1. Sopijapuolet. 2. Sopimuksen kohde. Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 1/9. Asiakas (tilaaja)

Transkriptio

1 Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 1/9 1. Sopijapuolet Asiakas (tilaaja) Vihdin kunta Asemantie Nummela Sopimuksen yhteyshenkilöt: nimi sähköposti puhelin Toimittaja nimi sähköposti puhelin Sopimuksen yhteyshenkilö(t): nimi sähköposti puhelin Osapuolet nimeävät yhteyshenkilöt seuraamaan ja valvomaan sopimuksen toteutumista. Osapuolet ilmoittavat yhteyshenkilön vaihtumisesta toiselle osapuolelle viipymättä. Osapuolet sitoutuvat tiedottamaan toisiaan hyvissä ajoin mahdollisista toimintaan vaikuttavista muutoksista ja järjestelyistä. 2. Sopimuksen kohde Hankinnan kohteena on erilaisten kalusteiden toimittaminen Vihdin kunnalle puitesopimusjärjestelynä. Toimittaja on valittu toimittajaksi Tuoteryhmään xxx. Hankittavien kalusteiden tulee olla laadukkaita, kestäviä ja julkisiin tiloihin sekä ammattimaiseen käyttöön soveltuvia vakiokalusteita. Hankinnan kohteena eivät ole laadultaan ja ominaisuuksiltaan kotikäyttöön tarkoitetut kalusteet. Tarjottujen tuotteiden ja niiden varaosien tulee olla saatavissa valittavien toimittajien valikoimassa 24 kuukautta sopimuksen allekirjoittamisesta lähtien ja niillä tulee olla vähintään viiden (5) vuoden takuu. Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan kustannuksellaan poistamaan kaikki takuuaikana ilmenevät virheet tai toimittamaan uuden tavaran virheellisen tilalle.

2 Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 2/9 Tiettyjen kalusteiden voidaan katsoa kuuluvan useampaan Tuoteryhmään. Asiakas päättää, mikä Tuoteryhmä on yksittäisen tilauksen kannalta soveltuvin. Tuoteryhmien hankinnassa huomioidaan kokonaisuuden tarkoituksenmukaisuus, joka voi poikkeuksellisesti johtaa siihen, että hankintoja tehdään yli Tuoteryhmien. Esimerkiksi päiväkodin sosiaalitilojen ja/tai päiväkodin johtajan huoneen kalusteet voidaan hankkia samalta toimittajalta, joka toimittaa päiväkotilasten kalusteet. Käyttäjän erityistarpeista lähteviin perusteltuihin yksittäisiin hankintoihin voidaan käyttää myös muita kuin sopimuksessa valittuja toimittajia (esimerkiksi kemiafysiikan luokan varustus). Sopimuskaudella kalustehankinnat toteutetaan aina yksilöllisesti tilaajan tarpeiden mukaisesti. Hankinnan tarkkaa määrää ja tyyppiä ei voida määritellä etukäteen. Hankinnat voivat olla erilaisia yksittäisiä irtokalusteita tai yhden toimistohuoneen kalustamista, täydennyshankintoja taikka hankintoja peruskorjaus- tai uudisrakennuskohteisiin. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään vaan hankkii kalusteet vuosittain vaihtuvien määrärahojen ja tarpeensa mukaisesti. Sopimuskauden hankinnat porrastetaan siten, että alle / tms. euron (alv 0 %) tilaukset voidaan tehdä tilaajan toimesta siten, että tilaaja päättää tarpeensa mukaan kalusteiden hankintapaikan sopimustoimittajien joukosta ilman erillistä kilpailutusta (valintaperusteena hinta, tuotteen soveltuvuus aikaisempiin kalusteisiin, esteettiset kriteerit, koekäyttö, tarkoituksenmukaisuus ko. kohteeseen yms.). Mikäli kaksi tai useampi toimittaja tarjoaa tilaajalle samoja tuotteita, tilaaja valitsee näistä halvimman. Arviolta / tms. euron ylittävissä hankinnoissa toteutetaan sopimustoimittajien kesken minikilpailutus, ellei hankinta sisälly esimerkiksi kunnan rakennusurakkakilpailutukseen liittyvään hankintasopimukseen. Minikilpailutuksessa valintakriteerit voivat olla joko halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus. Mikäli tilaaja on hankkimassa tuotteita joita muilla eri Tuoteryhmän toimittajilla on myös valikoimissa (esimerkiksi osa tuoleista), tilaaja voi halutessaan minikilpailuttaa hankinnan sisällyttäen myös nämä puitesopimuksen toisen Tuoteryhmän toimittajat kyselyyn. 3. Sopimuskausi Kyseessä on puitesopimushankinta. Sopimus tilaajan ja toimittajan välillä syntyy kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Sopimuskausi alkaa (tai aikaisintaan kunnes hankintaa koskeva päätös on saanut lainvoiman). Sopimuskausi kestää kolme (3) vuotta pv.kk.2018 saakka. Halutessaan Vihdin kunta voi jatkaa sopimusta yhdellä (1) optiovuodella ilman tarjouskilpailua. Optio on mahdollisuus jatkosopimukseen, jonka käyttämisestä tilaaja päättää erikseen ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Hinta tarkistetaan ennen kuin tilaaja tekee päätöksen sopimuksen jatkamisesta.

