Aika Keskiviikkona 23. päivänä toukokuuta 2012 klo

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Keskiviikkona 23. päivänä toukokuuta 2012 klo Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus, Nuortentilat, III kerros B, Kuusankoski Läsnä Gärdström Keijo puheenjohtaja Rasimus Risto varapuheenjohtaja Janhunen Ritva Mänttäri Leena Soininen Kari Suutari Tero Yli-Kankahila Matti Rikala Tuula Viljakainen Hannele Huovila Juhani Marttila Marko Sipponen Päivi Ylikangas Kimmo Komulainen Markku Lonka Riitta Reijo Jukka Tylli Ulla varsinainen jäsen varsinainen jäsen varsinainen jäsen varsinainen jäsen varsinainen jäsen yht. kirkkovalt. pj yht. kirkkovalt. varapj. Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Valkealan seurakunnan kirkkoherra Elimäen seurakunnan kirkkoherra Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra, poistuneena klo yhteisen seurakuntatyön johtaja vt. hallintojohtaja poistuneena klo kiinteistöpäällikkö vs. talouspäällikkö Metsärinne Kaisu DI (kutsuttuna) Sipponen Juhani hankinta-asiamies (kutsuttuna) Valapuro Kirsi toimistosihteeri, sihteeri Poissa Halme Terttu varsinainen jäsen Mynttinen Anne Terttu Halmeen varajäsen Heijala Marke varsinainen jäsen Ylä-Outinen Mia Marke Heijalan varajäsen Nykänen Marjatta varsinainen jäsen Kaskiaho Keijo Marjatta Nykäsen varajäsen Parvinen Vesa varsinainen jäsen Vainio Juha Vesa Parvisen varajäsen Smeds Sakari varsinainen jäsen Kujala Anton Sakari Smedsin varajäsen Blom Laura viestintäpäällikkö Hernesaho Virpi talouspäällikkö

2 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Käsitellyt asiat: 69 Kokouksen avaus 70 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 71 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 72 Työjärjestyksen hyväksyminen 73 Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategia vuosille Asunto oy Leiririnteen osakkeiden myyntitarjous 75 Asunto Oy Ekholmintie 1-5 osakkeiden myynti 76 Hallintotyöryhmä II mietintö johtosääntömuutosehdotuksineen 77 Kouvolan seurakuntayhtymän perussäännön muuttaminen 78 Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön hyväksyminen 79 Kouvolan seurakuntayhtymän viraston johtosäännön hyväksyminen 80 Kouvolan seurakuntayhtymän organisaatiorakenteen hyväksyminen 81 Hallintojohtajan viran täyttö 82 Henkilöstöpalvelun johtokunnan johtosäännön tarkistus 83 Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan johtosäännön ja hautaustoimen ohjesäännön tarkistus 84 IT-aluekeskuksen johtokunnan johtosääntö 85 Sairaalasielunhoidon johtosäännön tarkistaminen 86 Perheneuvonnan johtokunnan johtosäännön tarkistaminen 87 Harkinnanvaraisen palkanosan valmistelu ja käyttöönotto Kouvolan seurakuntayhtymässä 88 Talousarviomäärärahan jako paikallisseurakuntien kesken ja toisaalta seurakuntatyön ja muun toiminnan kesken 89 Tilintarkastuskertomus Yhteisvastuutilitysten tarkastajan nimeäminen 91 Tulostusympäristön kokonaispalvelun hankinta 92 Ilmoitusasiat 93 Muut mahdolliset asiat 94 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös 69 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen Valkealan kirkkoherra Marko Marttilan pitämän alkuhartauden jälkeen. Puheenjohtaja onnitteli yhteisen kirkkoneuvoston puolesta seurakuntakuntaneuvos Risto Rasimusta hänen uudelleenvalintansa johdosta kirkkohallituksen täysistuntokomitean jäseneksi kaudelle Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla.

3 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 :n nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 71 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Ohjesäännön 7 :n mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Leena Mänttäri ja Marjatta Nykänen. Puheenjohtajan päätösesitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Leena Mänttäri ja Marjatta Nykänen. Tarkastusajankohdaksi esitetään keskiviikko klo , Kuusankosken seurakuntakeskus, III krs, toimistosihteerin työhuone. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Leena Mänttäri ja Tero Suutari. 72 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 :n mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Hyväksyttiin muutoin esityslistan mukaisena, mutta hyväksytään pykäliin 86 ja 87 tarkennukset sekä ilmoitusasioissa hyväksytään yhteisen kirkkovaltuuston marraskuun kokouspäivään muutos. 73 Tulostusympäristön kokonaispalvelun hankinta Hankinnan arvioitu kokonaisarvo Hankinnan kokonaiskeston (4 vuotta optiovuosi mukaan lukien) ajalta arvioitu hankinnan kokonaisarvo on euroa alv 0 %.

