Sisäasiainministeriön sidosryhmätoiminta ja henkilöstötilaisuudet. Ohjelma vuosiksi Hallinto

Transkriptio

1 Sisäasiainministeriön sidosryhmätoiminta ja henkilöstötilaisuudet Ohjelma vuosiksi Hallinto SISÄASIAINMINISTERIÖN JULKAISUJA 53/2004

2 SISÄASIAINMINISTERIÖ KUVAILULEHTI Julkaisun päivämäärä Tekijät (toimielimestä, toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Sisäasiainministeriön sidosryhmäohjelma -työryhmä, viestintäjohtaja Kaija Uusisilta, puheenjohtaja ja sihteeri. Jäsenet: neuvotteleva virkamies Harri Martikainen, verkkotiedottaja Hanna Urjankangas, viestintäpäällikkö Mikko Väänänen, viestintäpäällikkö Päivi Kaasinen, ylitarkastaja Henri Helo, neuvotteleva virkamies Hannele Savioja, kehittämisneuvos Jurkka Linna, neuvotteleva virkamies Maarit Nikander, koulutusjohtaja Juhani Seppä Julkaisun laji Ohjelma Toimeksiantaja Sisäasiainministeriö Toimielimen asettamispäivä , työryhmä koottiin uudelleen syksyllä 2004 Julkaisun nimi (myös ruotsinkielisenä) Sisäasiainministeriön sidosryhmätoiminta ja henkilöstötilaisuudet, ohjelma vuosiksi Julkaisun osat Tiivistelmä Sisäasiainministeriö tarvitsee tavoitteidensa edistämiseen sidosryhmien tukea ja asiantuntemusta. Ministeriöllä on lukuisia sidosryhmiä. Tästä syystä kattavan sidosryhmätoiminnan hoitaminen edellyttää ministeriön johdon, osastojen ja erillisten yksiköiden suunnitelmallista toimintaa. Sisäasiainministeriön sidosryhmätoiminta ja henkilöstötilaisuudet -ohjelmaan on koottu ministeriön sidosryhmätoimintaa koskevat keskeiset periaatteet ja tavoitteet sekä keskeiset sidosryhmätoimintaan liittyvät toimenpiteet. Ohjelmaan sisältyvät myös ministeriön omalle ja hallinnonalan henkilöstölle järjestettävät vuosittaiset tilaisuudet. Ohjelmaa aletaan soveltaa vuoden 2005 alusta. Ohjelma tarkistetaan kahden vuoden välein. Avainsanat (asiasanat) Henkilöstö, henkilöstöjohtaminen, julkisuus, yhteistyö Muut tiedot Julkaisu löytyy osoitteesta Verkkoversion ISBN-numero on (PDF) Sarjan nimi ja numero Sisäasiainministeriön julkaisuja 53/2004 Kokonaissivumäärä 29 Jakaja Sisäasiainministeriö Kieli Suomi ISSN Hinta 20 + alv Kustantaja Sisäasiainministeriö ISBN (nid.) Luottamuksellisuus Julkinen

3 SISÄASIAINMINISTERIÖ Hallinto Sisäasiainministeriön sidosryhmätoiminta ja henkilöstötilaisuudet Ohjelma vuosiksi Helsinki 2004

4 Sisällys 1 Johdanto 3 2 Sidosryhmätoimintaa koskevat keskeiset periaatteet ja tavoitteet Sisäasiainministeriön keskeiset sidosryhmät 5 3 Henkilöstötilaisuuksia koskevat keskeiset periaatteet 8 4 Sidosryhmien näkemykset 10 5 Keskeiset sidosryhmätoimintaan liittyvät toimenpiteet ja henkilöstötilaisuudet Säädöshankkeet Muut hankkeet Säännölliset sidosryhmätapahtumat Henkilöstötilaisuudet Sisäasiainministeriön toiminta- ja vuosikertomukset Vierailut Taustatiedotustilaisuudet joukkoviestimille Messut 16 6 Sidosryhmärekisteri ja kalenteri 17 7 Sidosryhmätoiminnan arviointi 17 8 Ministeriön johdon, osastojen ja erillisten yksiköiden sidosryhmätoiminta Ministeriön johto Alueiden ja hallinnon kehittämisosasto Kuntaosasto Poliisiosasto Pelastusosasto Rajavartio-osasto Ulkomaalaisosasto Hallintopalveluyksikkö Kansainvälisten turvallisuusasioiden ryhmä Sisäisen tarkastuksen yksikkö Talousyksikkö Viestintäyksikkö 29 2