3 Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 3/9 Mikäli Vihdin kunta jatkaa sopimusta yhdellä (1) optiovuodella, sopimus päättyy viimeistään pv.kk.2019 ilman erillistä irtisanomista. 4. Hankintapäätös Kunnanvaltuusto pv.kk.vuosi xxxx. 5. Hinnat ja hinnan muutokset Toimittajan kaikki hinnat ovat kiinteinä voimassa ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) vähintään pv.kk.vuosi asti. Toimittajan myöntämä alennusprosentti on kiinteä koko sopimuskauden. Kaikkien tilaajalta veloitettavien kulujen tulee sisältyä ilmoitettuun tuotehintaan pois toimittajan mahdollisesti perimä jäljempänä mainittu pientoimituslisä. Laskutus- ym. lisiä ei hyväksytä. Ostomääriin porrastettuja hintoja ei hyväksytä. Toimittaja sitoutuu toimittamaan yksi (1) kpl tuotetta samaan kappalehintaan kuin mitä toimittaja on tarjouksessaan tarjonnut. Kalusteiden hintaan tulee sisältyä vähintään seuraavat palvelut, joista on annettu selvitys tarjouksessa: - kalusteiden toimitus tilaajalle, pois lukien pientoimitukset alle 500 euron tilauksissa (alv 0 %, pientoimituslisä alle 500 euron tilauksista enintään 10 % hankinnan arvosta kuitenkin enintään 50 euroa) - kalusteiden asentaminen - pakkausjätteiden poisvienti - käytönopastus, esitteet ja puhdistusohjeet suomenkielellä - koekäyttömahdollisuus - kalusteiden mitoituspalvelu (sisustussuunnittelu) hankintakohteeseen minikilpailutuksen euromäärään asti [vaihtoehtona suppea-alaisempi muotoilu] Hinnat ovat sopimuksen liitteenä x (toimittajan täyttämä tai toimittajan antamilla tiedoilla täytetty tarjouspyynnön liite 1 Kalusteiden erittely tai myöhemmin tämän sopimuksen mukaisesti tarkistettu hinta). Tilaaja on oikeutettu käyttämään hyväkseen kampanja- ja sesonkiluonteiset alennukset siinä tapauksessa, että sopimushinta olisi korkeampi kuin kampanjahinta. Tilaaja hankkii tuotteita tarpeidensa mukaisesti ja talousarvion puitteissa. Tilaaja ei sitoudu mihinkään ostomäärään eikä ole korvausvelvollinen ostomäärän muutoksista sopimuskaudella. Mahdollisesti sovitusta pientoimituslisästä maininnat tähän. Sopimuskauden aikana noudatetaan lakisääteisiä hintoihin vaikuttavia muutoksia kuten arvonlisäveron muutoksia. Hintojen tarkistusta haluava osapuoli voi tehdä kirjallisen perustellun hinnantarkistusesityksen sopimuskumppanille. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan

