OHJE TARJOAJILLE ESPD-LOMAKKEEN TÄYTTÄMISEKSI HANKI- PALVELUSSA

Transkriptio

1 Päivitetty OHJE TARJOAJILLE ESPD-LOMAKKEEN TÄYTTÄMISEKSI HANKI- PALVELUSSA Tarjoajien soveltuvuus voidaan hankintamenettelyssä arvioida ESPD-vakiolomaketta käyttämällä. Tarjoajan jättäessä tarjousta Hanki-palvelussa ( ESPD-lomake löytyy tarjouspyynnön kohdasta "Poissulkeminen ja soveltuvuus (ESPD)". Tämän asiakirjan tarkoituksena on antaa tarjoajilla tarvittavat ohjeet ESPD-lomakkeen täyttämiseksi sähköisessä palvelussa. Tarjoajan on huomioitava, että tarjouksen jättäminen edellyttää kaikkiin ESPD-kysymyksiin vastaamista. ESPD-profiilin tallentaminen Tarjoaja voi tallentaa vastauksensa ns. ESPD-profiiliin. Tällöin esitäytettyjä vastauksia voi hyödyntää automaattisesti palvelun kautta tehtävien uusien tarjousten ESPD-lomakkeilla. Esitäyttö onnistuu Tarjouspalvelun Omat -tiedot -osion ESPD-profiili -kohdassa ja sinne voi tallentaa ESPD-lomakkeen seuraavat kohdat: II osa: Tarjoajaa koskevat tiedot III osa: Poissulkemisperusteet Suosittelemme käyttämään kyseistä toiminnallisuutta tarjousten jättämisen nopeuttamiseksi.

2 ESPD:n täyttäminen Hankintayksikkö on määritellyt ajankohdan, johon asti tarjouksen on vähintään oltava voimassa. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksensa voimassaoloaika, joka ei voi olla lyhyempi kuin Hankintayksikön asettama vähimmäisaika. II osa: Tarjoajaa koskevat tiedot Jakso A: Tarjoajaa koskevat tiedot II osan A-jaksossa tarjoaja täyttää yhteys- ja yksilöintitietonsa pyydettyihin kohtiin. Tarjoaja voi lisätä useampia yhteyshenkilöitä "lisää vastausrivi" -painikkeella. A-jaksossa ilmoitetaan myös, onko tarjoaja mikroyritys tai pk-yritys (ks. alla). Yritysten määritelmät käyvät ilmi kysymyksen alla olevasta infosarakkeesta. Lisäksi tarjoajan tulee kyseisessä kohdassa vastata siihen, onko tarjoaja merkitty mahdolliseen hyväksyttyjen tarjoajien viralliseen luetteloon tai onko sillä vastaava sertifikaatti. Hyväksyttyjen tarjoajien virallista luetteloa koskevaan kohtaan merkitään Liikenneviraston hankinnoissa "Ei". Kohdassa ilmoitetaan edellä mainittujen tietojen lisäksi myös siitä, osallistuuko tarjoaja hankintamenettelyyn yhdessä muiden tarjoajien kanssa (ts. onko kysymyksessä ryhmittymänä). Mikäli tarjoaja osallistuu hankintamenettelyyn yhdessä muiden kanssa, kohtaan vastataan "Kyllä", jolloin alapuolelle aukeaa kohdat ryhmittymän tietojen täyttämiseksi.

