Helsingin kaupunki 1 (8) Kaupunkisuunnitteluvirasto Hallinto-osasto/Ksv

Transkriptio

1 Helsingin kaupunki 1 (8) Tarjouspyyntö Helsingin kasvuun liittyvän viestinnän suunnittelusta HEL T n hallinto-osasto pyytää sitovaa tarjoustanne liitteenä olevan työohjelman mukaisesta työsuorituksesta. Hankinta on avoimen hankintamenettelyn mukainen. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen. Kansallinen hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMA-palvelussa osoitteessa Tarjoajan rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Yrityksen on tullut rekisteröityä yritys- ja yhteisötietojärjestelmään, kaupparekisteriin sekä ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin tai vastaaviin rekistereihin ennen hankintapäätöksen tekemistä, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. tarkistaa rekisteröitymisen. Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, tarjoajan on viraston pyynnöstä toimitettava selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. Tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoajaa ei ole merkitty edellä mainittuihin rekistereihin, jos laki edellyttää tällaista rekisteröitymistä, tai jos tarjoajana on elinkeinonharjoittaja tai yritys, jonka yhtiömies taikka hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja taikka muussa siihen rinnastettavassa asemassa oleva henkilö on määrätty liiketoimintakieltoon. Tarjoajan on tullut huolehtia verojen, sosiaaliturvamaksujen ja lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tilaaja pyytää ennen hankintapäätöksen tekemistä siltä tarjoajalta, jota ehdotetaan valittavaksi, seuraavat selvitykset: kaupparekisteriote, veroviranomaiselta saatava selvitys verojen suorittamisesta,

2 Helsingin kaupunki 2 (8) vakuutusyhtiöltä saatava selvitys lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta sekä selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista tai vastaavat tarjoajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukaiset selvitykset. Tarjoajan tulee hankkia vastaava selvitys myös alihankkijoista ja esittää se vaadittaessa tilaajalle. Mikäli tarjoaja on liittynyt Tilaajavastuu.fi/Luotettava Kumppani - palveluun, tilaaja tarkistaa tiedot -palvelusta. Näytöksi hyväksytään myös RALA ry:n antama todistus. Selvitykset eivät saa olla kolme kuukautta vanhempia laskettuna päivästä, jona ne on jätetty kaupungille. Toimittajan tulee pyydettäessä antaa luettelo niistä henkilöistä, jotka osallistuvat kaupungin hankinnan valmistukseen ja toimittamiseen. Selvitykset tulee toimittaa suomen kielellä. Jollei elinkeinonharjoittajan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään elinkeinonharjoittajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus, joka on käännetty suomen kielelle. Sopimuksen voimassaoloaikana toimittajan tulee kolmen kuukauden välein toimittaa tilaajalle veroviranomaisen selvitys verojen suorittamisesta ja vakuutusyhtiön selvitys lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta sekä 12 kuukauden välein lisäksi kaupparekisteriote ja selvitys sovellettavista työehdoista. Kaupungilla on oikeus hylätä tarjous tai sopimuksen voimassaoloaikana purkaa sopimus verojen ja sosiaaliturva- ja muiden lakisääteisten maksujen maksamisen laiminlyönnin johdosta tai jos hankintayksikkö arvioi saadun selvityksen perusteella, että tarjoaja on syyllistynyt vakavaan virheeseen ammattitoiminnassaan. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä tai sopimus jättää purkamatta, jos laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai kaupungille toimitetaan viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Palveluntuottajan on tilaajan pyynnöstä osoitettava, että palveluntuottajan ja sen käyttämien alihankkijoiden ulkomaisilla työntekijöillä on työnteko-oikeus Suomessa. Ulkomaisella työntekijällä tarkoitetaan henkilöä, joka ei ole Suomen kansalainen.

