TOIMIVA ARKIVIESTINTÄ TYÖPAIKOILLA

Transkriptio

1 Olavi Manninen - Viestinnän ja johtamisen yhteispeli- seminaari Avauspuheenvuoro TOIMIVA ARKIVIESTINTÄ TYÖPAIKOILLA Arkiviestintä tarkoittaa kaikkea sitä tiedonvaihtoa ja - etsintää, mitä tarvitaan työpaikoilla jokapäiväisten työtehtävien suorittamiseksi. Kehityssuunnitelma Viestinnässä on kysymys ihmisten välisistä suhteista Viestintä on yhteinen asia Viestintä tuottaa yhteisyyttä ja yhteisiä merkityksiä Englanninkielessä communicate ~ to cause to be common to others, to share with others (~ jakaa toisten kanssa, tehdä yhteiseksi) Johdannainen latinankielisestä teonsanasta communicare ~ tehdä yhdessä; cum (~ kanssa) +municare (~ osallistuminen) Suomenkielessä teonsana kommunikoida ~ tiedottaa, viestiä; sanaan ei sisälly yhtä voimakasta sosiaalista ja yhteisöllistä merkitystä kuin vastaavissa latinan- ja englanninkielisissä sanoissa Lähinnä suomenkielessä viestinnän alkuperäistä yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemistä kuvaavat urheilumuodot viestinjuoksu, viestinhiihto, viestiuinti.

2 ARKIVIESTINNÄN OLOMUODOT Joukkoviestimet Henkilöstölehdet Tiedotteet, kutsut ja esitteet Intranet ja internet Sähköposti, puhelin Ilmoitustaulu Julkaisut, raportit, ohjeet, sopimukset Kahvi- ja lounastauot Liikunta- ja yhteisharrastukset, pelit Ryhmäkeskustelut ja - työskentely Kokoukset Esitelmä- ja koulutustilaisuudet, vierailut Palaute, kontrollointi, seuranta, tutkimus Valmentaminen, mentorointi, tutorointi, tarinointi Näytteleminen, matkiminen, havainnointi, kokeet, vertailu

3 TIEDON TASOT Data (numeroita, kuvia, tekstiä) Informaatio (dataa, jolla on jokin merkitys käyttäjälle) Tietämys ymmärrys (informaatio muuttuu tietämykseksi, kun henkilö on tulkinnut tai käsitellyt sitä) Tietämys on tietoisuutta, joka jalostuu oppimisen, kokemuksen ja ajattelun kautta. Tietämys perustuu aikaisempaan tietoon jossakin yhteydessä ja jossakin tarkoituksessa numerosarja on dataa. Data muuttuu informaatioksi, kun se yhdistetään venäläisen Tatjana Lysenkon Sotsissa tekemään naisten moukarinheiton tulokseen. Tulos muuttuu tietämykseksi, kun henkilöllä on ylipäätänsä käsitys naisten moukarinheiton tulostasosta tällä hetkellä maailmassa. Henkilö arvioi kaaren pituuden korjattunakin erinomaiseksi uudeksi maailmanennätystulokseksi.

4 TIETOPÄÄOMASTA KILPAILUTEKIJÄ Kilpailussa menestyy, jos pystyy luomaan ja omaksumaan uutta tietoa oppimaan - nopeammin ja tehokkaammin kuin muut. Menestymisen kannalta työyhteisöissä on tärkeää jatkuva heikkojen signaalien kuuntelu ja piilevän tiedon etsiminen, tunnistaminen ja sen valjastaminen uudistavaksi tietopääomaksi ja muutosvoimaksi. Menestyminen myös edellyttää avoimuutta, aitoa jatkuvaa vuorovaikutusta ja dialogia työyhteisössä sekä työpaikan rajat ylittävien toimijayhteisöjen ja partnereiden kanssa. Nykytietämyksen mukaan kilpailukyvyn katsotaan olevan myös sitä paremman, mitä yhdenmukaisempana ja samanaikaisesti tieto jaetaan yrityksen henkilöille. Työpaikka on saamassa keskeisen aseman sekä oppimispaikkana että myös aseman paikkana, jossa itse pedagogiikkaa kehitetään. Työelämäosaaminen ja sen ylläpito on oleva avain menestymiseen.