4 Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 4/9 hinnanmuutoksessa. Hintaa voidaan tarkistaa aikaisintaan xx sopimusvuoden jälkeen. Hinnan tarkistuksia voidaan tehdä korkeintaan kerran sopimusvuodessa (eli korkeintaan 12 kuukauden välein). Hintoja voidaan tarkistaa vain todellista kustannuskehitystä vastaavasti. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hinnoissa on huomioitava myös kustannusten lasku. Hintojen tarkistaminen edellyttää molempien sopimusosapuolien kirjallista suostumusta ja se tulee voimaan aikaisintaan kolmen (3) kuukauden kuluttua suostumuksen antamisesta. 6. Laskutus Laskutus tapahtuu tilauskohtaisesti. Toimittaja laskuttaa tilaajan tekemän tilauksen verkkolaskutusosoitteeseen (operaattori CGI, välittäjän tunnus ). Lasku tulee toimittaa verkkolaskuna. Laskutuksen loppusummassa tulee olla eroteltuna voimassaoleva arvonlisäveron osuus. Toimittaja sitoutuu laskuttamaan tuotteet tilauskohteittain. Tilaaja ilmoittaa tilaavan yksikön viitetiedot, joiden tulee näkyä laskussa. Mikäli tilaajan laskutus tapahtuu ulkomaalaisen yhtiön toimesta, jolla yhtiöllä ei ole Suomessa kotipaikkaa, tulee laskun olla EU-direktiivin mukainen veroton lasku. Maksuehdon tulee olla vähintään 21 päivää netto. Maksuajan laskeminen alkaa siitä kun tuotteet on sopimusehtojen mukaisesti toimitettu, hyväksytysti vastaanotettu ja lasku saapunut tilaajalle. Viivästyskoron tulee olla korkolain mukainen. 7. Tilausmenettely ja toimitusehto Tilaaja voi tehdä tilauksen toimittajalta suomen kielellä. Tilaustavat ovat puhelimitse, faksilla ja sähköisesti. Sähköisellä tilaamisella tarkoitetaan tilauksen tekemistä joko sähköpostilla ja/tai toimittajan sähköisellä tilausjärjestelmällä / verkkokaupan kautta. Tilaaja on Vihdin kunnan kukin yksikkö. Tilauksen jälkeen toimittajan tulee toimittaa tilaajalle tilausvahvistus, josta on nähtävissä tilatut tuotteet ja niiden toimitusaika asiakkaalle. Toimitusehto on TOP Vihti tilattu tuote paikoilleen asennettuna käyttökuntoon saatettuna kuljetus vakuutettuna toimittajan lukuun pakkausjätteet pois kuljetettuna (Finnterms 2001). Tuotteet toimitetaan perille sisätiloihin tilaajan osoittamaan paikkaan.

5 Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 5/9 Toimituksen tulee tapahtua arkisin työpäivinä (maanantai-perjantai) klo 8-15 välillä ellei tilaajan kanssa muuta sovita. Kulloisenkin toimituksen tarkempi ajankohta tulee sopia etukäteen tilaajan edustajan kanssa vähintään 1-2 pv ennen kalusteiden toimitusajankohtaa. Toimitusaika on tavanomaisille tilauksille enintään xx työpäivää tilauksesta. Toimittaja ilmoittaa toimitusajan hintatiedusteluun vastatessaan (tarjouksessa) sekä tilausvahvistuksessa. Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalle välittömästi, mikäli toimitusaika on sovittua pidempi tai toimitus viivästyy sovitusta. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle tilausvaiheessa tiedossaan olevasta tuotetta koskevasta saatavuus- tai toimitusongelmasta. 8. Reklamaatiot Tilaaja ja toimittaja reklamoivat, mikäli toisen osapuolen menettely ei ole sopimuksen mukaista. Yhteydenoton (puhelimitse) aikana sovitaan, miten asia hoidetaan kyseisessä tapauksessa ja missä ajassa. Reklamaation vastaanottanut osapuoli kirjaa puhelinkeskustelun yksityiskohdat ja lähettää vastauksen sähköpostilla reklamaation antaneelle sekä tiedoksi tämän sopimuksen 1. kohdassa mainitulle Vihdin kunnan yhteyshenkilölle. Vastauksesta tulee käydä ilmi reklamaation tekopäivä, reklamaation sisältö sekä selvitys siitä, mitä puhelinkeskustelussa on osapuolten kanssa sovittu. Reklamaatio voidaan tehdä myös sähköpostitse. Mikäli reklamaatio koskee toimituksen viivästymistä, olennaista virheellisyyttä tai muuta sen kaltaista tilaajalle erityksen tärkeää seikkaa, on toimittajan vastattava tilaajalle edellä mainitulla tavalla mielellään samana mutta viimeistään reklamaation tekemistä seuraavana työpäivänä. Vastauksessa on ilmoitettava, miten ja missä aikataulussa toimituksessa oleva virhe korjataan ja/tai miten sen seuraamukset korvataan. Mikäli reklamaatio koskee muuta seikkaa, toimittajan on vastattava reklamaatioon viimeistään kahden (2) työpäivän kuluessa sen tekemisestä. Vastauksessa on ilmoitettava edellä mainitut korjaavat ja/tai korvaavat toimenpiteet ja niiden aikataulu. 9. Toimittajan sopimustuotteet Toimittajan sopimustuotteet on kuvattu liitteessä X. 10. Muut hankittaviin tuotteisiin ja palveluihin liittyvät ehdot Ehdot on kuvattu sopimuksen liitteessä X Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.

