Väliraportointi. Erasmus+ KA2 Strategiset kumppanuushankkeet

Transkriptio

1 Väliraprtinti Erasmus+ KA2 Strategiset kumppanuushankkeet

2 Raprtintiaikataulu Tarkista man hankkeen aikataulut rahitusspimuksesta 24 kk-hankkeet: Väliraprttiin (prgress reprt) ei liity maksatusta Raprtintikausi Raprtti jätettävä viimeistään kk-hankkeet: 2 väliraprttia : Prgress reprt: raprtti jätettävä Interim reprt: raprtti jätettävä (raprtin hyväksymisen jälkeen maksetaan hanketuen tinen erä eli 40% hanketuesta) 2

3 Yleistä väliraprtista (1) Raprtinnin lähtökhtana n hakemus/spimus Väliraprtti n laadullinen kuvaus hankkeen timinnista, eri vaiheista ja mahdllisista muutksista peilattuna hakemukseen, siten että myös ulkpulinen vi saada selkeän kuvan hankkeen etenemisestä raprti kaikki hankkeen timinnt riippumatta siitä nk niihin saatu E+ rahitusta vai ei anna kknaiskuva timinnasta Väliraprtti n pulen välin tarkistuspiste: miten n edetty? Jkainen hanke timittaa yhden väliraprtin. Krdinaattrin tehtävänä n tietjen kerääminen partnereilta. Muista, että raprtin tulee kuvata kk hankkeen etenemistä ei pelkästään krdinaattrin tekemää työtä. (Pikkeuksena kulusektrin KA219-hankkeet, jissa jkainen partneri raprti maa timintaansa ja jättää raprttinsa maan kansalliseen timistnsa) Liitteet täydentävät raprttia, muista ainakin www-sivujen site, sme-kanavat, myös sisäisen työtilan site ja salasanat kannattaa liittää mukaan. 3

4 Yleistä väliraprtista (2) Väliraprtinnissa käytetään Mbility Tl+ -raprtintialustaa sekä sisällön että taluden salta. Taluden ja sisällön raprtinti kytkeytyvät tiiviisti yhteen; timintjen ja talustietjen siissa kuvataan myös timinnan sisältöä. Talustietja ei tarkasteta/hyväksytä yksityiskhtaisesti väliraprtin yhteydessä, mutta Mbility Tlin tietjen tulee lla ajan tasalla. 36-kk hankkeiden salta tarkistetaan väliraprtissa, nk hanke käyttänyt vähintään 70% ensimmäisestä maksuerästä Mbility Tl+ alustan tekninen täyttöhje (pdf) löytyy kunkin sektrin sallistujalle sivulta 4

5 Tarkista hankkeesi tiedt Mbility Tlissa Valitse Hme -etusivulla raprtitava hanke (mikäli let useamman hankkeen EUhankkeen yhteyshenkilö, näet kaikkien hallinnimiesi hankkeiden hankenumert prfiilissasi). Tarkista välilehdeltä Cntacts, että rganisaatiiden tiedt vat ikein. Js tiedissa n puutteita, ta yhteyttä OPH:een. Et vi itse mukata tietjasi MT:ssa, vaan nämä muutkset tehdään tisten tietkantjen kautta. Täytä alustalle sallistujat ja muut tiedt tteutuneen mukaisesti, ei myönnetyn tuen mukaan. Ei haittaa vaikka syötetyt summat ylittävät myönnön, lppumaksu tehdään myönnetyn hanketuen perusteella. Näin saamme kansallisessa timistssa kknaiskuvan hankkeiden timinnasta. Raprtti tehdään hankkeen yhteistyökielellä. 5

6 Hankenäkymä ja valikt Valiksta pääset selaamaan ja päivittämään hankkeen tietja. Jkaiselle hankkeen budjettikategrialle n ma si. Raprtit -välilehti

7 Reprts -välilehti Reprt-välilehdeltä pääset työstämään välitai lppuraprtin laadullista sisältösuutta. Muilla välilehdillä syöttämäsi ja/tai päivittämäsi tiedt mudstavat san välija lppuraprttia ja vaikuttavat raprtin rakenteeseen.

