CWT Room Select. Varausohje. Quick guide. Bruksanvisning. CWT Finland Helpdesk Puhelin: +358 (0) Sähköposti:

Transkriptio

1 CWT Room Select Varausohje Quick guide Bruksanvisning CWT Finland Helpdesk Puhelin: +358 (0) Sähköposti: Copyright CWT

2 Varausohje Kun olet kirjautunut CWT Room Select -hotellivarausjärjestelmään tunnuksillasi, voit aloittaa varauksen tekemisen heti aloitussivulta. Lisää toiminnallisuuksia löytyy yläosan valintanauhasta o Uusi varaus siirtyminen uuden varauksen aloitussivulle o Varaukset olemassa olevien varausten tarkastelu/muutos/peruutus o Profiilit käyttäjätiedot HOTELLIHAKU Valitse saapumis- ja lähtöpäivämäärä, tai öiden lukumäärä Valitse huonetyyppi ja huoneiden lukumäärä Valitse kohdemaa ja kaupunki Laajennettu haku antaa lisää hakukriteerejä, mm. hotelliketjun ja hotellin nimi, luokitus jne. Suurkaupunkialue lisää hakutulokseen hotellit lähialueilta KARTTAHAKU Karttahakuun voi täyttää hotellin hakukriteeriksi vapaamuotoista tekstiä tai osoitteen. Yrityksen toimipaikka voi olla hakuperusteena, jos tallennettu yritystietoihin Etäisyys määrittelee hakualueen halutusta kohteesta. Page 2 / 23

3 HOTELLITARJONTA Yläosan valintanauhasta voit muuttaa hotellihakua tai tarkastella tarjontaa kartalta Hotellin nimi on linkki, josta löytyvät hotellikuvaus, lisätiedot ja mahdolliset valokuvat Hotellit esitetään yrityksen matkustuspolitiikan mukaisessa järjestyksessä o Suositushotellit voivat olla merkitty yrityksenne logolla tai euro-pallolla o Hotellit, joissa on matkatoimistohinta ovat merkitty tekstillä CWT HUOM. tarjolle tulevat vain ne hotellit joissa on tarjolla pyydetty määrä huoneita Page 3 / 23

4 KARTTAHAUN TULOSSIVU Kartalla hotellit esitetään etäisyyden mukaan kohteesta ja yrityksen matkustuspolitiikan mukaan o Vihreä neula näyttää hakukohteen o Pinkki neula näyttää yrityksen sijainnin, jos tallennettu yritystietoihin ja viemällä hiiren neulan päälle näet nimen ja osoitteen o Sinisellä neulalla merkityt hotellit ovat yrityksen sopimushotelleja o Harmaalla neulalla merkityt ovat muita varattavissa olevia hotelleja Viemällä hiiren hotellin numeron päälle kartalla näkyy hotellin nimi, alkaen hinta ja etäisyys kohteesta. Samalla kyseinen hotelli korostuu hotellilistalla keltaisella värillä tai päinvastoin Klikkaamalla hotellin nimeä listalla tai neulaa kartalla avautuvat hotellin huonehinnat Page 4 / 23

5 HUONEHINNAT Voit tarkastella huonehintoja `Näytä valintaa klikkaamalla, lisää hintoja saat esille hintanäytön oikeasta alakulmasta Näytä kaikki hinnat o Yrityksen sopimushinnat on merkitty yrityksen logolla tai nimellä o Matkatoimiston sopimushinnat on merkitty euro-pallolla tai tekstillä CWT Lisätietoja huoneesta ja hinnoista saat viemällä hiiren Huonetyypin tai Hintakuvauksen päälle Voit avata ja vertailla näytöllä samanaikaisesti useamman hotellin huonehintoja Klikkaamalla `Valitse` pääset jatkamaan varaustasi Page 5 / 23

6 VARAUSTIEDOT Varaussivun osioita voit avata ja sulkea näkyvistä otsikkorivin lopussa olevasta neliöstä Varaustiedot osioon on koottu varauksen perustiedot. Tarkistathan vielä, että peruutusehdot ovat sopivat. Matkustajan tiedot o Valitse matkustajan yritys, jos varaajaoikeus useampaan yksikköön o Matkustajan tiedot löytyvät pudotusvalikosta, jos ne on tallennettu järjestelmään - tyhjä kenttä nimikentän edessä toimii pikahakuna o Jos matkustajaa ei löydy pudotusvalikosta, vaihda Työntekijän tilalle valinta Muu ja täytä matkustajan tiedot o Valitse tarvittaessa vahvistuksen toimitustapa Page 6 / 23

