Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Kukkaro projektin loppuraportti

Transkriptio

1 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Kuntajohtajakokous Katriina Damski palvelupäällikkö Tampereen kaupunki, taloushallinnon palvelukeskus

2 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Katriina Damski, KJK Lähtökohdat Tampereen kaupunkiseutu muodostuu Pirkkalasta, Nokiasta, Kangasalasta, Vesilahdesta, Ylöjärvestä, Lempäälästä, Orivedestä ja Tampereesta. Kaupunkiseudun alueella on viime vuosina tehty yhteisiä linjauksia palvelujen ja tukipalvelujen hoitamiseksi, kuten seudullinen tietohallinto ja seudullinen joukkoliikenne. Tukipalvelujen osalta myös taloushallinto on ollut useasti keskusteluissa. Vuosina Tampereen kehyskunnissa oli jo mietitty kehittämisselvityksen kautta henkilöstö ja taloushallinnon järjestelmien uudistamista ja Personecin laatimassa selvityksessä päädyttiin ehdottamaan kehyskunnille toimintamallien yhtenäistämistä, yhteistä järjestelmähankintaa sekä mahdollista toimintojen keskittämistä kuntien yhteiseen palvelu ja osaamiskeskukseen tässä aikajärjestyksessä. Kehyskunnat ovat pääsääntöisesti jo yhtenäistäneet toimintamallejaan ja ottaneet yhteisiä järjestelmiä käyttöönsä. Tampereen kehyskunnat laativat syksyllä 2009 selvityksen kehyskuntien seudullisen palkkahallinnon osalta (Paku selvitys, , Terttu Haataja). Tässä selvityksessä oli suunniteltu palkkahallinnon toimintojen siirtymistä palvelukeskukseen ja haastateltu huomattava määrä palkkahallinnon ja henkilöstöhallinnon tehtävissä työskenteleviä sekä kuntien esimiehiä. Selvityksessä kävi hyvin ilmi, että yhteiseen tietojärjestelmään (Populus) ja pääosin samoihin toimintamalleihin siirtyminen kehyskunnissa on kehittänyt toimintaa. Paljon painoarvoa on käytännössäkin laitettu esimiesten osaamiselle ja järjestelmän käytön osaamiselle. Tehty Paku selvitys ja siinä esitetty toimintojen keskittäminen Kangasalalle ei kuitenkaan vuonna 2009 johtanut esitettyyn yhteistyömalliin kehyskuntien kesken. Tampereen kaupungilla puolestaan on vuodesta 2005 alkaen ollut Taloushallinnon palvelukeskus, johon keskitettiin kaupungin palkanlaskennan tehtävät eri yksiköistä. Palkkahallinnon keskittämisellä on saatu yhtenäistettyä toimintatapoja, kehitettyä prosesseja aikaisempaa paremmin, parannettua tuottavuutta ja saatu aikaan säästöjä. Palvelukeskuksen asiakkaat ovat tyytyväisiä palvelukeskuksen toimintatapaan, tästä kertoo myös asiakastyytyväisyyskyselyiden tulokset. Tietojärjestelmänä kaupungilla on Personec FK. Taloushallinnon palvelukeskus tuottaa talous ja palkkahallinnon palveluja Tampereen kaupungin yksiköiden lisäksi myös 12 ulkoiselle asiakkaalle, joista mainittakoon mm. Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymä ja Pirkanmaan Liitto. Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskus on tässä selvityksessä otettu palkkahallinnon keskittämisen lähtökohtaiseksi sijoituspaikaksi. Uusi Tampereen kaupunkiseudun seutustrategia on nostanut aikaisempaa voimakkaammin esille strategisissa tavoitteissaan yhteistyön syventämisen tilahal 2 (10)

3 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Katriina Damski, KJK linnossa ja käynnistämisen uusilla alueilla, kuten tietotuotannossa, ateria, kiinteistö, hankinta, henkilöstö ja taloushallintopalveluissa. Seudun tukipalveluyhteistyön käynnistämisestä palkkahallinnon osalta keskusteltiin Tampereen kaupunkiseudun kuntajohtajakokouksessa ja päätettiin jatkovalmistella asiaa. Valmistelutyöryhmä totesi, että palkkahallinnon keskittämisen hyötyjä kehyskuntien ja Tampereen kaupungin osalta ovat muun muassa: nykyisistä kuntien palkkahallinnon varahenkilöongelmista pääseminen (pienet yksiköt kehyskunnissa) eläköitymiseen vastaaminen henkilöstöhallinnon resurssien parempi hyödyntäminen henkilöstöhallinnon toimintoihin kunnissa tarvittavan pääkäyttäjätuen yhteiseen järjestelmään saaminen toimintavarmemmaksi ja resurssien keskittäminen palkkahallinnon henkilöstön osalta osaamisen kasvaminen ja vertaistuen hyväksikäyttö järjestelmän kehittämisen nouseminen yhteiseksi tavoitteeksi toimintavarmuuden saaminen palkkahallintoon joka tilanteessa palvelukeskuksen toimintamallin kehittyminen edelleen Tampereen palvelukeskuksen asiakaskunnan laajentumisen eteneminen ja keskittämisestä saatavat volyymiedut. Kuntajohtajakokouksessa päätettiin jatkotyöskentelystä seuraavaa: että kehyskuntien palkkahallinto voidaan keskittää Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskukselle vuoden 2013 alusta, että kehyskuntien Populus järjestelmää ja nykyistä toiminnassa olevaa toimintamallia voidaan edelleen käyttää, että kehyskuntien palkkahallinnon henkilöstö tulee sijaitsemaan keskittämisen jälkeen Tampereella Tietotalossa, että yhteistoimintamallina voi olla Kuntalain 77 :n mukaisesti perustettava yhteinen toimielin ja että käytännön valmistelujen lopputyöstämistä varten perustetaan projektiryhmä, joka tekee toteutussuunnitelman elokuun 2011 loppuun mennessä, jonka jälkeen kuntakohtaiset päätökset tehtäisiin syksyn 2011 aikana. 2. Kukkaro projektiryhmän kokoonpano, tehtävät ja kokoukset Jatkovalmistelua varten muodostettiin kuntajohtajakokouksen päättämä projektiryhmä ja sen nimeksi valittiin Kukkaro. 3 (10)

