RAPORTTI. Varpu Autere. Kansainvälinen henkilöstövaihto Jyväskylän kaupungin Saksan ystävyyskaupungissa Potsdamissa

Transkriptio

1 1 RAPORTTI Varpu Autere Kansainvälinen henkilöstövaihto Jyväskylän kaupungin Saksan ystävyyskaupungissa Potsdamissa Sansoucin linna talvella 2010

2 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. Työ, tehtävät, organisaatio... sivu Työ sivu Tehtävät.. sivu Organisaatio. sivu 4 2. Työolosuhteet sivu 6 3. Työkulttuuri sivu 6 4. Tavoitteet.. sivu 7 5. Kulttuuri.. sivu Kulttuuri/Joulumarkkinat sivu 9 6. Asuminen. sivu 9 6. Soveltaminen omaan työhön. sivu Vaihdon merkitys ja ammatillinen kehittyminen.. sivu Kielitaidon parantuminen. sivu Vinkkejä vaihtoon lähteville.. sivu Kiitos. sivu 11

3 3 TYÖ, TEHTÄVÄT JA ORGANISAATIO Työ Työskentelin Brandenburgin osavaltion pääkaupungin Potsdamin markkinoinnin ja viestinnän toimialalla kolme kuukautta välisen ajan. Toimialalla on 15 työntekijää ja sitä johtaa Dr. Sigrid Sommer. Toimialan tehtäväkokonaisuuteen kuuluu tiivis yhteydenpito lehdistöön, jota hoiti lehdistötoimisto (das Pressamt). Suhdetoiminnan, vuositapahtumista tiedottamisen ja kaupungin viestinnän ja markkinoinnin lisäksi toimialan tehtäviin kuuluu virallisen lehden (das Amtsblatt) julkaisu, tiedotteiden ja esitteiden tekeminen valtuustoa varten, internet-sivujen sisällön tuottaminen ja ylläpito, ystävyyskaupunkitoiminta sekä toiminnassa tarvittavien esitteiden ja tiedotteiden tekeminen sekä vierailujen suunnittelu kunnallispolitiikasta kiinnostuneille vierailijaryhmille. Tehtävät Oppimisprosessisuunnitelman mukaan minulla oli kolme päätehtävää: Jyväskylän kaupungin valtuuskunnan , Jyväskylän yliopiston saksan kielen lehtori Joachim Bögerin ja opiskelijaryhmän sekä jyväskyläläisen Cantinovum kuoron Potsdamiin vierailujen valmisteluissa avustaminen. Cantinovum kuoron matka kuitenkin siirtyy vuodelle Näiden tehtävien lisäksi hoidin joulukuun alussa kaksi viikkoa toimialan kanslian (das Sekretariat) sihteerin tehtäviä, joihin

4 4 kuuluivat puhelimeen vastaaminen, postin leimaaminen ja kirjaaminen sähköiseen postiluetteloon ja jatkokäsittely, tekstien puhtaaksikirjoittaminen, postituksiin osallistuminen, Potsdam tiedekaupunkina kyselyn vastausten tallentaminen sekä muut avustavat tehtävät. Avustin myös suomalaisen Kotkan kaupungin maahanmuuttoasiain valtuuskunnan vierailun järjestelyissä. Lähetin Potsdamin esitemateriaalia sipoolaiselle historioitsija Pär-Erik Sjöströmille, kuvia potsdamilaiselle ITF-Radreisen nimiselle yhdistykselle. Tapasin potsdamilaisen valoasiantuntijan Herr Rainer Gottemeier ja välitin hänen pyynnöstään valaistusesitteitä Jyväskylään. Organisaatio Ylintä päätösvaltaa käyttää vaaleilla valittu 58-jäseninen kaupunginvaltuusto. Kaupunginvaltuusto kokoontuu joka kuukauden 1. keskiviikkona. Kaupunginvaltuuston kokoukset ovat avoimia kaupunkilaisille joka 3. kuukausi maalis-, kesä-, syys- ja joulukuussa. Kaupunginhallinto koostuu neljästä pääpalvelualueesta: Verotus ja palvelut Koulutus, kulttuuri ja liikunta Sosiaalitoimi, nuoriso, terveys, järjestys ja ympäristö Kehittäminen ja rakentaminen Kunkin pääpalvelualueen vastuulle kuuluu lisäksi lukuisa määrä erikoistoimialoja, jotka valmistelevat asiat pääpalvelualueiden johtajille. Pääpalvelualueiden johtajat ja ylipormestari valmistelevat asiat kaupunginvaltuuston kokousta varten. Lisäksi suoraan ylipormestarin alaisuuteen kuuluu kahdeksan toimialaa: ylipormestarin kanslia, kaupunginvaltuuston kanslia, talousasiat, maahanmuuttoasiat, viestintä ja markkinointi, tilintarkastus sekä ilmastonsuojelu. Tässä organisaatiossa on samalla lailla kuin meilläkin, kansainvälinen toiminta on suoraan ylipormestarin alaisuudessa. Kaupunkilaiset valitsevat ylipormestarin joka kahdeksas vuosi. Asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa on pieniä eroavaisuuksia omaan organisaatioon nähden, meillä asioiden

