Oulun yliopisto. Hankintaohje Tilapalvelut päivitetty (päivitetyt kohdat merkitty sinisellä)

Transkriptio

1 Oulun yliopisto Hankintaohje 2009 päivitetty (päivitetyt kohdat merkitty sinisellä) Lisätietoja: Tilapalveluiden hankintoja käsittelevät www-sivut (linkki) Työ- ja elinkeinoministeriön julkisia hankintoja käsittelevät www-sivut (linkki) Valtiovarainministeriön valtionhallinnon hankintatointa käsittelevät www-sivut (linkki) Hansel Oy (linkki) Oulun yliopiston kirjaamon yhteystiedot : sähköposti kirjaamo@oulu.fi, faksi SISÄLLYSLUETTELO 1

2 1 JOHDANTO Hankinnoissa noudatettavat periaatteet, säädökset ja ohjeet Hankintaorganisaatio Käsitteet 5 2 HANKINTOJEN TOTEUTTAMINEN Hankintaperiaatteet Oulun yliopistossa Keskitetyt hankinnat Hankintaprosessin vaiheet Kynnysarvot ja hankinnan arvon laskeminen 8 3 HANKINTAMENETTELYT Hankintamenettelyn valinta Avoin menettely Rajoitettu menettely Suorahankinta Neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely Puitejärjestely 17 4 TARJOUSPYYNTÖ Yleistä Tarjouspyynnön saajat ja muoto Tarjouspyynnön sisältö Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden vaatimukset Tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus Tarjouksen ja osallistumishakemuksen muotovaatimukset Hankinnan kohteen määrittely Tarjousten valinta- ja vertailuperusteet Ympäristönäkökohtien huomioiminen 23 5 HANKINNASTA ILMOITTAMINEN Hankinnoista tehtävät ilmoitukset Ilmoituksen sisältö ja ilmoituskanavat Määräajat EU-hankinnoissa Määräajat kansallisissa hankinnoissa TARJOUSTEN KÄSITTELY JA HANKINTAPÄÄTÖS Tarjousten vastaanotto ja avaaminen Ehdokkaiden ja tarjoajien sulkeminen pois kilpailusta poissulkuperustein Tarjousten hylkääminen ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden, taloudellisen ja rahoituksellisen tilanteen tai teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden perusteella Muita syitä tarjouksen hylkäämiseen Tarjousten vertailu Hankinnan keskeyttäminen Tarjousvaihtoehtoihin perehtyminen Hankinnasta päättäminen Muutoksenhaku hankintapäätökseen Hankinta-asiakirjojen julkisuus 33 7 SOPIMUKSEN LAATIMINEN JA VALVONTA Hankintasopimuksen solmiminen Tilaukset puitesopimusten perusteella (ns. kotiinkutsu) 35 8 PIENHANKINNAT Hankintamenettelyt pienhankinnoissa Tarjouskilpailun toteuttaminen Pienhankinnan hyväksyminen ja ehtojen kirjaaminen 38 9 ERITYISET MÄÄRÄYKSET Hankinnat valtion maksuaikakortilla Esteellisyys Hankinta-asiakirjojen säilytys Omaisuuden rekisteröinti Yksityishankinnat 39 2

3 OULUN YLIOPISTON 1 JOHDANTO Hankintatoimi on tukitoiminto, jonka tehtävänä on tukea organisaation ydintoimintojen tuloksellista toteuttamista. Sen tulee tarjota oikeanlaatuiset materiaali- ja muut palvelut taloudellisesti ja edullisesti siten, että organisaatiolla on tarvittavat edellytykset tulokselliseen toimintaan. Julkisia hankintoja ohjataan säädöksillä, joiden tavoitteena on julkisten varojen käytön tehostaminen ja kilpailun lisääminen. Tässä hankintaohjeessa esitetään tiivistetysti hankintoja koskevat määräykset sekä luodaan menettelytavat, joilla yliopiston hankinnat voidaan toteuttaa tehokkaasti säännösten edellyttämällä tavalla. Tätä hankintaohjetta noudatetaan Oulun yliopiston hankinnoissa. Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista ja vuokraamista sekä urakalla teettämistä näihin liittyvine suunnittelu-, valmistelu-, päätöksenteko- ja seurantatoimintoineen. Hankintoja ovat myös palveluja koskevista käyttöoikeuksista sopiminen ja käyttöoikeusurakoiden teettäminen. 1.1 Hankinnoissa noudatettavat periaatteet, säädökset ja ohjeet Yleiset hankintaperiaatteet Hankintalaki (2 ) edellyttää, että hankintayksiköt pyrkivät järjestämään hankintatoimensa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioiden. Hankintayksikön on käytettävä hyväksi voimassa olevat kilpailuolosuhteet ja kohdeltava hankintamenettelyyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimuksen huomioon ottaen. Avoimuuden periaate edellyttää mm. sitä, että hankinnoista ilmoitetaan riittävän laajasti. Tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaate puolestaan tarkoittaa mm. tarjoajien yhdenvertaista kohtelua ja hankintapäätöksen tekemistä ennalta ilmoitettujen valintaperusteiden mukaan. 3

