Dokumentti: SEPA_diary_JK.doc Päiväys: Projekti : AgileElephant

Transkriptio

1 T SEPA-päiväkirja Juha Kaarlas 49473U Aihe: Sivu 1 of 9

2 Dokumentin Historia Revisio Historia Revision Revision Yhteenveto muutoksista Revision tekijä Numero Päiväys Ensimmäinen versio Juha Kaarlas Päiväkirjan päivitys Juha Kaarlas Dokumentin rakennetta muutettu Esa Mommo Päivitetty kuluneiden viikkojen aatoksia Juha Kaarlas Viikon 5 kokemuksia Juha Kaarlas Korjattu lauserakenteita vähemmän hämmentäviksi. Juha Kaarlas Viime hetken kokemuksia Juha Kaarlas Hyväksyjät Tämä dokumentti vaatii seuraavien henkilöiden hyväksymiset Nimi Juha Kaarlas Tehtävä Projektipäällikkö Jakelu Tämä dokumentti jaetaan seuraaville henkilöille Nimi Projektiryhmä Tehtävä Aihe: Sivu 2 of 9

3 Sisällysluettelo 1. Esittely Käytännön soveltaminen Seuranta ja kontrolli Raportointi Kontrolloivat toimenpiteet Kommunikaatio Sisäinen Ulkoinen Kokemuksia ja muutoksia Projektin suunnittelu Implementaatio Implementaatio Viimeistely ja toimitus Yhteenveto Päiväkirja PP-iteraatio Viikot Viikko Viikko Viikko I1-iteraatio Viikko Viikko Viikko Viikko I2-iteraatio Viikko Viikko Viikko Viikko Aihe: Sivu 3 of 9

4 1. Esittely SEPA-harjoitukseni aiheena on edistymisen seuranta ja kontrollointi höystettynä kommunikaatiokäytännöillä. Valitsin aiheen, koska olen kiinnostunut arviointi- ja seurantamenetelmistä erityisesti ketterissä projekteissa ja hajautuneissa tiimeissä. Kommunikaation otin mukaan, koska se on eräs avaintekijä myös seurannassa varsinkin kun projektiryhmä on hajautunut. Olen tutustunut aiheeseen projektien suunnittelu ja ohjaus sekä ohjelmistoprojektin hallinta kursseilla. Kirjallisuutena mainittakoon Artto, Karlos. Managing business by projects. Helsinki University of Technology, Hughes, Bob and Cotterell, Mike. Software project management 3rd edition. McGraw-Hill, Aihe: Sivu 4 of 9

5 2. Käytännön soveltaminen 2.1 Seuranta ja kontrolli Raportointi Käyttämämme SEMS-ohjelmistokehitysmalliin kuuluvat ns. sykäykset, jotka määritetään projektille sopivaksi. Pienin aikaväli on vuorokausi ja se sopisi täysipäiväisesti samoissa tiloissa työskentelevälle tiimille. Viikon väli on jo hieman SEMS-ideologiaa vastaan ja koin, että siinä homma saattaisi karata helposti käsistä. Lopputuloksena raportointi tapahtuu kaksi kertaa viikossa: maanantaina ja perjantaina. Raportointipäivinä kukin ryhmän jäsen lähettää projektipäällikölle lyhyen sähköpostin päivittää tuntinsa ryhmän sykäysraporttiblogiin [. Sykäysraportti sisältää kaikessa lyhykäisyydessään seuraavat asiat: mitä tein ja kuinka kauan mitä tehtäviä on jäljellä ja niiden aika-arviot mahdolliset ongelmat Kirjallisen raportin lisäksi kukin päivittää tuntinsa Trapoliin. Projektipäällikö päivittää raporttien perusteella tehtävälistaa ja suorittaa ohjaavia toimenpiteitä kuten ongelmien ratkomista, tehtävien priorisointia ja uusien tehtävien antamista Kontrolloivat toimenpiteet Yleistä ohjenuoraa ohjaaviin toimenpiteisiin on vaikea kirjoittaa. Poikkeuksena on riskien toteutuminen, jolloin edetään riskienhallintasuunnitelman mukaisesti. 2.2 Kommunikaatio Sisäinen Yleisenä kommunikaatiokanavana toimii ryhmän sähköpostilista. Sähköpostiviestin otsikko-kentän alussa on tagi [AgilElephant] postien helppoa tunnistamista varten. Posteissa esitetyt kysymykset tulee kuitata arkipäivisin 24 h kuluessa. Vaihtoehtoinen media on ryhmän oma IRC-kanava irc.bannedwagon.net:8000). IRC-kanavalla kannattaa sopia kiireellisistä asioista varsinkin isommalla porukalla. Ryhmä on jakautunut töiden ja SEPA-aiheiden osalta pareihin (poislukien projektipäällikkö). Parit järjestävät kommunikaationsa parhaiten katsomallaan tavalla. Kokouksia koko ryhmälle järjestetään tarpeen mukaan. Ennaltanähtäviä kokouksia ovat iteraatioiden seuranta- ja suunnittelupalaverit Ulkoinen Yhteydenpito asiakkaaseen, mentoriin, kurssiin ja vertaisryhmään on oletusarvoisesti projektipäällikön tehtävä. Hänen vastuullaan on pitää tarvittavat sidosryhmät ajan tasalla toimittamalla materiaalia ja tiedottamalla tärkeistä asioista. Aihe: Sivu 5 of 9