3 Liikenneviraston hankinnoissa tähän merkitään "Ei". Ryhmittymää koskevat tiedot: Ryhmittymän tietoja koskevassa kohdassa (ks. yllä) tarjoaja tai ehdokas voi kuvata asemansa esimerkiksi ilmoittamalla %-osuuden, jolla on mukana ryhmittymässä. Tarjoukseen on liitettävä jokaisesta ryhmittymän jäsenestä oma ESPD-lomake. Katso ohje ryhmittymän jäsenten kelpoisuusselvityksen täyttämispyynnön lähettämisestä tämän ohjeen lopusta sivulta 14 (liite 1). Mikäli tarjoajana ei ole ryhmittymä, kohtaan vastataan "Ei", jolloin muita tietoja ei tarvitse täyttää. II osan A-jakson lopussa (jos hankinta on jaettu osiin) ilmoitetaan hankinnan osa/osat, johon tarjous halutaan antaa. Mikäli hankintaa ei ole jaettu osiin, kohdan voi jättää tyhjäksi. Jakso B: Tarjoajan edustajia koskevat tiedot II osan jaksossa B ehdokas tai tarjoaja ilmoittaa yhden tai tarvittaessa useamman henkilön nimen ja osoitteen. Henkilöiden tulee olla valtuutettuja edustamaan ehdokasta tai tarjoajaa kyseisessä hankintamenettelyssä.

4 Edustusta koskevia lisätietoja kohtaan (edustuksen muoto, laajuus, tarkoitus jne.) tarjoaja tai ehdokas ilmoittaa, että henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus tai että henkilö edustaa tarjoajaa tai ehdokasta valtakirjalla. Jakso C: Muiden yksiköiden voimavarojen hyväksi käyttämistä koskevat tiedot II osan jaksossa C ehdokas tai tarjoaja ilmoittaa, hyödyntääkö se alihankkijoiden voimavaroja täyttääkseen hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Kohdassa ei tarkoiteta sopimuksen aikaisessa toiminnassa mahdollisesti käytettäviä alihankkijoita, joita koskevat tiedot tulee tarvittaessa ilmoittaa erikseen kohdassa D. Tässä kohdassa vastataan "Kyllä, jos ehdokas tai tarjoa viittaa esimerkiksi toisen yrityksen henkilöstöön tai toisen yrityksen referensseihin täyttääkseen hankintayksikön asettamat vaatimukset henkilöstön pätevyydestä tai tarjoajan referensseistä. Jos kohdan kysymykseen vastataan "Kyllä, on myös niiden yksiköiden (esimerkiksi yritysten), johon voimavaroihin (henkilöstö, kokemus, kalusto) ehdokas tai tarjoaja viittaa, täytettävä omalta osaltaan ESPD-lomakkeen II osan A ja B jaksot sekä III ja VI osat. Kaikki ESPD-lomakkeet

5 tulee liittää tarjoukseen. Alihankkijoiden kelpoisuusselvityksen täyttämispyyntö lähetetään samalla tavalla kuin ryhmittymän jäsenten kelpoisuusselvityksen täyttämispyyntö, johon löydät ohjeen tämän asiakirjan lopusta sivulta 14. Mikäli muiden yksiköiden voimavaroja ei hyödynnetä soveltuvuusvaatimusten täyttämiseksi, kohtaan vastataan "Ei" Jakso D: Sellaisia alihankkijoita koskevat tiedot, joiden voimavaroja tarjoaja ei käytä hyväksi II osan jaksossa D ehdokas tai tarjoaja ilmoittaa, aikooko se teettää osan hankintasopimuksesta kolmansilla osapuolilla, eli käyttääkö se alihankkijoita sopimuksen aikaisessa toiminnassa. Jos jakson kysymykseen vastataan "kyllä, ehdokas tai tarjoaja voi halutessaan lisäksi ilmoittaa sen alihankkijan nimen, jota se aikoo käyttää sopimuksen aikaisessa toiminnassa. Tässä tapauksessa hankintayksikkö ei ole vaatinut lisätietoja alihankkijoista = kyllä/ei -vastaus riittävä Mikäli hankintayksikkö on tarjouspyyntöasiakirjoissa vaatinut lisätietoja sopimuksen aikana mahdollisesti käytettävistä alihankkijoista, on jokaisesta ilmoitetusta alihankkijasta tehtävä oma ESPD-lomake. Em. tapauksessa tarjoajan tai ehdokkaan vastattua "kyllä" ensimmäiseen kohtaan, avautuu alapuolelle alihankkijan nimen täydentämisen lisäksi (vrt. yllä) ilmoitus siitä, että myös alihankkijat kutsutaan vastaamaan kelpoisuusselvitykseen. Ohjeistus tulee näkyviin, mikäli hankintayksikkö on tarjouspyynnössä vaatinut lisätietoja alihankkijoista Mikäli hankintayksikkö on pyytänyt ko. tietoja, tulee jokaisesta ilmoitetusta alihankkijasta tehdä oma ESPD-lomake, josta on täytetty II osan A ja B jaksot sekä III ja VI osat. Kaikki ESPDlomakkeet tulee liittää tarjoukseen. Alihankkijoiden kelpoisuusselvityksen täyttämispyyntö lähetetään samalla tavalla kuin ryhmittymän jäsenten kelpoisuusselvityksen

