Liite 2. Hankinnan kohteen kuvaus Vuokrahuoneistojen muuttotarkastukset ja remonttien hallinnointi puitejärjestelynä

Transkriptio

1 Liite 2. Hankinnan kohteen kuvaus Vuokrahuoneistojen muuttotarkastukset ja remonttien hallinnointi puitejärjestelynä 1. Taustatietoja hankinnan kohteesta Oy Helsingin Asuntohankinta Ab, jäljempänä AH, on Helsingin kaupungin kokonaan omistama yhtiö. AH omistaa noin 3500 pääosin pientä huoneistoa. Asuntokannassa on yksiöitä 2206 kpl, kaksioita 996 kpl, kolmioita 205 kpl, neliöitä ja isompia huoneistoja 117 kpl, jotka sijaitsevat noin 900:ssa eri asuntoosakeyhtiöissä eri puolilla Helsinkiä. Em. huoneistot ovat vuokra-asuntoina. Vuokrahuoneiston vapauduttua vuokralaisen käytöstä niihin tehdään muuttotarkastus ja tämä tarkastuspalvelu sekä tarkastuksessa ilmi käyvän mahdollisesti tarvittavan remontin hallinnointi on nyt hankinnan kohteena. Aiempina vuosina vuokrahuoneistoja on vapautunut vuosittain noin kpl, mutta tämä on vain arvio tarkastuspalvelun vuosittaisesta volyymistä, joka voi vaihdella huomattavasti edellä esitetystä. Hankinnasta tehtävä puitesopimus ei tule sisältämään AH:n määräostovelvoitetta. AH pyrkii keskittämään tarkastukset nyt lle puitesopimustoimittajalle, mutta solmittava puitesopimus ei muodosta puitesopimustoimittajalle yksinoikeutta AH:n tarkastuspalveluihin. 2. Vuokrahuoneistojen muuttotarkastusten ja remonttien hallinnoinnin palvelukuvaus Huoneistojen tarkastukset suoritetaan kohteessa paikan päällä. Huoneistojen tarkastusraporttien laatiminen ja tarkastuksissa ilmi käyvien tarpeellisten remonttien tilaukset tehdään AH:n huoneistojen hallintaa koskevassa tietojärjestelmässä (ns. Tampuuri-tietojärjestelmä). Tampuuri- tietojärjestelmästä on saatavissa remontoinnissa tarvittavat mm. taloyhtiön tiedot sekä aikaisemmat tehdyt remontit. Tampuuri tietojärjestelmään tulee lista valitun puitesopimustoimittajan suoritettavaksi tulevista asuntotarkastuksista, kun asunto on irtisanottu. AH tekee Tampuuri-tietojärjestelmään merkinnän asunnon vapautumisesta, kun asunto on irtisanottu. laatii tarkastuslomakkeen Tampuuri-tietojärjestelmään (kopio tarkastuslomakkeesta on tarjouspyynnön liitteenä 5), jossa tehdään myös remontti- ja/tai siivoustilaus urakoitsijalle/siivousyhtiölle sekä asunto-osakeyhtiölain edellyttämän muutostyöilmoitus taloyhtiölle. Tilaukset tehdään AH:n hankintasopimuksien mukaisten urakoitsijoiden ja toimijoiden kanssa. Remonttiin, jonka arvo ylittää 7000 euroa, on kysyttävä AH:n kirjallinen lupa (esim. sähköpostilla) ennen tilauksen tekemistä. n on tuotettava tarkastuspalvelu (esimerkiksi kohteessa käynti, tarkastusraportit sekä remonttien ja siivousten tilaukset) kokonaisuudessaan suomen kielellä. n suorittama urakoitsijan lähettämän remonttilaskun ja/tai siivouspalvelun toimittajan laskun tarkastus toimii Itella Workflow-tietojärjestelmässä. Kilpailutuksen lopputuloksena lle puitesopimustoimittajalle annetaan tunnukset ja riittävä määrä käyttöoikeuksia Tampuuri tietojärjestelmään. Tampuuri-tietojärjestelmän käyttämiseksi lla lla tulee olla toimiva Internetyhteys, jonka kustannuksista