4 1.1.2 Säädökset, määräykset ja ohjeet Oulun yliopiston hankintatoiminnassa noudatetaan julkisia hankintoja koskevia säädöksiä, yliopiston hallintojohtosääntöä, taloussääntöä, yliopiston taloushallintoa koskevia ohjeita sekä tätä hankintaohjetta. Oulun yliopiston hankintoja ohjaavia säädöksiä ja määräyksiä: Laki julkisista hankinnoista (348/2007) (myöhemmin hankintalaki, HankL) Laki julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (321/2010) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007) (myöhemmin hankinta-asetus, HankA) Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä. (1233/2006) (myöhemmin tilaajavastuulaki) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2009 TAVARAT) Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot( JIT2007) Hallintolaki (434/2003) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Hallintolainkäyttölaki (586/1996) Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Oulun yliopiston hallintojohtosääntö Oulun yliopiston taloussääntö Julkisuus ja tiedonhallinta Oulun yliopistossa Lakien ja asetusten teksti löytyy osoitteesta Oulun yliopistoa koskevat sitovat määräykset ja ohjeet löytyvät www-sivulta Valtiovarainministeriö on julkaissut Valtion hankintakäsikirjan (julkaisu 6/2007 ISBN nid.), jossa selvitetään laajasti julkisen sektorin hankintaa voimaan tulleen uuden lainsäädännön mukaisesti. Jos hankintayksikkö joutuu vastaamaan markkinaoikeudessa, ei Valtion hankintakäsikirjaan voida kuitenkaan vedota, vaan perustelut tehdään hankintalain ja asetuksen mukaan. 1.2 Hankintaorganisaatio Oulun yliopisto on hankintalain 6 :n tarkoittama hankintayksikkö. Yliopiston yksiköt päättävät hankinnoistaan toimivaltansa ja käytettävissään olevien varojen puitteissa. Yksikön johtaja on vastuussa siitä, että hankintatoimi hoidetaan säädösten ja määräysten edellyttämällä tavalla. Oulun yliopisto käsitetään yhtenä hankintayksikkönä, minkä vuoksi hankinnan kokonaisuutta arvioitaessa tulee huomioida yliopiston kaikki samantyyliset hankinnat, ei pelkästään yliopiston yksikön hankinnat (vrt. luku 2.4.2). Menopäätöksen teko-oikeudesta määrätään Oulun yliopiston hallintojohtosäännön 39 :ssä. Saman säädöksen 64 :n mukaan hankintoja koskevat päätökset tehdään esittelystä, jos hankinnan 4

5 arvo ylittää euroa. Oulun yliopiston taloussäännön viides luku sisältää määräyksiä menojen käsittelystä ja yhdeksäs luku omaisuuden hallintaan liittyviä säädöksiä. Tilapalvelut valmistelee ja solmii koko yliopistoa koskevat puitesopimukset ja päättää Hansel Oy kilpailuttamiin puitesopimuksiin liittymisestä. Koko yliopistoa koskevia puitesopimuksia on tällä hetkellä mm. monitoimilaitteista, toimistotarvikkeista ja kalusteista. Puitesopimuksista tiedotetaan suuren jakelun tiedotteilla ja tilapalvelujen www-sivuilla. Oulun yliopiston yksiköillä on velvollisuus hyödyntää voimassa olevia puitesopimuksia, niitä koskevissa hankinnoissaan. Tilapalveluissa hoidetaan keskitetysti rakennushankkeiden yhteydessä hankittavien kalusteiden (esim. toimistokalusteet, pukukaapit) sekä Oulun yliopiston yhteisten hankintojen (esim. autot) kilpailuttaminen ja hankinta. Yliopiston yksiköissä hankinta-asiat keskitetään yhdelle henkilölle tai jos laitoksella on suurehkoja osastoja, näille kullekin voidaan nimetä oma yhdyshenkilö. Laitoksen johtaja nimeää yksikkönsä hankintayhdyshenkilön, jonka tehtävä on mm. tiedottaa omassa yksikössään hankintoihin liittyvistä asioista. Tilapalvelut ylläpitää hankintayhdyshenkilöluetteloa. Yksiköiden tulee ilmoittaa hankintayhdyshenkilöksi nimetyn henkilön yhteystiedot tilapalveluihin. 1.3 Käsitteet Hankintalaissa käytetyt käsitteet on määritelty hankintalain 5 :ssä. Tämän hankintaohjeen liitteeseen 1 on koottu julkisiin hankintoihin liittyviä keskeisiä käsitteitä. Valtiovarainministeriö on julkaisut aineiston Valtion hankintatoimen käsitteistö, joka löytyy tilapalvelujen www-sivuilta. 5

6 2 HANKINTOJEN TOTEUTTAMINEN 2.1 Hankintaperiaatteet Oulun yliopistossa Hankintojen pääasialliset toteuttamisvaihtoehdot: Hankitaan valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n kilpailuttamia puitesopimuksia hyödyntäen. (vrt. luku 2.2). Hankitaan Oulun yliopiston kilpailuttamia puitesopimuksia hyödyntäen Jos keskitettyä puitesopimusta ei ole, toteutetaan hankinta kilpailutuksen perusteella yliopiston antamien ohjeiden mukaisesti Oulun yliopistossa hankinnat toteutetaan hyödyntäen ensisijaisesti yliopiston tai valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n kilpailuttamia hankintasopimuksia. Päätökset liittymistä Hansel Oy:n kilpailuttamiin puitesopimuksiin tehdään keskitetysti tilapalveluissa. Luettelo puitesopimuksista löytyy tilapalvelujen hankintoja käsitteleviltä www-sivuilta. Mikäli valmiiksi kilpailutettua tuotetta tai palvelua ei voida käyttää tai hankintalajia ei ole valmiiksi kilpailutettu, tulee hankintayksikön kilpailuttaa hankinta hankintalaissa ja tässä hankintaohjeessa määriteltyjä menettelytapoja noudattaen. Oulun yliopiston vastuualueet käsitetään hankintaasioissa yhtenä hankintayksikkönä. Tämä merkitsee mm. sitä, että useimmissa hankinnoissa sekä kansalliset (yli ) että EU-hankintojen (yli ) kynnysarvot ylittyvät. 2.2 Keskitetyt hankinnat Valtioneuvoston asetuksessa 765/2006 määritellään tuoteryhmät, jotka valtionhallinnossa voidaan hankkia keskitetysti kilpailutettua sopimusta käyttämällä. Asetus perustuu talousarviolain (447/2006) 22a :n muutokseen. Keskitettyä kilpailutusta toteuttavana yhteishankintayksikkönä toimii Hansel Oy. Lisätietoja Hansel Oy:n sopimuksista löytyy Hansel Oy:n sivuilta. 6

