PKS-verkkomaksaminen. Tavoitetilan kuvaus

Transkriptio

1 PKS-verkkomaksaminen PKS-verkkomaksaminen Tavoitetilan kuvaus Versio

2 PKS-verkkomaksaminen 2 / 21 SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto Yleiskuvaus Ratkaisun yhteenveto Yleistä Käsitteet Ratkaisun kehityksen lähtökohdat Kehityksen lähtökohdat ja tausta Kehityksen tavoitteet Ratkaisun toimintaympäristö Toimintaympäristö Ratkaisun sidosryhmät eli käyttäjäroolit ja liittymät Verkkomaksamisen käyttötilanteet Verkkomaksamisen prosessi Maksujen tilitysprosessi Ratkaisun toiminnallisuus Ratkaisun toiminnallinen yleiskuvaus Verkkomaksamisen toiminnallisuus Maksujen hallinnan toiminnallisuus Ratkaisun ei toiminnalliset vaatimukset Ratkaisun käytettävyys Ratkaisun toteutustapa Lisätiedot Verkkomaksaminen prosessi Maksujen hallinnan prosessi... 21

3 PKS-verkkomaksaminen 3 / 21 VERSIOHISTORIA Päivä Versio Kuvaus Tekijä Alustava versio koottu Helsingin kaupungin verkkomaksamisen esiselvityksen lopputuloksesta ja PKS-kuntien läpikäynneistä sekä toimittajatapaamisten tuloksista. Olli Salmi Tarkennettu PKS-verkkomaksamisen käyttötilanteita Olli Salmi Kommentit, korjausehdotukset ja päivitykset Päivi Helanto Kommentit Ellen Karhulampi Kommentit Viktoria Hindsberg-Karkola Ellen Karhulampi Viktoria Hindsberg-Karkola Läpikäynti kommenttien pohjalta Hindsberg-Karkola / Helanto Käyty läpi Ari Andersenin kommentit ja korjattu Päivi Helanto Päivämäärät ja versionumero muutettu Päivi Helanto Työstö jatkuu Päivi Helanto Aloituskokouksen jälkeen läpikäyty versio Jaana Ovaska Korjaukset Jaanan, Viktorian ja Päivin workshopin tuloksena Pohjalla oli Annen ja Päivi L:n kommentit, joita työstettiin pks-verkkomaksamisen projektipalaverissa. Jätettiin vielä muutama Päivi L:n kommentti, jotka tsekataan Talpan kanssa. Päivi Helanto Päivi Helanto Lisätty vielä Talpan kommentit. Päivi Helanto Lisätty PKS-verkkomaksamisen ohjausryhmän kommentit Päivi Helanto

4 PKS-verkkomaksaminen 4 / 21 1 JOHDANTO 1.1 Yleiskuvaus Tämä tavoitetilan kuvausdokumentti kuvaa Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisen kunnille (jatkossa pääkaupunkiseudun kunnat eli PKS-kunnat) määriteltävää tietoteknistä ratkaisua sähköisissä asiointipalveluissa tapahtuvaan maksamiseen ja siihen liittyvään maksujen hallintaan.tätä kokonaisuutta kutsutaan tässä dokumentissa nimellä PKSverkkomaksaminen. Dokumentin tarkoituksena on antaa yleiskuva ratkaisun tavoitteesta, rajauksista ja toimintaperiaatteista sekä toiminnallisista ja ei-toiminnallisista vaatimuksista. Lisäksi Tavoitetilan kuvaus on yhteenveto ja johdanto ratkaisun muuhun määrittelydokumentaatioon. Ratkaisusta on tunnistettu toiminta- ja käyttäjätason vaatimukset, jotka on kuvattu tarkemmin liitteen vaatimusluettelossa ominaisuuksineen. Viittaukset Tässä dokumentissa viitataan taulukon 1 mukaisiin dokumentteihin. Taulukko 1. Viittaukset Viittaus Id Viitattava dokumentti Lisätiedot VIITE 1 Vaatimusluettelo Tiedosto: PKS-verkkomaksaminen D03 Vaatimusluettelo.xls