6 Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 6/9 11. Ympäristö- ja laatunäkökohdat Toimittajan tulee toiminnassaan huomioida ympäristönäkökohdat. Tilaajalle tarjottavien tuotteiden tulee olla tuotettu voimassa olevan ympäristölainsäädännön mukaisesti. Tarjotuissa tuotteissa ei saa käyttää ftalaatteja eikä atsovärejä. Toimittajan on vastaanotettava tuotteiden pakkausmateriaalit ja toimitettava kierrätettävät materiaalit asianmukaiseen kierrätykseen. Toimittajan tulee olla sitoutunut pakkausjätteiden hyötykäyttövelvoitteen toteutumiseen. Toimittajan on huomioitava toiminnassaan laatunäkökohdat. Toimittajan selvitykset ympäristö- ja laatunäkökohtien huomioon ottamisesta ovat liitteinä X ja Y. 12. Raportointi ja asiakastyytyväisyys Toimittajalta edellytetään ostoraportit tuotekohtaisesti (ABC-analyysi) ja euromääräisesti eriteltynä tämän sopimuksen 1. kohdassa mainitulle tilaajan yhteyshenkilölle puolivuosittain sopimuskauden ajan. Raporttien tulee olla tilaajalle veloituksettomia. Toimittaja sitoutuu toteuttamaan tilaajan toimipisteille vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyn, jonka tuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Asiakastyytyväisyystutkimusten tulokset tulee antaa tilaajan sopimusyhteyshenkilölle tiedoksi ja tietoja tulee käyttää toimittajan toiminnan kehittämiseksi. Asiakastyytyväisyystutkimusten teko on tilaajalle veloituksetonta. Sopimuksen seurantapalavereja pidetään tarvittaessa. 13. Alihankinta Toimittaja ei käytä alihankintaa. TAI Toimittaja käyttää alihankintaa siten kuin liitteessä X on kuvattu. Toimittajalla on tässä tapauksessa kokonaisvastuu hankinnan tuottamisesta. Toimittaja vastaa tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden selvittämisestä alihankkijoiden osalta. Tilaajalla on oikeus kieltää tietyn alihankkijan käyttäminen perustellusta syystä.

7 Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 7/9 14. Todistukset ja selvitykset lakisääteisistä maksuista, rekistereistä ja vastaavista Toimittaja on rekisteröitynyt Tilaajavastuu.fi palveluun tai vastaavaan sähköiseen palveluun, joka on tilaajalle maksuton ja sisältää vastaavantasoiset palvelut, josta tilaaja voi halutessaan tarkastaa kelpoisuusvaatimusten täyttymisen työnantajavelvoitteiden osalta. TAI Tilaaja sitoutuu toimittamaan tilaajalle kolmen (3) kuukauden välein tilaajan pyytämiä selvityksiä koko sopimuskauden ajan. Selvitykset ovat tilaajalle maksuttomia. Tietojen toimittaminen liittyy harmaan talouden ehkäisemiseen. JOS ALIHANKINTAA KÄYTETÄÄN: Tilaajalla on oikeus pyytää alihankkijoista vastaavat selvitykset vastaavin ehdoin kuin mitä toimittajalta edellytetään. 15. Kartelli Toimittaja vahvistaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tähän sopimukseen liittyen toiminut eikä se tämän sopimuksen voimassa ollessa toimi sellaisessa yhteistyössä tai yhteisymmärryksessä muiden tarjouskilpailun tarjoajien kanssa, jonka menettelyn tarkoituksena on tarjouskilpailun hinnoittelun, maksuihin tai niiden laskentaperusteisiin vaikuttaminen. Mikäli toimittaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee toimittajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 15 % toimittajan kokonaistoimituksen arvosta kartellin voimassaoloajalta sekä korvata sopimussakon ylittävä tilaajalle syntynyt vahinko, kustannus tai vastuu mukaan lukien oikeudenkäyntikulut ja asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 16. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Mahdollinen sulautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. 17. Yhteistyö sopimuksen päättyessä Tilaaja kilpailuttaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet sopimuksen päättyessä hankintalain säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu tilaajan niin halutessa