7 2.3. Hankintaprosessin vaiheet Hankintaprosesseissa voidaan erottaa pääsääntöisesti seuraavat vaiheet (suluissa viittaus hankintaohjeenlukuun): HANKINNAN SUUNNITTELU -Kartoitetaan hankintatarve -Suunnitellaan hankinnan rahoitus -Selvitetään markkinatilanne ja kilpailuolosuhteet -Hankinnan ennakoidun arvon määrittely (luku 2.4) -Hankintamenettelyn valinta (luku 3) -Hankintailmoitukset portaalissa eli Hilmassa ( -Omat ilmoitukset kansallisen kynnysarvon ( ) ylittäville hankinnoille sekä EUkynnysarvon ( ) ylittäville hankinnoille -Hankintalain mukainen ilmoitusvelvollisuus kaikissa yli hankinnoissa HANKINNAN KOHTEEN MÄÄRITTELY HANKINTAMENETTELYN VALINTA TARJOUSPYYNNÖN LAADINTA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN -Yksilöidään hankinnan kohteen ominaisuudet (luku 4.7) - Hankintaprosessin tärkein vaihe - Määritellään hankinta ja siihen liittyvät vaatimukset sekä hankinnan valinta- ja vertailuperusteet (luku 4) -Kaksivaiheisessa hankintamenettelyssä (rajoitettu menettely, neuvottelumenettelyt) -osallistumishakemuksien perusteella valitaan tarjoajat, joille tarjouspyyntö lähetetään -yli hankinnoissa heti, yli hankinnoissa 6 pvän kuluessa pyynnöstä -Yliopiston kirjaamon kautta (luku 4.2) TARJOUSPYYNNÖN LÄHETTÄMINEN EHDOKKAIDEN SOVEL- TUVUUDEN ARVIOINTI TARJOUSTEN VASTAA- NOTTAMINEN JA AVAUS -Tarjoukset säilytetään avaamattomana avaustilaisuuteen saakka, kuoreen merkitään saapumispaikka ja vastaanottajan nimi -Avaustilaisuudessa laaditaan avauspöytäkirja -Poissulkuperuste (luvut 6.2 ja 6.3) -Täyttääkö tarjous sen tekemiselle ja muodolle asetetut vaatimukset? -Hyväksyykö tarjoaja asetetut muut vaatimukset? TARJOAJAN POISSULKEMINEN KILPAILUSTA, SOVELTUVUUDEN ARVIOINTI JA MUUT VAATMUKSET TARJOUSTEN VERTAILU Ei Kyllä Tarjouksen hylkäys - Kirjeeseen mukaan valitusosoitus - Tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnössä annettujen valinnanperusteiden mukaisesti (luku 6.5) - Yli hankinnoista tehtävä kirjallinen sopimus - Alle hankinnoista tilaus HANKINTAESITYKSEN TEKEMINEN JA TIEDOKSIANTO SOPIMUKSEN TAI TILAUKSEN TEKEMINEN -Kaikille tarjouksen jättäneille samanaikaisesti - Kirjaamon kautta, EU- ja kansalliset hankinnat (luku 6.8) SOPIMUKSEN JA TOIMITUKSEN VALVONTA LASKUJEN KÄSITTELY JA MAKSAMINEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI (LUKU 9.3) KUSTANNUSARVION SEURANTA 2.4 Kynnysarvot ja hankinnan arvon laskeminen Hankintaan soveltuvat säädökset ja hankintamenettelyvaihtoehdot määräytyvät hankinnan ennakoidun arvon mukaan. 7

8 2.4.1 Kynnysarvot Hankinnat jaetaan kolmeen ryhmään; EU-kynnysarvot ylittäviin (EU-hankinnat), kansalliset kynnysarvot ylittäviin (kansalliset hankinnat) sekä kansalliset kynnysarvot alittaviin (pienhankinnat) hankintoihin. Euroopan yhteisöjen komissio tarkistaa kynnysarvot asetuksella kahden vuoden välein. Työ- ja elinkeinoministeriö julkaisee Suomessa sovellettavat kynnysarvot virallisessa lehdessä. Oulun yliopiston hankintojen jaottelu kolmeen ryhmään kynnysarvojen mukaan: EU-HANKINNAT (EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat) (HankL 16 ) Tavarat ja palvelut yli euroa Rakennus- ja käyttöoikeusurakat yli euroa Menettelysäännökset perustuvat EU-direktiiveihin ja kansalliseen lainsäädäntöön EU-laajuinen hankintailmoitusvelvollisuus määräaikoineen Direktiivien mukaiset hankintamenettelyt Vertailuperusteiden painoarvojen pakollisuus Valitusoikeus markkinaoikeuteen, hankintayksikön hankintaoikaisu Pakollinen odotusaika KANSALLISET HANKINNAT ( HankL 15 ) (kansalliset kynnysarvot ylittävät, EU-kynnysarvot alittavat hankinnat) Tavarat ja palvelut euroa Rakennus- ja käyttöoikeusurakat euroa Menettelysäännökset perustuvat kansalliseen lainsäädäntöön Kansallinen hankintailmoitusvelvollisuus Kansalliset hankintamenettelyt Vertailuperusteiden tärkeysjärjestys Valitusoikeus markkinaoikeuteen, hankintayksikön hankintaoikaisu Ei pakollista odotusaikaa PIENHANKINNAT (kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat) Tavarat ja palvelut alle euroa Rakennus- ja käyttöoikeusurakat alle euroa Menettelyohjeet perustuvat EU-perustamissopimuksen yleisiin periaatteisiin (syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus) ja Oulun yliopiston hankintaohjeeseen Ei pakollista hankintailmoitusvelvollisuutta Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen, valitusoikeus hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaan, hankintayksikön hankintaoikaisu Oulun yliopistossa voidaan ilman kilpailutusta suorittaa hankinta, joka on < euroa (vrt. luku 11.1) EU-hankintoja ja kansallisia hankintoja koskevat hankintalain säädökset. Hankintalakia on noudatettava käytettäessä hankintoihin varoja sekä valtion budjetista, että täydentävästä rahoituksesta. Hankintalain 2. luvussa on lueteltu tuotteet ja palvelut, joihin hankintalakia ei sovelleta. Pienhankintoja koskevat EU:n yleiset periaatteet ja tämän hankintaohjeen luvussa 8 esitetyt menettelytavat Hankinnan kokonaisarvon laskeminen Hankintalain kolmas luku (17-20 ) sisältää hankinnan ennakoidun arvon laskemista koskevia säädöksiä. Arvoon lasketaan mukaan optio- ja muut sopimuksen pidennysehdot sekä eri 8

