Kertomuksia muutoksen vuodesta 2010

Transkriptio

1 Kertomuksia muutoksen vuodesta 2010

2 Kertomuksia muutoksen vuodesta 2010 Maanmittauslaitoksessa tehtiin suuria ja pieniä muutoksia vuoden 2010 aikana. Muutokset koskettivat tavalla tai toisella koko henkilöstöä. Vuoden alussa kiinteistöjen kirjaamisasiat siirrettiin käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen. Jokaiseen maanmittaustoimistoon ja toimipisteeseen tulivat käräjäoikeudesta työntekijät mukanaan lainhuutojen, kiinnitysten ja muiden kirjaamisasioiden osaaminen ja työt sekä niiden mukana asiakkaat. Maanmittaustoimistoihin oli palkattu kirjaamispäälliköt sekä kirjaamislakimiehiä, ja lainhuutoja myönnettiin asiakkaille tammikuun 4. päivästä alkaen. Erilaisia kirjaamisasioiden hakemuksia tuli vuonna 2010 Maanmittauslaitokseen ja niistä ratkaistiin. Kirjaamisasioista tuli Maanmittauslaitoksen 7. tuotantoprosessi. Muissa kuudessa muutokset eivät olleet niin dramaattisia, vaikkakin pitkällä aikavälillä vaikuttavia. Muutoksia tehtiin myös verkossa. Keskeisin muutos oli uusitun maanmittauslaitos.fi -sivuston julkaisu syyskuussa. Ennen pitkälti tiedottamiseen keskittynyt sivusto kehittyi kohti helppoa asiointikanavaa. Kun uudistuksen yhteydessä sivustolle integroitiin useita verkkopalveluja, kuten Karttapaikka, vakiintui viikoittainen kävijämäärä yli :een. Asiantuntijat maanmittaustoimistoissa ja muissa yksiköissä pitävät huolen siitä, että sivusto on ajan tasalla. Tämä julkaisu kertoo muutoksista Maanmittauslaitoksessa. Tunnusluvut ja tilastotiedot löytyvät sivuiltamme maanmittauslaitos.fi/toiminta/vuositilasto.

3 Pääjohtajan tervehdys

4 Maanmittauslaitoksen vuosi 2010 oli erittäin hyvä. Lähes kaikki tulostavoitteet laitostasolla saavutettiin. Myös taloudellisesti vuosi oli menestyksekäs. Monet yksiköt ylittivät tulostavoitteensa, minkä perusteella oli mahdollista maksaa tulospalkkioita. Käräjäoikeuksista siirtyneet kirjaamisasiat vakiinnutettiin osaksi Maanmittauslaitoksen toimintaa vuoden aikana. Suurissa maanmittaustoimistoissa on ollut jonkun verran vaikeuksia hakemusruuhkien purkamisessa, koska oli ollut varsin vaikeaa arvioida lakimiestyövoiman todellista tarvetta. Tähänkin ongelmaan tartuttiin vuoden aikana lisätyövoimaa palkkaamalla. Vuotta sävytti myös kahden eteläisimmän maanmittaustoimiston yhdistäminen uudeksi Etelä-Suomen maanmittaustoimistoksi, jonka hallintopaikkakunnaksi tuli Hämeenlinna. Siihen liittyi myös 80 henkilötyövuoden alueellistaminen Helsingistä Hämeenlinnaan, Lohjalle, Lahteen ja Porvooseen. Uuden maanmittaustoimiston työ on lähtenyt hyvin käyntiin. Valtionhallinnon tuottavuusohjelmaa Maanmittauslaitos on toteuttanut ylhäältä annettujen tavoitteiden mukaisesti. Palkittu Paikkatietoikkuna Maanmittauslaitos on viime vuonna jatkanut menestyksellisesti laatutyön parissa. Laitos voitti Suomen Laatukeskuksen laatuinnovaatiokilpailun julkisen sektorin sarjassa. Kilpailuun osallistuttiin Paikkatietoporttaalin karttaikkunalla. Siinä eri paikkatietoja tuottavien organisaatioiden paikkatietoja voidaan asettaa kerroksittain päällekkäin. Järjestelmä hakee tiedot suoraan tuottajien tietokannoista ja sen avulla voidaan tuottaa helposti myös karttoja kenen tahansa Internet-sivustoille. Karttaikkuna perustuu avoimen lähdekoodin teknologialle, jolloin käyttäjät voivat jatkaa itsenäisesti sen kehittämistä. Myös yksityiseltä sektorilta on tullut kiitosta. Maailman johtava tämän alan yritys ESRI on antanut joka vuosi jaettavan palkintonsa Maanmittauslaitokselle pienimittakaavaisten karttojen yleistyksen kehittämisestä. Perusteluissaan yhtiö toteaa, että Maanmittauslaitos on sillä alueella kehittänyt globaalistikin ainutlaatuisia menetelmiä. Maanmittaustoimistotko aluehallintoon! Kaikilla mittareilla mitattuna Maanmittauslaitoksella menee hyvin. Laitoksen kehittämistä on kuitenkin jo muutaman vuoden ajan varjostanut valtiovarainministeriön kehittämisosaston hanke liittää maanmittaustoimistot viime vuoden alusta perustettuihin aluehallintoviranomaisiin. Maanmittauslaitos, maa- ja metsätalousministeriö ja oikeusministeriö ovat vastustaneet hanketta alusta lähtien. Maanmittaustoimistojen tehtävillä ei ole mitään toiminnallista yhteyttä aluehallintoviranomaisten tehtäviin. Kun lisäksi valtionhallinnon yhteiset henkilöstö- ja taloushallintotehtävät keskitetään yhteisiin palvelukeskuksiin, ei tältäkään alueelta ole siirrosta saatavissa mitään hyötyjä. Maanmittauslaitos toivoo, että tämä asia haudattaisiin mahdollisimman pian, jotta normaali työskentelyilmapiiri palaisi pikaisesti. Laitoksen hyvä tulos ja palkinnot perustuvat ammattinsa osaavan, motivoituneen ja innostuneen henkilökunnan työpanokseen. Haluan jälleen kerran kiittää siitä laitoksen kaikkia työntekijöitä. Haluan osoittaa kiitokseni myös kaikille yhteistyökumppaneillemme ja erityisesti maa- ja metsätalousministeriölle sekä oikeusministeriölle. Yhteistyö on ollut rakentavaa ja saumatonta. Jarmo Ratia pääjohtaja

