Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (8) Sosiaali- ja terveyslautakunta Asia/

Transkriptio

1 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (8) 184 Suun terveydenhuollon tarveaineiden- ja tarvikkeiden hankinta HEL T Päätös A. päätti hyväksyä suun terveydenhuollon tarveaineiden hankinnasta ja solmii toimittajakohtaiset puitesopimukset seuraavien tarjouspyynnön ehdot täyttävien toimittajien kanssa vertailutaulukosta (liite 2) ilmenevistä tuotteista: - Berner Oy - Dental Systems Oy - Hammasväline Oy HL 51 :n perusteella lisätty listalta puuttunut toimittaja Implantona, SK Implantona - JH Hammastuote Oy - Labo Line Oy - Mads Dental Oy - Mediq Suomi Oy - Ortomat Herpola Oy - Plandent Oy - PO Medica - Repper Oy - Suomen 3M - Wellpect HealthCare vertailutaulukosta (liite 2) ilmenevistä tuotteista. Sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksisaannilla vaan erillisten puitesopimusten allekirjoituksin. Sopimukset voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

2 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (8) Varsinainen sopimuskausi on pituudeltaan kolme vuotta ja siihen sisältyy mahdollisuus yhden vuoden optiokauteen. Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo on noin kuusi (6) miljoonaa euroa. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin. B. Samalla sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa terveys- ja päihdepalvelujen johtajan päättämään optiokauden käyttöönotosta allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista tai purkamisista. Esittelijä Lisätiedot sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja Juha Jolkkonen Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: eeva.rantala(a)hel.fi Matti Aukia, hankinnoista vastaava hammaslääkäri, puhelin: matti.aukia(a)hel.fi Liitteet 1 Salassa pidettävä (JulkL 7, 2 mom) 2 Salassa pidettävä (Muu salassapidon peruste, JulkL 7, 2 mom) Muutoksenhaku Muutoksenhaku hankintapäätökseen, sosiaali- ja terveyslautakunta Otteet Ote Tarjoajat Suun terveydenhuolto Hankintapalvelut Otteen liitteet Muutoksenhaku hankintapäätökseen, sosiaali- ja terveyslautakunta Päätösehdotus

3 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (8) Esittelijän perustelut Päätös on ehdotuksen mukainen. Hankintavaltuuksista päättäminen poikkeaa nyt tehtävässä päätöksessään kaupunginhallituksen johtamisen jaoston tekemästä hankintoihin liittyvästä toimivallan siirtämiseen liittyvästä päätöksestä, jossa terveys- ja päihdepalvelujen johtajan hankintavaltuudet on vahvistettu euroon. Hankintaan liittyvä toimivalta Kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 mukaan, ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, toimialalautakunta päättää ja hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää toimialan hankinnoista, lukuun ottamatta osakkeita. Kaupunginhallituksen johtamisen jaosto päätti ( ) hankintoihin liittyvän toimivallan siirtämisestä sosiaali- ja terveystoimialalla alkaen. Päätöksestä ja sen liitteestä ilmenee, että toimialakohteiset viranhaltijoille myönnetyt hankintavaltuudet ovat pienemmät, kuin nyt päätettävän hankinnan laskennallinen, arvioitu kokonaisarvo (noin 6 miljoonaa ), joten tästä johtuen hankinta tuodaan sosiaali- ja terveystoimialan lautakunnalle päätettäväksi. Hankinnasta solmittavat sopimukset ja sopimusten allekirjoittaja Kilpailutuksen taustaa Helsingin kaupungin hallintosäännön 26 :n mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä ja varmentaa valmistelija, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa terveys- ja päihdepalvelujen johtaja. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on terveys- ja päihdepalvelujen johtajalla. Suun terveydenhuollon tarveaineiden nykyinen sopimuskausi päättyy Kilpailutuksen tarkoituksena sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan tuotteita tilaajalle. tekee tässä hankinnassa hankintapäätöksen ilman erillistä päätöstä hankinnan periaatteista ja ehdoista.