9 vaihtoehtojen ennakoidut arvot. Jos hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina, osien ennakoitu arvo on laskettava yhteen. Tällöin kunkin osan hankinnassa noudatetaan yhteenlasketun arvon mukaista menettelyä. Hankinnan ennakoitu arvo lasketaan aina ilman arvonlisäveroa. Hankinnan ennakoidun arvon laskemista koskevia ohjeita: Yksittäinen tavara- tai palveluhankinta Suurin maksettava kokonaiskorvaus mukaan lukien mahdolliset vaihtoehdot sekä optio- ja pidennysehdot Rakennusurakka Urakan arvo sekä sellaisten urakan toteuttamisessa tarpeellisten tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, jotka hankintayksikkö antaa urakoitsijan käyttöön. Tavarahankinta, jonka kohteena on leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen Määräaikaisen, enintään 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu voimassaolon aikainen kokonaiskorvaus ja yli 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta kokonaisarvo jäännösarvo mukaan lukien Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu kuukausiarvo kerrottuna 48:lla Säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavat tavaratai palveluhankinnat Viimeksi kuluneen 12 kk:n aikana tehtyjen vastaavien hankintojen arvo tulevan kauden muutokset huomioiden. Palveluhankinta ilman kokonaishintaa Määräaikainen, enintään 48 kk voimassa olevan sopimuksen osalta kokonaisarvo. Toistaiseksi voimassa olevien tai yli 48 kk voimassa olevan sopimuksen osalta kuukausiarvo kerrottuna 48:lla. Puitejärjestely Puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintojen kokonaisarvo. Lähde: Valtion hankintakäsikirja, 2007, 35 Hankintaa ei saa pilkkoa eli jakaa eriin, osittaa tai laskea hankinnan arvoa poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten välttämiseksi. Hankinnan pilkkominen voidaan katsoa olevan kyseessä esimerkiksi silloin, kun luontevan hankintakokonaisuuden hankintoja (esim. samantyyppisten tavaroiden tai palveluiden hankintoja) kilpailutetaan/suorahankintaan useissa erissä ja hankinnat tapahtuvat ajallisesti siten, että suunnitelmallisessa hankintatoimessa hankintaerät olisi voitu kilpailuttaa kokonaisuuksina. Tämä merkitsee sitä, että hankinnan kokonaisuutta arvioitaessa huomioitavaksi tulevat koko yliopiston samantyyppiset hankinnat, eivät pelkästään yhden vastuualueen toteuttamat hankinnat (vrt. luku 2.1). Tilapalvelut seuraa Oulun yliopiston hankintojen euromääräistä toteutumista tuoteryhmittäin ja tarvittaessa järjestää keskitetyn kilpailutuksen isommista kokonaisuuksista (kun hankintojen yhteisarvo yli , koko yliopiston tasolla). 9

10 2.4.3 Ensisijaiset ja toissijaiset palvelut Palveluhankinnan ennakoidun arvon ylittäessä EU-kynnysarvon on selvitettävä, kuuluuko palvelu luonteeltaan hankintalain liitteen A ensisijaisiin tai liitteen B toissijaisiin palveluihin. Toissijaisiin palveluihin sovelletaan hankinnan arvosta riippumatta kansallisia hankintoja koskevia määräyksiä sekä teknisten eritelmien laatimista ja jälki-ilmoitusta koskevia velvoitteita (HankL 21 ). EU-hankinnoissa palvelut jaotellaan ensisijaisiin ja toissijaisiin palveluihin (HankL liite A ja B).: Ensisijaiset palvelut Toissijaiset palvelut Huolto- ja korjauspalvelut Maakuljetuspalvelut, myös panssariautopalvelut ja kuriiripalvelut (paitsi postinkuljetus) Ilmaliikenteen henkilö- ja tavarankuljetuspalvelut (paitsi postinkuljetus) Maaliikenteen ja ilmaliikenteen postinkuljetus Teleliikennepalvelut Rahoituspalvelut (vakuutuspalvelut, pankki- ja sijoituspalvelut) Tietojenkäsittelypalvelut ja niihin liittyvät palvelut Tutkimus- ja kehittämispalvelut Laskentatoimen palvelut, tilintarkastus- ja kirjanpitopalvelut Markkinatutkimus- ja otantatutkimuspalvelut Liikkeenjohdon konsulttipalvelut ja niihin liittyvät palvelut Arkkitehtipalvelut, tekniset suunnittelu- ja kokonaispalvelut; kaupunkisuunnittelu- ja maisemasuunnittelupalvelut, edellisiin liittyvät tieteelliset ja tekniset konsulttipalvelut sekä tekniset testaus- ja analysointipalvelut Mainospalvelut Rakennusten puhtaanapitopalvelut ja isännöinti- ja kiinteistönhoitopalvelut Palkkio- tai sopimusperustaiset julkaisu- ja painamispalvelut Jätevesi- ja jätehuoltopalvelut: puhtaanapito ja vastaavat palvelut Hotelli- ja ravintolapalvelut Rautatiekuljetuspalvelut Vesikuljetuspalvelut Tukipalvelut ja avustavat kuljetuspalvelut Oikeudelliset palvelut Työnvälitys- ja henkilöstönhankintapalvelut Tutkinta- ja turvallisuuspalvelut (paitsi panssariautopalvelut) Koulutuspalvelut ja ammatilliset koulutuspalvelut Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut Muut palvelut Lähde: Valtion hankintakäsikirja, 2007, 37 10

11 3 HANKINTAMENETTELYT 3.1 Hankintamenettelyn valinta Hankinnan toteutusta käynnistettäessä valitaan hankintaan soveltuva hankintamenettely. Hankinnassa käytettävä menettely riippuu hankinnan arvosta, kohteesta, luonteesta, monimutkaisuudesta, valintaperusteesta, käytettävissä olevasta ajasta, neuvottelutarpeesta, markkinoilla toimivien toimittajien lukumäärästä ja viime kädessä hankintayksikön käytössä olevasta ammattitaidosta ja asiantuntemuksesta. Hankintatarpeen kartoitus, TTS, budjetointi Hankinnan suunnittelu, valmistelu ja toteutustavan valinta ( mm. hankinnan arvon selvittäminen) EI KILPAILUTUSTA KEVENNETTY KILPAILUTUS KILPAILUTUS Hankinta on kilpailutettu keskitetysti joko yliopistolla tai yliopisto on liittynyt Hansel Oy:n puitejärjestelyyn Suorahankinnan perusteet täyttyvät (vrt. luku 3.4) Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat (pienhankinnat) Hankinnan arvo vähäinen (alle 6 000, vrt. luku 8) Hansel puitesopimuksen perusteella, jos heidän toimintaohjeessaan niin edellytetään EU kynnysarvon ylittävät hankinnat (yli , ) Kansalliset hankinnat ( , ) (alle ) Hankinnoissa käytettävät hankintamenettelyt on määritelty hankintalain 5 :ssä. Hankintamenettelyjä EU- hankinnoissa käsitellään yksityiskohtaisesti hankintalain 5. luvussa. Kansallisissa hankinnoissa käytettävät hankintamenettelyt sisältyvät lain 9. lukuun. 11