7 o Takaus- ja maksutiedot o Maksutapavalikossa on valittavana hotellin hyväksymät maksutavat o Voit valita laskutuksen maksutavaksi, jos yritykselläsi on laskutussopimus kyseisen hotellin kanssa. Laskutusosoite päivittyy automaattisesti, jos sen on tallennettu yritystietoihin. Voit halutessasi lisätä laskun vastaanottajan Viesti hotellille -kenttään o Takausehdot tulee aina ilmoittaa Takausmuoto-kentässä. Vaihtoehdot ovat hotellikohtaisia - luottokortti- tai yritystakaus - vain luottokorttitakaus - saapuminen klo 18 mennessä o Viestit o Viestit kohdassa voi lähettää hotellille ja/tai matkustajalle lyhyen vapaamuotoisen tai ennalta tallennetun viestin o HUOM. viesti myöhäisestä saapumisesta ei riitä takaamaan huonetta tulee ilmoittaa takausmuotokentässä o Hyväksy peruutusehdot o Varaa toiminto vahvistaa varauksesi Page 7 / 23

8 VARAUKSEN HAKU/MUUTOS/PERUUTUS Varauksia voit hakea päivämäärällä, vahvistusnumerolla, nimi- tai kohdetiedolla Varausta voi muuttaa tai peruutta hinnan peruutusehtojen mukaisesti Varaus otetaan esille klikkaamalla varausnumeroa sivun vasemmassa reunassa Sivun alareunassa on valinnat varauksen muutokselle tai peruutukselle. Jos valinta on ei ole aktiivinen (harmaa), tarkoittaa se, että varausta ei voi enää muokata o Jos varaus on hinnan peruutussäännön puitteissa peruutettavissa, saat peruutukselle vahvistusnumeron kun olet klikannut OK. o Huomaa, että varausta muutettaessa hinta saattaa muuttua KÄYTTÄJÄTIEDOT Profiili välilehdellä on henkilö- ja yritystiedot Luotto-/Etukortti välilehdellä voit tallentaa takausluottokorttitiedot sekä etukorttien numerot Käyttöliittymä välilehdellä voit vaihtaa käyttöliittymäsi asetuksia ja kieltä Mobile sovelluksen käyttöä varten tulee tallentaa matkapuhelimen sarjanumero Mobiiliasetukset välilehdelle sovelluksen lataamisen lisäksi HUOM. Käyttäjätietoihin tallentamasi tiedot eivät siirry CWT Kaleva Travelin muihin varaus- tai profiilijärjestelmiin. Jos yritykselläsi on käytössä CWT Portal, siirtyvät profiilitiedot automaattisesti profiilinhallintajärjestelmästä, jossa voit päivittää kaikkia muita tietojasi paitsi matkapuhelimen sarjanumeroa. Page 8 / 23

9 Room Select Quick guide You can start creating a new reservation straight from the main page after login. More functionality is available in the navigation bar. o New Reservation Make a new hotel reservation o Reservations View/Cancel/Amend reservations o Profiles User information HOTEL SEARCH Select the arrival and departure dates, or number of nights Select room type and number of rooms Select country and city Advanced search gives more search options, such as hotel chain, hotel name classification etc. Greater city area option includes hotels from the nearby suburbs SEARCH ON MAP / LOCATION SEARCH You can enter any freeform search criteria or an address in the Search field. Company locations can be found under Search Type if stored in company information Radius is used to define the search width from the given point. Page 9 / 23

10 HOTEL SEARCH AVAILABILITY You can change all your search criteria and make a new search in the search area on top of the hotel list or view hotels on a map The hotel name is a link to the hotel description and possible photographs if provided by the hotel Hotels are listed according to the corporate travel policy o Preferred hotels may be marked with corporate logo or euro icon o Hotels having CWT Kaleva Travel rate are marked with logo or text CWT As a result, only hotels indicating availability for the searched amount of rooms are displayed on the hotel list Page 10 / 23

