Luento 3: MATHM Hypermedian tuotantoprojektin hallinnan erityispiirteet

Transkriptio

1 Luento 3: MATHM Hypermedian tuotantoprojektin hallinnan erityispiirteet Kirsi Silius & Anne-Maritta Tervakari Luennon teemat Luento: Projektipäällikön tehtävät Projektin taloushallinta Tarvittavat sopimukset ja toimitusehdot 1

2 Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman mukaisesta työskentelystä: tuloksista, aikatauluista, työmääristä, kustannuksista, laadusta sekä suunnitelmallisuudesta Projektipäälliköllä on paljon vastuuta vastaavasti hänellä tulee olla riittävästi resursseja ja valtuuksia tehtävän hoitamiseen Projektin onnistuminen ja epäonnistuminen ovat suurelta osin kiinni projektipäälliköstä Projektipäällikkö vastaa projektista johtoryhmälle/ohjausryhmälle Projektipäällikön tehtävät Projektinvetäjän ominaisuuksiin kuuluvat ainakin seuraavat seikat: rohkeus aito innostuneisuus asiaan avoimuus, ulospäin suuntautuneisuus ahkeruus rehellisyys organisointikyky ja kyky hallita kokonaisuutta lojaalisuus toteuttajaorganisaatiota kohtaan kyky innostaa muita joustavuus pitkäjänteisyys stressin sietokyky jämäkkyys kustannustietoisuus kyky pitää asiat ja paperit järjestyksessä 2

3 Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikön ei välttämättä tarvitse olla projektin sisällön asiantuntija kokonaisuus on kuitenkin hallittava Projektin vetäjä on yhteistyön virittäjä ja siltojen rakentaja myös rahoittajan suuntaan Projektipäällikkö toimii yhteyshenkilönä sidosryhmien välillä Projektin vetäjä on se henkilö, jonka käsissä projektikokonaisuus lopulta on Hän pitää huolen siitä, että suunnitellut toiminnot toteutuvat ja työnjako ja muu organisointi tapahtuu tarkoituksenmukaisella tavalla Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikkö: on isäntäorganisaation eli hankkeen toteuttajaorganisaation edustaja johtaa toimeenpanoa ja tehtävien antoa informoi rahoittajaa projektin etenemisestä ja mahdollisista yhteystietojen muutoksista huolehtii dokumentoinnista ja arkistoinnista valmistelee ohjausryhmän kokoukset vastaa projektin tiedottamisesta laatii raportit vastaa talouden seurannasta ja maksatushakemusten tekemisestä Projektipäällikön tehtävät kannattaa määritellä selkeästi Ne on hyvä todeta myös kirjallisessa työsopimuksessa 3

4 Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikön tehtäviä mm. : projektisuunnitelman teko vaihe- ja tehtäväsuunnittelu aikataulut resurssien suunnittelu dokumentoinnin suunnittelu työskentelyn valvonta edistymisen raportointi laadun varmistaminen kustannussuunnittelu riskien hallinta muutosten hallinta kokouksien järjestäminen yhteishengen luominen asiakassuhteiden hoito Projektin taloushallinta Kustannusarviointi Budjetointi Kassavirtalaskelma Kustannusvalvonta ja -raportti Kirjanpito Ohjauspäätökset Jälkilaskenta 4

5 Projektin taloushallinta Kustannuksiin vaikuttavista ratkaisuista suurin osa tehdään projektin suunnitteluvaiheessa toteutuksen suunnittelu ja määrittelyvaiheessa kustannukset allokoidaan Projektin taloudellisten tavoitteiden toteutumista tulee ohjata Tuotot realisoituvat usein vasta projektin valmistuttua (vrt. laskutusaikataulu) Toteutusaikataulun, kustannusten ja tulojen vertailu kassavirtalaskelma Kustannusarviointi Ennen projektin aloitusta on syytä laskea projektin kustannuksia Pieleen arvioidut kustannukset aiheuttavat ongelmia projektin läpiviennissä tai aiheuttavat välillisesti ongelmia muualla organisaatiossa: Liian alhaiseksi arvioidut kustannukset johtavat projektiin lasketun budjetin ylittämiseen Pahimmassa tapauksessa projekti joudutaan keskeyttämään Yläkanttiin arvioidut kustannukset johtavat usein siihen, että projektiin resursoidaan henkilötyövoimaa liikaa tarvittavaan määrään nähden (henkilöstön tyhjäkäynti ) Tarjouskilpailun aikaan yliarvioidut kustannukset aiheuttavat usein kilpailun häviämisen 5

