SODANKYLÄN KUNTA. 2 Hankinnan kohde. Kunnanhallitus TARJOUSPYYNTÖ KUNNAN JA TYTÄRYHTIÖIDEN TIETOTEKNIIKAN ASIANTUNTIJAPALVELUISTA

Transkriptio

1 SODANKYLÄN KUNTA Kunnanhallitus TARJOUSPYYNTÖ KUNNAN JA TYTÄRYHTIÖIDEN TIETOTEKNIIKAN ASIANTUNTIJAPALVELUISTA 1 Kunnan yleisesittely 2 Hankinnan kohde Sodankylässä on asukasta. Kunnan toiminta tapahtuu useissa eri toimintapisteissä ja tytäryhtiöissä. Kunnan palveluksessa työskentelee n. 700 henkilöä ja kunnan tytäryhtiöissä 80 henkilöä. Tytäryhtiöitä on 40, joista suurin osa on asuntoyhtiöitä, joiden isännöinti ja kirjanpitopalvelut hoidetaan tällä hetkellä pääasiassa kunnassa. Erillisinä omina yksikköinään toimivat Sodankylän Vesi Oy, Lämpö Oy Juurakkotuli ja Astropolistieto Oy. Tarjouspyynnön kohteena on kunnan ja sen tytäryhtiöiden tietotekniikan asiantuntijapalvelut myöhemmin tarkemmin esitetyllä tavalla. Kunnan henkilöstöön kuuluu jokaisella hallintokunnalla tietotekniikkaan perehtyneitä henkilöitä, jotka toimivat oman työnsä ohella tietotekniikan tukihenkilöinä sekä atk-työryhmässä. Hallinnollisena vastuuhenkilönä tietotekniikassa toimii kunnan talousjohtaja, yhdessä atk-työryhmän kanssa. Tietotekniikan asiantuntijapalvelut kunta ostaa yksityiseltä yritykseltä. Kunnalla on yhteensä n. 25 erillistä omaa toimipistettä kunnan alueella. Toimipisteistä on tietoliikenneyhteydet kunnanvirastolle, jossa on kunnan tietoliikenneverkon sekä Pohjois-Lapin alueyhteistyön kuntayhtymän kuntien seutuverkon solmupisteet. Tietoliikenneverkot eri toimipisteisiin muodostuvat kunnan omista yhteyksistä sekä vuokrayhteyksistä. Kunnan tietoverkossa on myös erillinen yritysverkko-osio johon kuuluu n. 20 yritystä tietoliikenne- ym. ratkaisuineen. Yhteyksien hallinnasta ja ylläpidosta vastaa kunta, yhteistyössä seutukunnan kuntien, yritysten ja operaattoreiden kanssa. Kunta omistaa atk-laitteistot. Kunnan työasemamäärä hallinnossa on n. 400 kpl ja sen lisäksi on koulutoimen opetus- ja oppilaskäytössä n. 280 työasemaa. Kunnalla on palvelimia eri hallintokuntien käytössä n. 15 kpl ja sen lisäksi seutukunnan yhteiskäytössä eri palveluihin 6 kpl. Palvelimia löytyy eri tasoisia ja eri käyttöjärjestelmillä, kuten Windows, Novell, Linux, Sco-Unix, IPSO. Palomuuriratkaisu on kahdennettu ja se yhdessä kunnan ja seutukunnan palvelimien kanssa sijaitsee kunnanviraston solmukohdassa. Tarjoajan tulee tarjota em. asiat huomioiden kokonaisvaltainen palvelu kohtiin Lapin Tähtikunta Kunnanvirasto Puhelin Sampo PL 60 Telefax (016) Pohjolan OP Sodankylä Y-tunnus Nordea