8 Väliraprtin sisältö 1. Cntext 2. Prject identificatin 3. Summary f participating rganisatins Khdat 1-3: Tiedt tulevat raprttiin autmaattisesti. 4. Prject management and implementatin 5. Transnatinal prject meetings 6. Intellectual utputs 7. Multiplier events Khdat 5-8 raprtidaan vain, js hanke sisältää näitä timintja. Vain ne budjettilukat vat aktiivisia, jihin hankkeelle n myönnetty tukea. 8. Learning/teaching/training activities 9. Fllw-up: impact, disseminatin & use f prject s results 10. Budget summary grant already used up 8

9 Täydennä raprtti 1. Submissin -painike pysyy epäaktiivisena siihen asti, kunnes tarvittavat kentät vat täytetty. 2. MT humauttaa, js jitain tietja puuttuu tai krjattavaa ilmenee. 3. Pääset palaamaan raprttiin, printtaamaan tai esikatselemaan raprtin lunnsversin. 9

10 4. Prject management & implementatin Prjektin hallint ja tteutus -si sisältää 6 kysymystä: a. Hankkeen eteneminen ja tavitteiden saavuttaminen b. Prjektin hallintn liittyvät timinnt c. Seuranta ja arviinti d. Partneriyhteistyö e. Mahdllinen sidsryhmien ym. sallistuminen hankkeeseen f. Mahdlliset haasteet hankkeen tteutuksessa 10

11 Hankkeen eteneminen ja tavitteiden saavuttaminen Kuvaa ja analysi: tähän mennessä tehtyä työtä ja timintaa hankkeessa nk asetetut tavitteet saavutettu mahdllisia muutksia alkuperäiseen suunnitelmaan Kuvaa tässä myös tutteisiin (intellectual utputs) liittyvää työtä: työn eteneminen, llaank aikataulussa, mahdlliset muutkset jne. Onk hankkeen timinta llut hakemuksessa esitetyn mukaista (tavitteet, timinnt, tulkset)? Onk hankkeen tteutuksessa llut haasteita? Millaisia? 11

12 Hallintn liittyvät timinnt Kuvaa tässä timintaa, jka n rahitettu prjektin hallint ja tteutus - kululukasta (Prject Management and Implementatin), esimerkiksi: Kansallinen timinta (esim. sidsryhmäyhteistyö) ja kkukset, humi kaikki partnerit Opint- ja kulutustilaisuuksiin liittyvä työskentely ppilaitksessa (esim. valmistautuminen wrkshppeihin), itse järjestetyt tilaisuudet Kerr mihin tarkituksiin PMI-rahaa n käytetty 12

13 Seuranta ja arviinti Kuvaa miten hankkeen tavitteiden tteutumista n seurattu ja arviitu (mnitring activities): Miten hankkeen nnistumista tdennetaan? Millaista arviintitieta kerätään ja keneltä? Millaisia laadullisia ja määrällisiä mittareita n käytössä? Kuka/ketkä sallistuvat arviintiin? Miten palautetta ja arviintitieta käsitellään? Mitä timenpiteitä arviintitiedn perusteella n tehty? 13

14 Yhteistyö partnereiden ja sidsryhmien kanssa Onk partnereiden välinen yhteistyö llut timivaa? Onk partnereiden väliseen työnjakn tullut muutksia? Millaisia? Onk hankkeessa llut/tulssa partnerimuutksia? Onk hankkeeseen sallistunut muita tahja/sidsryhmiä? Kuvaa näiden timijiden rlia hankkeessa 14

15 Haasteet & ngelmat Onk hankkeen tteutuksessa tai partneriyhteistyössä llut haasteita? Millaisia? Miten mahdlliset ngelmat n ratkaistu? 15

16 Eri välilehdillä kuvataan seuraavat timinnt: Transnatinal prject meetings Intellectual utputs (tutteet) Tutteiden kuvauksia ei tarvitse päivittää väliraprtin yhteydessä riittää, että ne päivitetään lppuraprtin yhteydessä, kun tutteet vat valmiit. Multiplier events (levitystapahtumat) Learning, teaching and training activities (pint- ja kulutustilaisuudet) Kuvaukset siirtyvät Mbility Tliin hakemuksen perusteella. Mukkaa kuvaukset vastaamaan tteutunutta timintaa kunkin timinnn välilehdellä. Raprti myös hallinttuen käyttö Prject Management and Implementatin välilehdellä, jtta budjetti näkyy ikein. 16