6 Kustannusarviointi Useimmat kustannusarviomenetelmät perustuvat työpanoksen arviointiin Arvioimalla työnkesto ja kertomalla tämä keskimääräisellä palkalla henkilösivukuluineen saadaan arvio työn hinnasta Lisäksi kustannusarvioon lasketaan mukaan kiinteät kulut ja projektiin liittyvät hankinnat Kustannusarviointi Kustannusten arviointimenetelmiä (Barry Boehm 2004) 1. Kustannusten mallintaminen (algorithmic cost modeling): Kustannusmalli saa syötteenä tiedot oleellisista kustannustekijöistä ja muodostaa niiden perusteella kustannusarvion käyttäen laskentaan valmiita algoritmeja Syötteet ovat normaalisti arvioita, kuten oletettu toteutuksen laajuus Aiemmista projekteista tarvitaan informaatiota, jotta mallille annettavat syötteet olisivat mahdollisimman lähellä toteutuvia arvoja 2. Asiantuntija-arviointi (expert judgement): Arvioinnissa käytetään apuna projektin sisällöntuotannon, teknisen toteutuksen ja taloushallinnan asiantuntijoita 6

7 Kustannusarviointi 3. Analogiaan perustuva arviointi (estimation by analogy). Analogioihin perustuvissa menetelmissä kustannusarvio muodostuu vertailemalla aiempien projektien kustannusrakennetta nykyiseen projektiin Menetelmä vaatii aiemmista projekteista saatujen tietojen ylläpitoa Projektien samanlaisia piirteitä käytetään kustannusarvion lähtökohtana 4. Parkinsonin menetelmä (Parkinson's law). Kustannusarvio riippuu käytettävissä olevista resursseista Kustannusarviointi 5. Asiakkaan "varoihin" perustuva arviointi (pricing to win): Kustannusarvio riippuu asiakkaan budjetista Kustannusarvio on hinta, jonka asiakas on valmis maksamaan toteutuksesta 6. Ylhäältä-alas-arviointi (top-down estimation). Kustannusarvio muodostetaan toteutuksen yleisen toiminnallisuuden perusteella 7

8 Kustannusarviointi 7. Alhaalta-ylös-arviointi (bottom-up estimation). Jokainen komponentti arvioidaan erikseen Kustannusten summa on lopullinen kustannusarvio Varsinkin suurissa projekteissa tulee arviointimenetelmiä käyttää rinnakkain parhaan tuloksen saavuttamiseksi Jos eri menetelmien antamat tulokset eriävät merkittävästi toisistaan, tarvitaan projektista lisäinformaatiota Budjetointi Rahaa budjetoidaan projekteissa yleensä yleiskustannuksiin (mm. vuokrat, sähkö, siivous, hallintokulut) palkkoihin ja henkilösivukuluihin alihankintaan tapahtumiin markkinointiin laitteisiin tarvikkeisiin matkoihin ja päivärahoihin rahoituskuluihin, pääomakuluihin katteisiin Huomioitava hinnoittelussa arvonlisävero (alv.) 8

9 Budjetointi Tuntihintaan vaikuttaa yrityksen kulurakenne, yleinen markkinatilanne ja hintataso (vrt. yli- ja alihinnoittelu) Jos kyseessä on tukirahaprojekti on otettava huomioon rahavirtojen hallinnointiin ja seurantaan tarvittava lisätyö sekä rahan tuloutumisen hitaus verrattuna kaupallisiin projekteihin Tukirahaprojektin budjetointi Tukirahaprojektin vaiheet: hakemuksen valmistelu hakemuksen käsittely ja arviointi rahoittajan taholla budjettineuvottelu rahoituspäätös tuotannon aloitus etenemisen seuranta ja väliraportointi rahoittajalle välimaksatukset arviointi tuotannon päättäminen ja loppuraportti maksatuspäätösten tarkistaminen Tukirahaprojekteihin kuuluu yleensä hankintojen kilpailuttaminen 9

10 Tukirahaprojektin budjetointi Tukirahaprojekteissa kuluu hallinnointiin yleensä enemmän aikaa Eri rahoittajilla on hyvinkin erilaiset käytännöt siitä, mitä he rahoittavat Ehtoihin on syytä perehtyä jo hankehakemusvaiheessa Tukirahaprojekteihin kuuluu yleensä kirjanpidon tarkistus ja tuntiseuranta Tyypillisiä tukirahaprojektien rahoittajia ovat TEKES, EU, RAY, OPM, Sitra jne. Budjetointi Verkkopalveluprojekteissa budjetoidaan karkeasti 1/4 projektin hallintaan 1/4 suunnitteluun ja määrittelyyn 1/4 toteutukseen 1/4 palvelun tuotteistamiseen ja tulosten levittämiseen lopuksi lisätään katteet 10

11 Projektin hallinnan kuluja Erilaiset kokoukset ja tapahtumat kuten aloitustapahtuma (kick-off), asiakaspalaverit, ohjausryhmän kokoukset, työryhmän sisäiset palaverit, hankkeen päätöstapahtumat Budjetointi ja rahankäytön seuranta Aikatauluttaminen ja ajankäytön seuranta Projektin sisällölliseen ja rakenteelliseen suunnitteluun osallistuminen (niissä allokoidaan projektin rahat, aika ja resurssit) Toteutuksen suunnittelun ja määrittelyn kuluja Toiminnallisuuden suunnittelu ja määrittely Teknisen toteutuksen suunnittelu ja määrittely Käytettävyyden ja saavutettavuuden suunnittelu Media-elementtien valinta Visuaalinen suunnittelu 11