5 PKS-verkkomaksaminen 5 / 21 2 RATKAISUN YHTEENVETO 2.1 Yleistä PKS-kuntien (Pääkaupunkiseudun kunnat: Helsinki, Espoo, Vantaa ja Kauniainen) strategiaohjelmissa on yhtenä tavoitteena kuntalaisten parempi palvelu sähköisillä asiointipalveluilla niin, että automatisoiduilla ratkaisuilla tehostetaan myös palvelujen tuotantoa. PKSkunnissa onkin kehitteillä useita sähköisiä asiointipalveluja ja niihin liittyviä verkkomaksamis- ja verkkokaupparatkaisuja ja tulevaisuudessa niiden määrän uskotaan vielä lisääntyvän. Täysin PKS-yhteinen verkkomaksupalvelu halutaan ensisijaisesti kirjastosovellukseen. Verkkomaksamisratkaisulla tarkoitetaan tietojärjestelmää, jolla verkossa toimivat tietojärjestelmät hoitavat käsittelemänsä asian tai palvelun maksattamisen verkkomaksupalvelun kautta (esimerkiksi luvan maksaminen). Tällä hetkellä verkosta saatavien palvelujen ja tuotteiden maksaminen on hoidettu joko Vetumalla tai jälkilaskutuksella. Useissa toiminnoissa halutaan myös siirtää käteisen rahan käsittely kokonaan tai pääosin pois asiakaspalvelusta, jolloin määriteltävän kaltainen ratkaisu vähentää maksujen ja rahankäsittelyn työmäärä toimipisteissä sekä rahankäsittelyn riskit ja kustannukset laskevat. Tarkoituksena on, että ratkaisun toimintamalli rakennetaan niin automatisoiduksi, että vain poikkeamat ja virheet vaativat palvelun tuottajan hallinnointia ja manuaalisia toimenpiteitä. PKS-verkkomaksamisen sovellukset sisältävät sekä mikromaksamista että makromaksamista. Transaktiomääriä ajatellen mikromaksaminen on suurempi haaste nimenomaan kaupungin kustannustehokkuuden saavuttamisessa ja tunnistamisessa tupastunnistusta kevyemmän tunnistamisen löytämisessä. PKS-verkkomaksamispalvelun tärkeimpinä tavoitteina on saada mikro- ja makromaksamiseen hinnoittelumalli, jolla verkkomaksaminen on kannattavaa kunnille, saada tiliöinti ja jaettu tuloutus palveluna, pystyä tarjoamaan asiakkaille käyttäjäystävällinen maksupalvelu, saada monipuolinen kauppiaskäyttöliittymä raportointiin, helppoihin maksujen peruutuksiin ja palautuksiin sekä tarjoamaan sähköisiin asiointipalveluihin ja verkkokauppoihin helppo integrointi verkkomaksamiseen. Tavoitteena PKS-verkkomaksaminen -ratkaisussa on, että tulevan verkkomaksamisen käyttöönottokynnys ja -kustannukset madaltuvat käyttämällä yhteisiä teknisiä ratkaisuja ja valmiiksi määriteltyjä toimintaperiaatteita. Myös taloushallinnon näkökulmasta jokainen verkkomaksamispalvelu on ollut usein oma räätälöity palvelu ja prosessi, eikä varsinaista maksun hallintaa end-to-end periaatteella ole selkeästi kuvattu. Verkkomaksamispalvelutoteutuksen aikana on tarkoitus määrittää

6 PKS-verkkomaksaminen 6 / 21 ja kuvata myös nämä prosessit ratkaisun tueksi ja käyttöönoton helpottamiseksi yhdessä valitun toimittajan kanssa. 2.2 Käsitteet Korttimaksaminen Korttimaksaminen tarkoitetaan debit- ja credit korteilla maksamista, jossa ei välttämättä tarvitse olla vahvaa tunnistautumista, vaan riittää kortilla oleva korttinumero ja varmistuskoodi. Makromaksaminen Makromaksamisella tarkoitetaan vähintään 10e maksuja Maksupalveluntarjoaja (PSP) Maksupalvelutarjoajalla eli Payment Service Providerilla (PSP) tarkoitetaan toimijaa, joka tarjoaa verkkomaksupalvelun PKS-kunnille maksunhallintatoiminnallisuuksineen ja asiakkaille maksutapoineen ja mahdollisine lisätoiminnallisuuksineen. Mikromaksaminen Mikromaksamisella tarkoitetaan alle 10e maksuja PKS-kunnat PKS-kunnat ovat Helsinki, Espoo, Vantaa ja Kauniainen. PKS-verkkomaksupalvelu PKS-verkkomaksupalvelulla tarkoitetaan tässä kilpailutuksessa haettavaa ja määriteltyä palvelua, jonka tarjoaa maksupalvelutarjoaja. Rahalaitos Rahalaitoksella tarkoitetaan pankkeja. Sähköinen asiointipalvelu Sähköisellä asiointipalvelulla tarkoitetaan kunnallisia asiointipalveluita, joihin verkkomaksaminen mahdollisesti liitetään. Sähköinen asiointipalvelu on useimmiten immateriaalista, eikä fyysistä logistiikkaa tarvita Vaihtoehtoinen maksupalvelu Vaihtoisella maksupalvelulla tarkoitetaan toimijoita, jotka tarjoavat maksupalveluita, mutta eivät ole pankkeja eivätkö korttiyhtiöitä, esim. operaattorit, PayPal tai Googlewallet. Vahva tunnistus

7 PKS-verkkomaksaminen 7 / 21 Vahvalla tunnistuksella tarkoitetaan Vetuma-tunnistusta, johon sisältyy mm. Tupastunnistus, mobiilivarmenne ja HST-tunnistus. Verkkopankkinapit Verkkopankkinapit ovat pankkien tarjoamia maksamistapoja verkossa, jossa käytetään Tupastunnistusta. Verkkomaksaminen Verkkomaksamisella tarkoitetaan verkossa tai mobiilissa tehtävää maksamista. Verkkomaksujen hallinta Verkkomaksujen hallinnalla tarkoitetaan palveluita, joita maksupalvelutarjoaja tarjoaa PKS-kunnille eli mm. tiliöinti, raportointi, jaettu tuloutus, helposti tehtävät maksujen palautukset ja peruutukset sekä maksutavat asiakkaille. Verkkomaksupalvelu Verkkomaksupalvelulla tarkoitetaan verkkopankkeja, korttiyhtiöiden palveluja sekä muita verkossa tai mobiilissa toimivia maksupalveluja.

