Tietosuojaseloste Tietosuoja tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 ja 14 artiklan mukaan

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste Tietosuoja tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 ja 14 artiklan mukaan I. Määritelmät DACHSER SE:n tietosuojaseloste pohjautuu käsitteisiin, joita on käytetty EU:n tietosuojaasetuksessa (GDPR). Siksi haluammekin viitata tietosuoja-asetuksen 4 artiklaan Määritelmät. Tietosuoja-asetus on saatavilla osoitteessa II. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan nimi ja osoite Tietosuoja-asetuksen, EU:n jäsenvaltioissa voimassa olevien muiden tietosuojalakien ja tietosuojalainsäädännöllisten muiden määräysten perusteella rekisterinpitäjä on DACHSER Finland Oy Muuntotie 3 B Vantaa Suomi Puh.: Sähköposti: dachser.helsinki@dachser.com Verkkosivu: 1

2 III. Yleistä tietojen käsittelystä 1. Henkilötietojen käsittelyn laajuus Keräämme ja käytämme liikekumppaneittemme henkilötietoja periaatteessa vain siinä määrin kuin se on tarpeen sopimuksen aikaansaamiseksi tai toimeksiantojen suorittamiseksi ja sopimusten panemiseksi täytäntöön. Sopimusperusteisten velvollisuuksien täytyttyä käsittelemme tietoja vain saatuamme siihen suostumuksen. Poikkeuksena ovat tapaukset, joissa suostumusta ei ole tosiasiallisesti mahdollisuus saada etukäteen tai tietojen käsittelyyn on lakisääteinen lupa tai velvoite. 2. Henkilötietojen käsittely Henkilötietojen kerääminen, käsittely tai käyttö on periaatteessa kiellettyä, ellei jokin lakimääräinen normi nimenomaisesti salli tietojen käsittelyn. Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja saa periaatteessa kerätä, käsitellä ja käyttää, - kun rekisteröidyn kanssa on olemassa sopimussuhde - kun rekisteröidylle tehdään sopimusta tai sitä pannaan täytäntöön - siinä määrin kuin rekisteröity on antanut suostumuksensa. 3. Oikeutettu peruste henkilötietojen käsittelyyn Mikäli rekisteröidyltä pyydetään suostumus hänen henkilötietojensa käsittelyyn, oikeutettuna perusteena toimii tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta. Mikäli käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, oikeutettuna perusteena toimii tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. Tämä koskee myös käsittelyä sopimuksen tekemistä edeltävien tarvittavien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Mikäli henkilötietojen käsittely on tarpeen yrityksemme lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, oikeutettuna perusteena toimii tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta. Jos käsittely on tarpeen yrityksemme tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun turvaamiseksi eivätkä rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäytä ensin mainittua etua, käsittelyn oikeutettuna perusteena toimii tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. 4. Henkilö- ja tietoryhmät Jotta voidaan harjoittaa liiketoimintaa ja täyttää kaikki siihen kohdistuvat velvoitteet, tarvittaessa ovat käytössä seuraavat tietoryhmät: 2