12 Palvelun tuotteistamisen ja tulosten levittämisen kuluja Myyntitoimenpiteet (henkilökohtainen, puhelin, sähköinen myynti) Markkinointiviestintä (myyntikirjeet, paperiesitteet, ilmoittelu, suoramainonta) Tapahtumamarkkinointi (myynti, messut, seminaari, ym. esiintymiset) Tiedottaminen lehdistölle ja sidosryhmille Yhteystoiminta eli asiakas- ja muiden keskeisten suhteiden ylläpito Kassavirtalaskelma Kassavirtalaskelma on raportti, joka kertoo mistä raha on tullut ja minne se on mennyt Kassavirtalaskenta auttaa projektipäällikköä suuntaamaan katseensa keskeisimpään asiaan: rahan riittävyyteen Kassavirtalaskennan logiikka on tuttu tavallisillekin ihmisille koulutuksesta ja elämänkokemuksesta riippumatta (vrt. pankkitili) Kassavirta on projektin suoriteprosessin peilikuva 12

13 Kassavirtalaskelma Sen avulla on saatavissa tarkka kokonaiskuva projektin toiminnasta yhtä mittayksikköä, rahaa käyttäen Kun laskentajakson alkukassaan lisätään kassatulot ja siitä vähennetään kassamenot, saadaan loppukassa, joka on seuraavan jakson alkukassa Ketjussa ei ole epäjatkuvuuskohtaa Kirjanpito vs. kustannusvalvonta Kirjanpito taaksepäin katsovaa tarkkaa kustannusten kirjaus maksuhetkenmukaisesti projektien kirjanpito omana laskentakohteena Kustannusvalvonta ennakoivaa pienet epätarkkuudet sallitaan tieto kustannuksista mahdollisimman aikaisin 13

14 Kustannusvalvonta Kustannusvalvonnalla varmistetaan projektin taloudellinen tulos Käytetään taloudellisten tavoitteiden ohjauksen tukena Kustannusten valvonta, kohdistuu työtehtäviin (tuntiseuranta) hankintoihin hyödynnetään osto- ja myyntireskontraa sekä palkkakirjanpitoa Kustannusvalvonta Pitää sisällään: kustannusten ennakkovalvonnan projektin aikaisten kustannuspoikkeamien valvonnan loppukustannusten ennustamisen lisä- ja muutostyökustannusten hallinta Kustannusseurannan tavoitteena on tavoitearvion mukainen toteutus Valvonnan kohteena ovat hankkeen loppukustannukset (vrt. kustannusarvio) 14

15 Kustannusvalvonta Edellyttää hyvin suunniteltua aikataulua ja yksilöityjä kustannustavoitteita Tavoitteissa pysyminen edellyttää myös kustannuksia aiheuttaviin tekijöihin puuttumista - poikkeamien aiheutumissyyt selvitetään Lopullisten kustannusten ennustetta tarkennetaan kustannusvalvonnan avulla Projektin taloushallinta Ohjauspäätökset perustuvat budjetoinnin ja kustannusseurannan tarkasteluihin Taloudellisten tavoitteiden ohjausta tapahduttava koko hankkeen ajan Jälkilaskenta perustuu kirjanpitoon tarkoitus on varmistaa rahoituksen oikeellisuus ja selvittää lopullinen kate 15

16 Viikkoharjoitus 3 Valitse toinen tehtävä: Tehtävä 1: Projektin taloushallinnon eri osatekijöiden merkitys projektin onnistumiselle Tehtävä 2: Millaisia haasteita tai ongelmia liittyy hypermediaprojektin sopimusten laatimisen? Voit tarkastella asiaa yleisellä tasolla tai oman kokemuksesi pohjalta. Lähteet Boehm, B Software Engineering Economics, IEEE Transactions on Software Engineering SE-10(1):4-21, Lampola, M Multimedian tuottamisen ja jakelun juridinen opas [online]. Helsinki: Tekes & LawTech Oy, 1996 [viitattu ]. Saatavissa www-muodossa <URL: ISBN Lukkari, U Digitaalisen sisältötuotantoprojektin hallinta. Helsinki: Edita Publishing Oy. Verkko-opetuksen tekijänoikeudet Ohjeistus sopimusmallien käyttöön ja muokkaamiseen [online]. Helsinki: Opetusministeriö, 2001, päivitetty [viitattu ]. Saatavissa rtf-muodossa: <URL: erkko_opetus/sopimusopas_opm_12_10_2001.rtf >. Rissanen, T Projektilla tulokseen. Jyväskylä: Pohjantähti. ISBN Ruuska, K Pidä projektihallinnassa. Suunnittelu, menetelmät ja vuorovaikutus. 5. uudistettu painos. Helsinki. Talentum media Oy. 16