11 LOCATION SEARCH AVAILABILITY On the map hotels are displayed according the distance from the point and according to the corporate travel policy o Geen pin indicates the searched point o Pink pin indicates a corporate location, when holding the mouse over the pin the name and address of the location will be displayed o Blue pin indicates that the hotel is a preferred hotel o Grey pin indicates other available hotels When the mouse is brought over a hotel point on the map, the respective hotel is highlighted on the list and vice versa. When a hotel row in the list is clicked, a window is opened displaying the hotel name, picture, description, star rating, and the list of available rooms Page 11 / 23

12 ROOM RATES The hotel rooms and rates can be viewed by clicking the hotel row or the View button, more rates will be displayed from link `Show all rates` o Corporate negotiated rates are marked with corporate logo or text o CWT Kaleva travel rates are marked with logo or the text CWT You can view room details and rate details in a mouse over when you take the mouse to the room type description, the rate plan description or the price You can view rates from several hotels if you want to make comparison of the available rates and their rules By clicking Choose you advance to the reservation page Page 12 / 23

13 RESERVATION PAGE Different parts of the reservation page can be hide from the square All reservation data is displayed in the header as well as the hotel info. Please take an extra look at cancellation policy to make sure it suits your needs Guests o Select the company of the traveler (available for multibooker) o See if traveler name can be found in dropdown menu o Select `Other instead of `Employee` if you have to fill in details o Select confirmation type for traveler if needed Page 13 / 23

14 Guarantee and payment info o Payment methods accepted by the hotel are listed in the dropdown menu. Use invoice only if your company has an agreement with the hotel o Guarantee methods vary by hotel: - Credit card - Company guarantee - Arrival before 18:00hrs Messages o You can send a short message to the hotel and/or the traveler by selecting a pre-saved text or free format text. Note; guarantee information has to be given in Guarantee method field Tick the I have read the candellation policy checkbox Press the Book button to complete reservation. Page 14 / 23

15 WIEV / AMEND / CANCELL BOOKINGS You can search booking by date, confirmation number, traveler name or the destination You can amend or cancel bookings according to the cancellation policy To handle a reservation you click on the confirmation number on the left hand side In the bottom of the page you will have buttons for the possible actions you can take for the reservation. If any of the buttons are grey marked it means that the action is not allowed by the hotels policy. o You are able to cancel a booking as long as the hotels cancellation policy has not passed. Press the cancel button and OK and then you will get a cancellation confirmation number. o You are able to amend a booking as long as the hotels amend/cancellation policy has not passed. Please note that if you amend a reservation the rate may change according to the hotels rate changes. Once the booking is amended you will see the old information in grey behind the new information. USER INFORMATION From Profiles you can find your user information Credit / Loyalty Cards page is for credit card and loyalty cards information, which can be used for guarantees and payment details during booking procedure User Interface page contains options for your personal user interface settings, such as language Enter your mobile serial number on the Mobile Settings page after you have downloaded the mobile solution Please note that the information stored in your User Information is not transferred to other CWT Kaleva Travel reservation or profile systems. If your company is using CWT Portal all profile information is synchronized from CWT Portal profile management where you can update your profile except mobile serial number. Page 15 / 23

16 Bruksanvisning HOTELLSÖKNINGEN Välj ankomst- och avresedatum eller antal dygn, rumtyp och antal rum Välj destinationsland och stad Avancerad sökning ger dig möjligheten att definiera flera sökkriterier så som hotellkedja och hotelnamn Inklusive förorter valmöjligheter inkluderar hotel från närliggande förorter LÄGESSÖKNING / SÖK PÅ KARTA Här kan du söka på valfritt sökkriterium eller adress i sökfältet Radius används som säkvidd från den angivna punkten Page 16 / 23

17 HOTELLSÖKNINGEN/TILLGÄNGLIGHET Du kan ändra dina sökkriterier och göra en ny sökning överst på den visade hotellistan eller överst på den kartan som visas med hotell Hotellen visas i listan enligt företagets resepolicy o Prioriterade hotell kan vara markerad med företagets logotyp eller logotyp euro-ikon o Hotell med CWT priser är markerad med texten CWT Hotellnamnet som visas är länkad till en beskrivning av hotellet med i vissa fall även bilder på hotellet Observera att endast hotell med tillräckligt antal lediga rum erbjuds. Page 17 / 23