4 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Hankinnan kohde Tulostusympäristön kokonaispalveluhankinta tarkoittaa tulostustoiminnan ulkoistamista niiden toimipisteiden osalta, jotka kuuluvat kirkkoverkon piiriin. Kirkkoverkko on toimipisteet yhdistävä turvallinen tietoliikenneverkko. Tämän ulkopuolelle jäävät leiri- ja kurssikeskukset, kirkot, siunauskappelit ja useat kerhotilat. Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä yhden toimittajan kanssa joka tarkoittaa sitä, että tilaaja ei sitoudu tiettyjen määrien tilaamiseen vaan määrät ja niistä maksettavat korvaukset määräytyvät tulostusympäristön kehitystyön ja seurakuntayhtymän / seurakuntien henkilöstön tulostuskäyttäytymisen perusteella. Ulkoistamiseen kuuluu, että toimittaja lunastaa tilaajan laitekannan ja voi liittää sen soveltuvin osin tulostusympäristöön. Toimittaja suunnittelee tilaajan tulostusympäristön ja kehittää sitä tilaajan kanssa tilaajan muuttuvia tulostustarpeita vastaavaksi. Tilaaja maksaa toimittajalle ottamiensa kopioiden sivuhinnan perusteella. Kun jokainen laite on liitetty kirkkoverkkoon, pystyy toimittaja rekisteröimään otetut kopiot laitteittain, henkilöittäin ym. perusteella. Monipuolinen raportointi kuuluu hankinnan piiriin. Lähtökohtatilanne Tulostamisen kustannukset ovat suuret, tulostamista ei seurata eikä tiedetä, ketkä ottavat kopioita ja kuinka paljon. Kustannusten jakaminen kustannuspaikoille aiheuttamisperiaatteen mukaan on mahdotonta. Toimintaa on monissa kiinteistöissä, laitemäärä on suuri, on erimerkkisiä ja erimallisia laitteita. Näihin tarvitaan erilaisia mustekasetteja ja ajureita. Huolto on kallista ja tämän kaiken pyörittäminen on työlästä. Ratkaisu Ratkaisuksi on nähty tulostusympäristön kokonaispalvelun ulkoistaminen yhdelle toimittajalle. Tämän odotetaan tuovan seuraavia etuja: laitekannan yhdenmukaisuus tietoturvaominaisuudet paraneva. monipuolisten raporttien saaminen ja kustannusten oikeudenmukainen jako tulee mahdolliseksi laitteiden ennakoivan huollon mahdollisuus verkkoliitännän johdosta hyvät edellytykset paperinkulutuksen vähentämiseen oikean kokoinen ja oikeanlainen laite oikeaan paikkaan laskutuksen yksinkertaistuminen järjestelmän ympäristöystävällisyyden lisääntyminen järjestelmä luo hyvän ympäristön sähköisen asiakirjahallinnon käyttöön ottamiseen järjestelmän jatkuva kehittäminen. Kokoukset toimittajan kanssa on vähintään kerran vuodessa. Hankintamenettely Avoin menettely

5 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Hankintailmoitus Hankintailmoitus on julkaistu julkisten hankintojen ilmoitussivulla Hilmassa ( Koska hankinta ylittää EU-hankintarajan, se on julkaistu myös Euroopan Unionin julkisten hankintojen tietokannassa ( Jälki-ilmoitus tulee julkaista Hilmassa 48 päivän kuluessa hankintasopimuksen tekemisestä lukien. Hankintamenettelyyn osallistuneet yritykset Kouvolan Konttorikone Oy Optimiratkaisut Oy Printcom Center Oy Yritysten soveltuvuuden arviointi Kaikki kolme tarjoajaa täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset (= kelpoisuusvaatimukset) Tarjousvertailuun hyväksytyt yritykset Tarjousvertailuun hyväksyttiin Optimiratkaisut Oy ja Printcom Center Oy. Tarjousten vertailu Optimiratkaisut Oy Printcom Center Oy 75,78 pistettä 93,72 pistettä Katso perustelut liitteestä 1 TULOSTUSYMPÄRISTÖN KOKONAISPALVELUN KILPAILUTUKSEN SANALLINEN ESITYS. Vt. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy Printcom Center Oy:n antaman tarjouksen tulostusympäristön kokonaispalvelusta liitteen 1 mukaisesti. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena Printcom Center Oy:n antama tarjous. 74 Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategia vuosille Kouvolan seurakuntayhtymä aloitti Seurakuntayhtymä muodostuu viidestä toiminnallisesti itsenäisestä seurakunnasta. Nämä seurakunnat ovat Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakunnat. Lisäksi Jaalan kappeliseurakunta on osa Kuusankosken seurakuntaa. Seurakuntayhtymän tehtävänä on palvella paikallisseurakuntia niiden kristillisessä julistusja palvelutehtävässä, luoda edellytyksiä seurakuntien perustehtävän hoitamiseksi ja suorittaa perussäännössä säädetyt tehtävät. Seurakuntayhtymä huolehtii seurakuntien taloudesta, henkilöstöhallinnosta, kiinteistöistä, hautausmaista, kirkonkirjojen pidosta, viestinnästä ja yhteisistä seurakunnallisista työmuodoista.

6 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Seurakuntayhtymän hallintaan siirtyi yhdistymisen myötä yli 80 kiinteistöä ja osaketta, joista osa on hautausmaiden rakennuksia. Osassa kiinteistöistä on useampia rakennuksia, joten rakennuksia ja toimitiloja oli yhteensä noin 150 kpl. Kiinteistöjen rakennusten yhteenlaskettu pinta-ala oli noin brm2. Kouvolan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto päätti kokouksessaan toimintasuunnitelmasta, joka sisälsi kiinteistöstrategian luomisen. Kiinteistöstrategian laatimiseen päätettiin ryhtyä, koska kiinteistömassa oli suuri seurakuntayhtymän muodostuttua, kiinteistökustannukset (sekä käyttö- että investointikustannukset) olivat ylimittaiset tulevien vuosien taloudellisiin ja henkilöstöresursseihin nähden ja toimitilojen käytössä nähtiin tehostamisen mahdollisuuksia. Strategiatyöryhmän ovat muodostaneet kirkkoherra Keijo Gärdström, yhteisen seurakuntatyön johtaja Markku Komulainen (01/2012 saakka), talouspäällikkö Virpi Hernesaho (01/2012 saakka), kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo, rakennusmestari Jari Kokkonen, vt. hallintojohtaja Riitta Lonka (01/2012 lähtien), taloussihteeri Ulla Tylli (01/2012 lähtien) sekä ulkopuolisena asiantuntijana DI Kaisu Metsärinne. Strategiatyöryhmä on aloittanut toimintansa Strategian lähtökohdiksi työryhmässä oli todettu taloudelliset perusteet. Sekä käyttökustannuksiin että investointeihin käytettävissä olevat resurssit tulevat olemaan aiempaa pienemmät tulevina vuosina. Kiinteistöstrategian laatimisen yhteydessä on selvitetty talouden lisäksi Kouvolan kaupungin toiminnan painopisteitä, seurakuntien toiminnallisia painotuksia sekä kiinteistöselvityksen muodossa kiinteistöjen nykytilannetta, ylläpitokustannuksia ja investointitarpeita. Selvitystyön yhteydessä on tehty kyselyt seurakuntaneuvostoille ja henkilökunnalle ja esitelty strategian osa-alueita valtuustoseminaarissa Strategiatyöryhmä on vuoden 2011 aikana kokoontunut noin kuukauden välein kiinteistöselvitystyötä tekemään ja alkuvuonna 2012 valmistellut ja laatinut liitteenä olevan Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian vuosille (liite 2, ei julkinen tieto). Kiinteistöpäällikön päätösesitys Strategiatyöryhmän esityksenä yhteinen kirkkoneuvosto: 1) keskustelee liitteenä olevasta kiinteistöstrategiasta 2) pyytää paikallisseurakuntien seurakuntaneuvostoja, kappelineuvostoa, henkilöstöpalvelujen johtokuntaa, kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokuntaa sekä yhteistyötoimikuntaa antamaan liitteen mukaisesta kiinteistöstrategiasta lausuntonsa mennessä. Hyväksyttiin päätösesityksen kohtien 1 2 mukaisina.

