IBM SmartCloud for Social Business. IBMSmartCloudEngageja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

Transkriptio

1 IBM SmartCloud for Social Business IBMSmartCloudEngageja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

2

3 IBM SmartCloud for Social Business IBMSmartCloudEngageja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

4 Huomautus Ennen näiden tietojen ja niihin liittyvän tuotteen käyttöä tutustu julkaisuun Huomioon otettavaa sivulla 133. Huomautus Tämä painos koskee IBM SmartCloud Engage (marraskuu 2013)- ja IBM SmartCloud Connections (marraskuu 2013) -ohjelmien kaikkia seuraavia versioita ja muutostasoja, kunnes uusissa painoksissa toisin ilmoitetaan. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Luku 1. Hallinta Voit yhdistää sosiaalisen verkostoitumisen ja online-yhteistyön toiminnot verkossa käytettävän työkalukokoelman avulla. IBM:n asiakaspalveluedustaja voi auttaa valitsemaan yrityksellesi parhaiten soveltuvat sähköposti- ja yhteistyöpalvelut. Saat lisätietoja tarjotuista palveluista siirtymällä sivustoon IBM SmartCloud for Social Business ja napsauttamalla Mitä voin tehdä? -linkkiä. IBM SmartCloud for Social Business -hallinnan uudet ominaisuudet Katso, mitä ominaisuuksia tuotteeseen on lisätty edellisen päivityksen jälkeen. Aloita palvelun tietojen etsiminen SmartCloud Engage tai SmartCloud Connections Pilvipalvelujen avulla voit luoda yhteisöjä tai aktiviteetteja tai määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön organisaation jäsenten kesken. Määritä organisaation tili, joka edustaa sivustoasi IBM SmartCloud for Social Business -sovelluksessa. Voit mukauttaa organisaation ulkoasua, jotta käyttäjät ymmärtävät, että organisaatio liittyy yritykseenne. Voit myös määrittää salasanojen suojausasetukset tai IP-osoitealueet. SmartCloud Notes -hybridiympäristö Hybridiympäristöt yhdistävät pilvipalvelut yrityksen tiloissa oleviin työkaluihin. Suunnittele, määritä ja hallitse SmartCloud Notes -ohjelman toimintoja hybridiympäristössä hyödyntämällä yrityksen tiloissa sijaitsevia työkaluja, joita olet tottunut käyttämään. Vain palveluna hankittu SmartCloud Notes -ympäristö Vain palvelu -ympäristössä Domino -palvelimet ovat pilvessä. Käyttäjienhallintatehtäviä ovat muun muassa tilien, käyttäjien ja ryhmien hallinta. Näiden tehtävien toteutus edellyttää, että sinulle on määritetty pääkäyttäjän rooli. IBM SmartCloud inotes Anna ja tarkista organisaatiosi verkkotunnus. Sen jälkeen voit määrittää organisaation asetukset, hallita sähköposteja ja yhteystietoja sekä lähettää sähköpostitiedotteita organisaatiosi käyttäjille. Copyright IBM Corp. 2010,

6 2 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

7 Luku 2. SmartCloud Engage- tai SmartCloud Connections -tuotteen hallinta Määritä organisaation tili. Tutustu sivustoon valitsemalla navigointipalkin vaihtoehdot Hallinta > Hallinnan sivustokartta ja tarkastelemalla sivustokarttaa. v Muuta organisaation ulkoasua. Valitse jokin käytettävissä oleva värimalli tai luo mukautettu värimalli. Muuta siirtymispalkin logoa. v Määritä organisaation tilin asetukset. Päivitä suojausasetukset, kuten käyttäjien salasanojen vanhentumisajat ja IP-osoitealueiden rajoitukset. Määritä julkiseen hakemistoon kuuluvat ja hallitse tilauksia. v Lisää käyttäjiä. Käyttäjälle on luotava tili, jotta hän voi käyttää organisaation palveluja. v Luo tervetulotiedote. Anna uusille käyttäjille tarvittavat tiedot. Luettele esimerkiksi organisaation sovellusten käytön parhaat käytännöt tai tiedostojen yhteiskäyttöohjeet. Voit myös ilmoittaa käyttäjien tukihenkilöiden yhteystiedot. Aiheeseen liittyviä tietoja: IBM SmartCloud Engage -ohjelman käytön aloitusohjeet pääkäyttäjille (avautuu uuteen ikkunaan) Copyright IBM Corp. 2010,

8 4 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

9 Luku 3. Järjestelmävaatimukset Tarkista IBM SmartCloud for Social Business -palvelun järjestelmävaatimukset. Aiheeseen liittyviä tietoja: Järjestelmävaatimukset (avautuu uuteen ikkunaan) Copyright IBM Corp. 2010,

