Mitä tarjouskilpailuosaaminen vaatii?

Transkriptio

1 Mitä tarjouskilpailuosaaminen vaatii? Valtakunnalliset työpajapäivät, Jyväskylä Lakimies, VT Tarja Krakau

2 Julkisten hankintojen sääntelytausta Uudet hankintalait voimaan Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016) Taustalla EU-direktiivit 23/2014/EU, 24/2014/EU ja 25/2014/EU 2

3 Hankintalainsäädännön soveltamiseen vaikuttavat Kuka hankkii? Hankintalakia sovelletaan vain julkisen sektorin tekemiin hankintoihin Hankintayksiköitä ovat kunnat, valtio, näiden liikelaitokset, näiden vaikutusvallassa olevat yhtöt, srk:t ja julkista rahoitusta hankintaansa saavat tahot Yksityisten yritysten tai luonnollisten henkilöiden hankintoihin ei hankintalakeja sovelleta Mitä hankitaan? Hankintalaki koskee tavaroiden, palveluiden ja rakennusurakoiden hankintaa Lakia ei sovelleta esim. työsopimuksiin, kiinteistöjen hankintaan eikä vuokraan Keneltä hankintaan? Hankintalakia sovelletaan, kun hankintaa ollaan tekemässä hankintayksiköstä erilliseltä ja itsenäiseltä yksiköltä, kuten eri oikeushenkilöltä Hankintalakia ei tarvitse soveltaa, jos hankinta tehdään omalta yksiköltä (esim. liikelaitokselta) tai hankintayksikön sidosyksiköltä (ns. in-house) Minkä suuruinen hankinta on kysymyksessä? Hankintalaki soveltuu laissa säädettyjä kynnysarvoja suurempiin hankintoihin 3

4 Kynnysarvot Hankinnan laji Kansallinen kynnysarvo - Kevyemmät menettelyt EU-kynnysarvo - EU-hankintamenettelyt Tavarat ja palvelut (mm. kunnat) (keskushallintoviranomaiset) Rakennusurakat Sote palvelut (Liite E) (EU ) Muut erityiset palvelut (mm. ateria- ja ruokapalvelut) (Liite E) (EU ) Käyttöoikeussopimukset (EU ) 4 [pvm]

5 Liite E - Sote ja muut erityiset palvelut Sote Kynnysarvo > EU-kisa 1. Terveydenhuolto- ja sosiaalipalvelut ja niihin liittyvät palvelut, 2. Sosiaalialan, koulutuksen, terveydenhuollon ja kulttuurin hallintopalvelut 3. Pakollisen sosiaaliturvan palvelut 4. Sosiaalietuuspalvelut Muut erityiset palvelut Kynnysarvo > EU-kisa 5. Muut yhteisöön liittyvät, yhteiskunnalliset ja henkilökohtaiset palvelut, mukaan lukien ammattiyhdistysten, poliittisten järjestöjen, nuorisojärjestöjen ja muiden erilaisten yhdistysten tarjoamat palvelut 6. Uskonnollisten järjestöjen palvelut 7. Hotelli- ja ravintolapalvelut 8. Oikeudelliset palvelut, sikäli kuin niitä ei ole suljettu pois 9 :n nojalla 9. Muut hallinnolliset ja valtionhallinnon palvelut 10. Yhteiskunnalle tuotettavat palvelut 11. Vankilapalvelut, yleiseen turvallisuuteen liittyvät ja pelastuspalvelut, sikäli kuin niitä ei ole suljettu pois 9 :n nojalla 12. Tutkinta- ja turvallisuuspalvelut 13. Kansainväliset palvelut 14. Postipalvelut 15. Sekalaiset palvelut (autonrenkaiden pinnoitus, sepän palvelut) 5 [pvm]