12 Hankintamenettelyt : Menettely Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Suorahankinta Kilpailullinen neuvottelumenettely Suunnittelukilpailu Puitejärjestely Dynaaminen hankintajärjestelmä Sähköinen huutokauppa Huomattavaa Yksivaiheinen, selkeä, käynnistetään hankintailmoituksella, ei neuvottelumahdollisuutta, sopii perushankintoihin Kaksivaiheinen; käynnistetään hankintailmoituksella, ei neuvottelumahdollisuutta; sopii hankintoihin, joissa on tarve rajoittaa osallistujien määrää ja rajaamiseen löytyy selkeitä perusteita; yl. pitkäkestoinen tai tavara-, palveluhankinta Kaksivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, neuvottelumahdollisuus, edellyttää aina laissa määriteltyjen neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymistä, monimutkainen hankinta Yksivaiheinen, ei hankintailmoitusta, neuvottelumahdollisuus yhden tai useamman toimittajan kanssa, edellyttää aina laissa määriteltyjen suorahankinnan edellytysten täyttymistä Monivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, tarkoitettu erityisen monimutkaisiin hankintoihin, joiden valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joissa hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja tai teknisiä keinoja ja joissa lisäksi hankintayksikkö haluaa neuvotella hankinnan toteuttamisvaihtoehdoista Menettely, jonka tarkoituksena on hankkia suunnitelma, jonka tuomaristo valitsee kilpailulla, ja jossa voidaan antaa palkintoja Yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jossa sovitaan joko kaikista hankintaan sovellettavista ehdoista tai osa ehdoista jätetään auki Täysin sähköinen hankintamenettely tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville tuotteille Sähköisesti alenevin hinnoin toteutettava huutokauppamenettely sen jälkeen, kun hankintayksikön valitseman hankintamenettelyn perusteella tarjoajat on arvioitu ja tarjoukset käsitelty Lähde: Valtion hankintakäsikirja 2007, 46. Hankintamenettelyt voidaan jakaa yksi- tai kaksivaiheisiin. Avoin menettely on yksivaiheinen ja kaksivaiheisia ovat rajoitettu-, neuvottelu- ja kilpailullinen neuvottelumenettely. Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat tarjoajat voivat toimittaa tarjouspyynnön perusteella tarjouksensa. Kaksivaiheisessa menettelyssä tarjouskilpailusta kiinnostuneet jättävät osallistumishakemuksen. Hankintayksikkö valitsee varsinaiseen tarjouskilpailuun tarjoajat osallistumishakemuksen jättäneiden joukosta. Hankinnoissa on pyrittävä hyödyntämään voimassa olevia kilpailuolosuhteita ja käytettävä ensisijaisesti avointa tai rajoitettua menettelyä (HankL 24 ja 65 ). Muita hankintamenettelyjä (mm. neuvottelumenettely ja suorahankinta) voidaan käyttää vain silloin kun se lain mukaan on mahdollista. Suorahankinnan, neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttö on perusteltava hankinnan käynnistämistä koskevassa asiakirjassa tai viimeistään hankintapäätöksessä. Valtioneuvoston asetuksella tullaan myöhemmin antamaan dynaamista hankintajärjestelmää ja sähköistä huutokauppaa koskevia ohjeita. 12

13 3.2 Avoin menettely Avoin menettely on yksivaiheinen ja se käynnistetään Hilmaan tehtävällä hankintailmoituksella ( Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Ilmoitusvelvollisuus koskee yli hankintoja. Avoimen menettelyn prosessikaavio Hankintailmoitus Eu- tai kansallinen Tarjouspyynnön pyytäminen ja lähetys Tarjoukset, - avaustilaisuus Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Mahdolliset tarkennukset ja tarjousten vertailu Esitys hankintapäätöksestä Päätöksen tiedoksianto Mahdollinen tarjousten poissulkeminen kilpailusta tai niiden hylkäys (kirj. ilmoitus, liitteeksi valitusosoitus) Valitusaika Tilaus/hankintasopimus Jälki-ilmoitus (EUkynnysarvon ylittävät hankinnat) Avoin menettely on yksinkertaisin ja nopein hankintamenettely. Tarjoajien määrää ei voi rajoittaa ja kuka tahansa saa osallistua tarjouskilpailuun tilaamalla tarjouspyyntöasiakirjat. Tarjouspyyntö voidaan hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen lähettää myös suoraan sellaisille tavaran- tai palveluntoimittajille tai urakoitsijoille, joilta halutaan tarjous (vrt. luku 4). 3.3 Rajoitettu menettely Rajoitettu menettely on kaksivaiheinen menettely, jossa ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat jättää tarjouksen. Tarjoajat valitaan osallistumishakemuksen perusteella. Hankintamenettely käynnistetään Hilmaan tehtävällä hankintailmoituksella ( Ilmoitusvelvollisuus koskee yli hankintoja. 13

14 Rajoitetun menettelyn prosessikaavio Hankinta- ilmoitus Eu- tai kansallinen Osallistumishakemukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja valinta Päätös tarjouspyynnön saajista ja mahd. tiedoksianto niille tiedoksianto tarjoajille, joita ei hyväksytä tarjouskilpailuun (liitteeksi valitusosoitus) Tarjoukset, - avaustilaisuus Tarjoajien soveltuvuuden Tarjousten arviointi ja tarjouspyynnön tarjousten -mukaisuuden tarjouspyynnön arviointi mukaisuuden arviointi Mahdollinen Päätös tarjousten vertailuun poissulkeminen hyväksytyistä, kilpailusta mahd. tai niiden tiedoksianto hylkäys (kirj. ilmoitus, liitteeksi valitusosoitus) Mahdolliset tarkennukset ja tarjousten vertailu pyyntö pyynnön Tarjous- pyytäminen ja lähetys Esitys Hankintapäätös hankintapäätöksestä Päätöksen tiedoksianto Valitusaika Tilaus/hankintasopimus Jälki-ilmoitus (EUkynnysarvon ylittävät hankinnat) Osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta valitaan ne, jotka saavat tarjouspyynnön. Tarjoajia on kutsuttava rajoitetussa menettelyssä vähintään viisi, jos soveliaita on riittävästi. Tarjoajien valinnassa käytettäviä vähimmäisvaatimuksia sekä objektiivisia ja syrjimättömiä tarjoajaa koskevia valintaperusteita käsitellään luvussa Suorahankinta Suorahankinta on yksivaiheinen menettely. Suorahankinnassa hankintayksikkö valitsee menettelyyn mukaan yhden tai usean toimittajan, jonka kanssa hankintayksikkö neuvottelee sopimuksen ehdoista. Suora hankinnasta voidaan julkaista hankintailmoitus Hilma-portaalissa. Suora hankintaa voidaan Oulun yliopistossa käyttää alle 6000 euron hankinnoissa sekä jäljempänä mainituissa tilanteissa. Suorahankinnan prosessikaavio Tarjoajien valinta Neuvottelukutsu/ tarjouspyyntö Neuvottelut, tarjoukset Tarjoukset, tarkennukset Tarjousten vertailu Esitys hankintapäätöksestä Päätöksen tiedoksianto Tilaus 14

