SÄHKÖALAN TARJOUSLASKENTA- OHJELMAT JA NIIDEN SOVELTU- VUUS VERKOSTOURAKOINTIIN

Transkriptio

1 Otto Heimonen SÄHKÖALAN TARJOUSLASKENTA- OHJELMAT JA NIIDEN SOVELTU- VUUS VERKOSTOURAKOINTIIN Opinnäytetyö Sähkötekniikan koulutusohjelma Toukokuu 2005

2 KUVAILULEHTI Opinnäytetyön päivämäärä Tekijä(t) Otto Heimonen Koulutusohjelma ja suuntautuminen Sähkötekniikan koulutusohjelma sähkövoimatekniikan suuntautumisvaihtoehto Nimeke Sähköalan tarjouslaskentaohjelmat ja niiden soveltuvuus verkostourakointiin Tiivistelmä Tarjouslaskennan tarkoituksena on valmistaa asiakkaalle kilpaileva tarjous, jonka avulla urakka saataisiin omalle yritykselle. Tarjouslaskijan tulisi tehokkaasti ja tarkasti laskea tarjoukset, sillä vain pieni osa jätetyistä tarjouksista johtaa urakan saamiseen. Tarjouslaskijan ajan säästämiseksi tarjoukset tehdään useasti tietokoneella käyttäen valmiita tarjouslaskentaohjelmia tai Excel -taulukkolaskentaa. Selvitin voisiko Etelä-Savon Energia Oy:n tytäryhtiön ESE-Tekniikka Oy:n tarpeeseen käyttää valmiita tarjouslaskentaohjelmia ja miten ne soveltuivat verkostourakointiin. Ohjelmiston soveltuvuudesta kyseiselle yritykselle piti ottaa huomioon helppo käytettävyys, ajansäästö ja projektinseuranta. Etsin työssäni vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Mikä on tarjouslaskennan nykyinen tilanne? Millaisia ohjelmia tarjouslaskentaan on olemassa? Miten ne eroavat toisistaan? Tarkastelin myös näiden ohjelmien projektinseurannan ominaisuuksia. Projektinseurannassa tarkka tarvikebudjetti ja aikataulu yhdistettynä muualla järjestelmässä olevaan tietoon tarvittavista, tilatuista, vahvistetuista ja saapuneista tarvikkeista sekä varastotilanteesta mahdollistaa optimaaliset ostot. Sain käyttööni työtäni varten kolmelta ohjelmistovalmistajalta heidän tarjouslaskentaohjelmansa ja pystyin tutustumaan niihin kuukauden ajan. Käyttökokemuksieni, ohjelmien käsikirjojen, sähköpostiviestien ja alan kirjallisuuden perusteella etsin ohjelmista eroavaisuudet ja löysin mielestäni ESE-Tekniikan käyttöön soveltuvan ohjelmiston. Tarjouslaskentaohjelmista löytyi paljon ominaisuuksia ja ne ovat avuksi erityisesti LVISurakointialalla. Verkostourakointiin vertailluista ohjelmista soveltui parhaiten Broker ja Liinos6, joista ensimmäinen soveltui mm. helppokäyttöisyyden vuoksi paremmin ESE-Tekniikan käyttöön. Asiasanat (avainsanat) sähköala, sähkösuunnittelu, taloustieto, tarjoukset Sivumäärä Kieli URN 67 s. + liitt.2 s. Suomi Huomautus (huomautukset liitteistä) Toimeksianto: ESE-Tekniikka Oy Ohjaavan opettajan nimi Hannu Honkanen Opinnäytetyön toimeksiantaja Kalle Saranki

3 DESCRIPTION Date of the bachelor s thesis May 20, 2005 Author(s) Otto Heimonen Degree programme and option Electrical Engineering Electric Power Engineering Name of diploma work Tendering software for electric contractors and their applicability for network contracts Abstract The purpose of offer calculation is to deliver a competing offer to a customer and that way get the possible contract. Offer calculator should calculate expences for the offer accurately and effectively because the hitrate for the contracts is small. Offers are made often by computer and applicable software to save offer calculator s time. The main aim for this thesis was to find out which calculation software suits best ESE-Tekniikka Oy. I found out if it is possible to use offer calculation software for contracting on electric networks. I also inspected what were the differences between these programs. I had the opportunity to use three different kind of offer calculation softwares for a month. With my operating experience, operators manuls, received s and few offer calculating guides I found an applicable software for ESE-Tekniikka. I found lots of features in the programs and they are useful specially in electrical and HVAC contracting. Applicable software for contracting on electric networks were Broker and Liinos6. Broker was effective and easy to use so it was the best choice for ESE-Tekniikka. Subject headings (keywords) electric field, electric designing, economics, offers Pages Language URN 67 p. + app.2 p. Finnish Remarks, notes on appendices Assignment: ESE-Tekniikka Oy Tutor Hannu Honkanen Employer of the bachelor s thesis Kalle Saranki

4 ESIPUHE Työni toimeksiantajana oli ESE-Tekniikka Oy ja haluan kiittää yhtiön projektipäällikköä Kalle Sarankia tästä insinöörityön aiheesta ja ohjauksesta. Ohjaava opettajani tälle työlle oli Mikkelin ammattikorkeakoulun tekniikan koulutusyksikön lehtori Hannu Honkanen. Erityiset kiitokset haluan välittää Oy Mercus Ltd:lle, E-Communicae Oy:lle ja Visma Software Oyj:lle mahdollisuudesta tutustua heidän edustamiinsa tarjouslaskentaohjelmiin. Oy Mercus Ltd:n edustajista kysymyksiini vastailivat Ari Alkila ja Tero Turkki, josta kiitokseni. E-Communicae Oy:n edustajalle Jarmo Kähköselle sekä Visma Software Oyj:n edustajille Vesa Hänniselle ja Elina Laajalalle kiitokset vastauksistanne. Kiitos myös Atk-Paja Oy:n edustajalle Mika Ahoselle esitteistä. Lisäksi kiitokset Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL:n edustajalle Arto Karille, Empower Oy:n edustajalle Pekka Suutarille ja Headpower Oy:n sähkönjakelu päällikölle Timo Mutilalle pakettirekistereiden lisätiedoista.

5 SISÄLTÖ 1 JOHDANTO MIKÄ ON TARJOUSLASKENNAN NYKYINEN TILANNE? Materiaalien hinnoittelu Työn hinnoittelu Tarjouslaskennan paketit ja niiden kerääminen piirustuksista TARJOUSLASKENTAOHJELMIEN ESITTELY Broker Ecom Liinos Sauma Xpaja TARJOUSLASKENNAN VERTAILU Käyttöönotto Perustietojen syöttäminen Massoittelu Omien tuotteiden ja pakettien tekeminen Tarjoushinnan määrittäminen Raportit ja tulosteet Käyttöohjeet Ohjelmiston päivitykset, koulutus ja puhelintuki Hankinta- ja käyttökustannukset PROJEKTINSEURANNAN VERTAILEMINEN MITEN TARJOUSLASKENTAOHJELMAT SOVELTUVAT VERKOSTOURAKOINTIIN?...56

6 7 OHJELMIEN VERTAILUTULOKSET Osa-alueet Kokonaisuus POHDINTA...66 LÄHTEET...68 LIITTEET