6 täyttämispyyntö, johon löydät ohjeen tämän asiakirjan lopusta sivulta 14. III osa: Poissulkemisperusteet Tässä kohdassa ehdokas tai tarjoaja ilmoittaa, rasittaako sitä jokin hankintadirektiivissä säädetty poissulkemisperuste. Tarjoajan tai ehdokkaan tulee käydä jokainen kohta läpi ja jos ehdokasta tai tarjoajaa rasittaa jokin listatuista poissulkemisperusteita, on kyseisen poissulkemisperusteen kohdalla vastattava "Kyllä". Mahdolliset tuomioistuimen ratkaisut tulee ilmoittaa riippumatta tuomion ajankohdasta. Hankintayksikkö arvioi, onko tuomiolla merkitystä poissulkemisperusteena. Jakso A: Tuomioihin liittyvät perusteet Tältä osin jätetään täyttämättä, ks. alla. Jos pakollisen poissulkemisperusteen tiettyyn kohtaan täyttää vastaukseksi "Kyllä (ks. yllä), ilmoitetaan tuomion päiväys, perusteet tuomiolle, tiedot tuomion saajasta sekä poissulkemisajanjakson pituus (siltä osin kuin se määrätään suoraan tuomiossa). Suomessa tuomioistuimet eivät sulje rikostuomion rasittamia toimittajia tarjouskilpailuista tietyksi ajanjaksoksi, joten tältä osin kohta jätetään täyttämättä. Jos poissulkemisperusteen rasittamiseen ilmoitetaan vastaukseksi "Kyllä, ehdokas tai tarjoaja voi ilmoittaa, onko se ryhtynyt toimiin luotettavuuden osoittamiseksi (ns.

7 puhdistautuminen). Korjaavista toimista voidaan esittää hankintadirektiivin mukaan esimerkiksi näyttö siitä, että ehdokas tai tarjoaja "on maksanut tai sitoutunut maksamaan korvauksen kaikista vahingoista, joita rangaistavasta teosta tai virheestä on aiheutunut, selvittänyt tosiasiat ja olosuhteet kattavasti toimimalla aktiivisesti yhteistyössä tutkintaviranomaisten kanssa ja toteuttanut konkreettiset tekniset sekä organisaatioon ja henkilöstöön liittyvät toimenpiteet, joilla voidaan tarkoituksenmukaisesti estää uudet rangaistavat teot tai virheet. Jaksossa tiedustellaan kunkin poissulkemisperusteen osalta myös sitä, onko tieto rikostuomiosta saatavilla sähköisesti. Tällä hetkellä rikosrekisteriotteet eivät ole saatavissa rajoituksetta sähköisesti, joten jokaiseen kohtaan vastataan "Ei". Tähän merkitään kaikissa tuomioita käsittelevissä kohdissa "Ei", koska tiedot eivät ole rajoituksetta saatavissa sähköisesti. Jakso B: Verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyvät perusteet III osan jaksossa B ehdokas tai tarjoaja ilmoittaa, onko se rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan. Jos kohtaan ilmoitetaan vastaukseksi "kyllä, avautuu lisäkohtia, joissa ilmoitetaan muun muassa ehdokkaan tai tarjoajan jäsenvaltio sekä verovelan määrä.