4 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Katriina Damski, KJK Seudun kunnista mukaan jatkovalmisteluun ilmoittautuivat Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Vesilahti ja Ylöjärvi. Pirkkalan kunta ilmoitti että ei osallistu jatkovalmisteluun. Projektiryhmään nimettiin seuraavat henkilöt: laskentapäällikkö Ilkka Manninen (Kangasala), talousjohtaja Kari Auvinen (Lempäälä), talousjohtaja Pasi Virtanen (Nokia), hallintojohtaja Timo Toivonen (Orivesi), hallintojohtaja Minna Hutko Peltoniemi (Vesilahti), henkilöstöpäällikkö Arja Järvinen (Ylöjärvi), sopimuspäällikkö Saara Väisänen (Tampere), luottamushenkilö Eija Koivu (Jyty) ja luottamushenkilö Arja Uusikartano (JHL). Puheenjohtajana toimii palvelupäällikkö Katriina Damski (Tampere) ja sihteerinä palveluvastaava Varpu Widjeskog (Tampere). Valmistelutyöryhmä totesi raportissaan, että projektiryhmän tehtäviin kuuluu selvittää käytännön asioista muun muassa: tietojärjestelmiin, liittymiin ja tukipalveluihin liittyvät asiat kuntien keskinäisten palkkahallinnon rajapintakuvausten viimeistely ja valmistelijan/tallentajan työnkuva yhteinen sopimusmalli yhteisen toimielimen pääasialliset tehtävät, nimeäminen ja muut toimielimeen liittyvät asiat palvelukeskukseen tuleva kuntakohtainen henkilöstömäärä ja siirtymisprosessi palvelukeskuksen hinnoitteluperiaatteiden sisältö käytännön asiakasyhteistyömalli ja muutosprosessista tiedottamisen suunnittelu. Projektiryhmä kokoontui yhteensä neljä kertaa: 6.5., 30.5., ja Kunnista kerättiin perus ja suoritetiedot mm. henkilöstömäärästä, palkkalaskelmien ja palkanlaskijoiden määrästä sekä palkanlaskentahenkilöstön palkkakuluista. Lisäksi Damski ja Widjeskog kävivät tutustumassa Populuksen käyttöön ja palkanlaskennan henkilöstöön Ylöjärvellä ja Nokialla Kaikkia edellä mainittuja tietoja käytettiin hyväksi työryhmän työssä. Seuraavissa raportin luvuissa 3 11 on kerrottu projektiryhmän selvityksen tulokset tehtävänä olleisiin asioihin. 3. Yhteistoiminta ja tiedottaminen Sovittiin, että tiedottamisesta ja yhteistoiminnasta kunnissa vastaavat projektiryhmän jäsenet kukin omassa kunnassaan ja että projektiryhmä valmistelee tarvittaessa yhteiset tiedotetekstit. Ensimmäinen yhteinen tiedote lähetettiin heti en 4 (10)

5 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Katriina Damski, KJK simmäisen kokouksen jälkeen. Henkilöstöjärjestöjen edustajille on esitelty projektin toimesta tilannekatsaukset ja Tampereen kaupungin sisällä tilannekatsauksia on esitetty projektin aikana mm. seuraavasti: o taloushallinnon palvelukeskuksen työpaikkakokouksessa o kaupungin organisaatiomuutostyöryhmässä ja o pääluottamusmiesjaostossa o konsernihallinnon yhteistyöryhmässä Kehyskuntien henkilöstölle järjestetään erillinen vapaaehtoinen tutustumistilaisuus Tietotalossa Päätöksenteon jälkeen mukaan yhteistoimintaan tulevien kuntien henkilöstölle järjestetään tiedotus ja koulutustilaisuuksia. 4. Tietojärjestelmä, liittymät ja tukipalvelut Kehyskunnat ovat ottaneet käyttöön palkkahallinnossa yhteisen Populus järjestelmän, jota on nyt ajettu sisään ja opittu käyttämään ja johon on panostettu työtä noin 3 4 vuotta. Kehyskunnissa järjestelmää käyttävät esimiehet, henkilöstöpäälliköt sekä henkilöstö ja palkkahallinnon ihmiset. Järjestelmätoimittaja on myös aktiivisesti kiinnostunut järjestelmän jatkokehittämisestä. Tampereen ja kehyskuntien yhteinen tietohallinto käytännössä vastaa tietojärjestelmistä myös palvelukeskuksen osalta. Kukkaro työryhmän tehtävänä oli selvittää, miten nykyisen Populus järjestelmän käyttö onnistuu, jos palkkahallinnon palvelut siirretään palvelukeskuksen tehtäväksi. Populus järjestelmän toimittajalta Logicalta saadun tiedon mukaan asia hoidetaan sopimusteknisesti siten, että kehyskuntien ja Logican väliseen nykyiseen sopimukseen liitetään esimerkiksi seuraavanlainen valtuutuslause: Tampereen kaupungin työntekijöillä on Populus Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän käyttöoikeus siltä osin kuin mitä sopimuskuntien ja Tampereen kaupungin välisessä yhteistoimintasopimuksessa on palkanlaskentapalveluiden tuottamisesta sovittu. Pääkäyttäjätehtävät siirtyvät tehtäväksi palvelukeskuksessa, ja palvelukeskuksessa työskentelevä henkilöstö saa samat tukipalvelut järjestelmätoimittajalta kuin kehyskunnat ovat tähänkin asti saaneet. Työryhmä toteaa, että palveluiden tuottaminen palvelukeskuksessa on järjestelmien puolesta täysin mahdollista eikä myöskään aiheuta muutoksia nykyisiin kehyskuntien tai palvelukeskuksen järjestelmäkustannuksiin. Liittymistä ja niihin liittyvistä kustannuksista kehyskunnat vastaavat jatkossakin kukin omalta osaltaan. 5 (10)