puitesopimustoimittaja vastaa itse. AH järjestää lle AH:n omissa tiloissa perehdytyksen Tampuuritietojärjestelmän käytöstä. Samassa yhteydessä perehdytetään AH:n remontointiohjeisiin. Perehdytyksen kesto on arviolta yksi työpäivä (7,5 h). Perehdytykseen osallistumisesta ja siitä aiheutuvista matkakuluista tms. ei makseta lle puitesopimustoimittajalle mitään erillistä korvausta. Mikäli puitesopimustoimittaja tarvitsee perehdytystä Tampuuri-tietojärjestelmän käyttöön tässä mainittua arviota pidemmän ajan, ei myöskään tästä lisäajasta makseta mitään erillistä korvausta. 1

2 AH vastaa Tampuuri- tietojärjestelmän ylläpidosta ja kustannuksista. AH:n tavoite on huoneistojen tarkastus- ja remontointiprosessin läpivieminen mahdollisimman tehokkaasti huoneistojen tyhjillään olon minimoimiseksi. 3. Hankinnan kohteena oleviin tarkastuksiin kuuluvat toimenpiteet Alla on kerrottu, mitä lta edellytetään, kun kyseessä on huoneiston ennakkotarkastus, varsinainen perustason tarkastus sekä laajempi tarkastus. 3.1 Huoneiston ennakkotarkastus/yksikköhinta Kuten edellä on todettu, AH:n tärkeä tavoite on huoneistojen tarkastus- ja remontointiprosessin läpivieiminen mahdollisimman tehokkaasti huoneistojen tyhjillään olon minimoimiseksi. Tästä syystä, heti kun huoneiston irtisanomisesta on tullut tieto Tampuuri-tietojärjestelmään (AH vie tiedon irtisanomisesta järjestelmään), n on oltava viipymättä yhteydessä vuokralaiseen huoneiston ennakkotarkastuksen toimittamisen sopimiseksi, jotta mahdollisimman varhaisessa vaiheessa saadaan tieto huoneiston remontointitarpeista. AH huolehtii vuokralaisen yhteystietojen toimittamisesta. Samoin AH huolehtii siitä, että vuokralaista tiedotetaan huoneiston irtisanomisen jälkeen siitä, että tulee lähiaikoina sopimaan hänen kanssaan huoneiston ennakkotarkastusajan. n on suoritettava huoneiston ennakkotarkastus 1-2 viikon (viimeistään 14 päivän sisällä irtisanomispäivästä lukien) kuluessa siitä, kun Tampuuri-tietojärjestelmään on tullut tieto huoneiston irtisanomisesta. Ennakkotarkastus huoneistossa suoritetaan asukkaan ollessa paikalla. AH:lla ei ole tässä vaiheessa hallussaan huoneiston avaimia vaan ne ovat vielä vuokralaisen hallussa eli tarkastaja sopii huoneiston ennakkotarkastuksesta suoraan kohteessa, vuokralaisen ollessa paikalla. Ennakkotarkastus suoritetaan tyypillisesti klo 8 17 välisenä aikana. Mikäli vuokralaisen kanssa ei saada sovittua ennakkotarkastusaikaa, ilmoittaa tästä AH:lle. Tällöin katsotaan, ettei kyseessä ole n vastuulla oleva viivästys. Ennakkotarkastuksen yksikköhinta tarkastettavan huoneiston huoneluvun mukaisesti sisältää kaikki ennakkotarkastuksesta aiheutuvat toimenpiteet, jotka on tehtävä viimeistään 14 vuorokauden sisällä huoneiston irtisanomisesta saadusta tiedosta lukien Tampuuri-tietojärjestelmää luvussa 2 kuvatuin tavoin hyödyntäen, joita ovat ainakin: - yhteydenotto vuokralaiseen vuokrahuoneiston tultua irtisanotuksi sekä ennakkotarkastusajan sopiminen vuokralaisen kanssa tapahtuvaksi (sekä, mikäli ennakkotarkastusaikaa ei saada sovituksi, AH:lle tästä ilmoittaminen) - matka toimittajan toimipisteeltä ennakkotarkastettavaan asuntoon sekä sieltä tarkastuksen jälkeen toimittajan toimipisteelle - tarkastus; (silmämääräinen) - merkintä Tampuuri-tietojärjestelmään sitä koskien, onko huoneisto heti valmiina luovutettavaksi ilman erillisiä toimenpiteitä seuraavalle vuokralaiselle. Tällöin lyhyesti ohjeistaa vuokralaista huoneiston loppusiivousta koskien. 2