5

6 Taloushallinnon palvelut siirtyivät Palkeisiin Valtionhallinnossa on käynnissä talouden ja tuottavuuden tehostamisprosessi, joka koskettaa myös Maanmittauslaitosta. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, Palkeet, tuottaa palveluja yli sadalle virastolle, laitokselle ja rahastolle, vuoden 2011 alusta talouspalveluja myös Maanmittauslaitokselle. Valtionhallinnossa on tarkoitus yhtenäistää talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit. Maanmittauslaitoksen taloushallinnon tehtävistä osa siirtyi Palkeisiin tämän vuoden alussa. Siirtoa valmisteltiin vuonna 2010, ja luotiin yhteydet Maanmittauslaitoksen ja Palkeiden välille, Hallintopalvelukeskuksen johtaja Riitta-Liisa Niittymaa kertoo. Palkeisiin siirrettiin osto- ja matkalaskujen käsittelytehtäviä sekä maksatus. Samassa yhteydessä siirrettiin ostolaskujen ja muun vastaavan kirjanpitomateriaalin kierrätys-, hyväksymis-, ja arkistointijärjestelmä sekä matkahallintajärjestelmä Palkeiden hallintaan. Tulojen käsittelyyn ja perintään sekä myyntireskontraan liittyvät tehtävät jäivät Maanmittauslaitokseen. Parin vuoden päästä eli vuonna 2014 Maanmittauslaitoksen on suunniteltu siirtyvän valtion yhteisen talous- ja henkilötietojärjestelmän käyttäjäksi. Palkeiden asiakkaaksi siirtyminen vuoden 2011 alussa ei Niittymaan mukaan ole vaikuttanut taloushallinnon henkilöstön määrään vähentävästi. Toimintaa oli sopeutettu jo aikaisemmin ja ennakoivasti muun muassa eläkkeelle siirtymisten yhteydessä. Toimintatapamuutos on ollut iso, sillä vastaisuudessa meidän pitää olla omatoimisempia ja tarkempia täällä Maanmittauslaitoksessa, jotta kaikki tiedot ovat meiltä lähtiessään varmasti oikein, Riitta-Liisa Niittymaa toteaa. Asiantuntemuksen täytyy pysyä Maanmittauslaitoksessa Talouspäällikkö Päivi Kekin mukaan järkeviä prosesseja voidaan hallitusti siirtää Maanmittauslaitoksen omasta työstä Palkeisiin, mutta taloushallinnon pitää olla kuitenkin mukana tarkistamassa ja pitämässä yhteyttä eri osapuoliin. Alkuvaiheen käsittelyyn menee aikaa, kun se on tehtävä paljon tarkemmin kuin ennen. Omaa aikaa kuluu siihen, kun pitää ennakoida asioita. Osto- ja matkalaskuerittelyyn ja kirjanpitoon sekä valtion konserniin liittyvät asiat on siirretty Palkeisiin, Päivi Kekki toteaa. Muutos jatkuu vielä vuoteen 2014 ja kehitys kulkee samaan suuntaan. Vaikka henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä siirtyy pois Maanmittauslaitoksen omasta työkentästä, vastuusta ei päästä. Asiantuntemuksen pitää säilyä Maanmittauslaitoksessa. Talouden suunnitteluun ja seurantaan tarvitaan paljon työtunteja.