10 6 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

11 Luku 4. Organisaation mukautus Pääkäyttäjät voivat muuttaa organisaation käyttöliittymän ulkoasua ja käyttötapaa. Voit suunnitella organisaation sivun, määrittää oletusvärimallin, lisätä kenttiä käyttäjäprofiileihin ja päivittää henkilökohtaiset asetukset. Organisaation sivun suunnittelu Voit luoda organisaatiotasi kuvaavan julkisen sivun. Sivu voi sisältää yhteystietoja ja lyhyen kuvauksen. Tietoja tästä tehtävästä Tämä toiminto on käytettävissä yhteistyöpalvelujen tilauksissa. Näiden asetusten muutto edellyttää, että olet kirjautunut järjestelmään pääkäyttäjän käyttäjätiedoilla. Toimintaohjeet 1. Siirry organisaatiosivulle napsauttamalla organisaation nimeä siirtymispalkissa. 2. Napsauta Muokkaa tietoja -vaihtoehtoa. a. Lisää tai muokkaa organisaatiosi yleisiä tietoja. Voit esimerkiksi lisätä organisaatiosi nimen yhteydessä näkyvän otsikon, organisaation lyhyen kuvauksen, yhteystiedot sekä organisaation Web-sivuston osoitteen. b. Korvaa oletuskuva siirretyllä mukautetulla kuvalla napsauttamalla Muuta-painiketta. 3. Muuta organisaatiosi ulkoasua ja käyttötapaa valitsemalla Mukauta organisaation teema -vaihtoehto. Valitse Muuta-vaihtoehto muokattavien kohteiden kohdalla. Muuta värimallia valitsemalla oletusteema. Voit myös valita sateenkaariasetuksen ja määrittää värejä yksittäisille elementeille. Voit myös lisätä logon siirtymispalkkiin tai piilottaa kuvan. Nämä muutokset vaikuttavat järjestelmän ulkoasuun ja käyttötapaan kaikilla käyttäjillä. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tuotemerkin ilmeen mukautus sivulla 11 Toimittajana voit mukauttaa tietoja, jotka tulevat näkyviin, kun asiakkaat kirjautuvat organisaatioonsa. Kun lisäät asiakkaalle näkyviin näyttöihin omia tuotemerkkejä, sivusto liitetään omaan organisaatioosi. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Logon lisäys siirtymispalkkiin Voit mukauttaa sivustoa lisäämällä organisaation logon siirtymispalkkiin. Siirtymispalkin logoon tehdyt muutokset eivät vaikuta kirjautumissivulla näkyvään kuvaan. Logon lisäys siirtymispalkkiin Voit mukauttaa sivustoa lisäämällä organisaation logon siirtymispalkkiin. Siirtymispalkin logoon tehdyt muutokset eivät vaikuta kirjautumissivulla näkyvään kuvaan. Tietoja tästä tehtävästä Voit yhdistää organisaation tuotemerkkiin lisäämällä siirtymispalkkiin mukautetun logon. Logoa voidaan mukauttaa päivittämällä organisaation teema. Pääset muuttamaan logoa Organisaation asetukset -vaihtoehdon avulla tai muokkaamalla organisaation sivua. Toimintaohjeet 1. Napsauta Hallinta > Organisaation hallinta. 2. Napsauta Teema-vaihtoehtoa. Copyright IBM Corp. 2010,

12 3. Napsauta Logo-osan Muuta-vaihtoehtoa ja siirrä uusi logo. 4. Varmista, ettei logoa ole piilotettu, asettamalla Näytä logo -asetuksen arvoksi Näytä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Organisaation sivun suunnittelu sivulla 7 Voit luoda organisaatiotasi kuvaavan julkisen sivun. Sivu voi sisältää yhteystietoja ja lyhyen kuvauksen. Käyttäjäprofiilien päivitys Voit lisätä käyttäjäprofiiliin mukautettuja kenttiä, joihin voi sisällyttää organisaation kannalta tärkeitä tietoja. Oletusasetuksen mukaan käyttäjäprofiili sisältää kentät nimelle ja muille yhteystiedoille. Toimintaohjeet 1. Napsauta Hallinta > Organisaation hallinta. 2. Napsauta Profiilin mukautus -vaihtoehtoa. 3. Napsauta Lisää-painiketta. Kirjoita kentän nimi ja valitse yksityisyysasetus. Yksityisyysasetus määrittää, kuka näkee kyseisen käyttäjäprofiilien kentän. Julkinen näkyvyys: tämä mukautettu kenttä on kaikkien sellaisten käyttäjien nähtävissä, jotka näkevät käyttäjän profiilin. Käyttäjät: Tämä mukautettu kenttä on vain niiden käyttäjien nähtävissä, joilla on IBM SmartCloud for Social Business-tili. Saman organisaation käyttäjät: vain käyttäjän organisaatioon kuuluvat jäsenet näkevät tämän mukautetun kentän. Verkoston yhteystiedot: vain käyttäjän organisaatioon ja verkostoon kuuluvat jäsenet näkevät tämän mukautetun kentän. Tulokset Järjestelmä lisää mukautetut kentät käyttäjäprofiileihin valinnaisina kenttinä. Henkilökohtaisten tietojen asetus Voit tarkastella ja päivittää henkilökohtaisia asetuksiasi, kuten nimeä, käyttötasoa, salasanaa ja paikalliskuvausta. Tietoja tästä tehtävästä Voit muokata vain niitä vaihtoehtoja, joiden vieressä on Muuta-linkki. Toimintaohjeet 1. Napsauta nimeäsi siirtymispalkissa. 2. Napsauta Oman tilin asetukset -vaihtoehtoa. 3. Päivitä nimi, salasana, kieliasetus tai aikavyöhyke napsauttamalla Muuta-painiketta. Organisaatiotiedotteiden luonti Voit lähettää käyttäjille viestejä, jotka sisältävät tärkeitä tietoja. Kaikki organisaation käyttäjät näkevät tiedotteet Aloitussivulla. Tiedotteet poikkeavat tuen lähettämistä järjestelmätiedotteista, jotka sisältävät tietoja sivustosta ja jotka lähetetään kaikille käyttäjille. Tuki ilmoittaa järjestelmätiedotteiden avulla esimerkiksi tulevista huoltotoimenpiteistä. 8 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