6 3. Kokemuksia ja muutoksia 3.1 Projektin suunnittelu Raportoinnin ajankohdaksi idealistisesti valittu virka-aika ei oikein sopinut joten päätin, että riittää jos kukin raportoi saman vuorokauden aikana. Muuten käytäntö tuntuu hyvältä. 3.2 Implementaatio 1 Raportointikäytäntöä muutettu niin, että kaikki näkevät kaikkien raportit ja jutut kirjoitetaan Wikissä olevaan blogiin. Tuntui, että blogista jäivät helpommin puuttumana blogista kuin sähköpostista, mutta tämä voi johtua myös taisteluväsymyksestä. Muutaman raportin puuttuminen kostautui iteraation lopussa, koska resursseja ei käytetty tehokkaasti. Raporttien näkyvyys ja hallittavuus on ollut ehdottomasti parempi. 3.3 Implementaatio Viimeistely ja toimitus 3.5 Yhteenveto Aihe: Sivu 6 of 9

7 4. Päiväkirja 4.1 PP-iteraatio Viikot Ehdottomasti hankalinta on ollut yrittää järjestää tapaamisia, koska ryhmän aikataulut ovat olleet erittäin tiukkoja. Kokosin kaikkien mahdolliset läsnäolot poikkeuksineen Excel-muotoiseen kalenteriin, jonka toimitin myös asiakkaalle. Tämä auttoi seuraavien tapaamisten suunnittelussa. Koitin huolehtia, että kaikki pysyvät aiheesta ajan tasalla. Sähköpostikommunikointi ei tunnu parhaalta mahdolliselta keinolta. Perustin IRC-kanavan vaihtoehdoksi, mutta se ei ole oikein ottanut tuulta alleen. Olisin toki voinut olla siellä itsekin aktiivisemmin. Kuin ihmeen kaupalla sain järjestettyä kaikille sopivan ajan mentor-tapaamiseen. Tunneista ja edistyksestä päätellen tuntuu, että projektimme on hyvässä alussa. Luottamus ryhmään on suuri Viikko 43 Vaatimusmäärittelydokumentti toimitettu asiakkaalle. Heidän kommenttejaan ja priorisointiaan odotellessa yritin keksiä muuta tekemistä, ettei olla aivan tyhjäkäynnillä. Ympäristön asentelua, dokumentointia, SEPA-dokkareiden kirjoittelua. Onneksi ryhmässä on oma-aloitteisia ihmisiä sillä unohdin, että vaatimusmäärittelydokumentti ei ole aivan valmis vaan tietyt kappaleet vaativat vielä sisältöä. Jotta vastaavaa ei tapahdu jatkossa minun täytyy ryhtyä pitämään tarkempaa tehtävälistaa. Trapoli ei oikein tunnu kätevältä aivan kaikkeen, ehkä teen rinnalle oman Excel-taulukon tms. Vielä tässä vaiheessa tehtävälistojen teko ja ylläpito tuntuu todella hankalalta. Myöskään dokumentaation arviointi ei ole ollut mitenkään eksaktia. Vaatimusten aukikirjoittamiseen kului huomattavasti vähemmän aikaa kuin oletin. Kaksi kertaa viikossa tapahtuva raportointi tuntuu toimivan ainakin minun mielestäni. Voi olla, että ensi iteraatiossa noista tehdään julkisia, toivoisin että se auttaa porukkaa pysymään ajan tasalla myös toistensa tekemisistä. Yhteiset tilannekatsaukset olisivat myös Scrum- ja SEMS-mallien mukaisia. Niitä olisi mukava kokeilla esim. IRCissä mahdollisuuksien mukaan. Kaikkein mieluiten tietysti kasvotusten. Tämä viikko meni omalta osaltani hieman huonosti, koska olin todella kiireinen muiden asioiden kanssa. En saanut omistettua projektille tarpeeksi