2 Kunnan tarvitsema kokonaisvaltainen atk-asiantuntijapalvelutarve on ollut vuositasolla noin neljän henkilön työpanos, toteutuneina työtunteina. Tytäryhtiöiden tarve yhtiöittäin vaihtelee suuresti, mutta on ollut vuositasolla noin kolmasosa yhden henkilön työpanoksesta ATK-tukipalvelut Palveluun tulee sisältyä mm: osallistuminen asiantuntijana atk-työryhmän työskentelyyn sekä olla kunnan edustajana eri sidosryhmien neuvotteluissa. tietoturvan suunnittelu, ylläpito ja toteutus tietoliikenneyhteyksien ja tietoturvan hallintapalvelut ATK-hankintojen valmistelun ja toteutuksen avustaminen työasemien sekä palvelimien ohjelmien asennukset ja ylläpito työasemaympäristön optimointi (standardointi, vakioinnin suunnittelu) päätteiden käytön opastus laitteisto- ja ohjelmisto-ongelmien ja vikatilanteiden selvitys sekä korjaus, mikäli mahdollista työasemien ja palvelimien verkkokäytön tuki, sisältäen myös verkkotulostuksen, verkkolevyjen ja vastaavien verkkopalveluiden käyttötuen sekä verkkopohjaisten hälytys-, valvonta- ja puhelinjärjestelmien käyttötuki tulostimien asennus ja tarvittava ylläpito sähköpostin ja nimipalveluiden hallintapalvelut kunnan www sivujen ja siihen liittyvien tietokantojen ylläpito ja toteutus 2.2. Tietoliikenneverkon ylläpito Palveluun tulee sisältyä mm: kunnan tietoverkon ja siihen liittyneiden muiden tietoverkkojen ylläpito, käyttösuunnittelu ja kehittäminen kunnan omassa ylläpidossa olevien reitittimien, kytkimien ja keskittimien konfigurointi ja hallinta kunnan sisäisten ja ulkoisten tietoliikenneyhteyksien konfigurointi kunnan palvelimien, työasemien ja muiden verkkolaitteiden käyttöön sekä muu hallinta operaattorin rajapintaan saakka kunnan tietoverkon tietoturvan suunnittelu, ylläpito ja avustaminen toteutuksessa palomuurien ylläpito ja hallinta

3 2.3. Palvelimien hallinta Palvelimien hallintaan tulee sisältyä palvelimien ja niihin verkon kautta yhteydessä olevien työasemien ja tulostuksessa verkon kautta käytettävien kirjoittimien asennus-, hallinta- ja viankorjaustoimenpiteet tarvittaessa palvelimen toimittajan kanssa. Näihin sisältyy mm: käyttäjäympäristön luonti- ja ylläpito käyttäjätunnuksien hallinnan tuki verkkopalvelut käyttöjärjestelmien tietoturva- ja muut päivitykset yhteistyössä ohjelmistotoimittajien kanssa uusien käyttöjärjestelmien asennus ja laitteiden uusimiseen liittyvät asennus- ja päivitystyöt silloin kun työ ei kuulu palvelimen toimittajalle varmistuksien suunnittelu, testaus, toteutus ja säilytys sekä dokumentointi verkon pääkäyttäjän tehtävät 2.4. ATK-asiantuntijapalvelut Palveluun sisältyy kunnan ja sen tytäryhtiöiden, seutukunnan sekä muiden sidosryhmien tietojärjestelmien kehittämiseen ja tietohallintoon liittyvät asiantuntijatehtävät yhteistyössä atk-työryhmän kanssa seuraavasti: 1. Yleinen tietohallinnon koordinointi tietohallinnon kehittämissuunnitelman päivittäminen toipumissuunnitelman laadinta ja ylläpito sekä vikasietoisuuden kehittäminen toimiminen asiantuntijana kunnan ja sen tytäryhtiöiden erillisprojekteissa lisenssihallinnointi atk-budjettiesityksen laatiminen yhteistyössä atk-työryhmän kanssa (tarpeiden määrittely, hankintaperustelut, karsinta) tehtäväraportti talousarviovuodelle ja edellisen vuoden toteutumaraportti tietotekniikan kokonaisvaltainen dokumentointi, jonka omistaa kunta ja joka pidetään jatkuvasti ajantasalla ja luovutetaan kunnan hallintaan 2. Kehittämistehtävät Ehdotukset ja suositukset kunnan ja sen tytäryhtiöiden, seutuverkon ja muiden sidosryhmien tietohallinnon yleisestä kehittämisestä työasemien kehittäminen, vaikuttaminen elinkaarikustannuksiin, vakioinnit tietoverkkojen suunnittelu ja kehittäminen