13 Tietoja tästä tehtävästä Voit näyttää käyttäjille kerralla enintään kolme tiedotetta ja luoda sekä tallentaa enintään kahdeksan tiedotetta. Toimintaohjeet 1. Napsauta Hallinta > Organisaation hallinta. 2. Laajenna osa, jolla on organisaatiosi nimi, ja napsauta Tiedotteet-vaihtoehtoa. 3. Napsauta Lisää tiedote -painiketta ja täytä tiedotteen tiedot. v Otsikko: Kirjoita tiedotteen otsikko. Voit käyttää enintään 128 SBCS-merkkiä. v Sanomateksti: Kirjoita tiedotteen sisältö. Voit käyttää enintään SBCS-merkkiä. v URL-osoite: Tämä kenttä on valinnainen. Kirjoita Web-osoite, joka näkyy tiedotteessa. v URL-kuvaus: Tämä kenttä on valinnainen. Kirjoita Web-osoitteen kuvaus tiedotteeseen. v Vanhentuminen: Tämä kenttä on valinnainen. Oletusasetuksen mukaan tiedotteet eivät vanhene. Voit asettaa vanhentumispäivän valitsemalla vaihtoehdon Vanhentuu valittuna päivänä ja kirjoittamalla päivämäärän sekä kellonajan. Päivämäärä ja kellonaika asetetaan paikallisen aikavyöhykkeen mukaisesti. 4. Voit tallentaa tiedotteen sitä lähettämättä napsauttamalla Tallenna-vaihtoehtoa. Voit tallentaa tiedotteen ja lähettää sen kaikille käyttäjille valitsemalla Tallenna ja ota käyttöön -vaihtoehdon. Tulokset Voit ottaa tallennetun tiedotteen käyttöön napsauttamalla sen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla Ota käyttöön -vaihtoehdon. Tiedotetta voi myös muokata tai sen voi poistaa käytöstä tai poistaa tässä valikossa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Järjestelmätiedotteiden tilaaminen käyttäjille Tuki luo järjestelmätiedotteita ja lähettää niissä tietoja esimerkiksi palvelimen tulevista ylläpitotoimista. Tiedotteet poikkeavat niistä, joita pääkäyttäjät voivat lähettää käyttäjille. Oletusarvon mukaan järjestelmätiedotteet tulevat näkyviin, kun käyttäjä on kirjautunut sisään. Lisäksi pääkäyttäjät voivat välittää järjestelmätiedotteita yksittäisten käyttäjien sähköpostitileille. Järjestelmätiedotteiden tilaaminen käyttäjille Tuki luo järjestelmätiedotteita ja lähettää niissä tietoja esimerkiksi palvelimen tulevista ylläpitotoimista. Tiedotteet poikkeavat niistä, joita pääkäyttäjät voivat lähettää käyttäjille. Oletusarvon mukaan järjestelmätiedotteet tulevat näkyviin, kun käyttäjä on kirjautunut sisään. Lisäksi pääkäyttäjät voivat välittää järjestelmätiedotteita yksittäisten käyttäjien sähköpostitileille. Tietoja tästä tehtävästä Kun käyttäjille tilataan järjestelmätiedotteet sähköpostiviesteinä, pääkäyttäjä voi varmistaa, että järjestelmätiedotteet tulevat luetuiksi, vaikka käyttäjä ei olisi kirjautuneena järjestelmään. Toimintaohjeet 1. Napsauta Hallinta > Organisaation hallinta. 2. Napsauta Käyttäjätilit-vaihtoehtoa. 3. Napsauta sen käyttäjän vieressä olevaa nuolta, jolle haluat tilata järjestelmätiedotteet. 4. Valitse Tilaa tiedotteet -vaihtoehto. Luku 4. Organisaation mukautus 9