8 Lisäksi ehdokkaan tai tarjoajan tulee ilmoittaa tapa, jolla velvoitteiden rikkominen on todettu (esim. oikeudellisella tai hallinnollisella päätöksellä). Koska Suomessa verojen ja sosiaaliturvamaksujen velvoitteiden rikkominen osoitetaan useimmissa tapauksissa muutoin kuin lainvoimaisella oikeudellisella tai hallinnollisella päätöksellä, ehdokas tai tarjoaja täyttää kohdan "Muulla tavalla, millä". Tällöin kohdassa voidaan esimerkiksi ilmoittaa, että Suomessa verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamatta jääminen osoitetaan verovelkatodistuksella. Kohdassa ehdokas tai tarjoaja voi vielä lisäksi ilmoittaa, onko se kuitenkin jo suorittanut maksut tai sopinut sitovasta järjestelystä maksamatta jääneiden verojen maksamiseksi. Jos tässä kohdassa ilmoitetaan vastaukseksi "Kyllä", ehdokas tai tarjoaja voi vielä tarkentaa jo suoritettuja maksuja tai sitovaa maksujärjestelyä. III osan jaksossa B ehdokas tai tarjoaja ilmoittaa vielä lisäksi, onko se verojen lisäksi rikkonut myös sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan. Jos kohtaan ilmoitetaan vastaukseksi "Kyllä", tällöin tarjoajan täytettäväksi tulevat samat kohdat kuin verojen maksamiseen liittyviä velvoitteita rikottaessa. Jakso C: Maksukyvyttömyyteen, eturistiriitoihin tai ammatin harjoittamisessa tapahtuneeseen virheeseen liittyvät perusteet Ehdokas tai tarjoaja ilmoittaa III osan jaksossa C, rasittaako sitä jokin hankintadirektiivin harkinnanvarainen poissulkemisperuste.

9 Kohtiin "Onko tämä tieto saatavilla sähköisesti" merkitään "Ei". Jos poissulkemisperusteen rasittamiseen ilmoitetaan vastaukseksi "Kyllä, ehdokas tai tarjoaja voi ilmoittaa, onko se ryhtynyt toimiin luotettavuuden osoittamiseksi (ns. puhdistautuminen). Korjaavista

10 toimista voidaan esittää hankintadirektiivin mukaan esimerkiksi näyttö siitä, että ehdokas tai tarjoaja maksanut tai sitoutunut maksamaan korvauksen kaikista vahingoista, joita rangaistavasta teosta tai virheestä on aiheutunut, selvittänyt tosiasiat ja olosuhteet kattavasti toimimalla aktiivisesti yhteistyössä tutkintaviranomaisten kanssa ja toteuttanut konkreettiset tekniset sekä organisaatioon ja henkilöstöön liittyvät toimenpiteet, joilla voidaan tarkoituksenmukaisesti estää uudet rangaistavat teot tai virheet. Kohtaan "Onko tämä tieto saatavissa sähköisesti" merkitään "Ei"

11 Jakso D: Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet Julkisista hankinnoista annetussa laissa (1397/2016, hankintalaki) on yksi kohta, jossa mainitut rikokset ovat puhtaasti kansallisia poissulkemisperusteita. Tämä kohta on hankintalain 80 :n 2 momentti joka sisältää useamman rikoslain 47 luvun työrikoksen. III osan jaksossa D tarjoaja täyttää, onko se tai sen johtohenkilö tai edustus-, päätös-, tai valvontavaltaa käyttävä henkilö rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu rikoslain 47 luvun 1 :ssä tarkoitetusta työturvallisuusrikoksesta, 47 luvun 2 :ssä tarkoitetusta työaikasuojelurikoksesta, 47 luvun 3 :ssä tarkoitetusta työsyrjinnästä, 47 luvun 3 a :ssä tarkoitetusta kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, 47 luvun 5 :ssä tarkoitetusta työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai 47 luvun 6 a :ssä tarkoitetusta luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä. Kohtiin "Onko tämä tieto saatavilla sähköisesti" merkitään "Ei". Jos vastaus on "Kyllä", avautuu kohta, jossa ehdokas tai tarjoaja ilmoittaa onko se ryhtynyt toimiin luotettavuuden osoittamiseksi (ns. puhdistautuminen). Kohtaan "Onko tämä tieto saatavissa sähköisesti" vastataan "Ei". ESPD-lomakkeessa siirrytään III osan jälkeen suoraan VI osaan loppulausumat. IV osa valintaperusteet eli hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset ilmenevät ESPDlomakkeen kohdasta "tarjouspyynnön muut ehdot". V osa kelpuutettujen ehdokkaiden määrän vähentäminen tulee tarjoajan täytettäväksi vain käytettäessä rajoitettua hankintamenettelyä. Näin ollen tästä ESPD-lomakkeesta puuttuvat osat IV ja V.