7 1 1 JOHDANTO Tarjouslaskennassa on tarkoituksena valmistaa asiakkaalle kilpaileva tarjous, jonka avulla urakka saataisiin omalle yritykselle. Tarjouslaskijan tulisi tehokkaasti ja tarkasti laskea tarjoukset, sillä esimerkiksi Sähköala-lehden mukaan /1/ tarjouksista vain 5 10 prosenttia johtaa urakan saamiseen. Tarjouslaskijan ajan säästämiseksi tarjoukset tehdään useasti tietokoneella käyttäen valmiita tarjouslaskentaohjelmia tai Exceltaulukkolaskentaa. Työ sai alkunsa siitä, että ESE-Tekniikka Oy tarvitsi jonkintyyppistä tarjouslaskentaohjelmaa, jolla voitaisiin laskea sähköalan verkostourakoita. ESE-Tekniikka on vuonna 1999 perustettu energia-alan yritys, jonka omistaa Etelä-Savon Energia Oy. Yrityksen toimialaan kuuluvat energia-alan kohteiden urakointi ja huoltotoiminta, energiakauppa sekä alan konsultointi. ESE-Tekniikan palveluksessa oli vuoden 2004 lopussa kahdeksan henkilöä. Tällä hetkellä ESE-Tekniikan urakkatarjoukset tehdään syöttämällä manuaalisesti Excel-taulukkolaskentaan tuotteet ja etsitään tuotteille hinnat. Tämän jälkeen tarjoukseen lisätään kokemuksen kautta tiedossa olevat työtunnit, sekä lasketaan katteet ja myyntihinnat. Tällä tavalla tehtynä voidaan käyttää hyväksi jo tehdyistä tarjouksista valmiiksi laskettuja hintoja joillekin tuotteille ja työlle, mutta aikaa tuhraantuu silti ylimääräiselle laskemiselle ja kirjoittamiselle. Lisäksi saattaa helposti unohtua lisätä urakkaan joitakin pientarvikkeita, mitä tarvitaan esimerkiksi tuotteen asennukseen. Tarjouslaskennan lisäksi oli tarvetta miettiä uutta järjestelmää myös projektinseurannalle, joka hoidetaan myös samaan tapaan Excel-taulukoilla. Asentajien tuntilapuista syötetään tunnit taulukkoon ja lisätään mahdolliset ostot ja tulot laskutetuista laskuista. Lopputuloksena taulukosta pystyy seuraamaan projektin budjettia. Tässäkin menee kuitenkin aikaa hukkaan, kun kirjataan tapahtumia yksitellen. Taulukon kaavoihin saattaa myös tulla virhepainalluksia, jotka vääristävät tuloksia ja saattavat aiheuttaa yritykselle rahallisia tappioita.

8 2 Työssäni etsin vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Mikä on tarjouslaskennan nykyinen tilanne sähköalalla? Mitä erilaisia tarjouslaskenta ohjelmia on saatavilla? Miten ne eroavat toisistaan? Miten nämä ohjelmat soveltuvat verkostourakointiin? Käytän työssäni apuna saatavilla olevaa alan lähdeaineistoa ja hankin käyttööni mahdollisimman monelta ohjelmistovalmistajalta kokeiluversiot, jolloin voin tutustua lähemmin niihin. Työssäni selvitän, voisiko ESE-Tekniikan tarpeeseen käyttää valmiita tarjouslaskentaohjelmia. Tavoitteenani on siis löytää toimiva kokonaisuus, josta löytyisi tarjouslaskenta ja projektinseuranta ominaisuudet. Ohjelmiston soveltuvuudesta kyseiselle yritykselle tulisi ottaa huomioon siis helppo käytettävyys, ajansäästö ja projektin budjetin seuranta. Tarjouslaskentaohjelmia on vertailtu keskenään hyvin vähän, ja sähköalan näkökulmasta ei tällaista opinnäytetyötä ole aiemmin tehty. Ohjelmien ominaisuudet lisääntyvät huimaa vauhtia, joten välillä on hyvä tarkastella mihin kaikkeen ne soveltuvat.

9 3 2 MIKÄ ON TARJOUSLASKENNAN NYKYINEN TILANNE? Sähköala-lehden mukaan tarjouslaskennan merkitys verkostourakoinnissa on korostunut, alan muuttuessa vanhasta sähkölaitosmaailmasta nykyiseen kilpailtuun verkostourakointiin. Menestyäkseen markkinoilla verkostourakoitsijan on tarjousten kautta hankittava itselleen riittävä työkanta ja toiminnan kate. /2./ Mainitussa lehdessä kerrotaan myös, että sähköurakoinnissa vain 5 10 prosenttia tarjouksista, johtaa työn saamiseen, joten aikaa menee sellaisienkin urakoiden laskemiseen, joista kauppoja ei synny. Tarjouslaskentaan käytetty aika on suoraan pois tuottavasta työstä, joten tarjousten tekemisen pitäisi olla nopeaa, mutta kuitenkin tarkkaa välttäen virheitä laskelmissa. /1./ Keräsen mukaan tyypillisimmät virheet massalaskennassa ovat huolimaton asiakirjan luku puutteelliset alihankintakyselyt mittakaava virheet korkeuserojen väärin tulkinta metrien ja kappaleiden sekoittaminen hävikin ja työvarojen väärä arviointi purkutöiden hinnoittelu /3, s.145/. Keränen tuo taulukon 2.1 mukaisesti esille tarjoushinnan muodostumiseen vaikuttavat tekijät. Tarjouslaskenta perustuu tarvike- ja työajan laskentaan eli massalaskentaan, joka on tarjoushinnan muodostumisen perusta. /3, s.141./ Sähköala-lehden mukaan /1/ tämä vaihe on myös eniten aikaa vievä osa tarjouslaskennassa vieden noin 70 prosenttia tarjouksen tekemiseen käytetystä ajasta. Keräsen mukaan taulukossa 2.1 esitettyihin tarvike- ja työkustannuksiin lisätään erilliskulut, kuten esimerkiksi kuljetuskustannukset, jolloin saadaan kohteen muuttuvat kustannukset. Lopullinen tarjoushinta saadaan lisäämällä mainittuun kohteen kustannukseen vielä kate ja arvonlisävero.

10 TAULUKKO 2.1 Tarjoushinnan muodostuminen /3, s.141/ 4 Tarvikekustannukset + Työkustannukset Muut muuttuvan kohteen kustannukset (erilliskulut) + = Kohteen muuttuvat kustannukset + Katetuottotarve + Arvonlisävero = Tarjoushinta Nykyään tarjouslaskenta tehdään yleensä tietokoneella, käyttäen hyväksi valmiita tarjouslaskentaohjelmia. Tämä nopeuttaa tarjouksen tekemistä, jos käytetty ohjelma on tarkoitukseen sopiva. /3, s.141./ 2.1 Materiaalien hinnoittelu Grönlundin mukaan Suomessa oli käytössä vuoden 1991 loppuun Suomen Sähkötukkuliikkeiden liitto ry:n ylläpitämä ohjevähittäishinnasto ns. Musta kirja, joka kiellettiin kilpailuviraston toimesta. Tämän jälkeen jokaisella tukkurilla ja myyjällä on ollut käytössä omat hinnastot. Näin ollen tietokoneella olevan hinnasto-ohjelman käyttö on lähes välttämätöntä halutessa vertailla eri myyjien hinnastoja. /3, s.169./ Grönlund kertoo myös, että hinnastojen laajuuden vuoksi tukkurit ovat jakaneet tuoterekisterien tuotteet alennusryhmiin, joiden määrä vaihtelee tukkuliikkeen mukaan, tavallisimmin kappaletta. Jokaiselle alennusryhmälle on annettu tietty ostoalennus, joka vaihtelee urakoitsijan ostojen ja neuvotteluiden mukaan. Lisäksi hintoja voivat alentaa mm. vuosialennukset, määräalennukset ja tuotekohtaiset erikoishinnat. /3, s.169./ Nämä tukkurien hinnastot saadaan siirrettyä ns. OVT-muodossa eri tarjouslaskentaohjelmiin esimerkiksi tukkureiden verkkosivuilta. Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n verkkosivujen mukaan OVT-lyhenne tulee sanoista organisaatioiden välinen tiedonsiirto. Tämän järjestelmän etuna on kustannusten säästäminen muun muassa parantamalla tiedon kulun nopeutta ja virheettömyyttä. Tieto tarvitaan syöttää järjestelmään vain kerran, joten vastaanottaja saa sen edelleen käytettävässä muodossa. /4./