14 Seuraavat toimet Jos haluat lopettaa sähköpostiviestien lähetyksen käyttäjälle, joka on tilannut järjestelmätiedotteet, valitse vaihtoehdot Hallinta > Organisaation hallinta > Käyttäjätilit, napsauta haluamasi käyttäjän vieressä olevaa nuolta ja valitse Peruuta tiedotteiden tilaus -vaihtoehto. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Organisaatiotiedotteiden luonti sivulla 8 Voit lähettää käyttäjille viestejä, jotka sisältävät tärkeitä tietoja. Kaikki organisaation käyttäjät näkevät tiedotteet Aloitussivulla. Tiedotteet poikkeavat tuen lähettämistä järjestelmätiedotteista, jotka sisältävät tietoja sivustosta ja jotka lähetetään kaikille käyttäjille. Tuki ilmoittaa järjestelmätiedotteiden avulla esimerkiksi tulevista huoltotoimenpiteistä. Sisäisten sovellusten käyttö Voit myöntää organisaation sisäisille sovelluksille pääsyn IBM SmartCloud for Social Business-palveluun. Sisäinen sovellus on mikä tahansa organisaation käyttämä sovellus, joka ei oletusasetuksen mukaan ole käytettävissä. Näiden sovellusten rekisteröinti palvelimeen tuo ne organisaation käyttäjien käyttöön. Tietoja tästä tehtävästä Jotta sisäistä sovellusta voi käyttää, sovellus on ensin rekisteröitävä palvelimeen. Käyttäjät käyttävät rekisteröityä sovellusta tavalliseen tapaan, mutta sovellus voi nyt olla yhteydessä palvelimeen. Käyttäjä voi esimerkiksi viedä sovellukseen tiedoston, joka voidaan sitten määrittää käytettäväksi organisaatiosta käsin. Sovelluksen rekisteröinti tehdään käyttämällä OAuth-yhteyskäytäntöä, jossa on avain- ja salaisuuspareja. Järjestelmä tukee OAuth 1.0- ja OAuth 2.0 -yhteyskäytäntöä. OAuth 2.0 -yhteyskäytännössä on uusia ominaisuuksia, kuten mahdollisuus mukauttaa aikaa, jona sovellus voi käyttää palvelinta. Kun sovelluksen käyttöoikeus umpeutuu, käyttäjiä pyydetään myöntämään sovellukselle käyttöoikeus heidän tiliinsä. OAuth 1.0-yhteyskäytäntöä käytettäessä sovelluksen käyttöoikeus kestää muutaman tunnin. OAuth 2.0 -yhteyskäytäntöä käytettäessä voit halutessasi myöntää sisäiselle sovellukselle käyttöoikeuden enintään 90 päiväksi. Voit valita OAuth 2.0 -tuen käyttöön sisäiselle sovellukselle sen rekisteröinnin yhteydessä. Toimintaohjeet 1. Napsauta Hallinta > Organisaation hallinta. 2. Napsauta Sisäiset sovellukset -vaihtoehtoa. 3. Napsauta Rekisteröi sovellus -vaihtoehtoa. Oletusasetuksen mukaan OAuth 1.0a -yhteyskäytäntö on käytössä. Kirjoita sovelluksen nimi ja kuvaus, kun järjestelmä niin kehottaa tekemään. Voit muuttaa sovelluksen nimeä ja kuvausta milloin tahansa napsauttamalla sovelluksen vieressä olevaa valikkoa ja valitsemalla vaihtoehto Muokkaa ominaisuuksia. Sovelluksen nimessä saa olla enintään 50 merkkiä ja sovelluksen kuvauksessa enintään merkkiä. Ota OAuth 2.0 -yhteyskäytäntö käyttöön valitsemalla OAuth-laji-vaihtoehto. Kun otat OAuth 2.0 -yhteyskäytännön käyttöön, voit valita käyttöoikeuden keston ja määrittää vastakutsun URL-osoitteen. Käyttöoikeudelle myönnetty kesto määrittää, kuinka pitkän ajan kuluttua sisäisen sovelluksen palvelimen käyttöoikeus vanhenee. Järjestelmä lähettää salassa pidettäviä tietoja palvelimeen käyttämällä Vastakutsun URL-osoite -tietoa. Näiden tietojen lähetys HTTPS-yhteyskäytännön kautta on pakollista, jotta vältetään mahdollinen tietojen sieppaus. Käyttäjä palaa tähän URL-osoitteeseen sen jälkeen, kun hän on hyväksynyt tai estänyt sovelluksen käytön. Rekisteröinnin yhteydessä järjestelmä määrittää sovellukselle avaimen ja salaisuuden. Rekisteröidyt sovellukset näkyvät Sisäiset sovellukset -kohdassa. 10 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

15 Seuraavat toimet Kun sovellus on rekisteröity, sen avain- ja salaisuuspari on ehkä palautettava. Nämä arvot on palautettava esimerkiksi silloin, kun niiden epäillään vaarantuneen. Voit nollata avaimen ja salaisuuden napsauttamalla sovelluksen valikkoa ja valitsemalla vaihtoehdon Nollaa valtuustiedot. Muista päivittää sovellus uusilla valtuustiedoilla. Voit tarkastella sovellukselle määritettyä OAuth-avain- ja -salaisuusparia napsauttamalla sovelluksen valikkoa ja valitsemalla vaihtoehdon Näytä valtuustiedot. Voit evätä sovelluksen pääsyn palvelimeen napsauttamalla sovelluksen valikkoa ja valitsemalla vaihtoehdon Poista. Aiheeseen liittyviä tietoja: Avausvaltuudet (avautuu uuteen ikkunaan) Tuotemerkin ilmeen mukautus Toimittajana voit mukauttaa tietoja, jotka tulevat näkyviin, kun asiakkaat kirjautuvat organisaatioonsa. Kun lisäät asiakkaalle näkyviin näyttöihin omia tuotemerkkejä, sivusto liitetään omaan organisaatioosi. Voit mukauttaa tietoja, jotka asiakkaat näkevät kirjautuessaan omiin organisaatioihinsa, palauttaessaan salasanojaan tai tarkastellessaan Aloitussivua. Nämä muutokset tuovat tuotemerkin asiakkaiden näkyville ja vaikuttavat myös omaan organisaatioosi. Voit mukauttaa seuraavia tuotemerkkitietoja: Kirjautumislogo Siirrä logo, joka tulee näkyviin kirjautumissivulle ja salasanan palautussivulle. Kirjautumislogo on kuva, jonka käyttäjä näkee kirjautuessaan asiakkaalle kuuluvaan organisaatioon. Organisaatioosi kirjautuvat käyttäjät saattavat myös nähdä tämän kuvan. Tämä logo ei näy siirtymispalkissa. Jos siirrät uuden kuvan, se korvaa nykyisen kuvan. Jos haluat säilyttää kopion nykyisestä kuvasta, lataa se ennen uuden kuvan siirtoa. Voit päivittää kirjautumislogon siirtymällä kohtaan Hallinta > Organisaation hallinta > Järjestelmän asetukset > Teema. Organisaation tiedot Mukauta tietoja, jotka asiakkaat näkevät organisaatiostasi. Tässä määritetty organisaation nimi näkyy sivulla, jonka kautta asiakkaat kirjautuvat omaan organisaatioonsa. Tässä näkyvät organisaatiotiedot tulevat näkyviin myös silloin, kun asiakkaillesi lähetetään sähköpostiviestejä. Esimerkki: Sähköpostiviesti, joka lähetetään, kun organisaatioosi lisätään käyttäjä, sisältää oman organisaatiosi tiedot. Voit päivittää organisaation tiedot valitsemalla vaihtoehdot Hallinta > Organisaation hallinta ja napsauttamalla organisaation nimen kohdalla Tuotemerkin tunnus -vaihtoehtoa. Kohdassa Tuotemerkin tunnus > Organisaation tietojen muuttaminen määritetyt tiedot eivät vaikuta siirtymispalkissa näkyvään organisaation nimeen. Jos haluat muokata organisaation nimeä, joka näkyy siirtymispalkissa ja kaikkialla organisaatiossa, valitse vaihtoehdot Hallinta > Organisaation hallinta > Organisaation tilin asetukset. Linkit Muokkaa linkkejä, jotka näkyvät asiakkaallesi kuuluvassa organisaatiossa. Näiden linkkien avulla voit ohjata asiakkaallesi kuuluvaan organisaatioon kirjautuneet käyttäjät omiin tietoihisi. Nämä linkit näkyvät Aloitussivun alatunnisteessa. Luku 4. Organisaation mukautus 11