5 1 Johdanto Sisäasiainministeriö rakentaa turvallista ja tasapainoisesti kehittyvää Suomea. Toimintaajatusta toteuttaessaan ministeriö keskittyy valtion keskushallintouudistuksen linjausten mukaisesti hallituksen ja eduskunnan päätöksenteon valmisteluun, strategiseen ohjaukseen sekä EU-asioiden hoitoon ja kansainväliseen yhteistyöhön. Hallitusohjelmaan sisältyvät politiikkaohjelmat ja hankkeet lisäävät ja korostavat ministeriön yhteistyötä eri ministeriöiden ja muiden keskeisten sidosryhmien kanssa. Suurissa säädöshankkeissa keskeisten yhteistyö- ja kohderyhmien informointi sekä kuuleminen ja/tai osallisuus ovat osa laadukasta säädösvalmistelua. Ministeriö tarvitsee tavoitteidensa edistämiseen sidosryhmien tukea ja asiantuntemusta. Koska ministeriöllä on lukuisia sidosryhmiä, kattavan sidosryhmätoiminnan hoitaminen edellyttää ministeriötason sekä osasto- ja yksikkötason vastuiden määrittelyä. Sidosryhmien kiinnostuksen kohteet poikkeavat toisistaan, joten myös vuoropuhelun muodot ja tiedotuskanavat pitää suunnitella sidosryhmittäin. Suunnitelmallisen sidosryhmätoiminnan apuvälineeksi ministeriö on laatinut tämän sidosryhmätoimintaa ja henkilöstötilaisuuksia koskevan ohjelman, johon on koottu keskeiset sidosryhmätoimintaa koskevat periaatteet, tavoitteet, toimenpiteet ja toiminnan arviointikriteerit. Sidosryhmille järjestettävät keskeisimmät tapahtumat kootaan jatkossa ministeriön sidosryhmäkalenteriin, jota päivitetään säännöllisesti. Ohjelmaan on koottu myös ministeriön ja hallinnonalan henkilöstölle säännöllisesti järjestettävät henkilöstö- ja sidosryhmätilaisuudet sekä ministeriön henkilöstön muistamista koskevat linjaukset. Ministeriön muuta henkilöstöpolitiikkaa koskevat linjaukset sisältyvät henkilöstöstrategiaan. Helsingissä 10. joulukuuta 2004 Ritva Viljanen kansliapäällikkö Kaija Uusisilta viestintäjohtaja 3

6 2 Sidosryhmätoimintaa koskevat keskeiset periaatteet ja tavoitteet Sidosryhmätoiminta on viestintää, tietojen vaihtoa ja vuoropuhelua. Sidosryhmätoiminnan hoitamiseen on lukuisia keinoja: seminaarit, tapaamiset, neuvottelut tiedotustilaisuudet, taustatiedotustilaisuudet, tutustumiskäynnit kuulemis- ja muut informointitilaisuudet sekä erilaiset toiminnasta kertovat esitteet, julkaisut, muistiot ja tiedotteet. Sisäasiainministeriön sidosryhmätoiminta perustuu: ministeriön toiminta-ajatukseen ja arvoihin sisäasiainministeriön toiminta- ja taloussuunnitelmassa vahvistettuihin tavoitteisiin sidosryhmien odotuksiin ja näkemyksiin sekä viranomaisten toiminnalta edellytettävään avoimuuteen. Ministeriön arvot (luotettavuus, muutos- ja yhteistyökykyisyys sekä avoimuus) edellyttävät, että ministeriön antamat tiedot ovat aina oikeita ja riittäviä ja että ministeriössä suhtaudutaan vakavasti sidosryhmien kysymyksiin ja näkemyksiin. Vaikka ministeriö pyrkii sidosryhmätoiminnassaan ennen kaikkea selventämään sidosryhmille omia toiminnallisia tavoitteitaan, sidosryhmien kanssa käytävässä vuoropuhelussa pyritään ymmärtämään myös yhteistyökumppanien arvoja ja näkemyksiä. Sisäasiainministeriön sidosryhmätoiminnan tavoitteet ovat: edistää toiminnalle asetettuja tavoitteita lisätä toiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä lisätä keskeisten sidosryhmien mahdollisuutta osallistua ja vaikuttaa asioiden valmisteluun. Sidosryhmätoimintaan liittyvät tilaisuudet suunnitellaan ministeriössä aina huolella. Sidosryhmätilaisuutta järjestettäessä huolehditaan, että osanottajat tietävät tilaisuuden tavoitteen, tietävät mistä on tarkoitus keskustella ja mitä odotuksia eri osapuolet tilaisuudelle asettavat. Tilaisuuden luonteesta ja sisällöstä keskustellaan sidosryhmän/sidosryhmien edustajien kanssa. Ministeriön johdon ja osastojen välinen sidosryhmätoimintaan liittyvä työnjako linjataan hankkeen valmisteluvaiheessa. 4

7 2.1 Sisäasiainministeriön keskeiset sidosryhmät Sisäasiainministeriön ja sen hallinnonalan toiminnalle asetettujen tavoitteiden näkökulmasta tärkeimpiä ministeriön sidosryhmiä ovat mm. kansalaiset, joukkoviestimet, eduskunta, muut ministeriöt, kunnat, maakunnat, yhdistykset sekä toimialaan liittyvät kotimaiset ja kansainväliset järjestöt. Keskeiset ulkoiset sidosryhmät: kansalaiset, suuri yleisö joukkoviestimet eduskunta, kansanedustajat ja puolueet muut ministeriöt ja niiden hallinnonalan keskusvirastot kunnat Suomen Kuntaliitto, Kuntien eläkevakuutus, Kuntarahoitus, Kunnallinen työmarkkinalaitos, Kuntien takauskeskus lääninhallitukset maakunnanliitot, TE-keskukset, ympäristökeskukset yliopistot ja korkeakoulut, tutkimuslaitokset kansalaisjärjestöt, pakolaisneuvonta, Ihmisoikeusliitto, UNHCR, IOM pelastustoimintaan ja rikostorjuntaan liittyvät viranomaiset, seurat, järjestöt, yhdistykset ja neuvottelukunnat elinkeinoelämä ammattijärjestöt valtion erityisrahoittajat (Sitra, Tekes, Finnvera) vakuutusyhtiöt Euroopan parlamentin, komission ja alueiden komitean suomalaiset virkamiehet kansainväliset yhteistyökumppanit Kansalaiset ja joukkoviestimet Ministeriön ulkoisista sidosryhmistä tärkeimpiä ovat kansalaiset ja joukkoviestimet. Ministeriön viestit tavoittavat suuren yleisön pääasiassa joukkoviestimien kautta. Joukkoviestimien kautta ministeriö saa myös palautetta omasta toiminnastaan ja viestinnän onnistumisesta. Sisäasiainministeriö palvelee toimittajien tiedontarpeita viestintäsuunnitelman linjausten mukaisesti ja järjestämällä säännöllisesti taustatiedotustilaisuuksia valmisteilla olevista asioista ja asiakokonaisuuksista. Joukkoviestimet ovat ministeriön viestintäyksikön ja osastojen tiedotusten keskeisimpiä sidosryhmiä. Joukkoviestimien palvelu kuuluu lisäksi jokaisen virkamiehen tehtäviin. 5