18 LÄGESSÖKNINGENS/ TILLGÄNGLIGHET På kartan visas hotellen med hänsyn till avståndet till den sökpunkt som du har angivit eller enligt företagets resepolicy. o Grön punkt visar den angivna sökpunkten. o Rosa punkt visar företagets kontor och när man håller muspekaren över denna punkt visas namn och adress på denna plats. o Blå punkt visar de hotell som är prioriterade. o Grå punkt visar andra tillgängliga hotell. När du står med muspekaren över en punkt för ett hotell på kartan kommer detta hotell att highlightas i hotellistan till höger och vice versa. När du klickar på ett hotell, antingen i listan till höger eller på kartan, kommer information om tillgänglighet och sedan kan du fortsätta med din bokning Page 18 / 23

19 RUMPRISER Hotellrummen och priserna visas genom att klicka på antingen ett hotellnamn eller om du klickar på Visa. Vill du se fler priser klickar du på Visa alla priser o Företagets egna priser är markerad med företagets logotyp, Euro-ikon eller företagets namn o CWT Kaleva Travel priser är markerad med CWT Kaleva Travel logotyp eller texten CWT Du kan se information om hotellets tillgänglighet och priser om du håller muspekaren över ett hotellnamn vid de fall då hotellet har kompletterat med denna information i detta steg. Du kan se priser flera hotell i samma listan. Genom att klicka på `Boka` går vidare i din bokning Page 19 / 23

20 BOKNINGSSIDA Olika delar av bokningssidan kan öppnas och stängas från fyrkanten i slutet av raden. All bokningsinformation visas högst upp på denna sida. Kontrollera att denna information stämmer och ta även del av avbokningsreglerna för din bokning Resenärupgifter o Välj resenärens företag/enhet (resebeställare) o Välj resenären från menyn, det toma fältet framför namnfältet fungerar som snabbsökning. o Om resenären inte finns i Resenär-menyn, välj resenärens status Gästnamn o Vid behov, välj bekräftelsens leveranssätt Page 20 / 23

21 Betalningsmetod och garantimetod o Ett betalningsätt som hotellet accepterar kan väljas i betalningsmetod menyn. Du kan välja Faktura om företagets har fakturering kontrakt med hotell. Om du är resebokare välj företag som hotel ska debitera. Du kan informera mottagare i Meddelande till hotell fältet. o Välj garantimetoden - Kreditkortsgaranti - Företagetsgaranti - Annkomst före kl Meddelanden o Du kan skriva ett kort meddelande till hotellet och/eller resenären genom att väljä ett förvalt meddelande eller skriva fritt o Observera att du måste välj garantimetod också i Garantimetod fältet Kryssa i rutan Jag har läst avbokningsreglerna och klicka sedan Boka för att utföra bokningen. Page 21 / 23

22 VISA / ÄNDRA /AVBOKA BOKNINGAR Du kan söka på en bokning genom att ange datum, bokningsnummer, resenärens namn, hotellets namn eller destinationen För att hantera bokningen klicka du bokningsnumret till vänster Längs ner på sidan har du knappen för att ändra eller avboka om hotellavbokningsreglerna har följts. Om knappen är inte aktiv kann bokningen inte ändrats enligt bokingsreglerna o När avbokar får du avbokninsnummer efter OK o Notera att om du ändrar bokningen kann priset kommat att påverkas av detta ANVÄNDARINFORMATION På användarinformation-mellanbladet finns person- och företagsuppgifter samt möjliga önskemål. På Kreditkorts-/lojalitetskorts mellanbladet kan du spara kreditkortsuppgifter för garanti samt lojalitetskortens nummer På användargränssnitts-mellanbladet kan du ändra inställningar och språk. För användning av Mobile programmet måste du, förutom att nedladda programmet, spara din mobiltelefons serienummer på Mobilinställningar OBS. De uppgifter du sparar på Användarinformation-sidan flyttas inte till CWT Kaleva Travels övriga reservations- eller profilsystem. Om ert företag användar CWT Portal är profil information synchroniserad från CWT Portal profil management system där du kan uppdatera dina profiluppgifter föutom mobiletelefons serienummer. Page 22 / 23

23 Page 23 / 23