TILAVUOKRAHINNAT, HALLITASO päivitetty TILAVUOKRAHINNAT, KOKOUSTILAT RAVINTOLAPALVELUT KOKO LAHDEN KAUTTA

Transkriptio

1 1

2 TILAVUOKRAHINNAT, HALLITASO päivitetty TILA RAVINTOLAPALVELUT KOKO LAHDEN KAUTTA VAPAA CATERING RAKENNUS/ PURKUPÄIVÄ ASIAKASPAIKAT M² Lahti Halli Vesijärvi Halli Salpausselkä Halli Suurhalli (Treeni ja Areena) Suurhalli, Treeni Suurhalli, Areena Hallien tilavuokra sisältää tyhjän tilan ja perusvalaistuksen. Tilavuokra on vrk 7:00-7:00, aktiivinen käyttöaika sovitaan erikseen. Hallien tilavuokraan sisältyy yleisvahtimestari aktiivikäyttöajan ajaksi. Hallien kalustus, tekniikka ja muut palvelut on vuokrattava erikseen. Tekninen hinnasto ohessa. Siivous, sähkö, vesi ja muut palvelut veloitetaan erikseen toteutuneen mukaan. TILAVUOKRAHINNAT, KOKOUSTILAT TILA ALLE 5 H 5 10 H LISÄTUNNIT ASIAKASPAIKAT M² Kokoustila Kokoustila Kokoustila Kokoustila Kokoustilan aula Kokoustilat 1-4 ja aula Kokoustilojen tilavuokraan sisältyy yhden päivystävän kokousvahtimestarin palvelut, tilan kalustus perusvaihtoehtojen mukaan Lahden Messujen pöydillä ja tuoleilla sekä perustekniikka. Kokoustilojen 1-3 tekninen perusvarustus on puheäänentoisto 2:llä langallisella mikrofonilla, projektori (heijastus valkoiselle seinäpinnalle) sekä fläppitaulu. Kokoustilan 4 tekninen perusvarustus on projektori (heijastus valkoiselle seinäpinnalle). Aulassa ei ole kokoustekniikkaa ja tilassa on kiinteä kalustus. Rakentamis- ja purkupäivistä veloitamme 60 % normaalista tilavuokrasta. * Tilaisuuden aikana tehtävästä kalustomuutoksesta veloitamme 390 /tila. * Tilavuokra sisältää perus kalustusvaihtoehdot: luentomuoto, tuolirivit, U-pöytämuoto ja tyhjä tila. Räätälöidyt kalustukset toiveiden mukaan alkaen 65 /h. Kokousvieraiden käytössä on veloituksetta langaton verkko (tunnukset kokoustiloissa saatavilla). Normaali sähkönkulutus ja yleissiivous sisältyvät vuokraan. Tavallisesta poikkeava sähkönkulutus ja siivous veloitetaan erikseen. 2