4 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (8) Tarjouspyyntö Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouspyyntöasiakirjat on valmisteltu yhteistyönä suun terveydenhuollon, sosiaali- ja terveysviraston hankinta- ja kilpailutus -yksikön ja kaupungin hankintakeskuksen kanssa. Hankintakeskuksen hankintalakimies on tarkastanut asiakirjat. Tarjouspyyntöasiakirjoissa ja hintaliitteessä (vastausliitteessä) oli määriteltynä hankittavien tuotteiden vähimmäis- ja laatuvaatimukset. Lisäksi tarjouspyyntöasiakirjoissa oli liitteinä hankinnan kohteen kuvaus, laskutuskäytännöt ja kuvaus sähköisestä ostotilausjärjestelmästä sekä sopimusluonnos. Osatarjoukset hyväksyttiin siten, että tarjoaja saattoi antaa tarjouksen vaikka vain yhteen positioon. Tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset kävivät ilmi tarjouspyynnöstä. Tarjouspyyntö julkaistiin osoitteessa Määräajassa saapuneisiin lisätietokysymyksiin vastattiin mennessä. Alkuperäisen tarjouspyynnön mukaan tarjousten jättöaika oli mennessä. Tarjouspyynnöstä tehtiin korjausilmoitus, jossa korjattiin kysymysten ja vastausten määräaikoja sekä tarjousten jättöaikaa. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat 15 tarjoajaa: Berner Oy ( ) Dental Systems Oy ( ) Hammasväline Oy ( ) Implantona ( ) JH Hammastuote Oy ( ) Labo Line Oy (FI ) MADS Dental Oy ( ) Mediq Suomi Oy ( ) Ortomat Herpola Oy ( ) Plandent Oy ( )

5 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (8) Po Medica AB (SE ) Repper Oy (LY ) Suomen 3M Oy ( ) Tampereen Penli Oy ( ) Wellspect HealthCare ( ) Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen Hankintakeskus on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Hankintakeskus on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikki tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia. Tampereen Penli Oy:n tarjous ei vastannut tarjouspyyntöä, koska Tampereen Penli Oy ei täyttänyt tarjouspyynnön hintaliitteeseen niitä tuotteita, joita he halusivat tarjota. Tampereen Penli Oy oli toimittanut tarjouksensa liitteeksi ainoastaan Tarjousuutiset 2013 ja lisäksi tiedon siitä, mistä internet-osoitteesta esite- ja tuoteinformaatiota on saatavissa. Tampereen Penli Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjousten vertailu ja valintaperusteet Suun terveydenhuollon hankintatyöryhmä on tehnyt valinnat perustarveaineista. Oikomishoidon erikoishammaslääkäreistä koostunut työryhmä on valinnut oikomishoidon erikoistuotteet ja välinehuollon tuotteiden valintaan ovat osallistuneet välinehuollon osastonhoitajat. Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 115 mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo on 100 %. Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajille ja hankinnan sisällölle tiukat laatukriteerit, joten vertailu hinnan perusteella katsottiin riittäväksi. Valinnat tehtiin positiokohtaisesti halvimman yksikköhinnan perusteella siten, että samaan positioon valittiin erilaisia pakkauskokoja täyttämään erikokoisten hammashoitoloiden tarpeet. Tarkemmat valintaperusteet on kerrottu hankinnan kohteen kuvauksessa (tarjouspyynnön liite 1) sekä hintaliitteessä / vastausliitteessä (tarjouspyynnön liite 3).