11 5 2.2 Työn hinnoittelu Sähköala-lehden mukaan /2/ talonrakennuspuolen sähköasennuksien tarjouslaskennassa käytetään urakkahinnoittelua. Tarjouslaskennasta urakkasopimukseen-teoksen kirjoittajien mukaan alan työnantaja- ja työntekijäjärjestöt ovat sopineet keskenään tarvikemenekkiin sidotun palkkausjärjestelmän, joka on koodattu taulukoksi. Taulukon avulla työhinnastot on pystytty siirtämään myös sähköiseen muotoon tarjouslaskentaohjelmien käytettäväksi. /3, s.170./ Verkostourakoinnissa ei ole edellä mainitun kaltaista hinnoittelutaulukkoa tehty järjestöjen puolesta. Sähköala-lehden mukaan /2/ verkostourakoinnissa työn hinnoitteluun käytetään työaikayksikköä, joka vaikeuttaa hinnoittelua. Headpower Oy:n valmistamassa Vakiorakenteet-ohjeistossa on ohjeelliset työajat määritetty rakenteille, mutta niiden tarkkuus ei riitä tarjouslaskentaan, kertoo Headpower Oy:n edustaja Timo Mutila /5/. Sähköenergialiiton (Sener) Verkostosuosituksista löytyy myös kustannuksia käsittelevä luku. Valmiin hinnaston puuttuessa monet verkostourakoitsijat käyttävät omia järjestelmiä hinnoitellakseen työn. 2.3 Tarjouslaskennan paketit ja niiden kerääminen piirustuksista Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL ylläpitää ja kehittää tarjouslaskennan paketteja talonrakennuspuolen sähköasennuksia varten. Grönlundin mukaan paketit on tarkoitettu helpottamaan ja nopeuttamaan massoittelua. Ne sisältävät laskennassa yleisimmät sähköasennustarvikkeet ja niiden asentamiseen tarvittavan työmäärän. /3, s.170./ Sähkö- ja teleurakoitsijaliiton verkkosivujen mukaan /6/ paketteja päivitetään vähintään kaksi kertaa vuodessa. Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto on laatinut myös Sähköurakan yksikkökustannuksia julkaisun, josta löytyy hinnastot eri tuotteiden asennukselle. Asennustapoja on tuotteille useita. Tämä julkaisu on kirjan lisäksi mahdollista saada myös sähköisessä muodossa, jolloin yksikkökustannukset voidaan siirtää esimerkiksi Exceliin. /7, s.18./

12 6 Pakettien keräämiseen piirustuksista on kehitelty erilaisia menetelmiä rivikohtaisesti käsin keräämisen lisäksi. Grönlundin mukaan paketit voidaan syöttää pakettikoodeilla tai ns. syöttötaulukoilla. Piirustukset voidaan asettaa myös digitointialustalle ja valita merkkauskynällä ensin kerättävä paketti ja sitten kuvista kyseiset paketit. /3, s.172./ Uutena menetelmänä Kymdata Oy ja Oy Mercus Software Ltd ovat kehittäneet massarivien noutamisen sähköisestä piirustuksesta suoraan tarjouslaskentaohjelmaan, jolloin eniten aikaa vievä (60 70%) osuus massoittelusta eli massalaskennasta jää väliin. Tällöin tarjouslaskijalle jää massoittelusta tehtäväksi vain laskea kaapeleiden menekki. /8./

13 7 3 TARJOUSLASKENTAOHJELMIEN ESITTELY Tarjouslaskijalla on työkaluina käytettävissään tällä hetkellä seuraavat tietokonepohjaiset ohjelmistot: Oy Mercus Software Ltd:n Broker, E-Communicae Oy:n Ecom, Visma Software Oy:n Liinos6, Tietosauma Oy:n Sauma ja Atk-Paja Oy:n Xpaja. Ecom-tarjouslaskenta oli minulle ainut ohjelma edellä mainituista, johon olin tutustunut ennen tämän työn aloittamista. Tätä työtä varten sain mahdollisuuden koekäyttää Brokerin, Ecomin ja Liinos6:n ohjelmistoja useiden viikkojen ajan ja tästä syystä painotan enemmän näiden ohjelmistojen ominaisuuksia. Esittelen seuraavissa alaluvuissa ohjelmistojen tärkeimmät ominaisuudet sekä ohjelmistojen valmistajat. 3.1 Broker Oy Mercus Software Ltd-ohjelmistoyhtiö on perustettu vuonna Brokerohjelmiston lisenssejä on toimitettu ohjelmiston edustajan Ari Alkilan mukaan /9/ noin 500 kappaletta noin 120 asiakkaalle. Mercuksen verkkosivujen mukaan lisenssejä toimitetaan noin reilu 100 kappaletta vuodessa. Asiakkaita ovat sähkö-, LVI-, verkonrakennus-, eristys-, korjausrakentamis- ja konepajaurakointiyritykset. Yrityksen toimintastrategiaan kuuluu verkostoituminen eri toimialojen huippuosaajien ja täsmäsovellus-toimittajien kanssa. /10./ Alkilan mukaan /9/ Brokeria käyttäviä suurempia sähköalan yrityksiä ovat mm. Verkonrakentaja Wire Oy, Voimatel Oy, Suomen Energia- Urakointi Oy ja talotekniikkaurakoitsija Amplit Oy. Käsikirjan mukaan Broker toimii irrallisena kokonaisuutena työasemassa, joka voi olla tavallinen pöytäkone tai kannettava. Ohjelma sisältää kaksi suurempaa osakokonaisuutta, jotka ovat omassa työasemassa toimiva ohjelma ja tietokannat, sekä keskitetyt niin sanotut äititietokannat. Keskitettyjen äititietokantojen kautta muodostetaan työryhmiä, joiden sisällä omat tehdyt tarjoukset, asiakas- ja toimittajatiedot annetaan muille hyödynnettäviksi sekä saadaan muiden tehdyt työt omaan käyttöön. Keskitetyt tietokannat voivat olla omina eri osastoinaan, eli esimerkiksi Energiaosasto, Teollisuusosasto tai Sähköosasto, jotka toimivat omina ryhminään. Eri ryhmät voidaan halutessa myös yhdistää. Tietokannassa vain tarjouksen tekijällä on oikeus tehdä muutoksia omiin tarjouksiinsa. Muut henkilöt pääsevät ainoastaan lukemaan ja kopioimaan

14 8 toisten tekemiä tarjouksia tai niiden osia. /11, s.1./ Lisäksi käyttöoikeuksia voidaan muuttaa niin, että kaikki käyttäjät eivät pääse lukemaan tai kopiomaan tietyn käyttäjän tiedostoja. Käyttöliittymä muistuttaa Windows-resurssienhallintaa, joka on ohjelman edustajan Tero Turkin mukaan /12/ ajateltu helpottamaan käyttöä. Ohjelmassa toimivat Windowsin peruskäskyt kuten esimerkiksi kopioi-, leikkaa- ja liitä-käskyt sekä raahaa- ja pudota-ominaisuus. Käytettävissäni oleva ohjelmisto oli versioltaan Ecom E-Communicae Oy on perustettu vuonna Ohjelmistoyhtiön verkkosivujen mukaan Ecom-ohjelmistoja käyttää yli sähköalan yritystä Suomessa. Ohjelmisto soveltuu sähköurakointiin, laskutustöiden hallintaan ja myymälätoimintaan. Ecomohjelmasta on tarjolla Duo- ja Plus-versiot, joista Plus sisältää kaikki ohjelmistot ja Duo sisältää kaksi valinnaista ohjelmistoa. Lisäksi Plus-versiosta on mahdollista saada verkkoversio, jossa vähintään kahden ohjelmiston välillä on yhteys. Ecom Duon hintaan sisältyy asiakas- ja tuotejärjestelmät, ostotilaukset ja OVT-palvelu. Kahdeksi valinnaiseksi voi valita jonkun seuraavista: laskutus lähetteet myyntireskontra kassaohjelmisto varasto ja inventaarilista projektiseuranta ostolaskut ja ostoreskontra. /13./ Ecom-ohjelmistossa käyttövalikot sijaitsevat aina näkyvissä näytön yläreunassa, josta voidaan käynnistää eri sovellukset. Esimerkiksi tarjouslaskentaa varten avautuu uusi ikkuna välilehtineen. Ohjelman valmistajan verkkosivujen mukaan tarjouslaskenta tehdään yhdessä ikkunassa massoittelusta hinnoitteluun. Tarjouksen hallinta on näin helppoa ja syötettyjen tietojen tarkistus nopeaa. /13./ Koekäytössäni ollut ohjelmisto oli 2004B-versio.