4 palvelimien kehittäminen; tarveanalyysi ja toiminnan seuraaminen tulostimien yleisten kehittämistarpeiden määrittely tietojärjestelmien kehittäminen ja valvonta tietoturvallisuuden suunnittelu ja kehittäminen (tietoturvapolitiikka ja tietoturvaohjeet) 3. ATK-hankintojen ja sopimusten valmistelu Laajojen atk-hankintojen vaatimat selvitykset ja tarvekartoitus tarjouspyyntöjen laatimisessa ja sopimusneuvotteluissa avustaminen 3. Palvelun tuottaminen Kunta edellyttää palvelun tarjoajalta, että päivittäiset huolto- ja tukitarpeet toteutetaan viivytyksettä arkisin klo Päivittäisten huolto- ja tukitöiden vasteajat palvelupyynnöstä ovat seuraavat: - kirkonkylällä (< 8 km kunnantalolta) 1 tunnin sisällä - eri toimipisteet (> 8 km kunnantalolta) 2 tunnin sisällä Kunnan kriittisiä palveluita ovat mm. terveyskeskuksen ja Astropolistieto Oy toiminta sekä kunnan tietoverkko ja siihen kytketyt työasemat ja palvelimet. Kunnan kaikissa kriittisissä toiminnoissa palvelupyyntöön reagoinnin vasteaika saa olla korkeintaan 1 tunti ajalla klo ja muina aikoina 2 tuntia. Mikäli palvelupyyntö vaatii myös lähitukea, on palvelun tarjoajan kyettävä antamaan sitä 24 tuntia/vrk, vuoden jokaisena päivänä em. vasteajoilla. Em. vasteaikojen ylittyminen tai puuttuminen sekä päivystystoiminnon puuttuminen ovat tarjouksen hylkäämisperusteita. Alihankinta on kielletty. 4. Palvelun hinnoittelu Palvelu tulee hinnoitella tuntihintana ilman arvonlisäveroa. Tarjouksen hintatiedot merkitään hintalomakkeeseen (liite 1). Hintalomakkeen ulkopuolisia kustannuksia ei oteta huomioon. Kaikki muut mahdolliset hintalomakkeen ulkopuoliset kustannukset kuten päivystyksien kk-maksut, hälytyskorvaukset sekä mahdolliset päivärahakorvaukset ym. lisäkulut on sisällytettävä työtunnin hintaan. Laskutuksen on perustuttava työtuntilistoihin kunnan määräämien kustannuspaikkojen mukaisesti. Palvelun tarjoajan on mahdollistettava omalla kustannuksellaan internetin kautta ohjelmallinen pääsy ko. työtuntilistoihin siten, että edellisen päivän työt ovat näkyvillä ja siten tarkistettavissa kunnan tunnuksien takana kustannuspaikoittain. Sähköisen työtuntilista-ohjelmiston ja sen kunnallisen käyttömahdollisuuden puuttuminen ovat tarjouksen hylkäämisperusteita