6 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Katriina Damski, KJK Kehyskunnista Oriveden kaupungilla ei ole tällä hetkellä käytössä Populusjärjestelmää. Oriveden kaupunki voi halutessaan todennäköisesti liittyä mukaan Populukseen tai vaihtoehtoisesti mukaan Tampereen kaupungin käyttämään järjestelmään. Kolmatta järjestelmää ei ole tarkoituksenmukaista hankkia palvelukeskukseen, koska jos järjestelmiä on useita, tuottavuus kärsii yhtenäisten toimintatapojen puuttuessa. Tietojärjestelmien jatkokehittämisessä avainasemassa tulee olemaan jatkossakin sähköisten toimintamallien lisääminen ja tiedon syöttäminen alkulähteillä järjestelmiin. Pidemmällä tulevaisuudessa tietojärjestelmiä tulee tarkastella myös laajemmin, onko esimerkiksi valtakunnan tasolla nähtävissä järjestelmäkehitystä johonkin tiettyyn suuntaan ja onko sillä vaikutusta palvelukeskuksen tietojärjestelmien käyttöön tai omistukseen. Tietojärjestelmän jatkokehittämistä tulevaisuudessa tehdään yhteistyössä. 5. Palkkahallinnon palvelukuvaus ja työnjakomalli Työryhmä käsitteli palvelukuvauksen (liite 1), jossa on karkeahkolla tasolla kuvattu palvelukeskuksen, kuntien ja mahdollisten kolmansien osapuolten tehtävät sekä millä järjestelmällä mikin tehtävä tehdään. Tärkeimmät yhdessä keskustellut palvelukuvauksen linjaukset olivat: o Palvelukeskukselle tulevien manuaalitallennusten määrä minimoidaan. Kunnat organisoivat tallennustehtävät omassa organisaatiossaan siten että Populusta käytetään täysipainoisestihyödyksi, jotta tämä toteutuu. o Matka ja kululaskujen liitteeksi tulevat kuittitositteet skannataan Populukseen kunnissa. o Palvelukeskuksessa toteutetaan aineistojen lyhytaikaista säilyttämistä ja varsinainen arkistointi on kuntien vastuulla. Palvelukeskuksen käytännön asiakaspalvelua toteutetaan tarkoin määritellyn työnjakomallin avulla. Työnjakomallissa määritellään palvelukeskuksen ja vastaavasti sopimuskunnan tehtävät ja vastuut palkkahallinnon osalta. Sopimuskuntia varten tehtyyn työnjakomalliin kerättiin kommentteja kunnilta, mutta mallin suuren yksityiskohtaisuuden takia sitä ei kohta kohdalta käsitelty projektiryhmässä, vaan asia jää tehtäväksi toteutussuunnitteluvaiheessa. Työnjakomalli tulee olemaan osa palvelusopimusta. Kehyskuntien haasteena toteutussuunnittelun yhteydessä tulee olemaan kuntiin jäävän henkilöstön tehtävien uudelleenorganisointi siltä osin kuin siirtyvät työntekijät ovat tehneet sellaisia tehtäviä joita palvelukeskuksen tehtäviin ei kuulu. 6 (10)

