TALOUSTYÖRYHMÄN VÄLIRAPORTTI

Transkriptio

1 TALOUSTYÖRYHMÄN VÄLIRAPORTTI

2 Sisällysluettelo 1. Taloustyöryhmän väliraportti Taloustyöryhmän organisointi ja työskentelytapa Työryhmämme tarkastelun kohteena olevan palvelun tai teeman määrittely Uuden kaupungin vision tarkempi määrittely työryhmämme osalta Nykytila-analyysi työryhmämme tarkastelun kohteena olevan palvelun/teeman tuottamisesta kunnittain sekä kuntien yhteistoimintana Henkilöstömäärä talouspalvelutehtävissä kunnittain Henkilöstökustannukset talouspalveluissa kunnittain Talouspalveluiden järjestelmäkustannukset kunnittain Talouspalveluiden ostopalvelukustannukset kunnittain Arviot talouspalveluita tuottavien yhteistoimintaorganisaatioiden toiminnasta tai palvelun tuottamisesta omana työnä Nykytila-analyysin yhteenveto Johtopäätökset nykytila-analyysistä Liitteet... 12

3 1. Taloustyöryhmän väliraportti Taloustyöryhmä tekee valmistelutyötä koko selvityksen työsuunnitelmaan, kuntarakennelakiin sekä työryhmän tarkennettuun työsuunnitelmaan perustuen. Väliraportissa arvioidaan talouspalveluiden tuottamista selvitykseen osallistuvissa kunnissa nykytilanteessa itsenäisinä kuntina toimittaessa. 2. Taloustyöryhmän organisointi ja työskentelytapa Taloustyöryhmä koostuu yhdistymisselvitykseen osallistuvien kuntien talousjohtajista ja ryhmän puheenjohtajana toimii Tuusulan kunnanjohtaja Hannu Joensivu. Taloustyöryhmä on tehnyt tiivistä yhteistyötä johtoryhmän alaisuudessa toimivan talousasiantuntijan kanssa. Taloustyöryhmän tehtävässä on korostunut ulkopuolisen talousasiantuntijan tuottamien laskelmien ja analyysien tulkinta niin, että talouden tunnuslukuja tulkitaan osallistuvien kuntien ja alueen erityispiirteet huomioon ottaen. Työryhmän jäsenet ovat vastanneet siitä, että talousasiantuntija saa käyttöönsä tarvittavat, kutakin kuntaa koskevat talouden tunnusluvut sovitussa aikataulussa ja analysoineet niitä yhteistyössä talousasiantuntijan kanssa. Jäsenet ovat vastanneet tässä raportissa olevan taloushallinnon palveluita koskevien kuntakohtaisten analyysien tekemisestä väliraporttia varten. Tiedot talouspalveluiden järjestämisestä on koottu kustakin kunnasta ryhmän edustajan välityksellä. Taloustyöryhmän sihteerinä toimii Tuusulan kunnan strategiasuunnittelija Tuuli Karjalainen. Sihteeri on huolehtinut kokousaikatauluista, tehnyt kokouksista muistiot ja huolehtinut ryhmän työsuunnitelman ja väliraportin koostamisesta. Työryhmän puheenjohtaja: Tuusula: kunnanjohtaja Hannu Joensivu Jäsenet: Nurmijärvi: Mäntsälä: Sipoo: Pornainen: Järvenpää: Hyvinkää: Tuusula: talousjohtaja Tuula Valtonen kamreeri Anja Tupamäki kunnankamreeri Sture Lindqvist talousjohtaja Timo Kaikkonen talousjohtaja Antti Peltola talousjohtaja Kari Stenholm talousjohtaja Markku Vehmas