3 - mikäli katsoo, ettei huoneisto ole heti huoneiston vapauduttua valmiina luovutettavaksi, vaan huoneistossa on tehtävä toimenpiteitä sen vapautumisen jälkeen, merkitsee Tampuuri-tietojärjestelmään, tullaanko huoneistossa tarvitsemaan pientä maalausta tai siivousta vai laajempaa remonttia. Mikäli katsoo, että asunnossa vaadittava remontti edellyttää taloyhtiön lupaa, on tästä ennakkotiedotettava taloyhtiötä jo tässä vaiheessa. 3.2 Varsinainen perustason tarkastus/ yksikköhinta Suoritettavassa tarkastuksessa on käynyt ilmi, että huoneisto ei vaadi kuin mahdollisesti pientä maalausta tai siivousta. Remontti ei vaadi taloyhtiön lupaa, ilmoitus riittää. Koska tarkastuksessa ilmi käyvät toimenpiteet ovat pienehköjä, valitun n ei tarkastuskäynnin ja remontin/siivouksen tilauksen jälkeen tarvitse tehdä erillistä lopputarkastusta. Varsinaisen perustason tarkastuksen yksikköhinta tarkastettavan huoneiston huoneluvun mukaisesti sisältää kaikki perustason tarkastuksesta aiheutuvat toimenpiteet, Tampuuri-tietojärjestelmää luvussa 2 kuvatuin tavoin hyödyntäen, joita ovat ainakin: - avainten nouto AH:n toimistolta (matka toimittajan toimipisteeltä AH:n toimistolle) - matka AH:n toimistolta tarkastettavaan asuntoon sekä sieltä tarkastuksen jälkeen toimittajan toimipisteelle - tarkastus; Pintamateriaalien tarkastus; Huoneiston seinät, katot, lattiat myös kylpyhuonetilat sekä mahdollinen parveke Tarpeiston tarkastus; naulakko, vaatekaapit, keittiökaapistot ja laatikostot sekä leikkuulaudat, hanat, wc-kalusteet, palovaroitin, kattorasiat, pistorasiat, kodinkoneet; kunto ja toimivuus. Irtaimistovaraston tarkastus ja mahdollinen tyhjennyksen tilaaminen - tarkastusraportin kirjoittaminen sekä siivouksen ja/tai remontin tilaus - kaikki tarkastuksessa tarvittava yhteydenpito ja ilmoitukset (Taulukko 1) - remontoijan ja/tai siivouspalvelun toimittajan laskun tarkastus Aiemmissa tarkastuksissa em. toimenpiteiden suorittaminen kyseisellä tarkastustasolla on vienyt aikaa keskimäärin noin 3h, mutta tämä on vain arvio eli vaikka valitun puitesopimustoimittajan suorittaman varsinaisen perustason tarkastuksen aika ylittäisi tai alittaisi edellä kerrotun tuntimäärän, puitesopimustoimittaja saa veloittaa siitä aina vain tarjouslomakkeessa varsinaisen perustason tarkastukselle ko. huoneluvulle ilmoittamansa yksikköhinnan. 3