15 3.3 Liinos6 9 Visma Software Oyj:n verkkosivujen mukaan yhtiö kuuluu norjalaiseen Visma ASAkonserniin ja asiakkaita yrityksellä on Suomessa yli Pohjoismaissa ohjelmistoa käyttää yli yritystä. Yrityksen asiakkaina ovat mm. energiayhtiöt, teollisuus, tilitoimistot, tukku- ja erikoistavarakaupat. /14./ Ohjelmiston edustajan Vesa Hännisen mukaan /15/ Visma Softwaren ohjelmistoja (Visio3 ja Liinos6) käyttäviä suomalaisia urakointi- ja energia-asiakkaita on noin 200 keskisuurta ja suurta yritystä. Vismagazine-lehden mukaan Liinos6:sta käyttäviä suuria sähköalan yrityksiä ovat muun muassa energiayhtiö Fortum Oyj ja verkostourakointiyritys Empower Oy. Liinos Oyj perustettiin vuonna 1985 ja se yhdistyi vuonna 2002, norjalaiseen Vismakonserniin. /16./ Yrityksen aikaisempi ohjelmisto oli Visio 3, jonka jälkeen kehitettiin nykyinen Liinos6. Ohjelmistovalmistajan verkkosivujen mukaan Liinos6 on kokonaisjärjestelmä, joka sisältää kaikki tarvittavat osa-alueet taloushallinnosta toimialojen erikoissovelluksiin. Järjestelmä on suunniteltu toimimaan niin, että myös rutiinityöt ja päällekkäiset työvaiheet voidaan tehokkaasti karsia. /14./ Ohjelmiston edustajan Elina Laajalan mukaan yhtä tai kahta sovellusta ei voi toimittaa irrallisena, vaan ne liittyvät ainakin kirjanpitoon ja perustietokantoihin. Lisäksi pienellä kokoonpanolla ja vain muutaman käyttäjän ollessa kyseessä, järjestelmän mukana tuomat hyödyt eivät tule esille. /17./ Liinos6-ohjelmisto sisältää lukuisia pieniä sovelluksia, joita hallitaan kansioiden avulla hieman samaan tapaan kuin Windows-resurssienhallinnassa. Päävalikon vasemmassa reunassa on kansiot jokaisesta päätoiminnosta ja jokaisessa kansiossa on pikakuvakkeet itse sovelluksiin. Kansioiden ja niiden sisällön näkyvyys määritetään käyttäjätietojen perusteella, joten tarjouslaskennasta vastaavan näytöllä voi näkyä esimerkiksi vain Tarjouslaskenta-kansio. Visma Softwaren mukaan /18/ Liinos6 kytkeytyy aukottomasti mm. Microsoft Office-ohjelmiin. Käytössäni ollut ohjelmistoversio oli

16 Sauma Tässä luvussa olen käyttänyt lähteenä Tietosauma Oy:n verkkosivuja /19/ ja niiltä löytyviä PDF-esitteitä /20, 21/. Tietosauma Oy perustettiin 1997 ja Sauma-ohjelmisto julkaistiin Yhtiön mukaan Sauma -ohjelmistoa käyttää LVIS-toimialalla lähes 150 urakointiliikettä. Yleisemmin käytössä olevat sovellukset ovat perustiedot/hinnastot urakkatarjouslaskenta myynti/laskutus/kassamyynti myynti- ja ostoreskontra ostotilaustenkäsittely ja OVT varastonvalvonta palkkalaskenta kirjanpito projektiseuranta. Tietosauman verkkosivujen mukaan tietojen syöttö Sauma-urakkatarjouslaskentaan on selkeää ja nopeaa, koska ruudulla näkyy aina vain kyseessä olevalle yritykselle ja käyttäjälle oleelliset asiat oikeilla nimillään. Tarpeettomat kentät voidaan ohittaa tai piilottaa kokonaan näkyvistä. Aiemmin laskettuja urakkatarjouksia ja niiden osia voidaan hyödyntää uusien, samantyyppisten kohteiden laskennassa. Tarjoukseen massarivit valitaan valmiina saatavista tarvike-, työ-, paketti- ja tarjouspohjarekistereistä. Lisäksi voidaan syöttää koodittomia tarvikkeita kuten töitä ja alihankintaa. Kaikkia tietoja voidaan hakea numeron lisäksi esim. nimellä tai sen osalla. Exceltaulukkolaskennassa luotuja massarivejä voidaan siirtää tarjouslaskentaan ja sama onnistuu myös toisinpäin. Tarvikkeiden hinnoittelu voidaan tehdä halvimman ostohinnan ja -paikan, tai toimittajien prioriteetin mukaan. Asiakas voi tehdä itse uusia raportteja ja muokata vanhoja sopivammiksi. Ne voidaan paperitulostuksen lisäksi tallentaa mm. Excel-, Word- ja pdf-muodoissa jatkokäsittelyä, arkistointia tai sähköistä lähetystä varten. Sauma-ohjelmiston Jälkilaskenta kerää urakoihin kohdistuvat tapahtumat muista Sauma-sovelluksista, kuten myynnistä, ostotilauksista ja palkanlaskennasta mahdollistaen reaaliaikaisen vertailun budjettiin. Projekti voidaan aikatauluttaa ryhmittäin ja viedä aikataulu tarviketasolle asti, kuten oston ohjausta varten. Kokonaistilannetta voi

17 seurata vertailemalla riveittäin projekteja, joiden tunnuslukuja ovat muun muassa urakkasumma, käyttökate, kateprosentti sekä tehdyt tunnit. Lisäksi projektin tasoja voidaan seurata graafisen kuvaajan avulla. 11 Tietosauma Oy järjestää yrityskohtaista koulutusta joko asiakkaan omissa tiloissa tai Tietosauman toimipaikassa Helsingissä. Yrityskohtaisessa koulutuksessa ohjelmistoon voidaan perehtyä tutussa ympäristössä omalla yritysaineistolla. Puhelintuki on asiakkaalle lisämaksuton eli puhelut maksavat paikallisverkkomaksun verran. Saumaohjelmistoa päivitetään 1 2 kertaa vuodessa toimittamalle asiakkaalle uusi versio. 3.5 Xpaja Tämän luvun lähteenä olen käyttänyt ATK-Paja Oy:n verkkosivuja /22/ sekä sähköpostitse saatua esitettä /23/. ATK-Paja on perustettu vuonna ATK-Pajan mukaan lähes yritystä käyttää heidän ohjelmistoaan (Paja ja Xpaja). LVIS-alalla asiakkaita ovat urakointiyritykset ja tarvikemyymälät. Muita toimialoja ovat rakennusala, metalliala ja hydrauliikka-ala. Ohjelmistojen suunnittelu- ja kehitystyö on omaa tuotantoa. ATK-Pajan myynti on ns. konsultoivaa myyntiä eli lähes aina käydään paikan päällä toteamassa asiakasyritysten ohjelmistotarpeet ja etsitään niihin paras mahdollinen ratkaisu. Tällä hetkellä tarjottavia ohjelmia ovat muun muassa: laskutus myyntireskontra ostoreskontra varastohallinto palkanlaskenta työmaaseuranta viivakoodiohjelma tarjouslaskenta. Tarjouslaskennasta löytyy tuoterekisteri, johon saa tukkureiden ylläpitämät tuotteet ja hinnat OVT-muodossa. Kustannusten kertymistä voi seurata samalla urakkaa laskiessa. Sähkö- ja teleurakoitsijaliiton ylläpitämä pakettirekisteri voidaan ajaa ohjelmaan ja aikaisemmin luotuja tarjouspohjia voidaan käyttää hyväksi. Tarjouksen tulosteet saadaan monipuolisesti eriteltyä.