7 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Katriina Damski, KJK Henkilöstömäärä, osaaminen ja työpaikan sijainti Jos kaikki kehyskunnat päättävät siirtää palkanlaskentansa palvelukeskuksen tehtäväksi, siirtyviä työntekijöitä olisi projektiryhmän arvion mukaan noin 28 henkilöä, riippuen hieman lopullisesta työnjaosta ja pääkäyttäjätehtävistä. Palkkahallinnon palveluita tuottava henkilöstö tulisi siirtymään kehyskunnista Tampereen kaupungin palvelukseen ja työsuhteeseen liikkeenluovutuksen kautta. Siirtyvät henkilöt saisivat Tampereen kaupungin työsuhdeturvan sekä henkilöstöedut. Siirtyminen tapahtuu nykyisillä palkoilla, siirtohetken erot dokumentoidaan ja puretaan suunnitellusti aikaa myöten. Lisäksi tulee huolehtia esimiestehtävien täyttämisestä tarvittaessa. Henkilöstön osalta merkittävää on osaaminen Populus järjestelmän käytössä, palkkahallinnon perusteiden osaaminen, kiinnostus oman osaamisen laajentamiseen, tiimityötaidot ja asiakaspalvelukyky. Lisäksi kokonaisuutta arvioitaessa tulee suunnitella pääkäyttäjätehtävät ja tiimien esimiestehtävät. Kuntakohtaiset määrät, henkilöt ja henkilöstön siirtymisprosessi tulee vielä vahvistaa ennen lopullisen sopimuksen allekirjoittamista. Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksessa kaupungin palkanlaskentaa hoitaa tällä hetkellä esimiehet ja pääkäyttäjät mukaan lukien 58 henkilöä ja ulkoisten asiakkaiden palkanlaskentaa viisi henkilöä eli palvelukeskuksessa työskentelee yhteensä 64 palkkahallinnon ammattilaista. Palvelukeskuksessa osaamiseen, osaamisen jakamiseen ja toiminnan kehittämiseen kiinnitetään jatkuvasti huomiota ja tätä edellytetään henkilöstöltäkin. Käytännössä tämä näkyy työkiertona oman tiimin sisällä tai tiimistä toiseen, erilaisina kehittämisprojekteina, osaamiskartoituksina ja osaamisen kehittämisenä koulutuksen avulla. Eri yksiköiden palkkahallinnon tehtävien tekeminen ja eri virkaehtosopimusten opettelu on myös henkilöstön mielestä lisännyt työtyytyväisyyttä mutta näkyy erityisesti asiakkailla toimintavarmuutena. Palvelukeskuksessa palkkahallinnon tehtäviä tekevillä on yhteinen nimike ja sama tehtäväkohtainen peruspalkka. Henkilökohtaista kannustamista voidaan käyttää Tampereen kaupungin ohjeiden mukaisesti. Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskus sijaitsee Tietotalossa, osoitteessa Naulakatu 2. Tilat on vuokrattu ja ne ovat tiimityöskentelyyn hyvin soveltuvat avokonttoritilat. Arvioitu noin 28 henkilöä on mahdollista sijoittaa palvelukeskuksen nykyisiin tiloihin niin että tilavuokrasta ei aiheudu lisäkustannuksia. Tampere sijaitsee kehyskuntien keskellä maantieteellisesti ja Tietotaloon on erittäin hyvät julkiset liikenneyhteydet. Linja autoasema sijaitsee muutaman minuutin kävelymatkan päässä. Tietotalossa on myös henkilöstöravintola. 7 (10)

8 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Katriina Damski, KJK Hallinnon ja päätöksenteon järjestäminen Kuntien välinen sopimus tulee olemaan kuntalain (365/1995) 76 tarkoittama yhteistoimintasopimus, jolla sopimuskunnat antavat palkkahallinnon palvelut isäntäkunnan (Tampere) hoidettaviksi. Yhteistoiminnassa järjestettävän toiminnan hallinnosta vastaa Tampereen kaupunki ja toimintaan sovelletaan Tampereen kaupungin johtosääntöjä ja ohjeita. Palkkahallinnon palvelut tuotetaan Tampereen kaupungin Taloushallinnon palvelukeskuksessa. Projektiryhmä on laatinut yhteistoimintasopimuksen, joka käsitellään kuntakohtaisesti syksyllä Taloushallinnon palvelukeskuksella on neuvottelukunta (kh js 13, koha ts 7 ), johon kuuluu puheenjohtajana toimivan konsernihallinnossa kyseisestä toimintayksiköstä vastuussa olevan johtajan lisäksi kaupunginhallituksen toimikaudekseen valitsemat kolme asiakkaiden edustajaa ja kolme luottamushenkilöä. Kolmesta asiakasedustajasta yksi valitaan sopimuskuntien edustajista 2013 alkaen. Neuvottelukunnan tehtävänä on seurata palvelukeskuksen toimintaa ja kehittämistä, seurata asiakaspalautetta ja raportoida säännöllisesti kaupunginhallitukselle palvelukeskuksen toimialueeseen kuuluvista merkittävistä asioista. Neuvottelukunnan tehtävänä on lisäksi varmistaa asiakkaan mahdollisuudet vaikuttaa palveluiden sisältöön ja laatuun mm. yhteisellä strategiatyöllä sekä toiminnan seurannan ja arvioinnin avulla, keskustella asiakkaan ja palveluntuottajan työnjakokysymyksistä, varmistaa palvelujen tuottamisessa kokonaisuuden kannalta optimaalinen tilanne sekä varmistaa asiakasyhteistyö ja kokonaisuuden pitkäjänteinen hallinta. 8. Kustannusten jakaminen, veloitusperusteet Taloushallinnon palvelukeskuksen hinnoista päättää Tampereen kaupunginhallitus. Sopimuskunnille tuotetun palvelun kustannukset laskutetaan kunnilta palvelusopimuksen mukaisesti. Kustannukset pidetään seurattavina ja läpinäkyvinä. Kustannusten jakoperusteena käytetään euroa/sopimuskunnan työsuhteessa oleva henkilö. Sopimuskuntien mahdollisesti tilaamien lisäpalveluiden laskutusperusteena käytetään pääsääntöisesti euroa/tunti. Työryhmä selvitti, että suoriteperusteista laskutusta (esim. euroa/palkkalaskelma) ei voida tällaisessa yhteistyösopimusmallissa käyttää. Veloitusperusteena toimiva sopimuskunnan työsuhteessa olevien henkilöiden määrä tarkistetaan kerran vuodessa ja henkilömäärän perusteella laaditaan kustannusarvio sopimuskuntien talousarvion valmistelua varten. 8 (10)