aikaa. Onneksi erittäin kiireellisiä tehtäviä ei ollut ja jokaisella oli myös henkillökohtaisia valmisteluita työn alla Viikko 44 Tällä viikolla oli kaksi tapaamista jolloin kaikki pääsivät paikalle. Se oli mukavaa. Ensin ryhmän mentor ohjeisti meitä ja sen perusteella perustimme blogin kokouspöytäkirjoja varten. Palaverin jälkeen Heikiltä tuli hyvä ehdotus taskien ylläpitoon -> ylläpidän varsinaisen työlistan excel-tiedostossa kuten jo hieman suunnittelinkin ja Trapoliin kirjataan valmistuneet tehtävät. Pitäisi vähentää overheadia huomattavasti ja tarjota paremmat mahdollisuudet seurantaan. Asiakastapaaminen keskiviikkona sujui mutkattomasti ja saimme tarkennettua monia asioita sekä asiakkaan kommentit vaatimusmäärittelystä. Tehtävien jako oli suoraviivaista, koska iteraation loppu lähestyi ja dokumentit piti saada valmiiksi. Katselmointipäiväksi sovittiin seuraava maanantai. Aihe: Sivu 7 of 9

8 4.1.4 Viikko 45 Viikko kului palautuksien ja projektikatselmuksen valmistelussa. Palautukset menivät suunnitelmasta poiketen viime tinkaan. Tämä vaikutti myös projektikatselmukseen joka olisi voitu valmistella paremmikin. Päätettiin muuttaa raportointikäytäntöä niin, että seuraavassa iteraatiossa kaikki pistävät tuntinsa yhteiseen blogiin. Sovittiin suunnittelupalaverista asiakkaan kanssa. 4.2 I1-iteraatio Viikko 46 Uusi iteraatio alkoi suunnittelupalaverilla ja yhteisten tavoitteiden laatimisella. Muuttuneesta raportointikäytännöstä ei vielä kokemuksia. Käyttötapausten kirjoittaminen tuntui sujuvan hyvin Viikko 47 Tärkeimpänä tavoitteena oli saada aikaan HTML-prototyyppi. Tehtävien jakaminen kuitenkin viivästyi, minkä takia myös niiden valmistuminen viivästyi. Yleisesti ottaen suurimpaan osaan tehtävistä on kulunut huomattavasti arvioitua vähemmän aikaa. Toistaiseksi aikataulussa on pysytty melko hyvin. Buildijärjestelmän parantamiseen on kulunut huomattavasti suunniteltua enemmän aikaa. Toivottavasti tulokset ovat siihen sijoitetun vaivan arvoisia. Itse raportointikäytännöstä: sähköpostien määrä on vähentynyt ja raportteja on ilmestynyt blogiin melko hyvin. Raporttien muotoa pitää vielä yhtenäistää Viikko 48 Tällä viikolla tehtävien jakaminen tuntuu hankalalta, koska minulla ei ole Hibernatesta ja tarvittavasta ohjelmointityöstä tarpeeksi hyvää käsitystä. Näyttää myös siltä, että tehtäviin tarvittava aika on pahasti yliarvioitu. Tunteja ei ole kertynyt suunnitellulla tavalla, onneksi tehtävät ovat sentään valmistuneet suunnilleen suunnitellusti. Loppuviikosta tuli kyllä pirunmoinen kiire ja tuntuu siltä, että demon valmistumisen pelastavat lähinnä sankariteot. Alkuvaiheessa tunteja käytettiin todellakin aivan liian vähän ja ihmisillä oli liian vähän tehtävää. Jatkossa tehtävien riippuvuudet pitää miettiä tarkemmin ja rinnakkaiseen suoritukseen panostaa enemmän Viikko 49 Ei erityisiä huomioita. Demo onnistui todella hyvin ja kaikki vaikuttivat tyytyväisiltä Aihe: Sivu 8 of 9