7

8 Toimitusten tekijät eivät ole enää sidoksissa toimistoon Vuosi 2010 muutti useiden toimitusprosesseissa työskentelevien maanmittareiden arkea, kun käyttöön otettiin paikasta riippumattomat, puhelinyhteyksiä käyttävät ohjelmat tietokoneissa. Ne mahdollistavat toimituksissa käytettävän järjestelmän käytön kentällä ja vapauttavat siten käyttäjät toimistosidonnaisuudesta. Etelä-Suomen maanmittaustoimistossa Lohjalla työskentelevä toimitusinsinööri Timo Suopuro on ollut mukana näiden Liity-yhteyksien kehitysprojektissa. Hän on käyttänyt järjestelmää jo pitkään ja todennut sen erinomaiseksi. Teen usein maastossa asiakkaan kanssa mittauksen ja pyykityksen, minkä jälkeen avaan yhteydet järjestelmiin ja siirrän GPSlaitteelta mittaustulokset tietokoneelle. Teen kartan ja laadin pöytäkirjaa. Kotona sitten vain viimeistelen dokumentit. Alussa Suopurolla ja muilla toimitusinsinööreillä oli ongelmia puhelinyhteyksien kanssa. Joka paikasta ei saatu riittävän nopeaa yhteyttä järjestelmään. Suopuro käyttääkin edelleen myös 450 NMT -verkkoa, joka toimii hänen toimialueellaan. Nyt sitä ollaan kuitenkin ajamassa alas, kun rinnalle on tullut toimiva 3g-puhelinyhteys. Toimitustyön sovellus on toimitusinsinöörien tärkein työkalu, ja se vaatii suuren yhteysnopeuden toimiakseen. Muut ohjelmat, kuten laskutus, tiimiposti ja työaikailmoitukset toimivat pienemmälläkin yhteysnopeudella. Käytännössä ei ole mitään, mitä ei voisi Liity-yhteyksillä tehdä. Neljä päivää viikosta maastossa Timo Suopuro kertoo tekevänsä neljä päivää viikossa töitä kentällä ja vain yhden päivän toimistolla. Toimituspaikalla tehdään kaikki se, mikä on järkevää, jotta turha liikkuminen vähenee. Minulla on kotoa Vihdistä matkaa Lohjan toimistolle 30 kilometriä. Usein toimituspaikka sijaitsee lähempänä kotia kuin toimisto, joten päivässä saattaa säästyä useita kymmeniä ajokilometrejä. Tiedän myös, että joillakin maanmittareilla on toimistolle matkaa jopa sata kilometriä, joten heillä paikasta riippumaton järjestelmä on tuonut isoja säästöjä, Timo Suopuro huomauttaa. Muutos myönteiseen suuntaan on Suopuron mukaan ollut suuri. Se on vaikuttanut työn tehokkuuteen ja mielekkyyteen. Tosin jotkut ovat kokeneet, että työkavereiden väheneminen on asian toinen, ikävämpi puoli. Käytettävyys paranee edelleen Järjestelmästä ei Timo Suopuron mukaan puutu mitään, mutta sen käytettävyys paranee vielä tulevaisuudessa, kun yhteydet paranevat ja uusi käyttöjärjestelmä otetaan käyttöön. Omalla tietokoneellaan Suopurolla on se jo käytössä. Jos maastossa tulee ongelmia, otan yhteyttä jakotukeen tai helpdeskiiin, josta olen aina saanut apua. Vaikka mitä tapahtuisi, niin mitään tärkeää ei voi menettää, sillä tietokoneessa pyörii vain kuva, itse tietomassa on Jyväskylässä palvelimella, Suopuro huomauttaa.

9 Ilmakuvaus siirtyi digitaaliseen aikaan Maanmittauslaitoksen ilmakuvaus on kokenut viime vuoden aikana suuria muutoksia. Ilmakuvaukset siirtyivät digiaikaan uuden kamerajärjestelmän hankinnan myötä. Digitaalisessa kuvauksessa ei enää puhuta kuvausmittakaavasta vaan kuvien maastoerotuskyvystä. Uuden kameran vastaanottoon liittyvät testikuvaukset aloitettiin jo syksyllä 2008, mutta vasta viime vuonna kaikki kuvaukset tehtiin digitaalisena. Digitaalisella kameralla saadaan yhdellä kuvauskerralla sekä mustavalko-, väri- että väärävärikuvat. Suurin muutos oli se, että kamera on itse asiassa kahdeksan kameraa yhdessä. Ne ottavat kahdeksan kuvaa, jotka tallentuvat kameran muistiin ja siirretään muistilta nauhalle ja edelleen nauhalta Ilmakuvakeskuksen tuotantolevyille kuvien lopullista prosessointia ja lopputuotteiden valmistusta varten, maanmittausinsinööri Pentti Kupari Ilmakuvakeskuksesta kertoo. Laadunvalvontaa jo taivaalla Kuvien laadunvalvonta ja prosessointi lopputuotteeksi tapahtuu kamerantoimittajan omalla jälkilaskentaohjelmistolla. Lopullinen prosessoitu kuva on suorakaide. Kamera ottaa yhden kuvan joka 13. sekunti kuvattaessa metrin korkeudella. Kuville voidaan tehdä ensimmäinen laadunvalvonta jo lennon aikana tarkastelemalla otettuja kuvia kameran operointitietokoneella. Tämä on helpottanut laadunvalvontaa ja vähentänyt uusintalentoja. Kuvaaja näkee kuvista karkealla tasolla heti, tarvitseeko tehdä uutta kuvausta ja onko kuvien laatu riittävä. Kuva-alasta saa pilveä olla vain kymmenen prosenttia, ja kuvausalueen pinta-alasta vain yksi prosentti. Kameran maastoerotuskyky kertoo sen, kuinka pienen kohteen kuvasta voi erottaa. Kun lennetään kolmen kilometrin korkeudella, tämä erotuskyky on 30 senttimetriä, ja viidestä kilometristä puolestaan 50 senttimetriä. Aikaisemmin filmikameralla kuvattaessa ei puhuttu maastoerotuskyvystä vaan ilmakuvausmittakaavasta. Lisäksi filmit tuli kehittää ja skannata digitaalisiksi ennen kuin voitiin aloittaa stereomallien ja ortokuvien valmistus. Videokamera navigoinnin apuna Ennen digitaalista aikaa lentokoneessa navigointiin GPS-järjestelmän ja tähtäinkiikarin avulla. Kuvaaja huolehtii suunnistamisesta kuvausalueella. Nyt kameran yhteydessä on videokamera, jonka kuvassa kuvaaja näkee maaston, ja sen mukaan hän tietää, missä milloinkin lennetään. Koneen lentäjä ei kuvauksen aikana juuri ennätä keskittyä suunnistamiseen vaan hän lentää navigointinäytön ja koneen mittareiden ja kuvaajan ohjeiden mukaan. Maanmittauslaitoksen kuvauksia tekee viisi kuvaajaa. Oman lentokoneen lentokelpoisuuden valvonta, huolto ja lentäjäpalvelut