5 Laskutuksen tulee tapahtua 1 kuukausi jälkikäteen toteutuneiden työtuntien perusteella ja työtuntilistat on toimitettava sähköisesti laskutuksen liitteenä. 5. Hankintasopimus ja sen pituus Hankintasopimus tehdään kunnan ja kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan välillä. Hankintapäätös ei ole hyväksyvä vastaus tarjoukseen, vaan sopimus asiassa syntyy, kun molemmat sopimusosapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Hankintasopimus allekirjoitetaan sen jälkeen, kun kunnanhallituksen tekemä hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus tehdään ajalle Kunnalla on tämän jälkeen vielä oikeus jatkaa sopimusta optiona 1-2 vuosi tarjouksen ehdoilla. Kunnan tytäryhtiöt päättävät itse tarjouksen hyväksymisestä kunnan suosituksen pohjalta ja tekevät myös itse sopimukset tarjoajan kanssa. Hankintasopimuksen allekirjoitushetkellä hinnoittelun pohjana on Kuntien peruspalvelujen hintaindeksiä, kohta 1.1 henkilöstömenot (2000=100): 2007/IV luku 133,7. Sopimus tehdään Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisten sopimusehtojen mukaisesti. Hankintasopimuksen hintaan tehdään vuosittain ko. indeksin mukainen indeksitarkistus kulloisenkin vuoden vastaavan ajankohdan indeksiluvun ja edellisen vuoden vastaavan ajankohdan indeksiluvun välisen muutoksen mukaisesti. Tarkistusajankohtana on jokaisen vuoden tammikuu. Uusi hinta astuu voimaan helmikuusta lähtien ja on voimassa seuraavan vuoden tarkistusajankohtaan eli tammikuuhun asti. 6. Hankintamenettely Hankinta tehdään avointa menettelyä noudattaen. Kysymyksessä on EUkynnysarvot ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilmaportaalissa ( Hankintailmoitus julkaistaan myös kunnan kotisivuilla ( Ennen tarjousten käsittelyä arvioidaan tarjoajan tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseen. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joilla taloutta ja muuta toimintaa koskevien tietojen perusteella ei arvioida olevan edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen. Tarjotun palvelun on oltava tarjouspyynnön ja sen liitteiden sisällön mukainen ja tarjouksesta tulee selvitä kaikki pyydetyt tiedot. Kunta ei hyväksy osa-tarjouksia. Kunta pidättää oikeuden keskeyttää hankinta kokonaan, mikäli olosuhteet hankintamenettelyn aikana muuttuvat sellaisiksi, että tarjouskilpailun tuloksia ei voi hyödyntää.

6 7. Tarjoajalle asetettavat vaatimukset Kunta edellyttää palvelun tarjoajalta seuraavia selvityksiä tarjoajan kelpoisuuden osoittamiseksi: 1. Selvitys lakisääteisten velvollisuuksien hoitamisesta. Tarjoajan on toimitettava kaupparekisterin ote, ennakkoperintärekisteriote, verovelkatodistus, eläkevakuutuslaitoksen todistus maksetuista työeläkemaksuista. Asiakirjojen tulee olla alle 2 kuukautta vanhoja. 2. Selvitys tarjoajan yleisistä toimintaedellytyksistä. Selvityksen tulee sisältää seuraavat tiedot tiedot ko. palveluun nimetyn henkilökunnan ja johtohenkilöiden lukumäärästä, osaamisesta ja kokemuksesta edellisen tilikauden vahvistettu tilinpäätös 3. Selvitys kokemuksesta pyydetyn palvelun tuottamisessa Tarjoukseen on liitettävä palvelua toteuttavan yrityksen referenssit sekä palvelun antamiseen nimetyn henkilöstön referenssit henkilöittäin. Kunta edellyttää kelpoisuusvaatimuksena, että tarjouksen palvelun toteuttavan yrityksen henkilöstöllä (vähintään 3:llä) on vähintään yksi referenssi yli 400 työaseman yksikön tietekniikan ylläpito- ja tukipalveluista vähintään 3 vuoden ajalta. Vähimmäisvaatimukset ovat tarjouksen hylkäämisen ehtoja. Vertailtaviksi hyväksytään vain ne tarjoukset, jotka täyttävät kohtien 1, 2 ja 3 vaatimukset. 8. Tarjousten valintakriteeri ja arviointiperusteet Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Arviointikriteeri ja niiden painoarvot ovat : 1. Työtunti, euroa/tunti (66 pistettä) Hintalomakkeen ko. kohdan hintatiedot palveluajoittain (2 kpl) vertaillaan seuraavasti: Palveluajan arkisin halvin saa 46 pistettä ja muut saavat ko. palveluajan mukaan annetusta hinnasta pisteikseen 46 pistettä kerrottuna halvimman tarjouksen ja ko. tarjouksen suhteella. Muun palveluajan (vuoden jokaisena päivänä arkisin , viikonloput kokonaisuudessaan) halvin saa 20 pistettä ja muut saavat ko. palveluajan mukaan annetusta hinnasta pisteikseen 20 pistettä kerrottuna halvimman tarjouksen ja ko. tarjouksen suhteella. 2. Matka-ajan hinta, euroa/tunti (8 pistettä) Laskutettavaksi matka-ajaksi hyväksytään vain yli 30 minuuttia kestänyt yhdensuuntainen matka