6 Mitä hankintalaki oikein sääntelee? - hankintaprosessin vaiheita Hankinnan suunnittelu, valmistelu ja toteutustavan valinta Hankinnan kohteen määrittely sekä hankintaehdotuksen teko tarvittaessa Hankintamenettelyn valinta Hankinnasta ilmoittaminen (HILMA) Tarjouspyynnön laatiminen ja lähettäminen Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen Tarjousten käsittely» Ehdokkaiden/tarjoajien soveltuvuuden arviointi» Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen» Tarjousten vertailu Hankintapäätöksen tekeminen Hankintapäätöksen tiedoksianto Sopimuksen tekeminen Sopimuksen ja toimituksen valvonta Laskujen käsittely ja maksaminen Määrärahojen seuranta Hankintalain sääntelyssä 6

7 Hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävät Oma työ (esim. kunnan oma toiminta, kuntien yhteistyöjärjestelyt) Hankinnat sidosyksiköltä ns. in house hankinnat Hankintayksiköiden välinen ns. horisontaalinen yhteistyö Hankinnat yhteishankintayksiköltä Erilaiset asiakkaan valinnanvapausjärjestelyt Palvelusetelit Asiakassetelit (tulevaisuus) Henkilökohtaiseen budjettiin perustuvat palveluostot (tulevaisuus) Valinnanvapausjärjestelmän piiriin hyväksytyiltä toimittajilta tehtävät hankinnat (tulevaisuus) Työsopimukset 7

8 Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu tarjoajan vaikutusmahdollisuudet Vaihtoehtoja:» Tarveselvitys Hankinnan tarpeen & taustan selvittäminen: lainsäädännön velvoite, vanhentuneet tai käyttökelvottomat aiemmat tuotteet, aiemman sopimuksen keskeytys, määrärahojen aikataulu, tehdäänkö hankinta yksin tai yhdessä, huomioitava myös edellisen sopimuskauden kokemukset» Ennakkokysely/ Tietopyyntö tarjoajan mahdollisuus vaikuttaa Ennakkokyselyllä/-tiedustelulla hankintayksikkö selvittää ennen tarjouskilpailun aloittamista tarjoajien määrää ja toimituskykyä, markkinoilla olevia tuotteita ja kustannustasoa, erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja tai palvelun tai urakan toteutustapoja, kirjallisesti HILMAan, tasapuolisuusvaatimus» Tiedotustilaisuus, esittelytilaisuudet tarjoajan mahdollisuus vaikuttaa Avoin tilaisuus, jossa voidaan käydä läpi samanlaisia kysymyksiä kuin ennakkokyselyssä pöytäkirjaaminen on usein suositeltavaa; samoin vältettävä pitkälle meneviä keskusteluja rajatun toimittajajoukon kanssa» Tekninen vuoropuhelu tarjoajan mahdollisuus vaikuttaa HY voi ennen tarjouspyynnön lähettämistä selventää ja täydentää tarjouspyyntöluonnosta, hyvänä puolena se, että täydennykset sallitumpia ja laajempia kuin tarjouspyynnön lähettämisen jälkeen tehdyt korjausliikkeet luonnos voinee olla yksityiskohtaisempi kuin ennakkokyselyssä, koska toimittajat on jo valittu tasapuolisella menettelyllä 8

9 Mistä vireillä olevista hankinnoista saa tietoa? Hankintayksiköiden omat nettisivut Hilma-ilmoituskanava» Tarjolla myös erilaisia ilmoitusvahtipalveluita» Tarjoaja saa sähköpostiinsa automaattisesti tiedon sitä kiinnostavista ilmoituksista 9

10 EU-hankintamenettelyt»Avoin menettely kaikki halukkaat saavat osallistua»rajoitettu menettely»neuvottelumenettely»kilpailullinen neuvottelumenettely»innovaatiokumppanuus»suorahankinta poikkeuksellinen, lakiin perustuva mahdollisuus»puitejärjestely»dynaaminen hankintajärjestelmä»sähköinen huutokauppa»sähköiset luettelot valitaan erikseen ehdokkaat, joilta pyydetään tarjous Järjestelyitä, joihin voidaan valita useita toimittajia, joilta tehdään eri menettelytapoihin perustuen tilauksia 10