10 ostetaan yksityiseltä yritykseltä. Lentokoneessa on kuvauslennoilla vain lentäjä ja kuvaaja, joista kuvaaja on tiiminvetäjä ja päättää, mistä kuvataan. Inarista Maarianhaminaan Kuvauksia tehtiin vuonna 2010 noin neliökilometriä, josta Maanmittauslaitos teki itse neliökilometriä, ja ulkopuolinen yrittäjä loput. Alueen sijainti ratkaisee, kumpi tekee kuvauksen. Lentotunteja tulee vuodessa noin 130, ja Suomea kuvataan Maarianhaminasta Inariin, Pentti Kupari kertoo. Maanmittauslaitoksen kuvat ovat erittäin hyvälaatuisia, ja niitä käyttävät myös muut valtion virastot, kuten Maaseutuvirasto, Haltik ja Puolustusvoimat. Lisäksi Maaseutuviraston yhteistyön seurauksena kuvamateriaalin ajantasaisuus paranee. Suomi ilmasta jo 30-luvulla Ensimmäisen kerran Suomea on kuvattu ilmasta 1930-luvulla. Ennen toista maailmansotaa ilmakuvaus oli kuitenkin harvinaista eikä mitenkään systemaattista. Vuonna 1976 Maanmittauslaitos sai oman lentokoneen kuvauksia varten. Nykyään Suomella on jopa yhteistyötä Ruotsin maanmittauslaitoksen kanssa.

11 Sähköinen kiinteistönluovutusilmoitus helpotti kaupanvahvistajien työtä Vuoden 2010 kesäkuun alussa käyttöönotettu sähköinen kiinteistönluovutusilmoitus on muuttanut kaupanvahvistajien työnkuvaa. Aikaisemmin kaupanvahvistaja täytti kiinteistönluovutusilmoituksen paperisen version, nyt sama työ tehdään verkkolomakkeelle, joka lähtee automaattisesti suoraan Maanmittauslaitokselle ja kyseiseen kuntaan. Kaikissa kiinteistökaupoissa tarvitaan kaupanvahvistaja, joka todistaa, että kiinteistön luovutuskirja täyttää lain vaatimukset ja kiinteistön ostaja ja myyjä ovat oikeat. Kaupanvahvistaja tarkistaa myös luovutuksen kohteen tiedot lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä sekä kiinteistörekisteristä jokaisen Suomessa tehtävän kiinteistönluovutuksen yhteydessä. Vahvistettuaan kaupan kaupanvahvistaja täyttää kiinteistönluovutusilmoituksen ja lähettää sen eteenpäin, johtava asiantuntija Mikko Kuoppala Maanmittauslaitoksen Kehittämiskeskuksesta kertoo. Viime vuoden kesäkuusta lähtien lomakkeen täyttäminen ja lähettäminen on ollut mahdollista verkossa. Kun lomake on lähetetty eteenpäin Maanmittauslaitokselle, tieto on laitoksen tietojärjestelmän verkkolevyllä samana päivänä ja kauppahintarekisteriin se saadaan kahdessa kolmessa päivässä. Yli kiinteistökauppaa vuodessa Suomessa on tällä hetkellä noin kaupanvahvistajaa, joita ovat muun muassa Maanmittauslaitoksen toimitusinsinöörit, henkikirjoittajat ja erillisen määräyksen nojalla pankinjohtajat ja kiinteistövälittäjät. Kiinteistökauppoja tehdään yli vuosittain. Sähköinen kiinteistönluovutusilmoitus helpottaa tämän valtavan kauppojen määrän hallintaa ja nopeuttaa tiedon välittymistä kiinteistöjen kauppahintarekisteriin. Kun tieto luovutuksesta saadaan sähköisessä muodossa, on tiedon jatkokäsittelykin helpompaa, Mikko Kuoppala toteaa. Kun sähköinen kiinteistövaihdanta eli SKV tulee käyttöön vuonna 2015, tarvitaan kaupanvahvistajia enää niissä tapauksissa, joissa kaupat tehdään edelleen paperisessa muodossa. Työn luonne muuttui monilla Kaupanvahvistajien lisäksi työ muuttui sähköisen kiinteistöluovutusilmoituksen myötä myös rekisterisihteereillä, joiden ei enää tarvitse alusta lähtien tallentaa tietoja Maanmittauslaitoksen tietojärjestelmään, vaan suurin osa tiedoista on jo valmiina. Työmme luonne muuttui lähinnä kiinteistökaupan laadun tarkistamiseksi, enemmän ehkä rutiiniksi, mutta henkilökohtaisesti pidin tästä muutoksesta, sillä se toi myös vaihtelua. Työtä helpottaa myös se, että koska lähes kaikki kiinteistökaupan tiedot ovat valmiiksi koneella, rekisterisihteereistä kuka tahansa neljässä Etelä-Suomen toimistossa voi ottaa hoitaakseen toisen alueen kiinteistökaupan. Tämä on suuri apu sairastapauksissa ja loma-ai-