17 5. Transnatinal prject meetings (TPM) Kkustiedt syötetään TPM-välilehdelle Jkaisesta kkuksesta: Kuvaava tsikk, kkuspaikka, ajankhta, sallistujien lkm per kkus ja lähettävä rganisaati. Kuvaus kkuksesta khtaan Descriptin. Muista kkusten dkumentinti, ja vit liittää ne raprttiin (muistit jne.). Alita tietjen syöttäminen +Create-painikkeesta

18 6. Intellectual utputs (IO) 1 1. Syötä tteutuneet työpäivät IO-välilehdelle 2. Valitse IO, jnka tiedt haluat täydentää 3. Päivitä IO:n kuvaus khdassa Descriptin 4. Syötä tteutuneet työpäivät rganisaatiittain Uuden tutteen saa tarvittaessa lisättyä +Create -painikkeella. Varmista ensin OPH:sta vaatiik tutteen lisääminen spimusmuutsta. 2 18

19 7. Multiplier events (ME) 1. Päivitä tilaisuuden tiedt ME-välilehdellä:t sisältö sallistujien lkm keskeiset tulkset ja mahdllinen sallistujapalaute 2. Js tilaisuuden materiaali n saatavilla sähköisesti, liitä mukaan verkksivujen site. 3. Mainitse mihin tutteeseen/tutteisiin (IO) tapahtuma n liittynyt.

20 8. Learning Teaching and Training activities (LTT) 1. Päivitä kulutusjaksjen kuvaus LTTvälilehdellä khdassa Descriptin 2. Tapahtumien suunnittelu ja valmistelu (myös esim. piskelijiden valmistautuminen liikkuvuuteen) 3. Osallistujien rlit (pettajat ja/tai piskelijat) 4. Jaksjen sisältö ja tteutus 5. Osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen 6. Miten jaks tukee tavitteiden saavuttamista 7. Tulkset ja arviinti (mm. sallistujien palaute) 8. Työskentely piskelijiden kanssa virtuaalisesti/massa ppilaitksessa 9. Ovatk timinnt lleen suunnitelman mukaisia (sisältö, määrät)? Js n muutksia, kuvaa millaisia muutksia n tehty ja miksi? 10. Liitä raprttiin wrkshppien hjelmat 11. Osallistujien tietja pääset syöttämään Createpainikkeesta Osallistujien tiedt syötetään yksitellen. 1 2

21 Exceptinal csts pikkeuksellisten kustannusten raprtinti Valitse listasta rganisaati, jta kulut kskevat Syötä tdelliset kustannukset eurina MT+ laskee autmaattisesti krvattavan tukisuuden HUOM! Tdelliset kulut vivat sisältää arvnlisävern vain, js se jää k. rganisaatin lpulliseksi kuluksi Anna kustannukselle selkeä kuvaus ja perustelu, mistä kulu n syntynyt Tee jkaisesta erillisestä kulusta tai laskusta ma rivi Liitä kuitti lppuraprttiin Hum. vit raprtida vain niitä pikkeuksellisia kustannuksia, jihin n myönnetty tukea!

22 9. Fllw-up 9.1. Impact Kuvaa tähän mennessä havaittuja hyötyjä ja vaikutuksia yksilöihin ja rganisaatiihin. Kuvaa hankkeen lppukäyttäjiä ja sidsryhmiä ja millaisia vaikutuksia hankkeella n llut niihin. Humii tässä myös levitystimintjen ja arviinnin kautta saatu palaute. Arvii hankkeen ptentiaalista vaikuttavuutta ja phdi miten sitä visi vielä parantaa. Phdi vaikuttavuutta eri näkökulmista hyödynnä työkaluja 22

23 Prject staff: Hw will yur activities affect the staff wrking n the prject? What new experience skills and cmpetences will they develp? Hw will invlvement in the prject develp staff cntinuing prfessinal develpment? Partner rganisatins: What changes will ccur in partner rganisatins as a result f the activities? Will rganisatins develp new partnerships, new prducts r services? Will they change their plicies r prcedures? YOUR IMPACT: What is the main thing yur prject hpes t achieve? Think abut the prblem r issue yu are trying t slve. Learners: What change will ccur fr learners as a result f the activities? Will they acquire new skills r cmpetences? Will they have new experiences that change their attitudes, pinins r aspiratins? Systemic: What changes t legislatin r public plicy will ccur in yur sectr r field? Will yu change prfessinal practices r methds f learning? Will yu prduce new recgnised qualificatins r accredited learning mdules?