8 PKS-verkkomaksaminen 8 / 21 3 RATKAISUN KEHITYKSEN LÄHTÖKOHDAT 9. Maksusuoritusten välitys palveluntuottajalle Pankki 5. Maksun maksaminen PKSverkkomaksaminen Verkkomaksupalvelu 4. Maksun tiedot 10. Maksusuoritusten 11. Maksujen tiedot täsmäytykseen tilitys kunnille ja selvittelyyn (clearing) 6. Maksun tulos 12. Maksujen tiliöinnit kunnalle 13. Tilitysten kirjaus Taloushallinto Kuntalainen 1. Valitun palvelun/tuotteen maksamisen valinta 3. Maksutavan valinta 8. Toimita palvelu/tuote Asiointipalvelu 2. Maksettavat palvelut/tuotteet ja niiden tiliöintitiedot 3.1 Kehityksen lähtökohdat ja tausta Nykyisellään PKS-kunnissa eri virastot ja hallintokunnat tai verkkomaksamista suunnittelevat yksiköt voivat ottaa ainoastaan Vetuman käyttöönsä. Toiminnan yhtenäistämistavoitteen mukaan kehityksen lähtökohtana on tuottaa yhteinen, selkeästi kuvattu verkkomaksamisen prosessi, jolla tuetaan verkossa tapahtuvaa tuotteiden ja palveluiden maksamista verkkomaksupalveluilla. Alla olevassa kuvassa on kuvattu PKS-verkkomaksamisen toimintaympäristö ja perustoiminnallisuus. 7. Maksun tulos 14. Maksutapahtumien arkistointi Kuva 1. PKS-verkkomaksaminen toimintaympäristö Verkkomaksamisen perusprosessissa kuntalainen/asiakas valitsee kunnan sähköisestä asiointipalvelusta [1] maksettavan asian/palvelun tai tuotteen, josta kyseisen maksun tiedot välitetään PKS-verkkomaksamiseen [2]. Kuntalaisen valittua maksutavan [3], ohjaa PKS-verkkomaksaminen kuntalaisen kyseisen maksupalvelutarjoajan verkkomaksupalveluun [4]. Maksun suorituksen jälkeen [5,6] välittää PKS-verkkomaksaminen siitä tiedon asiointisovellukselle [7], joka kirjaa maksun ja tilanteen mukaan toimittaa tuotteen tai palvelun [8]. Rahalaitos välittää kuntalaisen suorittaman maksun PKS-verkkomaksupalvelun eli maksupalvelutarjoajan pankkitilille [9] ja edelleen käsiteltäväksi PKS-verkkomaksamiseen [10]. Toimituksen hyväksynnän jälkeen PKS-verkkomaksaminen tilittää kunnalle bruttona kaupunkikohtaisesti ja virastokohtaisina erinä kuntalaisen maksun [11], jolloin varat siirretään viiveettä kunnan pankkitilille. Maksupalvelun palvelumaksulaskun PKSverkkomaksupalvelu toimittaa kaupungeille kaupunki- ja virastokohtaisesti. Lisäksi PKSverkkomaksaminen lähettää kirjanpitoaineiston maksuista kunnan taloushallintoon [12. PKS-verkkomaksaminen arkistoi maksujen tiedot määritellyn ajan [14].