12 koina, kertoo kauppahintarekisteritiimin vetäjä Seija Laine Etelä- Suomen maanmittaustoimistosta Lohjalta. Kaavatiedot saadaan järjestelmään kaavakartoilta kunnista. Suurin osa hakemusten liitteistä tulee sähköisen ilmoituksen mukana, mikä nopeuttaa asioiden käsittelyä. Hankalimpia tapauksia ovat vaihto- ja jakosopimukset sekä korjaukset, jotka joudutaan tallentamaan edelleen käsin. Erikoistapauksia on kuitenkin vähän. Määräalojen tallentamiset ovat Seija Laineen mukaan työläitä ja yleensä myös kiireisiä. Ne tehdään saapumispäivänä. Päivän koulutus riitti uuden oppimiseen E telä-suomen maanmittaustoimiston rekisterisihteerit saivat koulutuksen uuteen järjestelmään yhden päivän aikana. Seija Laineen mukaan koulutus oli riittävä ja videon avulla oppi hyvin, mistä järjestelmässä on kyse. Ohjelmassa oli alussa muutama virhe, mutta nyt kun ne on korjattu, ei sähköisestä kiinteistöluovutusilmoituksesta ole mitään valitettavaa. Sitä paitsi muutoksia tulee aina, ja ne vain piristävät työtä, Seija Laine sanoo.

13 Asiakaspalveluissa muuttuivat niin tilat kuin toimintamallit Kirjaamissihteerien muutto vuoden 2010 alusta käräjäoikeuksista maanmittaustoimistoihin muutti monta asiaa myös asiakaspalvelusihteerien työssä. Pohjois-Pohjanmaan maanmittaustoimistossa Oulussa asiakaspalvelusihteeri Maija-Liisa Pakasen mielestä muutos oli parempaan suuntaan. Kirjaamisasioiden siirtyminen Maanmittauslaitokseen näkyi paitsi uusina työntekijöinä myös uusina asiakkaina ja toimintamalleina. Lisäksi asiakaspalvelutilat uusittiin Oulussa uuden ilmeen mukaisiksi niin kuin muuallakin, Maija-Liisa Pakanen kertoo. Uusina asiakkaina tulivat muun muassa pankit, asianajotoimistot, asiamiehet ja isännöitsijät. Koska asiakkaat lisääntyivät huimasti, myös ruuhkat kasvoivat, etenkin puhelinpalvelussa. Asiakaspalvelussa jouduttiin miettimään töiden organisointia lisääntyneen asiakasmäärän hoitamiseksi. Käyttöön otettiin työvuorot puhelinpalveluun, asiakaspalveluun ja asiakkaiden tilausten tekemiseen. Asiakaspalvelu rauhoitettiin puheluilta. Tutustuminen helpottanut yhteistyötä Oulun toimipisteeseen siirtyi käräjäoikeudesta 10 kirjaamissihteeriä, joiden työhön asiakaspalvelusihteerit kävivät tutustumassa ennakkoon käräjäoikeudessa, jopa puolen vuoden ajan. Tutustumista tapahtui myös toiseen suuntaan, sillä kirjaamissihteerit kävivät asiakassihteerien työpisteissä tutustumassa näiden työhön. Tämä tutustuminen helpotti Pakasen mielestä yhteistyötä, koska ihmiset ja työt olivat valmiiksi tuttuja. Yhteistyö on käynnistynyt hyvin ja kirjaamissihteerit sopeutuneet hienosti. Siirto on vaikuttanut koko toimistoon, sen vaikutus on näkynyt toimiston kaikissa prosesseissa, Maija-Liisa Pakanen kertoo. Asiakaspalvelusihteerit koulutettiin kirjaamisasioiden vastaanottamiseen. Yhtenäiset toimintatavat helpottivat uusien asioiden omaksumista. Koko ajan tulee eteen kuitenkin jotain uutta, jossa riittää Pakasen mukaan haastetta. Kirjaamissihteereiltä saa Pakasen mukaan tukea heti, jos vähänkään tuntuu siihen olevan tarvetta. Opittavaa on asiakaspalvelusihteereillä ollut paljon, sillä erilaisia asiapapereita ja hakemusten liitteitä on monenlaisia. Hakemuslomakkeita on tullut kirjaamisasioiden myötä lisää niin monta, että lomakkeille on pitänyt järjestää omat paikat asiakaspalvelussa. Asiakaspalvelun puhelinta ruuhkautti aluksi myös tiedustelut siitä, mikä on hakemuksen oikea jättöpaikka. Kuntien aluejako oli hieman erilainen verrattuna käräjäoikeuksiin, mikä aiheutti sekin aluksi kummastusta.