9 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Katriina Damski, KJK Kustannusarviota ja veloituksia voidaan tarkistaa kesken vuoden, jos sopimuskuntien tai palvelukeskuksen toimintaympäristössä tapahtuu merkittäviä palkkahallinnon toimintaan tai kustannuksiin vaikuttavia muutoksia kuten tositteiden lukumäärän olennainen muuttuminen, toimintatapa tai järjestelmämuutokset tai ennalta arvaamattomat lainsäädännölliset tai työehtosopimukselliset muutokset. Palvelukeskuksen toiminnan taloudellisena tavoitteena ei ole voiton tavoittelu, vaan palvelujen tuottaminen omakustannushintaan (nettobudjetoitu yksikkö). Kustannukset kohdistetaan sopimuskunnille tuotettavalle palvelulle Tampereen kaupungin sisäisessä kustannuslaskennassa käytettävien aiheutumis ja muiden vastaavien laskentaperiaatteiden mukaan. Palvelukeskus laskuttaa kaikkia asiakkaitaan samoin periaattein. Mahdollinen yli tai alijäämä tasataan seuraavan vuoden tammikuussa. 9. Käytännön asiakasyhteistyömalli ja tulevaisuus Palvelukeskus toteuttaa sopimuskuntien (asiakkaiden) suuntaan aktiivista ja säännöllistä asiakasyhteistyötä asiakasneuvottelujen, työpalaverien, asiakaspalautteen käsittelyn ja asiakastyytyväisyyskyselyjen muodossa. Neuvottelut ja palaverit voivat tarpeen mukaan olla joko sopimuskuntien yhteisiä tai kuntakohtaisia. Asiakasyhteistyön kokonaisuudesta vastaa palvelupäällikkö ja päivittäisestä palvelutoiminnasta palveluvastaavat. Asiakaspalvelutyötä tehdään tiimeissä, millä varmistetaan hyvä tavoitettavuus, palvelun tasalaatuisuus, kuormitustilanteiden ja sijaistustilanteiden tasaaminen sekä asiakasosaamisen tehokas laajentaminen henkilöstön kesken. Nähdään että tulevaisuudessa myös taloushallinto on luontevasti vastaavanlaisen yhteistoimintamallin piiriin siirrettävä asia. Tällä hetkellä Tampereen kaupunki toteuttaa taloushallintonsa ja myös konserniyhteisöjen taloushallinnon SAPjärjestelmällä, ja kehyskunnilla on käytössä mm. Raindance järjestelmä, joten toimintamallin suunnittelu ja käytettävien järjestelmien valinta tulevat olemaan avainkohtia taloushallinnon yhteistyömahdollisuuksia selvitettäessä. 10. Ulkopuolisen asiantuntijan arvio siirtymisen vaikutuksista Projektiryhmä on pyytänyt Deloitte Oy:ltä lyhyen arvion ja näkemyksen kehyskuntien palkkahallinnon siirtämisestä Tampereen kaupungin hoidettavaksi. Deloitte on tarkastellut asiaa tuottavuuden, järjestelmän hyväksikäytön ja osaamisen näkökulmasta ja korostaa siirtymisestä saatavia hyötyjä. Arviointi on liitteenä (liite 2). Työryhmä haluaa tässä yhteydessä korostaa, että vaikka palvelukeskusmallin kokonaistavoitteena on aleneva kustannuskehitys sopimuskunnissa 9 (10)

10 Tampereen kaupunkiseudun yhteinen palkkahallinto, Katriina Damski, KJK lähivuosien aikana, ainoana tuottavuuden mittarina ei voida pitää palkkalaskelmien määrää per palkanlaskennan henkilötyövuosi. Hyödyllisempää on tarkastella ja kehittää etenkin työnjakoa, prosessia ja tietojärjestelmää kokonaisuudessaan sekä keskittyä suurempien volyymien mahdollistamaan toimintavarmuuden parantamiseen ja osaamisen laajentamiseen. 11. Toimintasuunnitelma Työryhmä on valmistellut toimintasuunnitelman käytännön siirtymisvaiheen toteuttamisesta (liite 3). Tarkka aikataulutus tehdään toimintasuunnitelmaan heti kun sopimuksen hyväksyneet kunnat ovat selvillä syksyllä LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 Palvelukuvaus Deloitten raportti; siirtymisen vaikutusten arviointi Toimintasuunnitelma 10 (10)

11 LIITE 1 / Kukkaro loppuraportti KUKKARO projekti PALVELUKUVAUS Asiakas (kunta) Henkilöstöhallinnolliset linjaukset ja käytännöt, TES:n tulkinta, paikalliset sopimukset Työsopimuksen / toimeksianto sopimuksen tekeminen Palvelussuhteen alkamiseen, muutoksiin ja päättymiseen liittyvien tietojen toimittaminen/tallentaminen Suoritetietojen ja poissaolotietojen toimittaminen/tallentaminen Maksuunmenevien palkkojen tarkastaminen ja maksatus Palvelukeskus Muut tahot Viranomaiset (lait ja säädökset), työmarkkinaosapuolet (TES:t) Palvelussuhdetietojen käsittely Suoritetietojen siirto liittymäjärjestelmistä, palkan/palkkioiden maksuun liittyvien tietojen käsittely Palkka ajot sekä niiden tarkastus, korjaukset ja muutokset, maksatusvalmiuteen saattaminen Pankit Palkkalaskelmien ja palkkalistan/palkkakortin lähettäminen Tulostus ja postitus (palkkalaskelmat, palkkalistat/palkkakortit) Järjestelmät Populus Populus Populus Populus, liittymäjärjestelmät (Pegasos, Effica, Hellewi, Titania, lomitusnetti, ateriamaksut??) Populus Populus Populus / Logica Asiakas (kunta) Matkalaskutietojen toimittaminen/tallentaminen Arkistointi Raportointi/osa Neuvonta (kuntien henkilöstövastaavat) Koulutus (kuntien henkilöstövastaavat) Palvelukeskus Matkalaskutietojen käsittely ja maksatusvalmiuteen saattaminen Täsmäytykset ja siirrot kirjanpitoon Tilitysten ja ilmoitusten laatiminen ja lähettäminen Ohjaustietojen ylläpito, käyttöoikeuksien luominen ja muut pääkäyttäjätehtävät Raportointi/osa Neuvonta (palkanlaskijat) Koulutus (lisäpalveluna) Muut tahot Pankit Kirjanpito ohjelmat Verottaja, eläkeyhtiöt, tapat.vak.yhtiöt, ay, puolueet, Kela, Ely keskus, Tilastokeskus, Ulosottoviranomaiset Palkkajärjestelmän toimittaja Järjestelmät Populus Populus Populus Populus Populus Populus

