yhteistyö yksityisen palvelutuottajan kanssa