11 Kansalliset hankintamenettelyt EU-hankintoja kevyemmät menettelytavat mahdollisia» HY:n on noudatettava kilpailuttamisessa menettelyä, joka on 3.1 :ssä tarkoitettujen periaatteiden mukainen. 3.1 : Hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.» Käytetty menettely kuvattava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä» Suorahankinnat sallittuja vain 40 ja 41 :ien perusteella Suorahankintojen ilmoittaminen mahdollista 131 :n mukaisesti 11

12 Tarjoajan soveltuvuutta koskevia edellytyksiä Pakolliset poissulkemisperusteet» Eräät taloudelliset ja muut raskaat rikokset ja verojen maksun laiminlyönnit Harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet» Konkurssi, velkasaneeraus, verovelat, aiemmat virheet ammattitoiminnassa tai sopimuksen toteuttamisessa, ym,. Tarjoajan asemaa koskevat perusteet» Kaupparekisteritiedot, Alv- ja työnantajarekisteriin kuuluminen Tarjoajan taloudellista ja rahoituksellista asemaa koskevat perusteet» taloudellinen tilanne (liikevaihto), tilinpäätös Tarjoajan teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat perusteet» Referenssit aiemmista toimituksista, kalustoa ja henkilöstöä koskevat vaatimukset, laadunvarmistus 12

13 Tarjoajan valintaperusteet rajoitettuun ja neuvottelumenettelyihin Ilmoitettava etukäteen tarjoajien valintaperusteet - objektiiviset perusteet ja säännöt -, jos kaikkia kelpoisuusehtojen vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita ei voida ottaa mukaan menettelyyn Perusteet voivat liittyä tarjoajan taloudellisiin, teknisiin tai ammatilliseen vaatimuksiin esim. vakavaraisuuteen, ammattipätevyyteen tai kokemukseen Myös muut perusteet voivat tulla kysymykseen» Ei laissa eikä direktiiveissä ole esitetty esimerkkejä siitä, mitä voisivat olla» Hankinnan kohteeseen liittyvät vaatimukset?» Sopimusehtoihin liittyvät? Perusteiden painotuksesta eikä pisteyttämisestä ole mainittu laissa mitään 13

14 Valinta- ja vertailuperusteet (EU- ja kansalliset hankinnat) Tarjousten valintaperusteita ennen kaksi: halvin hinta ja kokonaistaloudellinen edullisuus (ts. hinta-laatusuhde) Uudessa laissa halvimman hinnan valintaperuste on poistettu > valintaperusteena aina kokonaistaloudellinen edullisuus Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous määritellään kuitenkin joko a) Halvimman hinnan, b) Edullisimpien kustannusten tai c) Parhaan hinta-laatusuhteen vertailukriteerien perusteella Käytännössä valintaperusteena voidaan siten edelleen käyttää halvinta hintaa tai kustannuksia Muissa kuin tavarahankinnoissa on perusteltava päätös käyttää pelkkää halvinta hintaa (ei koske kansallisia hankintoja) 14

15 Huomioitavaa vertailuperusteista Perusteiden tulee» Ilmetä tarjouspyynnöstä tai hankintailmoituksesta» Liittyä hankinnan kohteeseen (ei tarjoajaan)» olla objektiivisia (ei syrjivä, mielivaltaisia eikä rajoittamattoman vapauden antava) Perusteet pitää ilmoittaa etukäteen» Vertailussa on käytettävä kaikkia perusteita» Muita kuin ilmoitettuja perusteita ei saa käyttää Perusteita ei saa laajentaa vertailussa 15