12 Deloitte Oy Porkkalankatu 24 PL Helsinki Puh: Fax: Y tunnus: Kotipaikka: Helsinki Tampereen kaupungin kehyskuntien palkanlaskennan siirtäminen Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskukseen siirtymisen vaikutuksien arviointi Taustaa Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskus tuottaa tällä hetkellä taloushallinnon päivittäispalvelut kaupungin toimintayksiköille sekä erikseen päätetyille kaupunkikonserniin kuuluville yhteisöille ja yhtiöille. Taloushallinnon päivittäispalvelut sisältävät myös palkanlaskentapalvelut. Tällä hetkellä käsiteltävien palkkalaskelmien lukumäärä on vuositasolla yhteensä n kpl. Palkanlaskennan palvelut tuotetaan n. 62 henkilötyövuoden (htv) voimin. Yksi palkanlaskennan henkilö käsittelee nyt n palkkalaskelmaa vuodessa. Tampereella palkanlaskennassa on käytössä Personec FK järjestelmä. Tampereen kehyskunnat (Ylöjärvi, Vesilahti, Nokia, Lempäälä, Kangasala, Orivesi) käsittelevät tällä hetkellä vuositasolla yhteensä n palkkalaskelmaa. Palkanlaskentaan sitoutuu näissä kunnissa tällä hetkellä yhteensä n. 34 henkilötyövuotta. Palkanlaskennan tehokkuutta kuvaava tunnusluku käsitellyt palkkalaskelmat / htv vaihtelee tarkasteluun sisältyvien kuntien kesken merkittävästi huolimatta yhtenäisestä järjestelmästä (Populus). Tarkastelluista kunnista tehokkain em. mittarilla arvioituna on Lempäälä (5 129 palkkalaskelmaa / htv) ja tehottomin Orivesi (3 136 palkkalaskelmaa / htv). Seuraavalla sivulla olevassa kuvassa on esitetty henkilötyövuodet, palkkalaskelmien lukumäärät ja tehokkuus tunnusluku kaikkien tarkastelussa mukana olevien kuntien osalta. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

13 Siirtymisen vaikutukset Kuva 1: Henkilötyövuodet, palkkalaskelmien lukumäärät ja tehokkuus tunnusluvut kunnittain Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskus on toiminut vuodesta Toimintavuosien aikana palveluita on laajennettu asteittain myös kaupunkikonserniin kuuluviin yhteisöihin ja yrityksiin lähinnä toimintojen uuden organisoinnin ja yhtiöittämisten myötä. Nyt Tampereen kehyskunnat ovat pyytäneet Tamperetta selvittämään mahdollisuutta järjestää palkanlaskennan palvelut yhteistoimintana kuntalain mahdollistaman yhteistoimintasopimuksen kautta. Kehyskuntien palkanlaskentapalvelut tuotettaisiin myös jatkossa nykyisellä henkilöstöllä, joka siirtyisi kunnista vanhoina työntekijöinä liikkeenluovutuksen kautta taloushallinnon palvelukeskukseen. Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen palvelujen tarjoaminen kaupungin ulkopuolisille organisaatioille on myös Tampereen kaupungin strategian mukaista toiminnan edelleen kehittämistä. Kehyskuntien mahdollinen siirtyminen taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaiksi veisi palvelukeskuksen toimintaa taas askeleen eteenpäin uudelle tasolle. Uusien asiakkuuksien myötä myös taloushallinnon palvelukeskus voisi kehittää omaa toimintaansa siirtyvien kuntien parhaita käytäntöjä soveltamalla. Kehyskuntien palkanlaskennan mahdollisen siirron valmistelut on tarkoitus tehdä vuoden 2012 aikana, jolloin palvelutuotanto voitaisiin käynnistää jouhevasti vuoden 2013 alusta. Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksella on hyvät valmiudet keskittyä kehyskuntien palkanlaskennan siirtovalmisteluihin vuoden 2012 aikana, sillä muita merkittäviä muutosprojekteja ei ole käynnistymässä. Kehyskuntien palkanlaskennan siirtäminen Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen tuottamaksi näyttäisi tehdyn tarkastelun pohjalta erittäin suositeltavalta kaikkien alla tarkasteltavien osa alueiden (siirtymisinvestointi, toiminnan tehokkuus, prosessit ja järjestelmät, henkilöstö, asiakkaat) näkökulmista Deloitte Oy 2