3 KOKOUSPAKETIT (SAATAVILLA KOKOUSTILOIHIN) / HLÖ / PV / HLÖ / PV SISÄLTÄÄ TILAN KOKOUSPAKETTI ALV 0 % SIS. ALV Kokopäiväkokouspaketti alk. 41,75 alk. 48,95 max 10 h Lounaskokouspaketti alk. 33,40 alk. 39,28 max 5 h Kahvikokouspaketti alk. 19,00 alk. 22,92 max 5 h Kokouspaketin hintaan sisältyy yksi kokoustila, yhden päivystävän kokousvahtimestarin palvelut, muistiinpanovälineet, tila kalustettuna perusvaihtoehtojen mukaan Lahden Messujen pöydillä ja tuoleilla sekä perustekniikka. Kokouspaketin minimihenkilömäärä on 10. Pidätämme oikeiden vaihtaa kokoustilaa henkilömäärän muuttuessa. Ravintolapalveluista kokouspakettiin sisältyvät kokouspaketista riippuen aamukahvi, buffetlounas ja/tai iltapäiväkahvi. Kokouspaketteihin sisältyy jäävesi tilassa. HENKILÖKUNTA Lahden Messuilla vuokralainen voi hoitaa naulakkopalvelun ja järjestyksenvalvonnan sekä tekniset palvelut itse. Siinä tapauksessa vuokralaisen tulee kuitenkin noudattaa lakia ja viranomaismääräyksiä. Vuokralainen vastaa itse kaikista tapahtumaan liittyvistä luvista ja ilmoituksista. Vaihtoehtoisesti henkilöstön voi vuokrata KOKO Lahti Oy:n kautta. HENKILÖSTÖHINNASTO MA - LA SU / PYHÄISIN Naulakonhoitaja Järjestyksenvalvoja Teknikko Tapahtumakoordinaattori Tuottaja / Tekninen tuottaja Vahtimestari Naulakonhoitaja veloitetaan tuntiveloituksen mukaan tilaisuuden ajaksi. Varaamme yhden (1) naulakonhoitajan sataa (100) asiakasta kohden tilaisuuden ajaksi. Kokoustiloissa naulakko voidaan joissain tapauksissa järjestää myös vartioimattomana itsepalvelunaulakkona. Tilaisuuksiin, joissa on anniskelua, varaamme yhden (1) järjestyksenvalvojan/vahtimestarin sataa (100) asiakasta kohden. Järjestyksenvalvojat/vahtimestarit hoitavat tilaisuuden järjestyksenvalvonnan ja naulakkopalvelun. Järjestyksenvalvojien määrä on riippuvainen käytössä olevien sisäänkäyntien määrästä, henkilömäärästä, tapahtuman luonteesta ja tapahtumapaikasta. Henkilöstökulut laskutetaan voimassa olevan hinnaston mukaan 15 minuutin tarkkuudella toteutuneen mukaan. Henkilöstön minimiveloitus 4h. Noudatamme kokoontumislakia ja siihen liittyviä asetuksia sekä muita viranomaismäärityksiä. Lahden Messuilla on oma pelastussuunnitelma. KOKO Lahti Oy pidättää oikeuden hinnastonmuutoksiin. Tekniikka- ja henkilökuntakustannukset veloitetaan aina tapahtuma-aikaan voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin. Hinnat ovat voimassa alkaen. Kaikkiin hintoihimme lisätään voimassaoleva arvonlisävero. 3