16 Voit päivittää organisaation linkit siirtymällä kohtaan Hallinta > Organisaation hallinta ja napsauttamalla organisaation nimen alapuolella olevaa Tuotemerkin tunnus -vaihtoehtoa. Tukitiedot Muokkaa linkkejä, jotka näkyvät omassa organisaatiossasi ja asiakkaallesi kuuluvassa organisaatiossa. Näiden linkkien avulla voit ohjata asiakkaallesi kuuluvaan organisaatioon kirjautuneet käyttäjät omiin tukitietoihisi. Tuen URL-osoite on Ohje-valikossa. Tukipalvelun sähköpostiosoite- URL-osoite näkyy Aloitussivun alatunnisteessa. Voit päivittää tukitiedot siirtymällä kohtaan Hallinta > Organisaation hallinta ja napsauttamalla organisaation nimen alapuolella olevaa Tuotemerkin tunnus -vaihtoehtoa. Jos asiakas määrittää organisaatiolleen tuen sähköpostiosoitteen kohdassa Hallinta > Organisaation hallinta > Järjestelmän asetukset > Suojaus, kyseinen URL-osoite ohittaa tässä määritetyn URL-osoitteen. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Organisaation sivun suunnittelu sivulla 7 Voit luoda organisaatiotasi kuvaavan julkisen sivun. Sivu voi sisältää yhteystietoja ja lyhyen kuvauksen. 12 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

17 Luku 5. Käyttäjätilien määritys Käyttäjälle on luotava tili, jotta hän voi käyttää organisaation palveluja. Vain pääkäyttäjät voivat lisätä käyttäjätilejä. Kullekin käyttäjätilille määritetään vähintään yksi rooli, joka määrittää, mitä tietoja käyttäjä voi tarkastella ja mitä toimia hän voi tehdä. On useita rooleja, joita voi määrittää käyttäjätilille. v Käyttäjä voi tarkastella organisaation sivua, lisätä tiedostoja ja käyttää henkilökohtaisia asetuksia. Hän ei voi käyttää organisaation asetuksia, muokata järjestelmäasetuksia, kuten suojaus- tai profiiliasetuksia, eikä muokata organisaation teemoja tai logoja. Vain käyttäjillä voi olla tilauksia, ja vain käyttäjät voivat käyttää sisältöä. v Sovelluskehittäjän käyttöoikeudet riittävät organisaation sisäisten sovellusten integrointiin, mutta hänellä ei ole käyttöoikeuksia muille pääkäyttäjän alueille. Hän ei voi käyttää organisaation asetuksia, muokata järjestelmäasetuksia, kuten suojaus- tai profiiliasetuksia, eikä muokata organisaation teemoja tai logoja. Anna käyttäjälle tämä rooli, kun haluat hänen käyttävän Sisäiset sovellukset -vaihtoehtoa mukautettujen sovellusten rekisteröintiin OAuth-yhteyskäytännön avulla. Sovelluskehittäjä ei voi tilata palvelua, ellei hänelle ole määritetty myös käyttäjän roolia. v Apupääkäyttäjillä on riittävät valtuudet kaikkien käyttäjien sisäänkirjaussalasanojen palautukseen. He eivät kuitenkaan voi palauttaa IBM Notes -ohjelman salasanoja. He voivat myös lähettää odottavia kutsuja uudelleen käyttäjille. Apupääkäyttäjä ei voi tilata palvelua, ellei hänelle ole määritetty myös käyttäjän roolia. v Pääkäyttäjä voi käyttää kaikkia organisaation asetuksia, kuten yhteystietoja ja kuvausta, järjestelmän asetuksia (esimerkiksi suojausasetuksia), tiedostojen yhteiskäyttösääntöjä sekä organisaation teemaa. He voivat myös lisätä tai poistaa käyttäjiä, hallita rooleja, määrittää pääkäyttäjän tai apupääkäyttäjän valtuuksia käyttäjille, ottaa integroituja sovelluksia käyttöön sekä hallita tilauksia. Lisäksi pääkäyttäjät voivat palauttaa kaikkien käyttäjien sisäänkirjaussalasanat ja Notes -salasanat. Pääkäyttäjä ei voi tilata palvelua, ellei hänelle ole määritetty myös käyttäjän roolia. Käyttäjien lisäys Käyttäjien lisäys edellyttää pääkäyttäjän valtuuksia. Ennen aloitusta Ennen kuin lisäät käyttäjän, päätä, mitä rooleja haluat määrittää hänelle, mihin tilauksiin haluat antaa hänelle käyttöoikeuden ja mikä hänen sähköpostiosoitteensa on. Tilaukset luokitellaan joko yhteistyö- tai postipalveluiksi. Yhteistyöpalvelut sisältävät sosiaalisen verkostoitumisen komponentteja, kuten sovellukset Aktiviteetit, Yhteisöt, Tiedostot, Events ja Meetings. Organisaation käytettävissä olevat komponentit vaihtelevat ostettujen tuotteiden mukaan. Postipalvelut sisältävät IBM SmartCloud Notes- ja IBM SmartCloud inotes -palvelun. Jos haluat lisätä kerralla useita käyttäjiä, pyydä IBM:n asiakaspalveluedustajaa ottamaan integrointipalvelin käyttöön. IBM:llä on integrointipalvelimen tilauspalvelu, jonka avulla voit siirtää useita käyttäjiä kerralla paikallisen yrityksen käyttäjäluettelosta SmartCloud Engage -palvelun organisaation käyttäjäluetteloon. Tämä latauspalvelu lisää käyttäjiä IBM SmartCloud for Social Business -tiliin. Integrointipalvelimen palvelun avulla voit myös siirtää muutokset palvelimeen, kun yrityshakemiston käyttäjätiedot muuttuvat. Jos SmartCloud inotes on käytettävissä, voit siirtää käyttäjiä yrityshakemistosta inotes-yhteystietojen hakemistoon. Lisätietoja on kohdissa Integrointipalvelimen käyttöönoton pyytäminen ja Integrointipalvelimen kuvaus. Tilin luonnin yhteydessä valittujen palvelujen mukaan käyttäjälle voidaan ilmoittaa uudesta tilistä mahdollisesti useilla tavoilla. Pääkäyttäjien sellaisille käyttäjille antamasta sähköpostiosoitteesta, joilla on yh- Copyright IBM Corp. 2010,

