YHDYSKUNTIEN TOIMINTAKYKY JA TURVALLISUUS- TYÖRYHMÄN VÄLIRAPORTTI

Transkriptio

1 KESKI-SATAKUNNAN KUNTAJAKOSELVITYS YHDYSKUNTIEN TOIMINTAKYKY JA TURVALLISUUS- TYÖRYHMÄN VAIHE 2, PALVELUJEN/TOIMINTOJEN ORGANISOINTI UUDESSA KUNNASSA

2 Sisällys 1. JOHDANTO Työryhmän kokoonpano Toimeksianto ja tavoitteet Ryhmän työskentely Teknisten palveluiden järjestämisen tavoitteet uudessa kunnassa Asiakkaat Talous ja taloudellisuus Henkilöstön ja organisaation kehittäminen Palveluiden järjestäminen uudessa kunnassa Yleistä Hallintoyksikkö Rakennuttamisyksikkö: Toimitilayksikkö: Tie- ja ympäristörakentamisyksikkö Siivous ja ruokahuoltoyksikkö: Vesihuoltolaitos Uuden kunnan hallitukselle esitettävät palvelut Etäisyydestä johtuva haittojen minimointi Talous ja taloudellisuus/tuottavuus ja laatu... 10

3 1. JOHDANTO Työryhmän kokoonpano Yhdyskuntien toimintakyky ja turvallisuus-työryhmän edustajat: Sami Nummi Kirsti Karisjoki Jussi Elonen Arto Suominen Juhani Ramberg Tapio Keinonen Harri Kukkula Mikko Lind Markus Virtanen Pasi Rännäli Sari Nordlund Luvia Luvia Eurajoki Eurajoki Harjavalta Harjavalta Nakkila Nakkila Kokemäki Kokemäki Työryhmän sihteeri, Luvia Ensimmäisen vaiheen jälkeen ryhmiin nimettiin luottamushenkilöedustaja jokaisesta kunnasta viranhaltijaedustuksen lisäksi. Ryhmän puheenjohtaja jatkoi Sami Nummi ja Sari Nordlund hoiti tarvittavat sihteerin tehtävät Toimeksianto ja tavoitteet Työryhmän tavoitteena oli tuottaa tietoa kuntarakennemuutoksen vaikutuksista yhdyskuntateknisellä sektorilla myöhempää päätöksenteko varten. Ryhmille annettiin yleisenä ohjeena tehdä johtopäätöksiä laaditusta nykytilan arvioinnista ja huomioida siinä seuraavat asiat:

4 toimintaa ohjaavat tavoitteet uudessa kunnassa palveluiden/toimintojen organisointi uudessa kunnassa uuden kunnan perustamisen vaikutukset, yksityiskohtainen arvio eduista ja haitoista Selvityksen tarkkuustaso pyrittiin pitämään sellaisena, että luottamushenkilöelimet saavat niistä tarpeelliset tiedot. Kaikkia yksityiskohtia ei ole selvitetty vaan on todettu ne asiat, joiden ratkaisemiseksi tulee tehdä tarvittavat lisäselvitykset myöhemmin. Nykytilan arvioinnin jälkeen maankäytön organisointi, kaavoitus ja elinvoima-asiat siirrettiin kansalaisvaikuttaminen ja demokratia-työryhmälle Ryhmän työskentely. Työryhmä kokoontui selvityksen 2-vaiheessa kolme kertaa 6.3, 14.4 ja Työssä hyödynnettiin aiemmin laadittuja selvityksiä sekä samaan aikaan käynnissä olleiden selvitysten tuloksia soveltuvin osin. 2. Teknisten palveluiden järjestämisen tavoitteet uudessa kunnassa 2.1. Asiakkaat. Teknisten palveluiden organisaatiorakenteesta tulee käydä selvästi esille mille toimialalle asiakkaan palvelutarve liittyy, missä palvelupisteet (pääpaikka/ lähipalvelupaikka) sijaitsevat ja mitä palveluita tuotetaan. Uuden kunnan sisäinen toimintatapa tulee olla selkeä ja rajapinnat määritelty. Tavoitteena pidetään myös sitä, että asiakas saa kattavan palvelun yhdestä toimipisteestä (päätoimipiste). Etäisyyksistä johtuvia haittoja minimoidaan asiointi- ja neuvontapalveluiden lähipäivillä nykyisten peruskuntien alueilla. Jatkossa on selvitettävä tarkemmin mahdollisuutta yhteispalvelupisteeseen muiden hallinnonalojen kanssa.