8 Eduskunta, kansanedustajat, muut ministeriöt, järjestöt ja yhdistykset Eduskunta ja kansanedustajat ovat myös ministeriön tärkeimpiä sidosryhmiä. Ministeriön johto järjestää säännöllisesti tapaamisia keskeisten valiokuntien kanssa. Valiokuntia informoidaan erityisesti ajankohtaisista vireillä olevista säädöshankkeista. Muut ministeriöt, keskusvirastot sekä valmisteltavan asian kannalta keskeiset järjestöt ja yhdistykset ovat niitä, joiden kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä valmisteltaessa säädösja muita hankkeita. Ministeriön johto järjestää säännöllisesti tapaamisia muiden ministeriöiden kanssa. Kunnat, maakunnanliitot ja Suomen Kuntaliitto Ministeriön virkamiesjohto järjestää tapaamisia kuntien virkamiesjohdon, luottamushenkilöiden ja kunnallisten organisaatioiden, kuten alueellisten pelastustoimien sekä maakunnanliittojen kanssa. Kuntakompassi -julkaisu on keskeinen kunnille tarkoitettu sidosryhmäjulkaisu. Ajankohtaisista aluekehitykseen liittyvistä asioista tiedotetaan Alue-Integraattori lehdessä. Ministeriön johto tapaa säännöllisesti Suomen Kuntaliiton luottamushenkilöitä ja korkeinta virkamiesjohtoa sekä ammatillisten pääsopijajärjestöjen johtoa. Kansainväliset yhteistyökumppanit Kansainvälisten vierailujen ohella ministeriön johto, osastot ja erilliset yksiköt tekevät kiinteää sidosryhmäyhteistyötä useissa eri kansainvälisissä yhteyksissä. EU-yhteistyöllä on erityisen merkittävä asema ministeriön toiminnassa. Ministeriön johto tapaa säännöllisesti Euroopan parlamentin, komission ja alueiden komitean suomalaisia virkamiehiä. Lisäksi ministeriön virkamiehet osallistuvat lukuisiin neuvoston ja komission työryhmiin sekä komiteoihin. Ministeriöllä on sekä ministeriettä virkamiestasolla tiiviit ja hyvät yhteydet keskeisimpiin EU-tason sidosryhmiin, erityisesti komissioon ja neuvoston sihteeristöön. Yhteistyö EU-tason sidosryhmien kanssa on korostunut uuden rahoituskauden valmistelujen käynnistyttyä, ja se korostuu entisestään Suomen EUpuheenjohtajuuskautta valmisteltaessa. 6

9 EU-yhteistyön lisäksi sisäasiainministeriö osallistuu laajasti kahden ja monenväliseen kansainväliseen yhteistyöhön eri foorumeilla. Kahdenvälistä yhteistyötä toteutetaan pääosin lähialueilla eli Venäjän, Baltian maiden ja Pohjoismaiden sekä lisäksi eräiden muiden EU:n jäsenmaiden kanssa. Sisäasiainministeriö osallistuu monenkeskiseen yhteistyöhön erityisesti Pohjoismaiden kesken ja kansainvälisissä järjestöissä. Keskeisimpiä tahoja ovat Euroopan neuvosto, YK alajärjestöineen, Itämeren maiden neuvosto, NATO, OECD ja muut hallinnonalan kannalta keskeiset kansainväliset järjestöt. Lähialueyhteistyöhankkeet ovat osa sisäasiainministeriön kansainvälistä yhteistyötä. Sisäasiainministeriö toteuttaa lähialueyhteistyötä hallituksen hyväksymän strategian mukaisesti. Lähialueyhteistyön kohteina ovat Luoteis-Venäjän federaatiopiiri, erityisesti Karjalan Tasavalta, Leningradin alue, Murmanskin alue ja Pietari. Hallituksen lähialuestrategian mukaisesti nykymuotoista lähialueyhteistyötä kehitetään asteittain tavanomaiseksi eri viranomaisten, järjestöjen ja alueellisten toimijoiden väliseksi yhteistyöksi. 7