18 12 4 TARJOUSLASKENNAN VERTAILU Tässä pääluvussa käsittelen tarjouslaskentaohjelmien ominaisuuksia, joista laajuudeltaan eniten massoittelua, koska siihen käytetään eniten aikaa myös tarjouslaskijan toimesta. Atk-pajan ja Tietosauman ohjelmistoista en saanut valitettavasti kokeiluversiota käyttööni, joten en käsittele näitä ohjelmia myöhemmin työssäni. Näiden kahden ohjelmiston esitteiden ja verkkosivujen mukaisen tiedon avulla olen koonnut tärkeimmät ominaisuudet lukuihin 3.4 ja Käyttöönotto Oletusasetukset tehdään yleensä ohjelmaa käyttöönotettaessa asennuksen jälkeen. Oletukset helpottavat tarjouksen tietojen syöttämistä, kun kaikkea ei tarvitse aina kirjoittaa uudestaan. Tällaisia oletuksia ovat muun muassa yrityksen käyttämät kateprosentit, kilometrikorvaukset, päivärahat ja muut tärkeät tunnusluvut, joita käytetään tarjouksissa. Lisäksi käyttöönotossa ohjelmaan ladataan mahdollisesti uusimmat tuote-, työ-, paketti- ja hinnastorekisterit. Syöttösivut eli massoittelun taulukkosyöttöön tarvittavat rekisterit kannattaa myös hankkia, mikäli ohjelma tukee niitä. Voi olla myös tarpeen muokata käyttöliittymän ulkoasua, mikäli tämä on mahdollista ohjelmassa. Broker-tarjouslaskennassa voidaan muokata ulkoasua ikkunoiden sijainnilla ja koolla, sekä työkalurivien sijainnilla, niin että työskentelyala sopii paremmin käytettävälle näytölle. Ohjelma muistaa aiemmat muutokset, joten muutoksia ei tarvitse tehdä joka kerta käynnistettäessä ohjelmaa. Ikkunoiden koon muuttaminen on mielestäni käyttöä helpottava ominaisuus Brokerissa, koska työskentelynäkymässä pidetään lähes aina kahta tai kolmea ikkunaa auki yhtä aikaa. Oletusasetukset määritellään kuvassa 4.1 näkyvässä ikkunassa. Siinä voidaan asettaa muun muassa yrityksen käyttämät kateprosentit ja työn hinnoittelut. Erilaiset lisät ja kertoimet määritetään Brokeriin Loppusivu -ikkunassa. Asetuksien Päivitykset - välilehdeltä määritetään OVT-aineiston hakemistopolku. Perustiedot -välilehdeltä

19 valitaan hakemistopolut, joista äititietokannan päivitykset haetaan. Näitä ovat esimerkiksi tuote-, tarjous-, paketti-, positio- ja syöttösivutietokannat. 13 KUVA 4.1 Oletusasetukset Jos yrityksellä on käytössään useampi Brokerin lisenssi, voidaan hyödyntää Brokerin äititietokantaa tehokkaasti, kertoo Turkki. Tällöin vain yhden henkilön tarvitsee hakea uudet tuote-, hinnasto-, paketti- ja työpäivitykset, muiden antaessa Brokerin noutaa päivitykset äititietokannasta automaattisesti. Asetuksista voidaan määrittää mitä halutaan tapahtuvan, kun ohjelma löytää päivityksiä. Päivittämisen voi asettaa automaattiseksi, jolloin ohjelma hakee kaikki uudet päivitykset tai päivitykset voidaan valita itse avautuvasta valintaikkunasta. Päivityksiä voi hakea äititietokannasta vain yksi käyttäjä kerrallaan. /12./ Manuaalisesti päivitettäessä OVT-aineistoa valitaan Turkin mukaan /24/ tuoterekisteri -ikkuna aktiiviseksi ja valitaan Tiedosto -valikosta OVT-päivitys. Hakemistopolkua ei tarvitse asettaa, koska se on asetettu jo oletusasetuksista. Pakettirekistereitä päivitettäessä valitaan pakettirekisteri -ikkuna aktiiviseksi ja valitaan Tiedosto - valikosta Päivitä paketit. Avautuvaan ikkunaan annetaan hakemistopolku, mistä päivitykset löytyvät.

20 14 Ecom-ohjelmistossa ulkoasua voi muokata oikeastaan vain ikkunan taustaväriä vaihtamalla. Työskennellessä voi olla useampi ikkuna auki, mutta ne eivät ole yhteydessä toisiinsa niin, että olisi aiheellista muuttaa ikkunoiden kokoa. Ikkunoita pystyy venyttämään tarvittaessa alaspäin, jos esimerkiksi massoiteltaessa tarvitaan tilaa ja Ecom myös muistaa ikkunoiden koot uudelleen käynnistettäessä. Yrityksen tietoihin voidaan lisätä muiden tietojen lisäksi myös yrityksen logo, joka tulostuu muun muassa asiakkaalle lähetettävään tarjoukseen. Brokerista tai Liinos6:sta en tällaista ominaisuutta löytänyt. Kuvasta 4.2 voidaan havaita, että tarjouslaskennanoletuksiin lisätään perustietoihin yrityksen yhteystiedot ja kateprosentit sekä tarvittavat työlisät. Työkertoimet - välilehdeltä voidaan käsikirjan mukaan asettaa muun muassa sosiaalikustannukset, erilaiset lisät ja kertoimet, joita tarvitaan esimerkiksi kun asennus tapahtuu korkeudelle m. Tuotekertoimet -välilehdelle voidaan määrittää esimerkiksi kuljetuskustannus- ja hävikkikertoimet. Postit -välilehdelle lisätään useimmiten tarvittavat positiot. Työ- ja tuotekertoimille, sekä oletuspositioille voidaan asettaa merkintä, mikäli ne halutaan oletuksena jokaiseen tarjoukseen. Jos merkintää ei aseteta, niin lisät näkyvät tarjousvaiheessa, mutta niiden arvo nolla. /25, s.3-5./ KUVA 4.2 Tarjouslaskentaoletukset

21 15 Käsikirjan mukaan /25, s.6,7/ Ecomissa esimerkiksi Sähkö- ja teleurakoitsijaliiton pakettirekistereiden päivitykset valitaan manuaalisesti yksi rekisteri kerrallaan ja annetaan avautuvaan ikkunaan hakemistopolku. OVT-aineisto taas voidaan päivittää käsikirjan mukaan manuaalisen tavan lisäksi automaattisesti. Valitsemalla OVTpäivitykset avautuu valintaikkuna, josta voi valita haluttujen tukkureiden hinta-, tuotetai tuotekuvapäivitykset, mutta tämä edellyttää Soneran Webconnect-ohjelmiston käyttämistä. /26./ Liinos6-ohjelmistossa ikkunoiden kokoa voi muokata mieleisekseen, mutta käytännössä sitä tarvitaan vain, mikäli tekstiä jää ikkunan ulkopuolelle. Ikkunoiden muutettu koko jää muistiin ohjelmaa uudelleen käynnistettäessä. Tarjouslaskenta tehdään eri ikkunoissa, joista ei voi kopioida raahaamalla toisiin ikkunoihin mitään. Tarjouslaskennan oletustiedot asetetaan apurekisteri -hakemistossa sijaitsevan Tarjouksen laskentamallit -sovelluksen kautta. Lisäksi samasta apurekisteri - hakemistosta voidaan määrittää arvot Työhintataulukko -sovellukseen, sekä kirjata tärkeimmät positiot Rakennusosat -sovellukseen. Kuten kuvasta 4.3 voidaan havaita, niin tarjouslaskennan oletustietoihin kirjataan lisät, joiden avulla tarjouksen nettohinnasta lasketaan bruttohinta. Käsikirjan mukaan lisät voidaan ryhmitellä urakka- ja kustannuslajeittain. Lisäksi voidaan määrittää ne lisät, jotka ovat automaattisesti tarjouksen laskennassa mukana. /27, s.8./

22 16 KUVA 4.3 Tarjouslaskennan oletustiedot Pakettien ja tuoterekisterin päivitys tehdään Liinos6:n perustietokannoissa sijaitsevilla erillisillä sovelluksilla. Tuoterekisterin päivitys -sovelluksen kautta voidaan myös päivittää kolmannen osapuolen valmistamat tuotteiden vastaavuudet. Vastaavuus tarkoittaa esimerkiksi sitä, että MMJ 3x1,5S-kaapelia voidaan saada muun muassa 100 m nipussa tai 250 m pienkelalla, jotka on hinnoiteltu eri tavalla. Syöttösivut - sovellukseen asennetaan käsikirjan mukaan /27, s.10/ päivitykset valitsemalla valikosta syöttösivujen päivitys, jonka jälkeen annetaan hakemistopolku, mistä päivitys löytyy. Syöttösivut ovat massoittelussa käytettävissä oleva taulukkojärjestelmä. 4.2 Perustietojen syöttäminen Tarjouksen tekijän ja tilaajaan tiedot syötetään yleensä ensimmäisenä tarjousta tehdessä. Jos asiakkaan ja mahdollisen projektin tietoja ei löydy tietokannoista valmiina on tarpeellista perustaa ne ensin. Lisäksi tarkastellaan miten tarjoukseen luodaan positiot eli pääryhmitykset. Esimerkkinä tällaisesta positiosta voidaan mainita muun muassa Kaapelit ja johtimet, sekä Maadoitukset. Nämä positiot voivat sisältää tuotteita, työtä, paketteja tai alapositioita.