9 PKS-verkkomaksaminen 9 / Kehityksen tavoitteet PKS-verkkomaksamisen tavoitteena on tarjota asiakkaille nykyistä korkeatasoisempaa asiakaspalvelua, mukavuutta ja ajansäästöä kaupungin asiointiin. PKS-kunnille verkkomaksamisen lisäämisellä haetaan mm. jälkilaskutuksen korvaavaa ratkaisua, jolloin rahavirrat tulevat nopeammin kunnille kuin myös esim. perintätoimenpiteiden määrä vähenee. PkS-kunnilta myös vähenisi lähimaksamispalvelujen tarve ja säästöjä syntyisi rahalogistiikan vähentymisenä. Verkkomaksamisella voi olla vaikutus myös palvelutuotantoprosesseihin, esim. kurssitarjooma voisi perustua entistä enemmän kysyntään. Hankittavalla PKS-verkkomaksamispalvelulla tavoitellaan mikro- ja makromaksamiseen uudenlaista hinnoittelumallia, jolla verkkomaksamisen käyttöön ottaminen olisi kannattavaa. Tavoitteena on myös saada tiliöinti ja jaettu tuloutus palveluna, joka helpottaa nykytilaan verrattuna kaupunkien talouspalveluja ja vähentää manuaalista selvitystyötä. PKSkunnat hakevat myös käyttäjäystävällistä käyttöliittymää sekä kauppiaspuolella että asiakaspuolella. PKS-kunnat tarvitsevat monipuolisen kauppiaskäyttöliiittymän, jonka kautta pystyttäisiin tekemään helposti maksujen peruutuksia ja palautuksia tulonoikaisuna. Kauppiaskäyttöliittymässä on oltava myös raportointiominaisuus. PKS-verkkomaksaminen -ratkaisu on tarkoitus hankkia palveluna, jossa palvelun toimittaja vastaanottaa ja hallitsee asiakkaiden suorittamat maksut sekä hoitaa tiliöinnit. Kun asiakas on maksanut palvelut ja tuotteet, palvelu tilittää maksut kunnille erilaisin tiliöintisäännöin. Kunta voi hoitaa maksujen palautus- ja peruutustilanteet maksupalvelussa olevan käyttöliittymänsä kautta.tavoitetilan kuvaa on hahmoteltu alla olevassa kuvassa. Verkkomaksutavat KAUNIAINEN Muut maksupalvelut Taloushallinnon järjestelmä(t) Toiminnan taustajärjestelmät Verkkopankit Korttimaksaminen ESPOO PKS-verkkomaksamisen palvelun tuottaja Taloushallinnon järjestelmä(t) Toiminnan taustajärjestelmät Verkkomaksaminen Verkkomaksujen hallinta Pankit VANTAA Taloushallinnon Järjestelmä(t) Toiminnan taustajärjestelmät HELSINKI Taloushallinnon Järjestelmä(t) Kuntalainen (yritys tai yhteisö) Kunnan sähköiset asiointipalvelut Tunnistautuminen (Vetuma tms.) PKS-kuntien yhteiset taustajärjestelmät (esim. HelMet) Toiminnan taustajärjestelmät

10 PKS-verkkomaksaminen 10 / 21 Kuva 2. PKS-verkkomaksaminen kokonaiskuva Asiakkaan maksaessa asiointipalvelusta valitsemaansa palvelua tai tuotetta on palvelu yhteydessä verkkomaksupalveluihin (näitä ovat verkkopankit, korttiyhtiöiden palvelut tai muu vastaava verkossa toimivat maksupalvelu sekä mahdolliset mobiilimaksupalvelut). Lisäksi kuvan mukaisesti palvelussa tulee olla liittymät asiointipalveluiden mahdollisiin taustajärjestelmiin kunnissa, kuten kirjastojärjestelmä HelMet ja työväenopiston puolella Ilmonet). Lisäksi palvelussa tulee olla liittymät kuntien taloushallinnon järjestelmiin, jonne välitetään kirjapitotiedot toteutuneista maksuista.

11 PKS-verkkomaksaminen 11 / 21 4 RATKAISUN TOIMINTAYMPÄRISTÖ 4.1 Toimintaympäristö PKS-verkkomaksamisen asiakas ja tapahtumamäärät tulevat vaihtelemaan hyvinkin paljon riippuen palvelua käyttävästä kunnastaja sen asiakaskohderyhmistä. Ratkaisulla tullaan tekemään ja tukemaan palveluita, joiden asiakasryhmiä voivat olla: Yksittäisen kunnan (Helsinki, Espoo, Vantaa tai Kauniainen) asukkaat (kuntalaiset), yritykset tai yhdistykset esimerkiksi sähköinen asioinnin maksut Pääkaupunkiseudun asukkaat ja palveluita käyttävät ulkokuntalaiset, käyttäessään yli kuntarajojen tarjottuja palveluja, esimerkiksi kirjaston verkkomaksaminen ja opistojen kurssimaksut Turistit (ympäri maailmaa) tai muu vastaavat globaalit asiakasryhmät Muu rajattu kohderyhmä esim. yritysasiakkaat myyntituotteille Ratkaisulla tullaan tekemään ja tukemaan palveluita, joiden tapahtumamäärät,maksujen suuruudet ja tapahtumien jakautuminen vuosikiertoon ovat erilaisia: Tällä hetkellä maksujen osalta transaktiomääriä on eniten kirjastossa (kirjojen varausmaksut, myöhästymismaksu yms.), jossa maksut ovat suurelta osin mikromaksamista Lyhyessä ajassa paljon transaktioita on esim. liikunta- ja kulttuuripalvelujen il- moittautumisaikoina, aikuis /työväenopisto Tilavarauksia, toripaikkavarauksia, asioinnin lupamaksuja ja verkkokauppatransaktioita tapahtuu tasaisin välein. PKS-verkkomaksamisen palvelujen tulee olla asiakkaiden käytettävissä ympärivuorokautisesti kaikkina viikonpäivinä (huomioiden kansainväliset asiakkaat eri aikavyöhykkeistä). Asiakaskunta tulee olemaan myös hyvin heterogeeninen sekä tietotekniseltä osaamiseltaan (verkkomaksamiskokemukseltaan) että mahdollisesti kulttuuri-taustoiltaan.