5 Sähköiseen asiointiin tulee siirtymäaikana panostaa, jotta uuden kunnan aloittaessa ko. palvelut olisivat mahdollisimman kattavat ja sujuvat Talous ja taloudellisuus Taloudellisuutta ja organisaatiota kehitetään, mutta alkuvaiheessa säästöjen saavuttaminen on vaikeaa, koska muuttuva organisaatio, yhtenäistettävät toiminnot, tilat, IT-ohjelmistot jne vaativat panostusta Henkilöstön ja organisaation kehittäminen Organisaation toiminnan tulisi muistuttaa nopeasti yhden kunnan toimintaa. Hyvin valmisteltu organisaatiomuutos vähentää siirtymäajan epätietoisuutta. Henkilöstön tulee osallistua muutokseen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja avoimesti, jotta tavoitteet ovat kaikille selviä. 3. Palveluiden järjestäminen uudessa kunnassa 3.1. Yleistä Uuden kunnan teknisen lautakunta koostuu kahdesta hallintoon keskittyvästä sekä neljästä palveluyksiköstä Hallintoyksikkö. Hallintoyksikkö sisältää teknisen osaston johdon (tekninen johtaja, lautakunnan esittelijä) sekä siihen liittyvät toimistopalvelut, talouspalvelut sekä teknisen arkistonhoidon.

6 Yksikön toimintojen maantieteellinen sijoittuminen ratkaistaan siinä vaiheessa, kun muiden hallinnonalojen sijoituspaikat ovat selvinneet. Käytännössä toiminnot sijoittuvat yhteen toimipisteeseen ja muut teknisten toimitilat peruskunnissa jäävät tyhjilleen lähipäiväjärjestelmää lukuun ottamatta. Hallintoyksikköön kuuluisi lisäksi seuraavat asiat yksityistieasiat yhteistoiminta pelastuslaitoksen kanssa selvitetään tarkemmin kunnan omistamien kiinteistöyhtiöiden ja isännöinnin organisointi lämpöyhtiöiden organisointi 3.3. Rakennuttamisyksikkö: Rakennuttamisyksikköön sijoittuisivat uuden kunnan toimitilahankkeiden suunnitteluttaminen, rakennuttamis-, valvonta, hankintatehtävät sekä kiinteistöjen omistamistehtävät. (Yhteistyö hankinnoissa muiden toimijoiden kanssa). Yksikön tärkeänä tavoitteena tulee olemaan rakennuttamisprosessin kehittäminen, koska tällä hetkellä kuntien toimintatavat eroavat toisistaan. Rakennuttamisen hallinta on yksi suurimmista potentiaalisista talouden tasapainottamistyökaluista. Hankintaprosessien kehittäminen on toisena painopistealueena. Uuden kunnan hankintojen tulee olla suunnitelmallisia ja yhteistyö hallintokuntien kesken tulee olla sujuvaa. Uudessa kunnassa on mittava määrä kiinteistövarallisuutta, joka tulee ohjata tehokkaaseen käyttöön. Ylimääräisestä omaisuudesta tulee luopua suunnitelmallisesti laadittavan kiinteistöpolitiikan mukaisesti. Kunnan omistukseen jäävien kiinteistöjen korjausvelka tulee laskea ja korjauksista laatia realistinen pitkän tähtäimen suunnitelma.