7 Hintalomakkeen ko. kohdan hintatiedot palveluajoittain (2 kpl) vertaillaan seuraavasti: Palveluajan arkisin halvin saa 4 pistettä ja muut saavat ko. palveluajan mukaan annetusta hinnasta pisteikseen 4 pistettä kerrottuna halvimman tarjouksen ja ko. tarjouksen suhteella. Muun palveluajan (vuoden jokaisena päivänä arkisin , viikonloput kokonaisuudessaan) halvin saa 4 pistettä ja muut saavat ko. palveluajan mukaan annetusta hinnasta pisteikseen 4 pistettä kerrottuna halvimman tarjouksen ja ko. tarjouksen suhteella. 3. Kilometrikorvaus, euroa/kilometri (6 pistettä) Hintalomakkeen ko. kohdan hintatiedot vertaillaan seuraavasti: Halvin saa 6 pistettä ja muut saavat ko. palveluajan mukaan annetusta hinnasta pisteikseen 6 pistettä kerrottuna halvimman tarjouksen ja ko. tarjouksen suhteella. 4. Laatu (20 pistettä) Kunnan arviointiryhmä arvioi ja pisteyttää palvelun tarjoajan laadun kunkin alla olevan vertailuperusteen osalta. Laadun kokonaispistemäärä (20 pistettä) lasketaan vertailuperusteiden painoarvojen perusteella. - referenssit, painoarvo 8 - tarjouksessa nimetyn henkilöstön määrä, painoarvo 6 - henkilöstön osaaminen ja kokemus kuntaorganisaatioiden ja sen tytäryhtiöiden järjestelmistä ja atk-asiantuntijatehtävistä, painoarvo Tarjouskilpailuun liittyvät lisätiedot 10. Luottamuksellisuus Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi kunta ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin. Tarjouskilpailuun liittyvät lisäkysymykset tulee jättää kirjallisesti osoitteella tero.karinen@sodankyla.fi kello mennessä. Kysymyksessä on ilmoitettava kunnan viite Tietotekniikan asiantuntijapalvelut. Kysymyksessä on ilmoitettava kysyjän sähköpostiosoite, johon vastaus lähetetään. Kaikki kysymykset kootaan yhteen ja kysymykset vastauksineen lähetetään kaikille kysymyksiä esittäneille sähköpostitse samanaikaisesti viimeistään Jos tarjoajan käsityksen mukaan jokin osa tarjouksen materiaalista sisältää liike- tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellista materiaalia, tulee kyseinen materiaali toimittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liite selkeästi termillä LUOTTAMUKSELLINEN. Tarjouksen hinta ei ole ammatti- tai lii-

8 11. Tarjouksen jättäminen kesalaisuus. Liikesalaisuudeksi hyväksytään vain sellainen tieto, jota ei ole aiemmin julkistettu ja jonka paljastumisesta aiheutuisi tarjoajalle vahinkoa. Tarjous on jätettävä allekirjoitettuna suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Sodankylän kunta Vs. hallintojohtaja Tero Karinen Pl Sodankylä. Kuoreen tulee selkeästi merkitä viite Tietotekniikan asiantuntijapalvelut Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan nimi ja yhteystiedot sekä tarjoajan yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi, osoite, puhelin, sähköposti) Tarjouksen on oltava perillä em. osoitteessa viimeistään klo Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei huomioida tarjouskilpailussa. Tarjouksen on oltava sitovana voimassa vähintään asti. Tarjous tulee jättää suomenkielisenä. Tarjoajat vastaavat itse tarjouskustannuksistaan. 12. Tarjouspyynnön vastaisten tarjousten hylkääminen 13. Yhteyshenkilöt Kunta hylkää tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset. Tämän johdosta tarjoajien tulee toimittaa kaikki tässä tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset. Hankinnan yhteyshenkilönä, jolta saa mm. tarjousasiakirjat,toimii Vs. hallintojohtaja Tero Karinen, puh , sähköposti 14. Päiväys ja allekirjoitus Sodankylässä SODANKYLÄN KUNNANHALLITUS Liitteet Vesa Tuunainen Kunnanjohtaja - Liite1, hintalomake