7 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) 75 Asunto oy Leiririnteen osakkeiden myyntitarjous Kouvolan seurakuntayhtymän omistamat Asunto Oy Leiririnteen osakkeet numerot , jotka oikeuttavat C-portaan I kerroksessa huoneistonumero 12 hallintaan Elimäentie 43 C 12:ssa Anjalassa, ovat olleet jatkuvasti myynnissä eri kiinteistönvälittäjillä noin seitsemän vuoden ajan. Viimeksi välittäjä on ollut SKV Kiinteistönvälitys Oy, jonka on pitänyt huoneistoa listoilla alkaen. Alkuperäinen hintapyyntö oli euroa, jota pudotettiin euroon Kiinnostusta kyseistä huoneistoa kohtaa ei ole ollut juuri nimeksikään. Huoneisto sijaitsee kerrostalon siipiosassa. Huoneiston pinta-ala on 60 m 2, 2h+holvattuh. Huoneistossa on toiminut aikanaan kirkkoherranvirasto, nyt tilat ovat olleet jonkinlaisessa kutomokäytössä. Vastiketta seurakuntayhtymä maksaa 600 euroa kuukaudessa (7.200 euroa/vuosi). Asunto Oy Leiririnteen yhtiöjärjestys 5 Osakkeiden hallitsemistaan huoneistoista yhtiölle suoritettavan vastikkeen, jonka perusteena, lukuun ottamatta kirkkoherranvirastoksi varattua huoneistoa n:o 12, on lattiapinta-ala, suuruuden vahvistaa yhtiökokous. Huoneiston N:o 12 vastikeperusteena on lattiapinta-ala kaksinkertaisena. Asunto Oy Leiririnteen varsinainen yhtiökokous päätti kokouksessaan talousarvion, jossa alkaen hoitovastike on 5,00 /m 2 /kk ja vesimaksu 25,00 /hlö/kk. Huoneiston myyntihistoria ja kohtuuton kaksinkertainen vastikemaksu ovat osoittaneet sen, että huoneiston myynti on lähes mahdoton toimenpide. Tästä johtuen Kouvolan seurakuntayhtymän johtotiimissä on keskusteltu asiasta siten, että huoneistoa lähdetään tarjoamaan Leiririnteen Asunto Oy:lle nimellishintaan. Kouvolan seurakuntayhtymän ensisijainen vaihtoehto on myydä nimellishinnalla huoneistoa koskevat osakkeet Asunto Oy Leiririnteelle. Mikäli tämä ei johda toimenpiteisiin toinen vaihtoehto on että Kouvolan seurakuntayhtymä esittää Asunto Oy Leiririnteen yhtiöjärjestyksen 5 :n muuttamista. Koska seurakuntayhtymällä ei ole enää kirkkoherranvirastoa huoneistossa tulee huoneisto muuttaa yhtiöjärjestyksessä asunnoksi ja kaksinkertainen vastikemaksu muuttaa yhdenvertaiseksi muiden huoneistojen kanssa. Osakkeiden myynnistä päättäminen on Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston asia. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan yhteiseltä kirkkovaltuustolta siirretyllä päätösvallalla yhteisen kirkkoneuvoston tehtävä on, jos toisin ei ole määrätty tai toimivaltaa siirretty hankkia tai luovuttaa seurakuntayhtymän irtainta omaisuutta. Osakkeet ovat irtainta omaisuutta. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan esitys annetaan kokouksessa. Kiinteistöpäällikön kokouksessa antama päätösesitys: Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta, , esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle:

8 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) 1. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää tarjota ostettavaksi Asunto Oy Leiririnteen osakkeet numerot , jotka oikeuttavat C-portaan I kerroksessa huoneistonumero 12 hallintaan Elimäentie 43 C 12:ssa Anjalassa, Kouvolan kaupungissa Asunto Oy Leiririnteelle 10 euron kauppahinnalla. 2. Mikäli kohdan 1. ostotarjous ei johda toimenpiteisiin, yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää Asunto Oy Leiririnteen yhtiöjärjestyksen 5 muuttamista siten, että huoneistonumero 12 muutetaan asunnoksi ja kaksinkertainen vastikemaksu muutetaan yhdenvertaiseksi muiden huoneistojen kanssa. Hyväksyttiin kokouksessa annetun päätösesityksen mukaisena. 76 Asunto Oy Ekholmintie 1-5 osakkeiden myynti Kouvolan seurakuntayhtymä omistaa Asunto Oy Ekholmintien 1-5, osakkeet numerot , jotka oikeuttavat huoneiston hallintaan Ekholmintie 3 :ssa Kuusankoskella. Huoneisto sijaitsee hissittömän kerrostalon toisessa kerroksessa. Asuintilojen pinta-ala on 56 m 2, 2h+k ja parvekkeen suunta on etelään. Kerrostalo on rakennettu vuonna 1961, josta lähtien Kuusankosken seurakunta ja 2009 alkaen Kouvolan seurakuntayhtymä on omistanut asunnon osakkeet. Vastiketta seurakuntayhtymä on maksanut alkaen 173,60 kuukaudessa ja vesimaksu on ollut 15 /henkilö. Taloyhtiöön on tulossa mittava käyttövesiputki- ja viemäriremontti, joka alustavan laskelman mukaan em. huoneiston kohdalla olisi kertasuorituksena euroa. Kouvolan seurakuntayhtymä on ilmoittanut isännöitsijälle, että se maksaa remontin kertasuorituksena. Yhteisesti on pyydetty SKV Kiinteistövälitys Oy:n myyntijohtajaa tutustumaan asuntoon ja alueeseen sekä määrittelemään asunnolle käypä hinta. Asunnosta on tehty euron ostotarjouksen (liite 3). Myyntihinta euroa + putkiremontti euroa, jolloin velaton hinta olisi euroa. Varainsiirtoveron maksaa ostajat ja he ostavat asunnon siinä kunnossa kun se on tällä hetkellä. Hintaa voidaan pitää käypänä arvona. Kouvolan seurakuntayhtymä on luopunut asunnoista ja laittanut niitä myyntiin silloin kun se on ollut mahdollista. Tulevassa kiinteistöstrategissa tullaan esittämään saman suuntauksen jatkamista. Osakkeiden myynnistä päättäminen on Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston asia. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan yhteiseltä kirkkovaltuustolta siirretyllä päätösvallalla yhteisen kirkkoneuvoston tehtävä on, jos toisin