4 Kerava: kaupunginkamreeri Henry Lehto Sihteeri: Tuusula: strategiasuunnitelija Tuuli Karjalainen Lisätietopyynnöt ryhmän työtä koskien tulee osoittaa ryhmän sihteerille Tuuli Karjalaiselle osoitteeseen 3. Työryhmämme tarkastelun kohteena olevan palvelun tai teeman määrittely Tätä väliraporttia varten talousryhmä on tehnyt koosteen kuntien talouspalveluiden tuottamisesta. Talouspalveluita on tarkasteltu seuraavista näkökulmista: 1) Henkilöstömäärä talouspalvelutehtävissä tehtävittäin: * Talouden ohjaus ja suunnittelu, rahoitus * Kirjanpito, reskontrat, osto- ja myyntilaskujen käsittely * Talouteen liittyvät kehittämistehtävät 2) Talouspalveluiden henkilöstökustannukset/vuosi 3) Talouspalvelujen käyttämien järjestelmien kustannukset / vuosi 4) Talouspalvelujen ostopalvelujen kustannukset/ vuosi 5) Arviot talouspalveluita tuottavien yhteistoimintaorganisaatioiden toiminnasta tai palvelun tuottamisesta omana työnä 4. Uuden kaupungin vision tarkempi määrittely työryhmämme osalta Työryhmämme kannalta uuden kaupungin visio Älykäs, verkostomainen kaupunki tarkoittaa muun muassa seuraavia seikkoja:

5 Uuden kaupungin vision toteuttaminen vaatii dynaamista talouspolitiikkaa. Talouspolitiikka tukee uuden kaupungin palvelurakenteiden kustannustehokasta kehittämistä. Vahva talous on uuden kaupungin kilpailukyvyn mahdollistaja. Verotuksessa ja lainamäärissä Keski-Uudenmaan kaupunki pysyy valtakunnallisesti keskimääräisellä tasolla. Investoinneissa kiinnitetään erityisesti huomiota tuottavuuteen ja pitkän aikavälin kustannuksiin. Synergiahyötyjen myötä vapautuvia resursseja ohjataan kehittämistoimenpiteisiin, joissa painoarvoa saavat kuntalaisille tuotettavat kustannustehokkaat sähköiset palvelut ja toiminnan prosessien kehittäminen ICT:n avulla. Tulevaisuuden älykäs verkostomainen kaupunki perustuu tiedolla johtamiseen. Palveluverkon rakenne on ratkaiseva talouspolitiikan kokonaisuuden onnistumisen kannalta. Uudelle kaupungille suunniteltavasta palveluverkosta on saatava irti sekä nopeita että pitkän aikavälin säästöjä. Kunnanosahallinnon rahankäyttö tulee rajata harkitusti. Kunnanosahallinnolla tulee olla paitsi valtaa, myös vastuuta taloudellisesta näkökulmasta. Uuden kaupungin palveluverkon isot linjaukset suunnitellaan kunnanosahallinnon yläpuolella. 5. Nykytila-analyysi työryhmämme tarkastelun kohteena olevan palvelun/teeman tuottamisesta kunnittain sekä kuntien yhteistoimintana Talouspalveluita koskevat tiedot on kerätty selvitykseen osallistuvista kunnista taloustyöryhmän jäsenien kautta. Henkilömäärät kuvaavat tehtävään käytettyjä henkilötyövuosia kokonaisuudessaan, sillä tehtäviä on usein jaettu taulukossa esitettyä isommalle henkilömäärälle. Taulukoissa esitetyt henkilömäärät ja kustannukset sisältävät vaihtelevasti arvion myös toimialoilla tehtävistä taloushallintoon liittyvistä tehtävistä. Tästä johtuen tiedot ovat suuntaa-antavia. Myöskään ostopalvelut eivät kaikilla kunnilla sisällä samoja palveluita. Järjestelmäkustannuksia on joillain kunnilla sisällytetty ostopalveluihin.

6 5.1 Henkilöstömäärä talouspalvelutehtävissä kunnittain Kunta / Toiminnan osa-alue Talouden ohjaus ja suunnittelu, rahoitus Talouteen liittyvät kehittämistehtävät Hyvinkää 4,5 1,25 24,5 Järvenpää 10,5 0,3 21 *) Kerava 10,2 0,2 0 **) Mäntsälä Nurmijärvi Pornainen 1 0,1 3 Sipoo 4,5 0,5 11 Tuusula 7 0,3 11,75 Yhteensä 46,6 6,65 100,25 Kirjanpito, reskontrat, osto- ja myyntilaskujen käsittely *) ei sisällä palvelualueilla tehtävää ostolaskujen asiatarkastusta ja hyväksymistä **) ulkoistettu, myyntilaskutus jaettu noin 45 henkilön kesken 5.2 Henkilöstökustannukset talouspalveluissa kunnittain Kunta Hyvinkää Järvenpää Kerava *) Mäntsälä Nurmijärvi **) Pornainen Sipoo Tuusula Yhteensä Talouspalveluiden henkilöstökustannukset (arvio / vuosi) *) keskushallinnon osalta, ei sisällä myyntilaskutusta tekevien palkkakuluja **) sisältää myös toimialoilla tehtävien taha-tehtävien palkkakustannusosuudet