23 17 Brokerissa sisäänkirjautumisen jälkeen tulee kuvan 4.4 mukainen ikkuna näkyviin, josta näkee samalla silmäyksellä asiakkaat. Asiakkaan edessä olevasta + -merkistä saadaan näkyviin kaikki asiakkaalle tehdyt tarjoukset, sekä mahdolliset projektit, jotka voivat sisältää myös tarjouksia. KUVA 4.4 Asiakkaan, tarjouksen ja position luominen Asiakas luodaan insert -näppäimellä tai työkalurivin uusi rivi -kuvakkeella tarjouslaskijan nimen (kuvassa 4.4 Heimonen Otto) päällä ollessa. Asiakkaan luonnissa tarvitaan tietää asiakkaan nimi ja kieli, jolla hänelle asioidaan. Suljettaessa asiakkaan luonti -ikkuna avautuu tarjouksen luonti -ikkuna, johon määritellään tarjouksen koodi ja nimi. Koodin valintaruutuun ei tule automaattisesti seuraavaa vapaana olevaa numerosarjaa, vaan se täytyy tarkistaa edellisistä tarjouksista halutessa numeroinnin etenevän loogisesti. Koodiin voi sisältyä myös kirjaimia ja erilaisia merkkejä, toisin kuin Liinos6:ssa ja Ecomissa. Tämä mahdollistaa laskijan ja yrityksen tyyliin sopivimman nimeämistavan. Kahta samaa koodia sisältävää tarjousta ei voi olla, joten laitettaessa sama koodi eri tarjoukseen ohjelma sulkee tarjouksen luonti -ikkunan. Mielestäni ohjelma voisi ehdottaa seuraavaa vapaana olevaa koodisarjaa tai antaa samanaikaisesti selata tarjouslaskijan -ikkunaa, että vapaana olevan koodin voisi tarkistaa. Turkin mukaan /24/ tähän on tulossa muutos, joka ehdottaa edellistä luotua tarjouskoodia. Näin koodisarjaa voidaan helposti jatkaa vaihtamalla esimerkiksi viimeinen merkki. Turkin mukaan tarjouksen luonnissa heidän asiakkailleen neuvotaan valitsemaan ensin näkymänlajittelun asiakkaiden perusteella eli valitaan Näytä -valikosta Asiakkaat.

24 18 Näin tehdessä nähdään kaikki ohjelmaan syötetyt asiakkaat, eikä vain yhden tarjouslaskijan asiakkaita. Valitaan aktiiviseksi asiakas jolle tarjous halutaan perustaa ja lisätään tarjous painamalla insert -näppäintä, jolloin avautuu tarjouksen luonti -ikkuna. Edellä mainitulla tavalla ohjelma ehdottaa viimeksi käytettyä tarjouskoodia ja sarjaa voidaan helposti jatkaa. Tämän jälkeen näkymä voidaan vaihtaa takaisin tarjouslaskijoiden perusteella. /24./ Tarjous, projekti ja positio luodaan samalla periaatteella kuten asiakas. Tarjous ja projekti luodaan asiakkaan nimen päällä ja positio tarjouksen päällä insert -näppäimellä tai uusi rivi -kuvakkeella. Positiot nimetään tuplaklikkaamalla niitä, jolloin avautuu kuvan 4.5 mukainen ikkuna. Myös positioiden määrä asetetaan tässä ikkunassa oikeaksi. KUVA 4.5 Position tiedot Brokerista puuttuu oletuksena tulevat positiot. Mielestäni Brokeriin olisi hyvä kehittää erillinen oletuspositio -ikkuna, josta voitaisiin poimia raahaamalla nopeasti tarvittavat positiot. Tämä ikkuna voisi avautua erillisellä kuvakkeella tai automaattisesti, kun tarjoukseen lisätään positio aiemmin mainitulla tavalla. Positioiden nimeämisen vähentyessä säästyisi tarjouslaskentaan käytettyä aikaa. Turkin mukaan oletuspositiot on mahdollista luoda esimerkiksi _Malliasiakas - nimen tarjouksiin, josta ne voidaan helposti kopioida uudeksi tarjoukseksi tai osaksi

25 19 sitä. Tällä tavalla nimetyn asiakkaan tarjoukset eivät vaikuta Brokerin yhteenvetotulosteisiin, eivätkä näin ollen vääristä tilastoja. Tarjouslaskijat käyttävät paljon vanhoja tarjouksia hyväksi, joten oletuspositiorakenteen ohjelmallinen merkitys on vähäinen. /24./ Positioiden rakenteen ollessa valmis määritellään tarjouksen tiedot tuplaklikkaamalla tarjousta, jolloin avautuu kuvan 4.6 mukainen ikkuna. Tarjouksen hinnan- ja työnlaskenta tulevat oletuksena niin kuin ne on määritetty asetuksista, mutta niitä voidaan muuttaa tarjouskohtaisesti. Laskenta voidaan suorittaa katteen mukaan, kuten kuvassa 4.6 alennuksen tai hinnaston mukaan. Työnlaskenta esimerkin kuvassa 4.6 on asennuksen perusteella. Muita vaihtoehtoja ovat ilman töitä, normitunnit ja taulukko. Myös työn lisäkerroin (1,075) siirtyy oletuksena, mutta sitäkin voi vaihtaa tarjouskohtaisesti. KUVA 4.6 Tarjouksen tiedot Turkin mukaan jokaiseen tarjoukseen määritellään erikseen yhteyshenkilö asiakaskohtaisesti. Tarjoukseen voidaan lisätä lisäinformaatiota kuvassa 4.6 näkyvään Tietoja - ruutuun ja lisäksi Tilaustiedot -kuvakkeesta avautuu erillinen taulukkoikkuna, josta

26 20 voidaan määritellä tarkempia yksityiskohtia tarjoukseen, kuten esimerkiksi pinta-ala. Tässä ikkunassa voidaan myös määritellä komentopolku esimerkiksi palvelimelta löytyvään päiväkirjaan, joka avautuu pikakomennolla. /12./ Ecomissa uuden tarjouksen perustamisessa kysytään aina oletustiedot tarjoukselle. Kateprosentit ja aiemmin merkityt oletukset ovat kentissä valmiina, mutta tarvittaessa muut lisät kirjataan manuaalisesti tai haetaan oletukset painamalla Hae oletusarvo - kuvaketta, joka on ympyröity kuvassa 4.7. KUVA 4.7 Tarjouksen oletustiedot Mielestäni Ecomin oletukset ja niiden hakeminen toimivat Liinos6:sta ja Brokeria paremmin. Liinos6:sta löytyy kyllä samat ominaisuudet oletuksien määrittelyssä kuin Ecomista, mutta Ecomissa erilaiset lisät on ryhmitelty selkeästi omiin ryhmiin, kuten voidaan havaita kuvan 4.7 yläreunasta. Ecom-tarjouslaskentaan pakollinen tieto on ainoastaan tarjouksen nimi. Käsikirjan mukaan tarjousnumeroksi tulee automaattisesti seuraava vapaana oleva numerosarja. Asiakkaan tiedot voidaan lisätä kuvan 4.8 vasemmassa yläkulmassa olevasta kansio -painikkeesta. Aikaisemmin syötetyt asiakkaan tiedot voidaan poimia hakuikkunasta tai voidaan lisätä uusi asiakas. /25, s.14,15./

27 21 KUVA 4.8 Perustietojen syöttäminen Ecomiin Positiot tulevat oletuksena, mutta niitä voidaan muokata tarjouskohtaisesti. Kuvan 4.8 esimerkissä positioina ovat Muuntajat, sekä Kaapelit ja johtimet. Positiot ovat Ecomissa vain yhdellä tasolla ja näin ollen rakenne ei mahdollista yhtä monipuolista luokittelua, kuin esimerkiksi Brokerissa. Liinos6-tarjouslaskennassa Hännisen mukaan /28/ Tarjoukset -ikkunassa tarvitsee syöttää perustiedoiksi pakollisena vain tarjousnimi. Käyttöohjeen mukaan /27, s.22/ tarjouksessa oletuksena siirtyvät muun muassa tarjousnumero, omat tiedot, urakanmuoto, päivämäärä, kohdetyyppi ja hinnoittelu, joiden paikkaansa pitävyys kannattaa tietenkin tarkistaa. Tarjouksen tekijän nimen voi vaihtaa tuplaklikkaamalla kuvassa 4.9 näkyvää Henkilönimi -kenttää, jolloin voidaan valita ennalta tehdystä henkilölistasta oikea nimi. Kenttään voi syöttää myös nimen alkukirjaimet ja painaa Enter -näppäintä, jolloin ohjelma hakee vastaavan nimen.