10 3 Henkilöstötilaisuuksia koskevat keskeiset tavoitteet Sisäasiainministeriön, osastojen ja erillisten yksiköiden johdon näkökulmasta oma henkilöstö ja hallinnonalan henkilöstö ovat tärkeimpiä yhteistyökumppaneita. Sisäasiainministeriön tavoitteena on säännöllisiä henkilöstötilaisuuksia järjestämällä: lisätä ministeriön avoimuutta ja toiminnan läpinäkyvyyttä edistää toiminnalle asetettujen tavoitteiden toteutumista ja lisätä henkilöstön mahdollisuuksia osallistua ja vaikuttaa asioiden valmisteluun. Ministeriön arvot (luotettavuus, muutos- ja yhteistyökykyisyys sekä avoimuus) edellyttävät, että ministeriön, osastojen ja erillisten yksiköiden johto suhtautuu vakavasti henkilöstön tiedontarpeisiin ja näkemyksiin. Johto osoittaa arvostustaan henkilöstöä kohtaan informoimalla henkilökohtaisesti henkilöstöään heidän työhönsä keskeisesti vaikuttavista asioista. Ministeriön henkilöstö Ministeriön henkilöstön näkemykset työtyytyväisyydestä (mm. johtamisesta, sisäisestä yhteistyöstä, vaikutusmahdollisuuksista työhön) kartoitetaan säännöllisesti toteutettavilla työtyytyväisyyskyselyillä. Kyselyn tuloksia hyödynnetään mm. henkilöstön koulutuksessa sekä henkilöstön, työyhteisöjen ja toiminnan kehittämisen tavoitteissa ja resursseissa. Ministeriön, osastojen ja erillisten yksiköiden johto osoittaa sitoutuneisuutensa yhteisiin tavoitteisiin kertomalla niistä säännöllisesti henkilökohtaisesti henkilöstölle. Ministeriössä henkilöstöä informoidaan yhteistoimintasopimuksen mukaisesti tuottamalla ajankohtaista tietoa ministeriön intranetiin. Henkilöstön osallistuminen ja vaikutusmahdollisuudet työhönsä liittyviin asioihin turvataan järjestämällä säännöllisesti informaatiotilaisuuksia. Ministeriön työntekijöitä muistetaan heidän täyttäessään 50 ja 60 vuotta ja heidän siirtyessään eläkkeelle. Kunnia- ja virka-ansiomerkit sekä huomionosoitukset pitkään palvelleille (20, 25, 30, 35 ja 40 vuotta) luovutetaan ministeriön vuosijuhlassa. Kunniamaininta vuoden viestintäteosta luovutetaan ministeriön pikkujoulussa. Ministeriön pikkujoulussa palkitaan myös vuoden työhyvinvoinninedistäjä. Ministeriö muistaa myös eläkeläisiään. Ministeriö järjestää vuosittain eläkeläislounaan, jonne kutsutaan ko. vuonna ja edellisenä vuonna ministeriöstä eläkkeelle jääneet. Myös ministeriön vuosijuhlaan, kesätansseihin ja pikkujouluun kutsutaan eläkeläisiä. 8

11 Ministeriön hallinnonalan henkilöstö Sisäasiainhallinnossa työskentelee noin työntekijää. Joukkoviestimien, oman virastonsa ja yksikkönsä johdon kautta sekä osallistumalla ministeriön järjestämiin tilaisuuksiin he saavat tietoa ministeriöstä, ministeriön linjauksista ja strategioista. Hallinnonalan henkilöstön tiedontarpeista ministeriö huolehtii tuottamalla koko henkilöstöä koskevaa tietoa hallinnonalan intranetiin. Lisäksi poliisi- ja pelastusosastot sekä rajavartiolaitos julkaisevat henkilöstölehtiä. Hallinnonalan virastot ja laitokset Ministeriön johto käy hallinnonalansa virastopäälliköiden kanssa säännöllistä tulossuunnitteluun ja budjetointiin liittyvää vuoropuhelua vähintään kaksi kertaa vuodessa järjestettävillä virastopäällikköpäivillä. Lisäksi ministeriön osastot järjestävät säännöllisesti tulostavoitteisiin, budjettiin ja strategioihin liittyviä neuvottelupäiviä toimialoittain. Lääninhallitukset Sisäasiainministeriölle erityisen tärkeä sisäinen sidosryhmä on lääninhallitusten henkilöstö. Kaikki ministeriön osastot ja erillisyksiköt tekevät lääninhallitusten henkilöstön kanssa tiivistä yhteistyötä. 9