4 VARAUS- JA PERUUTUSEHDOT Henkilömäärän vahvistus: 1-30 henkilön tilaisuuksissa henkilömäärä tulee vahvistaa 7 vrk ennen tilaisuutta henkilön tilaisuuksissa henkilömäärä tulee vahvistaa 14 vrk ennen tilaisuutta. Henkilömäärä voi tarkentaa +/- 10 % puitteissa 5 vrk ennen tilaisuutta. Yli sadan (+100) henkilön tilaisuuksissa henkilömäärä tulee vahvistaa 28 vrk ennen tilaisuutta. Henkilömäärä voi tarkentaa +/- 10 % puitteissa 14 vrk ennen tilaisuutta. Teknisen henkilökunnan tarve ja määrä tulee vahvistaa 28 vrk ennen tilaisuutta. Muun henkilökunnan määrän voimme sopia, kun henkilömäärät vahvistuvat. Maksuehdot: Monipäiväisistä tai isoja/ useita tiloja käsittävistä varauksista teemme erillisen vuokrasopimuksen. Tällöin tilavuokra veloitetaan seuraavasti: 1. Tilavuokra: 10 % vuokrasta laskutetaan varausta vahvistettaessa. 90 % vuokrasta laskutetaan 30 vuorokautta ennen tilaisuuden alkua. Alle 300 m² tilojen tilavuokrat veloitetaan kokonaisuudessaan tilaisuuden jälkeen. Muut kulut laskutetaan sopimuksen mukaan, laskun maksuehto on 14 vrk netto. Maksun viivästyessä peritään kulloinkin voimassa oleva viivästyskorko. Laskutuslisä on paperilaskuissa 7,50 euroa. 2. Kokouspaketti: Laskutamme kokouspaketin vahvistetun henkilömäärän mukaan. Toivomme teidän vahvistavan alustavan henkilömäärän 14 vrk ennen tilaisuutta. Henkilömäärää voi tarkentaa +/- 10 % puitteissa 5 vrk ennen tilaisuutta. Muussa tapauksessa laskutamme varauksen yhteydessä vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Laskutuslisä on paperilaskuissa 7,50 euroa. Tilavarauksen aika sisältää valmistelu-, rakennus- sekä purkuajan. Varauksen ylimenevästä ajasta peritään hinnaston mukaisesti tilavuokra- ja henkilöstökulut. PERUUTUSEHDOT Peruutusehdot: Peruutus on tehtävä kirjallisesti. 1. Tilavuokra: Vuokralaisen peruuttaessa varauksensa veloitetaan peruutuskuluja voimassa olevan hinnaston mukaisesti: Aika peruutuspäivästä tilaisuuspäivään, veloitus: Vahvistuksesta 91 päivää tilaisuuteen 10 % vuokrasta päivää tilaisuuteen 30 % vuokrasta päivää tilaisuuteen 50 % vuokrasta 30 päivää tai vähemmän 100 % vuokrasta Lisäksi alle 30 vrk ennen tapahtumaa tehdystä peruutuksesta laskutetaan vahvistetuista tilatuista palveluista ja tuotteista määritelty kokonaishinta (sisältäen henkilöstö- ja muut palvelukulut). 2. Kokouspaketit: Veloitus 1-30 hlöä hlöä yli 101 hlöä Maksutta 22-vrk ennen tilaisuutta 61 vrk - ennen tilaisuutta 74 vrk - ennen tilaisuutta 50 % vrk ennen tilaisuutta vrk ennen tilaisuutta vrk ennen tilaisuutta 100 % 0-14 vrk ennen tilaisuutta 0-30 vrk ennen tilaisuutta 0-41 vrk ennen tilaisuutta HUOM! Tilausvahvistuksessa määritettyä ennakkomaksua 10 % ei palauteta. Ennakolta tilattujen tuotteiden ja palveluiden peruutus pitää tapahtua kirjallisesti 14 vrk ennen tilaisuutta. Mikäli järjestäjän toimesta tilataan tuotteita tai palveluita kolmansilta osapuolilta, peruutuksesta koituvat mahdolliset kulut tulevat järjestäjän maksettavaksi. 4

5 YHTEYSTIEDOT Jussi Kortepuro, Myyntijohtaja Päivi Bäckström, Myyntipäällikkö p p Satu Clifford, Tapahtumakoordinaattori Tiia Kuokka, Tapahtumakoordinaattori p p Anna Salminen, Tapahtumakoordinaattori KOKO Lahti Oy p Ankkurikatu Lahti Sähköpostit ovat muotoa etunimi.sukunimi@sibeliustalo.fi Y-tunnus:

6 6

7 PAKETTIHINNASTO Laitevuokrat ovat suuntaa antavia päiväkohtaisia vuorokausihintoja. Monipäiväisessä tapahtumassa (peräkkäiset päivät) sovitaan tekniikka erikseen. Hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero 24 %. Tapahtumissa tarvittava muu tekniikka ja tekniikan valvonta sovitaan erikseen viimeistään neljä (4) viikkoa ennen tilaisuutta. Alle viikkoa ennen tilaisuutta tehdyistä tekniikkatilauksista veloitamme +30 %. HALLIEN KOKONAISPAKETIT, VALAISTUS JA ÄÄNENTOISTO Messujen esiintymislavapaketti 1 alk * sis. lava 6m x 9m x 1m., portaat ja mustat molton rajaukset taakse ja sivuille. Messujen esiintymislavapaketti 2 alk * sis. lava 12m x 12m x 1m., portaat, mustat molton rajaukset ja harmaa lavan matto. Messukeskuksen puheäänentoistopaketti alk * sis. ääniteknikko max 8h, äänentoistolaitteisto, operointi, ripustus, kasaus ja purku. Äänentoisto max 500 hlölle. Messukeskuksen äänitoteutuspaketti 1 alk * sis. ääniteknikko, max 8h äänentoistolaitteisto, operointi, ripustus, kasaus ja purku. Äänentoisto max 500 hlölle. Messukeskuksen äänitoteutuspaketti 2 alk * sis. ääniteknikko, äänentoistolaitteisto, operointi, ripustus, kasaus ja purku. Äänentoisto hlölle. Messukeskuksen lavavalaistuspaketti alk * sis. valoteknikko max 8h, yksi takavalolinja, etuvalolinja, liikkuvat valot, ripustus, operointi, kasaus ja purku. Messukeskuksen kevyt etuvalo alk. 200 Messukeskuksen tunnelmavalaistuspaketti alk Tilan yleisvalaistus yhdella valolinjalla, ripustus, kasaus ja purku. Messukeskuksen kuvatekniikkapaketti 1 alk m x 4m 16:9 valkokangas, AL projektori, asennus ja purku. Messukeskuksen kuvatekniikkapaketti 2 alk m x 3m 4:3 valkokangas, 5500 AL projektori, asennus ja purku. KOKOUSTILOJEN TEKNIIKKA Tunnelmavalaistus: Kokoustila 1, 2, 3 tai aulatila alk. 395 / tila Koko kokoustilan tai useamman yhdistetyn tilan valaisu erillisellä tarjouksella. 7

8 YKSIKKÖHINNAT (hinnat alkaen) ÄÄNITEKNIIKKA Langaton mikrofoni Kapula / solmio / headset 65 / kpl Langaton mikrofoni Catchbox 65 / kpl KUVATEKNIIKKA Valkokangas, siirrettävä 3 x 4 m 120 / kpl Projektori Sanyo PLC WM5500L 5500 ANSI lumen 350 / kpl Tietokone 100 / kpl MUU Ripustus- / nostopiste Nouseva päätykatsomo, 350 paikkaa 195 / kpl / kpl LAVA / LAVAELEMENTIT Lavapalat, 2m x 1 m Korkeus: 60, 40 tai 20 cm 14 / neliö Lavapalat, 3m x 1,5 m Korkeus 1m 14 / neliö MUUTA Ulkotulet 65 / kpl Taustamusiikki Sis. laite ja soittolista 100 Fläppitaulu (sis. paperit ja tussit) 20 / kpl Ulko- tai sisäliputus 25 / kpl Posterseinäkkeet (leveys 1030mm, korkeus / kpl mm, levyn koko 970 x 1170 mm, vaaka tai pystysuuntaisena) Matotus (väri ja mallivaihtoehtoja useita) alk. 9 / m² Tuotteita on saatavilla rajoitettu määrä. Muu tekniikka tarvittaessa erillisellä tarjouksella. Hinnat eivät sisällä mahdollisista kuljetuksista aiheutuvia kustannuksia. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin. Hinnat voimassa lähtien. Kaikkiin hintoihin lisätään voimassaoleva arvonlisävero. 8