9 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) ei ole määrätty tai toimivaltaa siirretty hankkia tai luovuttaa seurakuntayhtymän irtainta omaisuutta. Osakkeet ovat irtainta omaisuutta. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää myydä Asunto Oy Ekholmintie 1-5 osakkeet numerot , jotka oikeuttavat asunto-osakkeen hallintaan Ekholmintie 3:ssa, Kuusankoskella, Kouvolan kaupungissa ostotarjouksen antaneille (liite 3) euron kauppahintaan, joka on maksettava viimeistään kaupantekotilaisuudessa. Kauppakirjan allekirjoittajaksi yhteinen kirkkoneuvosto valtuuttaa kiinteistöpäällikkö Jukka Reijon. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti myydä Asunto Oy Ekholmintie 1-5 osakkeet numerot , jotka oikeuttavat asunto-osakkeen hallintaan Ekholmintie 3:ssa, Kuusankoskella, Kouvolan kaupungissa ostotarjouksen antaneille (liite 3) euron kauppahintaan, joka on maksettava viimeistään kaupantekotilaisuudessa. Kauppakirjan allekirjoittajaksi yhteinen kirkkoneuvosto valtuuttaa kiinteistöpäällikkö Jukka Reijon. 77 Hallintotyöryhmä II mietintö johtosääntömuutosehdotuksineen YKN Yhteinen kirkkoneuvosto valitsi yksimielisesti työryhmän jatkotyöstämään keväällä mietintönsä jättäneen hallintotyöryhmän toimenpide-ehdotuksia organisaatiomallin sekä johtosääntöjen kehittämiseksi. Työryhmään valittiin Tuula Rikala, Sakari Smeds (puheenjohtaja), Tero Suutari, Leena Mänttäri, Markku Komulainen. Sihteeriksi kutsutaan Kirsi Valapuro. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Keijo Gärdströmillä on puhe- ja läsnäolo-oikeus kokouksissa. Työryhmän tulee saada esityksensä valmiiksi mennessä, jonka jälkeen yhteinen kirkkoneuvosto tekee yhteiselle kirkkovaltuustolle esityksen viran/virkojen muutoksista ja täyttämisestä. Hallintotyöryhmä II, totesi myös läsnäolo- ja puheoikeudet puheenjohtajiston osalta yhtymän työryhmien ja johtokuntien käytännön mukaan. Käsittely: Todettiin, että kokouksessa on läsnäolo- ja puheoikeus koko puheenjohtajistolla vaikkei Risto Rasimusta ja Hannele Viljakaista nimettykään YKN:n kokouksessa työryhmän jäseniksi. Hallintotyöryhmä kokoontui toimikaudellaan viisi kertaa ja toimeksiannon puitteissa selvitti toimenpide-ehdotuksia a) organisaatiomallin kehittämiseksi (81, liite 7 mietintö) b) johtosääntöjen kehittämiseksi ( :t 78, 79, 80 liitteet 4, 5, 6 - perussääntö, yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö ja yhtymän viraston johtosääntö). Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee työryhmän tekemän työn tiedokseen ottaen jatkotyöskentelyyn edellä esitetyt asiat.

10 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) 78 Kouvolan seurakuntayhtymän perussäännön muuttaminen Kouvolan seurakuntayhtymän voimassa oleva perussääntö on vahvistettu kirkkohallituksen täysistunnossa KL 11:4 mukaan seurakuntayhtymässä on oltava perussääntö, jossa määrätään ainakin yhtymän hoidettavaksi annettavat tehtävät, sekä annetaan muut määräykset, jotka ovat tarpeen yhtymän ja sen seurakuntien osoittamiseksi. Yhteinen kirkkoneuvosto valitsi , 171 työryhmän jatkotyöstämään keväällä mietintönsä jättäneen hallintotyöryhmän toimenpide-ehdotuksia organisaatiomallin sekä johtosääntöjen kehittämiseksi. Työryhmälle annettiin tehtäväksi saada esitys valmiiksi mennessä, jonka jälkeen yhteinen kirkkoneuvosto tekee esityksen yhteiselle kirkkovaltuustolle. Hallintotyöryhmä II on tarkastellut perussääntöä tulevaisuutta arvioiden esittäen vain vähäisiä muutoksia. Merkittävin muutos Kouvolan seurakuntayhtymän hyväksytyn strategian mukaisesti liittyy resurssien hyväksymisen ja lisäämisen myötä kokonaisvaikuttavuudeltaan sekä maahanmuuttajatyön että oppilaitostyön jäsentymiseksi osaksi seurakuntayhtymän yhteistä työtä. Perussäännön muuttamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan, että vähintään kaksi kolmannesta saapuvilla olevista ja enemmän kuin puolet kaikista yhteisen kirkkovaltuuston jäsenistä sitä kannattaa. Seurakuntaneuvostolle on varattava tilaisuus antaa lausunto ennen kuin yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen perussäännön muuttamisesta. Esitys uudeksi perussäännöksi on liitteenä 4. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy ja esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se hyväksyisi Kouvolan seurakuntayhtymän uuden perussäännön. Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakunnan seurakuntaneuvostoille varataan tilaisuus antaa lausunto perussäännön muuttamisesta. Lausunnot on toimitettava yhteisen kirkonneuvoston kautta yhteisen kirkkovaltuuston kokoukseen Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön hyväksyminen Hallintotyöryhmä II:n laatima ehdotus Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöksi on liitteenä 5.