24 9. Fllw-up 9.2. Disseminatin and use f prject s results Levitys ja tutteiden hyödyntäminen Kuvaa keskeisiä levitystimintja: a) mitä n tehty tähän mennessä ja b) miten hankkeen tulksia tullaan jatkssa levittämään Kuvaa levityksen keskeisiä khderyhmiä ja perustele miksi k. khderyhmät n valittu Kuvaa myös sellaista levitystimintaa, jihin ei le hankkeessa myönnetty erikseen rahitusta (esimerkiksi levitysseminaarit man ppilaitksen henkilöstölle jne.) Js hankkeessa n j tehty levitystimintaa kerr myös millaista palautetta khderyhmiltä n saatu. 24

25 Budjetti Max 24 kk-hankkeet valitsevat N. Raprttiin ei liity maksatusta. Yli 24 kk-hankkeet valitsevat Yes. Hankkeelle maksetaan tinen maksuerä 40% interim reprtin jälkeen. 25

26 "Start Submissin Prcess 1/3 Kun let täydentänyt raprtin ja kaikissa kentissä n vihreä -merkki, Start Submissin Prcess -painike aktivituu ja vit edetä. 1. Lataa ja tulsta laillisen edustajan allekirjitus "Beneficiary Declaratin f Hnur and Signature ja 2. liitä allekirjitettu dkumentti raprttiin. 26

27 "Start Submissin Prcess 2/3 1. Päästäksesi jatkamaan, klikkaa Cntains declaratin f hnur -linkkiä 2. Etene klikkaamalla Next Step -painiketta. Lisäksi vit liittää mukaan dkumentteja, jtka tukevat raprttia ja jista lukija saa kknaiskuvan mitä hankkeessa n tehty. Mukaan vi liittää esim. LTT-hjelmat, hankekkuksien muistit/kkusraprtit tms., js hankkeesta n julkaistu lehtijuttuja esim. paikallismediassa, liitä skannatut artikkelit mukaan, ppilaiden tekemät 27 hankejutut jne.

28 "Start Submissin Prcess 3/3 1. Lue ja hyväksy Data Prtectin Ntice, järjestelmä ei anna edetä ellei khta le hyväksyttynä. 2. Käy Check list läpi ja tarkista, että kaikki khdat vat valmiit, Nt dne Dne ja painikkeet muuttuvat vihreiksi. 28

29 Submissin 1. Kun raprtti n jätetty, ei sen mukkaaminen le enää mahdllista. Jätä raprtti klikkaamalla Submit Beneficiary Reprt. 2. Raprtin lähetys "Submissin in prgress" vi kestää nrmaalisti n. 15 min. Ole yhteydessä OPH:een, js raprtin jättö ei le nnistunut 24 h sisällä. 3. Kun raprtti n jätetty nnistuneesti, statukseksi vaihtuu Submitted. 29

30 Muutksia hankkeeseen? Yhteystietjen muutsilmitus: Edunsaajarganisaatin yhteystietjen, laillisen edustajan ja hankkeen yhteyshenkilön muutkset Spimusmuuts: edellyttää kansallisen timistn hyväksyntää ja tehdään esimerkiksi seuraavissa tapauksissa: Hankespimuksen kest muuttuu Partneriryhmään tulee muutksia Hankkeen budjettiin tehdään muutksia, jtka ylittävät spimuksessa mainitut rajat Keskeiset hankkeen tteuttamiseen vaikuttavat muutkset (esim. muutkset työsuunnitelmaan ja tutteisiin) HUOM! hankkeen sisältöön ja tavitteisiin ei vi tehdä muutksia, jtka muuttavat hankkeen lunnetta. Krdinaattrin tilitiedt muuttuvat (ta yhteyttä hankkeen yhteyshenkilöön) Muutslmakkeet löytyvät kunkin sektrin Osallistujalle -sivuilta 30