12 4 Sidosryhmien näkemykset Suunnitelmallinen sidosryhmätoiminta on osa mielikuvista ja toiminnasta syntyvän maineen hallintaa. Ulkopuolisten sidosryhmien näkemykset ministeriön toiminnasta ja sen kehittämistarpeista kartoitettiin vuonna 2002 SM 2010 strategiaprosessin yhteydessä. Sidosryhmäkyselyn mukaan ministeriön vahvuudet ovat: tärkeä tehtäväalue asiantuntemus ja hyvä henkilöstö. Asiantuntemus herättää sidosryhmissä arvostusta ja luottamusta ministeriötä kohtaan. Keskeisimmät parantamisalueet liittyvät kunta-asioihin, yhteistyöhön, koordinaatioon ja avoimuuteen sekä strategiseen suunnitteluun. Sidosryhmätoiminnassa otetaan huomioon parantamisalueet sekä hyödynnetään ja vahvistetaan vahvuuksia. Sisäasiainministeriö vahvistaa hyvää mainettaan entistä paremmalla toiminnalla ja kertomalla siitä avoimesti ja aktiivisesti julkisuuden kautta suurelle yleisölle ja sidosryhmien kautta kohdennetusti keskeisille sidosryhmille. Sidosryhmien näkemykset ministeriön toiminnasta kartoitetaan säännöllisesti osana toiminnan kehittämistä. Kyselyn tulokset otetaan huomioon ministeriön sidosryhmäohjelmassa. Valtioneuvoston kanslian toimeksiannosta Helsingin yliopisto tutki joukkoviestimien edustajien mielipiteitä, käsityksiä ja kokemuksia valtionhallinnon viestinnästä vuonna Yli puolet kyselyyn vastanneista toimittajista koki valtionhallinnon tiedotuksen kehittyneen kolmen viime vuoden aikana. Perusteluina mainittiin useimmiten uuden viestintätekniikan käyttöönotto ja asenteiden muuttuminen tiedotusmyönteisimmiksi. Toimittajat kiittelivät ennen kaikkea tiedottajien ammattitaitoa: viestinnän selkeyttä, asiallisuutta ja avuliaisuutta. Toimittajat toivoivat lisää avoimuutta ja kritisoivat hitautta, jatkuvaa kiirettä, kankeutta ja byrokraattisuutta. Ennen kaikkea toivottiin aktiivisempaa tiedottamista valmisteltavana olevista asioista, taustoista ja asiakokonaisuuksista. Myös päätösten vaikutuksista ja kansalaisia koskevasta lainsäädännöstä halutaan lisää tietoa. Toimittajat arvioivat valtionhallinnon tiedotuksen tason kokonaisuudessaan tyydyttäväksi arvosanalla 7,8 (v ,5, v. 95 7,4). Sisäasiainministeriön saama arvosana oli 7,4 (v. 00 7,3, v ,9). Sisäasiainministeriö kehittää viestintäänsä viestintäsuunnitelman (SM:n julkaisu 23/2003) mukaisesti. 10

13 5 Keskeiset sidosryhmätoimintaan liittyvät toimenpiteet ja henkilöstötilaisuudet 5.1 Säädöshankkeet Sisäasiainministeriön säädösvalmisteluohjeen mukaan sidosryhmien ja kansalaisjärjestöjen osallisuus ja kuuleminen säädösvalmistelun eri vaiheissa tulee suunnitella ja toteuttaa huolellisesti. Eri tahojen tulee voida esittää omia vaihtoehtojaan jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Ministeriön osastot vastaavat kukin oman toimialansa säädösvalmistelusta. Valmistelijat määrittelevät jo säädöshankkeen suunnitteluvaiheessa hankkeen kannalta keskeiset yhteistyö- ja kohderyhmät. Säädöshankkeisiin liittyvät sidosryhmätapaamiset sisällytetään osastojen sidosryhmäkalentereihin. Laajoissa ja yhteiskuntapoliittisesti merkittävissä säädöshankkeissa käytetään laajapohjaisia valmisteluelimiä. Myös kansalaisjärjestöille ja kansalaisille taataan mahdollisuus antaa palautetta hankkeesta koko valmistelutyön aikana. Lausunto- ja kuulemismenettelyssä kiinnitetään erityistä huomiota kuultavien tahojen kattavuuteen, lausuntopyyntöjen yksilöimiseen, riittävän ajan varaamiseen lausunnonantajille sekä lausuntomenettelyn ja lausuntojen käsittelyn avoimuuteen. Sisäasiainministeriön säädösvalmisteluohjeen mukaan ministeriön osastojen ja valmistelijoiden tehtävänä on pitää yhteyttä ministeriön toimialan kannalta keskeisten valiokuntien valiokuntaneuvoksiin ja tiedottaa heille vireillä olevista hankkeista. Kansliapäällikön johdolla ministeriö järjestää säännöllisesti valiokuntaneuvosten ja säädösvalmistelijoiden yhteisiä tilaisuuksia, joissa esitellään tulevia hankkeita ja keskustellaan yleisistä yhteistyökysymyksistä. Säädöshankkeisiin liittyvää sidosryhmätoimintaa arvioidaan osana säädöshankkeiden arviointijärjestelmää. Säädöshankkeista tiedotetaan ministeriön viestintäsuunnitelman mukaisesti. 11

14 5.2 Muut hankkeet Sisäasiainministeriön hallinnonalan useamman vuoden kattavaan toiminta- ja taloussuunnitelmaan sekä vuosittain tehtävään tulossuunnitelmaan sisältyy lukuisia hankkeita. Osa hankkeista koskettaa useampia ministeriön osastoja ja osa vain valmistelusta vastaavaa osastoa. Suunnitelmallisella sidosryhmätoiminnalla voidaan edistää hankkeiden toteuttamista. Tästä syystä sidosryhmätilaisuudet tulisi sisällyttää osaksi hankkeen toteuttamissuunnitelmaa. Ministeriön johto (ministerit, kansliapäällikkö) keskittyy sidosryhmätoiminnassaan kärkihankkeiden edistämiseen. Osastot, yksiköt ja yksittäiset virkamiehet panostavat sidosryhmätoiminnassaan osaston/yksikön sidosryhmälinjausten mukaiseen toimintaan. Pääsääntöisesti hankkeiden sidosryhmätilaisuuksien suunnittelusta ja järjestämisestä vastaa hankkeesta vastaava osasto tai yksikkö. Tarvittaessa tilaisuuksia järjestetään yhteistyössä eri osastojen ja yksiköiden kanssa. 5.3 Säännölliset sidosryhmätapahtumat Sisäasiainministeriö järjestää itse tai yhteistyössä muiden kanssa säännöllisesti useita omaa toimialuetta keskeisesti koskettavia sidosryhmätapahtumia. Ministeriö järjestää vuosittain sisäisen turvallisuuden seminaarin, jossa eri näkökulmista tarkastellaan Suomen sisäisen turvallisuuden tilaa ja sisäisen turvallisuuden ohjelman toteutumista. Seminaarin käytännön järjestelyistä vastaa poliisiosasto. Valtion alue- ja paikallishallintopäivät pidetään joka toinen vuosi eri puolilla maata. Tilaisuuden järjestävät yhdessä sisäasiainministeriö ja Tampereen yliopisto. Paikallinen korkeakoulu/yliopisto on myös yleensä järjestelyissä mukana. Päivillä käsitellään kulloinkin ajankohtaisia hallinnon kehittämiseen liittyviä aiheita. Päiville kutsutaan valtion johtavia alue- ja paikallisviranomaisia, mutta niille voi osallistua myös ilmoittautumalla. Kihlakunnannimismiehet kokoontuvat neuvottelupäiville vuoden tai kahden välein. Tilaisuudessa keskustellaan ajankohtaisista kihlakuntahallintoa koskevista asioista ja kuullaan alue- ja kunta-, sisä- ja oikeusministereiden puheenvuorot. Tilaisuuden järjestää Kihlakuntahallinnon yhteistyöryhmä, jossa ovat edustettuina sisä- ja oikeusministeriöt, valtakunnansyyttäjävirasto ja lääninhallitukset. Tilaisuuden järjestelyistä vastaa alueiden ja hallinnon kehittämisosasto. 12