12 PKS-verkkomaksaminen 12 / Ratkaisun sidosryhmät eli käyttäjäroolit ja liittymät PKS-verkkomaksaminen Asiakas (kuntalainen) Asiointipalvelut Verkkomaksaminen Käsittele maksu Lähetä maksu verkkomaksupalveluun Viimeistele maksu Verkkomaksujen palautus ja seuranta Käsittele maksujen palautukset/oikaisut Hae ja raportoi maksujen tietoja Asiointipalvelujen (taustajärjestelmät) Maksujen käsittelijät Verkkomaksupalvelut Verkkomaksujen hallinta Käsittele maksujen suoritustiedot (clearing) Tiliöi maksut kirjanpitoa varten Tilitä maksut Arkistoi maksutapahtumat Maksun hallinnan pääkäyttäjät Pankit ja luottokorttiyhtiöt Taloushallinnon järjestelmät Kuva 3. Ratkaisun käyttäjäroolit ja liittymät muihin tietojärjestelmiin PKS-verkkomaksamisen sidosryhmät eli käyttäjäroolit ja liittymät muihin järjestelmiin on kuvattu yllä olevassa kuvassa. Sidosryhmiä on tarkennettu alla olevassa taulukossa, jossa on myös määritelty käyttäjäroolien keskeiset toimintovaatimukset. Taulukko 2. Käyttäjäroolit ja liittymät Käyttäjärooli Kuvaus Keskeiset toimintovaatimukset Verkkomaksamisen verkkomaksamisen asiakas maksaminen, maksukuitin vastaanotto Asiakas Asiointipalvelu Asiointipalvelun tai verkkokaupan pääkäyttäjä Sähköinen asiointipalvelu (verkkokauppa tai verkkopalvelu), joka toiminnassaan tarvitsee tuotteen tai palvelun maksattamista verkkomaksupalvelulla PKS-verkkomaksamista käyttävä asiointipalvelun pääkäyttäjä, joka vastaa asiointipalvelun sisällöstä ja toimivuudesta Maksun vastaanotto ja maksattaminen verkkomaksupalvelussa, maksun tilan kysely Tiliöintisääntöjen hallinta, maksujen hallinta, raportointi

13 PKS-verkkomaksaminen 13 / 21 Käyttäjärooli Kuvaus Keskeiset toimintovaatimukset Toiminnan taustajärjestelmät Viraston maksun hallinnan pääkäyttäjä Taloushallinnon järjestelmät Verkkomaksupalvelu Pankit Toiminnan taustajärjestelmä (toiminnan ohjausjärjestelmä), joka on tarpeen mukaan mukana ratkaisukokonaisuudessa ja jolla hallitaan sähköisessä asiointipalvelussa tai verkkokaupassa olevia tuotteita ja niiden toimitusta asiakkaalle Viraston maksu hallinnan pääkäyttäjä, ohjaa verkkomaksamisen toiminnallisuutta ja sen raportointia Taloushallinnon järjestelmät maksujen reskontran, kirjanpidon ja täsmäytyksen käsittelyyn sekä pitkäaikaisarkistointipalvelut Pankkien, korttiyhtiöiden ja muiden vastaavien toimijoiden palvelu verkkomaksamisen tekemiseen Maksun varojen siirtämien asiakkaan, PKS-verkkomaksamisen ja kuntien välillä Tuotetietojen lataus (varastotilanne), Tuotteiden tilausten toimittaminen Perustietojen hallinta, maksujen käsittely ja palautukset sekä raportointi Toteutuneiden maksujen kirjapitotietojen lähetys Maksun lähetys, maksun tilan kysely Pankkitilisiirtojen haku ja toimittaminen 4.3 Verkkomaksamisen käyttötilanteet Perusajatuksena PKS-verkkomaksamisen toteutukselle on sen sopiminen mahdollisimman monenlaisiin verkkomaksamisentilanteisiin ja tarpeisiin sekä löytää niitä tukevat tarkoituksenmukaiset verkkomaksamispalvelun hinnoittelumallit. Seuraavassa kuvassa on tunnistettu verkkomaksamisen keskeiset komponentit ja niiden käytön mukaan on tunnistettu erilaisia käyttötilanteita, joihin ratkaisun tulisi lähtökohtaisesti voida soveltua. Verkkomaksaminen tiliöintipalveluineen on kaikille käyttötilanteinen yhteinen osa. A) Makromaksaminen Makromaksamisella tarkoitetaan tässä yhteydessä vähintään 10 (?) euron suuruisia ostoksia, joiden maksamiseen voidaan hyvin käyttää olemassa olevia tunnistus- ja maksutapoja (verkkopankkinapit, korttimaksaminen, vaihtoehtoiset maksupalvelut.). Makromaksamista vaativia sovelluksia ovat mm. kurssi-ilmoittautumiset, venepaikat, tilavuokrat ja lupamaksut. Tämänhetkiset transaktiomäärät ovat pks-tasolla vuodessa seuraavat: työväenopisto ja liikuntakurssit Uusia sovelluksia verkkomaksamisen piiriin on tulossa useita. B) Mikromaksaminen Mikromaksamiselle tarkoitetaan tässä yhteydessä 0-9,99 suuruisia ostoksia, joiden maksamiseen etsitään maksutapaa, joka mahdollistaa asiakkaalle tupastunnistusta käyttöystävällisemmän tavan maksaa ja kunnalle maksupalveluhinnan, jolla verkkomaksaminen kannattaa ottaa käyttöön. Mikromaksamissovelluksen suurin yksittäinen käyttäjä olisi kirjasto myöhästymis- ja varausmaksuineen. Transaktiomäärät ovat kirjastoissa vajaat 2 miljoonaa ja esim. digitaalisten rakennuspiirustusten myynnissä vuosittain.