4 Taulukko 1: Perustason tarkastuksen toimimisvelvollisuudet ja eri tehtäviin varattu aika Tapahtuma, joka aikaansaa toimimisvelvollisuuden Aika, joka on varattu työn tekemiseen Kuka tekee Tieto asunnon vapautumisesta ilmestyy Tampuuri-tietohallintajärjestelmään AH:n toimesta* (AH on vastaanottanut vuokralaiselta asunnon avaimet). on vastaanottanut avaimet AH:lta eli avaimet on luovutettu. Urakoitsija/siivouspalvelun toimittaja on ilmoittanut remontin/siivouksen valmistumisesta tai mikäli urakoitsija/siivouspalvelun toimittaja ei ole ilmoittanut urakan/siivouksen valmistumisesta viimeistään sovittuna valmistumispäivänä, on yhteydessä urakoitsijaan/siivouspalvelun toimittajaan sekä ilmoittaa myöhästymisestä AH:lle. n on haettava avaimet AH:lta viimeistään ilmoitusta seuraavana työpäivänä. lla kolme (3) työpäivää aikaa luovutuspäivästä seuraavasta päivästä lukien suorittaa tarkastuskäynti huoneistokohteessa sekä tehdä remontti- ja/tai siivoustilaus + ilmoitus taloyhtiölle. on yhteydessä AH:n urakoitsijoihin, joilta tilaa remontin ja/tai siivouksen. on velvollinen tämän jälkeen välittömästi merkitsemään remontin/siivouksen sovitun valmistumispäivän Tampuuri-tietojärjestelmään sekä, mikäli urakoitsija/siivouspalvelun toimittaja ei ole ilmoittanut urakan/siivouksen valmistumisesta viimeistään sovitun valmistumispäivän aikana, ottamaan yhteyttä urakoitsijaan/siivouspalvelun toimittajaan ja tiedustelemaan valmistumisesta sekä ilmoittamaan urakoitsijan/siivouspalvelun toimittajan myöhästymisestä AH:lle. Avainten palautus AH:lle viimeistään valmistumisilmoitusta seuraavana työpäivänä tai mikäli urakoitsija/siivouspalvelun toimittaja ei ole ollut yhteydessä an työn sovittuna valmistumispäivänä, täyttää velvollisuutensa eikä syyllisty viivästykseen, jos ottaa yhteyttä urakoitsijaan ja ilmoittaa viivästymisestä AH:lle. 4

5 * n vastuulle kuuluu Tampuuri-tietohallintajärjestelmän seuraaminen, sillä ennakkotieto huoneiston myöhemmästä vapautumisesta on tullut jo aiemmin irtisanomisen myötä. 3.3 Laajempi taso / tuntihinta Tarkastuksessa on käynyt ilmi, että huoneisto vaatii isompaa remonttia. Laajemman tason tarkastukseen kuuluvia ja tuntihinnalla suoritettavia toimenpiteitä, jotka tehdään Tampuuri-tietojärjestelmää kohdassa 2 kuvatuin tavoin hyödyntäen, ovat ainakin: - tarkastus; Pintamateriaalien tarkastus; Huoneiston seinät, katot, lattiat myös kylpyhuonetilat sekä mahdollinen parveke Tarpeiston tarkastus; naulakko, vaatekaapit, keittiökaapistot ja laatikostot sekä leikkuulaudat, hanat, wc-kalusteet, palovaroitin, kattorasiat, pistorasiat, kodinkoneet; kunto ja toimivuus. Irtaimistovaraston tarkastus ja mahdollinen tyhjennyksen tilaaminen - tarkastusraportin kirjoittaminen sekä siivouksen tai remontin tilaus, lupahakemus taloyhtiölle sekä muu yhteydenpito - mahdollisen luvan kysyminen AH:lta sähköpostilla, mikäli remontin arvo ylittää 7000 euroa. - remontin ja siivouksen lopputarkastus (vaatii tarkastuskäynnistä erillisen käynnin huoneistolla, avainten palautus AH:n toimistolle) - remontoijan ja/tai siivouspalvelun toimittajan laskun tarkastus - Lattia- ja keittiökaapistoremonttia koskeva suunnitelma. n suunnitelma on lähinnä lyhyt kirjallinen ehdotus, joka noudattaa AH:n remonttiperiaatteita** (eli se ei sisällä mitään piirustuksia tms). - Kylpyhuoneremonttia koskeva n suunnitelma on lähinnä lyhyt kirjallinen ehdotus, joka noudattaa AH:n remonttiperiaatteita** (eli se ei sisällä mitään piirustuksia tms). Suunnitelmassa tulee huomioida ja selvittää mahdollinen putkiremontin ajankohta. - Jos epäilys kosteudesta, tarkastuksen yhteydessä tehdään kosteusmittaus pintamittarilla ja ilmoitus kosteusepäilystä taloyhtiölle. n tulee esittää ehdotus kustannusten jaosta asunto-osakeyhtiön ja AH:n välillä. Lähtökohta on, että taloyhtiö tekee kosteusvahingosta johtuvat työt. - Huoneiston remontin jälkeinen valokuvaaminen (keittiö, kylpyhuone, olohuone) 5