14 Asiakaspalvelusta kiitettävää palautetta A siakaspalvelu on monille ensimmäinen kontakti Maanmittauslaitokseen. Pakasen mukaan asiakkaat ovat olleet pääosin tyytyväisiä saamaansa palveluun, etenkin siihen, että kaikki kiinteistönvaihdantaan liittyvät asiat on vihdoinkin koottu yhteen paikkaan. Kaupanvahvistus, lainhuudon haku ja lohkomistoimitus hoituvat samassa talossa. Pyrimme palvelemaan asiakasta parhaalla mahdollisella tavalla, meillä on osaava ja hyvä porukka asiakaspalveluissa. Työssä jaksamiseen pitää kuitenkin kiinnittää huomiota, sillä muutos on pysyvää ja haasteita riittää myös tulevaisuudessa, Maija-Liisa Pakanen toteaa. Jaksamisessa auttavat myös hyvät työkaverit, jotka tarvittaessa tukevat toinen toisiaan. Töissä pitää Pakasen mielestä muistaa välillä nauraa, myös itselleen. Iloinen mieli heijastuu aina takaisinpäin.

15

16 Yksittäiset arviointitoimitukset saivat omat verkkosivut Viime vuosi oli arviointitoimitusten osalta pitkälti muutokseen valmistumisen aikaa, vaikka uudistuksiakin tehtiin. Maanmittauslaitoksessa valmistauduttiin sähköisten pöytäkirjojen käyttöönottoon samalla, kun ulkoisille verkkosivuille pystytettiin käynnissä olevien toimitusten sivut. Toimitusinsinöörit voivat perustaa käynnissä oleville toimituksille omat verkkosivut, joista asianomaiset löytävät muun muassa perustietoja toimituksista, karttoja toimitusalueista, toimitusten aikatauluja, yhteystietoja sekä toimituksiin liittyvää taustamateriaalia. Palvelu on tarkoitettu laajoihin toimituksiin, joissa on runsaasti asianosaisia. Tällaisia toimituksia ovat esimerkiksi maantieja lunastustoimitukset sekä osakasluetteloiden vahvistamiset. Yksittäisen maanomistajan ja asiakkaan näkökulmasta uudistus parantaa tiedottamista. Perinteisten kutsukirjeiden ja lehtikuulutusten lisäksi syntyy uusi, täydentävä tiedotuskanava. Verkkosivut mahdollistavat muun muassa aiempaa kattavamman toimituskarttamateriaalin esittämisen sekä reaaliaikaisen tiedottamisen toimituksesta. Verkkosivuja varten ei tehty mitään kertarysäystä, vaan uusia toimituksia tulee sivuille lisää sitä mukaa, kun niitä käynnistyy, Maanmittauslaitoksen johtava asiantuntija Jani Hokkanen Kehittämiskeskuksesta toteaa. Toimitusinsinöörit rakentavat ja päivittävät verkkosivuja itse, eikä esimerkiksi viestintätiimi. Ensimmäisten kokemusten perusteella sivujen ylläpito on ollut helppo oppia. Tähän julkaisujärjestelmän uudistuksella pyrittiinkin, tiedottaja Suvi Kärkkäinen sanoo. Pöytäkirjat suoraan sähköiseen arkistoon A rviointiprosessissa otettiin käyttöön sähköinen arkistointijärjestelmä vuonna Kaikki uudet toimitusasiakirjat ja kartat arkistoitiin ainoastaan sähköisenä ARKKI-järjestelmään. Käytäntöä oli toteutettu jo aiemmin perustoimituksissa kuten lohkomisissa. Meillä arviointitoimituksissa tämä merkitsi asennemuokkausta ja uusiin työ- ja toimintatapoihin tottumista, Jani Hokkanen kertoo. Kun toimitusinsinööri tekee pöytäkirjan, se tallennetaan suoraan sähköiseen arkistoon. Järjestelmä mahdollistaa sen, että toimitusinsinööri ei tarvitse paperisia asiakirjoja käytännössä lainkaan. Uudistus on kehittänyt toimintaa ja vähentänyt arkistoinnin työvaiheita. Aikaisemmin pöytäkirjat ja kartat olivat erikseen skannattava maanmittaustoimistoissa tai Arkistokeskuksessa, kun ne nyt saadaan arkistoitua jopa työpäivän aikana maastossa.