7 5.3 Talouspalveluiden järjestelmäkustannukset kunnittain Kunta Hyvinkää Järvenpää *) Kerava **) Mäntsälä Nurmijärvi Pornainen Sipoo Tuusula ***) Yhteensä Talouspalveluiden järjestelmäkustannukset (arvio / vuosi) *) ulkoiset järjestelmien käyttöoikeus, palvelin- ja ylläpitokustannukset **) suurin osa järjestelmäkustannuksista sisältyy ostopalveluun ***) konsernipalveluissa 5.3 Talouspalveluiden ostopalvelukustannukset kunnittain Kunta Hyvinkää Järvenpää Kerava Mäntsälä Nurmijärvi Pornainen 0 Sipoo Tuusula Yhteensä Talouspalveluiden ostopalvelukustannukset asiantuntijapalveluissa (arvio / vuosi)

8 5.3 Arviot talouspalveluita tuottavien yhteistoimintaorganisaatioiden toiminnasta tai palvelun tuottamisesta omana työnä Talouspalveluita tuotetaan selvityksen kunnissa joko omana sisäisenä palveluna (Hyvinkäällä ja Sipoossa), ostetaan Kuntien Taitoalta (Keravalla) tai Tuusulan alaisuudessa toimivalta seudulliselta talouspalvelukeskukselta TPK:lta (Mäntsälässä, Tuusulassa, Järvenpäässä ja Nurmijärvellä). Talouspalvelut omassa hoidossa Sipoo, Hyvinkää ja Pornainen Sipoolla, Pornaisilla ja Hyvinkäällä kaikki talouspalveluiden osat ovat omassa hallinnassa. Tällöin talouspalveluiden kehittäminen on omissa käsissä ja kunnissa on vaikutusmahdollisuudet kaikkiin prosessin osa-alueisiin. Näin pystytään helpommin ja tarkemmin puuttumaan ongelmallisiin tilanteisiin, jos niitä esiintyy. Suurimpana haittana ovat vähäiset resurssit, jotka eivät riitä joustavampaan toimintaan. Henkilökuntaa ei ole niin paljoa, että esimerkiksi sijaisjärjestelyt hoituisivat kunnolla. Vähäiset resurssit aiheuttavat osaamiskapeikkoja ja riskejä. Esim. Hyvinkäällä tilinpäätöksen laadintataidot ovat hyvin hallinnassa vain yhdellä henkilöllä, Pornaisilla koko kirjanpito on yhden henkilön varassa. Tilanne koetaan näiltä osin erittäin haavoittuvana. Myös rekrytointiprosessi pienten kuntien taloushallinnon tehtäviin ovat haasteellista, sillä osaavia kuntapuolen taloushallinnon ammattilaisia on erittäin vaikea löytää. Taitoa Kerava Taitoa on iso valtakunnallinen toimija. Tämän ansiosta palveluntarjoajalla on kehittämispotentiaalia mm taloushallinnon järjestelmien suhteen. Toiminnan jatkuvuus on turvattu, eivätkä esimerkiksi henkilöstön sairaslomat häiritse palveluntuotantoa. Toisaalta yksittäisen asiakkaan yksilöllisten tarpeiden sovittaminen ison toimijan käyttämiin menettelytapoihin ei aina ole ongelmatonta. Seudullinen talouspalvelukeskus (TPK) Tuusula, Mäntsälä, Järvenpää, Nurmijärvi Tuusulan kunnan alaisuudessa toimiva seudullinen talouspalvelukeskus (TPK) tarjoaa palveluita oman kunnan lisäksi Mäntsälälle, Järvenpäälle ja Nurmijärvelle. TPK on käyttäjilleen suhteellisen edullinen. Kuntien talousjohtajien kommenteista kuitenkin näkyy, että palvelussa on paljon kehitettävää.