3 Helsingin kaupunki 3 (8) Lisäksi toimittajan on toimitettava tilaajan pyynnöstä määräajassa muut mahdolliset tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ennen hankintapäätöstä ja sopimuksen voimassaoloaikana. Tarjoaja, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä tai hyväksyttävää selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoajan tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vähimmäisvaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja liitettävä tarjoukseensa selvitys niiden täyttymisestä: Tarjoajalla on oltava kokemusta yhteiskunnallisen viestinnän tai mainonnan suunnittelusta ja toteutuksesta viimeisen kolmen vuoden ajalta. Työryhmän jäsenillä tulee olla kokemuksesta vastaavista tehtävistä. Todistukset ja selvitykset, joiden perusteella vähimmäisvaatimusten täyttyminen todetaan ja kokonaistaloudellinen edullisuus laatupisteiden osalta arvioidaan Valintaperusteet Tarjoajaa pyydetään liittämään tarjoukseen seuraavat todistukset ja selvitykset, joiden perusteella edellä mainittujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen voidaan todeta ja kokonaistaloudellinen edullisuus laatupisteiden osalta arvioida: Enintään kolme referenssiä viimeisen kolmen vuoden ajalta toteutetuista töistä, jotka vastaavat vaativuudeltaan tarjouspyynnön työohjelmassa esitettyä työtä. Referenssitöistä laaditaan enintään yhden A4 pituinen yhteenveto/referenssi. Projektisuunnitelma, jossa esitetään työn vaiheittainen aikataulu, käytettävät työmenetelmät, kokonaistuntimäärä ja työntien jakautuminen henkilöiden kesken työvaiheittain. Tarjoajan tulee antaa selvitys tehtävään nimetyn työryhmän työkokemuksesta. Työkokemuksesta laaditaan enintään yhden A4 pituinen yhteenveto/henkilö. Tarjouksista valitaan kaupungin kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan seuraavien perusteiden avulla, joista tarjoajan on esitettävä selvitys tarjouksessaan: Hinta (40 %)

4 Helsingin kaupunki 4 (8) Referenssit (30 %) Projektisuunnitelma (20 %) Nimetyn työryhmän kokemus ja osaaminen (10 %) Vertailupisteet lasketaan seuraavasti Hinta on ilmoitettava sitovana kokonaishintana sekä verottomana että arvonlisäveroineen. Tarjousten hintoja vertaillaan siten, että edullisimmalle tarjoukselle annetaan 40 pistettä ja muiden tarjousten hintapisteet määräytyvät seuraavan kaavan mukaisesti: [40 pistettä (edullisin hinta)/(tarjoajan hinta)]. Laatupisteet annetaan seuraavasti: Referenssien arvioinnissa käytetään asteikkoa 0-5 siten, että parhaaksi arvioitu tarjous saa arvosanan 5 ja muut tarjoukset tähän suhteutetun arvosanan. Osiosta saatu arvosana muutetaan pisteiksi kertomalla kuudella, jolloin enimmäispisteiksi saadaan 30 pistettä. Projektisuunnitelman arvioinnissa käytetään asteikkoa 0-5 siten, että parhaaksi arvioitu tarjous saa arvosanan 5 ja muut tarjoukset tähän suhteutetun arvosanan. Osiosta saatu arvosana muutetaan pisteiksi kertomalla neljällä, jolloin enimmäispisteiksi saadaan 20 pistettä. Työryhmän kokemuksen ja osaamisen arvioinnissa käytetään asteikkoa 0-5 siten, että parhaaksi arvioitu tarjous saa arvosanan 5 ja muut tarjoukset tähän suhteutetun arvosanan. Osiosta saatu arvosana muutetaan pisteiksi kertomalla kahdella, jolloin enimmäispisteiksi saadaan 10 pistettä. Laatupisteet esitetään 0,5 pisteen tarkkuudella ja hintapisteet yhden desimaalin tarkkuudella. Referenssien arvioinnissa kiinnitämme huomiota seuraaviin asioihin: toteutetut yhteiskunnallisen mainonnan tai -viestinnän toteutukset monimutkaisten asioiden kiteyttäminen selkeäksi ja ymmärrettäväksi laadukas infografiikka toteutuksen yleisilme Projektisuunnitelman arvioinnissa kiinnitämme huomiota seuraaviin asioihin prosessin toteutettavuus edellytetyssä aikataulussa prosessin innovatiivisuus

5 Helsingin kaupunki 5 (8) osallistavien työmenetelmien käyttö kokonaistuntimäärä ja työtuntien jakautuminen henkilöiden kesken työvaiheittain Työryhmän osaamisen ja kokemuksen arvioinnissa kiinnitämme huomiota seuraaviin asioihin yleinen kokemus viestinnän suunnittelusta kokemus yhteiskunnallisen viestinnän tai mainonnan toteuttamisesta kokemus osallistavien työmenetelmien käytöstä Työaikataulu Konseptin suunnittelutyön tulee olla valmis viimeistään Työn tulee olla valmis viimeistään Tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta tarjousajan päättymisestä. Tarjousten julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. Muut ehdot Osatarjouksia ei hyväksytä. Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita vain, mikäli kaupunkisuunnitteluvirasto on etukäteen hyväksynyt alihankkijat. Tarjouksessa tulee nimetä ehdotetut alihankkijat ja ilmoittaa yksityiskohtaisesti, miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden toteutettavaksi.