15 Hankintayksikkö voi käyttää suorahankintaa vain hankintalaissa määritellyissä tilanteissa (27-28, 67 ). Syy suoran hankinnan käyttämiseen on todettava ennalta, ja se on perusteltava hankintapäätöksessä tai siihen liittyvässä muussa asiakirjassa. Suorahankinnan perusteet EU-hankinnoissa ja kansallisissa hankinnoissa: Avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole lainkaan saatu osallistumishakemuksia tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia ja alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta Teknisestä, taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan Sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi Hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä kyseessä ole massatuotanto tavaran valmistamisen taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimusja kehityskustannusten kattamiseksi Raaka-ainemarkkinoilla noteeratut ja sieltä hankittavat tavarat Tavara hankitaan erityisen edullisesti liiketoimintansa lopettavalta toimittajalta, pesänhoitajalta tai selvittäjältä maksukyvyttömyysmenettelyn, akordin tai vastaavan menettelyn seurauksena Palveluhankinta suunnittelukilpailun voittajalta Laissa määritellyt lisä- ja toistohankinnat: - Tavarahankinnan lisätilaus aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittaiseksi korvaamiseksi tai laajentamiseksi, jolloin toimittajan vaihdos aiheuttaisi yhteensopimattomuutta; mahdollinen 3 vuoden aikana alkuperäisestä sopimuksesta - Alkuperäiseen sopimukseen sisältymätön alkuperäiseltä toimittajalta pyydettävä lisäpalvelu tai -urakka, joka on ennalta arvaamattomista syistä välttämätön; enintään 50 % alkuperäisestä arvosta - Palvelun tai urakan toisto, jos siitä on maininta alkuperäisen sopimuksen hankintailmoituksessa; mahdollinen enintään 3 vuoden aikana alkuperäisestä sopimuksesta Yksittäistapauksessa kansallisessa sosiaali-, terveys- tai koulutuspalvelujen hankinnassa, jos kilpailun järjestäminen tai palveluntarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi Lähde: Valtion hankintakäsikirja 2007, 52 Kiireellä tarkoitetaan hankintayksikölle ennalta arvaamattomista syistä aiheutunutta äärimmäistä kiirettä eli tilannetta, joka ei johdu hankintayksiköstä itsestään ja jota ei ole voitu kohtuudella ennakoida. Suora tilaus voidaan lisäksi tehdä Oulun yliopiston solmiman puitesopimuksen perusteella. Tämä ns. kotiinkutsuna tehtävä tilaus ei ole itsenäinen hankinta eikä edellytä hankintailmoitusta tai kilpailutusta. 3.5 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen, ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee tarjoajien kanssa mukauttaakseen tarjoukset hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin ja hankintasopimuksen ehtoihin. 15

16 Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa perustetta sen käytölle. Kansalliselle neuvottelumenettelylle, EU-neuvottelumenettelylle ja kilpailulliselle neuvottelumenettelylle on kullekin omat perusteensa. (HankL 25, 29, 66 ) Neuvottelumenettelyyn on kutsuttava vähintään kolme ehdokasta, jos soveliaita on riittävästi. Neuvottelujen tarkoituksena on parhaan tarjouksen valinta. Neuvotteluja voidaan käydä myös vaiheittain siten, että mukana olevien tarjousten määrää vähennetään käyttämällä tarjousten valintaperusteita. Vaiheittaisuudesta on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Neuvottelumenettelyn perusteet kansallisissa hankinnoissa: Tavara- ja palveluhankinta, jonka ennakoitu kokonaisarvo on alle euroa sekä rakennusurakka, jonka ennakoitu kokonaisarvo on alle euroa Hankinta, jonka luonteen vuoksi tarjouspyyntöä ei voida tai sitä ei ole tarkoituksenmukaista laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen Hankinta, jonka luonne tai johon liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua Tutkimus-, selvitys-, suunnittelu-, arviointi- tai koulutushankinta, joka edellyttää palveluntarjoamisesta vastaavien henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden erityistä arviointia Poikkeuksellisen kiireellinen hankinta, johon hankintayksikkö ei ole voinut kohtuudella varautua Julkisen ja yksityisen sektorin sopimusperusteista tai rakenteellista yhteistyöjärjestelyä koskeva hankinta tai kehitysluonteinen pitkäkestoinen hankinta Valtakunnallisesti, alueellisesti keskitettävä sosiaali- ja terveyshuollon palveluhankinta Moniammatillista erityisosaamista edellyttävä palveluhankinta erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon sekä työvoimapalvelujen alalla Palvelua koskevat käyttöoikeussopimukset ja käyttöoikeusurakan saajan valinta Rakennusurakka, jossa rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä hankintayksikölle koituvan taloudellisen hyödyn saamiseksi tai tutkimus- tai kehittämiskulujen korvaamiseksi Neuvottelumenettelyn perusteet EU-hankinnoissa: Hankinta, jonka luonne tai johon liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua Palveluhankinta, kuten rahoituspalvelujen, rakennusten suunnittelupalvelujen sekä muiden asiantuntijaja osaamispalvelujen hankinta, jossa hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen Rakennusurakka, jos rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä kannattavuuden varmistamiseksi taikka tutkimus- tai kehittämiskulujen korvaamiseksi Käyttöoikeusurakan saajan valinta Lähde: Valtion hankintakäsikirja 2007, 50 Hankintayksikkö voi myös siirtyä neuvottelumenettelyyn sekä kansallisissa hankinnoissa että EUhankinnoissa mm. silloin kun avoimessa, rajoitetussa tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä on saatu tarjouksia, jotka eivät vastaa sisällöltään tarjouspyyntöä tai joita ei voida hyväksyä hankintalaissa määrätyin perustein. Neuvott elumenettelyyn siirtyminen edellyttää pääsääntöisesti hankintailmoituksen julkaisemista. Uutta hankintailmoitusta neuvottelumenettelyyn siirtymisestä ei tarvitse kuitenkaan tehdä, jos neuvotteluihin otetaan mukaan kaikki ensimmäisen kierroksen (avoin, rajoitettu tai kilpailullinen 16