11 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö alistetaan kirkkolain mukaan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö hyväksytään liitteen 5 mukaisena ja alistetaan Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. 80 Kouvolan seurakuntayhtymän viraston johtosäännön hyväksyminen Hallintotyöryhmä II:n laatima ehdotus Kouvolan seurakuntayhtymän viraston johtosäännöksi on liitteenä 6. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy Kouvolan seurakuntayhtymän viraston johtosäännön liitteen 6 mukaisesti ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. 81 Kouvolan seurakuntayhtymän organisaatiorakenteen hyväksyminen Hallintotyöryhmä II tutustui työskentelyssään eri seurakuntayhtymien seurakuntarakenneratkaisuihin ja niissä oleviin kehityssuuntiin. Johtajuutta arvioidessa molempia sekä kaksi- että yksijohtajuuden malleja on käytössä ja suunnittelulinjoja molempiin kokonaisuuksiin myös käynnissä. Näistä havainnoista ei sinällään voi rakentaa trendiä tai suosituimmuutta siihen, mihin kirkollisessa kentässä ollaan liikkeessä tai mikä malli yhtymärakenteena olisi paras. Myöskään tehokkuuden näkökulmasta korrelaatioita ei ole olemassa. Hallintotyöryhmä I esitti ns. yhden johtajan yhtymämallia. Hallintotyöryhmän II työskentelyn taustat ja toimeksianto puolestaan päätyi esittämään useasta työryhmän käytössä ja arvioitavana olleista malleista seuraavaa:

12 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Merkittävimmät muutokset liittyvät hallintopalvelujen ja henkilöstöpalvelujen yhdistämiseen. Yhdistämisen myötä ylimmän johdon piiriin kuuluvaa henkilöstöpäällikön paikkaa ei täytetä. Tähän linjaukseen on päädytty tukeutuen hakemaan toimivuutta ja tehokkuutta parantamalla nykyrakennetta, vaikkakin kirkon tulevat rakennekeskustelut tuovat jatkossa tarvetta seurakuntaorganisaatioiden rakenteiden tarkastelulle. Tästä aiheutuu yhden johtavan viranhaltijan säästö seurakuntayhtymän taloudessa. Yhtymän johdon muodostavat tällöin yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, hallintojohtaja ja yhteisen seurakuntatyön johtaja. Talouspäällikön tueksi organisaatioon lisätään talouden pitkän tähtäimen suunnitteluun perustuva taloustyöryhmä. Seurakunnissa työskentelevät toiminnalliset sihteerit siirretään osaksi seurakuntien henkilöstöä. Hallintotyöryhmä II esittää yksimielisesti, että mietinnössä esitetyt toimenpiteet hyväksytään Kouvolan seurakuntayhtymän organisaatiomalliksi ja säännöiksi sekä toimintapoluiksi niiden saatua hallintoelimissä mahdolliset myönteiset päätökset ja päätösten saatua lainvoiman. Liitteenä 7 on Hallintotyöryhmä II mietintö työryhmän työskentelystä.

13 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi hallintotyöryhmä II laatiman Kouvolan seurakuntayhtymän organisaatiorakenteen. Pöytäkirjaan merkitään, että vt. hallintojohtaja Riitta Lonka jääväsi itsensä seuraavan, pykälä 82 ajaksi, ollen poistuneena kokoussalista klo Hallintojohtajan viran täyttö Hallintotyöryhmä II kokouksessaan päätti esittää, että mikäli edellä esitetty organisaatiomuutos hyväksytään, niin henkilöstöpäällikkö siirretään sisäisellä siirrolla avoinna olevaan hallintojohtajan virkaan ja henkilöstöpäällikön virka lakkautetaan. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että henkilöstöpäällikkö, vt. hallintojohtaja Riitta Lonka oman suostumuksensa mukaisesti siirretään avoinna olevaan hallintojohtajan virkaan organisaatiomuutoksen myötä. Henkilöstöpäällikön virka lakkautetaan hallintojohtajan viran täytön saatua lainvoiman ja näihin liittyvänä avoinna oleva henkilöstösihteerin paikka tullaan täyttämään sisäisesti. 83 Henkilöstöpalvelun johtokunnan johtosäännön tarkistus Yhteinen kirkkoneuvosto valitsi , 171 työryhmän jatkotyöstämään keväällä mietintönsä jättäneen hallintotyöryhmän toimenpide-ehdotuksia organisaatiomallin sekä johtosääntöjen kehittämiseksi. Työryhmälle annettiin tehtäväksi saada esitys valmiiksi mennessä, jonka jälkeen yhteinen kirkkoneuvosto tekee esityksen yhteiselle kirkkovaltuustolle. Hallintotyöryhmä II:n pyytämä ja henkilöstöpalvelun johtokunnassa käsitelty ja hyväksytty ehdotus henkilöstöpalvelun johtokunnan johtosäännöksi on liitteenä 8. Vt. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy hallintotyöryhmä II pyytämän ehdotuksen Kouvolan seurakuntayhtymän henkilöstöpalvelun johtokunnan johtosäännöksi ja esittää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi, liite 8.