16 Mitä tarjouspyynnöstä tulee selvitä? Tarjouspyynnön perusteella tarjoajan pitää saada selko siitä, mitä ja miten pitää tarjota» Tarjousten jättämisen jälkeen hankintayksikkö ei voi tehdä muutoksia eikä enää keksiä uusia ehtoja tai vaatimuksia» Tarjouspyyntö on kilpailutuksen avain sellaisenaan! Hankintayksikkö voi tarjousaikana antaa tarkentavia lisätietoja esim. kysymys-vastaus -mekanismilla Merkittäviä muutoksia ei kuitenkaan saa tehdä» Jos tarjouspyynnössä on virheitä, tulee ne korjata HILMA:ssa korjausilmoituksena Tarjouspyynnön pitää mahdollistaa tasapuolinen ja riittävä kilpailu Tarjouspyyntö voi kuitenkin sisältää kilpailua rajoittavia elementtejä hankintayksiköllä on laaja harkintavalta hankinnan kohteen määrittelyssä» Määrittely voi olla hyväksyttävä, vaikka vain yksi tarjoaja voi tarjota, jos tällainen on perusteltua hankintayksikön tarpeiden kannalta 16

17 Ohjeita tarjoajalle Lue tarkasti kaikki tarjousta koskeva ohjeistus» Lue myös sopimusmalli Vastaa kaikkiin kohtiin ja tarkista, että kaikki pyydetyt selvitykset ovat tarjouksen mukana» on oltava - pyydetään - vaaditaan - tulisi olla jne. Vastaa myös mielestäsi itsestään selviin kysymyksiin ja vaatimuksiin Toimita kaikki vaaditut selvitykset uudelleen, vaikka olisit juuri toimittanut ne hankintayksikölle Jätä tarjous hyvissä ajoin ja viimeistään päivää ennen viimeistä jättöpäivää 17

18 Ohjeita tarjoajille - hinnoittelu Onko hinnoitteluohjeistus tarpeeksi kattava?» Esim. Hintojen sitovuus, hintahaitarit, ilman ALVia vai alvilla Sisältyvätkö matkakulut hintaan vai voiko velottaa erikseen? Miten pitkään hinta on kiinteä? Korotustapa? %? Tarjouspyynnöstä pitäisi käydä ilmi, mitä kaikkea hinnan tulee sisältää» Jos ei käy ilmi, pyydä täsmennystä Ilmoita hinnat vain ja ainoastaan pyydetyllä tavalla» Poikkeaminen on varmin tie tarjouksen poissulkemiseen 18

19 Tarjoajien yhteistyö mahdollista Hankintamenettelyyn voi päästä mukaan myös» Alihankkijana (alihankintaa ei saa kieltää kuin poikkeuksellisesti)» Ryhmittymän jäsenenä tarjoajakonsortiot mahdollisia Tarjoaja voi myös nojautua muiden yksiköiden voimavaroihin, jos omat rahkeet eivät riitä Voimavarat voivat olla taloudellisia, teknisiä, ammatillisia» Vakuutus toiselta yksiköltä esim. taloudellisten voimavarojen olemassa olosta» Mahdollisuus saada toiselta yksiköltä teknistä tukea, esim. kalustoa käyttöön» Mahdollisuus saada toiselta yksiköltä asiantuntija-apua ym. 19

20 Ohjeita ja linkkejä

21 Hankintaohjeita - Julkisten hankintojen neuvontayksikkö Hankintailmoitukset Motivan hankintapalvelu

22 Palvelusähköpostilla tavoitat meidät parhaiten, myös lomakaudella Julkisten hankintojen neuvontayksiköllä on myös palvelusähköposti» Kun kysymyksesi koskee julkisia hankintoja, toivomme, että käytät palvelusähköpostia henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan. Palvelemme kuntakonsernin työntekijöitä ja luottamushenkilöitä julkisoikeuden, yksityisoikeuden ja julkisten hankintojen lakiasioissa Lakiyksiköllä on kaksi palvelusähköpostiosoitetta. Palvelusähköpostiin tulleita kysymyksiä käydään aktiivisesti läpi. Niihin vastaavat kulloinkin paikalla olevat lakimiehemme.» Kun kysymyksesi koskee hallintoa ja päätöksentekoa, toivomme, että käytät palvelusähköpostia henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan.» Kun kysymyksesi koskee yksityisoikeutta, toivomme, että käytät palvelusähköpostia henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan. 22

23 Kiitos! 23