8 Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 8/9 jatkamaan sopimuksen voimassaoloa enintään kuuden (6) kuukauden ajan, kunnes tilaaja on solminut uuden hankintasopimuksen. Mikäli sama tilaaja valitaan toimittajaksi myös uudessa kilpailutuksessa, toimittajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat tulevat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. 18. Sopimuksen irtisanominen Sopimus voidaan irtisanoa viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa tehdyllä kirjallisella irtisanomisilmoituksella. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli toimittaja muuttaa hintoja, kaupallisia ehtoja tai toimitusten sisältöä sopimuksen vastaisesti tai muutoin rikkoo sopimusvelvoitettaan. Kuntarakenteiden sekä sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteiden (kunta- ja palvelurakenteiden) uudistaminen on valtakunnallinen tavoite. Kuntaliitostilanteessa tai vastaavissa kunta- ja palvelurakenteen merkittävissä muutoksissa tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus irtisanomista koskevan kohdan mukaisesti. 19. Sopimuksen muutokset Tämän sopimuksen muutoksista sovitaan kirjallisesti ja ne tulevat voimaan kun molempien osapuolten toimivaltaiset edustajat ovat allekirjoittaneet muutoksen. 20. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluilla ei päästä sopimukseen, asia saatetaan Lohjan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 21. Sopimuksen purkaminen Tämä sopimus voidaan purkaa jos jompikumpi sopijaosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan ja rikkomuksen luonne huomioon ottaen toisen sopijaosapuolen kannalta olisi kohtuutonta jatkaa sopimusta. Sopimus voidaan purkaa myös jos toinen sopijaosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (30 päivää) kirjallisesta huomautuksesta korjaa laiminlyöntiään. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään esimerkiksi reklamaatioista huolimatta toistuvia viivästys- ja virhetilanteita.

9 Vihdin kunta, kalusteiden tarjouspyyntö liite 3: Sopimusluonnos 9/9 Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus jos sopimuksen täyttäminen tulee ylivoimaisen esteen takia mahdottomaksi tai viivästyy olennaisesti. 22. Muut sopimusehdot ja pätevyysjärjestys Tarjouspyyntö ja tarjous ovat osa tätä sopimusta. Lisäksi noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 tavarat) siltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa sopimuksen kanssa. Mikäli sopimusasiakirjojen välillä on ristiriitaa, niitä sovelletaan seuraavassa etusijajärjestyksessä: 1. tämä sopimus liitteineen numerojärjestyksessä 2. tarjouspyyntö liitteineen ja mahdollisine täydennyksineen 3. JYSE 2014 tavarat 4. tarjoaja (toimittaja) X:n tarjous liitteineen, pvm 23. Liitteet - liite X hinnasto (toimittajan täyttämä tai toimittajan antamilla tiedoilla täytetty tarjouspyynnön liite 1 Kalusteiden erittely tai myöhemmin tämän sopimuksen mukaisesti tarkistettu hinta) - liite X kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset - liite X alihankkijaluettelo - liite X ympäristölomake - liite X laatulomake 24. Sopimuskappaleet Tästä sopimuksesta on tehty kaksi (2) samansisältöistä alkuperäistä kappaletta, yksi kummallekin sopijaosapuolelle. Allekirjoitukset Paikka ja päiväys: pv.kk.vuosi Toimittajan edustajan/edustajien nimenselvennys ja tehtävänimike Tilaajan edustajan/edustajien nimenselvennys ja tehtävänimike