28 22 KUVA 4.9 Perustietojen syöttäminen Liinos6:n Lisäksi on hyvä poimia kuvassa 4.9 oikeassa alareunassa näkyvät tilaajan tiedot tuplaklikkaamalla Tilaaja -kenttää ja valitsemalla yritysrekisteristä oikea tilaaja. Käsikirjan mukaan Liinos6:ssa massoittelu tapahtuu alatarjouksissa, joten päätarjoukseen lisätään oletuksena samanniminen alatarjous, jonka voi nimen voi myös vaihtaa. Päätarjoukseen sisältyviä alatarjouksia voi olla useitakin kappaleita. /27, s.22,23./ Esimerkiksi jos pääurakannimi olisi Ristiinan katuvalaistus, voisi alatarjouksien nimet olla vaikka Pietarintie ja Kitereentie. Kun tilaajatiedot on täytetty, siirrytään Tarjousosat -välilehdelle, josta määritellään positioiden rakenne. Hännisen mukaan /15/ uusi positio lisätään tarjoukseen tuplaklikkaamalla haluttua positiota tai raahaamalla se kuvan 4.10 vasemmalla sijaitsevasta puurakenteesta hiiren oikealla napilla oikeanpuoleiseen luetteloon.

29 23 KUVA 4.10 Position lisäys Kuvan 4.10 vasemmassa listassa näkyviä positioita voi muokata erillisessä Rakennusosat -sovelluksessa. Mikäli positioihin on lisätty massoja, niin poistaminen ei onnistu ilman massojen poistamista, kerrotaan käsikirjassa /27, s.24,25/. Mielestäni tämä on turhan vaivalloista, koska ohjelma joka tapauksessa kysyy Haluatko varmasti poistaa tämän kohteen?. Näin ollen positio ei tuhoudu tahattomasti virheellisestä painalluksesta. 4.3 Massoittelu Massoittelu eli tuotteiden ja työn kerääminen tarjouslaskenta-asiakirjoista on tarjouslaskennan suurin työvaihe. Ennen massoittelua täytyy tarjouslaskijan koneesta löytyä päivitetyt sähkötukkureiden tuote- ja hintarekisterit ja mielellään myös erilliset pakettirekisterit, joiden avulla massoittelu nopeutuu. Sähköurakointiliikkeen taloustieto ja tarjouslaskenta-julkaisun kirjoittajien mukaan massalaskentaa suoritettaessa on mietittävä mitkä positiot ovat tärkeimpiä hinnoittelultaan. Tarjouslaskentaan käytettävä aika on jaettava niin, että esimerkiksi kaapelihyllyjen ja nousujohtojen mittaukseen käytetään riittävästi aikaa ja huolellisuutta,

30 koska näiden hinta on korkea. Vastaavasti esimerkiksi heikkovirtajohdot, joiden metrihinta on alhainen, voidaan määritellä nopeasti keskimitalla. /29, s.164./ 24 Broker-tarjouslaskennassa massoittelu voidaan tehdä rivikohtaisesti, taulukkosyötöllä, sekä tuomalla massarivit ulkopuolisesta ohjelmasta, kuten Exceltaulukkolaskennasta ja CADS 10 -suunnitteluohjelmasta. Rivikohtaisesti massoiteltaessa voidaan tuote etsiä kuvassa 4.11 näkyvästä hakemistorakenteesta manuaalisesti avaamalla kansioita tai kirjoittamalla hakusana kuvassa 4.11 näkyvään nimi- tai koodikenttään, jolloin avautuu erillinen hakutulos - ikkuna. Turkin mukaan hakusana voi olla esimerkiksi MMJ, jolloin ohjelma etsii kaikki MMJ -alkuiset tuotteet. Mutta laajemman tuloksen saa asettamalla hakusanaksi esimerkiksi *MMJ*, jolloin ohjelma hakee sanaa myös tuotteen nimen keskeltä. Tällöin löytyy esimerkiksi tuote Asennuskaapeli MMJ 3x1,5.... Hakusanoja voi olla myös useampia, kuten kuvan 4.11 esimerkissä, jolloin myös hakutulos on tarkempi. Massat siirretään tarjoukseen Windows-käyttöympäristöstä tutulla tavalla eli joko kopioimalla ja liittämällä tai raahaamalla ja pudottamalla. Määrät asetetaan tämän jälkeen tuplaklikkaamalla tuotetta tarjouksessa. /12./ Massarivejä voidaan kopioida muihin tarjoukseen yksittäin, positioittain tai vaihtoehtoisesti myös koko tarjous. KUVA 4.11 Tuoterekisteri Taulukkosyöttöön voidaan syöttösivut hankkia valmiina esimerkiksi Sähkö- ja teleurakoitsijaliitolta tai ne voidaan valmistaa itse. Itse valmistettaessa taulukot voidaan tehdä Brokerin lisäksi myös Excel-taulukkolaskennassa.

31 25 Kuvasta 4.12 voidaan havaita, että kaksi kenttää on valkoisena, joka tarkoittaa että tuotenumero on oikein ja se löytyy tuoterekisteristä. Kuvan 4.12 esimerkki on muokkaa -tilassa jolloin nimiä ja arvoja voidaan muokata. Vaihtamalla taulukko syöttötilaan kuvan 4.12 vasemmassa alareunassa sijaitsevasta kuvakkeesta, voidaan tuotteita syöttää tarjoukseen. KUVA 4.12 Taulukkosyöttö Massarivien siirto ulkopuolisesta ohjelmasta onnistuu Brokerissa Tunnistus - toiminnon avulla. Brokerissa on ainoana ominaisuus, jolla saadaan suunnitteluohjelmasta suoraan siirrettyä massaluettelot tarjouslaskentaan. Mercuksen mukaan tämä ominaisuus toimii CADS 10-suunnitteluohjelman kanssa, jossa napin painalluksella lasketaan piirrosmerkeistä kaikki sähköpisteet ja luodaan pisteluettelo. Luotu luettelo voidaan kopioida leikepöydälle, siirtää Excel-taulukkolaskentaan tai Brokertarjouslaskentaan. Näin ollen tehtäväksi jää vain kaapelien laskenta ja mahdollinen toimittajan valinta. Mainittu ominaisuus säästää prosenttia työajasta massoittelussa. Tunnistus -toiminnolla voidaan siirtää myös muista ohjelmista massarivejä. /8./ Kokeilin toimintoa Excel-taulukkolaskennassa, tekemällä muutaman massarivin, joista löytyi eri sarakkeista sähkönumero, nimi, kappalemäärä ja yksikkö. Kopioin rivit leikepöydälle ja siirryin Brokerissa haluamani position kohdalle. Tunnistus - toiminnossa ohjelmaan määritin, missä sarakkeessa on yksikkö, määrä jne. Tämän jälkeen avautui ikkuna, josta varmistettiin, että tiedot ovat oikein. Hyväksymällä tämä rivit siirtyivät virheettömästi oikeaan positioon.

32 26 Ecom-tarjouslaskennassa massoittelu voidaan tehdä vain rivikohtaisesti, mutta sen käyttö on hiottu toimivaksi ja nopeaksi erityisesti toimivien hakutoimintojen ansiosta. Käsikirjan mukaan halutessa lisätä rivi tarjoukseen painetaan Näytä paketit - painiketta tai F5 -näppäintä. Ohjelma avaa suoraan haku ikkunan, josta voidaan valita kahdella tavalla hakutoiminto, kuten kuvassa 4.13 esitetään. /25, s.19./ KUVA 4.13 Ecom -tarjouslaskennan hakutoiminnot Käsikirjan mukaan ensimmäisellä hakutoimintotavalla valitaan pääryhmästä esimerkiksi kuvan mukaisesti Kaapelit ja johtimet, jonka jälkeen valitaan alaryhmästä Asennusjohdot eli tarkempi rajaus. Tämän jälkeen selaamalla löydetään haettu paketti tai tuote. Toinen tapa on käyttää hakuavainta eli joko paketinnumerolla (kuvassa 4.13 kohta F1) tai paketinnimellä (kuvassa 4.13 kohta F2). /25, s / Suodattava haku -toiminnossa, haku etsii syötettyä hakuavainta myös tekstin keskeltä, kerrotaan käsikirjassa. Tämä toiminto on käytettävissä vain tuotteiden lisäyksessä. /25, s.29./ Käsikirjan mukaan /25, s.39/ Ecomissa onnistuu massarivien kopiointi toiseen tarjoukseen painamalla Tarjous -ikkunassa Kopioi tietue -kuvaketta, jolloin avautuvasta ikkunasta voidaan valita kopioitavat positiot. Haluttaessa tarkastella paketin sisältöä ja kustannuksia voidaan avata Paketin rakenne -ikkuna (kuvassa 4.13 kuvake sijaitsee vasemmassa alareunassa), kerrotaan käsikirjassa /25, s.22/. Kuvan 4.14 esimerkissä näkyy MMJ 3x1,5S -kaapelin kytkentä, jossa työnä veloitetaan 2,37.