14 PKS-verkkomaksaminen 14 / 21 C) Asiakkaat, joilla on suomalaiset pankkitunnukset Asiakkaat pystyvät tunnistautumaan vahvaa tunnistautumista vaativiin sähköisiin asiointipalveluihin sekä maksamaan verkkopankkinapeilla. D) Asiakkaat, joilla ei ole suomalaisia pankkitunnuksia Pystyvät käyttämään korttimaksamista (debit, credit). Haaste tulee asiointipalveluissa, jossa vaaditaan vahvaa tunnistusta jo asiointiin kirjautuessa. E) Etämaksaminen Etämaksamista verkossa tai mobiilissa. Kaupungin palveluita tullaan lähitulevaisuudessa käyttämään entistä enemmän myös mobiilitse. Maksamisratkaisun toivotaan olevan esim. selainpohjainen ja tarjoavan mobiililaitteillekin sopivan käyttöliittymän. F) Lähimaksaminen Verkkomaksamista ja siinä olevia maksutapoja olisi hyvää laajentaa myös lähimaksamiseen uusin menetelmin, jolloin esim. kirjastoissa pystyttäisiin vähentämään rahalogistiikkaa tai esim. uimahalleissa pystyttäisiin hoitamaan maksut samoilla palveluilla. Lähimaksamisratkaisun löytäminen ei tässä pks-verkkomaksamisessa ole kuitenkaan ykkösprioriteetti. G) Olemassa olevat maksutavat Lähtökohtaiseksi verkkomaksamisessa haluamme, että asiakkaat pystyvät käyttämään maksamisessa olemassa olevia maksutapoja eli debit ja credit maksutapoja kenties uusin tavoin. Ns. kukkaroratkaisua, jossa asiakas joutuu siirtämään rahoja ns. kukkaroon ennen kuin pystyy käyttämään palvelua, emme ole hakemassa maksutavaksi. H) Kieli Palvelua tarjoamme suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. 4.4 Verkkomaksamisen prosessi Verkkomaksamisen yleinen prosessi on esitetty alla olevassa prosessikuvassa ja sen toiminnallisuutta on kuvattu pääpiirteissään kuvan alla [numerot viittaavat kuvan toimintojen numeroihin].

15 PKS-verkkomaksaminen 15 / 21 PKS-verkkomaksaminen Asiointipalvelu Asiakas Aloita maksaminen Lähetä maksun tiedot 1. Vastaanota maksutiedot 2. Näytä maksuyhteenveto 3. Ei maksuyhteenvetoa Hyväksy/ Hylkää maksu 4. Maksun hyväksyntä? 6. Maksun hyväksyntä 7. Näytä maksutavat Valitse maksutapa 5. Peruutus 8. Valittu maksutapa 9. Muodosta verkkomaksutapahtuma Maksa verkkomaksupalvelussa 12. Peruutus 14. Virhe Käsittele maksun peruminen 13. Ilmoita peruutuksesta /virheestä 11. Onnistunut maksu 10. Maksun suoritus? 15. Käsittele virheelliset Selaa kuittia (tulosta/ sähköposti) 16. Näytä/ Lähetä kuitti maksusta 17. Ei näytetä maksukuittia Vastaanota maksun kuittaus 18. Välitä maksun kuittaus Jos ei maksua 15 min aikana 19. Maksusuoritusten tilitys Käsittele epäselvyydet Verkkomaksupalvelu Verkkopankit, korttiyhtiöt, yms. Maksa verkkomaksupalvelussa Katso kuva suurempana lisätiedoissa. Kuva 4. Verkkomaksaminen Verkkomaksamisen prosessi käynnistyy, kun maksetaan kunnan sähköisestä asiointipalvelusta tai verkkokaupasta valittuja tuotteita tai palveluita. Verkkomaksaminen vastaanottaa maksun maksutiedot asiointipalvelusta [1] ja asiointipalvelun tarpeen mukaan voidaan asiakkaalle näyttää maksun yhteenveto [2]. Tämän jälkeen verkkomaksaminen esittää asiakkaalle asiointipalvelun maksutavat ja ohjaa asiakkaan valittuun [7] verkkomaksupalveluun sekä muodostaa verkkomaksamisessa tarvittavan tapahtuman viitenumeroineen [9]. Asiakas maksaa maksun verkkomaksupalvelussa (pankit, korttiyhtiöt tai vaihtoehtoinen maksupalvelutarjoaja), jonka jälkeen tämä lähettää palautetiedon takaisin verkkomaksamiseen [10]. Mikäli asiakas on perunut maksun tai maksamisessa on tapahtunut virhe [12,14] ilmoittaa järjestelmä niistä maksua kutsuneelle asiointipalvelulle [13]. Jos maksusuoritus toteutui verkkomaksupalvelussa [11], järjestelmä näyttää tulostettavaksi tarkoitetun kuitin maksusta [16] asiakkaalle (määritellään asiointipalvelukohtaisesti) ja lähettää sen tarvittaessa (parametrien mukaan tai erikseen annettuun) asiakkaan sähköpostiin. Lisäksi järjestelmä lähettää maksun toteutumisesta tiedon maksatuspyynnön lähettäneeseen asiointipalveluun [18]. Lopuksi verkkomaksaminen käsittelee maksujen tilitykset, jotka on kuvattu seuraavassa prosessissa. 4.5 Maksujen tilitysprosessi Maksujen tilitysprosessi on esitetty alla olevassa prosessikuvassa ja sen toiminnallisuutta on kuvattu pääpiirteissään kuvan alla [numerot viittaavat kuvan toimintojen numeroihin].