17 neuvottelumenettely) hyväksyttävät tarjoajat, jotka täyttävät vähimmäisvaatimukset ja jotka ovat tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimukset täyttävän tarjouksen. Lisätietoja neuvottelumenettelystä Valtion hankintakäsikirjan luvussa Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen, ja johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai useamman ratkaisuvaihtoehdon, joka vastaa sen tarpeita, ja jonka perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa. Kilpailullinen neuvottelumenettely on uusi hankintamenettelymalli. Se soveltuu erityisen monimutkaiseen hankintaan, jossa hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja tai teknisiä keinoja ilman tarjoajien kanssa käytäviä neuvotteluja. Lisätietoja kilpailullisesta neuvottelumenettelystä löytyy Valtion hankintakäsikirjan luvussa Puitejärjestely Puitejärjestelystä säädetään hankintalain :ssä. Puitejärjestely on toimintamalli, joka johtaa puitesopimukseen yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden taikka kolmen tai useamman toimittajan välillä. Toimittajat puitejärjestelyyn valitaan yleensä avoimella tai rajoitetulla menettelyllä tai neuvottelumenettelyllä. Puitejärjestelyä tehtäessä vahvistetaan hankintayksikön ja toimittajan kesken solmittavan puitesopimuksen ja puitesopimuksen voimassaoloaikana tehtävien yksittäisten hankintasopimusten ehdot tai osa ehdoista. Puitejärjestelyt voivat pääsääntöisesti olla voimassa enintään neljä vuotta. Oulun yliopistossa tilapalvelut valmistelee ja solmii koko yliopistoa koskevat puitesopimukset sekä päättää liittymisistä Hansel Oy:n kilpailuttamiin puitejärjestelyihin. Voimassa olevista puitesopimuksista ilmoitetaan suuren jakelun tiedotteilla. Luettelo sopimuksista sekä tarkemmat toimintaohjeet löytyvät toimitilapalvelujen www-sivulta. 17

18 4 TARJOUSPYYNTÖ 4.1 Yleistä Hankintojen kilpailuttamisen onnistumisen perusedellytys on, että hankintayksikkö on selvittänyt itselleen tulevan hankinnan sisällön. Ennen tarjouspyynnön lähettämistä hankintayksikön on lisäksi varmistettava, että kaikki hankinnan keskeiset osatekijät, kuten hankintamenettely, sopimusehdot ja valintaperuste on mietitty valmiiksi. Tarjouspyynnön laatiminen on hankintaprosessin tärkein vaihe. Sen laatimiseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa, koska tarjouspyynnössä tehtyjen virheiden korjaaminen on myöhemmin vaikeaa. Tarjouspyynnössä ostaja määrittelee haluamansa tuotteen, palvelun tai urakan sisällön, siihen liittyvät kaikki vaatimukset ja ehdot, joilla on merkitystä tarjouksen tekemisessä ja hinnoittelussa. Tarjouspyynnössä määritellään myös hankinnan valinta- ja vertailuperusteet. Tarjouspyyntö on laadittava niin selkeästi, että sen perusteella tarjoajat voivat antaa yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. 4.2 Tarjouspyynnön saajat ja muoto Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti. Kansallisessa neuvottelumenettelyssä ja suorahankinnassa tarjouspyyntö voidaan poikkeuksellisesti tehdä suullisesti, jos kirjallinen menettely ei perustellusti ole tarkoituksenmukaista. Suullinen menettely voi tulla kyseeseen esimerkiksi erityisen kiireellisessä hankinnassa. Jos tarjouspyyntöä tai tarjouksia ei ole laadittu kirjallisesti, käytävistä neuvotteluista on pidettävä pöytäkirjaa, josta käyvät ilmi neuvottelun kulku ja tarjoajien asemaan vaikuttavat tiedot. (HankL 40, 69 ja 70 ). Jos hankintayksikkö on valinnut avoimen menettelyn, kaikilla halukkailla on mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun ja saada tarjouspyyntö. Hankintayksikkö voi hankintailmoituksessa rajata rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä tarjouskilpailuun otettavien määrää. Rajoitetussa menettelyssä tarjouskilpailuun on kutsuttava osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta vähintään viisi ehdokasta ja neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä vähintään kolme ehdokasta edellyttäen, että soveliaita on riittävästi. Jos soveltuvia ei ole edellä mainittua määrää, otetaan vain soveltuvat ehdokkaat tarjoajiksi. Tarjoajien enimmäismäärä voidaan ilmoittaa hankintailmoituksessa. Kansallisissa ja EU-hankinnoissa tulee tarjouspyynnöt lähettää Oulun yliopiston kirjaamon kautta. Tarjouspyyntö voidaan myös laittaa sähköisesti saataville hankintailmoituksessa mainitussa 18