14 Mahdollinen toiminnan siirtäminen Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskukseen tulee kuitenkin luonnollisesti suunnitella erityisen huolellisesti ja myöhemmin tässä arviossa esitellyt mahdolliset riskit huomioiden. Lisäksi on erittäin tärkeää, että siirtymisen yhteydessä suunnitellaan myös kehyskuntiin jäävien toimintojen osalta roolit ja vastuut jo tässä vaiheessa. Siirtymisinvestointi Kehyskuntien palkanlaskennan siirto Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskukseen ei vaatine kunnilta merkittäviä investointeja henkilöstöön, prosesseihin tai järjestelmiin eikä toimitiloihin. Taloushallinnon palvelukeskus ei myöskään veloita omia toiminnan käynnistysinvestointeja kehyskunnilta. Taloushallinnon palvelukeskuksen toimitiloissa on vapaata toimitilaa/kalusteita mahdollisia siirtyviä henkilöitä varten. Siirtyminen ei aiheuta myöskään järjestelmäinvestointeja, koska toimintaa jatketaan Tampereella kehyskuntien nykyisellä Populus järjestelmällä. Käsiteltävät volyymit ja toiminnan tehokkuus Mikäli kaikki tarkastelussa mukana olevat kehyskunnat siirtyisivät taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaiksi, nousisi palvelukeskuksessa käsiteltävä palkkalaskelmien vuositason volyymi nykyisestä kappaleesta n kappaleeseen. Tässä tavoitetilassa kehyskuntien palkanlaskentaa toteutettaisiin yhteisen Populus järjestelmän lisäksi yhtenäisin prosessein ja toimintatavoin. Näin ollen kehyskuntien tämän hetkiset tehokkuuserot saataisiin poistettua. Varsin varovaisen arvion mukaan palkanlaskennan tavoitetilan tehokkuus (palkkalaskelmia / htv) taloushallinnon palvelukeskuksessa hoidettuna on vähintäänkin kuntien keskimääräisen nykyisen tehokkuuden tasolla (4 011 kpl / htv). Deloitten v suorittaman kunta benchmarkingin mukaan palkanlaskennan tehokkuus tehokkaimmassa kunnassa oli palkkalaskelmaa / htv. Varsin todennäköisesti tämä tehokkuustaso olisi myös Tampereella saavutettavissa muutaman vuoden sisään kasvaneen volyymin myötä. Mikäli sekä Tampereen kaupungin että kehyskuntien palkanlaskennan tehokkuus saataisiin nostettua Lempäälän nykyiseen tasoon (5 129 palkkalaskelmaa / htv) tarvittaisiin palkanlaskennan palvelujen tuottamiseen yhteensä n. 51 henkilötyövuotta. Tämä on n. 22 henkilötyövuotta nykyistä vähemmän. Tämä henkilöstötarpeen pieneneminen vastaisi hyvin nykyisen henkilöstön seuraavien vuosien aikana tapahtuvan eläköitymisen tuomiin resurssihaasteisiin. Kehyskuntien mahdollinen siirtyminen toisi näin ollen pidemmällä aikavälillä selkeästi myös kustannushyötyjä, kun eläköityvän henkilöstön tilalle ei tarvitse rekrytoida uutta henkilöstöä vaan tehtävät pystytään kasvaneen volyymin, yhtenäisten prosessien ja toimintatapojen sekä henkilöstön entistä jouhevamman resursoinnin ansiosta hoitamaan nykyistä tehokkaammin. Prosessit ja järjestelmät Tämän tarkastelun yhteydessä havaittiin merkittäviä tehokkuuseroja kehyskuntien välillä. Koska kunnat käyttävät samaa järjestelmää voidaan päätellä erojen johtuvan erilaisista prosesseista ja toimintatavoista. Mikäli kaikki tarkastelussa mukana olleet kunnat siirtyisivät Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaiksi, saataisiin kunkin kunnan parhaat käytännöt kaikkien kuntien käyttöön. Prosessien yhtenäistäminen 2011 Deloitte Oy 3

15 Siirtymisen riskit ilman taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi siirtymistä on toki myös mahdollista mutta todennäköisesti huomattavasti hitaampaa. Henkilöstö Kehyskunnista mahdollisesti siirtyvä henkilöstö siirtyisi taloushallinnon palvelukeskukseen vanhoina työntekijöinä. Siirtyvä henkilöstö saisi myös heti siirtyessään saman irtisanomissuojan kuin Tampereen kaupungin henkilöstöllä on. Tällä hetkellä monessa kehyskunnassa palkanlaskennassa työskentelee vain muutama henkilö. Siirtyminen taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaiksi toisi kehyskunnille selkeästi lisää toimintavarmuutta mm. parantunein sijaisuusjärjestelyin. Lisäksi henkilöstön työnkierto ja etenemismahdollisuudet laajentuisivat isommassa organisaatiossa huomattavasti. Monen kehyskunnan palkanlaskentahenkilöstöstä on seuraavien lähivuosien aikana eläköitymässä useita henkilöitä. Kehyskuntien siirtyminen taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaiksi ennen eläköitymisiä toisi luontevan ajankohdan toiminnan uudelleenorganisoinnille ja ns. hiljaisen tiedon siirtymisen varmistamiselle. Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksessa panostetaan voimakkaasti esimies ja tiimityön tukemiseen ja jatkuvaan henkilöstön kehittämiseen. Taloushallinnon palvelukeskuksen tiimityöskentely ja joustavat sijaisuusratkaisut toisivat kehyskuntien nykyiselle palkanlaskentahenkilöstöllä todennäköisesti entistä paremmat mahdollisuudet oman ammattitaidon kehittämiseen ja kouluttautumiseen sekä lomailuun toivomanaan ajankohtana. Sairauspoissaolojen aikana muut tiimiläiset varmistavat, että myös sairastavan kollegan tehtävät tulevat hoidetuksi. Asiakkaat Deloitten kokemuksen mukaan palvelukeskusmalliin siirtyminen saattaa usein aiheuttaa hetkellisen notkahduksen koetun palvelun laadussa. Tämä on varsin luonnollista tilanteissa, joissa esim. palkanlaskija on aikaisemmin ollut fyysisesti lähellä ja häneltä on saanut nopeasti kaiken tarvitsemansa tiedon/palvelun. Tällainen fyysinen läheisyys johtaa usein helposti ns. ylipalveluun. Ylipalvelun tarpeettomuus huomataan usein kun palvelukeskusmallissa siirrytään läpinäkyvämpään hinnoitteluun. Kehyskuntien palkanlaskennan asiakkaat huomaisivat todennäköisesti aika nopeasti taloushallinnon palvelukeskuksen tuomat hyödyt: selkeät palveluajat sekä roolit ja vastuut ja ns. rauhoitetun työajan tuoman entistä nopeamman ja virheettömämmän palvelun. Mikäli kehyskuntien palkanlaskennan toiminnot päätetään siirtää Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskukseen, tulee siirtovalmisteluissa huomioida muun muassa alla olevat asiat onnistuneen siirtymisen varmistamiseksi: 1. Varmistaa, että Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen palvelutarjouksesta tulee riittävän houkutteleva, jotta kehyskunnat saadaan mukaan riittävässä laajuudessa 2. Varmistaa, että kehyskuntien siirtyvä henkilöstö saadaan nopeasti integroitua osaksi taloushallinnon palvelukeskuksen olemassa olevaan henkilöstöä 2011 Deloitte Oy 4