6 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (8) Vastaus / hintaliitteeseen oli huomiovärillä korostettu tuotteiden kohdalle se, jos vertailuhinta haluttiin ilmoitettavan nimenomaan tiettyä mittayksikköä kohden, esimerkiksi euroa / tilavuusyksikkö. Kaikki tarjoajat eivät olleet ilmoittaneet kaikissa positiossa vertailuhintoja pyydetysti. Lähtökohtaisesti vertailut tehtiin pyydetyn mittayksikön perusteella. Jos pyydettyjen vertailuhintojen perusteella tarjousten vertailu oli mahdotonta, esim. saman tuotteen osalta eri tarjoajien käyttämät tilavuusarviot olivat erilaisia, hankintayksikkö täsmensi tarjoajien tarjouksia tarjouspyynnön mukaisiksi laskemalla itse annettujen hintojen perusteella esimerkiksi massayksikön mukaiset hinnat. Esimerkiksi nauhamaisten tuotteiden vertailussa laskettiin tuotteille ilmoitetun pituuden mukainen pituusyksikkövertailuhinta. Näin tarjotut tuotteet saatiin vertailukelpoisiksi keskenään. Lisäksi hankintayksikkö korjasi sellaiset tarjoajan laskuvirheet vertailuhinnoissa, joissa vertailuhinta oli epäuskottava suhteessa tarjoushintaan. Tarjoajien pienimmälle myyntiyksikölle antamat yksikköhinnat on siis muutettu tarjousrivitietojen perusteella kaavamaisesti esimerkiksi massa- tai pituusyksikön mukaisiksi vertailuhinnoiksi. Menettely ei ole johtanut siihen, että tarjoajille olisi annettu mahdollisuus parantaa tarjouksiaan. Tarjouspyynnössä pyydetyn hintatiedon laskemisessa tarjoajan antaman yksikköhinnan perusteella ei ole ollut kyse tarjouksen kielletystä korjaamisesta tai täydentämisestä eikä tarjousriveissä olevissa puutteissa ole ollut kysymys tarjouksen sisältöön ja vertailukelpoisuuteen vaikuttavista seikoista. Vertailutaulukon (liite 2) sarakkeeseen N ovat lihavoituna ja vinossa (bold ja italic) ne yksikköhinnat, jotka hankintayksikkö on laskenut ja joiden perusteella vertailut ja valinnat on näihin positioihin tehty. Lisäksi hankintayksikkö on siirtänyt vääriin positioihin tarjottuja tuotteita tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti oikeaan positioon, mikäli on havainnut virheen. Näiden siirrettyjen tuotteiden positionumerointi on säilytetty alkuperäisenä. Siirretyt tuotteet käyvät ilmi siitä, että niiden positionumero on eri kuin positio, jossa tuotteet ovat vertailussa. Vertailutaulukossa (liite 2) on sarakkeeseen A merkitty kirjainmerkki V niiden tuotteiden kohdalle, jotka ovat tulleet valituiksi sopimustuotteiksi, kirjaimella H tuotteet, jotka on hylätty ja kirjaimella E tuotteet, joiden valinta on ehdollinen ja lopullinen valinta tehdään koekäytön jälkeen. Sarakkeeseen B on kirjattu perustelut siihen, mikäli yksikköhinnaltaan edullisin tuote ei ole tullut valituksi sopimustuotteeksi tai miksi tarjottu tuote on hylätty.

7 Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (8) Sopimuskausi Muut ehdot Tarjoajille ilmoitetaan mennessä koekäyttöön otetuista tuotteista koekäytön yhteenveto ja se, otetaanko tuote sopimustuotteeksi. Mikäli koekäytössä ollut tuote hylätään, niin valituksi tulee positiokohtaisesti seuraavaksi edullisin ja mahdollisessa koekäytössä hyväksytty tai sopivin, yksikköhinnaltaan edullisin tuote. Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja sen on suunniteltu alkavan Sopimukseen sisältyy mahdollisuus yhden (1) vuoden optiokauteen. Sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden neuvotella muutoksista tähän sopimukseen tilanteissa, jossa lainsäädäntö tai muu merkittävä vaatimus muuttaa suun terveydenhuollon toimintaympäristöä. Lisäksi sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin tuomien mahdollisten muutosten vuoksi välttämätöntä. Suun terveydenhuollon hankinnoista vastaava hammaslääkäri ja suun terveydenhuollon hankinta-asiantuntija ovat oikeutettuja tekemään sopimuskauden aikana vähäisiä muutoksia nyt valittuihin sopimustuotteisiin (tuotelisäyksiä tai tuotteiden poistamisia sopimuksista reklamaatioiden perusteella). Suun terveydenhuolto ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin. Esittelijä Lisätiedot sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja Juha Jolkkonen Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: eeva.rantala(a)hel.fi Matti Aukia, hankinnoista vastaava hammaslääkäri, puhelin: matti.aukia(a)hel.fi Liitteet 1 Salassa pidettävä (JulkL 7, 2 mom) 2 Salassa pidettävä (Muu salassapidon peruste, JulkL 7, 2 mom) Muutoksenhaku Muutoksenhaku hankintapäätökseen, sosiaali- ja terveyslautakunta Otteet

8 . Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (8) Ote Tarjoajat Suun terveydenhuolto Hankintapalvelut Otteen liitteet Muutoksenhaku hankintapäätökseen, sosiaali- ja terveyslautakunta