18 teistyöpalvelu, tulee käyttäjän tilin tunnus. Nämä käyttäjät saavat kutsusähköpostin tähän osoitteeseen. Kun pääkäyttäjä määrittää tilin SmartCloud Notes -käyttäjälle, hänen on annettava tilapäinen salasana, jolla uusi käyttäjä kirjautuu sisään. Pääkäyttäjän on ilmoitettava tämä tilapäinen salasana uusille käyttäjille. Määrittäessään tiliä SmartCloud inotes -käyttäjälle pääkäyttäjä voi luoda tilapäisen sisäänkirjautumissalasanan tai liittää käyttäjätilin organisaation ulkopuoliseen vaihtoehtoiseen sähköpostiosoitteeseen. Kutsusähköpostin voi lähettää ulkoiseen sähköpostiosoitteeseen. Toimintaohjeet Voit lisätä käyttäjän valitsemalla vaihtoehdot Hallinta > Organisaation hallinta > Käyttäjätilit > Lisää käyttäjätili ja antamalla tarvittavat tiedot kussakin vaiheessa. 1. Määritä peruskäyttäjäasetukset ja määritä roolit kohdassa Käyttäjätiedot Käyttäjä-rooli on valittava, jotta tämä käyttäjä voi tilata palvelun. Jos haluat antaa käyttäjälle mahdollisuuden palauttaa muiden salasanoja tai lähettää odottavia tai vanhentuneita kutsuja uudelleen, valitse Apupääkäyttäjä-vaihtoehto. Voit myöntää tälle käyttäjälle pääkäyttäjän valtuudet valitsemalla Pääkäyttäjä-vaihtoehdon. Jos käyttäjän on rekisteröitävä sisäisiä sovelluksia, valitse Sovelluskehittäjä-vaihtoehto. 2. Tilaukset-kohdassa voit valita käyttäjän käytettävissä olevat palvelut, lisätä mahdollisuuden käyttää sähköpostia mobiililaitteella sekä varata lisämuistia tiedostoille tai sähköpostille. Valitse käyttäjään liitettävä tilaus. Voit myös ottaa mobiilisähköpostin käyttöön valitsemalla Lisäosatkohdasta sopivan vaihtoehdon. Jos organisaatio on hankkinut lisätallennustilaa, voit varata tietyn määrän tallennustilaa lisättävälle käyttäjälle. Tiedostojen kiintiö -asetukseen voit määrittää kokonaislevytilan, joka käyttäjällä on käytettävissään tiedostojen siirtoa varten. Sähköpostin kiintiö -asetukseen voit määrittää kokonaislevytilan, joka käyttäjällä on käytettävissään sähköpostiviestien säilytystä varten. Ylimääräinen tallennustila on määritettävä kokonaislukuina, joita ovat esimerkiksi 1 ja 2. Älä käytä murtolukuja äläkä desimaaleja. 3. Ota sähköpostien arkistointi tai mobiililaitteet käyttöön Lisäosat-kohdassa. 4. Määritä käyttäjätilin tunnus Sisäänkirjaus-kohdassa. Tähän määritettävää sähköpostiosoitetta käytetään käyttäjän kirjautumistunnuksena. Tätä sähköpostiosoitetta kutsutaan tilin tunnukseksi. Luodessaan postitilausten käyttäjätiliä pääkäyttäjä voi määrittää lisäasetuksia. v Ensimmäisen sisäänkirjautumisen asetus: Pääkäyttäjän on luotava SmartCloud Notes -käyttäjille tilapäinen salasana, jota käytetään ensimmäiseen sisäänkirjautumiseen. SmartCloud inotes -käyttäjien osalta pääkäyttäjä voi luoda ensimmäisen sisäänkirjautumisen salasanan tai antaa vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen, johon kutsu lähetetään. v Vain SmartCloud Notes: pääkäyttäjä voi määrittää käytettävän täsmennetyn nimen. Nämä kentät ovat valinnaisia, ja jos ne jätetään tyhjiksi, SmartCloud Notes yrittää määrittää ne. Tulokset Kun käyttäjä on luotu, tili on odotustilassa, kunnes kyseinen käyttäjä kirjautuu sisään tai viimeistelee rekisteröinnin. Jos tiliä ei ole luotu tilapäisen salasanan avulla, käyttäjä saa tilin luonnin jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää linkin rekisteröintisivulle. Käyttäjän on napsautettava linkkiä ja tehtävä rekisteröinti loppuun kirjoittamalla maa-, aikavyöhyke- ja ilmoitusasetustiedot. Järjestelmä saattaa myös kehottaa luomaan salasanan. Kun tämä rekisteröityminen on lähetetty, uusi käyttäjä voi kirjautua organisaatioonsa. Jos organisaatio on poistanut asiakkaiden sähköpostitodennuksen käytöstä, uudet käyttäjät eivät saa sähköpostikutsuja. Pääkäyttäjä voi lähettää kutsut uudelleen odottavalle tilille napsauttamalla käyttäjän nimen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla vaihtoehdon Lähetä kutsu uudelleen. Voit lähettää kaikki vanhentuneet kutsut uudelleen valitsemalla vaihtoehdon Lähetä kaikki vanhentuneet kutsut uudelleen. 14 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas

