Sähköinen asiointi isännöinnissä

Transkriptio

1 Sähköinen asiointi isännöinnissä Kehitä asiantuntijuuttasi parhaassa seurassa Timo Varis #tampuurikäyttäjäpäivät #visma

2 Miksi kehittää isännöinnin sähköisiä palveluja?! Isännöintialan laaja digiselvitys 2018 paljastaa seuraavaa: Taloyhtiössä asuvat haluavat hoitaa asiansa sähköisesti Eri ikäluokkien välillä ei ole ratkaisevia eroja valmiuksissa ja sähköisten palvelujen käyttöhalukkuudessa 67 % asiakkaista haluaa vastaanottaa kaiken viestinnän sähköisesti! Isännöintalan digiselvitys 2018 (Isännöintiliitto)

3 Visma Tampuurin sähköiset palvelut! Tampuurin asukassivut julkaistu tammikuussa 2018! Palvelussa nyt rekisteröitynyttä käyttäjää! Suosituimmat palvelut ovat oma talous ja varauspalvelu Booking! Kaikki asukassivuilla esitettävä data noudetaan Tampuurista Ei ylläpitoa moneen paikkaan! Palvelut otettavissa käyttöön moduulikohtaisesti

4 Asumisen aikaiset palvelut

5 Kohteen tiedotteet! Tiedotteet tiileen lisätään kohdekohtaista viestintää.! Tampuurin postitustyökalun avulla on mahdollista lisätä tiedote kohdekohtaisesti. Tämä viesti nousee asukassivujen tiedotteet tiileen kaikille niille kohteille joille viesti on määrätty lähtevän.

6

7 Viestintä! Viestintä tiili on kahdensuuntaista viestiä Asukas voi ilmoittaa asiakaspalvelulle esim. vuokran maksun viivästymisestä Tieto tallentuu Tampuurin yhteydenotto -työjonoon! Viestihistoria jää asukkaalle ja Tampuuriin talteen! Käyttäjä saa uudesta viestistä herätteen sähköpostiin esim. Asukassivuille on lisätty uusi viesti

8

9

10 Reaaliaikainen keskustelu (Giosg)! Asukassivuilla voidaan ottaa käyttöön myös reaaliaikainen viestintä Chat-ikkuna näytetään vain kun asiakaspalvelu on paikalla Giosg-chatin avulla nähdään kuka Tampuurin osapuoli apua pyytää ja voidaan tarvittaessa avata oikea osapuolikortti jatkotoimia varten

11 Oma talous! Oma talous tiilessä käyttäjä näkee oman saldon! Lista tehdyistä suorituksista! Lista erillislaskuista

12

13 Kohde (Tampuurin reskontrasopimus)! Listataan kohteen perustiedot Osoite Huoneistotyyppi Pinta-ala Asumisen alkupäivä Asumisen loppupäivä Vastike

14 Kiinteistön tiedot! Esitetään kiinteistön tiedot Oleelliset tiedot valittavissa, esimerkiksi esteettömyys, tv-tekniikka, hissien lukumäärät yms.! Kohteen lyhyt kuvaus sekä kuva! Yhteystiedot (kohdekohtaiset esim. kohteen huoltoyhtiö)! Linkit (esimerkiksi pelastussuunnitelmaan)! Kohteen rakennukset

15

16 Kulutustiedot! Huoneistokohtainen kulutusseuranta mahdollista käyttäjälle huoneiston päiväkohtaisen kulutuksen seurannan Tällä hetkellä yhteys on luotu Verto Liveen Mahdollisuus kytkeä myös muihin kulutuksenhallintajärjestelmiin! Kiinteistökohtainen kulutusseuranta vaatii Tampuurin kulutusseurannan moduulin

17 Ilmoitukset! Ilmoitus-moduuli mahdollistaa uuden ilmoituksen jättämisen, sekä aiemmin jätettyjen ilmoitusten selailun! Käyttäjä näkee omien ilmoitusten tilat (onko työ aloittamatta, työn alla vai tehty)! Kysymyspatterin avulla ilmoitus ohjataan oikealle työnsuorittajalle

18

19 Dokumentit! Mahdollisuus näyttää dokumenttipankin kansion dokumentteja! Näkyvyys perustuu kansioiden roolittamiseen! Perustoteutuksessa rooleja on kolme: Asukas Osakas Hallituksen jäsen

20 Remontit! Mahdollistaa kustannuspaikan remonttien katselun ja selailun Näkyy hallituksen jäsenelle! Näkyvät remontit voivat olla seuraavissa tiloissa Budjettiesitys PTS-esitys Hyväksytty! Remonteista näytetään Kuvaus Hinta Tila Vastuuhenkilö Suoritusaika

21 Asumisen palvelut! Asumisen palvelut tiileen on mahdollista lisätä linkkejä omiin tai kolmannen osapuolen palveluihin esim. Omille kotisivuille Sähköinen irtisanominen Hakemuksen muokkaus Varauspalvelu

22 Varaukset! Asukassivut integroituvat saumattomasti Tampuuri Booking varauspalveluun! Varata voidaan Pesutupaa Kerhohuoneita Autopaikkoja Saunavuoroja Häkkivarastoja! Varattu resurssi siirtyy maksulajiksi Tampuurin reskontrasopimukselle! Varauspalveluun on mahdollista integroida Paytrail-maksu