16 PKS-verkkomaksaminen 16 / 21 Verkkomaksupalvelu Pankit, korttiyhtiöt, yms. Lähetä maksun tiedot Pankki Siirrä maksu palvelun tilille Siirrä suoritukset kunnan tilille PKS -verkkomaksaminen 1. Tietojen haku pankista 2. Vastaanota maksujen tiedot 3. Välitön tilitys 5. Tilitys toimituksen jälkeen 4. Odotusaika tilitykselle 8. Selvitä maksusuoritukset 6. Palautus/ Peruutus? 7. Käsittele palautus 9. Tilitä suoritukset kunnille 10. Muodosta tilöinnit kunnille Kunnan taloushallinta Kirjaa maksun tiliöinti Vastaanota ja kirjaa maksut Asiointipalvelu Katso kuva suurempana lisätiedoissa. Kuva 5. Maksujen tilitys kunnille Maksujen tilitys kunnille käynnistyy, kun PKS-verkkomaksaminen hakee rahalaitoksen verkkomaksupalvelun palvelun pankkitilille välittämän maksun tiedot pankista [1]. Tietojen vastaanoton jälkeen [2] maksu selvitetään eli minkä kunnan maksu se on ja pitääkö maksu jakaa kuntien kesken [4] (tämä määritelty tuotekohtaisesti). Maksun selvittäminen ja välittäminen eteenpäin voi myös riippua palvelun tai tuotteen toimituksesta [5] (esim. työväenopiston kurssimaksut) tai maksun tilitykselle on voitu määritellä odotusaika [4]. Jos asiakas haluaa peruuttaa tai palauttaa tuotteen/palvelun [6], hän voi tehdä sen mahdollisesti maksupalvelukäyttöliittymästä itse tai kunta voi tehdä sen maksupalvelun kauppiaskäyttöliittymässä eikä maksua tällöin tilitetä kunnalle [7]. Tämän jälkeen PKS-verkkomaksaminen lähettää pankkiin tiedot maksun siirtämisestä kunnan tilille tai jaetussa tuloutuksessa 3.osapuolen tilille [5] sekä lähettää maksun kirjanpitotiedot kunnan taloushallinnon järjestelmään [6], jossa ne yhdistetään maksun tietoihin.

17 PKS-verkkomaksaminen 17 / 21 5 RATKAISUN TOIMINNALLISUUS 5.1 Ratkaisun toiminnallinen yleiskuvaus Ratkaisun toiminnallisuus on kuvattu käyttäjävaatimuksina vaatimusluettelossa (VIITE 1). Toiminnallisten käyttäjävaatimusten tunnistuksen lähtökohtana on käytetty vaatimusmäärittelyn sidosryhmiä ja ratkaisun käyttäjärooleja ja liittymiä muihin järjestelmiin, jolloin on määritelty näiden tarpeita määriteltävältä ratkaisulta. Ratkaisun keskeiset toiminnalliset käyttäjävaatimukset on kuvattu alla olevassa kuvassa. asiointipalvelu Maksun hallinta ja Verkkomaksaminen Verkkopalvelun asiakas Tuotteen/palvelun ostaminen Maksun lähetys Maksun käsittely Maksun tilan selvitys Maksun lähetys Maksun tilakysely Verkkomaksupalvelut Maksujen täsmäytys ja selvittely Maksujen tilitys Pankit Maksutapahtumien arkistointi Maksujen kirjanpitotietojen lähetys Maksujen käsittely (palautus?) Raportointi Taloushallinnon järjestelmät Verkkomaksamisen pääkäyttäjä Kuva 6. PKS-verkkomaksamisen keskeiset toimintovaatimukset Toiminnalliset vaatimukset on vaatimusluettelossa ryhmitelty seuraaviin ryhmiin: Verkkomaksamisen toiminnallisuus Maksun hallinnan toiminnallisuus Seuraavissa kappaleissa on kuvattu näiden toimintokokonaisuuksien keskeisimpiä toiminnallisuuksia. 5.2 Verkkomaksamisen toiminnallisuus Verkkomaksamisessa vastaanotetaan verkkokaupan tai muun sähköisen asiointipalvelun määrittelemä maksatuspyyntö määritellylle maksulle ja välitetään tämä verkkomaksupalvelulle. Kun asiakas on suorittanut maksun verkkomaksupalvelussa, palauttaa verkkomaksaminen tiedon maksun suorituksesta takaisin verkkokauppaan tai asiointipalveluun tuotteen tai palvelun toimittamista varten ja asiakas saa kuitin. Lisäksi verkkomaksamisessa on toiminnallisuus maksun tilan kyselyyn, jolla asiointipalvelu voi selvittää epäselväksi jääneen maksun tilaa.