19 Seuraavat toimet Jos organisaatiosi sisältää SmartCloud Notes -ohjelman, lue SmartCloud Notes -ohjelman hallintaoppaan käyttäjien lisäystä ja määritystä koskevat ohjeet. Kun käyttäjä on lisätty, hänen kutsunsa siirtyy odotustilaan. Odottavat kutsut ovat kutsuja, joiden avulla rekisteröintiä ei ole vielä tehty loppuun ja jotka eivät ole vielä vanhentuneet. Odottava kutsu vanhentuu noin 28 päivän kuluttua. Kun odottava kutsu on vanhentunut, sitä ei voi enää käyttää rekisteröitymiseen eikä organisaation käyttöoikeuksien hankkimiseen. Pääkäyttäjän tai apupääkäyttäjän on lähetettävä vanhentunut kutsu uudelleen, ennen kuin käyttäjä voi tehdä rekisteröinnin loppuun ja kirjautua sisään. Voit tarkistaa kutsun tilan milloin tahansa siirtymällä Käyttäjätilit-kohtaan. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja rooleista sivulla 23 Saat tietoja käyttäjätileille käytettävissä olevista rooleista. Kun tunnet eri roolit, sinun on helpompi valita käyttäjille oikeat roolit. Luku 6, Käyttäjien hallinta, sivulla 19 Pääkäyttäjä voi poistaa käyttäjätilin kokonaan tai tilapäisesti tai muokata sitä napsauttamalla kyseisen käyttäjän nimen vieressä olevaa nuolta. Pääkäyttäjä voi myös hallita käyttäjätilejä lähettämällä odottavia kutsuja uudelleen tai tarkastelemalla käyttäjäraportteja. Integrointipalvelimen kuvaus sivulla 43 Integrointipalvelimen avulla voit integroida omissa tiloissasi sijaitsevan hallintaympäristön käyttäjätilien määritystietoja ja ryhmien integrointitietoja. Palvelimen avulla voit lisäksi siirtää käyttäjiä organisaation yrityshakemistosta SmartCloud inotes -yritysyhteystietohakemistoon. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Tilausten hallinta sivulla 25 Pääkäyttäjä voi aloittaa ilmaisia kokeilutilauksia, tehdä uusia tilauksia, tarkastella tilaushistoriaa tai päivittää nykyiset kokeilutilaukset täysiksi tilauksiksi ostamalla ne. Kokeilutilaukset eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi. Kutsujen uudelleenlähetys sivulla 19 Pääkäyttäjä tai apupääkäyttäjä voi lähettää vanhentuneet tai odottavat kutsusähköpostit uudelleen kaikille odottaville käyttäjätileille tai yksittäisille tileille. Sähköpostikutsu sisältää linkin, jota napsauttamalla käyttäjien on viimeisteltävä rekisteröintinsä. Kun rekisteröinti on valmis, käyttäjä voi kirjautua sisään. Salasanojen palautus ja kutsujen uudelleenlähetys sivulla 17 Käyttäjä, jolla on Apupääkäyttäjä-rooli, voi palauttaa sivuston käyttäjien salasanoja tai lähettää vanhentuneita ja odottavia kutsuja uudelleen. Apupääkäyttäjät eivät voi palauttaa IBM Notes -salasanoja. Integrointipalvelimen käyttöönoton pyytäminen sivulla 43 Voit aloittaa integrointipalvelimen käytön vasta, kun pääkäyttäjä on pyytänyt sen käyttöönottoa IBM SmartCloud for Social Business -asiakaspalveluedustajalta. Aiheeseen liittyviä tietoja: SmartCloud Notes -ohjelman opas (avautuu uuteen ikkunaan) Luettelo saatavana olevista IBM SmartCloud for Social Business -palvelun ohjeista. Avautuu uuteen ikkunaan. Integroitujen ulkoisten toimittajien sovellusten käyttöönotto Voit parantaa käyttäjien tuottavuutta lisäämällä IBM:n yhteistyökumppaneiden integroituja ratkaisuja. Nämä pilviperustaiset tuotteet auttavat työryhmää toimimaan tehokkaammin. Toimintaohjeet 1. Napsauta Hallinta > Organisaation hallinta. Luku 5. Käyttäjätilien määritys 15