14 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Pöytäkirjaan merkitään, että Kuusankosken kirkkoherra, pappisasessori Kimmo Yikangas poistui kokoussalista seuraavan, pykälä 84, ajaksi, klo Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan johtosäännön ja hautaustoimen ohjesäännön tarkistus Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta on , 24 ja , 39, tarkistanut kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan johtosäännön ja hautaustoimen ohjesäännön. Liitteenä 9 esitys kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan johtosäännöksi ja liitteenä 10 esitys hautaustoimen ohjesäännöksi. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy 1) liitteenä 9 olevan kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan johtosäännön ja esittää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi; 2) liitteenä 10 olevan hautaustoimen ohjesäännön ja lähettää sen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi ja edelleen Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Hyväksyttiin kohdat 1 ja 2 päätösesityksen mukaisina. 85 IT-aluekeskuksen johtokunnan johtosääntö Kouvolan seurakuntayhtymän IT-aluekeskuksen johtokunta on kokouksessaan , 12, tarkistanut oman johtosääntönsä ajantasaisuuden ja antanut siitä lausuntonsa hallintotyöryhmä II:lle. Johtosääntö on liitteenä 11. Vt. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä 11 olevan ehdotuksen Kouvolan seurakuntayhtymän IT-aluekeskuksen johtokunnan johtosäännöksi, pyytää kirkkojärjestyksen 11 luvun 2 :n mukaisesti sopimusseurakuntien päättävien toimi-elinten lausunnot ja esittää yhteisen kirkkoneuvoston kautta johtosäännön edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. 86 Sairaalasielunhoidon johtosäännön tarkistaminen Yhteisen kirkkovaltuuston jäsen Urpo Huuskonen jätti YKV 20 aloitteen koskien Kouvolan seurakuntayhtymän johtokuntien jäsenmäärän lisäämistä kahdella jäsenellä. Hallintotyöryhmä II valmistelee kesäkuun 2012 yhteiselle kirkkovaltuustolle

15 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) yhtymän rakenteen ja sääntöjen uudistamista, jossa myös em. aloite voidaan ottaa huomioon. Sairaalasielunhoidon johtokunnan johtosäännössä tämä merkitsee muutoksia: 1 Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee perheneuvonnan johtokuntaan toimikaudekseen viisi jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet. Kustakin seurakunnasta valitaan yksi jäsen ja tälle varajäsen. muutetaan: 1 Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee perheneuvonnan johtokuntaan toimikaudekseen seitsemän jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet. Kustakin seurakunnasta valitaan vähintään yksi jäsen ja tälle varajäsen. sekä: 6 Johtokunta on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään kaksi jäsentä tai varajäsentä. muutetaan: 6 Johtokunta on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään kolme jäsentä tai varajäsentä. Sairaalasielunhoidon johtokunta kokouksessaan hyväksyi johtosäännön muutoksen. Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan sairaalasielunhoidon johtokunnan esittämät muutokset sairaalasielunhoidon johtosääntöön ja lähettää asian yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. Yhteisen seurakuntatyön johtajan kokouksessa muuttama päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan sairaalasielunhoidon johtokunnan esittämät muutokset sairaalasielunhoidon johtosääntöön ja lähettää asian yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakunnan seurakuntaneuvostoille varataan tilaisuus antaa lausunto KJ 10:4;4 mukaisesti yhteisen työmuodon, sairaalasielunhoidon, johtosäännön muuttamisesta. Lausunnot on toimitettava yhteisen kirkonneuvoston kautta yhteisen kirkkovaltuuston kokoukseen Hyväksyttiin kokouksessa esitetyn, muutetun päätösesityksen mukaisena. 87 Perheneuvonnan johtokunnan johtosäännön tarkistaminen Yhteisen kirkkovaltuuston jäsen Urpo Huuskonen jätti YKV 20 aloitteen koskien Kouvolan seurakuntayhtymän johtokuntien jäsenmäärän lisäämistä kahdella jäsenellä. Hallintotyöryhmä II valmistelee kesäkuun 2012 yhteiselle kirkkovaltuustolle

16 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) yhtymän rakenteen ja sääntöjen uudistamista, jossa myös em. aloite voidaan ottaa huomioon. Perheneuvonnan johtokunnan johtosäännössä tämä merkitsee muutoksia: 1 Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee perheneuvonnan johtokuntaan toimikaudekseen viisi jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet. Kustakin seurakunnasta valitaan yksi jäsen ja tälle varajäsen. muutetaan: 1 Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee perheneuvonnan johtokuntaan toimikaudekseen seitsemän jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet. Kustakin seurakunnasta valitaan yksi jäsen ja tälle varajäsen. sekä: 6 Johtokunta on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään kaksi jäsentä tai varajäsentä. muutetaan: 6 Johtokunta on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään kolme jäsentä tai varajäsentä. Perheneuvonnan johtokunta kokouksessaan hyväksyi johtosäännön muutoksen lisäyksellä 1 Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee perheneuvonnan johtokuntaan toimikaudekseen viisi jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet. Kustakin seurakunnasta valitaan yksi jäsen ja tälle varajäsen. muutetaan: 1 Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee perheneuvonnan johtokuntaan toimikaudekseen seitsemän jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet. Kustakin seurakunnasta valitaan vähintään yksi jäsen ja tälle varajäsen. sekä: 6 Johtokunta on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään kaksi jäsentä tai varajäsentä. muutetaan: 6 Johtokunta on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään kolme jäsentä tai varajäsentä. Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan perheneuvonnan johtokunnan esittämät muutokset perheneuvonnan johtosääntöön ja lähettää asian yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. Yhteisen seurakuntatyön johtajan kokouksessa muuttama päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan perheneuvonnan johtokunnan esittämät muutokset perheneuvonnan johtosääntöön ja lähettää asian yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi.