33 27 KUVA 4.14 Paketin rakenne Valitessa hakuikkunasta haluttu paketti tai tuote avautuu kuvan 4.15 esimerkkinä oleva Pakettien lisäys -ikkuna, josta voidaan valita haluttu asennustapa ja määrä, kerrotaan käsikirjassa. Uutena ominaisuutena 2004B-versiossa on yläreunassa näkyvät numerot, joista saa suoraan pikakomentona asetettua määrän. Asennustapa valitaan samasta ikkunasta kuin määrät, mutta Ecomissa tämä onnistuu vain yhdelle tuotteelle kerralla. /25, s.23./ KUVA 4.15 Asennustavat ja paketin lisäys Mielestäni Ecom on onnistunut erityisen hyvin hakutoiminnon kehittämisessä. Haku tapahtuu samassa ikkunassa ja se on selkeä ja nopea. Mahdollinen taulukkosyöttö usealle tuotteelle samaan aikaan olisi kuitenkin toivottava ominaisuus. Liinos6-tarjouslaskennassa voidaan massoitukset tehdä rivikohtaisesti, taulukolla tai siirtämällä massarivit ulkopuolisesta järjestelmästä. Kuvien 4.16 ja 4.17 esimerkkinä on rivikohtainen massoittelu.

34 28 KUVA 4.16 Massarivit Rivikohtaisesti massoiteltaessa siirrytään oikeaan positioon (kuvassa 4.16 positioksi on valittu E5 / Valaisimet) ja aloitetaan rivin lisääminen avaamalla kuvan 4.17 mukainen Tuotteet -ikkuna, josta valitaan etsitty tuote. KUVA 4.17 Massoittelu rivikohtaisesti Kuvan 4.17 oikeassa alakulmassa olevasta ikkunasta voidaan valita haluttaessa toimittaja, kun tiedetään kummankin hinnat. Halutun tuotteen kohdalla haluttu määrä lisätään Määrä -kenttään ja tuplaklikataan tuotetta hiirellä, jolloin tuote siirtyy kuvassa

35 keskellä sijaitsevaan luetteloon. Näin voidaan helposti lisätä useita tuotteita positioon samasta ikkunasta. Lopuksi painetaan Enter -näppäintä tai Ok -kuvaketta, jolloin Tuotteet -ikkuna sulkeutuu ja massarivit siirtyvät massaluetteloon. Massarivejä voidaan kopioida tarjouksesta toiseen. Mielestäni Broker ja Ecom ovat luoneet yksinkertaisemman ja nopeamman tavan rivimassoitteluun kuin Liinos6. Liinos6:n hakutoiminto avautuu painamalla Hae -painiketta tai F4 -näppäintä. Tuote tai paketti voidaan hakea mm. nimen tai tuotekoodin avulla. Kuvassa 4.18 on esimerkkinä haettu tuotteen nimellä kaikki kolmejohtimiset MMJ-kaapelit. KUVA 4.18 Liinos6 hakutoiminto Hännisen mukaan /15/ Haku -ikkunassa toimii myös vapaahaku, sekä laajennetut hakutoiminnot, missä tuotteita voi hakea muun muassa jokerimerkeillä ja useamman tietokannan taulun tiedoilla. Mielestäni Ecom ja Broker ovat toteuttaneet hakutoiminnon toimivammaksi, kuin Liinos6. Taulukkosyöttö nopeuttaa huomattavasti massoittelua ohjelman käsikirjan mukaan. Esimerkki taulukkosyötöstä on kuvassa 4.19, jonka taulukko sisältää MMJ -kaapelit poikkipinnaltaan 6mm 2 :iin asti.

36 30 KUVA 4.19 Massoittelu taulukkonäkymästä Taulukkoon syötetään esimerkiksi MMJ 3x1,5S-kaapelia puuhun asennettuna 50 metriä, MMJ 4x1,5S-kaapelia asennettuna 5 metriä ja lisäksi tehdään neljä kytkentää. Samassa taulukossa syötetään kaikki tarjouksessa tarvittavat MMJ-kaapelit mainittuun poikkipintaan asti, jonka jälkeen vaihdetaan esimerkiksi MCMK-kaapeleihin. Käsikirjan mukaan itse ikkunaa ei tarvitse sulkea, vaan voidaan painaa Vaihda sivu - painiketta, jolloin saadaan valittua seuraava sivu. Näin ollen laajat tarjoukset saadaan nopeasti syötettyä, ilman että tarvitsee valita jokaista kaapelia erikseen. Syöttötaulukoita voi tehdä itse tai niitä voi hankkia valmiina esimerkiksi Sähkö- ja teleurakoitsijaliitolta. /27, s.35./ Massarivien siirto ulkopuolisesta järjestelmästä ominaisuuden avulla pystytään siirtämään esimerkiksi CAD-suunnitteluohjelmasta massarivit ASCII-tiedostosta tai leikepöydältä, kerrotaan käsikirjassa. Siirtoaineistossa voi olla tuotteen hinta- ja nimitiedot. Aineiston paketit voivat olla purkamattomia tai purettuja rakenteiksi ja asennustöiksi. Mainitun ominaisuuden käyttöönottoon tarvitaan kuitenkin ohjelmistovalmistajan konsultointia. /27, s.38./ Liinos6:n käsikirjasta lukemieni ohjeiden perusteella Brokerin vastaava järjestelmä on mielestäni huomattavasti nopeampi ja helppokäyttöisempi kuin Liinos6:n. Käsikirjan mukaan massarivien siirto onnistuu myös toiseen suuntaan, eli tarjous voidaan siirtää esimerkiksi Excel-taulukkolaskentaan /27, s.66/.

37 Omien tuotteiden ja pakettien tekeminen Brokerissa voidaan käsikirjan mukaan /11, s.7/ liittää tuotteisiin lisäinformaatiota, kuten teksti-, taulukkolaskenta-, html-, pdf- ja kuvatiedostoja. Tuotteita ja paketteja voidaan myös perustaa helposti itsekin. Pakettia perustaessa valitaan pakettirekisteristä sopiva kansio tai luodaan sellainen itse. Luodaan esimerkiksi OMAT -kansio. Tämän jälkeen luodaan kansioon uusi paketti, jolloin avautuu ikkuna, johon annetaan paketin koodi, nimi, yksikkö ja lisätiedot. Mikäli pakettiin tulee tuoterekisteristä valmiina löytyviä tuotteita, niin avataan tuoterekisteri ja raahataan halutut tuotteet massoittelussa mainitulla tavalla paketin päälle. Tämän jälkeen ohjelma laskee paketille materiaalikustannukset ja lisää myös katteen. Uusi tuote tehdään samalla tavoin kuin paketti. Valitaan haluttu kansio tuoterekisteristä ja luodaan tuote, jolloin avautuu kuvan 4.20 mukainen ikkuna. Tuotteelle annetaan tarvittavat tiedot ja tallennetaan se. Tämän jälkeen tuote voidaan käyttää sellaisenaan tarjouksessa tai lisätä se pakettiin. KUVA 4.20 Tuotteen perustaminen Kuvassa 4.21 näkyy tehdyn oman paketin rakenne pakettirekisterissä. Paketti on perustettu OMAT -kansioon ja se sisältää muun muassa omia tuotteita kaksi kappaletta, sekä ML-asennusjohtoa ja taipuisaa asennusputkea 25 metriä.