9 TPK:n kehittämisresurssit ovat alimitoitetut. Kehittämistoimintaan ja henkilöstön osaamiseen toivotaan lisäpanostusta. TPK:n asiakkailla taloushallinnon ohjelmistot ovat yksittäisten kuntien omistuksessa ja vastuulla. Järjestelmissä on päällekkäisyyksiä ja puutteita; ohjelmistot ovat elinkaaressa päässä ja osin jo vanhentuneita, niiden käytön osaamisessa on puutteita ja koulutus ja perehdytys ovat riittämättömiä. Ohjelmistojen pääkäyttäjyydet ovat palvelukeskuksessa ja käyttöoikeuksien koordinoinnissa puutteita. TPK:n toimipisteiden ja henkilöstön hajasijoitus eri kuntiin nykytavalla organisoituna ei aina ole järkevää. Toimintaprosesseissa on manuaalista työtä liikaa; mm. kuriiri kuljettaa tositteita paikasta toiseen. TPK:n sopimuksista puuttuu laadun arviointi ja työtehtävien selkeä vastuunjako. Työtehtävien rajapinnat TPK:n ja asiakkaiden kesken ovat nyt puutteelliset ja epäselvät. Ne taloushallinnon tehtävät, jotka ovat TPK:n käyttäjäkuntien omalla vastuulla, ovat Tuusulassa, Mäntsälässä ja Nurmijärvellä aliresursoituja. Taloushallinnon sisäiset prosessit ovat hyvin haavoittuvia ja sisältävät paljon manuaalista työtä. Varamiesjärjestelyt kuntien sisäisissä töissä ovat puutteellisia. Taloushallinnon sisäiset tehtävät on hajautettu kunnissa toimialoille. Tällä pyritään korostamaan toimialojen vastuuta. Lisäksi hajautetussa mallissa toiminnan erityispiirteet voidaan ottaa huomioon ja apu on lähellä. Toisaalta pienet yksiköt ovat haavoittuvia ja yhteisten pelisääntöjen vieminen käytäntöön on vaikeahkoa. Hajautetussakin mallissa operatiivisia toimintoja tulisi keskittää entisestään. Järvenpäässä kaupungissa nykyjärjestelmä toimii kohtuullisesti, tosin heidänkin näkökulmastaan seudullisen TPK:n toiminnassa parantamisen varaa. Yhteistoiminnan kautta haluttaisiin saada "laajemmat hartiat" ja sitä kautta myös päästä vähentämään kaupungin oman tukipalvelukeskuksen taloustiimin työmäärää. Taloushallintoon liittyvien toimintaprosessien, teknisten ratkaisujen ja operatiivisten toimenpiteiden ostaminen asiantuntevana palveluna tulisi lisääntyä, jolloin toimintavarmuus ja hajautetun käyttäjäkunnan osaamisen turvaaminen ja perehdytys (esim. sijaistuksissa) olisi saatavissa nykyistä paremmalle tasolle. Taloushallintoon liittyvää osaamista ei voi kuitenkaan kokonaan ulkoistaa. Kunnissa tarvitaan aina esimerkiksi omaa kirjanpidon ja rahoituksen tuntemusta, tilinpäätösosaamista, sekä julkisen ja erityisesti kuntatalouden ja kunnallisten liikelaitosten periaatteiden tuntemusta.