9 LAHDEN MESSUJEN KOKOUSTILOJEN VUOKRAUSEHDOT 1. VARAUKSET Varaus tulee sitovasti voimaan, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen vuokrasopimuksen tarvittavine liitteineen. Mikäli vuokralainen ei toimita KOKO Lahti Oy:lle tarvittavia asiakirjoja tai noudata vuokraehdoissa ja sopimuksessa mainittuja ehtoja, on 6. PERUUTUSEHDOT Peruutus on tehtävä kirjallisesti. Vuokralaisen peruuttaessa varauksensa veloitetaan peruutuskuluja voimassa olevan hinnaston mukaan seuraavasti: KOKO Lahti Oy:llä oikeus päättää tilojen käytöstä. Kokoustilat: 2. VUOKRA Vuokralainen maksaa KOKO Lahti Oy:lle korvauksen tilojen, laitteiden, henkilökunnan ja palvelusten käytöstä järjestämisajankohtana voimassa olevan hinnaston mukaan. Pääsymaksullisissa tilaisuuksissa peritään tilavuokran lisäksi hinnaston mukainen provisio lipunmyynnistä. Aika peruutuspäivästä tilaisuuspäivään: Veloitusprosentti: Tilausvahvistus 91 vrk 10 % 90 vrk 61 vrk 30 % 60 vrk 31 vrk 50 % 30 vrk tai vähemmän 100 % Hallitaso: Vahvistetun varauksen peruuntuessa, perittyä ennakkomaksuja ei 3. VUOKRAAN SISÄLTYVÄT PALVELUT palauteta. Yleisvalaistus, lämmitys, normaali sähkönkulutus ja yleissiivous sisältyvät vuokraan kokoustiloissa. Hallitasossa tilavuokraan kuuluu yleisvalaistus ja lämmitys. Tavallisesta poikkeava sähkönkulutus ja siivous veloitetaan erikseen. Päivystävän vahtimestarin palvelut sisältyvät vuokraan. Hän vastaa KOKO Lahti Oy:n yleisestä Sopimuksen noudattamatta jättäminen voidaan katsoa peruutukseksi. Ennakolta tilattujen tuotteiden ja palveluiden peruutus pitää tapahtua kirjallisesti viimeistään 14 vrk ennen tilaisuutta jos ei muutoin ole sovittu. järjestyksestä. Tilavuokraan voi tietyn tilan kohdalla sisältyä oheislaitteita ja -palveluja silloin kun hinnastossa on niin mainittu. 7. VUOKRALAISEN VASTUU Vuokralainen on velvollinen suojelemaan vahingolta vuokraamiaan 4. HENKILÖKUNTA Tilavuokraan sisältyy yhden päivystävän vahtimestarin palvelut. Vuokralainen voi halutessaan itse huolehtia tilaisuuden järjestyksenvalvonnan, mutta vuokralaisen tulee kuitenkin noudattaa lakia ja viranomaismääräyksiä. Vuokralainen vastaa silloin itse kaikista tapahtumaan liittyvistä luvista ja ilmoituksista. Vuokralainen voi myös varata käyttöönsä tarvittavan määrän KOKO Lahti Oy:n järjestyksenvalvontahenkilökuntaa, tällöin KOKO Lahti Oy vastaa tapahtuman järjestyksenvalvonnasta. KOKO Lahti Oy:llä on oikeus tapauskohtaisesti määritellä viranomaismääräyksiin perustuva henkilökunnan vähimmäistarve. Henkilöstön käytöstä peritään voimassa olevan hinnaston mukainen korvaus siltä osin kun henkilökunta ei sisälly vuokraan. tiloja ja kalusteita. Vuokralainen vastaa kaikista vahingoista, joita vuokralaisen laitteet, henkilökunta tai esiintyjät aiheuttavat kiinteistölle tai KOKO Lahti Oy:n irtaimelle omaisuudelle. Vuokralainen vastaa KOKO Lahti Oy:n tiloihin tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Vuokralainen sitoutuu noudattamaan KOKO Lahti Oy:n henkilökunnan ohjeita talon, sen kalusteiden, laitteiden käyttöä, työturvallisuutta sekä turvallisuutta koskevissa asioissa. Vuokralainen ei saa häiritä talon muuta toimintaa. Vuokralaisen tulee nimetä tilaisuudelleen vastuuhenkilö, joka on paikalla tilaisuuden tai tapahtuman ajan. 8. VIRANOMAIS- JA MUUT LUVAT Vuokralainen velvollinen kustannuksellaan hankkimaan tarvittavat 5. MAKSUEHDOT Kokoustilat: 10 % vuokrasta laskutetaan kun vuokrasopimus liitteineen on allekirjoitettu. 90 % vuokrasta laskutetaan 30 vuorokautta ennen viranomaisluvat, jotka noudattavat Lahden Messujen pelastussuunnitelmaa. Järjestäjän vastuulle jää myös hoitaa tekijänoikeussuojan piiriin kuuluvien teosten julkiseen esittämiseen tarvittavat luvat. tilaisuuden alkua. Muut kulut laskutetaan tilaisuuden jälkeen, laskun maksuehto on 14 pv netto. Maksun viivästyessä peritään kulloinkin voimassa oleva viivästyskorko. 9. TILAPÄISET RAKENTEET Vuokralaisella ei ole oikeutta tehdä minkäänlaisia muutoksia vuokraamiinsa tiloihin, pystyttää tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, Hallitaso: 50 % vuokrasta laskutetaan kun vuokrasopimus liitteineen on allekirjoitettu. 50 % vuokrasta laskutetaan 30 vuorokautta ennen tilaisuuden alkua. Muut kulut laskutetaan tilaisuuden jälkeen, laskun maksuehto on 14 pv netto. Maksun viivästyessä peritään kulloinkin voimassa oleva viivästyskorko. opasteita tai muuta sopimatta tästä erikseen KOKO Lahti Oy:n kanssa. 10. TUPAKOINTI Tupakointi ja sähkötupakka on kielletty Lahden Messujen tiloissa. 11. AVOTULEN KÄYTTÖ Avotulen ja pyrotekniikan käytöstä tiloissa tulee sopia erikseen KOKO Mikäli KOKO Lahti Oy:llä on vuokralaiselta erääntyneitä saatavia, on Lahti Oy:n kanssa. KOKO Lahti Oy:llä oikeus kieltää vuokrattujen tilojen käyttö. 9