17 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakunnan seurakuntaneuvostoille varataan tilaisuus antaa lausunto KJ 10:4;4 mukaisesti yhteisen työmuodon, perheneuvonnan, johtosäännön muuttamisesta. Lausunnot on toimitettava yhteisen kirkonneuvoston kautta yhteisen kirkkovaltuuston kokoukseen Hyväksyttiin kokouksessa esitetyn, muutetun päätösesityksen mukaisena. 88 Harkinnanvaraisen palkanosan valmistelu ja käyttöönotto Kouvolan seurakuntayhtymässä Harkinnanvarainen palkanosa (HAVA) muodostaa yhdessä vuosisidonnaisen palkanosan kanssa henkilökohtaisen palkanosan. Tämä palkanosa ei ole vielä seurakuntayhtymän käytössä, vaikka se sisältyy Kirkon virka- ja työehtosopimukseen. Harkinnanvarainen palkanosa perustuu työnantajan tekemään arviointiin työntekijän työssä suoriutumisesta. Seuraavana kuva palkanmuodostumisesta ja siihen liittyvistä palkanosista: HAVA:n maksaminen yksitäisille työntekijöille on mahdollista, kun HAVA on järjestelmänä seurakunnassa käytössä ja kun sen käyttöönoton edellyttämät valmistelut ja päätökset on seurakunnassa tehty. HAVA:n avulla voidaan lisätä palkkauksen kannustavuutta ja motivoida työntekijöitä toimimaan asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Se antaa työnantajalle mahdollisuuden ottaa työntekijän työsuoritus huomioon tämän palkkatasoa määriteltäessä. Työntekijällä on

18 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) puolestaan mahdollisuus työsuorituksellaan vaikuttaa palkkaukseensa. HAVA on työnantajalle ja johdolle samanaikaisesti sekä mahdollisuus että haaste: HAVA antaa työnantajalle mahdollisuuden kehittää työtä ja sen tuloksellisuutta kehittää työntekijöiden työhyvinvointia saada läpinäkyvyyttä työtehtäviin ja vastuisiin sekä palkanasetantaan liittää esimiehen ja työntekijän vuoropuhelun seurakunnan strategiseen kehittämiseen HAVA haastaa työnantajan kehittämään strategista johtamista esimiestyötä ja sen järjestämistä arviointitapoja- ja menetelmiä yhteistyötä työntekijöiden ja heidän edustajiensa kanssa Kirkon yleisen virka- ja työehtosopimuksen allekirjoituspöytäkirjan 10 1 mom. on sopijaosapuolten kannanotto: Sopijaosapuolet pitävät tärkeänä, että kirkon työpaikoilla edistetään tuloksellisuutta tuottavaa toimintaa. Silloin on välttämätöntä, että kirkon yleisen palkkausjärjestelmän tehtäväkohtainen ja harkinnanvarainen henkilökohtainen palkanosa ovat aktiivisessa käytössä ja että työnantajan ja henkilöstön ja heidän edustajiensa välinen vuoropuhelu palkkausta koskevissa asioissa on työhön kannustavaa ja motivoivaa. Kouvolan seurakuntayhtymässä on harkinnanvaraisen palkanosan valmistelu käynnistetty jo vuosi sitten. Valmistelijoina ovat olleet sopijajärjestöjen Kirkon alan unioni ry:n, Kirkon alat ry:n ja Juko ry:n pääluottamusmiehet ja työnantajan edustajina palkkaasiamies ja yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Suoritusten arvioinnin tavoitetasot eri ammattiryhmittäin on tarkoitus saada valmiiksi toukokuun loppuun mennessä. Liitteenä 12 on harkinnanvaraisen palkanosan (HAVA:n) osapuolet ja tehtävät sekä käyttöönoton prosessi. Työntekijän työsuoritusta arvioidaan kolmen kriteerin, ammatinhallinta, työn tuloksellisuus ja laatu sekä toimintaympäristön hallinta, perusteella. Arviointikriteerit kuvaavat työsuoritusta seuraavasti: Ammatinhallinta: miten työntekijä hallitsee tehtäväalueensa kokonaisuuden ja tehtävänkuvaukseen kirjatut tehtävät, miten kehittää ammattitaitoaan? Työn tuloksellisuus ja laatu: miten vastuullisesti, aloitteellisesti ja tehokkaasti työntekijä toimii asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi? Toimintaympäristön hallinta: miten työntekijä omalta osaltaan edistää töiden sujuvuutta työyhteisössään? Työsuoritusta arvioidaan asteikolla normaali, hyvä ja erinomainen. Työsuorituksen tasoja ja niiden kuvauksia on paikallisesti valmisteltu, joista yksi esimerkki liitteenä 13. Neuvotteluissa pääsopijajärjestöjen luottamusmiesten kanssa on suunniteltu aikataulu on seuraava: 1. Syys-lokakuussa 2012 esimiesten koulutus kriteereistä ja suoritusten tasoista 2. Marraskuussa 2012 yhteisen kirkkoneuvoston päätös harkinnanvaraisen palkanosan käytöstä ja siihen käytettävästä määrärahasta, mistä tasosta harkinnanvaraista palkanosaa maksetaan, mikä on harkinnanvaraisen palkanosan määrä ( )/suoritustaso/vaativuusryhmä, mikä on ensimmäisen arviointijakson pituus ja milloin se alkaa