5 TERVE, TURVALLINEN, TIEDOTTAVA JA TEHOKAS TYÖPAIKKA ON KAIKKIEN YHTEINEN ETU Euroopan yhteisön talous on perustuva kasvavassa määrin tiedolle. EU - komissio painottaa tiedottamista työpaikkoja kehitettäessä. Tiedonvälityksen tehostamisen tarpeellisuutta komissio perustelee sillä, että pienten ja keskisuurten yritysten kehitystarpeet tulevat vastaisuudessa otetuksi huomioon nykyistä paremmin. Selvitysten mukaan Erot suurten ja pienten yritysten välillä asiantuntijoiden käytössä ovat suuret, kun kysymys on johtamiseen, laatuun, terveyteen, turvallisuuteen, markkinointiin ja viestintään liittyvistä asioista. Sisämarkkinoiden perusideologia sekä eurooppalaiset direktiivit ja standardit tunnetaan ja ymmärretään huonosti. Standardien ja laatujärjestelmien erikoiskielestä johtuen erityisesti pienissä yrityksissä on vaikeuksia ymmärtää ja soveltaa laatujärjestelmiä ja erityisesti muotoilla laatujärjestelmien menetelmät. Yksi viidestä yrityksestä on tietoinen työntekijöiden suojelemiseen liittyvistä määräyksistä. Useissa yrityksissä ei ole järjestetty työterveyshuoltoa. Noin kolmannes yrityksistä on toteuttanut työ- ja työympäristöperäisten riskien arvioinnin.

6 PIENET MENESTYVÄT YRITYKSET HYVIÄ TIEDON KÄYTTÄJIÄ Keski-Suomessa Miljardipeli-hankkeen yhteydessä ( ) kerätyt tiedot osoittavat, että sisäiseltä tiedotusilmapiiriltään tehokkaissa ja työilmapiiriltään avoimissa yrityksissä ollaan merkittävästi halukkaampia saamaan viestimien (radion, lehtien, videoiden, television, esitelmätilaisuuksien ja keskustelujen) avulla lisää tietoja ja vaikutteita kuin sisäiseltä tiedotusilmapiiriltään tehottomissa samankokoisissa yrityksissä. Yritysten väliset erot voivat olla jopa viisinkertaiset. Erityisesti näiden pienten yritysten henkilöstöjen halu maksimoida erilaisten viestimien seurannan tuoma hyöty ja tuki on heijastusta itse yrityksen johtajan esimerkillisestä käyttäytymisestä ja myönteisestä suhtautumisesta viestimien käyttöön. Hankkeen aikana johtajien tietoisuus työpaikan terveys- ja turvallisuusasioista lisääntyi ja usko omiin voimavaroihin tiedon hankkimiseen vahvistui. Yritysten kehitystoiminnan kannalta yleensä radio arvioidaan hyvin sopivaksi viestimeksi yhdessä lehtien ja yrityskäyntien kanssa. Hanke osoitti käytännössä, kuinka tärkeää on yrittää muovata viestit ymmärrettäviksi; ei riitä, että löydetään väylä vastaanottajan luo. Olavi Manninen, Kari Peippo, Pirkko Peippo 1998 Miljardipeli - hankkeen aikana tuotettiin ja lähetettiin 103 radio-ohjelmaa ensilähetyksinä ja yhtä monta uusintalähetystä Yle/Radio Keski-Suomen taajuusalueella. Kansallisen radiokuuntelututkimuksen mukaan kutakin ohjelmaa kuunteli keskimäärin henkilöä. Seinälehteä, ns. toimitettua julistetta tehtiin 15 kappaletta ja niitä luki arviolta 5000 henkilöä. Kaksitoista sivuista tabloidlehteä toimitettiin ja painettiin kolme kappaletta ja niiden levikki oli kappaletta; lehti postitettiin kaikkiin keskisuomalaisiin yrityksiin ja yhteisöihin. Keskustelujen virittämiseksi työpaikoilla hankkeessa tehtiin kaksi koulutusvideota - Oveni on aina auki ja Se tärkein voimavara. Kopioita videoista otettiin 210 kappaletta. Esitelmä- ja keskustelutilaisuudet järjestettiin kaikissa seurannan kohteena olleissa yrityksissä.