15 Maistraattien johdolle järjestetään vuosittain maistraattien johtamista, strategiatyötä, taloussuunnittelua sekä muita ajankohtaisia aiheita koskevat kehittämispäivät. Kaksipäiväisille kehittämispäiville osallistuvat maistraatteja ohjaavat viranomaiset (SM, lääninhallitukset, VRK, OM, PRH) sekä maistraattien päälliköt ja heidän sijaisensa. AHO:n aluehallintoyksikkö sekä maistraattien kehittämisyksikkö (ISLH) vastaavat tilaisuuden järjestämisestä. Kehittämispäivät on viime aikoina järjestetty Kuopiossa. Maistraattien päälliköille järjestetään vuosittain myös ajankohtaisia asioita käsittelevä teemapäivä Helsingissä. Järjestelyistä vastaa AHO:n aluehallintoyksikkö. Vastaavasti lääninhallituksen johdolle järjestetään vuosittain yksi- tai kaksipäiväiset kehittämispäivät Helsingissä. Tilaisuuteen osallistuvat lääninhallituksia ohjaavat viranomaiset (SM, OM, STM, KTM, OPM). Tilaisuuksiin osallistuvat lääninhallituksista maaherrat ja osastopäälliköt. Sisäasiainministeriö järjestää jatkossa joka toinen vuosi, vuorovuosin alue- ja paikallishallintopäivien kanssa, kuntien ja kuntayhtymien johdolle tarkoitetun peruspalveluohjelmapäivän. Järjestelyissä ollaan yhteistyössä muiden ministeriöiden, Suomen Kuntaliiton sekä tutkimusyhteisön kanssa. Peruspalveluohjelmapäivä on kutsutilaisuus, mutta siihen voi osallistua myös ilmoittautumalla. Tilaisuuden järjestelyistä vastaa kuntaosasto. 5.4 Henkilöstötilaisuudet Kansliapäällikön johdolla viestintäyksikkö järjestää vähintään kaksi kertaa vuodessa henkilöstöinfon, jossa henkilöstölle kerrotaan mm. ajankohtaisista toimintaan liittyvistä asioista, tulostavoitteiden toteutumisesta, seuraavan vuoden tulostavoitteista ja budjetista. Hallintopalveluyksikkö järjestää koko henkilöstölle vuosittain työhyvinvointipäivän. Sisäasiainministeriön vuosijuhlaa vietetään Vuosittain järjestettävään tilaisuuteen kutsutaan henkilöstö, eläkeläiset ja kunniamerkin saaneet hallinnonalan virastojen päälliköt. Tilaisuudessa jaetaan kunnia- ja virka-ansiomerkit sekä huomionosoitukset pitkään palvelleille. Sisäasiainministeriö järjestää vuosittain kesätanssit, joka on koko ministeriön henkilöstölle, kaikille keskeisille yhteistyö- ja kohderyhmille tarkoitettu vapaamuotoinen sidosryhmätilaisuus. Sisäasiainministeriön vuosittainen pikkujoulu on ministeriön henkilöstölle, eläkeläisille ja alaisten virastojen päälliköille tarkoitettu ministereiden jouluvastaanotto. Kansliapäällikkö järjestää ministeriön henkilöstölle vuosittain joulupuurotilaisuuden. 13