16 3. Varmistaa, että mahdollisella ilmenevällä muutosvastarinnalla ei ole negatiivisia vaikutuksia Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen nykyiseen henkilöstöön tai toimintaan 4. Varmistaa, että kehyskuntien palkanlaskentahenkilöstön mahdollisesti pidentyvät työmatkat saadaan kompensoitua heidän kokemassaan kokonaisuudessa (hyödyntämällä esim. Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen nykyisten kehyskunnissa asuvien työntekijöiden (n. 20%:a henkilöstöstä) positiivisia kokemuksia Näihin ja mahdollisiin muihin myöhemmin tunnistettaviin riskeihin tulee kiinnittää erityistä huomiota ja pyrkiä löytämään keinoja riskien toteutumisen ehkäisemiseen/minimoimiseen yhdessä sekä kehyskuntien että Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen henkilöstön kanssa Deloitte Oy 5

17 LIITE 3 / KUKKARO PROJEKTI / TOIMINTASUUNNITELMA Määräaika Päätöksenteon aikataulu Kuntajohtajakokouksessa Sopimusta varten tarvittavat tiedot (siirtyvä henkilöstö ja palkkatiedot yksilöitynä, lomapalkkavelan määrä, tarvittavien vastuuvakuutusten ottaminen, sopimuskunnissa sovelle Kehyskunnissa (myös yt neuvottelut) Tampereella Sopimusten allekirjoittaminen Asiakkaan edustajan valinta neuvottelukuntaan Toteuttamisaikataulu Tuotantoonlähtö Budjetointi vuodelle Asiakasyhteistyön käytännöt Palvelukuvauksen ja työnjakomallin täsmennys tarkennus loppuvuodesta 2012 Roolien ja vastuiden täsmennys suunnittelu yhdessä asiakkaan kanssa työohjeiden tekeminen henkilöstön valmennus elo marraskuu 2012 Asiakasyhteistyön käynnistäminen organisaatio, yhteyshenkilöt asiakasyhteistyön toimintatavoista sopiminen (neuvottelut, asiakaspalautteiden käsittely, tyytyväisyyskyselyt) Muutosvalmennus elo marraskuu 2012 siirtyvä henkilöstö kehyskuntiin jäävä henkilöstö (yhteyshenkilöt, esimiehet, työntekijät) palvelukeskuksen henkilöstö henkilöstöetujen ja käytäntöjen perehdyttäminen

18 Siirtyvän henkilöstön osaaminen ja työtehtävät palvelukeskuksessa osaamisen ja motivaatiotason kartoitus, haastattelut helmi maaliskuu 2012 tiimiorganisaatio touko.12 työtehtävät touko.12 esimiesten valinta touko.12 pääkäyttäjien valinta touko.12 työsuhdeasiat ja työsopimukset Palkanlaskentajärjestelmä sopimusasiat kuntoon käyttöoikeudet kuntoon testaus että toimii Kipalassa (ohjelma + tietoliikenneyhteys + liittymät) Toimitilat, kalusto, muut varusteet kalusteiden tilaaminen työasemien tilaus työpisteet ja koneet kuntoon henkilöstön fyysisen siirtymisen ja muuton aikataulu vahvistetaan tutustumiskäynnit (kun työpisteet valmiit) siirrettävän materiaalin muutto, (palkkahallinnon rekisterien siirto?) touko.12 elo.12 elo.12 kesä.12 syys.12 loka.12 loka.12 marras.12 joulu.12 Alkuvaiheen jälkeen Palveluprosessien yhtenäistäminen edelleen 2013 lähtien Hyvien/parhaiden käytäntöjen jakaminen ja käyttöönotto 2013 lähtien Asiakaspalvelun organisointi: asiakaskohtaisesta prosessikohtaiseen 2013 lähtien Populus järjestelmän hyödyntäminen täysipainoisesti sekä kehittäminen kaikkien sopimuskuntien 2013 lähtien osalta Osaamisen laajentaminen henkilöstön kesken 2013 lähtien