6 ** AH perehdyttää n remonttiperiaatteisiinsa. Aiemmissa tarkastuksissa toimenpiteiden suorittaminen laajemmalla tarkastustasolla on vienyt aikaa keskimäärin noin 12 h. Toimenpiteistä, jotka veloitetaan tuntihinnalla, puitesopimustoimittaja toimittaa laskun liitteenä toimenpide-erittelyn. Taulukko 2. Laajemman tason toimimisvelvollisuudet ja eri tehtäviin varattu aika Tapahtuma, joka aikaansaa toimimisvelvollisuuden Aika, joka on varattu työn tekemiseen Kuka tekee Tieto asunnon vapautumisesta ilmestyy Tampuuritietohallintajärjestelmään AH:n toimesta* (AH on vastaanottanut vuokralaiselta asunnon avaimet). n on haettava avaimet AH:lta viimeistään ilmoitusta seuraavana työpäivänä. lla kolme (3) työpäivää aikaa luovutuspäivästä seuraavasta päivästä lukien suorittaa tarkastuskäynti huoneistokohteessa sekä tehdä remontti- ja/tai siivoustilaus + lupahakemus taloyhtiölle. on yhteydessä AH:n urakoitsijoihin, joilta tilaa remontin ja/tai siivouksen. on velvollinen tämän jälkeen välittömästi merkitsemään remontin/siivouksen sovitun valmistumispäivän Tampuuritietojärjestelmään sekä, mikäli urakoitsija/siivouspalvelun toimittaja ei ole ilmoittanut urakan/siivouksen valmistumisesta viimeistään sovitun valmistumispäivän aikana, ottamaan yhteyttä urakoitsijaan/siivouspalvelun toimittajaan ja tiedustelemaan valmistumisesta sekä ilmoittamaan on vastaanottanut avaimet AH:lta eli avaimet on luovutettu urakoitsijan/siivouspalvelun toimittajan myöhästymisestä AH:lle. Urakoitsija/siivouspalvelun toimittaja Avainten palautus AH:lle viimeistään on ilmoittanut valmistumisilmoitusta seuraavana työpäivänä tai mikäli remontin/siivouksen valmistumisesta urakoitsija/siivouspalvelun toimittaja ei tai mikäli urakoitsija/siivouspalvelun ole ollut yhteydessä toimittaja ei ole ilmoittanut an työn sovittuna valmistumispäivänä, urakan/siivouksen valmistumisesta täyttää viimeistään sovittuna velvollisuutensa eikä syyllisty valmistumispäivänä, viivästykseen, jos ottaa yhteyttä 6

7 on yhteydessä urakoitsijaan/siivouspalvelun toimittajaan sekä ilmoittaa myöhästymisestä AH:lle. urakoitsijaan ja ilmoittaa viivästymisestä AH:lle. * n vastuulle kuuluu Tampuuri-tietohallintajärjestelmän seuraaminen, sillä ennakkotieto huoneiston myöhemmästä vapautumisesta on tullut jo aiemmin irtisanomisen myötä. ei voi veloittaa mitään ylimääräisiä kustannuksia tarjouslomakkeessa ilmoittamansa ennakkotarkastuksen yksikköhinnan, varsinaisen perustason tarkastuksen yksikköhinnan ja laajemman tason tuntihinnan lisäksi. Näin ollen esimerkiksi matkakustannuksista tai matka-ajasta ei makseta mitään erillistä korvausta vaan niiden tulee sisältyä tarjouslomakkeessa ilmoitettuihin yksikkö- ja tunti hintoihin kaikissa tämän hankinnan kohteen kuvauksen kohdissa 3.1, 3.2 ja