18 PKS-verkkomaksaminen 18 / Maksujen hallinnan toiminnallisuus Järjestelmä hakee pankista tilitapahtumatiedot asiakkaiden tekemistä maksuista ja säilyttää maksuja kunnes tuote tai palvelu on toimitettu asiakkaalle tai määritelty aika on kulunut. Kun edellä kuvatut ehdot toteutuvat selvittää järjestelmä tarvittaessa maksujen jakamisen eri kunnille ja lähettää jakoa vastaavat tilitystiedot pankille kunnille siirrettäväksi. Vastaavasti järjestelmä muodostaa kirjanpitoaineistot kuntien taloushallintoon tilitetyistä maksuista. Verkkomaksamisen pääkäyttäjä voi käsitellä maksuja (tai lähettää maksun palautuksen asiakkaan maksutavan mukaisesti pankkitilille tai kortille), lisäksi pääkäyttäjällä on raporttitoiminnallisuus verkkomaksamisen asiakasmäärien ja maksujen seurantaan. Järjestelmässä on myös arkistointitoiminnallisuus maksutapahtumien pitkäaikaiseen arkistointiin.

19 PKS-verkkomaksaminen 19 / 21 6 RATKAISUN EI TOIMINNALLISET VAATIMUKSET Ratkaisun ei-toiminnalliset vaatimukset-kappale kuvaa tarkemmin ratkaisun suunnittelussa, toteutuksessa ja käyttöönotossa huomioitavat keskeiset asiat sekä kuvaa ratkaisun eitoiminnalliset vaatimukset. PKS-verkkomaksamisen ei-toiminnalliset vaatimukset on ryhmitelty ratkaisun käyttämiseen liittyviin käyttäjävaatimuksiin, sovelluksen käyttöönottoon, ylläpitoon ja laajennettavuuteen liittyviin käyttäjävaatimuksiin (Ylläpidon käyttäjävaatimukset), tietoturvavaatimuksiin sekä sen suunnittelun ja toteutuksen reunaehtoihin ja muihin vaatimuksiin. Eitoiminnalliset vaatimukset on kuvattu vaatimusluettelossa (VIITE 1) ja niitä on osin tarkennettu alla olevissa kappaleessa (Ratkaisun reunaehdot). 6.1 Ratkaisun käytettävyys Ratkaisun tulee vähintään toteuttaa julkisilta verkkopalveluilta edellytetyt käytettävyyden perusvaatimukset. - WCAG 2.0 tason A mukaiseen ohjeistus (Web Content Accessibility Guidelines) WCAG JHS129 suositus ja erityisesti liite 4 JHS Ratkaisun toteutustapa Ratkaisun toteutustapa on palvelu, johon on tarvittaessa räätälöity PKS-kuntien vaatimusten mukaiset toiminnallisuudet. Maksupalveluun tulee voida liittää uusia maksutapoja, mikäli tarvetta on.

20 PKS-verkkomaksaminen 20 / 21 7 LISÄTIEDOT 7.1 Verkkomaksaminen prosessi Verkkomaksupalvelu PKS-verkkomaksaminen Asiointipalvelu Asiakas Aloita maksaminen Hyväksy/ Hylkää maksu Lähetä maksun tiedot 1. Vastaanota maksutiedot 2. Näytä maksuyhteenveto 4. Maksun hyväksyntä? 6. Maksun hyväksyntä 3. Ei maksuyhteenvetoa 7. Näytä maksutavat Verkkopankit, korttiyhtiöt, yms. Valitse maksutapa Maksa verkkomaksupalvelussa Käsittele maksun peruminen 5. Peruutus 12. Peruutus 13. Ilmoita peruutuksesta /virheestä 8. Valittu maksutapa 14. Virhe 15. Käsittele virheelliset 9. Muodosta verkkomaksutapahtuma 11. Onnistunut maksu 10. Maksun suoritus? Maksa verkkomaksupalvelussa Selaa kuittia (tulosta/ sähköposti) 16. Näytä/ Lähetä kuitti maksusta 17. Ei näytetä maksukuittia Vastaanota maksun kuittaus 18. Välitä maksun kuittaus Jos ei maksua 15 min aikana Käsittele epäselvyydet 19. Maksusuoritusten tilitys