12 VI osa: Loppulausumat Lomakkeeseen täytetään lisäksi päivämäärä ja paikka. Tarjouspalvelun kautta laadittu ESPD-lomake välittyy hankintayksikölle osana tarjousta samalla, kun tarjous jätetään. Huomaa, ettei tarjousta voi jättää ennen kuin kaikki tarvittavat alihankkijoiden ja ryhmittymän jäsenten ESPD-lomakkeet on täytetty. Katso tarkemmin ohjeet kelpoisuusselvityksen täyttämispyynnön lähettämisestä tämän oheen lopussa olevasta liitteestä 1. Tarjouspyynnön muut ehdot Tarjouspyynnön muita ehtoja käsittelevässä kohdassa tarjoajan on täytettävä hankintayksikön asettamia soveltuvuusvaatimuksia koskevat tiedot.

13 Merkittävä "Kyllä".

14 Tarjoajan tai ehdokkaan tulee tutustua tilaajan ilmoittamiin soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksiin ja vastata kohtaan "Kyllä", mikäli se täyttää tarjouspyyntöaineistossa olevan vaatimuksen. Tarjoajan on huomioitava, että koska kyseessä on vähimmäisvaatimus, kohtaan on vastattava "Kyllä", jotta lomakkeen täyttämistä voidaan jatkaa. Tarjoajan on huomioitava, että hän vastaa näihin kysymyksiin myös alihankkijoidensa ja edustamansa ryhmittymän puolesta. Vaikka alihankkija tai ryhmittymän jäsen täyttäisikin ESPDlomakkeen omalta osaltaan, he eivät vastaa tässä kohdassa esitettyihin kysymyksiin. Lisäksi on syytä huomata, että jossain kohdissa tarjoajan on lisättävä liitetiedosto vaaditun selvityksen esittämiseksi. Mikäli kohdassa on tarpeen palauttaa tieto myös alihankkijan tai muiden ryhmittymän jäsenten osalta, tulee tarjoajan palauttaa pyydetty tieto myös heidän osaltaan.