19 internetosoitteessa. Jos tarjouspyyntö on saatavilla suoraan internetosoitteessa, ei voida selvittää, ketkä ovat noutaneet tarjouspyyntöasiakirjat. Jos tarjouspyynnön saajat halutaan kirjata, on hankintailmoitukseen laitettava tarjouspyyntöasiakirjojen toimittajaksi Oulun yliopiston kirjaamo. 4.3 Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyynnössä on ilmoitettava kaikki hankintaan liittyvät keskeiset tiedot. Näistä osa on pakollisia kaikissa hankinnoissa ja osa ainoastaan EU-hankinnoissa. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava myös muut sellaiset seikat, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä. EU- hankinnoissa tehtävän tarjouspyynnön sisältöä käsitellään hankintalain 41 :ssä ja kansallisissa hankinnoissa tehtävän tarjouspyynnön sisältöä hankintalain 69 :ssä. Tarjouspyynnössä ilmoitettavat tiedot: hankintayksikön nimi, yhteystiedot sekä yhteyshenkilön tiedot hankinnan kohteen määrittely ja hankinnan kohteeseen liittyvät toiminnalliset ominaisuudet ja laatuvaatimukset riittävän yksityiskohtaisesti, tarvittaessa erillisellä liitteellä tiedot hankittavista määristä ja yksiköistä ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä luettelo toimitettavista asiakirjoista ja selvityksistä, vrt. luku 5.4 hankinnassa käytettävä tarjousten valintaperuste: halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus jos käytetään valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, on ilmoitettava käytettävät vertailuperusteet ja kansallisissa hankinnoissa niiden tärkeysjärjestys, katso tarkemmin luku 5.8 määräaika tarjousten tekemiselle (kohtuullinen, ei yleinen lomakausi), ml. kellonaika osoite, johon tarjoukset on toimitettava (Kansallisissa ja EU-hankinnoissa tarjoukset palautetaan Oulun yliopiston kirjaamoon.) tarjousten voimassaoloaika EU-hankintojen tarjouspyynnöissä lisäksi ilmoitettavat tiedot: viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava jos käytetään valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, on ilmoitettava käytettävät vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus eli ns. painoarvot tai niiden vaihteluväli jos vertailuperusteiden painoarvojen ilmoittaminen ei perustellusti ole mahdollista, vertailuperusteet voidaan ilmoittaa tärkeysjärjestyksessä Kansallista hankintaa koskevassa tarjouspyynnössä kannattaa viitata HILMAssa julkaistuun hankintailmoitukseen, vaikka hankintalaki ei sitä edellytäkään. Lisäksi kummassakin hankintamenettelyssä on tarjouspyynnössä ilmoitettava myös muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä. Muita mahdollisia tietoja, joilla voi olla olennaista merkitystä hankintamenettelyssä: Osatarjousten sallittavuus Vaihtoehtojen sallittavuus ja vaihtoehtojen vähimmäisvaatimukset Poissulkuperusteita koskevat selvitykset Hintojen ilmoittamistapa, esim. pyyntö esittää kokonaishinta ja tarvittaessa eritellyt yksikköhinnat ilman arvonlisäveroa, arvonlisävero ja/tai hinnanmuutosperusteet Toimitusaika, joka on pyrittävä määrittämään mahdollisimman väljäksi, ellei ehdottomasti tarvita tiettynä aikana tapahtuvaa toimitusta taikka sopimuskausi ja mahdollinen optiokausi Toimitusehtotoivomus yleisiä toimituslausekkeita käyttäen Toimitusosoite Maksuehtosuositus (yleensä 21 pv netto, 14 pv netto tai 30 pv netto ) Takuuehdot Ylläpito- ja huoltopalvelut Koulutus ja ohjekirjat 19

20 Muut tarpeelliset selvitykset, esim. myyjältä mahdollisesti vaadittavan raaka-aine tai ennakkomaksun vakuuden määrä, laatu ja voimassaolo Vakuuttaminen toimituksen valvontaan ja vastaanottoon liittyvät seikat Pakkaustoivomukset Vaatimukset immateriaalisista oikeuksista Ilmoitus julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen JYSE 2009 PALVELUT tai JYSE 2009 TAVARAT, julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehtojen JIT 2007 tai muiden sopimusehtojen noudattamisesta Hankintayksikön oma sopimusluonnos, jossa on mahdollisimman kattavasti otettu huomioon tarvittavat sopimusehdot Tarvittavat tiedot hankintaprosessin kulusta, tarjousten käsittelystä, asiakirjojen julkisuudesta, lisätietojen antamisesta, informaatiotilaisuudesta sekä turvallisuusseikoista Tarjouksen tekemisessä tarvittavat lomakkeet Lähde: Valtion hankintakäsikirja, 2007, Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden vaatimukset Toimit tajien soveltuvuuden arviointi merkitsee sen selvittämistä, onko toimittajalla tekniset, taloudelliset tai muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin yksityiskohtaiset perusteet on määritelty hankintalaissa. (HankL 52-59, 71 ). Toimittajien soveltuvuus voidaan selvittää esittämällä hankintailmoituksessa ehdokkaiden tai tarjoajien rekist eröitymistä, rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia. Vaatimusten ja selvitysten tulee liittyä ehdokkaan ja tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta. Niiden täyttyminen osoitetaan toimittamalla hankintayksikön pyytämät selvitykset, joita ovat mm.: Soveltuvuuden osa-alue Soveltuvuutta koskeva seikka, selvitykset Rekisteröitymien, Rekisteröityminen rahoituksellinen ja Tilinpäätösasiakirjat taloud ellinen tilanne Kokonaisliikevaihdon suuruus Selvitys ammatinharjoittajan vastuuvakuutuksesta Tekninen suorituskyky ja Tiedot tärkeimmistä toimituksista eli referenssit (kokemus palvelun tai tavaran laatu tuottamisesta tai urakasta) arvoineen, ajankohtineen ja vastaanottajatietoineen Laadunvalvonnan tekniset asiantuntijat ja urakoitsijan käytettävissä olevat asiantuntijat ja toimielimet Laadunvarmistukseen käytettävät tekniset välineet sekä tutkimus- ja kokeilujärjestelmät Palveluntarjoajan tai urakoitsijan keskimääräinen työvoima ja johtohenkilöiden lukumäärä viimeisen kolmen vuoden aikana Työvälineet, kalusto, tekniset laitteet Alihankkijoiden käyttäminen Tavaranäytteet, kuvaukset, valokuvat Ympäristönhallintajärjestelmä tai selvitys ympäristönhoitotoimenpiteistä Laadunhallintajärjestelmä tai selvitys laadunvarmistustoimenpiteistä Ammatillinen pätevyys Yrityksen johdon ja palvelutuotannosta tai urakasta vastaavien henkilöiden koulutus ja ammatillinen pätevyys Ammattitaito, tehokkuus, kokemus ja luotettavuus sijoittamis- ja asennuspalveluja edellyttävässä hankinnassa Läh de: Valtion hankintakäsikirja, 2007, 68 20