5 5 valmistelevana elimenä oleva kaupunginhallitus puuttuu tästä organisaatiosta kokonaan. Sen korvaa erityistoimialojen ja ylipormestarin yhdessä tekemä asioiden valmistelutyö. Ehkä keskeisin ero on myös se, että vielä valmistelussa olevista asioita tiedotetaan viestimissä ja siitä käydään enemmän avointa keskustelua kuin meillä. Potsdamin kaupungin palveluksessa on työntekijää. Keskipalkkaa en saanut selville, koska säännöt kieltävät palkkatietojen antamisen. Yksittäisen työntekijän palkasta ei yksinkertaisesti puhuta. Työnkuva ja tehtävät eivät kovasti eronneet Suomessa olevista tehtävistäni. Kansainvälisiä vierailuja/tapahtumia järjestettiin lähes samalla lailla kuin kotimaassakin. Lehdistön ja tämän toimialan yhteistyö on paljon kiinteämpää kuin meillä. Minun tulemisestani organisaation palvelukseen uutisoitiin paikallisessa lehdessä ja internetissä. Joka viikko oli lehdistötilaisuuksia meneillään olevista asioista. Toimialan väki kokoontui joka torstai-aamu viikkokokoukseen (die Dienstberatung), missä käytiin läpi ajankohtaiset asiat/työt/tehtävät läpi. Kukin työntekijä kertoi vuorollaan meneillään olevista tehtävistä ja keskustelu oli avointa ja vilkasta.

6 6 Pääsin osallistumaan myös kerran vuodessa koko kaupunkiorganisaation työntekijöille järjestettyyn työpaikkakokoukseen (die Personalversammlung) Työpaikkakokouksessa kuultiin mm. henkilöstöneuvoston ja johtokunnan kertomukset ja asiaa jäsenmaksusta. Lisäksi kokouksessa jaettiin valmistuneille palkinnot ja esitettiin näytelmä. Työpaikkakokouksen kutsussa oli erikseen maininta siitä, että kokous on työaikaa. Työolosuhteet Työolosuhteet olivat hyvät, jaoin 2. kerroksessa olevan työhuoneen harjoittelijan kanssa ja minulla oli käytössä tietokone tarvittavine ohjelmineen ja työpöytä mutta ei tulostinta. Tulostin asiakirjat viestinnän ja markkinoinnin toimistoon 1. kerrokseen ja tämä aiheutti välillä juoksemista kerrosten välillä. Aluksi myös eksyin muutaman kerran isossa kaupungintalossa ennen kuin opin tuntemaan talon kerrokset. Organisaatiossa oli käytössä GroupWise -sähköpostiohjelma sekä Microsoft Officen 2010 ohjelmaversiot. Eli opin käyttämään jo näitä meille vielä uusia ohjelmaversioita saksankielisinä. Työkulttuuri Saksalaiset ovat melko muodollisia. Kättely ja teitittely ovat työkulttuurissa yleistä. Tälläkin toimialalla oli kaksi herraa, joita