17 Kirjaamisasioiden oppivuosi

18 Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirto käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokselle oli viime vuoden suurin operaatio koko laitoksen mittakaavassa. Tehtävien mukana Maanmittauslaitokselle siirtyi myös lähes kaksisataa kirjaamissihteeriä ympäri Suomea. Siirto sujui kirjaamissihteerien osalta melko jouhevasti, sillä työ ei siirron myötä juuri muuttunut, mutta käräjälakimiesten jääminen käräjäoikeuksiin teki sihteerien työstä aiempaa vaativampaa. Koska käräjälakimiesten työvoima ei siirtynyt Maanmittauslaitokselle, se hankaloitti kirjaamissihteerien työtä etenkin vaativimpien tapausten kohdalla, kirjaamissihteeri Jarmo Pappila toteaa. Alkuvuodesta 2011 kirjaamisasioiden käsittelyajat venyivätkin jopa viikkoihin, mutta loppuvuodesta käsittelyajat oli saatu tasattua. Hyvä tiimihenki, erilaiset työkäytännöt Kirjaamissihteeri Jarmo Pappila kehuu Pasilan työilmapiiriä hyväksi, vaikka työkaverit ovat tulleet neljästä eri käräjäoikeudesta eli Helsingistä, Espoosta, Vantaalta ja Tuusulasta. Erilaisten työkäytäntöjen yhteensovittaminen on sen sijaan ollut kohtuullinen haaste. Jokainen on jatkanut työtään, mutta työkäytäntöjä on yhtenäistetty, jotta kuka tahansa voi tehdä toisen työn tarpeen vaatiessa. Käynnissä oleva kirjaamisjärjestelmän uudistus muuttaa tätä työtä, ja lisää muutoksia tulee sähköisen kiinteistövaihdannan myötä, Pappila toteaa. Osa kirjaamissihteereistä suhtautuu tuleviin haasteisiin jännittyneenä, osa odottaa niitä innolla. Rutiinitehtäviin odotetaan kuitenkin uusien järjestelmien tuovan helpotusta. Kirjaamispäälliköillä vauhdikas vuosi Kirjaamissihteerien lisäksi Maanmittauslaitos palkkasi 17 uutta lakimiestä vastaamaan kirjaamisasioiden hoidosta paikallisesti maanmittaustoimistoissa. Tehtävä oli täysin uusi. Kun lähtee puhtaalta pöydältä, asiat hakevat jonkin aikaa uomiaan, mutta nyt ne ovat jo suurelta osin löytyneet. Perehdytysjakson aikana syntyneet verkostot ja kollegat ovat olleet suurena apuna, kertoo kirjaamispäällikkö Janne Murtoniemi Keski-Suomen maanmittaustoimistosta. Vuosi on ollut kiireinen, mutta paljon on myös saatu aikaiseksi. Ensimmäisen vuoden aikana ratkaistiin noin kiinnitysasiaa sekä noin lainhuutoasiaa. Kirjaamiset nyt oikeassa paikassa K irjaamisprosessista vastaava Henrik Ungern toteaa, että kirjaamisasiat kuuluvat sisältönsä ja asioiden järkevän hoidon kannalta Maanmittauslaitokselle. Laitos vastasi jo ennen siirtoa valtakunnallisesta Kiinteistötietojärjestelmästä (KTJ), joka kattaa kiinteistörekisterin sekä lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin. Nyt kummatkin rekisterikokonaisuudet ovat saman viranomaisen hallinnoimia, mikä tehostaa esimerkiksi rekisterien taustalla olevien tietojärjestelmien kehittämistä. Kirjaamisasiat hoidettiin käräjäoikeuksissa hyvin, mutta organisatorisesti ne eivät ole käräjäoikeuksien ydintoimintaa. Maanmittauslaitoksessa ne kuuluvat ydintoimintaan, Ungern tiivistää. Tavoitteena kirjaamisprosessissa on parhaan mahdollisen kokonaispalvelupaketin luominen asiakkaalle.