23 Tampuuri Booking Palvelun demo

24 Varaukset, jatko! Palautetta on kuunneltu, ja varauspalvelu ollaan tuomassa suoraan asukassivuille omaksi tiilekseen

25

26 Asukassivut Palvelun demo

27 Roadmapilla ! Mobiilinotifikaatiot! Tietopankki! Avaintilaukset (osakas)! Huoltokalenteri (hallitus)! Hallituksen kokoukset (hallitus)! Vastikeseuranta (osakas)

28 Mobiilinotifikaatiot! Mikä? Asukkaalle puhelimeen tuleva ilmoitus uudesta sisällöstä Viestit, tiedotteet, ilmoituksen valmistuminen yms.! Miksi? Jopa viidesosa käyttäjistä tulee sivuille heti notifikaation saatuaan Ei aiheuta kustannuksia (vrt. sms-viestien hinnoittelu)

29 Tietopankki! Tiili asukassivuilla! Ylläpito Umbraco-sisällönhallintajärjestelmällä Ylläpitäjä ei tarvitse Tampuuri-tunnuksia! Sisällön luokittelu kategorioihin! Sisäänrakennettu hakukone

30 Avaintilaukset! Tiili asukassivuilla Näkyvissä osakkaalle! Näyttää listan avainsarjoista, joita käyttäjä voi tilata! Mahdollistaa tilauksen seurannan ja kertoo koska avain on noudettavissa! Vie tiedot Tampuurin avainhallintaan

31 Huoltokalenteri! Tiili asukassivuilla Näkyvissä hallituksen jäsenelle! Näyttää Tampuurin huoltokalenterin tehtävät Kokonaislukumäärät Työn alla olevat aktiiviset tehtävät Myöhässä olevat tehtävät! Tehtävät näytetään Gant-kaaviona

32 Hallituksen kokoukset! Tiili asukassivuilla Näkyvissä hallituksen jäsenelle! Näyttää hallituksen kokoukset ja niihin liittyvät tarkistuslistat! Näyttää kokouksiin liittyvät liitteet ja mahdollistaa niiden avaamisen Liitteistä näytetään myös se, jos ne on lähetetty sähköiseen allekirjoitukseen Allekirjoittaminen ei tapahdu asukassivuilla, vaan käynnistetään ctampuurista ja toteutetaan Visma Sign palvelulla.! Vaatii Tampuurin Toiminnanohjauksen moduulin

33 Vastikeseuranta / saldoerittely! Toiminto oma talous -tiilessä Näkyvissä asukkaalle ja osakkaalle! Näyttää mistä reskontrasopimuksen kumulatiivinen saldo muodostuu

34 Mikä muu on oleellista?! Sähköinen asiointi kehittyy vauhdilla! Uusia ominaisuuksia julkaistaan jatkuvasti! Palvelu lähti käyntiin 2018 painopisteenään vuokratalosegmentti! Vuoden 2019 painopiste on isännöinti ja hallituksen sähköinen asiointi

35 Joitakin kysyttyjä toimintoja! Sisäänmuuttoilmoitus / osakasvaihdos! Lähtöilmoitus! Muutostöiden ilmoittaminen (osakas)! Yhtiön muutostyöt (hallitus)! Dokumenttien vienti (hallitus)

36 Sisäänmuuttoilmoitus / osakasvaihdos! Sähköisellä tunnistautumisella (pankkitunnukset)! Henkilötietojen syöttö Omat ja mukana muuttavat Osapuolet tulee luotua tampuuriin tai yhdistettyä olemassaoleviin! Muuttoon liittyvien dokumenttien toimitus! Aspan jonoon tehtävä tarvittavista jatkotoimista

37 Lähtöilmoitus! Käynnistetään asukassivuilta! Valittaviin tuodaan voimassaolevat asukasyhteydet Jääkö joku vielä asumaan, vai muuttavatko kaikki?! Päivitetään osapuolille uudet tiedot! Aspan työjonoon tehtävä jatkotoimista Reskissopimuksen muokkaus tai lopettaminen Tarpeen tullen kontaktointi osakkaaseen

38 Muutostöiden ilmoittaminen! Tiili asukassivuilla Näkyvissä osakkaalle Listaa omat muutostyöt Listaa muutostyöhistorian Mahdollistaa uusien muutostöiden syöttämisen! Muutostyöpyynnöt luodaan Tampuurin muutostyönhallintaan Isännöitsijän on mahdollista Tampuurin kautta pyytää lisätietoja Osakas voi syöttää lisätietoja asukassivujen kautta

39 Yhtiön muutostyöt! Tiili asukassivuilla Näkyvissä hallituksen jäsenelle! Listaa kaikki yhtiön muutostyöt! Listaa muutostyöhistorian! Näyttää muutostyön statuksen

40 Dokumenttien vienti! Toiminto dokumenttipankin tiilessä Näkyvissä hallituksen jäsenelle! Mahdollistaa dokumenttien julkaisemisen valittuun kansioon! Dokumentti talletetaan Tampuurin dokumenttipankkiin

41 Kysymyksiä? Timo Varis Puh

42