7 7 minun tuli teititellä. Muita sain sinutella, kun sinunkaupat oli tehty. Joka aamu käteltiin työkavereita. Saksalainen työkulttuuri on myös suomalaiseen verrattuna keskustelulle avoimempaa. Ahkeruus, rehellisyys ja velvollisuudentunto kuvaavat hyvin saksalaista työkulttuuria. Eli ei juurikaan suuria eroja suomalaiseen työkulttuuriin nähden. Suomalaista koulutusta, kielitaitoa ja tasa-arvoa arvostettiin. Tavoitteet Asetin vaihtoni tavoitteeksi kolme eri asiaa: 1. Perehtymisen saksalaiseen tapaan hoitaa kansainvälisiä suhteita vierailujen, vastaanottojen ja tapahtumien järjestelyjen näkökulmasta. 2. Syvemmän perehtymisen saksalaiseen työkulttuuriin julkishallinnon organisaatiossa. 3. Potsdamin kaupungin organisaatiosta työntekijän saamisen Jyväskylään samanlaiseen vaihtoon. Ensimmäinen kohta toteutui, koska pääsin näkemään kaikkia kohdassa mainittuja tapahtumia ja olla niiden järjestelyissä mukana. Tästä erinomaisina esimerkkeinä mainitsen seuraavat: Kotkan kaupungin maahanmuuttajapalvelun delegaation vierailussa kaupungintalolla avustaminen. Avustin kokoustilan, kokousmateriaalien ja tarjoilujen laittamisessa sekä olin mukana lounaalla. Potsdamin 1. kongressipalkinnon myöntämisvastaanoton Hotel NH Voltairen tiloissa. Tämän vastaanoton järjestelyistä voisimme ottaa oppia. Vastaanotto järjestettiin tyylikkään NH Voltaire hotelli tiloissa. Vieraita oli vastassa historiallisiin asuihin pukeutuneet soittajat, jotka toivottivat vieraat tervetulleiksi. Itse tilaisuus oli ammattitaidolla järjestetty ja erityisesti taulu-tv:iden käyttö tilaisuuden palkinnonsaajaehdokkaiden esittelyssä. Lisäksi lopullisten voittajien nimet tuotiin kirjekuorissa Oscar-palkintojen jaon tapaan. Illan kruunasi herkullinen monen eri ruokalajin buffet, missä kaikki ruokalajit valmistettiin paikan päällä.

8 8 Jyväskylän kaupungin valtuuskunnan vierailu Valtuuskunnan vierailun järjestelyt alkoivat Jyväskylän kaupunginjohtajan toiveista. Näiden toiveiden pohjalta tehtiin ohjelma, minkä käänsin suomeksi ja lähetin valtuuskunnan jäsenille. Dr. Sommer teki majoitus- ja ruokailuvaraukset. Olin apuna menuiden valitsemisessa, koska tiesin valtuuskunnan jäsenten ruokarajoitteet. Eroksi omaan käytäntöömme, lounaita/illallisia varten ei tehty menukortteja eikä plaseerausta. Tein kuljetusvaraukset (der Fahrantrag) Potsdamin kaupungin omasta kuljetustoimistosta. Olin tiiviisti mukana koko ohjelman ajan ja hain/vein vieraita ohjelman mukaisiin paikkoihin. Vierailu onnistui hyvin ja etenkin kaupunginjohtajan esitelmä Minun Jyväskyläni oli yleisömenestys. Kakkoskohdan tavoitteeseen pääsin arkipäivän työssä ja pääsin näkemään hyvin läheltä, kuinka asioita hoidetaan. Totesin, että joitakin asioita hoidettiin hyvin vanhanaikaisesti. Mahdollisia käytänteitä heiltä meille ja meiltä heille olen pohtinut plussina ja miinuksina esitykseni kohdassa Soveltaminen omaan työhön. Kolmoskohdan tavoitteesta keskustelimme ylipormestarin kanssa ja siellä kirjattiin useampikin mahdollisuus saada Potsdamin kaupungin työntekijä vaihtoon Jyväskylään. Toteutuneiden tavoitteiden lisäksi pidän erittäin tärkeänä vaihtoni aikana syntyneen verkoston. Tätä verkostoa voin hyödyntää tulevissa kotimaan tehtävissäni ja jo nyt näen sen edut tulevina uusina työtehtävinä. Kulttuuri Suomalainen ja saksalainen kulttuuri ovat lähellä toisiaan eli sopeutumisvaikeuksia eikä yllätyksiä juuri tullut. Potsdamin ja Jyväskylän kaupungit ovat monella tapaa samankaltaisia. Potsdamissa yhdistyy historia ja nykyaika, perinteet ja uudet innovaatiot, kaupunkialue ja luonto, linnat, puistot ja portit sekä kulttuuri- viihde ja urheilutapahtumat. Potsdamin yliopisto ja lukuisa määrä tiedeinstituutteja tuovat kaupunkiin paljon opiskelijoita ja se on nähtävissä kaupungin katukuvassa. Potsdamissa on myös lukuisa määrä UNESCOn maailmanperintökohteita, mikä tekee kaupungista merkittävän