20 2. Tuo tuetut ulkoisten toimittajien sovellukset näkyviin napsauttamalla Integroidut ulkoisten toimittajien sovellukset -vaihtoehtoa. 3. Aseta haluamasi sovellus käyttäjien käytettäviksi valitsemalla Ota käyttöön -vaihtoehto. Integroidut sovellukset ovat oletusasetuksen mukaan poissa käytöstä. Pääkäyttäjä voi ottaa integroidun sovelluksen käyttöön yksittäisellä käyttäjätilillä tai kaikilla käyttäjätileillä valitsemalla Ota käyttöön -vaihtoehdon. Jos pääkäyttäjä valitsee Ota käyttöön kaikille nykyisille käyttäjille -vaihtoehdon sovelluksen kuvauksessa, sovellus on organisaation ja kaikkien sen nykyisten käyttäjien käytettävissä. Voit mukauttaa sitä, kuinka kauan sovellus voi käyttää IBM SmartCloud for Social Business-palvelua, määrittämällä Käyttöoikeudelle myönnetty kesto -asetuksen. Käyttöoikeudelle myönnetty kesto määrittää, kuinka pitkän ajan kuluttua integroidun sovelluksen käyttöoikeus IBM SmartCloud for Social Business-palveluihin vanhenee. Kun sovelluksen käyttöoikeus umpeutuu, käyttäjiä pyydetään myöntämään sovellukselle käyttöoikeus heidän tiliinsä. 4. Määritä sovellus käyttäjän käyttöön. Ennen kuin käyttäjä voi käyttää integroitua sovellusta, pääkäyttäjän on otettava kyseinen sovellus käyttöön tarvittavaa käyttäjätiliä varten. a. Valitse vaihtoehdot Hallinta > Organisaation hallinta > Käyttäjätilit. b. Napsauta sen käyttäjän vieressä olevaa nuolta, jonka on voitava käyttää integroitua sovellusta, ja valitse Ulkopuolisen toimittajan sovellusten lisäys -vaihtoehto. c. Valitse integroidut sovellukset, jotka haluat määrittää käyttäjän käyttöön. Seuraavat toimet Aina, kun integroitu sovellus otetaan käyttöön käyttäjätilillä, kyseinen käyttäjä saa siitä ilmoitussähköpostin. Sovellus saattaa edellyttää lisämäärityksiä, ennen kuin se on käytettävissä. Lisätietoja on integroitujen ulkoisten toimittajien sovellusten ohjeissa. Voit palauttaa integroitujen sovellusten IBM SmartCloud for Social Business-käyttöoikeudet. Jos käytät sovellusta valtuuksien palautuksen jälkeen, järjestelmä pyytää lupaa, jotta kyseinen sovellus voi käyttää sisältöäsi. Salasanavaatimukset Järjestelmä kehottaa uusia käyttäjiä, joiden tilit luodaan käyttämällä tilapäistä salasanaa, luomaan salasanan ensimmäisen sisäänkirjautumisen yhteydessä. Myös käyttäjien, joiden salasanat on palautettu, on luotava uusi salasana seuraavan sisäänkirjautumisen yhteydessä. Salasanojen tulee täyttää määritetyt pituutta ja merkkejä koskevat vaatimukset. Kaikkien sivuston salasanojen tulee noudattaa seuraavia sääntöjä: v Salasanan vähimmäispituus on kahdeksan merkkiä. v Salasanan tulee sisältää vähintään yksi muu kuin aakkosmerkki ja vähintään neljä aakkosmerkkiä. v Salasana ei saa sisältää kolmea tai useampaa samaa merkkiä peräkkäin, eikä se saa sisältää välilyöntejä. v Salasana ei saa olla sama kuin jokin kahdeksasta edellisestä salasanasta. v Salasana ei saa sisältää nimeäsi eikä sähköpostiosoitettasi. Käyttäjät voivat palauttaa salasanansa napsauttamalla Unohditko salasanasi? -linkkiä. Tämä linkki palauttaa organisaation salasanat mutta ei välttämättä palauta sähköpostin salasanaa. Pääkäyttäjät ja apupääkäyttäjät voivat palauttaa salasanoja napsauttamalla Käyttäjätilit-luettelossa olevan käyttäjän vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla vaihtoehdon Salasanan palautus. Apupääkäyttäjät voivat palauttaa käyttäjän sisäänkirjaussalasanan mutta eivät IBM Notes -ohjelman salasanoja. Pääkäyttäjät voivat palauttaa sekä sisäänkirjaussalasanan että IBM Notes -salasanan. Käyttäjät, jotka kirjautuvat sisään napsauttamalla Käytä oman organisaation sisäänkirjausta -vaihtoehtoa, käyttävät yhdistelmätunnusta ja voivat palauttaa salasanansa vain noudattamalla yrityksensä prosessia. 16 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Pääkäyttäjän opas