16 Syksyisin joku ministeriöistä järjestää valtioneuvoston yhteisen budjettiruuhen. Sisäasiainministeriö aktivoi henkilöstöään osallistumaan budjettiruuheen järjestämällä henkilöstölle yhteiskuljetuksen tilaisuuteen. Vuosijuhlan, kesätanssien ja pikkujoulun suunnittelusta vastaa ministeriön huvitoimikunta ja käytännön järjestelyistä viestintäyksikkö. Budjettiruuhen järjestelyistä vastaa viestintäyksikkö. Sisäasiainministeriö järjestää kerran vuodessa eläkeläislounaan, jonka järjestämisestä vastaa hallintopalveluyksikkö. Ministeriön yhteisten tilaisuuksien lisäksi osastot ja erilliset yksiköt järjestävät henkilöstötilaisuuksia omalle ja oman toimialueensa henkilöstölle. 5.5 Sisäasiainministeriön toiminta- ja vuosikertomukset Oleellinen osa sidosryhmätoimintaa on toiminnasta raportointi. Ministeriö tekee vuosittain osana uusimuotoista valtiovarainministeriön julkaisemaa valtion tilipäätöskertomusta sisäasiainministeriön toimintakertomuksen, jonka tulee sisältää oikeat ja riittävät tiedot toiminnan tuloksellisuudesta ministeriön eri toimialoilla. Ministeriö laatii myös osuutensa hallituksen toimenpidekertomukseen, jonka valtioneuvoston kanslia julkaisee. Ministeriö julkaisee jatkossa vuosittain vuosikertomuksen, johon on koottu keskeisimmät toiminnan tulokset sisäisen turvallisuuden, alueellisen kehityksen, hallinnon kehittämisen ja kuntahallinnon toimintakyvyn turvaamisen kannalta. Lisäksi rajavartiolaitos ja poliisin ylijohto julkaisevat erikseen oman sidosryhmille suunnatun vuosikertomuksensa. Ministeriön toimintakertomukseen ja vuosikertomukseen, rajavartiolaitoksen ja poliisin ylijohdon vuosikertomuksiin voi tutustua myös verkkosivuilla. 5.6 Vierailut Vierailut ovat tärkeitä ministeriön ulkoisille sidosryhmille tarkoitettuja tutustumismahdollisuuksia ministeriön henkilöstöön ja toimintaan. Vierailut suunnitellaan huolellisesti. Niiden ohjelmasta, isännöinnistä ja vieraanvaraisuuden tasosta vastaavat pääsääntöisesti ne, joiden kanssa vierailusta on sovittu. Sisäasiainministeriön edustamisessa ja vieraanvaraisuuden osoittamisessa noudatetaan ministeriön sisäistä määräystä. 14

17 Ministeritason kansainvälisten vierailujen järjestämisestä vastaa pääasiassa kansainvälisten turvallisuusasioiden ryhmä. Alueiden ja hallinnon kehittämisosaston ja kuntaosaston toimialoilla kansainvälisten vierailujen valmistelua ohjaa kansliapäällikön alaisuudessa toimiva kansainvälisten asioiden johtaja. Vierailut suunnitellaan ministeriön ja vieraiden toiveiden mukaisesti ja niitä yhteen sovittaen. Oikeus- ja sisäasioiden alalla vierailut priorisoidaan ministeriön turvallisuussektorin ulkosuhdestrategiassa. Huolellisella suunnittelulla varmistetaan vieraiden turvallisuus sekä käytännön järjestelyiden, kuten esimerkiksi kuljetusten sujuvuus. Vieraiden turvallisuudesta ja viihtyvyydestä huolehditaan pääsääntöisesti koko Suomen-vierailun ajan. Edustamisessa ja vieraanvaraisuuden osoittamisessa huomioidaan vieraan asema. Keskeisiä yhteistyötahoja informoidaan vierailuista. Kansainvälisten vierailujen yhteydessä esitellään ministeriön toimintaa ja keskustellaan ajankohtaisista asioista, yhteistyön kehittämisestä sekä molempien kokemuksista. Ministeritapaamisten tarkoituksena on linjata yhteistyötä; virkamiestasolla sovitetaan linjaukset käytännön toimiin. Parhaimmillaan kansainvälinen yhteistyö on silloin, kun suorat yhteydet toimivat organisaatioiden kaikilla tasoilla. Kansainvälisten turvallisuusasioiden ryhmä sekä alueiden ja hallinnon kehittämisosaston ja kuntaosaston toimialoilla kansainvälisten asioiden johtaja huolehtivat ministeriön ylimmän johdon säännöllisestä yhteydenpidosta ja tapaamisten järjestämisestä keskeisten kansainvälisen tason yhteistyötahojen kanssa (mm. ministeriön toimialan EU-komissaarit, komission ja neuvoston sihteeristön pääjohtajat). Nämä tahot pyritään kutsumaan toimikautensa alkuvaiheessa tutustumaan Suomen olosuhteisiin ja näkemyksiin. Uudet vuonna 2004 toimikautensa aloittavat komissaarit ja vuodenvaihteessa valittava neuvoston sihteeristön oikeus- ja sisäasioiden pääosaston pääjohtaja kutsutaan Suomeen hyvissä ajoin ennen Suomen EU-puheenjohtajuuskauden alkua. Kansainvälisten turvallisuusasioiden ryhmä järjestää yhdessä oikeusministeriön kanssa EU:n jäsenmaiden suurlähetystöjen oikeus- ja sisäasioista vastaaville edustajille taustatiedotustilaisuuden ennen EU:n oikeus- ja sisäministerineuvoston kokouksia neuvostossa esillä olevista asioista. 15