9 4.3 I2-iteraatio Viikko 2 Iteraatio pamahti käyntiin pienellä tilannekatsauksella ja brainstormauksella. Joululoman aikana asiakkaan edustajat olivat miettineet, monta asiaa uusiksi ja näiden määrittelemiseen kului suhteellisen suuri osa ajasta. Joulukuussa ei saatu tehtyä hommia aivan tavoitteiden mukaisesti. Tentit ja juhlapyhät häiritsivät työntekoa huomattavasti. Tuntui myös siltä, että porukkaa oli vaikea motivoida ja sähköpostin ollessa ainoa yhteydenpito ei yhteydenpitokaan ollut helppoa, kuten useamman päivän vastausviiveet posteihin osoittivat Viikko 3 Viikon suurin haaste oli tuntisuunnitelman uudistaminen vastaamaan osin muuttuneita tavoitteita. Arkkitehti-Raulista oli tässäkin apua ja lopulta syntyi melko yksityiskohtainen ja hyvänoloinen suunnitelma. Toivottavasti arviot eivät ainakaan ylity. Suurin ongelma oli CruiseControlin mystinen hajoaminen, joka ei selvinnyt aivan heti Viikko 4 Suht normaali viikko. Jokaisella on nyt paljon tehtävää ja tunteja tuntuu kasautuvan suunnilleen kohtuullisesti. Poikkeuksiakin on: Heikin muutto häiritsee hänen työskentelyään. CruiseControlin vika ei tahdo selvitä. Lopulta sain järjestelmän taas toimimaan, tosin yksikkötesteissä on vielä jotain häikkää. Javadocit julkaistu webbiin. Trapolia päivitetty tehtävien osalta Viikko 5 Demottiin uusia toiminnallisuuksia ja niiden protoja asiakkaalle. Taas tuli paljon lisää ehdotuksia parannuksia ja uusia toiminnallisuuksia varten. Varsinaista koodausaikaa feature complete virstanpylvääseen ei ole enää paljon jäljellä, joten haasteena on neuvotella asiakkaan kanssa mitä toteutetaan ja mitä ei. Järjestelmän ominaisuuksien osalta, näyttäisi siltä että päästään iteraation tavoitteeseen. Tuotteella on nyt myös hieno logo. Tällä viikolla on tullut paljon lisää toiminnallisuutta ja ryhmän toiminta on ollut hyvinkin tehokkaan oloista. Testaus on päässyt vauhtiin ja bugejakin on löydetty kiitettävästi. Tunteja ei ole kertynyt aivan yhtä paljon kuin muille ryhmille. Tätä kirjoitettaessa koko projektin tuntimäärämme on noin 90% mediaanista ja olemme saaneet kiitettävästi toiminnallisuutta aikaan joten mielestäni mitään hävettävää ei ole. Seurannasta opin tällä kertaa sen verran, että olen seurannut enemmän tuntimäärien keskiarvoja ja varmaankin liian vähän henkilökohtaisia tunteja joten hajontaa on päässyt syntymään. Pitää katsoa miten suurimpia vajeita voidaan paikata. En ihan heti keksi syytä hajontaan, sillä koitin alusta alkaen kysellä ja varmistaa että kaikilla on riittävästi tekemistä. Ilmeisesti ainakin tiukempi piiskaus on tarpeen jatkossa. Juttelin vertaisryhmän projektipäällikön kanssa testauksesta. Päätettiin tavata demojen jälkeen. Viikon loppupuolella olen yrittänyt keskittää resursseja dokumentointiin ja testaukseen, koska projektikatselmus lähestyy ja päivitettävää on. Aihe: Sivu 9 of 9