3 - asiakastiedot ja asiakkaan yhteyshenkilöt sekä asiakkaan omista asiakkaistaan välittämät tiedot, mikäli niitä tarvitaan toimeksiantojen suorittamiseen ja asiakaspalveluun - palveluntarjoajien, toimittajien ja heidän yhteyshenkilöidensä tiedot, mikäli niitä tarvitaan asiakkaiden, palveluntarjoajien ja toimittajien toimeksiantojen täytäntöönpanoon. Henkilötietojen käytössä ja kerättyjen tietojen laajuudessa noudatetaan henkilötietojen itsemääräämisoikeuden ja muiden tietosuojanormien, erityisesti ennaltaehkäisevän kieltoperiaatteen, käyttötarkoitussidonnaisuuden, läpinäkyvyyden ja tietojenanto- ja ilmoitusvelvollisuuksien perussääntöjä, tietojen minimoinnin ja niukkuuden periaatteita sekä oikeutta oikaista, rajoittaa, poistaa ja vastustaa. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään lain puitteissa. Tällöin on myös huomioitava arkaluontoisten tietojen keräämistä ja käsittelyä koskevat erityisedellytykset tietosuojaasetuksen 9 artiklan 1 kohdan mukaan. Periaatteessa saa käsitellä ja käyttää vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeen liiketoiminnan toimeksiantojen panemiseksi täytäntöön ja jotka ovat välittömässä yhteydessä käsittelytarkoitukseen. Mikäli muut elimet pyytävät tietoja rekisteröidystä, niitä annetaan eteenpäin ilman rekisteröidyn suostumusta vain, jos siihen on olemassa lakisääteinen velvoite tai se on perusteltua yrityksen oikeutetun edun vuoksi ja pyytäjän henkilöllisyys on ehdottoman varma. 5. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja annetaan eteenpäin sopimuksen täytäntöönpanoon osallistuvalle kolmannelle osapuolelle, kuten tytäryhtiöille, kumppaneille ja alihankkijoille, ainoastaan rekisteröidyn tilaamien logistiikkapalveluiden suorittamiseksi. Logistiikkapalveluihin osallistuvien henkilötietoja annetaan tarvittaessa eteenpäin logistiikkapalvelun tilaajalle (esim. todiste toimituksesta). Emme varta vasten myy henkilötietoja kolmansille osapuolille tai markkinoi niitä muualle. 6. Tietojen siirtäminen kolmansiin valtioihin Tietoja siirretään kolmansiin valtioihin vain tilattujen logistiikkapalveluiden suorittamiseksi. Tietojen minimointiperiaatteen mukaan vain tiedot, joita tarvitaan tavaroiden lähettämiseen ja toimittamiseen tilaajan asiakkaalle, luovutetaan DACHSER-konsernin koti- ja ulkomaisille yhtiöille ja ulkopuolisille palveluntarjoajille. Tietojen siirtäminen kolmanteen maahan ilman riittävää tietosuojan tasoa on sallittua rekisteröidyn ja käsittelyyn tarvittavan elimen välisen sopimuksen täytäntöönpanoa varten, mikäli tietojen siirtämistä tarvitaan sopimuksen panemiseksi täytäntöön. 3

4 7. Ulkopuolinen palveluntarjoaja / henkilötietojen käsittelijä / huolto Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa ovat tarvittaessa voimassa tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset järjestelyt tai EU:n vakiosopimuslausekkeet. 8. IT Security -konsepti Toteutettujen teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden lisäksi Dachser on laatinut asianmukaisia lisäohjeita ottaen huomioon tietoturvallisuuden perustavan tärkeyden. DACHSERin IT-keskuksen tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä on ollut sertifioitu vuodesta 2011 lähtien standardin ISO/IEC mukaan. 9. Tietojen poistaminen ja säilytysaika Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan tai pääsy niihin estetään, kun niiden säilytystarkoitusta ei enää ole. Säilyttämistä voidaan jatkaa, jos siten on määrätty EU:n asetuksissa, kansallisissa laeissa tai muissa säädöksissä, jotka koskevat rekisterinpitäjää. Tiedot poistetaan tai pääsy niihin estetään myös silloin, jos mainituissa normeissa määrätty säilytysaika kuluu umpeen, ellei tietojen säilytyksen jatkaminen ole tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai panemiseksi täytäntöön. IV. Rekisteröidyn oikeudet Mikäli henkilön henkilötietoja käsitellään, hän on tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröity ja hänellä on seuraavat oikeudet suhteessa rekisterinpitäjään: 1. Oikeus saada pääsy tietoihin Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjältä vahvistusta siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjältä selvityksen seuraavista tiedoista: (1) tarkoitukset, joita varten henkilötietoja käsitellään (2) käsiteltävät henkilötietoryhmät (3) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille rekisteröidyn henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa (4) rekisteröidyn henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai, jos sitä ei ole mahdollista ilmoittaa, tämän ajan määrittämiskriteerit 4

5 (5) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista tai oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä (6) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (7) kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot, jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä (8) automaattisen päätöksenteon, muun muassa tietosuoja-asetuksen 22 artiklan 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tieto siitä, jos hänen henkilötietojaan siirretään kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle. Tässä yhteydessä rekisteröity voi vaatia ilmoitusta tietosuoja-asetuksen 46 artiklassa tarkoitetuista siirtoa koskevista asianmukaisista suojatoimista. 2. Oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan ja/tai täydentämään rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot. Rekisterinpitäjän on tehtävä oikaisu viipymättä. 3. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröity voi vaatia rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä seuraavin edellytyksin: (1) rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden (2) käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista (3) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai (4) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla, eikä vielä ole todennettu, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet. Jos rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä on rajoitettu, näitä tietoja saa, säilyttämistä lukuun ottamatta, käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai 5