7 IKÄÄNTYVÄT JA TYÖSSÄ JAKSAMINEN ERI TYÖORGANISAATIOISSA Hämeessä ja Pirkanmaalla ns. rakennemurrosaloja edustavissa yrityksissä toteutetun laajan NeljäViis hankkeen yhteydessä ( ) saadut tulokset osoittavat, että lähiopetus työaikana työpaikoilla koetaan tuloksellisimmaksi ja sopivimmaksi koulutus- ja tiedonjakotavaksi. Kaikilla tutkituilla toimialoilla ikääntyvät henkilöt toivovat koulun tulevan työpaikoille. Lähiopetusta tukevan viestinnän ja demonstraatioiden merkitys korostuu muun muassa itseopiskelun, tietoverkkoihin tukeutuvan etäopiskelun ja oppilaitoksissa järjestettävän koulutuksen kustannuksella. Kaikilla toimialoilla eniten oireilua esiintyy niska-hartia-alueella sekä selän ja olkapään alueella. Naiset oireilevat miehiä enemmän. Kaikilla toimialoilla omalla työpaikalla henkinen jaksaminen, työpaikan ilmapiiri ja johtaminen arvioidaan tärkeimmiksi kehittämisen tarpeessa oleviksi asioiksi. Elämäänsä tyytyväisistä 77 % arvioi jatkavansa työntekoa kokopäiväisesti vähintään 60 vuoden ikään saakka tai tätä edemmäksi. Olavi Manninen, Sanna Rytövuori, Jouko-Pekka Rinne, Outi Aalto 2002 NeljäViis - hankkeen pääjoukko koostui hämäläisistä ja pirkanmaalaisista tekstiili- ja vaatetusalan, nahka- ja kenkäalan, talonrakennusalan, talotekniikka-alan ja henkilöliikennealan yrityksistä. Vertailtavuuden johdosta mukaan otettiin myös asiantuntija-ala, joka tunnetusti on toimihenkilövaltainen ala. Hanke jakaantui kolmeen toiminnalliseen vaiheeseen: toimialakartoituksiin (n=263, n=322), yrityskohtaisiin (n=31) ja yksilökohtaisiin (n=646) henkilöstön voimavara- ja työkykyindeksikartoituksiin ja niihin liittyviin koulutus- ja palautetilaisuuksiin sekä henkilöstöjen keskuudessa toteutettuihin täydentäviin analyyseihin kuudessa eri yrityksessä (n=393).

8 OPTIMAALINEN LÄHIOPETUS JA TIEDONJAKELU TYÖPAIKOILLA Pirkanmaalla ( ) toteutetun kokeellisen kenttätutkimuksen tulokset osoittavat, että hyvin suunnitellun ja johdonmukaisen kasvotusten tapahtuvan työpaikkakoulutuksen avulla ikääntyvän työvoiman kaikinpuolista hyvinvointia ja työssä jaksamista voidaan merkittävällä tavalla lisätä. Todetut myönteiset muutokset ovat suhteellisesti suuremmat työkulttuurinsa suhteen ns. tavanomaisissa ( huonoissa ) yrityksissä työskentelevien henkilöiden keskuudessa kuin työkulttuurinsa suhteen ns. aktiiveissa ( hyvissä ) yrityksissä työskentelevien keskuudessa ja ylipäätänsä huonokuntoisten ja runsaasti oireilevien henkilöiden keskuudessa. Yrityksen työkulttuuri on yhteydessä ihmisten oireiluun ja hyvinvointiin ja ylipäätänsä työssä jaksamiseen. Erityisesti henkilöiden yläselän alueella kokemat oireet ja kivut heijastelevat johdolta saatua tukea, työorganisaation vuorovaikutteisuutta, sosiaalista ilmapiiriä ja koettua työn kuormittavuutta. Yrityksen toimintaa luonnehtiva työkulttuuri ennakoi myös sitä, miten ylipäätänsä lähiopetuksen sanoma menee perille ja minkälaisia vaikutuksia lähiopetuksesta on. Olavi Manninen, Outi Aalto, Jouko-Pekka Rinne 2004 Vuoden kestänyt tutkimus perustui tyyppiseen varianssianalyyttiseen malliin ja toteutettiin yhteensä 18 pirkanmaalaisessa tekstiili- ja vaatetusalan sekä nahka- ja kenkäalan tuotannollisessa yrityksessä. Tutkimukseen osallistui 108 ikääntyvää vapaaehtoista naispuolista työntekijää. Yksilöllisen lähiopetuksen ja ohjauksen intensiteettiä vahvistettiin tutkimuksen yhteydessä toimitetun Kunnon lehden ja internetissä olevien ohjatun käytön avulla. Lähiopetuskertojen taajuus vaihteli eri ryhmissä 1 ja 6 välillä.