10 12. TALLENTAMINEN Tilaisuuden radioinnista, televisioinnista, tallentamisesta ja muusta vastaavasta toiminnasta on sovittava erikseen hyvissä ajoin ennen tilaisuutta KOKO Lahti Oy:n kanssa. Vuokralainen vastaa kaikista tallentamisesta koituvista kuluista ja luvista, joita tarvitaan näitä toimintoja varten. 13. SOPIMUKSEN SIIRTO Vuokralaisella ei ole oikeutta siirtää vuokrasopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman KOKO Lahti Oy:n suostumusta. 14. MUUTOKSET Vuokrasopimusta koskevat muutokset on tehtävä kirjallisesti tullakseen osapuolia sitoviksi. Tilaisuuden toteutukseen liittyvästä yksityiskohdasta viimeksi saatu tieto kumoaa aiemmin saadun tiedon. 15. FORCE MAJEURE Jos sattuu tulipalo, vesivahinko tai muu sellainen tapahtuma, joka aiheuttaa sen, että KOKO Lahti Oy:n tilat eivät tilaisuuden järjestämisajankohtana ole sellaisessa kunnossa kuin niiden käyttäminen sopimustarkoitukseen edellyttää, jos viranomaiset kieltävät tilojen käytön tai antavat määräyksiä, jotka estävät KOKO Lahti Oy:tä luovuttamasta tiloja vuokralaisen käyttöön sovitulla tavalla, jos tulee lakko tai muu työtaistelutoimenpide, josta johtuen KOKO Lahti Oy ei voi asettaa käytettäväksi viranomaismääräysten ja turvallisuuden edellyttämää teknistä, vahtimestari- tai aulapalveluhenkilökuntaa tai sattuu muu näihin rinnastettava asia, joka estää KOKO Lahti Oy:tä luovuttamasta tiloja vuokralaiselle eikä voi sovittuun vuokraan nähden kohtuullisilla kustannuksilla estettä poistaa, KOKO Lahti Oy vapautuu sopimuksen mukaisista velvoitteistaan, eikä se ole velvollinen korvaamaan vuokralaiselle syntyneitä tai syntyviä kustannuksia, eikä korvaamaan tälle aiheutuvaa vahinkoa tai ansionmenetystä. Vastaanotetut maksut palautetaan tällöin viivytyksettä. 16. OIKEUSPAIKKA Vuokrasopimusta koskevat erimielisyydet, joista ei päästä sovintoon neuvotteluteitse, ratkaistaan Lahden käräjäoikeudessa. 10