10 6. Nykytila-analyysin yhteenveto Nykytilan arvosana: Kaksi ++, Yksi +, Neutraali 0, Yksi -, Kaksi - - TALOUS KRITEERI NYKYTILAN EDUT NYKYTILAN HAITAT NYKYTILAN ARVOSANA Talouspalvelut Palvelujen saatavuus ja tehokkuus Peruspalvelut toimivat ja kuntakohtainen räätälöinti on pääasiassa mahdollista Resursointi on ohutta ja siitä johtuen varamiesjärjestelyt usein ontuvat. Työtavat ovat vaihtelevia ja sisältävät manuaalisia prosesseja. Kehittämisresurssit ovat puutteelliset. Yksi - Kilpailukyky verrattuna Helsingin seutuun ja koko maahan Taloudelliset päätökset tehdään lähellä kuntalaisia ja tarvittaessa päätökset voivat syntyä melko nopeasti. Verrattuna Helsingin seudun ja muun maan isoihin kaupunkeihin, selvitysalueen kunnissa resurssit ovat hajallaan ja panostukset kehittämiseen ovat riittämättömiä. Osaamisessa on puutteita erikoisosaamista vaativissa tehtäväalueissa. Esimerkiksi riskienhallinta on puutteellista. Rahoituksen hakumahdollisuudet eivät ole niin monipuolisia kuin isoissa kunnissa. Käytetyt työtavat Yksi -

11 Vaikutus yhdyskuntarakenteeseen ja asuntotuotantoon ja joukkoliikenteeseen Ympäristövaikutukset ovat kirjavia yhteisen ohjauksen keveyden vuoksi. Sosiaalinen eheys, segregaatio ja maahanmuuttajat Hallinnon tehokkuus ja paikallinen vaikuttaminen

12 7. Johtopäätökset nykytila-analyysistä Talouden suunnitteluun, kehittämistehtäviin ja ohjaustehtäviin kaivataan selvitysalueen kunnissa lisää resursseja. Verrattuna metropolialueen suuriin kaupunkeihin, on selvitysalueen kunnissa selvästi heikommat resurssit kehittää toimintaa, hallita riskejä ja huolehtia talouspalveluiden prosessien yhtenäisestä ohjauksesta. Pienehköt taloushallinnon tiimit ovat nyt suhteellisen haavoittuvaisia. Perustoiminnot pystytään turvaamaan, mutta tällä hajautetulla mallilla jatkettaessa toiminnan uudistaminen on haasteellista. Tehtävien keskittyessä harvoille henkilöille, on näiden henkilöiden poisjäänti suuri riski toimintojen katkeamattomalle jatkumiselle ja osaamisen siirtymiselle. Talouspalveluiden ohuesta resursoinnista seuraa myös katvealueita osaamisessa. Erityisasiantuntijuutta vaativiin tehtäviin ja kehittämistehtäviin tarvittaisiin lisäpanostusta. Esimerkiksi kaikkia rahoitusinstrumentteja ei voida nyt hyödyntää samalla tavoin kuin suurissa kaupungeissa erityisosaajien puuttuessa. Myös taloushallinnon järjestelmät ovat selvitysalueen kunnissa osittain vanhentuneita. Vanhanaikaisten järjestelmien vuoksi taloushallinnossa tehdään paljon manuaalista työtä. Hyvin toimivien järjestelmien tuella taloushallinto hoituisi varmemmin ja tehokkaammin, ja johdolle ja toimialoille raportointi olisi informatiivisempaa ja oikea-aikaisempaa. Selvitysalueen kuntien yhteenlaskettu henkilömäärä talouden suunnittelu-, rahoitus-, ohjaus- ja kehittämistehtävissä on tällä hetkellä vajaa 50 henkilöä. Lisäksi kirjanpitoa, reskontraa sekä ja myynti- ja ostolaskujen käsittelyä tehdään noin 100 henkilötyövuoden edestä. Palkkakustannukset näille kaikille ryhmille ovat kaikkiaan noin 7,2 me. Tämä arvio sisältää myös toimialoilla tehtävän osto- ja myyntilaskujen käsittelyn, ja tehtävät ovat jakautuneet hyvin laajalle henkilömäärälle. Järjestelmäkustannuksiin kuluu yhteensä noin e ja ostopalveluihin karkeasti noin 1,5 me. Yhteenlasketut resurssit mahdollistaisivat joustavammat henkilöjärjestelyt sekä asiantuntijoiden erikoistumisen taloushallinnon erikoisosaamista vaativiin tehtäviin. Liitteet Esityskalvot ohjausryhmän tilaisuudessa