6 oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä. Jos käsittelyä on rajoitettu edellä mainituin edellytyksin, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan. 4. Oikeus tietojen poistamiseen a. Poistamisvelvollisuus Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa nämä tiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista perusteista täyttyy: (1) rekisteröidyn henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin (2) rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely on perustunut tietosuojaasetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti, eikä käsittelyyn ole muuta oikeutettua perustetta (3) rekisteröity vastustaa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla, eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä, tai rekisteröity vastustaa käsittelyä tietosuojaasetuksen 21 artiklan 2 kohdan nojalla (4) rekisteröidyn henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti (5) rekisteröidyn henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (6) rekisteröidyn henkilötiedot on kerätty tietosuoja-asetuksen 8 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä. b. Tiedot kolmansille osapuolille Jos rekisterinpitäjä on julkistanut rekisteröidyn henkilötiedot ja sillä on tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 1 kohdan mukaisesti velvollisuus poistaa tiedot, sen on käytettävissä oleva teknologia ja toteuttamiskustannukset huomioon ottaen toteutettava kohtuulliset toimenpiteet, muun muassa tekniset toimet, ilmoittaakseen henkilötietoja käsitteleville rekisterinpitäjille, että rekisteröity on pyytänyt kyseisiä rekisterinpitäjiä poistamaan näihin henkilötietoihin liittyvät kaikki linkit tai näiden henkilötietojen jäljennökset tai kopiot. 6

7 c. Poikkeukset Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos käsittely on tarpeen (1) sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi (2) rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten (3) kansanterveyteen liittyvää yleistä etua koskevista syistä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan h ja i alakohdan sekä 9 artiklan 3 kohdan mukaisesti (4) yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia tai tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten tietosuoja-asetuksen 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti, jos kohdassa a) tarkoitettu oikeus todennäköisesti estää kyseisen käsittelyn tai vaikeuttaa sitä suuresti tai (5) oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 5. Oikeus saada ilmoitus Jos rekisteröity on käyttänyt oikeuksiaan koskien tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista, rekisterinpitäjän on ilmoitettava tekemistään tietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä ilmoitus näistä vastaanottajista. 6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Lisäksi hänellä on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos (1) käsittely perustuu suostumukseen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan nojalla tai sopimukseen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla ja (2) käsittely suoritetaan automaattisesti. Kun rekisteröity käyttää tätä oikeuttaan, hänellä on oikeus saada henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista. Tämä ei saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. 7

8 Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta henkilötietojen käsittelyyn, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 7. Vastustamisoikeus Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu tietosuojaasetuksen 6 artiklan 1 kohdan e tai f alakohtaan, kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Jos rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin, kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen. Tietoyhteiskunnan palvelujen käyttämisen yhteydessä ja sen estämättä, mitä direktiivissä 2002/58/EY määrätään, rekisteröidyllä on mahdollisuus käyttää vastustamisoikeuttaan automaattisesti teknisiä ominaisuuksia hyödyntäen. 8. Oikeus peruuttaa ilmoitus tietosuojalainsäädännöllisestä suostumuksesta Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa ilmoituksensa tietosuojalainsäädännöllisestä suostumuksesta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 9. Automatisoitu yksittäispäätös, profilointi mukaan luettuna Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Tätä ei sovelleta, jos päätös (1) on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten (2) on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa vahvistetaan myös asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi tai (3) perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen. 8

9 Nämä päätökset eivät kuitenkaan saa perustua tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuihin erityisiin henkilötietoryhmiin, paitsi jos sovelletaan 9 artiklan 2 kohdan a tai g alakohtaa ja asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi on toteutettu. Kohdissa (1) ja (3) mainituissa tapauksissa rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi; tämä koskee vähintään oikeutta vaatia, että tiedot käsittelee rekisterinpitäjän puolesta luonnollinen henkilö, sekä oikeutta esittää kantansa ja riitauttaa päätös. 10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Valvontaviranomaisen, jolle valitus on jätetty, on ilmoitettava valituksen tekijälle valituksen etenemisestä ja ratkaisusta, mukaan lukien tietosuoja-asetuksen 78 artiklan mukaisten oikeussuojakeinojen mahdollisuudesta. 9