7 Kunnissa on tällä hetkellä käytössä erilaisia sisäisen vuokran maksujärjestelmiä ja uudessa kunnassa ne tulee yhtenäistää. Vuokratason tulee olla sellainen, että se mahdollistaa ylläpidon ja tarvittavat korjaukset. Poliittisen ohjausryhmän kannan mukaan tilaaja-tuottaja-mallia ei tutkita tässä vaiheessa. Yksikön henkilöstö sijoittuu samaan toimipisteen hallintopalvelujen kanssa Toimitilayksikkö: Toimitilayksikön tehtävänä on toimitilojen ylläpito. Ylläpitotyöt tehdään osin omana työnä ja osin hankitaan ulkopuolisilta toimijoilta. Ulkopuolelta hankittavia töitä ovat sellaiset, jotka vaativat sellaista kalustoa tai osaamista, jota ei ole itse järkevää hankkia tai sitä tarvitaan harvoin. Yksikkö toteuttaa käyttötalouden tehtävät sekä osan investointitehtävistä edellisen kappaleen periaatteen mukaan. Tiivis yhteistyö paikallisten toimijoiden kanssa on tärkeää. Yhteistyö tiloissa toimivien hallintokuntien kanssa on tärkeää, jotta ylläpitopalvelut ovat oikein suunnatut ja mitoitettu. Yksikön johto sijoittuu samaan pisteeseen hallinto- ja rakennuttamispalveluiden kanssa. Esimiehet ja työntekijät sijoittuvat pitkälti samoihin työpisteisiin kuin missä tälläkin hetkellä ovat. Toimitilojen varallaolojärjestelmä toteutetaan kahdessa eri alueella. Toisen muodostaa Eurajoki, Luvia ja Nakkila. Toinen alue on Harjavalta ja Kokemäki. Järjestelmän toimivuutta seurataan alkuvaiheessa ja siihen tehdään tarvittaessa muutoksia.

8 3.5. Tie- ja ympäristörakentamisyksikkö Tie- ja ympäristörakentamisen yksikön tehtävänä on hoitaa tiet, kadut, puistot ja muut yleiset alueet. Työt toteutetaan samalla periaatteella kuin toimitilayksikössäkin eli työt tehdään osin omana työnä ja osin hankitaan ulkopuolisilta toimijoilta. Ulkopuolelta hankittavia töitä ovat sellaiset, jotka vaativat sellaista kalustoa tai osaamista, jota ei ole itse järkevää hankkia tai sitä tarvitaan harvoin. Jätehuollon järjestämistehtävät toteutetaan itse omana tai neuvotellaan nykyisen seudullisen järjestelmän laajentamisesta kaikkiin kuntiin. Liikuntapaikkojen hoito on järjestetty tällä hetkellä eri tavoin eri kunnissa. Toisilla se on teknisellä puolella ja toisissa se kuuluu vapaa-aikatoimelle. Työryhmän mielestä ko. palvelu sopisi tie- ja ympäristörakentamisyksikköön. Maa- ja metsäomaisuuden osalta tarkistetaan hoitosuunnitelmien ja -toimien ajantasaisuus ja päivitetään tarvittaessa. Ko. omaisuuden huolellinen hoito varmistaa tulovirta ja sitä voidaan käyttää tarvittaessa esimerkiksi vaihtomaana kaavoitettavan raakamaan hankkimiseksi. Tienpidon varallaolojärjestelmä ratkaistaan myöhemmin. Yksikön johto sijoittuu samaan pisteeseen hallinto- ja rakennuttamispalveluiden kanssa. Esimiehet ja työntekijät sijoittuvat pitkälti samoihin työpisteisiin kuin missä tälläkin hetkellä ovat Siivous ja ruokahuoltoyksikkö: Yksikköön sijoitetaan kuntien siivous ja ruokahuollon palvelut. Monissa selvitysalueen kunnissa nämä on jo yhdistetty. Palveluiden yhdistäminen eri hallintokunnilta omaksi yksikökseen tehostaa palvelun tuottamista ja esimerkiksi mitoituksen yhdenmukaisuutta.