19 Uusi sovellus helpottaa tilusjärjestelyjä Viime vuonna otettiin käyttöön tilusjärjestelyjen hyötylaskentasovellus, jonka tukihenkilöksi koulutettiin myös toimitusvalmistelija Merja Väisänen Pohjanmaan maanmittaustoimistosta Kokkolasta. Hyötylaskentasovellus helpottaa, tarkentaa ja yhtenäistää tilusjärjestelyistä saatavien hyötyjen arviointia. Aiemmin arvioinnissa on käytetty useita eri menetelmiä. Tilusjärjestelyhanke on sekä maanomistajien että yhteiskunnan kannalta vaikutuksiltaan laaja. Hankkeessa parannetaan myös kyseisen alueen infrastruktuuria, viljelystie- ja kuivatusverkostoa. Usein pellot jakautuvat pieniin palasiin, jotka ovat hankalan matkan päässä toisistaan, siltojen tai teiden takana. Tilusjärjestelyllä yhdistetään maita järkeviksi kokonaisuuksiksi. Tilusjärjestelyhankkeessa on mukana useita kymmeniä, suurimmissa hankkeissa useita satoja maanomistajia, Merja Väisänen kertoo. Aloite tilusjärjestelyyn tulee aina maanomistajilta. Tilusjärjestelyn tarveselvitys tehdään valtion budjettivaroilla. Jos selvitys osoittaa tilusjärjestelyn järkeväksi, kustannustehokkaaksi ja hankkeella on maanomistajien laaja kannatus, käynnistetään tilusjärjestelytoimitus maanomistajien hakemuksesta. Hankkeelle haetaan rahoitusta maa- ja metsätalousministeriöstä. Hyötylaskentasovelluksen avulla arvioidaan hankkeen hyötyjä 20 ja 30 vuoden päähän. Myös tilusjärjestelykustannusten osittelussa maanomistajille sovellusta voidaan hyödyntää, koska hyötyjät maksavat järjestelyn kustannukset. Hyötylaskenta tuo luotettavuutta arviointiin H yötylaskentaohjelmalla eri tilusjärjestelyhankkeiden kustannusten ja hyötyjen vertailu yhtenäistyi ja helpottui. Ohjelmaan siirretään toimitusjärjestelmästä maatilojen peltolohkojen sijaintija pinta-alatiedot. Tarveselvityksessä tehdään peltoalueelle jakosuunnitelma, jonka muokatut peltolohkotiedot siirretään hyötylaskentaohjelmaan. Ohjelma laskee jakosuunnitelmassa selvitetyn tilakohtaisen muutosmahdollisuuden perusteella hankkeen kokonaishyödyn. Kokonaishyödyn lisäksi on mahdollista nähdä, ketkä maanomistajista tilusjärjestelystä hyötyvät ja kuinka paljon. Hyötyjinä voivat maanomistajien lisäksi olla muun muassa liikenneturvallisuus, ympäristö ja kyläyhteisö kokonaisuudessaan kylän elinkelpoisuuden parantuessa. Täällä Pohjanmaalla tilanomistajat tietävät jo melko hyvin, mistä tilusjärjestelyssä on kyse, koska esimerkkejä on jo useimmilla paikkakunnilla. Pohjanmaan aakeeta laakeeta on helpompi ja-

20 kaa kuin esimerkiksi Itä-Suomen rikkonaisia peltolohkoja. Tähän alueiden erilaisuudesta johtuvaan maankäyttöön haettiin toimintamalleja muun muassa rikkonaisten peltoalueiden tilusjärjestelyt, Väisänen kertoo. Pohjanmaan toimiston alueella on tilusjärjestelyjä käynnissä nelisenkymmentä ja tarveselvityksiä kymmenkunta. Kolmihenkisen tiimin aika menee suureksi osaksi tarveselvitysten tekemiseen sekä tilusjärjestelystä tiedottamiseen kiinnostuneille. Tilusjärjestely vähentää maatalousliikennettä M erja Väisäsen mielestä tilusjärjestelyä parempaa välinettä ratkaista usean maanomistajan kokemaa ongelmaa ei ole. Maanomistajien lisäksi hyödynsaajina on myös ympäristö ja liikenneturvallisuus. Järjestämällä peltolohkoja suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja lähemmäs talouskeskusta, voidaan vähentää maatalousliikennettä maanteillä sekä radanylitystarvetta tasoristeysten vähentyessä. Tilusjärjestelyä käynnistettäessä sen hyötyjen osoittaminen on tärkeässä roolissa. Hyötyjen osoittaminen on ollut aikaisemmin hankalaa ja epäyhtenäistä, joten uuden sovelluksen käyttöönotossa on menty aimo harppaus eteenpäin.

21 Maanmittauslaitoksen toiminta perustuu arvoihin: asiakas on tyytyväinen, talous on kunnossa, työ on hallinnassa ja henkilöstö voi hyvin. Maanmittauslaitoksen 1887 henkilöä tekee töitä 12 maanmittaustoimistossa 35 paikkakunnalla ja kuudessa valtakunnallisessa tuotanto- ja palvelukeskuksessa sekä keskushallinnossa. Toiminta kattaa koko Suomen Maarianhaminasta Ivaloon. Toiminnan menot olivat 127 miljoonaa euroa ja tulot asiakkailta 77 miljoonaa euroa. Kaikista tuloista 64 % tulee maanmittaustoimituksista ja 16 % kiinteistöjen kirjaamistehtävistä. Visionamme on Maanmittauslaitos luotettavasti verkossa ja lähelläsi. 35 TOIMISTOA 12 aluetta MENOT ˣ10 127M 6+1 keskusta ARKISTOKESKUS ATK-KESKUS HALLINTOPALVELU- KESKUS ILMAKUVAKESKUS KEHITtämisKESKUS TIETOPALVELUKESKUS + KESKUSHALLINTO TULOT 77M MAANMITTAUS- TOIMITUKSET KIRJAAMIS- TEHTÄVÄT MUUT