15 Lopuksi täytetty lomake tulee tallentaa painamalla oikeasta alakulmasta löytyvää "tallenna"- painiketta. LIITE 1: Ryhmittymän jäsenten / alihankkijoiden kelpoisuusselvityksen täyttämispyynnön lähettäminen Mikäli tarjoaja on ilmoittanut "Tarjoajaa koskevat tiedot" -osassa, että tarjous tehdään yhdessä muiden tarjoajien kanssa (ts. ryhmittymänä), tulee ryhmittymän jäsenten antaa omat kelpoisuusselvityksensä ennen kuin varsinainen tarjoaja pystyy jättämään tarjouksensa sähköisessä palvelussa (II Osa, jakso A). Tarjoajan on huomioitava, että jokaisen ryhmittymän jäsenen tulee antaa oma kelpoisuusselvityksensä. Mikäli tarjoaja on "Muiden yksiköiden voimavarojen hyväksi käyttämistä koskevat tiedot" -osassa ilmoittanut käyttävänsä hyväksi muiden yksiköiden voimavaroja, on näiden tarjoajan viittaamien yksiköiden (ts. alihankkijoiden) täytettävä myös omat kelpoisuusselvityksensä (II Osa, jakso C). Myös sellaisten alihankkijoiden, joiden voimavaroja tarjoaja ei käytä hyväksi, tulee joissain tapauksissa täyttää omat kelpoisuusselvityksensä ennen varsinaisen tarjouksen jättämistä. Tällaisista sopimuksen aikaisessa toiminnassa käytettävistä alihankkijoista on täytettävä omat kelpoisuusselvitykset ainoastaan sellaisessa tapauksessa, että hankintayksikkö on tarjouspyyntöasiakirjoissa erikseen tällaisia lisätietoja vaatinut (ks. lisää II Osa, jakso D). Muussa tapauksessa on riittävää, että hankintayksikkö ainoastaan ilmoittaa käyttävänsä alihankkijoita sopimuksen aikaisessa toiminnassa. Tämä ohje soveltuu sekä edellä mainittujen ryhmittymien jäsenten, että alihankkijoiden kelpoisuusselvityksien täyttämispyyntöjen lähettämiseen. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouspyynnöllä aiemmin ilmoittamiensa ryhmittymän jäsenten tai alihankkijoiden (ks. II Osa, jaksot A, C ja D) sähköpostiosoitteet "Tarjouksen lähetys" -välilehdellä. Kun tarjoaja on ilmoittanut ryhmittymän jäsenen / alihankkijan sähköpostiosoitteen sille varatussa kentässä, tarjoaja lähettää kelpoisuusselvityksen täyttämispyynnön ryhmittymän jäsenelle / alihankkijalle painamalla "Lähetä tietojen täydennyspyyntö" -painiketta. Ryhmittymän jäsen /

16 alihankkija saa tämän jälkeen sähköpostiinsa viestin, joka sisältää linkin Hanki-palveluun ja kelpoisuusselvityksen täyttämiseen. Kun tarjoaja on lähettänyt ryhmittymän jäsenen / alihankkijan kelpoisuusselvityksen täyttämispyynnön edellä selostetun ohjeistuksen mukaisesti, muuttuu ryhmittymän jäsenen / alihankkijan nimen edessä oleva ympyrä punaisesta keltaiseksi. Tarjoaja voi lähettää pyynnön uudelleen painamalla "Lähetä tietojen täydennyspyyntö uudelleen" - painiketta, mikäli ryhmittymän jäsen / alihankkija ei ole käynyt täyttämässä kelpoisuusselvitystä. Ryhmittymän jäsenen / alihankkijan täytettyä kelpoisuusselvityksen, ilmestyy tämän nimen edessä olevan ympyrän viereen huutomerkki. Ryhmittymän jäsenen / alihankkijan sähköpostiosoitteen viereen ilmestyy samalla myös "Hyväksy vastaukset" -painike, jonka vasemmalla puolella olevaa PDF-tiedoston ikonia painamalla tarjoaja voi tarkastella ryhmittymän jäsenen / alihankkijan antamia vastauksia. Tarjoaja voi hyväksyä/hylätä ryhmittymän jäsenen / alihankkijan antamat vastaukset "Hyväksy vastaukset" ja "Hylkää vastaukset" -painikkeilla. Tarjoajan hyväksyessä ryhmittymän jäsenen / alihankkijan kelpoisuusselvitykseen antamat vastaukset, muuttuu ryhmittymän jäsenen / alihankkijan edessä oleva ympyrä keltaisesta vihreäksi. Tarjoajalla on kuitenkin vielä tämän jälkeen mahdollisuus peruuttaa hyväksyntä painamalla "Peruuta vastausten hyväksyntä" -painiketta. "Lähetä tarjous" -painike aktivoituu, kun kaikkien ryhmittymän jäsenten / alihankkijoiden nimien edessä oleva ympyrä on muuttunut vihreäksi ja kaikki tarjouksen pakolliset tiedot ovat syötetty.