9 Yhdistäminen antaa lisäksi volyymietuja esimerkiksi hankinnoissa ja helpottaa sijais- ja vuosilomajärjestelyitä. Palvelut tuotetaan alkuvaiheessa pitkälti kuten nyt, mutta käynnistetään selvitystyö, jossa tutkitaan keittiöiden lukumäärät sekä siivoustöiden mitoitukset. Tavoitteena on yhtenäistää toimintatapoja ja kulttuureja. Alihankinnan käyttöä jatketaan siivouspalveluissa erityisesti niissä kohteissa joissa se on selvää rajata tai tarvittava työpanos ei ole kokonaista työvuoroa. Yksikön johto sijoittuu samaan pisteeseen hallinto- ja rakennuttamispalveluiden kanssa. Esimiehet ja työntekijät sijoittuvat pitkälti samoihin työpisteisiin kuin missä tälläkin hetkellä ovat Vesihuoltolaitos Vesihuoltolaitoksen tehtäväalueeseen kuuluu käyttö-, jäte- ja hulevesiviemäröinnin ylläpito ja investointirakentaminen. Uuteen kuntaan perustetaan oma vesihuollon osakeyhtiö. Yhtiö ottaa hoitaakseen kaiken nykyisten kuntien vesihuollon omaisuuden ja yhtiölle voidaan asettaa kohtuullinen vuosittainen tuottotavoite omistajilleen. Nykyinen henkilökunta siirtyy yhtiön palvelukseen ja yhtiö hoitaa mm. vesihuollon päivystyksen. Yksityiskohtaisempi selvitys yhtiöittämisestä laaditaan myöhemmin. 4. Uuden kunnan hallitukselle esitettävät palvelut Valmistelutyön yhteydessä on käyty keskustelua tiettyjen palveluiden siirtämisestä kunnanhallituksen alaisuuteen. Tällä hetkellä esimerkiksi kaavoitus on monessa kunnassa kunnanhallituksen alla tai erityisen kaupunkikehityslautakunnan alaisuudessa.

10 Maankäytön, asumisen, liikenteen ja niihin kiinteästi liittyvät tehtävät ovat useimmiten strategisia ohjaustehtäviä ja niiden oikea paikka teknisen työryhmän mielestä olisi kunnanhallituksen alla. Seuraavassa tehtävät luetteloituna: maankäytön suunnittelu, kaavoitus paikkatietoasiat kiinteistönmuodostus rakennusvalvonta ympäristönsuojelu Valtio on ohjaamassa rakennusvalvontaa ja ympäristönsuojelua kohti suurempia järjestämisalueita ja sen vaikutuksia ei vielä tarkkaan tiedetä. Uudistus on tulossa voimaan näillä näkymin vuoden 2017 alusta lukien 5. Etäisyydestä johtuva haittojen minimointi Yhdyskuntapalveluiden päätoimipisteen sijoittuminen aiheuttaa asiakkaille nykyistä pidempiä kulkemisetäisyyksiä. Asiointia helpotetaan alueilla pidettävillä lähipäivillä (rakennusvalvonta, vesihuolto). Sähköistä asiointia parannetaan. Palveluyksiköiden työntekijät sijoittuvat paikallisiin toimipisteisiin. Palveluyksiköiden väliset toimialuerajat eivät välttämättä noudata nykyisiä kuntarajoja vaan ne arvioidaan uudelleen, mutta tämä ei aiheuta henkilöstölle kohtuutonta kulkemista. Pääsääntöisesti työnjohto ja työntekijät työskentelevät nykyisillä alueillaan. Kun yksikön pääpaikka ratkaistaan, tulee teknisen osaston hallintoyksikön, rakennuttamisyksikön ja palveluyksiköiden päälliköiden henkilöstön työpiste siirtyvien henkilöiden osalta muuttumaan. 6. Talous ja taloudellisuus/tuottavuus ja laatu Uuden kunnan toiminnan tulee muistuttaa yhden kunnan toimintaa mahdollisimman nopeasti sekä olla yhteismitallista. Päällekkäisyyksien purkaminen on ensisijainen tehtävä.

11 Alkuvaiheessa ei synny säästöjä. Säästöjä syntyy vasta, kun toiminta on vakiintunut ja päätökset esim. muiden hallintokuntien palveluverkostosta tehty (esim. kiinteistöjen ylläpidon loppuminen, uusien rakentaminen). Hallinnon kustannukset pienenevät (esim. lautakuntien määrän vähentyminen.) IT-järjestelmät pitää yhtenäistää ja tutkia ohjelmien sovittamista poikkihallinnollisuuteen (esim. sama osoitetietojärjestelmä kaikilla hallintokunnilla). Henkilökunnan osaaminen keskittyy isommassa organisaatiossa ja parantaa tuottavuutta sekä työhyvinvointia. Henkilöstömäärä uudessa kunnassa aluksi ennallaan vrt irtisanomissuoja, mutta eläköitymisen aiheuttama henkilöstömäärän vähentyminen otettava mahdollisuutena. Henkilöstöasioita on tutkittu tarkemmin toisen työryhmän työssä.