18 5.7 Taustatiedotustilaisuudet joukkoviestimille Sisäasiainministeriö järjestää säännöllisesti sekä sisäasiainministerin että alue- ja kuntaministerin toimialaan liittyvistä valmisteilla olevista asioista taustatiedotustilaisuuksia toimittajille. Ministeriön toimialaa seuraavat uutistoimittajien ohella erityisesti oikeus- ja rikostoimittajat, taloustoimittajat, kuntatoimittajat sekä aluepolitiikkaa seuraavat toimittajat. Ministeriön viestintäyksikkö järjestää ministerien, kansliapäällikön ja osastopäälliköiden johdolla 1-2 kertaa vuodessa oikeus- ja rikostoimittajille, kuntatoimittajille ja aluepolitiikkaa seuraaville toimittajille taustatiedotustilaisuuden ajankohtaisista asioista. 5.8 Messut Sisäasiainministeriö esittelee omaa ja hallinnonalansa toimintaa osallistumalla messuille. Messujen yhteydessä tavataan myös keskeisiä sidosryhmien edustajia. Kuntamarkkinat on Kuntaliiton ja Kuntalehden vuosittain järjestämä kuntien ja valtion sekä yritysten ja järjestövaikuttajien keskeinen kohtaamispaikka. Sisäasiainministeriö osallistuu Kuntamarkkinoille koko ministeriön yhteisellä osastolla sekä järjestämällä messujen yhteydessä seminaareja ja tietoiskuja ajankohtaisista ministeriön toimialaan liittyvistä asioista. Puolustus ja Turvallisuus 2005 messut ovat jatkoa joka toinen vuosi järjestetyille maanpuolustusmessuille. Entiset maanpuolustusmessut on laajennettu kattamaan sekä ulkoinen että sisäinen turvallisuus. Sisäasiainministeriö osallistuu Puolustus ja Turvallisuus 2005 messuille yhdessä hallinnonalansa turvasektorin kanssa. 16

19 6 Sidosryhmärekisteri ja -kalenteri Sisäasiainministeriön viestintäyksikkö ylläpitää ministeriötason sidosryhmärekisteriä ja -kalenteria. Sidosryhmärekisteri koostuu ministeriön johdon, osastojen ja yksiköiden tärkeimmistä yhteistyö- ja kohderyhmistä. Sen ajantasaisuudesta ovat kaikki omalta osaltaan vastuussa. Sidosryhmille ja vieraille jaettavista ministeriön lahjoista ylläpidetään yhteistä lahjarekisteriä hallintopalveluyksikössä ja kansainvälisten turvallisuusasioiden ryhmässä. Osastojen omista lahjoista vastaavat osastot ministeriön sisäisen määräyksen mukaisesti. Ministeriön viestintäyksikkö kokoaa kaksi kertaa vuodessa ministeriön sidosryhmäkalenterin. Siihen kootaan ministeriön johdon sidosryhmätilaisuudet sekä osastojen ja yksiköiden merkittävimmät tilaisuudet. Sidosryhmäkalenteria päivitetään säännöllisesti, ja se julkaistaan ministeriön intranetissä. 7 Sidosryhmätoiminnan arviointi Säännöllisesti toteutettavista sidosryhmäkyselyistä ministeriö saa palautetta sidosryhmätoiminnan onnistumisesta. Säädöshankkeet, joilla tavoitellaan merkittäviä muutoksia yhteiskunnassa tai jotka muutoin ovat merkittäviä, arvioidaan ministeriössä käytössä olevan arviointijärjestelmän avulla. Arvioinnin avulla saadaan myös tietoa säädöshankkeeseen liittyvän sidosryhmätoiminnan onnistumisesta. 17

20 8 Ministeriön johdon, osastojen ja erillisten yksiköiden sidosryhmätoiminta 8.1 Ministeriön johto Sisäasiainministeriön keskeiset ulkoiset sidosryhmät ovat kaikki ministeriön johdon (ministerit ja kansliapäällikkö) kannalta tärkeitä sidosryhmiä. Ministeriön johdon sidosryhmätilaisuuksien järjestämisestä vastaavat johdon sihteerit, osastot ja erilliset yksiköt erikseen sovittavalla tavalla. Sidosryhmätilaisuudet pyritään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa sisällyttämään ministeriön sidosryhmäkalenteriin, jotta päällekkäisten tilaisuuksien järjestämiseltä vältyttäisiin. Ministeriön johdon tärkeimmät sisäiset sidosryhmät ovat ministeriön ja sisäasiainhallinnon henkilöstö sekä hallinnonalan virastot ja laitokset. Ministeriön johto osallistuu aktiivisesti myös muiden järjestämiin tilaisuuksiin, joissa he voivat kertoa ajankohtaisista toimialaan koskevista asioista ja tavata ministeriön ja hallinnonalan henkilöstöä. 8.2 Alueiden ja hallinnon kehittämisosasto Osaston keskeiset sidosryhmät Sisäasiainministeriön alueiden ja hallinnon kehittämisosasto teki syyskuussa 2004 osaston sisäisen tutkimuksen, jossa selvitettiin osaston keskeisiä hankkeita sekä sidosryhmiä. Selvityksen perusteella alueiden ja hallinnon kehittämisosaston tärkeimpiä kotimaisia sidosryhmiä ovat maakunnan liitot, valtionvarainministeriö, valtioneuvoston kanslia, eduskunta ja Suomen Kuntaliitto. Kansainvälisistä sidosryhmistä tärkeimmiksi koettiin Euroopan komissio ja eri kansainväliset järjestöt. Sisäisten sidosryhmien osalta vastauksissa korostui mm. kuntaosaston ja viestintäyksikön merkitys, mutta selvästi tärkeimmäksi sidosryhmäksi koettiin ministeriön johto. Tiedotusvälineet ovat erittäin keskeinen sidosryhmä myös ohi viestintäyksikön. Yhteydenpito on ajoittain erittäin tiivistä. Osasto pyrkii huolehtimaan jatkossa entistä paremmin siitä, että myös viestintäyksikkö on tietoinen tästä suorasta yhteydenpidosta. 18