6 Helsingin kaupunki 6 (8) Sopimus Tarjouksen jättäminen Kaupungilla on oikeus perustellusta syystä hylätä kaikki tarjoukset. Tarjouksen tekemisestä ei voi vaatia korvausta. Kaupungilla on oikeus hylätä tarjouspyynnön vastainen tarjous. n hallinto-osasto tekee valitun toimittajan kanssa sopimuksen (malli liitteenä). Tarjouksentekijöitä kehotetaan tutustumaan sopimusmalliin ja sen sisältöön. Tarjouksentekijä sitoutuu noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut). Tarjoaja ei voi käyttää omia sopimusehtojaan. lla on oikeus hylätä tarjous, jos se sisältää tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Kaupunki ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot sekä hankittavan palvelun perustiedot palvelun kohteen sijaintipaikan verovirastolle neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä. Pääsääntöisesti sopimus voidaan allekirjoittaa ja työ aloittaa vasta hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi, mikä käytännössä merkitsee noin kuukautta päätöksentekopäivästä, mikäli päätöksestä ei valiteta. Sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun kaikki sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai kun tilaus on tehty. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet, joita ei saada ratkaistuksi neuvottelemalla, ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja kirjallisena. Tarjouksen on oltava kokonaisuudessaan perillä Helsingin kaupungin kirjaamossa maanantaina klo mennessä. Tarjouksen voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi tai faksilla numeroon (09) Sähköpostiviestin otsikkokenttään ja tarjouksen yläkulmaan on merkittävä tunnus "Tarjous HEL KASVUVIESTINNÄN TYÖKALUPAKKI". Vaihtoehtoisesti tarjouksen voi toimittaa suljetussa kirjekuoressa, johon on merkitty tunnus "Tarjous HEL KASVUVIESTINNÄN TYÖKALUPAKKI" osoitteeseen:

7 Helsingin kaupunki 7 (8) Hankintaa koskevat kysymykset Helsingin kaupunki Kirjaamo PL HELSINGIN KAUPUNKI Käyntiosoite: Kaupungintalo, Pohjoisesplanadi 11-13, Helsinki 17 Sähköpostiviestin liite saa olla kooltaan enintään 20 Mb. Tiedostomuodot, jotka tilaaja pystyy avaamaan, ovat pdf, zip, doc, xls ja ppt. Tiedostokooltaan suuret liitteet tulee lähettää postitse tai tuoda paperilla kirjaamoon. Tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan sellainen tarjoajan sähköpostiosoite tai faksinumero, jota tarjoaja seuraa jatkuvasti. lähettää hankintapäätöksen tiedoksi ensisijaisesti sähköpostitse. Tarjoajat voivat esittää hankintaan liittyviä tarkentavia kysymyksiä torstaihin kello mennessä ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen kaupunkisuunnittelu@hel.fi tai postitse osoitteeseen:, hallinto-osasto, viestintä, PL 2100, Helsingin kaupunki (käyntiosoite: Kansakoulukatu 3). Kysymyksiin on liitettävä viite "KYSYMYS KASVUVIESTINNÄN TYÖKALUPAKKI". Kysymykset tulee esittää suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan keskiviikkona kello mennessä kaupunkisuunnitteluviraston Internet-sivuilla osoitteessa: -> Virasto palvelee -> Tarjouskilpailut. Myös hankintaa koskevat mahdolliset tarkennukset julkaistaan samassa Internetosoitteessa edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Tarjouspyynnössä mainitut liitteet ja julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot löytyvät internet-osoitteesta -> Virasto palvelee -> Tarjouskilpailut. Ne ovat tilattavissa myös kaupunkisuunnitteluvirastosta. Lisätiedot Heikki Mäntymäki, viestintäpäällikkö, puhelin: heikki.mantymaki(a)hel.fi Outi Karsimus hallintopäällikkö

8 Helsingin kaupunki 8 (8) Liitteet 1 Työohjelma 2 Sopimusmalli 3 Digitaalisen aineiston käyttöohje