9 HYVÄ TYÖILMAPIIRI KULTAAKIN ARVOKKAAMPI Amerikkalaisessa Boeing yhtymässä tehty tutkimus kertoo, että niillä työntekijöillä, jotka ovat tyytymättömiä työhönsä, havaitaan 2.5 kertaa useammin selkäsairauksia kuin niillä työntekijöillä, jotka ovat tyytyväisiä työhönsä. Tulos tuo vahvistusta Belgiassa tehtyihin havaintoihin siitä, että poissaolot ja työtapaturmat kielivät yrityksen johdon ja työntekijöiden huonoista keskinäisistä väleistä. Aiheellisesti kysytään, mikä lääkkeeksi, jos johdon ja työntekijöiden huonot välit ovat perussyy tämänlaatuisiin sairauksiin, vammautumisiin ja poissaoloihin? Lääkkeeksi Amerikkalaisen Johtamisen Yhdistys esittää avoimuutta ja työntekijöiden hyvinvointiin panostamista. Avoin keskustelu työpaikoilla ja työntekijöihin panostaminen ovat olennaisen tärkeitä asioita, kun ylipäätänsä kehitetään keskinäistä kunnioitusta ja luottamusta organisaation sisällä. Amerikkalaisen Johtamisen Yhdistyksen tekemä tutkimus osoittaa, että työnantajat voivat vähentää merkittävästi sekä vammoja että vastaavasti vammojen aiheuttamia kustannuksia pitämällä työntekijöitään yrityksensä arvokkaimpana omaisuutena ja edistämällä heidän työtyytyväisyyttään. Tätä hyvinvointireseptiä noudattaen tutkimuksen perusjoukkoon kuuluneissa 80 yrityksessä kahden vuoden aikana tapaturmien, loukkaantumisten ja sairauksien johdosta menetetty työaika väheni 69 %: ia ja poissaolot supistuivat 84 %: ia.

10 VIESTINNÄLLÄ MERKITYS YRITYKSEN TALOUDELLISEEN TULOKSEEN Michiganin yliopistossa, Amerikan Yhdysvalloissa, tehty tutkimus osoittaa, miten suuresti myönteinen työilmapiiri vaikuttaa yrityksen menestymiseen. Yritykset, joilla on osallistuva, vuorovaikutteinen ja viestivä kulttuuri, saavat aikaan melkein kaksi kertaa paremmat tulokset verrattuna niihin yrityksiin, joissa on vähäinen osallistuva kulttuuri. Johdonmukaisesti osallistuvan ilmapiirin yritykset saavuttavat lähes kaksinkertaisen tuoton (sidotulle pääomalle) verrattuna niihin yrityksiin, joiden kulttuuri oli autoritääristä ja osallistuminen vähäistä. Tutkimukseen kohdejoukkoon kuului 350 amerikkalaista yritystä. Näistä 35:ssä yrityksessä katsottiin olevan osallistuvan yritysilmapiirin ja valtaosassa vanhan, autoritäärisen johtamistyylin ja kulttuurin. Tässä valossa voi vain arvailla, miten paljon työelämässä ylipäätänsä tuhlataan meille arvokkainta resurssia inhimillistä pääomaa heikosti toimivan sisäisen viestinnän ja autoritäärisen johtamiskulttuurin johdosta.

11 TUOTOKSET ARKIVIESTINNÄN JA JOHTAMISEN YHTEISPELISTÄ Tavoitteellinen tuloksellinen toiminta ja kilpailussa menestyminen Työssä oppiminen, ammatillisen osaamisen ylläpito ja hyödyntäminen Johtajien ja esimiesten aktivoituminen ja asettautuminen viestinnän keskiöön; vuorovaikutteinen vastuullinen johtaminen Muutosten ennakointi ja hallinta Ennakkoluulojen vähentyminen Henkilöstön sitoutuminen työhön, työyhteisöön ja työkulttuuriin Reiluus ja luottamus, avoimuus Yhteisöllisyys, me-henki Työtyytyväisyys, ilo ja hyvinvointi työssä Työkuntoisuuden vaaliminen sekä työssä että vapaa-aikana Organisaation profiloituminen ja maineenhallinta; tietoinen mielikuva yrityksestä tai työorganisaatiosta Turhien kustannusten, sähläyksen ja korjaavan työn eliminointi