19 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) 3. Joulukuussa 2012 ja tammikuussa 2013 esimiehet asettavat tavoitteet 5. Helmi-elokuussa 2013 seurantajakso 6. Syyskuussa työsuoritusten arviointi ja esimiehet tekevät esitykset 7. Lokakuussa johto tekee henkilöstöpalvelun johtokunnan kautta yhteiselle kirkkoneuvostolle esityksen Kirkon yleinen virka- ja työehtosopimus sisältää lukien 0,5 prosentin suuruisen palkkausjärjestelmää kannustavan järjestelyerän, joka tulee käyttää joko tehtäväkohtaiseen ja/tai harkinnanvaraiseen henkilökohtaiseen palkanosaan. Tämän järjestelyerän käytöstä tulee käydä paikallisneuvottelut. Henkilökohtaista palkanosaa erällä voidaan tarkistaa vain, jos harkinnanvarainen palkanosa on seurakuntayhtymässä käytössä tai se otetaan käyttöön lukien. Tällöin HAVA:n maksamista koskevat päätökset on tehtävä viimeistään huhtikuussa Niitä ei voida enää huhtikuun jälkeen tehdä, jolleivät kirkon pääsopijaosapuolet virka- ja työehtosopimuksella anna siihen erikseen lupaa. Tällaiseen aikataulusta poikkeamiseen on oltava erityinen perusteltu syy ja siitä on oltava yksimielisyys paikallisten neuvotteluosapuolten kesken. Lupaa on pyydettävä Kirkon työmarkkinalaitokselta ennen Kouvolan seurakuntayhtymässä pääsopijapuolten valmistelemissa suunnitelmissa huhtikuussa 2013 ei ole mahdollista vielä tehdä HAVA:n maksamista koskevia päätöksiä. Suunnitelmien mukaan päätökset siirtyvät syksyyn. Mikäli poikkeava virka- ja työehtosopimus olisi mahdollista, niin olisi tarkoituksenmukaista ottaa harkinnanvarainen palkanosa käyttöön jo vuonna 2013 takautuvasti. Mikäli se ei ole mahdollista, niin palkanosan käyttöönotto tulee siirtää vuodeksi Perusteluna poikkeavalle virka- ja työehtosopimukselle olisi, että haluamme perehdyttää esimiehet perusteellisesti järjestelmään, suoritustasojen sisältöön ja tavoitteiden määrittelyyn. Vt. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy henkilöstöpalvelun johtokunnan , 36, tekemän esityksen, että valmistelua jatketaan suunnitelman mukaisesti siten, että harkinnanvarainen palkanosa otetaan käyttöön vuonna 2013, mikäli siihen voitaisiin käyttää 0,5 prosentin järjestelyerää. 89 Talousarviomäärärahan jako paikallisseurakuntien kesken ja toisaalta seurakuntatyön ja muun toiminnan kesken Yhteinen kirkkovaltuusto , talousarviokäsittely 58 Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi yksimielisesti Sakari Smedsin jättämän ja Leena Mänttärin kannattaman ponsiesityksen: Yhteinen kirkkovaltuusto edellyttää, että kesään 2012 mennessä kirkkovaltuuston päätettäväksi valmistellaan esitys yhtymän seurakuntien keskinäisestä budjettivarojen jaon periaatteista sekä toisaalta budjettivarojen jakamisesta yhtymän ja seurakuntien kesken. Lähtökohtana valmistelulle tulee seurakuntien osalta olla jäsenmäärään sidottu ratkaisunmalli. Seurakuntien ja yhtymän välisessä varojen jaossa tulee painottaa perustehtävän toteuttamisen turvaavaa ratkaisumallia.

20 PÖYTÄKIRJA 5/ (23) Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi keväällä 2011 paikallisseurakuntien välisen määrärahajaon periaatteeksi väkiluvut kuitenkin siten, että vuosittain euroa määrärahapotista jaetaan seurakuntien maantieteellinen rakenne huomioon ottaen vuonna 2010 toteutuneiden kilometrikorvausten suhteessa. Loppuosa jaetaan väkilukujen suhteessa kuitenkin siten, että täydellisesti suhde otetaan huomioon vasta vuonna 2016, jotta ne seurakunnat, joilla määrärahat näin huomattavasti vähenevät entiseen verrattuna, saavat sopeutettua toimintansa. Talousarvio-ohjeita vuodeksi 2013 laadittaessa on noudatettu tätä samaa jakoperiaatetta. Lisäksi alustavassa jaossa lähdetään siitä, että seurakuntatyön osuus määrärahoista on yli 50 prosenttia: paikallisseurakuntien pääluokka 50 prosenttia (ilman rakennemuutoksia) ja lisäksi yhteinen seurakuntatyö. Näin on tarkoitus turvata perusseurakuntatyön jatkuminen. Jatkossa määrärahasuhteet tulevat muuttumaan seurakuntatyöpainotteisemmiksi, kun kiinteistöstrategian toteuttamisen myötä kiinteistökustannukset alenevat ja pitkällä tähtäimellä myös kokonaiskirkon yleishallinnolliset projektit alkavat ylimenokausien jälkeen vaikuttaa (Kirjuri jo strategiakauden lopulla ja Kipa strategiakauden jälkeen). Käytettävissä olevat määrärahat eivät kuitenkaan juuri kasva, vaikka osuudet kasvavatkin. Lisäksi vuoden 2013 alusta on suunniteltu toiminnallisten sihteereiden siirtämistä kokonaan paikallisseurakuntien alaisuuteen. Vuoden 2013 taloussuunnitelmassa (viime vuonna tehdyssä) tämä määrärahaerä on yleishallinnon pääluokassa ja yhteensä euroa eli 2 % vuoden 2013 nyt jaettavana olevista kokonaismäärärahoista (nettomenoista). Erä jaetaan sihteereille vuodeksi 2013 suunniteltujen palkkaus-määrärahojen suhteessa siten, että Anjalankosken osuus on euroa, Elimäen euroa, Kouvolan euroa, Kuusankosken euroa ja Valkealan euroa. Jatkossa (vuodesta 2014 alkaen) tämäkin määräraha suhteutetaan väkilukujen mukaan jakautuvaan erään, vielä vuonna 2013 se jaetaan erikseen, mikäli syksyllä päätetään tästä rakenteellisesta muutoksesta. Talousarviota laadittaessa tavoitteena on, että vuoden 2013 talousarvio laaditaan tasapainoisen talouden periaatteen mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että vuosikate on vähintään poistojen suuruinen. Vuosikatteella pyritään myös kattamaan lainanlyhennykset ja investoinnit. Seurakuntien ja seurakuntayhtymän vastuukatteet talousarviossa ja toimintasuunnitelmassa vuosiksi ovat liitteenä olevan taulukon mukaiset. (Liite 14) Vs. talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy vastuukatteet vuodeksi 2013 sekä suunnitelmat vuosiksi sekä määrärahajakoesityksen vastauksena valtuustoponteen esitettäväksi edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi kesäkuun kokouksessa.