9 9 matkailukaupungin. Kulttuuri on ystävällinen ja vieraanvarainen. Hintataso hieman halvempi kuin Suomessa. Kahvipöytäkeskusteluissa oli aistittavissa kaipuu entisen Itä- Saksan aikaan sekä idän ja lännen vastakkainasettelu. Suomaisia arvostetaan hyvän koulutuksen, kielitaidon ja tasaarvon vuoksi. Kulttuuri/Joulumarkkinat Potdamissa oli joulumarkkinoita marras- joulukuussa viidessä eri paikassa: Blauer Lichterglanz Brandenburger Strassella kaupungin keskustassa, Romantischer Wiehnachtsmarkt Krongutissa, Bömischer Weihnachtsmarkt Babelsbegissa, Polnischer Sternenmarkt Kutschstallhofissa ja Holländisches Sinterklaas-Fest hollantilaiskorttelissa. Markkinoilla oli runsaasti myyntikojuja, tapahtumia, syötävää ja juotavaa (esim. Glühweinia ja Bratwurstia) sekä lapsille tivolilaitteita. Potsdamilaiset tulivat joulumarkkinoille koko perheen voimin tapaamaan ystäviä ja viettämään aikaa. Saksassa on vahvat jouluperinteet. Asuminen GEWOBAn, vastaava kuin Jyväskylän Vuokra-asunnot, kaksio sijaitsi Potsdam-West kaupunginosassa kohtalaisen lähellä kaupungin keskustaa. Kaksio oli kohtuullisesti varustettu, mikroaaltouuni olisi helpottanut elämää. Asuntoon perehdytys olisi myös saanut olla parempi. Minulle ei kerrottu, miten asunnon saa lämpimäksi, miten hellan saa toimimaan ja minne roskat viedään. Välillä häiritsi läheisen kirkon kellojen lyönti ja katuvalon välkkyminen. Alkuun asuminen yksin oli outoa mutta siihen tottui nopeasti.

10 10 Soveltaminen omaan työhön Olen seuraavassa vertaillut toimintatapoja/käytänteitä plussina ja miinuksina. Plussia voisimme ottaa omaan toimintaamme ja miinuksista voisivat saksalaiset ottaa oppia meiltä: + - Verkkotyöskentely tehokasta Avoin ja keskusteleva työkulttuuri Erinomainen, laaja ja monipuolinen esitteistö internetsivuston ohella Ystävällinen ja vieraanvarainen vastaanotto Lähes kaikki asiat/tehtävät tuli hyväksyttää toimialan johtajalla Vanhanaikainen tapa käsitellä postia Käytössä ei ollut sähköistä laskujen käsittelyohjelmaa Työntekijöillä käytössä vain kiinteät lankapuhelimet yhteydenpito isossa kaupungintalossa oli välillä hankalaa ja aikaakuluttavaa Rutiiniasioiden hoito oli byrokraattista ja hidasta Vaihdon merkitys ja ammatillinen kehittyminen Kolmen kuukauden aikana sain uutta ja laajempaa näkökulmaa kansainväliseen toimintaan. Perehdyin saksalaisiin toimintatapoihin ja pääsin vertailemaan erilaisia käytäntöjä. Sain mahdollisuuden soveltaa omia käytäntöjämme saksalaiseen kulttuuriin ja tuoda saksalaisia käytäntöjä omaan toimintaamme. Erittäin tärkeänä näen myös verkoston syntymisen ja sen hyödyntämisen vaihdon jälkeen. Kielitaidon parantuminen Puhuin/kirjoitin/kuulin joka päivä vain saksan kieltä ja kielitaitoni parani merkittävästi. Työtehtävissä hallinnon sanasto ja käsitteet karttuivat ja opin erottamaan virallisen ja epävirallisen kielen toisistaan. Puhekielen taito parani myös jokapäiväisessä kanssakäymisessä työkavereiden kanssa.

11 11 Murresanoja ja sanontoja en aina ymmärtänyt mutta kysyin heti ja sain selkokielisen selvityksen. Eniten kuitenkin edistyin saksankielen kirjoittamisessa. Työtehtävät hoidettiin etupäässä sähköpostilla ja saksankielisten viestien kirjoittaminen oli jokapäiväistä. Myös Dr. Sigrid Sommerin puhtaaksikirjoittamistehtävät edesauttoivat kirjoitustaidon parantumista. Myös television uutiset, mainokset, saksalaiset sarjat ja saksankielelle synkronoidut ulkomaiset elokuvat ja sarjat auttoivat kielen oppimista. Vinkkejä vaihtoon aikoville Raportin teko kannattaa aloittaa jo vaihdossa ollessa. Työpäivien jälkeen olisi hyvä etsiä jotain harrastustoimintaa, muuten illat voivat tuntua pitkiltä. Kiitos Erityinen kiitos Marketalle ja Satulle kaikesta avusta ja kannustuksesta. Kiitän myös Jyväskylän kaupunkia työnantajana tästä upeasta mahdollisuudesta kehittyä monipuolisesti omassa työssään, saada laajempaa näkökulmaa omaan työhön, jotta voi entistä paremmin palvella kansainvälisen toiminnan tehtävissä.